Gesprächsgrundregeln/ Feedbackregeln

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Grundsätzliches zur Durchführung des Gesprächs /
Gesprächsgrundregeln / Feedbackregeln
Grundsätzliches zur Durchführung des Gesprächs
• Das Mitarbeitergespräch muss mindestens einmal im Jahr vom Vorgesetzten
angeboten werden. Die Initiative für das Gespräch geht vom Vorgesetzten aus, die
Mitarbeiter haben jedoch das Recht, das Gespräch “einzufordern”. Wünschen
Mitarbeiter kein Gespräch, so müssen sie es nicht führen.
• Bei der Festlegung des Termins (etwa 1 Woche vorher) übergibt der Vorgesetzte
seinem Mitarbeiter diesen Leitfaden zur Gesprächsvorbereitung. Beide,
Mitarbeiter und Vorgesetzter, überlegen sich mithilfe dieses Leitfadens, welche
Punkte sie besprechen wollen.
• Für das Gespräch soll genug Zeit (ca. 1,5-2 Stunden) eingeplant werden.
Vermeidbare Störungen durch Dritte oder das Telefon sollten verhindert werden.
• Das Gespräch ist streng vertraulich. Es wird ein Protokoll angefertigt, das jedoch
nicht in die Personalakte kommt. Nur der Vorgesetzte und der Mitarbeiter erhalten
eine Kopie des Protokolls. Nach dem nächsten Mitarbeitergespräch oder
spätestens einem Jahr wird das Protokoll vernichtet.
• Die Vereinbarungen, die im Gespräch getroffen werden, sind an die beiden
unterzeichnenden Personen und an ihre Funktionen gebunden. Daher wird bei
personellen Veränderungen (z.B. Beförderung, Versetzung) das Protokoll
vernichtet, es sei denn, beide Gesprächspartner vereinbaren etwas anderes.
• Wenn Informationen aus dem Gespräch an Dritte weitergegeben werden sollen, so
muss dies im Protokoll vermerkt werden.
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8 Gebote für gute Gesprächsführung
1. Das eigene Ziel für das Gespräch definieren und festlegen.
• Wo will ich hin, was will ich erreichen?
2. Fragen stellen, um die Ziele und Motive anderer kennen zu lernen.
• Wie weit sind wir voneinander entfernt?
3. Aktiv zuhören
• Der Partner steht im Mittelpunkt des Interesses.
• Keine Unterbrechungen, keine Interpretationen, keine Angriffe sowie kein
Vorformulieren der eigenen Argumente.
4. Nutzen und Vorteil der eigenen Lösung aufzeigen.
• Was hat der andere davon, wenn er das tut, was ich möchte?
Wie kann ich das vermitteln und mit welchen Argumenten?
5. Teilergebnisse sichern
• Was bereits verabschiedet ist, nicht wieder zerreden
6. Kompromisse akzeptieren
• Kompromisse sehen, prüfen, dann erst akzeptieren
7. Endgültige Ergebnis sichern und bestätigen lassen
• Konkrete Vereinbarung treffen und nicht mit Annahmen und Vermutungen
arbeiten
8. Partner wertschätzend behandeln
• Werte des anderen respektieren
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Feedbackregeln
• Nur Rückmeldung über Ihre Wahrnehmung von Haltung, Verhalten, Handlungen
und Leistung des Mitarbeiters / der Mitarbeiterin allein in Bezug auf die Arbeit
Beginnen mit positiver Rückmeldung
Rückmeldungen nicht als persönlichen Vorwurf formulieren
• Konstruktiv:
respektvolle und sachliche Äußerungen
konkrete Verbesserungshinweise an den Beschäftigten
Positive Formulierungen verwenden
zusätzliche Verhaltensmöglichkeiten aufzeigen
• Feedback sollte sein:
Zielorientiert
Beschreibend
Konkret
Unmittelbar
Erwünscht
„Ich“-Botschaften – Vermeiden von Formulierungen wie „wir“ oder man“
Ehrlich
Direkt
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