Elektronische Auftragsmappe - fme AG
Elektronische Auftragsmappe - fme AG
Elektronische Auftragsmappe - fme AG
Sie wollen auch ein ePaper? Erhöhen Sie die Reichweite Ihrer Titel.
YUMPU macht aus Druck-PDFs automatisch weboptimierte ePaper, die Google liebt.
...it‘s possible!<br />
Die <strong>Auftragsmappe</strong> im<br />
Unternehmenskontext<br />
<strong>Elektronische</strong> <strong>Auftragsmappe</strong><br />
Auftragsdokumente fest im Griff<br />
Auftragsfertiger im Maschinen- und Anlagenbau müssen für ihre Produkte einen sehr langen Lebenszyklus<br />
garantieren. Dies erfordert ein strukturiertes und vollständiges Auftragsmanagement<br />
von der Kundenanfrage über die Projektierung bis hin zur Fertigung, Montage und Service. Nahezu<br />
jedes Unternehmen setzt dazu verschiedenste IT-Lösungen in den Bereichen CRM, ERP, CAE oder PLM<br />
ein. Doch gerade bei der prozessübergreifenden Dokumentenverwaltung gibt es häufi g noch Optimierungspotentiale.<br />
Viele Auftragsdokumente existieren auch heute noch in Papierform oder werden<br />
an verschiedensten Orten im Dateisystem abgelegt. Die Vorteile einer zentralen Ablage in punkto<br />
Aktualität, Nachvollziehbarkeit, Auffi ndbarkeit und Wiederverwendung von Informationen sind somit<br />
nicht nutzbar. Dies führt dazu, dass Prozesse nicht optimal ineinander greifen und Mehraufwände bei<br />
der gesamten Auftragsabwicklung entstehen. Die Einführung einer elektronischen, dokumentenmanagementgestützten<br />
<strong>Auftragsmappe</strong> erzielt erhebliche Einsparungen, führt zu höherer Transparenz<br />
und steigert die Qualität in der Auftragsabwicklung.<br />
KENNEN SIE DIESE SITUATIONEN?<br />
Im Vertrieb<br />
Sie erhalten eine Kundenanfrage, können aber nicht<br />
in vergangenen Projekten nach ähnlichen Rahmenbedingungen<br />
recherchieren. Folglich müssen Sie die<br />
notwendigen Angebotsunterlagen in einem zeit-<br />
und arbeitsintensiven Prozess neu erstellen.<br />
In der Produktion<br />
Während der Auftragsabwicklung werden wichtige<br />
Notizen und Protokolle aus der Projektierungsphase<br />
nicht beachtet, da der Zugriff gar nicht oder nur<br />
beschränkt möglich ist. Wird der Auftrag daraufhin<br />
QUICK FACTS<br />
Die elektronische <strong>Auftragsmappe</strong> ist eine dokumentenmanagementgestützte<br />
Lösung zur zentralen Ablage<br />
und Recherche von auftragsrelevanten Dokumenten für<br />
Einzelfertigungsunternehmen aus dem Maschinen- oder<br />
Anlagenbau. Relevante Dokumente und Unterlagen (Ausschreibungen,<br />
E-Mails, Faxe, Rechnungen, Bestellungen,<br />
etc.) fl ießen in diese elektronische Mappenstruktur.<br />
Informationen aus anderen Systemen wie einem CRM-,<br />
PDM- oder ERP-System werden automatisch in die <strong>Auftragsmappe</strong><br />
übernommen. Die Einführung einer elektronischen<br />
<strong>Auftragsmappe</strong> erzielt erhebliche Einsparungen,<br />
führt zu höherer Transparenz und steigert die Qualität in<br />
der Auftragsabwicklung.<br />
Verkürzte Durchlaufzeiten durch elektronische Ablage<br />
von Auftragsdaten und den damit verbundenen Zugriffs-<br />
und Suchmöglichkeiten<br />
Qualitätssteigerung durch stets aktuelle und vollständige<br />
Auftragsdaten<br />
Einsparungen im Vertriebsprozess durch hohen Wiederverwendungsgrad<br />
von Daten<br />
nicht exakt nach Kundenabsprache ausgeführt,<br />
führt dies häufi g zu Folgekosten oder Unzufriedenheit<br />
auf Seite des Kunden.<br />
Im Kundendienst<br />
Im Rahmen einer Supportanfrage suchen Sie dringend<br />
nach einem wichtigen Auftragsdokument, fi nden<br />
es jedoch nicht da es im Papierarchiv »vergraben«<br />
ist oder der verantwortliche Kollege gerade im<br />
Urlaub ist. Sie ordern vielleicht falsche Ersatzteile<br />
so dass die Reparatur nicht fristgerecht durchgeführt<br />
werden kann. Es entstehen zusätzliche Kosten<br />
und die vereinbarten Servicezeiten werden nicht<br />
eingehalten.
...it‘s possible!<br />
#93222<br />
Diese exemplarischen Situationen zeigen die primären<br />
Problemstellungen im Rahmen der Auftragsabwicklung:<br />
Unvollständigkeit der Unterlagen<br />
Mangelnde Wiederverwendung von Informationen<br />
Beschränkter Zugriff auf Dokumente<br />
Erschwertes Auffi nden von Informationen<br />
LÖSUNG<br />
Stellen Sie sich vor, mit dem Zeitpunkt der Angebotsanfrage<br />
Ihres Kunden wird automatisch eine<br />
elektronische <strong>Auftragsmappe</strong> erstellt, die alle wichtigen<br />
Kunden- und Basisdaten aus der Anfrage enthält.<br />
Im Laufe der Auftragsbearbeitung fl ießen alle<br />
relevanten Dokumente und Unterlagen (Ausschreibungen,<br />
E-Mails, Faxe, Rechnungen, Bestellungen,<br />
etc.) in diese elektronische Mappenstruktur, so dass<br />
den Mitarbeitern aktuelle Informationen jederzeit<br />
gezielt zur Verfügung stehen. Zusätzlich werden<br />
kontinuierlich Informationen aus anderen Systemen<br />
wie einem CRM-, PDM- oder ERP-System automatisch<br />
in die <strong>Auftragsmappe</strong> übernommen. Dies führt<br />
zu einer vollständigen, aktuellen und sicheren Auftragsdokumentation,<br />
die allen Beteiligten zugänglich<br />
ist und auf einfache Art und Weise sogar lokal<br />
bereitgestellt werden kann, z.B. für den Außeneinsatz.<br />
Über festgelegte Archivierungsregeln stellen<br />
Sie zudem die gesetzeskonforme Aufbewahrung<br />
der Dokumente sicher. Diese zentral abgelegten,<br />
wertvollen Informationen besitzen insbesondere<br />
bei späteren Anfragen einen hohen Wiederverwendungswert.<br />
Profi tieren Sie von der Beratungskompetenz der <strong>fme</strong><br />
<strong>AG</strong> auf fachlicher und technischer Seite und nutzen<br />
auch Sie in Ihrem Unternehmen die Vorteile einer<br />
elektronischen <strong>Auftragsmappe</strong>:<br />
Verkürzte Durchlaufzeiten in der Auftragsabwicklung<br />
durch die elektronische Ablage von Auftragsdaten<br />
und den damit verbundenen Zugriffs-<br />
und Suchmöglichkeiten<br />
Qualitätssteigerung im gesamten Prozess durch<br />
den Zugriff auf stets aktuelle und vollständige<br />
Auftragsdaten<br />
Höhere Informationstransparenz für alle Beteiligten<br />
durch zentrale Ablage aller Auftragsdaten und<br />
vielfältige Suchmöglichkeiten<br />
Zeitersparnis im Vertriebsprozess durch hohen<br />
Wiederverwendungsgrad von Daten vergangener<br />
Aufträge<br />
Ständige Verfügbarkeit aktueller Auftragsinformationen<br />
auch bei Außeneinsätzen<br />
Gesetzeskonforme Aufbewahrung und Archivierung<br />
der Auftragsdokumente<br />
Schnittstellen der <strong>Auftragsmappe</strong><br />
Wir entwickeln mit Ihnen eine auf Ihre Bedürfnisse<br />
und Prozesse angepasste <strong>Auftragsmappe</strong><br />
auf Dokumentenmanagementbasis, gestützt auf<br />
bestehenden Lösungen und Erfahrungen aus Kundenprojekten<br />
der <strong>fme</strong> <strong>AG</strong><br />
<strong>fme</strong> <strong>AG</strong><br />
Braunschweig | Düsseldorf | Frankfurt | München |<br />
Zürich (CH) | Cluj-Napoca (ROM)<br />
Tel. +49 531-238 54 0 | sales@<strong>fme</strong>.de | www.<strong>fme</strong>.de