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Fachverband <strong>de</strong>r Kommunal<strong>kassenverwalter</strong> e.V.<br />
– Lan<strong>de</strong>sverband Schleswig-Holstein –<br />
Muster-Dienstanweisung für die<br />
Finanzbuchhaltung <strong>de</strong>r Gemein<strong>de</strong><br />
Entwurf – Stand 11.12.2007<br />
§ 1 Allgemeines...........................................................................................................................3<br />
§ 2 Geltungsbereich ....................................................................................................................3<br />
§ 3 Organisation <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung .....................................................................................3<br />
§ 4 Einrichtung und Geschäftsgang <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung........................................................3<br />
§ 5 Schriftverkehr ........................................................................................................................4<br />
§ 6 Aufgaben...............................................................................................................................4<br />
§ 7 Verantwortliche o<strong>de</strong>r Verantwortlicher und Stellvertreterin o<strong>de</strong>r Stellvertreter für die<br />
Finanzbuchhaltung..............................................................................................................5<br />
§ 8 Beschäftigte <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung......................................................................................6<br />
§ 9 Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung in <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung.............................6<br />
§ 10 Kontenplan ..........................................................................................................................8<br />
§ 11 Zahlungsanordnungen.........................................................................................................8<br />
§ 12 Geschäftsablauf in <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung..........................................................................8<br />
§ 13 Anordnungsberechtigung.....................................................................................................9<br />
§ 14 Richtigkeitsbescheinigungen ...............................................................................................9<br />
§ 15 Bescheinigung <strong>de</strong>r sachlichen Richtigkeit..........................................................................10<br />
§ 16 Bescheinigung <strong>de</strong>r rechnerischen Richtigkeit ....................................................................11<br />
§ 17 Zusammengefasste Bescheinigung <strong>de</strong>r sachlichen und rechnerischen Richtigkeit............11<br />
§ 18 Verantwortung <strong>de</strong>r Feststellerin o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>s Feststellers in beson<strong>de</strong>ren Fällen .....................11<br />
§ 19 Richtigkeitsbescheinigungen bei automatisierten Anordnungsund<br />
Feststellungsverfahren ...............................................................................................12<br />
§ 20 Zentraler Zahlungsverkehr.................................................................................................13<br />
§ 21 Frem<strong>de</strong> Finanzbuchhaltung und frem<strong>de</strong> Kassengeschäfte ................................................13<br />
§ 22 Zahlstellen, Handvorschüsse und Einnahmekassen..........................................................13<br />
§ 23 Buchungen ........................................................................................................................14<br />
§ 24 Tagesabstimmung.............................................................................................................14<br />
§ 25 Jahresabschluss................................................................................................................15<br />
1
§ 26 Verwaltung <strong>de</strong>r Geldbestän<strong>de</strong> ...........................................................................................16<br />
§ 27 Verwaltung <strong>de</strong>r Zahlungsmittel ..........................................................................................16<br />
§ 28 Quittung.............................................................................................................................17<br />
§ 29 Einsatz von Geldkarten, Debitkarten o<strong>de</strong>r Kreditkarten .....................................................18<br />
§ 30 Auszahlungen....................................................................................................................18<br />
§ 31 Stundung, Nie<strong>de</strong>rschlagung und Erlass.............................................................................19<br />
§ 32 Liquiditätsplanung..............................................................................................................19<br />
§ 33 Durchlaufen<strong>de</strong> Finanzmittel und haushaltsfrem<strong>de</strong> Vorgänge.............................................19<br />
§ 34 Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenstän<strong>de</strong>n ........................................................20<br />
§ 35 Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen ......................................................21<br />
§ 36 Aufsicht und Prüfungen <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung ................................................................21<br />
§ 37 Inhalt <strong>de</strong>r Prüfungen und Prüfungsbericht .........................................................................22<br />
§ 38 Begriffs<strong>de</strong>finitionen zu § 27 dieser Dienstanweisung .........................................................22<br />
§ 39 Inkrafttreten .......................................................................................................................23<br />
2
§ 1 Allgemeines<br />
Diese Dienstanweisung enthält die für Gemein<strong>de</strong> notwendigen näheren und ergänzen<strong>de</strong>n Vorschriften<br />
und Regelungen zur Sicherung <strong>de</strong>r ordnungsgemäßen Erledigung <strong>de</strong>r Aufgaben <strong>de</strong>r<br />
Finanzbuchhaltung unter beson<strong>de</strong>rer Berücksichtigung <strong>de</strong>s Umgangs mit Zahlungsmitteln sowie<br />
die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenstän<strong>de</strong>n, <strong>de</strong>s Anordnungswesens und <strong>de</strong>s Prüfungswesens<br />
gemäß § 36 <strong>de</strong>r Gemein<strong>de</strong>haushaltsverordnung–Doppik (GemHVO-Doppik) vom<br />
15. August 2007 (GVOBl. Schleswig-Holstein S. 382).<br />
§ 2 Geltungsbereich<br />
Die Dienstanweisung gilt für <strong>de</strong>n gesamten Bereich <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung, das Anordnungswesen<br />
und das Prüfungswesen, soweit in <strong>de</strong>r GemHVO-Doppik o<strong>de</strong>r in an<strong>de</strong>ren Vorschriften nichts<br />
an<strong>de</strong>res bestimmt ist.<br />
Für die Son<strong>de</strong>rkassen gelten die dort erlassenen Regelungen.<br />
§ 3 Organisation <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung<br />
(1) Die Finanzbuchhaltung glie<strong>de</strong>rt sich in Buchführung (Haupt- und Vorbücher), Zahlungsverkehr<br />
sowie weitere Kassengeschäfte und Vollstreckung.<br />
(2) Die Buchführung wird zentral (o<strong>de</strong>r auch <strong>de</strong>zentral) durch die Finanzbuchhaltung vorgenommen.<br />
§ 4 Einrichtung und Geschäftsgang <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung<br />
(1) Die Finanzbuchhaltung ist so einzurichten, dass<br />
1. sie ihre Aufgaben ordnungsgemäß und wirtschaftlich erledigen kann,<br />
2. für die Sicherheit <strong>de</strong>r Beschäftigten gegen Überfälle angemessen gesorgt ist,<br />
3. Datenverarbeitungssystem, Automaten für <strong>de</strong>n Zahlungsverkehr und an<strong>de</strong>re technische<br />
Mittel nicht unbefugt genutzt wer<strong>de</strong>n können,<br />
4. die Zahlungsmittel, die zu verwahren<strong>de</strong>n Wertgegenstän<strong>de</strong>, die Bücher und Belege sicher<br />
aufbewahrt wer<strong>de</strong>n können.<br />
(2) Außerhalb <strong>de</strong>r Dienststun<strong>de</strong>n sind die Unterlagen <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung unter Verschluss<br />
zu halten, während <strong>de</strong>r Dienststun<strong>de</strong>n sicher aufzubewahren.<br />
(3) Zahlungsverkehr und Buchführung sollen nicht von <strong>de</strong>nselben Beschäftigten wahrgenommen<br />
wer<strong>de</strong>n. Buchhalterinnen o<strong>de</strong>r Buchhalter und Kassiererinnen o<strong>de</strong>r Kassierer dürfen nicht bis<br />
zum dritten Gra<strong>de</strong> verwandt o<strong>de</strong>r bis zum zweiten Gra<strong>de</strong> verschwägert o<strong>de</strong>r durch Adoption<br />
o<strong>de</strong>r Ehe o<strong>de</strong>r eingetragene Lebenspartnerschaft verbun<strong>de</strong>n sein.<br />
3
(4) Sendungen, die an die Finanzbuchhaltung gerichtet sind, sind ihr ungeöffnet zuzuleiten. Zahlungsmittel<br />
und Wertsendungen, die bei einer an<strong>de</strong>ren Dienststelle <strong>de</strong>r Gemein<strong>de</strong> eingehen,<br />
sind unverzüglich an die Finanzbuchhaltung weiterzuleiten.<br />
(5) Die Schlüssel zum Geldschrank (Tresor) und Geldbehälter wer<strong>de</strong>n von <strong>de</strong>r o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>m zuständigen<br />
Beschäftigten <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung verwahrt.<br />
Duplikatschlüssel sind bei <strong>de</strong>r ..... (Geldinstitut) so zu hinterlegen, dass das Hinterlegungsfach<br />
nur mit zwei verschie<strong>de</strong>nen Schlüsseln geöffnet wer<strong>de</strong>n kann. Je einen Schlüssel verwahren die<br />
Leiterin o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>r Leiter <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung und die ..... (Geldinstitut).<br />
Weitere wichtige Schlüssel, z. B. für Schränke mit Buchungsbelegen, sind von <strong>de</strong>r Leiterin o<strong>de</strong>r<br />
<strong>de</strong>m Leiter <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung unter <strong>de</strong>m Gesichtspunkt <strong>de</strong>r Kassensicherheit zuzuteilen.<br />
Der Verlust von Schlüssel ist <strong>de</strong>r Aufsichtsbeamtin o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>m Aufsichtsbeamter über die Finanzbuchhaltung<br />
sofort anzuzeigen.<br />
§ 5 Schriftverkehr<br />
(1) Die Finanzbuchhaltung führt <strong>de</strong>n Schriftwechsel unter <strong>de</strong>r Bezeichnung<br />
Gemein<strong>de</strong> xxx<br />
Die Bürgermeisterin o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>r Bürgermeister<br />
– Finanzbuchhaltung –<br />
In Vollstreckungsangelegenheiten<br />
Gemein<strong>de</strong> xxx<br />
Die Bürgermeisterin o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>r Bürgermeister<br />
als Vollstreckungsbehör<strong>de</strong><br />
– Finanzbuchhaltung –<br />
(2) Im Schriftverkehr sind Anschrift, Fernsprech- und Telefaxanschluss, Mailadresse, und die<br />
Konten bei Geldinstituten anzugeben.<br />
(3) Schriftstücke sind mit <strong>de</strong>m Zusatz „Im Auftrage“ zu unterzeichnen. Im Übrigen gelten für <strong>de</strong>n<br />
Schriftwechsel und das Zeichnungsrecht die in <strong>de</strong>r Geschäftsordnung für die Gemein<strong>de</strong> xxx enthaltenen<br />
Bestimmungen.<br />
(4) Erklärungen <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung wer<strong>de</strong>n unter <strong>de</strong>r Bezeichnung „Finanzbuchhaltung –<br />
Gemein<strong>de</strong> abgegeben. Der Zusatz „im Auftrage“ entfällt dabei.<br />
§ 6 Aufgaben<br />
(1) Die Finanzbuchhaltung nimmt die ihr gesetzlich gemäß § 95 k Gemein<strong>de</strong>ordnung für das<br />
Land Schleswig-Holstein (GO) in <strong>de</strong>r Fassung <strong>de</strong>r Bekanntmachung vom 14. Dezember 2006,<br />
4
GVOBl. Schl.-H. S. vom 21. Dezember 2006, S. 285), übertragenen eigenen und auftragsweise<br />
zu erledigen<strong>de</strong>n Aufgaben wahr.<br />
(2) Die Aufgaben umfassen<br />
1. die Buchführung (§ 33 GemHVO-Doppik),<br />
2. <strong>de</strong>n Zahlungsverkehr und weitere Kassengeschäfte (§ 34 GemHVO-Doppik),<br />
- die Annahme von Einzahlungen, die Leistung von Auszahlungen,<br />
- die Verwaltung <strong>de</strong>r Kassenbestän<strong>de</strong> (Zahlungsmittel und Bestän<strong>de</strong> auf Konten),<br />
- das Mahnwesen,<br />
- die Vollstreckung öffentlich-rechtlicher Geldfor<strong>de</strong>rungen und<br />
- die Aufstellung <strong>de</strong>r Finanzrechnung und <strong>de</strong>r Teilfinanzrechnungen.<br />
(3) Der Finanzbuchhaltung können weitere Aufgaben durch die Bürgermeisterin o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>n Bürgermeister<br />
übertragen wer<strong>de</strong>n. Die Übertragung ist nur zulässig, wenn Vorschriften <strong>de</strong>r Gemein<strong>de</strong>ordnung<br />
nicht entgegen stehen, dies im Interesse <strong>de</strong>r Gemein<strong>de</strong> liegt, die eigenen Aufgaben<br />
nicht beeinträchtigt wer<strong>de</strong>n und gewährleistet ist, dass die weiteren Aufgaben bei <strong>de</strong>r<br />
Prüfung <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung mitgeprüft wer<strong>de</strong>n können. Die Vorschriften <strong>de</strong>r GemHVO-<br />
Doppik gelten für die Erledigung dieser Aufgaben entsprechend, soweit nicht durch Gesetz o<strong>de</strong>r<br />
auf Grund eines Gesetzes etwas an<strong>de</strong>res bestimmt ist.<br />
(4) Der Finanzbuchhaltung wer<strong>de</strong>n folgen<strong>de</strong> weitere Aufgaben übertragen:<br />
1. Anlagenbuchführung<br />
2. Liquiditätsplanung<br />
3. Einleitung <strong>de</strong>s gerichtlichen Mahnverfahrens bei privatrechtlichen For<strong>de</strong>rungen (Mahnund<br />
Vollstreckungsbescheid), für die eine Beitreibung im Rahmen <strong>de</strong>r Verwaltungsvollstreckung<br />
rechtlich nicht zulässig ist<br />
4. Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenstän<strong>de</strong>n<br />
5. Stundung und Nie<strong>de</strong>rschlagung von For<strong>de</strong>rungen<br />
6. Vorbereitung <strong>de</strong>s Erlasses von For<strong>de</strong>rungen<br />
7. Bewertung <strong>de</strong>r For<strong>de</strong>rungen für die Bilanz<br />
8. frem<strong>de</strong> Kassengeschäfte für (z.B. <strong>de</strong>n Zweckverband …)<br />
9. ……………………………………………………………………………………….........<br />
§ 7 Verantwortliche o<strong>de</strong>r Verantwortlicher und Stellvertreterin o<strong>de</strong>r Stellvertreter für die<br />
Finanzbuchhaltung<br />
(1) Für die Finanzbuchhaltung ist eine Verantwortliche o<strong>de</strong>r ein Verantwortlicher und eine Stellvertreterin<br />
o<strong>de</strong>r ein Stellvertreter zu bestellen (§ 95 k Abs. 2 GO).<br />
(2) Soweit die gesetzlichen Vorschriften und diese Dienstanweisung nichts an<strong>de</strong>res bestimmen,<br />
5
trifft die Verantwortliche o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>r Verantwortliche für die Finanzbuchhaltung, gegebenenfalls die<br />
Stellvertreterin o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>r Stellvertreter (nachfolgen<strong>de</strong> Bezeichnung: Leitung) die im Interesse<br />
einer ordnungsgemäßen Führung <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung erfor<strong>de</strong>rlichen Anordnungen. Die Leitung<br />
hat u. a. alle Maßnahmen zu treffen, die eine höchstmögliche innere und äußere Sicherheit<br />
<strong>de</strong>s Zahlungsverkehrs und die Liquiditätssicherung gewährleisten.<br />
(2) Sobald die Leitung die ordnungsgemäße Führung <strong>de</strong>rselben gefähr<strong>de</strong>t sieht, hat sie die Bürgermeisterin<br />
o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>n Bürgermeistern sowie die Aufsicht über die Finanzbuchhaltung o<strong>de</strong>r das<br />
Rechnungsprüfungsamt zu informieren.<br />
(3) Die Verteilung <strong>de</strong>r Dienstgeschäfte auf die Beschäftigten <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung regelt die<br />
Leitung.<br />
§ 8 Beschäftigte <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung<br />
(1) Die mit <strong>de</strong>n Aufgaben <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung beauftragten Beschäftigten dürfen keine Zahlungen<br />
anordnen (§ 95 k Abs. 5 GO).<br />
(2) Die Beschäftigten <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung haben die ihnen zugewiesenen Aufgaben sorgfältig<br />
und unverzüglich zu erledigen und in ihrem Aufgabengebiet auf die Sicherheit <strong>de</strong>r Buchführung<br />
und <strong>de</strong>s Zahlungsverkehrs zu achten. Den Beschäftigten obliegt insbeson<strong>de</strong>re die Pflicht zur<br />
unverzüglichen Einleitung <strong>de</strong>s Mahn- und Vollstreckungsverfahrens nach Fälligkeitsablauf sowie<br />
die beschleunigte Abwicklung <strong>de</strong>r unklaren Zahlungsvorgänge (Gut-/Lastschriften).<br />
(3) Die Beschäftigten <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung haben sich mit <strong>de</strong>n Vorschriften über die Buchführung<br />
und <strong>de</strong>s Zahlungsverkehrs, <strong>de</strong>n beson<strong>de</strong>ren Vorschriften für ihr Aufgabengebiet und mit<br />
dieser Dienstanweisung vertraut zu machen. Wenn ihnen Vorschriften unklar o<strong>de</strong>r nicht ausreichend<br />
erscheinen, ist die Entscheidung <strong>de</strong>r o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>s Verantwortlichen für die Finanzbuchhaltung<br />
einzuholen.<br />
(4) Der Verdacht von Unregelmäßigkeiten ist, auch wenn er sich nicht auf das eigene Aufgabengebiet<br />
bezieht, unverzüglich <strong>de</strong>r o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>m Verantwortlichen für die Finanzbuchhaltung anzuzeigen.<br />
§ 9 Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung in <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung<br />
(1) Die Buchführung wird mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung – <strong>de</strong>m Verfahren xxx –-<br />
vorgenommen.<br />
(2) Für <strong>de</strong>n Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung (DV) sind die Vorschriften <strong>de</strong>r<br />
GemHVO-Doppik anzuwen<strong>de</strong>n. Daneben sind die Grundsätze <strong>de</strong>r ordnungsmäßiger Buchführung<br />
(GoB) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)<br />
sowie die Ordnungsvorschriften <strong>de</strong>r §§ 238, 239,257 und 261 HGB und die §§ 145 bis 147 Ab-<br />
6
gabenordnung zu beachten.<br />
(3) Nach § 33 Abs. 7 Ziffer 1 GemHVO-Doppik dürfen nur fachlich geprüfte Programme und freigegebene<br />
Verfahren eingesetzt wer<strong>de</strong>n. Hierzu sind die Vorschriften <strong>de</strong>r „Dienstanweisung zur<br />
Sicherung <strong>de</strong>r automatisierten Datenverarbeitung“ und die ergänzen<strong>de</strong>n speziellen Festlegungen<br />
zum Freigabeverfahren unter <strong>de</strong>m Verfahren xxx zu beachten.<br />
(4) Zum Schutz <strong>de</strong>r automatisierten Datenverarbeitung sowie zur Wahrung <strong>de</strong>r Nachvollziehbarkeit<br />
<strong>de</strong>r Eingaben dürfen nur autorisierte Personen Zugang zum produktiven Verfahren erlangen.<br />
1. Es sind daher die organisatorischen Regelungen zur Benutzerverwaltung zu beachten,<br />
über die eine strikte Funktionstrennung von Administration, System- o<strong>de</strong>r Anwendungsprogrammierung<br />
und <strong>de</strong>r fachlichen Sachbearbeitung sowie <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung realisiert<br />
ist.<br />
2. Die Aktionen innerhalb <strong>de</strong>s Verfahrens müssen sich auf <strong>de</strong>n einzelnen Benutzer zurückführen<br />
lassen. Das Zugangspasswort eines je<strong>de</strong>n Benutzers ist geheim zu halten und<br />
darf nur <strong>de</strong>m Benutzer persönlich bekannt sein. Eingaben unter einer frem<strong>de</strong>n Benutzerkennung<br />
sind nicht zulässig.<br />
(5) Grundsätzlich sind alle Systemeingaben, die die Datenbank verän<strong>de</strong>rn, zusätzlich zu <strong>de</strong>n<br />
systeminternen Protokollierungen <strong>de</strong>r Eingaben und <strong>de</strong>ren Verän<strong>de</strong>rungen, über das Belegprinzip<br />
zu dokumentieren.<br />
Aufzeichnungen und Einträge dürfen grundsätzlich nicht verän<strong>de</strong>rt wer<strong>de</strong>n. Es muss <strong>de</strong>r Inhalt<br />
<strong>de</strong>r ursprünglichen Buchung feststellbar bleiben. Die Än<strong>de</strong>rungsnachweise sind Bestandteil <strong>de</strong>r<br />
Buchführung und aufbewahrungspflichtig.<br />
Wer<strong>de</strong>n erfasste Daten vor <strong>de</strong>m Buchungszeitpunkt, z.B. wegen offensichtlicher Unrichtigkeit<br />
korrigiert, bedarf <strong>de</strong>r ursprüngliche Inhalt keiner Dokumentation.<br />
(6) Die Buchführung mit Hilfe <strong>de</strong>r automatisierten Datenverarbeitung weist sämtliche buchführungspflichtigen<br />
Geschäftsvorfälle sachlich und zeitlich nach. Der zeitliche Nachweis (Zeitbuch)<br />
über Ausdrucke kann entfallen.<br />
(7) Unter Beachtung <strong>de</strong>r GoBS und <strong>de</strong>r Grundsätze zum Datenzugriff sowie zur Prüfbarkeit digitaler<br />
Unterlagen (GDPdU) ist bei <strong>de</strong>r Speicherung <strong>de</strong>r Bücher, Belege und sonst erfor<strong>de</strong>rlichen<br />
Aufzeichnungen sicherzustellen, dass diese bis zum Ablauf <strong>de</strong>r Aufbewahrungsfrist je<strong>de</strong>rzeit<br />
innerhalb angemessener Frist verfügbar und maschinell auswertbar gemacht wer<strong>de</strong>n können.<br />
(8) Die ordnungsgemäße Verarbeitung <strong>de</strong>r buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle muss arbeitstäglich<br />
daraufhin überprüft wer<strong>de</strong>n, ob alle zu verarbeiten<strong>de</strong>n Vorgänge richtig, vollständig und<br />
zeitgerecht abgewickelt sind.<br />
7
§ 10 Kontenplan<br />
Grundlage <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung ist <strong>de</strong>r Kontenplan <strong>de</strong>r Gemein<strong>de</strong>. Er basiert auf <strong>de</strong>n Verwaltungsvorschriften<br />
über <strong>de</strong>n Kontenrahmen für die Haushalte <strong>de</strong>r Gemein<strong>de</strong>n (VV-Kontenrahmen),<br />
Run<strong>de</strong>rlass <strong>de</strong>s Innenministeriums vom 16. August 2007 (Amtsblatt Schleswig-<br />
Holstein Seite 911).<br />
Der Kontenplan wird zentral von <strong>de</strong>r Kämmerei gepflegt. Der Kontenplan kann bei Bedarf ergänzt<br />
wer<strong>de</strong>n. Die eingerichteten Konten sind in einem Verzeichnis aufzuführen (Kontenplan §<br />
33 Abs. 9 GemHVO-Doppik). Bei Anlage neuer Konten sind zugleich die Arbeitsabläufe für die<br />
Kostenrechnung festzulegen. Die Finanzbuchhaltung ist über die Einrichtung neuer Konten zu<br />
informieren.<br />
§ 11 Zahlungsanordnungen<br />
(1) Die zu buchen<strong>de</strong>n Belege wer<strong>de</strong>n in <strong>de</strong>n Ämtern unter Angabe <strong>de</strong>r Kontierung mit einer<br />
schriftlichen o<strong>de</strong>r bei automatisierten Verfahren auf elektronischen Wege übermittelten Zahlungsanordnung<br />
angeordnet. Der Zahlungsanordnung ist eine buchungsbegrün<strong>de</strong>n<strong>de</strong> Unterlage<br />
beizufügen. Auf Rechnungen als buchungsbegrün<strong>de</strong>n<strong>de</strong> Unterlagen muss das Rechnungseingangsdatum<br />
ablesbar sein.<br />
In <strong>de</strong>r Zahlungsanordnung ist die sachliche und rechnerische Richtigkeit schriftlich o<strong>de</strong>r durch<br />
Signatur zu bestätigen.<br />
Die Anordnung ist von einer o<strong>de</strong>r einem Anordnungsberechtigten schriftlich o<strong>de</strong>r durch Signatur<br />
zu unterzeichnen.<br />
(2) Die Zahlungsanordnung und die buchungsbegrün<strong>de</strong>n<strong>de</strong>n Unterlagen wer<strong>de</strong>n zur Buchung<br />
an die zentrale Finanzbuchhaltung weitergeleitet.<br />
§ 12 Geschäftsablauf in <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung<br />
(1) Je<strong>de</strong> Buchung ist grundsätzlich durch einen Beleg zu begrün<strong>de</strong>n. Die durch die Ämter erteilten<br />
Zahlungsanordnungen sind hinsichtlich formaler Anfor<strong>de</strong>rungen (buchungsbegrün<strong>de</strong>n<strong>de</strong><br />
Unterlagen sind beigefügt, Unterschrift o<strong>de</strong>r Signatur durch ermächtigte Person) und sachlicher<br />
Anfor<strong>de</strong>rungen (zutreffen<strong>de</strong> sachliche Kontierung) zu überprüfen. Ist eine Anordnung zu beanstan<strong>de</strong>n<br />
o<strong>de</strong>r gibt sie Be<strong>de</strong>nken Anlass, so ist sie <strong>de</strong>r anordnen<strong>de</strong>n Stelle zurückzugeben.<br />
(2) Gebuchte Belege können nur aufgrund einer schriftlichen Anweisung durch das anordnen<strong>de</strong><br />
Amt von <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung storniert wer<strong>de</strong>n. Die Nummer <strong>de</strong>s zu stornieren<strong>de</strong>n Beleges ist<br />
anzugeben. Ein entsprechen<strong>de</strong>r Stornobeleg ist abzulegen.<br />
(3) Die Kontenpflege (Ausgleich von Konten, Durchführung von Korrekturbuchungen und Bearbeitung<br />
offener Posten) wird zeitnah von <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung durchgeführt.<br />
8
(4) Die Belege wer<strong>de</strong>n nach <strong>de</strong>r Ordnung <strong>de</strong>s Kontenplanes o<strong>de</strong>r nach Belegnummern abgelegt.<br />
Die Ablage ist unverzüglich vorzunehmen. Die Vollständigkeit <strong>de</strong>r Belegablage ist zu kontrollieren.<br />
Nicht zu vernichten<strong>de</strong> Belege sind in einer eigenen Belegsammlung aufzubewahren.<br />
§ 13 Anordnungsberechtigung<br />
(1) Anordnungsberechtigung ist die Erlaubnis und Verpflichtung, die Finanzbuchhaltung anzuweisen,<br />
Einzahlungen anzunehmen und Auszahlungen zu leisten, nicht zahlungswirksame Buchungen<br />
vorzunehmen sowie Wertgegenstän<strong>de</strong> in Verwahrung zu nehmen o<strong>de</strong>r auszuhändigen.<br />
Mit <strong>de</strong>r Unterzeichnung einer Anordnung übernehmen die Anordnungsberechtigten die Verantwortung<br />
dafür, dass<br />
1. in <strong>de</strong>r Anordnung keine offensichtlich erkennbaren Fehler enthalten sind,<br />
2. die sachliche, rechnerische und/o<strong>de</strong>r fachtechnische Richtigkeit durch eine hierzu berechtigte<br />
Person erfolgte und<br />
3. die haushaltsmäßigen Voraussetzungen für die Erteilung <strong>de</strong>r Anordnung vorliegen.<br />
(2) Die Beschäftigten, die Anordnungen erteilen dürfen, sowie die Form und <strong>de</strong>r Umfang <strong>de</strong>r<br />
Anordnungsberechtigung sind geson<strong>de</strong>rt festzulegen.<br />
(3) Der Finanzbuchhaltung sind die Namen, die handschriftlichen Unterschriftenproben o<strong>de</strong>r die<br />
mit <strong>de</strong>r elektronischen Signatur verbun<strong>de</strong>nen I<strong>de</strong>ntifizierungsdaten <strong>de</strong>r Anordnungsberechtigen<br />
zu übermitteln.<br />
(4) Die Anordnung darf nicht von Beschäftigten unterzeichnet wer<strong>de</strong>n, die selbst zahlungspflichtig<br />
o<strong>de</strong>r empfangsberechtigt o<strong>de</strong>r in an<strong>de</strong>rer Weise an <strong>de</strong>m Vorgang persönlich beteiligt sind<br />
o<strong>de</strong>r als befangen gelten. Diese Einschränkung gilt nicht für Anordnungen <strong>de</strong>r regelmäßigen<br />
Gehaltszahlungen.<br />
(5) Die o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>r Anordnungsberechtigte darf neben <strong>de</strong>r Unterzeichnung <strong>de</strong>r Anordnung auch die<br />
sachliche o<strong>de</strong>r rechnerische Richtigkeit feststellen, wenn eine an<strong>de</strong>re Möglichkeit zur Abgabe<br />
von Richtigkeitsbescheinigungen ohne größeren Verwaltungsaufwand nicht gegeben ist.<br />
(6) Beschäftigten <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung darf die Anordnungsbefugnis nicht erteilt wer<strong>de</strong>n.<br />
§ 14 Richtigkeitsbescheinigungen<br />
(1) Je<strong>de</strong>r Zahlungsanspruch und je<strong>de</strong> Zahlungsverpflichtung sind auf ihren Grund und ihre Höhe<br />
zu prüfen und festzustellen (sachliche und rechnerische Richtigkeit). Die Richtigkeit ist handschriftlich<br />
o<strong>de</strong>r durch Signatur zu bescheinigen. Die Bescheinigung kann durch eine Bestätigung<br />
ersetzt wer<strong>de</strong>n, dass die Bescheinigung vorliegt. In einem solchen Falle muss die Bescheinigung<br />
vom anordnen<strong>de</strong>n Amt für die vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer aufbewahrt wer<strong>de</strong>n.<br />
9
Bei allgemeinen Zahlungsanordnungen ist die Bescheinigung bzw. Bestätigung unverzüglich<br />
nachträglich zu erteilen.<br />
Bei Einlieferungs- bzw. Auslieferungsanordnungen kann je nach Lage <strong>de</strong>s Einzelfalles die Feststellung<br />
<strong>de</strong>r rechnerischen Richtigkeit entfallen.<br />
(2) Beschäftigten <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung darf die Befugnis nur erteilt wer<strong>de</strong>n, wenn und soweit<br />
<strong>de</strong>r Sachverhalt nur von Ihnen beurteilt wer<strong>de</strong>n kann.<br />
(3) Die sachliche und rechnerische Richtigkeit ist auch für die Mahngebühren und Nebenfor<strong>de</strong>rungen<br />
zu bescheinigen, die die Finanzbuchhaltung ohne Anordnung annimmt.<br />
(4) Richtigkeitsbescheinigungen dürfen nicht von Beschäftigten abgegeben wer<strong>de</strong>n, die selbst<br />
zahlungspflichtig o<strong>de</strong>r empfangsberechtigt o<strong>de</strong>r in an<strong>de</strong>rer Weise an <strong>de</strong>m Vorgang persönlich<br />
beteiligt sind o<strong>de</strong>r sonst als befangen gelten.<br />
(5) Die Beschäftigten, die Richtigkeitsbescheinigungen abgeben dürfen, sowie die Form und <strong>de</strong>r<br />
Umfang <strong>de</strong>r Richtigkeitsbescheinigungen sind geson<strong>de</strong>rt festzulegen.<br />
(6) Der Finanzbuchhaltung sind die Namen, die handschriftlichen Unterschriftenproben o<strong>de</strong>r die<br />
mit <strong>de</strong>r elektronischen Signatur verbun<strong>de</strong>nen I<strong>de</strong>ntifizierungsdaten <strong>de</strong>r zur Abgabe von Richtigkeitsbescheinigung<br />
ermächtigten Beschäftigten zu übermitteln.<br />
§ 15 Bescheinigung <strong>de</strong>r sachlichen Richtigkeit<br />
(1) Die Feststellerin o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>r Feststeller <strong>de</strong>r sachlichen Richtigkeit übernimmt mit <strong>de</strong>r Unterschrift<br />
o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>r Signatur die Verantwortung dafür, dass<br />
1. die in <strong>de</strong>r Zahlungsanordnung, <strong>de</strong>n Anlagen und begrün<strong>de</strong>n<strong>de</strong>n Unterlagen enthalten<strong>de</strong>n,<br />
für die Zahlung maßgeben<strong>de</strong>n und sie begrün<strong>de</strong>n<strong>de</strong>n Angaben richtig sind, soweit<br />
<strong>de</strong>ren Richtigkeit nicht von <strong>de</strong>r Feststellerin o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>m Feststeller <strong>de</strong>r rechnerischen Richtigkeit<br />
zu bescheinigen ist,<br />
2. sofern ausnahmsweise Unterlagen nicht beigefügt wer<strong>de</strong>n, die Angaben dieser Unterlagen<br />
richtig und vollständig in die Zahlungsanordnung übernommen wor<strong>de</strong>n sind,<br />
3. nach <strong>de</strong>n bestehen<strong>de</strong>n Vorschriften und nach <strong>de</strong>n Grundsätzen <strong>de</strong>r Wirtschaftlichkeit<br />
und Sparsamkeit verfahren wor<strong>de</strong>n ist,<br />
4. die Lieferung o<strong>de</strong>r Leistung nach Art und Umfang geboten war und sie entsprechend <strong>de</strong>r<br />
zugrun<strong>de</strong>liegen<strong>de</strong>n Vereinbarung o<strong>de</strong>r Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt<br />
wor<strong>de</strong>n ist und<br />
5. Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und<br />
richtig berücksichtigt wor<strong>de</strong>n sind, soweit nicht die Sachbearbeitung <strong>de</strong>r eingehen<strong>de</strong>n<br />
Pfändungen und Abtretungen <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung übertragen ist.<br />
10
(2) Die sachliche Richtigkeit kann auch bescheinigt wer<strong>de</strong>n, wenn bei nicht vertragsgemäßer<br />
Erfüllung<br />
1. ein Scha<strong>de</strong>n nicht entstan<strong>de</strong>n ist (z. B. Überschreitung <strong>de</strong>r Ausführungsfristen ohne<br />
nachteilige Folgen) o<strong>de</strong>r<br />
2. die erfor<strong>de</strong>rlichen Maßnahmen zur Abwendung eines Nachteilsergriffen wor<strong>de</strong>n sind (z.<br />
B. Verlängerung <strong>de</strong>r Gewährleistungsfristen, Än<strong>de</strong>rung <strong>de</strong>s Rechnungsbetrages, Hinterlegung<br />
von Sicherheiten).<br />
(3) Die Verantwortung <strong>de</strong>r Feststellerin o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>s Feststellers <strong>de</strong>r sachlichen Richtigkeit erstreckt<br />
sich nicht auf <strong>de</strong>n Inhalt eines im selben Arbeitsvorgang mit <strong>de</strong>r Zahlungsanordnung erstellten<br />
maschinell lesbaren Datenträgers.<br />
§ 16 Bescheinigung <strong>de</strong>r rechnerischen Richtigkeit<br />
(1) Die Feststellerin o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>r Feststeller <strong>de</strong>r rechnerischen Richtigkeit übernimmt mit <strong>de</strong>r Unterschrift<br />
o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>r Signatur die Verantwortung dafür, dass alle auf eine Berechnung sich grün<strong>de</strong>n<strong>de</strong>n<br />
Angaben in <strong>de</strong>r Zahlungsanordnung, ihren Anlagen und <strong>de</strong>n begrün<strong>de</strong>n<strong>de</strong>n Unterlagen richtig<br />
sind. Die Feststellung <strong>de</strong>r rechnerischen Richtigkeit erstreckt sich mithin auch auf die Feststellung<br />
<strong>de</strong>r Richtigkeit <strong>de</strong>r <strong>de</strong>n Berechnungen zugrun<strong>de</strong>liegen<strong>de</strong>n Ansätze nach <strong>de</strong>n Berechnungsunterlagen<br />
(z. B. Bestimmungen, Verträge, Tarife).<br />
(2) Die Verantwortung <strong>de</strong>r Feststellerin o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>s Feststellers <strong>de</strong>r rechnerischen Richtigkeit erstreckt<br />
sich nicht auf <strong>de</strong>n Inhalt eines im selben Arbeitsvorgang mit <strong>de</strong>r Zahlungsanordnung erstellten<br />
maschinell lesbaren Datenträgers.<br />
§ 17 Zusammengefasste Bescheinigung <strong>de</strong>r sachlichen und rechnerischen Richtigkeit<br />
(1) Bescheinigungen <strong>de</strong>r sachlichen und rechnerischen Richtigkeit können zusammengefasst<br />
wer<strong>de</strong>n, wenn die Feststellerin o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>r Feststeller hierzu befugt ist. In diesem Falle muss <strong>de</strong>r<br />
Feststellungsvermerk lauten „"Sachlich und rechnerisch richtig" o<strong>de</strong>r „Sachlich und rechnerisch<br />
richtig mit ..... Euro ..... Cent.". Sind an <strong>de</strong>r zusammengefassten Bescheinigung mehrere Beschäftigte<br />
beteiligt, so muss aus je<strong>de</strong>r Teilbescheinigung <strong>de</strong>r Umfang <strong>de</strong>r Verantwortung ersichtlich<br />
sein.<br />
(2) Wer die sachliche und rechnerische Richtigkeit zusammen bescheinigt, soll nicht auch die<br />
Zahlungsanordnung erteilen.<br />
§ 18 Verantwortung <strong>de</strong>r Feststellerin o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>s Feststellers in beson<strong>de</strong>ren Fällen<br />
(1) Feststellerinnen o<strong>de</strong>r Feststeller, die in Zahlungsanordnungen, ihren Anlagen und <strong>de</strong>n begrün<strong>de</strong>n<strong>de</strong>n<br />
Unterlagen die sachliche o<strong>de</strong>r rechnerische Richtigkeit bescheinigen, sind für die<br />
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Richtigkeit <strong>de</strong>r Angaben nicht verantwortlich, soweit an<strong>de</strong>re Feststellerinnen o<strong>de</strong>r Feststeller<br />
Teilbescheinigungen abgegeben haben. Den Teilbescheinigungen <strong>de</strong>r Feststellerinnen o<strong>de</strong>r<br />
Feststeller sind die Teilbescheinigungen gleichzustellen, die von Beschäftigten an<strong>de</strong>rer Stellen<br />
abgegeben wor<strong>de</strong>n sind, und zwar<br />
1. einer Dienststelle <strong>de</strong>s Bun<strong>de</strong>s o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>s Lan<strong>de</strong>s,<br />
2. eines Kreises, einer Gemein<strong>de</strong>, eines Amtes o<strong>de</strong>r Zweckverban<strong>de</strong>s (kommunale Körperschaften).<br />
(2) Teilbescheinigungen nach Absatz 1 dürfen nur anerkannt wer<strong>de</strong>n, wenn ein Anlass zu Zweifeln<br />
nicht besteht.<br />
(3) Die Bescheinigung „Fachtechnisch richtig" als Teilbescheinigung <strong>de</strong>r sachlichen Richtigkeit<br />
und die Bescheinigung <strong>de</strong>r rechnerischen Richtigkeit können auch aufgrund schriftlicher Verträge<br />
o<strong>de</strong>r sonstiger Vereinbarungen von Personen abgegeben wer<strong>de</strong>n, die keine Beschäftigten<br />
sind (z. B. Vertragsarchitekten, die mit <strong>de</strong>r Durchführung von Bauvorhaben betraut sind). Eine<br />
Ermächtigung dieser Personen zur Abgabe <strong>de</strong>r Bescheinigung zur sachlichen Richtigkeit ist dagegen<br />
nicht zulässig. Die Übertragung <strong>de</strong>r Verantwortung <strong>de</strong>r Feststellerin o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>s Feststellers<br />
auf Architekten entbin<strong>de</strong>t das zuständige Amt nicht von <strong>de</strong>r Notwendigkeit, von <strong>de</strong>r Planung bis<br />
zur Abrechnung <strong>de</strong>s Vorhabens eine begleiten<strong>de</strong> Kontrolle auszuüben und die Architekten –<br />
wenn erfor<strong>de</strong>rlich – zu sorgfältiger o<strong>de</strong>r wirtschaftlicherer Durchführung ihrer Aufgaben anzuhalten.<br />
Dabei wird es auch notwendig sein, Kostenrechnungen, die von Architekten als fachtechnisch<br />
und rechnerisch richtig bescheinigt sind, in genügen<strong>de</strong>n nachweisbaren Stichproben zu<br />
kontrollieren.<br />
(4) Treffen Beschäftigte Maßnahmen, die zu Zahlungsanordnungen führen, so gelten die Unterschriften<br />
auf <strong>de</strong>n die einzelnen Maßnahmen betreffen<strong>de</strong>n Unterlagen zugleich als Feststellung<br />
und Teilbescheinigung im Sinne <strong>de</strong>r §§ 14 – 16.<br />
§ 19 Richtigkeitsbescheinigungen bei automatisierten Anordnungs- und Feststellungsverfahren<br />
(1) Wer<strong>de</strong>n Ansprüche o<strong>de</strong>r Zahlungsverpflichtungen im automatisierten Verfahren ermittelt, so<br />
ist je nach Art dieses Verfahrens anstelle <strong>de</strong>r Feststellung <strong>de</strong>r sachlichen und rechnerischen<br />
Richtigkeit (§ 13 ff.) zu bescheinigen, dass die <strong>de</strong>m Verfahren zugrun<strong>de</strong>gelegten Daten<br />
1. sachlich und rechnerisch richtig und vollständig ermittelt und erfasst,<br />
2. mit <strong>de</strong>n gültigen Programmen ordnungsgemäß verarbeitet wur<strong>de</strong>n und<br />
3. die Datenausgabe vollständig und richtig ist.<br />
(2) Bei allgemeinen Zahlungsanordnungen ist die Bescheinigung und ggf. die Bestätigung an die<br />
Finanzbuchhaltung unverzüglich nachzuholen.<br />
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(3) Die Richtigkeit und Vollständigkeit <strong>de</strong>r Datenerfassung, -eingabe, -verarbeitung, -<br />
speicherung und -ausgabe kann als sichergestellt angesehen wer<strong>de</strong>n, wenn sie durch organisatorische<br />
und programmierte Kontrollen, wie z.B. Eingabekontrollen, Kontrollsummen, Plausibilitätskontrollen,<br />
Prüfziffern gewährleistet ist.<br />
(4) Für die abzugeben<strong>de</strong>n Bescheinigungen können die Formulierungen „Sachlich richtig“ bzw.<br />
„Rechnerisch richtig " o<strong>de</strong>r zusammengefasst „Sachlich und rechnerisch richtig" verwen<strong>de</strong>t wer<strong>de</strong>n.<br />
(5) Sind für die Ermittlung, Erfassung und Verarbeitung <strong>de</strong>r Daten verschie<strong>de</strong>ne Stellen verantwortlich,<br />
hat je<strong>de</strong> Stelle für ihren Tätigkeitsbereich eine entsprechen<strong>de</strong> Teilbescheinigung auszustellen.<br />
(6) Die Feststellungsvermerke gem. Absätze 1 – 5 sind auf sämtlichen Datenermittlungsbelegen<br />
anzubringen.<br />
§ 20 Zentraler Zahlungsverkehr<br />
(1) Der Zahlungsverkehr wird grundsätzlich zentral vorgenommen.<br />
(2) Im Rahmen <strong>de</strong>r Aufgaben <strong>de</strong>s Zahlungsverkehrs sind <strong>de</strong>r Zahllauf durchzuführen und die<br />
Zahlbarmachung zu veranlassen. Elektronische Kontoauszüge sind einzulesen sowie unklare<br />
Zahlungsvorgänge zeitnah zu bearbeiten. Der Zahlungsabgrenzungslauf ist durchzuführen und<br />
die Bankkonten sind zu pflegen und täglich abzustimmen.<br />
§ 21 Frem<strong>de</strong> Finanzbuchhaltung und frem<strong>de</strong> Kassengeschäfte<br />
(1)Die Finanzbuchhaltung darf Aufgaben nach § 5 Abs. 2 für an<strong>de</strong>re (frem<strong>de</strong> Finanzbuchhaltung<br />
und Kassengeschäfte) nur erledigen, wenn dies durch Gesetz, aufgrund eines Gesetzes o<strong>de</strong>r<br />
durch öffentlich-rechtlichen Vertrag bestimmt o<strong>de</strong>r durch die Bürgermeisterin o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>n Bürgermeister<br />
angeordnet ist. Eine Anordnung ist nur zulässig, wenn dies im Interesse <strong>de</strong>r Gemein<strong>de</strong><br />
liegt und gewährleistet ist, dass die frem<strong>de</strong>n Kassengeschäfte bei <strong>de</strong>r Prüfung <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung<br />
mitgeprüft wer<strong>de</strong>n können.<br />
Diese Dienstanweisung gilt für die Erledigung frem<strong>de</strong>r Finanzbuchhaltungsgeschäfte entsprechend.<br />
(2) Der Finanzbuchhaltung wer<strong>de</strong>n die Aufgaben für folgen<strong>de</strong> Stelle übertragen:<br />
- z.B. Zweckverband<br />
§ 22 Zahlstellen, Handvorschüsse und Einnahmekassen<br />
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(1) Zur Erledigung von Geschäften <strong>de</strong>s Zahlungsverkehrs können Zahlstellen als Teile <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung<br />
eingerichtet wer<strong>de</strong>n. Für die Zahlstellen gelten für die Erledigung <strong>de</strong>r ihnen<br />
übertragenen Aufgaben unmittelbar die für Finanzbuchhaltung gelten<strong>de</strong>n Vorschriften.<br />
Errichtung und Geschäftsgang von Zahlstellen wer<strong>de</strong>n in einer beson<strong>de</strong>ren Dienstanweisung<br />
geregelt.<br />
(2) Zur Leistung von geringfügigen Zahlungen o<strong>de</strong>r als Wechselgeld können einzelnen Dienststellen<br />
o<strong>de</strong>r einzelnen Beschäftigten Handvorschüsse in bar , mittels Geldkarte o<strong>de</strong>r bargeldlos<br />
über ein Girokonto gewährt wer<strong>de</strong>n. Wenn kein an<strong>de</strong>rer Zeitpunkt bestimmt ist, ist über die<br />
Handvorschüsse halbjährlich abzurechnen. Die Finanzbuchhaltung hat die erfor<strong>de</strong>rlichen Maßnahmen<br />
für die ordnungsmäßige Verwaltung <strong>de</strong>r Handvorschusse Sorge zu treffen.<br />
(3) Für die Annahme von Einzahlungen können Einnahmekassen (Geldannahmestellen) errichtet<br />
wer<strong>de</strong>n. Für die Einnahmekassen gelten die Regelungen für Handvorschüsse sinngemäß.<br />
(4) Wenn Zahlungen mit Hilfe von Automaten angenommen o<strong>de</strong>r geleistet wer<strong>de</strong>n, gelten die<br />
Absätze 2 und 3 sinngemäß.<br />
§ 23 Buchungen<br />
1. Einzahlungen<br />
Einzahlungen erfolgen grundsätzlich unbar. Sie sind an <strong>de</strong>m Tag zu buchen, an <strong>de</strong>m die Finanzbuchhaltung<br />
von <strong>de</strong>r Gutschrift Kenntnis erhält o<strong>de</strong>r ein übersandter Scheck bei ihr eingeht.<br />
Barzahlungen sind am Tag <strong>de</strong>r Annahme von Bargeld o<strong>de</strong>r Schecks zu buchen.<br />
2. Auszahlungen<br />
Unbare Zahlungen sind am Tag <strong>de</strong>r Hingabe <strong>de</strong>s Auftrages an das Kreditinstitut o<strong>de</strong>r bei Abbuchungen<br />
im Lastschriftverkehr am Tag, an <strong>de</strong>m die Finanzbuchhaltung von <strong>de</strong>r Abbuchung<br />
Kenntnis erhält, zu buchen. Barzahlungen sind am Tag <strong>de</strong>r Übergabe von Bargeld o<strong>de</strong>r Schecks<br />
zu buchen.<br />
3. Aufrechnungen und Verrechnungen<br />
Einzahlungen und Auszahlungen sind am gleichen Tag zu buchen.<br />
§ 24 Tagesabstimmung<br />
(1) Der Saldo <strong>de</strong>r Finanzrechnungskonten ist am Schluss <strong>de</strong>s Buchungstages o<strong>de</strong>r vor Beginn<br />
<strong>de</strong>s folgen<strong>de</strong>n Buchungstages mit <strong>de</strong>m Ist-Bestand an Finanzmitteln abzustimmen.<br />
(2) Zusätzlich ist <strong>de</strong>r Soll-Bestand <strong>de</strong>r Finanzmittel zu ermitteln und festzuhalten. Hierbei sind<br />
die fällig wer<strong>de</strong>n<strong>de</strong>n Ein- und Auszahlungen geson<strong>de</strong>rt auszuweisen. Eine Saldierung ist nicht<br />
zulässig. Maßgeblich sind die im Bereich <strong>de</strong>r Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung erfassten<br />
Buchungen in <strong>de</strong>r Finanzrechnung sowie die etwaig direkt auf <strong>de</strong>n Finanzrechnungskonten er-<br />
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fassten Buchungen.<br />
(3) Die Abstimmung erfolgt mittels eines technikunterstützten und standardisierten Berichts/Journals.<br />
(4) Eine Differenz zwischen <strong>de</strong>m Ist- und <strong>de</strong>m Soll-Bestand <strong>de</strong>r Finanzmittel ist in geeigneter<br />
Weise festzuhalten und aufzuklären.<br />
§ 25 Jahresabschluss<br />
(1) Die Finanzrechnungskonten sind am En<strong>de</strong> <strong>de</strong>s Haushaltsjahres für die Aufstellung <strong>de</strong>s Jahresabschlusses<br />
abzuschließen und <strong>de</strong>r Bestand an Finanzmitteln ist festzustellen. Die Rechnungsperio<strong>de</strong><br />
ist das Kalen<strong>de</strong>rjahr, Abschlussstichtag ist <strong>de</strong>r 31.12. Der Jahresabschluss wird<br />
durch die Finanzbuchhaltung in enger Zusammenarbeit mit <strong>de</strong>r Kämmerei durchgeführt. Für die<br />
durchzuführen<strong>de</strong>n Arbeiten ist jährlich ein Terminplan zu erstellen.<br />
(2) Die Bücher <strong>de</strong>r Zahlstellen (soweit vorhan<strong>de</strong>n) sind am 31.12. abzuschließen. Die Ergebnisse<br />
sind in die Bücher <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung zu übernehmen.<br />
Die Bestän<strong>de</strong> <strong>de</strong>r Einnahmekassen (soweit vorhan<strong>de</strong>n) sind ebenfalls per 31.12. zu ermitteln.<br />
Die Einzahlungen unter Berücksichtigung eventueller Wechselgeldvorschüsse sind zeitnah an<br />
die Finanzbuchhaltung abzuführen.<br />
(3) Zum Abschlussstichtag sind durch die Leitung die Bestän<strong>de</strong> sämtlicher Finanzmittelkonten<br />
formell festzustellen. Sofern noch nicht erfolgt, sind die Bestän<strong>de</strong> zu aktivieren.<br />
(4) Zum Abschlussstichtag ist die Finanzrechnung zu erstellen. Korrekturen von Konten (Löschungen,<br />
Nicht-Übernahmen, Bezeichnungen) sollen zum Abschlussstichtag erfolgen. Die Debitorenkonten<br />
und die Kreditorenkonten sind abzuschließen.<br />
(5) Die For<strong>de</strong>rungen sind gemäß GemHVO-Doppik vorsichtig zu bewerten. Erkenntnisse über<br />
Risiken und Verluste sind im Jahresabschluss zu berücksichtigen, auch dann, wenn diese Erkenntnisse<br />
erst zwischen <strong>de</strong>m Abschlussstichtag und <strong>de</strong>m Tag <strong>de</strong>r Aufstellung <strong>de</strong>s Jahresabschlusses<br />
bekannt wer<strong>de</strong>n. Die Wertberichtigungen aufgrund <strong>de</strong>rartiger Informationen, insbeson<strong>de</strong>re<br />
aus <strong>de</strong>r Vollstreckung, sind nach <strong>de</strong>n Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung zeitnah<br />
zu buchen.<br />
(6) Abgrenzungsbuchungen<br />
Sofern Aufwand o<strong>de</strong>r Ertrag mehreren Rechnungsperio<strong>de</strong>n zuzuordnen sind, wer<strong>de</strong>n Abgrenzungsbuchungen<br />
von <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung vorgenommen.<br />
Die erfor<strong>de</strong>rlichen Informationen sind vom bewirtschaften<strong>de</strong>n Amt zu liefern:<br />
Die Tatbestän<strong>de</strong> „Auszahlung vor Aufwand“ und „Einzahlung vor Ertrag“ sind auf <strong>de</strong>m Buchungsbeleg<br />
mitzuteilen.<br />
Bei „Aufwand vor Auszahlung“ und Ertrag vor Einzahlung ist die Finanzbuchhaltung mit <strong>de</strong>m<br />
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Formular „Buchungsbeleg zur Aufwandsabgrenzung“ zu informieren. Zum späteren Zeitpunkt<br />
<strong>de</strong>r Rechnungserfassung ist die Buchungsnummer <strong>de</strong>r Abgrenzungsbuchung, die von <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung<br />
mitgeteilt wird, auf <strong>de</strong>m Buchungsbeleg zur Rechnungserfassung anzugeben.<br />
(7) Rückstellungen<br />
Rückstellungen wer<strong>de</strong>n durch die bewirtschaften<strong>de</strong>n Ämter ermittelt und beantragt und nach<br />
Genehmigung durch die Kämmerei von <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung gebucht. Das Formular „Buchungsbeleg<br />
zur Bildung einer Rückstellung“ ist zu verwen<strong>de</strong>n.<br />
§ 26 Verwaltung <strong>de</strong>r Geldbestän<strong>de</strong><br />
(1) Die Geldbestän<strong>de</strong> sind einheitlich zu verwalten. Der Barbestand ist stets so niedrig wie möglich<br />
zu halten. Er soll <strong>de</strong>n Betrag von xxx Euro nicht übersteigen.<br />
(2) Die Guthaben bei Geldinstituten auf Konten, die <strong>de</strong>m laufen<strong>de</strong>n Zahlungsverkehr dienen,<br />
sind entsprechend <strong>de</strong>r Wirtschaftlichkeit auf die notwendige Höhe zu beschränken.<br />
(3) Die Leiterin o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>r Leiter <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung wird ermächtigt, bei Geldinstituten Konten<br />
(Giro-, Tagesgeld-, Termingeld- o<strong>de</strong>r Sparkonten) zu eröffnen, zu schließen und Unterschriftsbefugnisse<br />
für diese Konten zu erteilen.<br />
(4) Im Interesse einer wirtschaftlichen Liquiditätsplanung sollen die Konten für <strong>de</strong>n Zahlungsverkehr<br />
auf <strong>de</strong>n für eine zweckmäßige Abwicklung <strong>de</strong>s Zahlungsverkehrs notwendigen Umfang<br />
beschränkt wer<strong>de</strong>n. Dies gilt insbeson<strong>de</strong>re auch für die Errichtung beson<strong>de</strong>rer Konten auf Zahlstellen.<br />
(5) Die bei Geldinstituten unterhaltenen Zahlungsverkehrskonten wer<strong>de</strong>n unter <strong>de</strong>r Bezeichnung<br />
„Finanzbuchhaltung – Gemein<strong>de</strong>“ geführt.<br />
(6) Überweisungsaufträge, Schecks, Abbuchungsaufträge und -vollmachten sind von zwei Beschäftigten<br />
<strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung zu handschriftlich o<strong>de</strong>r durch Signatur zu unterzeichnen.<br />
(7) Sparbücher sind mit folgen<strong>de</strong>m Sperrvermerk zu versehen: „Abhebungen können nur durch<br />
Gutschrift auf ein Girokonto <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung vorgenommen wer<strong>de</strong>n".<br />
§ 27 Verwaltung <strong>de</strong>r Zahlungsmittel<br />
(1) Zahlungsmittel sind Bargeld, Schecks sowie die elektronischen Zahlungsmittel Geldkarte,<br />
Debitkarte und Kreditkarte (siehe Begriffs<strong>de</strong>finitionen in <strong>de</strong>r Anlage).<br />
(2) Zahlungsmittel dürfen nur in <strong>de</strong>n Räumen <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung und nur von <strong>de</strong>n damit<br />
beauftragten Beschäftigten angenommen o<strong>de</strong>r ausgehändigt wer<strong>de</strong>n. Außerhalb dieser Räume<br />
dürfen Zahlungsmittel nur von hierfür von <strong>de</strong>m Bürgermeisterin o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>m Bürgermeister ermächtigten<br />
Personen o<strong>de</strong>r mit Hilfe von Automaten angenommen o<strong>de</strong>r ausgehändigt wer<strong>de</strong>n.<br />
(3) Die Zahlungsabwicklung darf Beschäftigen <strong>de</strong>r Gemein<strong>de</strong> keine Zahlungsmittel zur Weiter-<br />
16
gabe an an<strong>de</strong>re Personen aushändigen, es sei <strong>de</strong>nn, dass die Weitergabe <strong>de</strong>r Zahlungsmittel<br />
zum Dienstauftrag gehört o<strong>de</strong>r die Zahlungsmittel als gesetzliche Vertreterin o<strong>de</strong>r als gesetzlicher<br />
Vertretein o<strong>de</strong>r als Bevollmächtigte o<strong>de</strong>r als Bevollmächtigter in Empfang genommen wer<strong>de</strong>n<br />
können.<br />
(4) Zahlungsmittel, die nicht unmittelbar als Wechselgeld o<strong>de</strong>r zur Auszahlung benötigt wer<strong>de</strong>n,<br />
sowie Zahlungsmittel, die unter die Ablieferungsgrenzen <strong>de</strong>r Dienstanweisung „Zahlungsverkehr<br />
außerhalb <strong>de</strong>r Räume <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung“ fallen, sind unter Angabe <strong>de</strong>s Debitors/Kreditors<br />
im Verwendungszweck auf ein Bankkonto <strong>de</strong>r Gemein<strong>de</strong> einzuzahlen und im Übrigen in Geldo<strong>de</strong>r<br />
Panzerschränken o<strong>de</strong>r an<strong>de</strong>ren sicheren Behältnissen verschlossen aufzubewahren.<br />
Die Finanzbuchhaltung darf Zahlungsmittel, die nicht zum Bestand gehören, nicht im Kassenbehälter<br />
aufbewahren.<br />
(5) Die Beför<strong>de</strong>rung von Zahlungsmitteln (Geldtransporte) ist nur zulässig, wenn alle dafür erfor<strong>de</strong>rlichen<br />
Sicherungsmaßnahmen getroffen sind. Die Bedingungen <strong>de</strong>r für die Diebstahl-, Transport-<br />
und Beraubungsversicherung abgeschlossenen Verträge sind zu beachten.<br />
(6) Die Ämter haben die Finanzbuchhaltung unverzüglich zu unterrichten, wenn mit Ein- o<strong>de</strong>r<br />
Auszahlungen über xxx EUR zu rechnen ist.<br />
(7) Die Zahlgeschäfte sind grundsätzlich unbar abzuwickeln.<br />
(8) Schecks sind unverzüglich als Verrechnungsschecks zu kennzeichnen, wenn sie diesen<br />
Vermerk nicht bereits tragen. Die Nummer <strong>de</strong>s Schecks, die Bankleitzahl <strong>de</strong>s bezogenen Geldinstituts,<br />
die Kontonummer <strong>de</strong>s Ausstellers, <strong>de</strong> Betrag und ein Hinweis, durch <strong>de</strong>n die Verbindung<br />
mit <strong>de</strong>r Buchungsstelle hergestellt wer<strong>de</strong>n kann, sind in ein Schecküberwachungsbuch<br />
einzutragen. Von <strong>de</strong>r Führung <strong>de</strong>s Schecküberwachungsbuches kann abgesehen wer<strong>de</strong>n, wenn<br />
in an<strong>de</strong>rer Weise die Angaben festgehalten wer<strong>de</strong>n und die Einlösung <strong>de</strong>s Schecks überwacht<br />
wird.<br />
(9) Auf Schecks dürfen Geldbeträge nicht bar ausgezahlt wer<strong>de</strong>n.<br />
§ 28 Quittung<br />
(1) Die zur Annahme von Zahlungsmitteln ermächtigten Personen haben über je<strong>de</strong> Einzahlung,<br />
die durch Übergabe von Zahlungsmitteln entrichtet wird und die nicht <strong>de</strong>n Gegenwert für verkaufte<br />
Wertzeichen und geldwerte Drucksachen darstellt, <strong>de</strong>m Einzahler eine Quittung zu erteilen.<br />
Über sonstige Einzahlungen sind nur auf Verlangen Quittungen zu erteilen; dabei ist ggf. <strong>de</strong>r<br />
Zahlungsweg anzugeben.<br />
(2) Bei Beträgen, die durch Automaten vereinnahmt wer<strong>de</strong>n, kann von einer Quittungsleistung<br />
abgesehen wer<strong>de</strong>n. Dies gilt entsprechend, soweit bei Einzahlungen mit EC-Karte o<strong>de</strong>r Kreditkarte<br />
ein Verfahren zur Anwendung kommt, bei <strong>de</strong>m Lastschrifteinzugsermächtigungen erstellt<br />
17
wer<strong>de</strong>n.<br />
(3) Wird die Einzahlung durch Übergabe eines Schecks bewirkt, ist in <strong>de</strong>r Quittung anzugeben:<br />
„Zahlung durch Scheck, Eingang vorbehalten".<br />
(4) Die Finanzbuchhaltung hat für eine ordnungsgemäße Form <strong>de</strong>r Quittungen Sorge zu tragen.<br />
Diese muss <strong>de</strong>n Anfor<strong>de</strong>rungen an einen sicheren Zahlungsverkehr genügen.<br />
(5) Quittungen wer<strong>de</strong>n ohne Angabe eines Vertretungsverhältnisses unterschrieben. Sie dürfen<br />
nur von <strong>de</strong>n Beschäftigten geleistet wer<strong>de</strong>n, <strong>de</strong>ren Name und Unterschrift durch Aushang im<br />
Kassenraum bekannt gemacht wor<strong>de</strong>n sind.<br />
§ 29 Einsatz von Geldkarten, Debitkarten o<strong>de</strong>r Kreditkarten<br />
(1) Die Finanzbuchhaltung darf folgen<strong>de</strong> Einzahlungen mit Geldkarte, Debitkarte und Kreditkarte<br />
annehmen:<br />
.......................................................................................................................................<br />
Über diese Einzahlungen ist täglich ein Tagesprotokoll auszudrucken.<br />
(2) Die Finanzbuchhaltung darf folgen<strong>de</strong> Auszahlungen mit Debitkarte o<strong>de</strong>r Kreditkarte bis zur<br />
Höhe von xxx Euro leisten:<br />
.......................................................................................................................................<br />
Über diese Auszahlungen ist täglich ein Tagesprotokoll auszudrucken.<br />
Die Leiterin o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>r Leiter <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung regelt, welche Beschäftigten <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung<br />
diese Karten verwen<strong>de</strong>n dürfen.<br />
§ 30 Auszahlungen<br />
(1) Die Finanzbuchhaltung hat die Auszahlungen zu <strong>de</strong>n Fälligkeitstagen zu leisten. Sie soll For<strong>de</strong>rungen<br />
<strong>de</strong>r Gemein<strong>de</strong> gegen For<strong>de</strong>rungen <strong>de</strong>r Empfangsberechtigten aufrechnen.<br />
(2) Auszahlungen für Rechnung einer an<strong>de</strong>ren Stelle sollen nur insoweit geleistet wer<strong>de</strong>n, als<br />
Mittel aus Einzahlungen für diese Stelle o<strong>de</strong>r aus <strong>de</strong>ren Bestän<strong>de</strong>n zur Verfügung stehen.<br />
(3) Barauszahlungen dürfen nur gegen Quittung geleistet wer<strong>de</strong>n. An<strong>de</strong>re Nachweise sind zulässig,<br />
wenn <strong>de</strong>r Empfängerin o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>m Empfänger die Ausstellung einer Quittung nicht möglich<br />
ist o<strong>de</strong>r nicht zugemutet wer<strong>de</strong>n kann.<br />
(4) Zur Verhin<strong>de</strong>rung von Doppelzahlungen sind die Zahlungsanordnungen und die Anlagen<br />
sowie die Quittung nach <strong>de</strong>r Zahlung sofort als „bezahlt“ zu kennzeichnen.<br />
(5) Bei unbaren Auszahlungen ist auf <strong>de</strong>m Beleg o<strong>de</strong>r im Hauptbuch o<strong>de</strong>r innerhalb <strong>de</strong>s automatisierten<br />
Verfahrens zu dokumentieren, an welchem Tag und auf welchem Weg die Zahlung veranlasst<br />
wor<strong>de</strong>n ist.<br />
(6) Die Finanzbuchhaltung kann ein Kreditinstitut beauftragen o<strong>de</strong>r eine Empfangsberechtigte<br />
18
o<strong>de</strong>r einen Empfangsberechtigten ermächtigen, For<strong>de</strong>rungen bestimmter Art vom Konto <strong>de</strong>r<br />
Gemein<strong>de</strong> abbuchen zu lassen. Diese darf nur erteilt wer<strong>de</strong>n wenn:<br />
1. zu erwarten ist, dass die o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>r Empfangsberechtigte ordnungsgemäß abrechnet,<br />
2. die For<strong>de</strong>rungen zeitlich und <strong>de</strong>r Höhe nach abzuschätzen sind und<br />
3. gewährleistet ist, dass das Kreditinstitut <strong>de</strong>n abgebuchten Betrag <strong>de</strong>m abführen<strong>de</strong>n Konto<br />
wie<strong>de</strong>r gutschreibt, wenn in <strong>de</strong>r gesetzlichen Frist <strong>de</strong>r Abbuchung wi<strong>de</strong>rsprochen wird.<br />
§ 31 Stundung, Nie<strong>de</strong>rschlagung und Erlass<br />
(1) Stundung, Nie<strong>de</strong>rschlagung und Erlass von Ansprüchen <strong>de</strong>r Gemein<strong>de</strong> sind in <strong>de</strong>r „Dienstanweisung<br />
über Stundung, Nie<strong>de</strong>rschlagung und Erlass von Ansprüchen“ o<strong>de</strong>r in <strong>de</strong>r Hauptsatzung<br />
geregelt.<br />
(2) Ist die Finanzbuchhaltung nicht für die Stundung, Nie<strong>de</strong>rschlagung o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>r Vorbereitung<br />
<strong>de</strong>s Erlasses zuständig, hat die zuständige Dienststelle eine entsprechen<strong>de</strong> Maßnahme nur im<br />
Benehmen mit <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung zu treffen.<br />
(3) Die Finanzbuchhaltung darf Stundungen und Ratenzahlungen bis zur Höhe von …. Euro bis<br />
zu einer Dauer von 12 Monaten gewähren.<br />
(4) Die o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>r Verantwortliche für die Finanzbuchhaltung ist ermächtigt, auf die Einziehung<br />
von Kleinbeträgen nach § 28 Abs. 4 GemHVO-Doppik zu verzichten.<br />
§ 32 Liquiditätsplanung<br />
(1) Die Liquiditätsplanung ist so vorzunehmen, dass die für Auszahlungen erfor<strong>de</strong>rlichen Geldbestän<strong>de</strong><br />
rechtzeitig verfügbar sind.<br />
(2) Vorübergehend nicht benötigte Finanzmittel sind so anzulegen, dass sie bei Bedarf verfügbar<br />
sind.<br />
(3) Zur Abwendung von Liquiditätsengpässen können vorübergehend Kassenkredite im Rahmen<br />
<strong>de</strong>r Ermächtigung durch die Haushaltssatzung aufgenommen wer<strong>de</strong>n.<br />
§ 33 Durchlaufen<strong>de</strong> Finanzmittel und haushaltsfrem<strong>de</strong> Vorgänge<br />
(1) Durchlaufen<strong>de</strong> Finanzmittel und haushaltsfrem<strong>de</strong> Vorgänge sind geson<strong>de</strong>rten Nachweisen<br />
zu führen. Die Anlage und Pflege <strong>de</strong>r geson<strong>de</strong>rten Nachweise erfolgt durch die Finanzbuchhaltung.<br />
Die Kämmerei ist zu unterrichten.<br />
(2) Einzahlungen, die keinem Debitor zugeordnet wer<strong>de</strong>n können (Verwahrungen), sind als<br />
sonstige Verbindlichkeit zu buchen. Wenn erfor<strong>de</strong>rlich, sind entsprechen<strong>de</strong> Unterkonten einzurichten<br />
(z.B. für irrtümliche Zahlungen, frem<strong>de</strong> Vollstreckungen, durchlaufen<strong>de</strong> Gel<strong>de</strong>rn Verwahrungen<br />
für Dritte).<br />
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(3) Auszahlungen an Kreditoren für Dritte (Vorschüsse) sind als sonstige For<strong>de</strong>rungen zu buchen.<br />
Wenn erfor<strong>de</strong>rlich, sind entsprechen<strong>de</strong> Unterkonten (z.B. Sozialhilfe, Wohngeld) einzurichten.<br />
§ 34 Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenstän<strong>de</strong>n<br />
(1) Wertgegenstän<strong>de</strong> sind von <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung zu verwahren, sofern sie nicht einem<br />
Kreditinstitut gegen Depotschein übergeben wur<strong>de</strong>n.<br />
(2) Für Einlieferungen und Auslieferungen sind schriftliche Anordnungen erfor<strong>de</strong>rlich. Das gilt<br />
nicht für Sparbücher, die <strong>de</strong>n Banken und Sparkassen zur Eintragung <strong>de</strong>r Bestandsverän<strong>de</strong>rungen<br />
vorgelegt wer<strong>de</strong>n.<br />
(3) Wertgegenstän<strong>de</strong> müssen genau bezeichnet und gekennzeichnet sein. Bei beson<strong>de</strong>rem<br />
Wert (Speziesstücke) müssen sie bei <strong>de</strong>r Einlieferung von <strong>de</strong>r Einlieferin o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>m Einlieferer in<br />
Gegenwart einer o<strong>de</strong>r eines Beschäftigten <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung ordnungsgemäß verpackt und<br />
versiegelt wer<strong>de</strong>n. Die Annahme sonstiger verschlossener Umschläge, Pakete o<strong>de</strong>r Behälter ist<br />
abzulehnen. Wertpapieren sind Nummernverzeichnisse beizufügen.<br />
(4) Der Einlieferin o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>m Einlieferer ist eine Hinterlegungsbescheinigung auszustellen, aus<br />
<strong>de</strong>r hervorgehen muss:<br />
1. Name <strong>de</strong>r Einlieferin o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>s Einlieferers,<br />
2. Art und Stückzahl <strong>de</strong>r Gegenstän<strong>de</strong> (bei Wertpapieren und Wertzeichen auch <strong>de</strong>r Nominalwert),<br />
3. Zweck <strong>de</strong>r Hinterlegung usw. (Sicherheitsleistung, Pfandstück, Stiftungswert und dgl.),<br />
und<br />
4. Ort und Datum.<br />
(5) Wertgegenstän<strong>de</strong> dürfen nur gegen Rückgabe <strong>de</strong>r Hinterlegungsbescheinigung und gegen<br />
Empfangsbestätigung ausgeliefert wer<strong>de</strong>n. Die Hinterlegungsbescheinigung ist <strong>de</strong>m Kassenbeleg<br />
beizufügen.<br />
(6) Die Ein- und Auslieferung <strong>de</strong>r Wertgegenstän<strong>de</strong> ist im dafür eingerichteten Buch zu buchen.<br />
Die Buchung richtet sich nach einem Glie<strong>de</strong>rungsplan, <strong>de</strong>r zumin<strong>de</strong>st eigene und frem<strong>de</strong> Werte<br />
unterschei<strong>de</strong>n muss. Wertpapiere und Urkun<strong>de</strong>n über Kapitalbeträge sind mit ihrem Nominalwert,<br />
Wertzeichen (Gebührenmarken und dgl.) laut beson<strong>de</strong>rem Bestandsverzeichnis, alle übrigen<br />
Gegenstän<strong>de</strong> nach Stückzahl zu buchen. Die Einlieferungswerte bleiben bis zur Auslieferung<br />
unverän<strong>de</strong>rt.<br />
(7) Wertgegenstän<strong>de</strong> sind, soweit sie bei <strong>de</strong>n Dienststellen <strong>de</strong>r Verwaltung eingehen, unverzüglich<br />
von <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung zu übernehmen. Sie prüft die Beschaffenheit <strong>de</strong>r Gegenstän<strong>de</strong>,<br />
nicht aber die Echtheit <strong>de</strong>r Wertpapiere, Wertstücke, Wertzeichen und Urkun<strong>de</strong>n. In <strong>de</strong>r Hinter-<br />
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legungsbescheinigung ist darauf hinzuweisen.<br />
(8) Soweit die Wertpapiere <strong>de</strong>r Auslosung o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>r Kündigung unterliegen o<strong>de</strong>r mit Zins- und<br />
Gewinnanteilscheinen versehen sind, sind sie <strong>de</strong>r ..... (Geldinstitut) zur bankmäßigen Verwaltung<br />
zu übergeben.<br />
(9) Die Verwaltung <strong>de</strong>r Wertgegenstän<strong>de</strong> wird von <strong>de</strong>r o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>m Verantwortlichen für die Finanzbuchhaltung<br />
überwacht. Einlieferungs- und Auslieferungsanordnungen ohne Feststellungsvermerk<br />
sind von <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung zurückzuweisen.<br />
§ 35 Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen<br />
(1) Die Bücher, Unterlagen über die Inventur, die Jahresabschlüsse, die dazu ergangenen Anweisungen<br />
und Organisationsregelungen, die Buchungsbelege und die Unterlagen über <strong>de</strong>n<br />
Zahlungsverkehr sowie die Eröffnungsbilanz sind geordnet und sicher aufzubewahren.<br />
(2) Die Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz sind dauernd aufzubewahren.<br />
Die Bücher, die Belege und die sonstigen Unterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren. Die Fristen<br />
beginnen am 1. Januar <strong>de</strong>s <strong>de</strong>r Beschlussfassung <strong>de</strong>s Rates über die Feststellung <strong>de</strong>s Jahresabschlusses<br />
folgen<strong>de</strong>n Haushaltsjahres.<br />
(3) Bei <strong>de</strong>r Archivierung <strong>de</strong>r Bücher, <strong>de</strong>r Belege und <strong>de</strong>r sonst erfor<strong>de</strong>rlichen Aufzeichnungen<br />
auf Datenträger o<strong>de</strong>r Bildträger muss insbeson<strong>de</strong>re sichergestellt sein, dass <strong>de</strong>r Inhalt <strong>de</strong>r Daten-<br />
o<strong>de</strong>r Bildträger mit <strong>de</strong>n Originalen übereinstimmt, während <strong>de</strong>r Dauer <strong>de</strong>r Aufbewahrungsfrist<br />
verfügbar und maschinell auswertbar ist und je<strong>de</strong>rzeit innerhalb einer angemessenen Frist<br />
lesbar gemacht wer<strong>de</strong>n kann.<br />
§ 36 Aufsicht und Prüfungen <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung<br />
(1) Die Aufsicht über die Finanzbuchhaltung führt ..... (z.B. <strong>de</strong>r Bürgermeister, Leiterin o<strong>de</strong>r Leiter<br />
<strong>de</strong>s Amtes .....(Aufsichtsbeamtin o<strong>de</strong>r Aufsichtsbeamter).<br />
Die Aufsichtsbeamtin o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>r Aufsichtsbeamte über die Finanzbuchhaltung hat durch Kontrollen<br />
sicherzustellen, dass die internen Festlegungen zur Buchführung und <strong>de</strong>s Zahlungsverkehrs<br />
beachtet wer<strong>de</strong>n.<br />
(2) Die Prüfung <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung wird von <strong>de</strong>r Aufsichtsbeamtin o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>m Aufsichtsbeamten<br />
für <strong>de</strong>n Finanzbuchhaltung o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>m Rechnungsprüfungsamt nach <strong>de</strong>r Rechnungsprüfungsordnung<br />
ausgeführt.<br />
(3) Die Finanzbuchhaltung ist min<strong>de</strong>stens einmal jährlich unvermutet zu prüfen. Bei je<strong>de</strong>r ihrer<br />
Zahlstellen und <strong>de</strong>n gewährten Handvorschüssen ist min<strong>de</strong>stens in je<strong>de</strong>m zweiten Jahr eine<br />
unvermutete Prüfung vorzunehmen.<br />
Beim Ausschei<strong>de</strong>n <strong>de</strong>r o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>s Verantwortlichen für die Finanzbuchhaltung ist eine Prüfung<br />
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vorzunehmen.<br />
§ 37 Inhalt <strong>de</strong>r Prüfungen und Prüfungsbericht<br />
(1) Es ist folgen<strong>de</strong>s festzustellen:<br />
1. ob <strong>de</strong>r Saldo <strong>de</strong>r Finanzrechnungskonten mit <strong>de</strong>m Ist-Bestand an Finanzmitteln<br />
übereinstimmt,<br />
2. <strong>de</strong>r Zahlungsverkehr ordnungsgemäß abgewickelt wird, insbeson<strong>de</strong>re die Einzahlungen<br />
und Auszahlungen rechtzeitig und vollständig eingezogen o<strong>de</strong>r geleistet und haushaltsfrem<strong>de</strong><br />
Vorgänge und durchlaufen<strong>de</strong> Finanzmittel unverzüglich abgewickelt wer<strong>de</strong>n,<br />
3. die Bücher ordnungsgemäß geführt wer<strong>de</strong>n, insbeson<strong>de</strong>re die Eintragungen im Hauptbuch<br />
<strong>de</strong>nen im Zeitbuch entsprechen,<br />
4. die erfor<strong>de</strong>rlichen Belege vorhan<strong>de</strong>n sind und nach Form und Inhalt <strong>de</strong>n Vorschriften entsprechen,<br />
5. <strong>de</strong>r tägliche Bestand an Bargeld und auf <strong>de</strong>n für <strong>de</strong>n Zahlungsverkehr bei Kreditinstituten<br />
errichteten Konten <strong>de</strong>n notwendigen Umfang nicht überschreitet,<br />
6. die verwahrten Wertgegenstän<strong>de</strong> und an<strong>de</strong>ren Gegenstän<strong>de</strong> vorhan<strong>de</strong>n sind und<br />
7. im Übrigen die Geschäfte <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung ordnungsmäßig und wirtschaftlich erledigt<br />
wer<strong>de</strong>n.<br />
(2) Bei frem<strong>de</strong>n Kassengeschäften kann von <strong>de</strong>r Prüfung von abgesehen wer<strong>de</strong>n, wenn die<br />
Kassengeschäfte durch eine an<strong>de</strong>re Stelle geprüft wer<strong>de</strong>n.<br />
(3) Die Prüfung umfasst <strong>de</strong>n Zeitraum seit <strong>de</strong>r letzten Prüfung. Die Bücher und Belege einer<br />
abgeschlossenen Jahresrechnung können von <strong>de</strong>r Prüfung ausgenommen wer<strong>de</strong>n.<br />
(4) Über je<strong>de</strong> Prüfung ist ein Prüfungsbericht zu fertigen. Der Prüfungsbericht muss die Art und<br />
<strong>de</strong>n Umfang <strong>de</strong>r Prüfung angeben sowie die wesentlichen Feststellungen <strong>de</strong>r Prüfung und etwaige<br />
Erklärungen von Beschäftigten <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung hierzu enthalten.<br />
(5) Dem Prüfungsbericht über eine Kassenprüfung ist <strong>de</strong>r Kontenbestandsnachweis beizufügen,<br />
<strong>de</strong>r von <strong>de</strong>r o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>m Verantwortlichen für die Finanzbuchhaltung zu unterschreiben ist und von<br />
einem weiteren Beschäftigten <strong>de</strong>r Finanzbuchhaltung unterschrieben wer<strong>de</strong>n soll.<br />
(6) Unwesentliche Beanstandungen sind nach Möglichkeit im Verlauf <strong>de</strong>r Prüfung auszuräumen;<br />
von ihrer Aufnahme in <strong>de</strong>n Prüfungsbericht soll abgesehen wer<strong>de</strong>n. Ergibt die Prüfung wesentliche<br />
Beanstandungen, hat <strong>de</strong>r Bürgermeisterin o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>r Bürgermeister die erfor<strong>de</strong>rlichen Maßnahmen<br />
zu ergreifen.<br />
§ 38 Begriffs<strong>de</strong>finitionen zu § 27 dieser Dienstanweisung<br />
Geldkarten:<br />
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Chip, <strong>de</strong>r sich auf <strong>de</strong>r EC-Karte bzw. Sparkassenkarte befin<strong>de</strong>t, wird mit „Geld“ bela<strong>de</strong>n. Beim<br />
Zahlungsvorgang wird <strong>de</strong>r Betrag von <strong>de</strong>r Karte abgebucht und im Geldkartenterminal gespeichert.<br />
Die gespeicherten Zahlungsvorgänge wer<strong>de</strong>n über ein Mo<strong>de</strong>m an eine Clearingstelle ü-<br />
bertragen. Von dort wird das Geld auf das Konto <strong>de</strong>s Gläubigers überwiesen. Die Gutschrift erfolgt<br />
ca. 2 Tage nach Übertragung <strong>de</strong>r Daten zur Clearingstelle.<br />
Debitkarten:<br />
Zahlung mittels Karte und Eingabe <strong>de</strong>r entsprechen<strong>de</strong>n Geheimnummer. Es erfolgt eine Autorisierung<br />
über Telefon. Hier erfolgt eine automatische Prüfung. Anschließend wird <strong>de</strong>r Betrag vom<br />
Konto <strong>de</strong>s Schuldners direkt abgebucht. Die Beträge wer<strong>de</strong>n an eine zentrale Abwicklungsstelle<br />
für Zahlungen mit electronic cash per Mo<strong>de</strong>m übermittelt. Von dort wer<strong>de</strong>n die Zahlungseingänge<br />
auf das Konto <strong>de</strong>s Gläubigers überwiesen. Hier besteht eine Zahlungsgarantie, da <strong>de</strong>r Kun<strong>de</strong><br />
<strong>de</strong>n Betrag nicht zurückfor<strong>de</strong>rn kann.<br />
Kreditkarten:<br />
Bankzahlungskarte, durch die <strong>de</strong>r Karteninhaber weltweit durch Unterzeichnung eines Leistungsbeleges<br />
bargeldlos bezahlen kann. Konto <strong>de</strong>s Zahlungsempfängers wird nicht sofort bei<br />
Zahlung belastet.<br />
§ 39 Inkrafttreten<br />
Diese Dienstanweisung tritt am 1. Januar 2008 in Kraft.<br />
Ort, Datum<br />
Bürgermeisterin o<strong>de</strong>r Bürgermeister<br />
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