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Öko? – Logisch! Im Laufe eines jeden Jahres wird dem Einen oder Anderen bewusst, wie kostenintensiv doch der tägliche Büroalltag ist. Nicht ohne Grund ist daher seit Jahren die Diskussion um ökologisches Wirtschaften und ökonomisches Arbeiten in aller Munde. Für Immobilienverwalter stellt sich meist die Frage, wie sie im Sinne der Eigentümergemeinschaften sparsam arbeiten können. Weniger Geld für mehr Leistung und beste Ergebnisse bei kleinem Aufwand sind da nur einige Gedanken, die mitwirken. Im Sinne der Eigentümergemeinschaft zu wirtschaften und die Kosten der Eigentümer gering zu halten sind erstrebenswerte Ziele. Die Bestätigung durch den Kunden zeigt sich spätestens während der Abrechnungszeit. Dann fällt auf, wer sich bemüht, unnötige Kosten zu sparen oder effektive Alternativen den herkömmlichen Methoden vorzuziehen. Ein gutes Beispiel bietet Dr. Guido Marx aus Bonn mit seinen ausgezeichneten Projekten im Rahmen des ökologischen Wirtschaftens. Dr. Marx erhielt bereits 2009 den Bonner Energieeffizienzpreis für die Errichtung einer thermischen Solaranlage zur Warmwassererzeugung auf dem Dach einer Eigentümergemeinschaft mit 122 Wohnungen. „Über einen Hochleistungswärmetauscher wird immer nur so viel Warmwasser produziert, wie von den Bewohnern zur selben Zeit verbraucht wird“, kommentiert Dr. Marx die Leistung der Solaranlage. Insgesamt konnte eine Reduzierung der fossilen Brennstoffe bei der Warmwassererzeugung von mehr als 30.000 Liter Heizöl erzielt werden. Hinzu kommt die verbesserte Wärmedämmung auf dem Dach, die die Heizkosten um circa 40.000 Euro jährlich senkte. Auch bei HausPerfekt wird ökologisches Handeln groß geschrieben. Nachhaltigkeit und Kostensenkung sind auch für uns Ziele, die es zeitnah zu erreichen gilt. Wie lässt sich aber mit Software ökologisch wirtschaften? 2 Aufgefallen sind uns im durchschnittlichen Büroalltag einer Immobilienverwaltung der Papierverbrauch und die Kosten für Post- und Briefsendungen. Dabei stellte sich zwangsläufig die Frage: Sind der hohe Papierverbrauch und die enormen Portokosten wirklich notwendig? Die Antwort lautet schlicht: NEIN. Portokosten sind im Zeitalter von E-Mail und Internet im eigenverantwortlichen Interesse gering zu halten. Die meisten professionellen Immobilienverwalter überlegen bereits seit Jahren, wie der Papierberg umgangen und die Portokosten auf ein Mindestmaß gedrosselt werden können. Die Antwort als Komplettlösung bietet ihnen jetzt HausPerfekt „Projekt Genesis“. BEISPIEL: Hintergrund ist die Erstellung einer Abrechnung gemäß BGH, Urteil v. 4.12.2009, V ZR 44/09, veröffentlicht am 16.2.2010. Dazu der Brief eines Verwalters: „Wir haben anlässlich der Abrechnung einer Wohnanlage mal ein paar Zahlen zusammengestellt: Es sind abzurechnen: 364 Einheiten Eine Abrechnung besteht aus 26 Seiten (sieben Seiten Abrechnung, vier Seiten Rücklage, 11 Seiten Querliste, drei Seiten Geldbestand, eine Seite HNDL) Kontrollblatt 144 Seiten Abrechnungsergebnisse 73 Seiten Vermögensstatus neun Seiten Somit ergibt dies alles zusammengerechnet 18790 Seiten zum Drucken – Das ergibt 11024 Blatt Papier (wegen Duplex-Druck) Dazu kommt jetzt noch die Einladung zur Versammlung und der Ausdruck des Wirtschaftsplanes.“ Vor diesem Hintergrund muss darüber nachgedacht werden, wie eine professionelle Verwaltung zukünftig mit der „Zustellung von Dokumenten“ umgehen wird. Dabei ist zu bemerken, dass die Quote derjenigen, die erwarten, dass man via E-Mail mit ihnen kommuniziert, immer größer wird. HausPerfekt Intelligente Software für die Wohnungswirtschaft ®
Als Ergebnis dieser Überlegungen wurde HausPerfekt dahingehend weiterentwickelt, dass der Kunde des Verwalters, also der Eigentümer, Mieter oder Investor und die Zulieferer, Dienstleister usw. zukünftig bestimmen können, auf welche Art und Weise Dokumente zu ihnen gelangen. Der Verwalter schreibt seine „Kunden“ und Geschäftspartner an, führt gegebenenfalls einen WEG-Beschluss herbei und lässt sich darüber informieren, welches Dokument in Zukunft auf welche Art und Weise versandt werden soll. Dies hinterlegt er dann einfach beim jeweiligen Adressaten in HausPerfekt. HausPerfekt merkt sich diese Information und wird sich zukünftig entsprechend der Vorgaben, die hier getroffen wurden, verhalten und dem einen Eigentümer die Abrechnung, wie in der Vergangenheit per Post, vielen anderen Eigentümern die Abrechnung jedoch via modernem E-Mailversand zustellen. Gleichzeitig kann der Verwalter an dieser Stelle festhalten, ob ein Kunde wünscht, 3 dass auch andere Personen bestimmte Dokumente automatisch erhalten, wie z.B. die anderen Beteiligten einer Erbengemeinschaft usw. Natürlich kommt HausPerfekt damit zurecht, dass mehrere Dokumententypen, wie z.B. eine Abrechnung, ein Wirtschaftsplan, eine Einladung zur Versammlung zunächst ordentlich sortiert und dann erst versendet werden. Deshalb ist es für uns logisch, nachhaltig zu wirtschaften und unsere Arbeitsweisen ständig zu optimieren. HausPerfekt-Kunden und deren Eigentümergemeinschaften und Geschäftspartner profitieren von der HausPerfekt-Portooptimierung. Sprechen Sie uns an und informieren Sie sich über Portokostenoptimierung in HausPerfekt „Projekt Genesis“. Anke Angerhausen steht Ihnen gern zur Seite. Telefon: 02151 - 53706-28 oder anke.angerhausen@hausperfekt.de. Deniz Bolten, HausPerfekt GmbH & Co. KG HausPerfekt Intelligente Software für die Wohnungswirtschaft ®
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