Ausgabe 2 / 2012 Sonderheft Prozessindustrie - technik + EINKAUF
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Einkaufs-Praxis Zunahme von Geschäftsreisen bedingt gestraffte Prozesse Reisekosten mit transparenten Buchungsprozessen optimieren 2010 Gesamt: 43.5 Mrd € 2011 Gesamt: 44,8 Mrd € 11,2 Mrd. € 28 % 11,2 Mrd. € 28 % 11,2 Mrd. € 25 % 11,2 Mrd. € 28 % 11,2 Mrd. € 28 % 11,2 Mrd. € 28 % 3,3 Mrd. € 7,5 % 11,2 Mrd. € 28 % 12,2 Mrd. € 27 % 8,4 Mrd. € 19 % 4,5 Mrd. € 10% 5,1 Mrd. € 11,5 % Flug Bahn Mietwagen Übernachtung Verpflegung Sonstige Kosten Die Gesamtkosten für Geschäftsreisen nach Kostenbereichen aufgeteilt. Für 2012 sind die Kosten nochmals um 7,4 Prozent gestiegen. Trotz erhöhter Kosten und Rezessionsängste sind deutsche Unternehmen so viel unterwegs wie noch nie. Angesichts des wirtschaftlichen Drucks muss das Travel-Management jedoch immer professioneller betrieben werden. Die Globalisierung unserer Geschäftswelt führt dazu, dass Mitarbeiter heutzutage häufiger Reisen müssen. Laut der aktuellen Studie des Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) hat sich der Reisemarkt analog zur gesamtwirtschaftlichen Entwicklung mit einer Steigerung um 7,4 Prozent in 2011 entwickelt. 8,8 Millionen Geschäftsreisende waren per Bahn, per Flugzeug oder per Auto im letzten Jahr unterwegs. Dabei fanden zwei von drei Reisen innnerhalb Deutschlands statt, so dass die Ausgaben hauptsächlich im Inland blieben. Betriebe mit 10 bis 250 Mitarbeitern (KMU) generierten laut VDR dabei das höchste Reisevolumen. Eine ähnliche Aussage trifft die Studie ‚Internationel Travel Management 2012‘ des Firmenkreditkartenanbieters Airplus. Demnach geht die Mehrheit der Travel Manager (53 %) davon aus, dass sich die Reisehäufigkeit in ihren Unternehmen in den kommenden zwölf Monaten nicht verändert. Lediglich 11 % gehen von einem Rückgang, und mehr als drei Mal so viele (35 %) von einer Zunahme aus. Als größtes europäisches Exportland haben sich die Deutschen daran gewöhnt, dass ihre Mitarbeiter reisen müssen. „Wenn die Unternehmen jedoch mehr als je zuvor reisen, müssen sie auch ihre Kosten effizienter verwalten“, betont Micheal Fürer, Director Sales Germany bei Airplus. „Jedoch ist die Zahl derer, die die allgemein als Best Practices im Travel Management erachteten Grundsätze einführen, nicht so stark gestiegen wie in früheren Jahren.“ Die Vorsicht im Umgang mit Mobilität und Kosten bleibt also, ebenso wie die Zielvorgabe die Reisekosten zu senken. Steigende Reisezahlen und steigende Reisepreise verlangen vom Einkäufer von Travelleistungen erhöhte Professionalität im Einkauf der Leistungen. Das Thema Kostenkontrolle von Reiseleistungen ist längst in den Führungsetagen angekommen und als eines der obersten strategischen Ziele angegeben. Doch nur wenige nutzen bisher Kostenanalysetools. So leiden gerade die so stark reisenden kleinen und mittelständischen Unternehmen ohne die großen Volumina oft unter Kostenexplosionen. Nach Einführung der ‚Nullprovision‘ zahlten sie deutlich höhere Service-Entgelte an Reisebüros als größere Firmen. Doch solche Schwächen wären leicht zu beheben, wenn nicht oftmals auf preiswerte Software für die Reisekostenabrechnung verzichtet werden würde. Um die strategischen Ziele halten zu können, ist ein aktives Reisemanagement unerlässlich. 74 % der deutschen Unternehmen analysieren ihre Reiseausgaben, was im Umkehrschluss bedeutet, dass ein Viertel aller Unternehmen in Deutschland eine wichtige Gelegenheit verstreichen lässt, durch mehr Fakten bessere Kontrolle zu erzielen. Zahlreiche Maßnahmen können eingesetzt werden, um Kosten im Bereich der Mobilität zu reduzieren. Dazu gehören Preisvergleiche, die Suche nach Rabatten und Sondertarifen, aber auch die strikte Einhaltung von Reisebudgets. Rabatte bei Airlines, Hotelketten und Autovermietungen Angesichts der Tatsache, dass die meisten deutschen Unternehmen für 2012 von einem höheren Reisevolumen ausgehen, ist es verständlich, dass vermehrt Vorzugsraten ausgehandelt werden. Bei Hotels, Autovermietungen und Veranstaltungen ist dieser Weg erfolgreich, doch Sondertarife bei Flugtickets sind immer seltener. „Einige Fluggesellschaften ließen verlauten, dass sie beim Aushandeln von Vorzugsraten zurückhaltender geworden sind, da die Reisenden seltener auf bevorzugte Leistungsträger zurückgreifen“, so Fürer. „Laut den Airlines geht dieser Trend auf die verstärkte Konsumorientierung auch bei Geschäftsreisen zurück.“ Nach dieser Theorie führt die wachsende Konsumorientierung dazu, dass Reisende ihre Tickets individuell kaufen und so den 26 technik+EINKAUF · Prozessindustrie 02 2012
Bild: lightpoet - Fotolia.com besten Deal des Tages erhalten, anstatt bei der bevorzugten Airline zu buchen, wenn diese über das gesamte Jahr gesehen die günstigsten Preise bietet. Bei den mit Airlines ausgehandelten Firmentarifen sinkt jedoch nicht nur die Anzahl, sondern auch die Höhe. In diesem Jahr lag der durchschnittliche Rabatt für Flugtickets bei 15 %, ein Rückgang von konstanten 18 bis 19 % in den letzten drei Jahren. Die Durchschnittsrabatte für Hotelübernachtungen und Autovermietungen liegen ungefähr auf dem gleichen Niveau und sind auch in diesem Jahr gesunken. Unternehmen müssen eigene Reiserichtlinien überprüfen Da Firmenrabatte nur spärliche zusätzliche Möglichkeiten zur Kosteneinsparung bieten, sollte das Hauptaugenmerk auf die Verbesserung der internen Prozesse gelegt werden. Ausgangspunkt der Bestandsaufnahme ist die bestehende Reiserichtlinie. Die enthält nicht nur eine Menge an Regeln, an die sich Reisende halten müssen, sondern lässt auch Rückschlüsse auf Buchungsverhalten und Kommunikation im Unternehmen zu. Aus diesen Informationen werden unterschiedliche Szenarien abgeleitet, die als Entscheidungsgrundlage für Veränderungen dienen. In Matrix-Form wird aufgezeigt, wie sich die Gesamtkosten verringern, wenn bestimmte Bedingungen verändert werden – etwa eine Beschränkung der Business-Class-Erlaubnis auf Flüge ab acht Stunden, ein generelles Umsteigen auf die zweite Bahn-Klasse oder die Verpflichtung auf bestimmte Vertragspartner. Da hier ein großer Stellhebel zur Kontrolle der Reiseausgaben liegt, haben in Deutschland laut der Umfrage von Airplus 83 % der Unternehmen eigene umfassende Reiserichtlinien festgelegt. Und dies trotz der Entwicklung, dass Geschäftsreisende dank der Einflüsse sozialer Netzwerke und mobiler Technologien sehr viel eigenständiger geworden sind und oftmals am Travelmanager oder Reiseeinkäufer vorbei buchen. Was die Verschlankung der Prozesse angeht, müssen vor allem Buchungen und Bestellungen unter die Lupe genommen werden. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist dieser Vorgang häufig stark fragmentiert. FAZIT Die Anzahl der Geschäftsreisen steigt stetig, die Preise für Busse, Bahn und Flugzeug auch. An den Hotelrabatten kann auch nicht mehr viel gedreht werden, also müssen Unternehmen vor allem in der Planung und bei internen Prozessen nach Sparmöglichkeiten suchen. Eine Aufgabe, die nur mit transparenten Prozessen und straffen Regeln geschafft werden kann. Und das wird nicht allen Reisenden passen. ki
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besten Deal des Tages erhalten, anstatt<br />
bei der bevorzugten Airline zu buchen,<br />
wenn diese über das gesamte Jahr gesehen<br />
die günstigsten Preise bietet.<br />
Bei den mit Airlines ausgehandelten Firmentarifen<br />
sinkt jedoch nicht nur die Anzahl,<br />
sondern auch die Höhe. In diesem<br />
Jahr lag der durchschnittliche Rabatt für<br />
Flugtickets bei 15 %, ein Rückgang von<br />
konstanten 18 bis 19 % in den letzten drei<br />
Jahren. Die Durchschnittsrabatte für Hotelübernachtungen<br />
und Autovermietungen<br />
liegen ungefähr auf dem gleichen<br />
Niveau und sind auch in diesem Jahr gesunken.<br />
Unternehmen müssen eigene<br />
Reiserichtlinien überprüfen<br />
Da Firmenrabatte nur spärliche zusätzliche<br />
Möglichkeiten zur Kosteneinsparung<br />
bieten, sollte das Hauptaugenmerk<br />
auf die Verbesserung der internen Prozesse<br />
gelegt werden. Ausgangspunkt der Bestandsaufnahme<br />
ist die bestehende Reiserichtlinie.<br />
Die enthält nicht nur eine Menge<br />
an Regeln, an die sich Reisende halten<br />
müssen, sondern lässt auch Rückschlüsse<br />
auf Buchungsverhalten und Kommunikation<br />
im Unternehmen zu. Aus diesen<br />
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Szenarien abgeleitet, die als Entscheidungsgrundlage<br />
für Veränderungen dienen.<br />
In Matrix-Form wird aufgezeigt,<br />
wie sich die Gesamtkosten verringern,<br />
wenn bestimmte Bedingungen verändert<br />
werden – etwa eine Beschränkung<br />
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ab acht Stunden, ein generelles Umsteigen<br />
auf die zweite Bahn-Klasse oder die<br />
Verpflichtung auf bestimmte Vertragspartner.<br />
Da hier ein großer Stellhebel zur Kontrolle<br />
der Reiseausgaben liegt, haben in<br />
Deutschland laut der Umfrage von Airplus<br />
83 % der Unternehmen eigene umfassende<br />
Reiserichtlinien festgelegt. Und<br />
dies trotz der Entwicklung, dass Geschäftsreisende<br />
dank der Einflüsse sozialer<br />
Netzwerke und mobiler Technologien<br />
sehr viel eigenständiger geworden sind<br />
und oftmals am Travelmanager oder Reiseeinkäufer<br />
vorbei buchen. Was die Verschlankung<br />
der Prozesse angeht, müssen<br />
vor allem Buchungen und Bestellungen<br />
unter die Lupe genommen werden. Gerade<br />
in kleinen und mittelständischen Unternehmen<br />
ist dieser Vorgang häufig stark<br />
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FAZIT<br />
Die Anzahl der Geschäftsreisen steigt stetig,<br />
die Preise für Busse, Bahn und Flugzeug<br />
auch. An den Hotelrabatten kann<br />
auch nicht mehr viel gedreht werden, also<br />
müssen Unternehmen vor allem in der<br />
Planung und bei internen Prozessen nach<br />
Sparmöglichkeiten suchen. Eine Aufgabe,<br />
die nur mit transparenten Prozessen<br />
und straffen Regeln geschafft werden<br />
kann. Und das wird nicht allen Reisenden<br />
passen.<br />
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