Eine 5-Stufen-Methode zur Vorgehensplanung

Eine 5-Stufen-Methode zur
Vorgehensplanung
Das Material wurde entnommen aus [1] und [2].
Zur Definition des Projekts wird ein schriftlicher Vorgehensplan erstellt. Ein Projekt kann
nur sinnvoll geplant werden, wenn dabei zielgerichtet vorgegangen wird. Zielgerichtet
bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Inhalte des Vorgehensplans aus der Zielsetzung,
die mit dem Projekt erreicht werden soll, abgeleitet werden und dass im Projektverlauf
kontinuierlich geprüft wird, ob diese Ziele noch erreichbar sind. Verfehlt eine
Vorgehensplanung diese Zielsetzung, können Ergebnisse häufig nur eingeschränkt oder
überhaupt nicht verwendet werden. Dies führt zu zusätzlichen Arbeiten, unter Umständen
sogar zu einer erneuten Initiierung des gesamten Projekts.
Mit der 5-Stufen-Methode zur Vorgehensplanung können Vorgehenspläne erstellt werden,
in denen folgende Aspekte enthalten sind:
1. der Gegenstand, um den es in dem Projekt gehen soll, und die Motivation, die ein
solches Projekt notwendig erscheinen lässt,
2. die Problemstellung,
3. die Zielsetzung des Projekts,
4. die Frage- bzw. Aufgabenstellung und
5. die Arbeitspakete und Prüfsteine.
Einleitung
In einer Einleitung werden Aussagen getroffen über Randbedingungen gesetzlicher, organisatorischer,
personeller und finanzieller Art. Gesetze und Verordnungen müssen erwähnt
werden, wenn sie im Verlauf des Projekts berührt werden und ihre Einhaltung gewährleistet
werden muss, z.B. Datenschutzgesetze. Organisatorische Aspekte können
beispielsweise die Zuweisung bestimmter Arbeitsräume, Geräte und Arbeitszeiten zum zu
planenden Objekt betreffen. In der Einleitung wird weiterhin festgehalten, aus welchen
Personen das Projektteam gebildet wird, insbesondere, wer die Projektleitung erhält.
Schließlich wird noch aufgeführt, wie die Finanzierung und Mittelfreigabe erfolgen soll.
Gegenstand und Motivation
Auf der ersten Stufe der Vorgehensweise gilt es, den Gegenstand des Projekts in knapper
Form zu beschreiben, seine Bedeutung für das Umfeld, in welchem das Projekt angesiedelt
ist, herauszustellen, die Problematik, die zu diesem Projekt geführt hat, und
die Motivation, dass es sich lohnt, ein Projekt durchzuführen, zu begründen. Zur
Motivation gehört insbesondere der erwartete Nutzen. Diese Motivation lässt sich gut
nutzen, um zu prüfen, ob die Kosten, welche das Projekt verursacht, durch den
erwarteten Nutzen gerechtfertigt wird.
Problemstellung
Aus der geschilderten Problematik wird nun in der zweiten Stufe das Problem bzw. die
Probleme hergeleitet, die in der dargestellten Problematik enthalten sind und in diesem
Projekt gelöst werden sollen. Häufig ist dies nur eine Teilmenge der gesamten Problematik.
Jedes Problem muss aus der vorher beschriebenen Problematik und Motivation heraus
klar begründet sein.
Zielsetzung
Als dritte Stufe der zielgerichteten Vorgehensplanung wird aus jedem der in der zweiten
Stufe formulierten Probleme mindestens ein Projektziel abgeleitet. Die Projektziele sollen
nach ihrem Erreichen zur Lösung der jeweiligen Probleme führen. Jedes Ziel muss aus
mindestens einem der vorher beschriebenen Probleme heraus begründet sein. Dazu ist
Institut für Medizinische Informatik · Mühlenpfordtstr. 23 · D-38106 Braunschweig
Tel.: +49 (0) 531 / 391-9500 · Fax: +49 (0) 531 / 391-9502 · www.mi.tu-bs.de

es zweckmäßig, den Zusammenhang (auch für außerhalb des Projekts stehende Personen)
entsprechend zu kennzeichnen.
Frage- bzw. Aufgabenstellung
In der vierten Stufe wird aus jedem in der dritten Stufe formulierten Ziel mindesten eine
Frage bzw. Aufgabe abgeleitet, anhand deren Beantwortung zw. Lösung das jeweilige
Projektziel erreicht werden kann. Die Fragen bzw. Aufgaben sollen so detailliert sein,
dass aussagekräftige Antworten bzw. klare Lösungen erhalten werden können. Bei jeder
Frage bzw. Aufgabe sollte auch festgehalten werden, über welches Arbeitspaket bzw.
welche Arbeitspakete diese beantwortet bzw. gelöst werden soll.
Arbeitspakete und Prüfsteine
Diese Zuordnung lässt sich natürlich erst treffen, wenn als fünfte Stufe aus den formulierten
Fragen bzw. Aufgaben Arbeitspakete abgeleitet wurden, anhand denen die Fragen
bzw. Aufgaben beantwortet bzw. gelöst werden können.
Arbeitspakete beschreiben Aktivitäten zur Beantwortung von Fragen bzw. zur Lösung von
Aufgaben. Sie bestehen in der Regel aus:
• der Beschreibung des Arbeitsablaufs in Form von sequentiell zu bearbeitenden Aktivitäten,
eventuell mit Einzelterminen,
• den zu verwendenden Methoden,
• den zu erstellenden Dokumenten und gegebenenfalls Organisationsmitteln,
• den zur Erledigung der Aktivitäten verfügbaren bzw. notwendigen Ressourcen
(z.B. Personal, Werkzeuge, Etat),
• der Angabe, zu welchen anderen Arbeitspaketen Beziehungen bestehen, insbesondere
o welche Arbeitspakete vorher erledigt sein müssen, um dieses Arbeitspaket
beginnen zu können,
o welche Dokumente daraus benötigt werden und
o welche anderen Arbeitspakete die Ergebnisse dieses Arbeitspakets benötigen,
um beginnen zu können,
• Beginn und Ende des Arbeitspakets, gegebenenfalls noch weiter differenziert nach
frühestem, spätestem und vorgesehenem Zeitpunkt, Zeitdauer, Unterscheidung
von Ergebnisvorlage- und Berichtsabgabezeitpunkt usw.,
• der Angabe, zu welcher Phase des Phasenmodells das Arbeitspaket gehört.
Prüfsteine kennzeichnen wichtige Zeitpunkte im Projektverlauf. Sie können dazu verwendet
werden, den Projektverlauf zu überprüfen auf Einhaltung der Zielsetzung und der
zeitlichen und sonstigen Vorgaben. Es gibt mindestens zwei Prüfsteine in jedem Vorgehensplan:
Projektbeginn und Projektende.
Literatur
[1] Haux R, Lagemann A, Knaup P, Schmücker P, Winter A. Management von Informationssystemen.
Stuttgart, Germany: B. G. Teubner; 1998.
[2] Schabetsberger T. Telemedizinische Ansätze zur Qualitäts- und Effektivitätssteigerung
regionaler Gesundheitsversorgung am Beispiel der elektronischen Befundübermittlung.
Abschlussarbeit zur Erlangung des Titels „Master of Science Medizinische
Informatik“. Innsbruck; 2003.
Institut für Medizinische Informatik · Mühlenpfordtstr. 23 · D-38106 Braunschweig
Tel.: +49 (0) 531 / 391-9500 · Fax: +49 (0) 531 / 391-9502 · www.mi.tu-bs.de