Projektauftrag - Technische Universität Braunschweig

Praktikum Medizinische
Informationssysteme
WS 2004/05
TU BRAUNSCHWEIG
Institut für Medizinische Informatik
Prof. Dr. R. Haux
Projektauftrag
Projektname:
Optimierung von Patientenakten für die digitale Archivierung
am Städtischen Klinikum Braunschweig gGmbH.
Thema:
Konzeptionelle Vorbereitung einer weitgehend automatisierten
Scanmöglichkeit der konventionell (papiergestützt) geführten Patientenakten
in Verbindung mit der Einführung eines digitalen Archivsystems
im Städtischen Klinikum Braunschweig gGmbH
durch Analyse des Aufbaus und der Dokumente der Patientenakten,
sowie der Abläufe bei deren Entstehung und Ablage, mit
Vorschlägen für deren Vereinheitlichung und Optimierung.
Projektauftraggeber:
Dr. Christoph Seidel
Städtisches Klinikum Braunschweig
gGmbH, Abteilung Informationstechnologie
Projektlenkungsausschuss (abgek. PLA):
Prof. Dr. Reinhold Haux
Dr.-Ing. Oliver J. Bott
Dipl.-Inform. Maik
Plischke
Dr. Christoph Seidel
Dr. Carl Dujat
N.N.
Auftragnehmer:
Technische Universität Braunschweig,
Institut für Medizinische Informatik
Städtisches Klinikum Braunschweig,
Abteilung Informationstechnologie
Promedtheus Informationssysteme für die
Medizin AG
Arbeitsgruppe „Digitalisierung von
Patientenakten“ Städtisches Klinikum
Braunschweig
r.haux@mi.tu-bs.de
o.bott@mi.tu-bs.de
m.plischke@mi.tu-bs.de
c.seidel@klinikumbraunschweig.de
c.seidel@klinikumbraunschweig.de
dujat@promedtheus.de
Teilnehmer des Praktikums „Medizinische Informationssysteme“ im Hauptstudium der Diplom-
Studiengänge Informatik und Wirtschaftsinformatik sowie des Informatik-Master-Studienganges der
Technische Universität Braunschweig Institut für Medizinische Informatik.
Praktikumbetreuung:
• Dr.-Ing. Oliver J. Bott
• Dipl.-Inform. Maik Plischke

Optimierung von Patientenakten für die digitale Archivierung - Projektauftrag – 2 –
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Gegenstand und Motivation:
Das Städtische Klinikum Braunschweig gGmbH betreibt zentrale Krankenblattarchive
an den einzelnen Standorten Sahlzdahlumer Straße, Celler Straße und
Holwedestraße sowie einzelne Archive in den Ambulanzen. Die Langzeitarchivierung
findet im zentralen Krankenblatt- und Röntgenarchiv am Standort Salzdahlumer
Straße und den Ambulanzen statt. Ab dem 3. Quartal 2005 soll ein multimediales
digitales Archivssystem zur Verfügung stehen, in dem zeitgleich mit der Einführung
eines PACS die Röntgenbilder und dann schrittweise bereits digital vorliegende
Dokumente (Befunde, Arztbriefe etc.) über den klinischen Arbeitsplatz IS-H*Med
flächendeckend zur Verfügung gestellt werden können. Das Archivsystem soll
zusammen mit dem zentralen KIS eine elektronische Patientenakte (EPA) für das
Städtische Klinikum bieten, derart dass die elektronisch erzeugten Dokumente
unmittelbar nach Freigabe im Archiv zur Verfügung stehen, und dieses ein lebendes
Archiv darstellt.
Zur Vervollständigung sollen parallel die Archivierung und elektronische Bereitstellung
der Papierdokumente aus der Patientenakte abgeklärt, und konzeptionell vorbereitet
werden. Bei Vorlage eines schlüssigen Gesamtkonzepts und entsprechend
vorbereiteter Patientenakten soll dann über die Beauftragung einer Firma zum Scannen
von zwei Jahrgängen, und die Einführung eines kontinuierlichen Scanprozesses
aktueller Dokumente entschieden werden.
Hierzu ist eine analytische Beschreibung der Ist-Situation der konventionellen Archivierung,
ein Konzept zur Vereinheitlichung der papiergestützten Dokumentation, sowie
ein in Hinblick auf den Scanvorgang optimierter Vorschlag für die Aktenführung
zu erarbeiten.
Problemstellung:
P1: Durch die Gliederung des Städtischen Klinikums in die einzelnen Standorte,
Funktionseinheiten, Stationen, Instituts- und Ermächtigungsambulanzen ist die
Entstehung, Führung und Aufbewahrung der Patientenakten in den
verschiedenen Archiven ein komplexer Prozess, der vielfach von gewachsenen
Strukturen dominiert wird. Es fehlt eine komplette analytische
Bestandsaufnahme und Beschreibung, die auf die Implementation eines
zentralen elektronischen Archivsystems mit Digitalisierung der Patientenakten
ausgerichtet ist.
P2: In Hinblick auf eine digitale Archivierung ist die Überprüfung der Dokumente der
Patientenakte erforderlich. Insbesondere ist die Pflegedokumentation auf den
verschiedenen Stationen nicht einheitlich. Es sollen Vorschläge für eine Vereinheitlichung
der Dokumentationen zusammen mit den Beteiligten und einer
hierfür vorhandenen Arbeitsgruppe erarbeitet werden, derart dass ein
Scanvorgang erleichtert wird, und die Dokumente optimal in einem
Archivsystem präsentiert werden können.
P3: Es ist unklar, wie der Aufbau der Patientenakte optimiert werden kann, derart
dass ein strukturierter Scanvorgang problemlos möglich ist. Darüber hinaus ist
eine Kenntlichmachung der bereits in digitaler Form vorliegenden Dokumente
erforderlich, um eine Doppeltarchivierung zu vermeiden.

Optimierung von Patientenakten für die digitale Archivierung - Projektauftrag – 3 –
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Die Aktenablage an den verschiedenen Standorten und Ambulanzen ist nicht
einheitlich, so dass diese bei der Einlagerung im zentralen Archiv in der
Salzdahlumer Straße teilweise aufwendig umsortiert werden müssen.
Für Form, Aufbau und Ablage der Akten soll ein Vorschlag erarbeitet werden,
der einen Scanvorgang optimal unterstützt, und Mehrkosten durch aufwendige
manuelle Prozesse vermeidet.
Zielsetzung:
Z1: Analytische Beschreibung der Ist-Situation der Entstehung, Führung und
Ablage von Patientenakten im Städtischen Klinikum.
Z2: Vorschlag für eine Vereinheitlichung der Dokumente in der Patientenakte in
Hinblick auf eine Digitalisierung und optimale Präsentation in einem
Archivsystem.
Z3: Vorschlag für eine auf einen automatisierten Scanvorgang ausgerichteten
Form, Aufbau, Führung und Ablage der Patientenakten.
Messgröße für den Projekterfolg:
Das Projekt wird als Erfolg angesehen, wenn:
ü Die derzeitige Ist-Situation der Entstehung, Form, Aufbau, Führung und Ablage
der Patientenakten im Städtischen Klinikum korrekt und vollständig wiedergegeben
werden, derart dass Schwachstellen herausgearbeitet, und Vorschläge insbesondere
In Hinblick auf eine digitalisierte Archivierung entwickelt werden
können.
ü Die Vorlage von Verbesserungsvorschlägen für eine Optimierung von Form, Aufbau,
Führung und Ablage der Patientenakten erfolgt, derart dass diese umsetzbar
sind, und sich gleichzeitig am Kernprozess der ärztlichen und pflegerischen
Patientenversorgung orientieren, so dass eine Akzeptanz im praktischen Einsatz
erzielt werden kann.
Projektabgrenzung:
Es sollen ausschließlich Analysen durchgeführt und konzeptionelle Vorschläge gemacht
werden. Durchführungen und Umsetzungen sind innerhalb des Projektes nicht
vorgesehen.
Weitere Rahmenbedingungen:
Weitere Informationen zur Durchführung des Projekts sind dem Leitfaden zur
Praktikum in der aktuellen Fassung zu entnehmen.
Laufzeit:
Das Projekt startet am 27.10.2004 und endet am 11.02.2005.

Optimierung von Patientenakten für die digitale Archivierung - Projektauftrag – 4 –
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Termine:
• 27.10.04: Projektvorstellung
• 03.10.04: Kick-Off-Meeting (intern; Bibliothek des Inst. f. Med. Informatik)
• 10.11.04: Vorstellung/Abnahme Vorgehensplan
• 17.11.04: Offizielles Kick-Off-Meeting im Klinikum
• 08.12.04: Zwischenbericht (Vorstellung des Statusberichts)
• 26.01.05: Übersenden des Abschlußberichtes
• 02.02.04: Interne Abschlusspräsentation vor dem PLA
• 09.02.04: Abschlusspräsentation im Klinikum vor Mitgliedern der
Arbeitsgruppe und weiteren interessierten Mitarbeitern
Projektorganisation:
Die genaue Rollenverteilung im Projektteam ist von seitens der Auftragnehmer noch
zu vereinbaren.
Berichtswesen:
Ein Vorgehensplan, ein Statusbericht und ein Abschlussbericht sind dem
Auftraggeber vorzulegen und auch von diesem zu genehmigen (s. Termine). Über
die erzielten Ergebnisse ist mündlich vor dem Projektausschuss, der Arbeitsgruppe
und vor betroffenen Mitarbeitern der untersuchten Abteilungen zu berichten.
Fachliche Ansprechpartner für das Projektteam:
• Dr. Christoph Seidel, Städtisches Klinikum Braunschweig, Abteilung
Informationstechnologie (E-Mail: c.seidel@klinikum-braunschweig.de,
Tel. 0531-595-1516)
• Dr. Carl Dujat, Promedtheus Informationssysteme für die Medizin AG (E-Mail:
dujat@promedtheus.de)
• N.N. (Arbeitsgruppe „Digitalisierung von Patientenakten“ Städtisches Klinikum
Braunschweig)