Komplettes Magazin als E-Paper - Flotte.de
Komplettes Magazin als E-Paper - Flotte.de
Komplettes Magazin als E-Paper - Flotte.de
Sie wollen auch ein ePaper? Erhöhen Sie die Reichweite Ihrer Titel.
YUMPU macht aus Druck-PDFs automatisch weboptimierte ePaper, die Google liebt.
Statement von Dirk Gerdom, VDR-Präsi<strong>de</strong>nt, zum Thema Be<strong>de</strong>utung von Onlinebuchungen und Apps:<br />
„Von Reisebuchung über Informationen zum Zielort und Social Network-Nutzung<br />
bis hin zur Reisekostenabrechnung – die mo<strong>de</strong>rnen Technologien sind<br />
Freud für Geschäftsreisen<strong>de</strong>, können aber auch zum Leid <strong>de</strong>r Travel Manager<br />
wer<strong>de</strong>n. Denn die Umstellung von Prozessen und die Integration von Apps<br />
im Unternehmen kosten Zeit und Geld. Die neuen Anwendungen müssen in<br />
bestehen<strong>de</strong> Unternehmensprozesse integriert und gemeinsame Schnittstellen<br />
zwischen Anbieter und <strong>de</strong>n – <strong>de</strong>r Reise nachgelagerten – Prozessen im Unternehmen,<br />
wie zum Beispiel <strong>de</strong>r Reisekostenabrechnung, geschaffen wer<strong>de</strong>n.<br />
Außer<strong>de</strong>m ist das Thema Datenschutz nicht zu unterschätzen.<br />
Der Travel Manager sollte <strong>de</strong>shalb eng mit IT- und Security-Abteilungen zusammenarbeiten.<br />
In <strong>de</strong>r Praxis benötigen die Reisen<strong>de</strong>n eigentlich nur mobile<br />
Applikationen mit konsolidierten Informationen rund um ihre Reise. Sinnvoll<br />
Während bei telefonischen Buchungen direkt im<br />
Hotel in <strong>de</strong>r Regel günstigstenfalls zur Vertragsrate<br />
gebucht wer<strong>de</strong>n kann, ermöglicht das Hotelreservierungsprogramm<br />
<strong>de</strong>n Reiseplanern <strong>de</strong>n Zugriff<br />
auf die günstigen Raten. Ein Beispiel: In einem Vertragshotel<br />
eines CRC-Kun<strong>de</strong>n in Deutschland wur<strong>de</strong><br />
die Hälfte aller in einem Auswertungszeitraum von<br />
6 Monaten online gebuchten Raten zu günstigeren<br />
Raten <strong>als</strong> <strong>de</strong>r Vertragsrate gebucht. Im Durchschnitt<br />
lag <strong>de</strong>r Preis bei <strong>de</strong>n online generierten Buchungen<br />
in diesem Übernachtungsbetrieb 19,50 Euro unter<br />
<strong>de</strong>r Vertragsrate. Wären alle Übernachtungen im<br />
Auswertungszeitraum über das Hotelreservierungsprogramm<br />
gebucht wor<strong>de</strong>n, wäre eine Gesamtkosteneinsparung<br />
von 3.000 Euro allein in dieser Unterkunft<br />
realisierbar gewesen. Insgesamt ergab die<br />
Analyse <strong>de</strong>r Buchungszahlen für diesen Kun<strong>de</strong>n, dass im Durchschnitt bei je<strong>de</strong>r<br />
Onlinebuchung sowie bei je<strong>de</strong>r Buchung über die Buchungshotline im Vergleich<br />
zur Buchung direkt im Hotel 6 Euro gespart wur<strong>de</strong>n – das eröffnet, bezogen auf<br />
das Gesamtbuchungsvolumen <strong>de</strong>s Firmenkun<strong>de</strong>n, ein Einsparungspotenzial von<br />
mehr <strong>als</strong> 700.000 Euro jährlich.<br />
Einsparung indirekter Reisekosten<br />
Durch die einfache Abwicklung von Onlinebuchungen kann <strong>de</strong>r Buchungs- und<br />
Zeitaufwand optimiert wer<strong>de</strong>n, um somit zusätzlich die Prozesskosten maßgeblich<br />
zu reduzieren. Statistische Auswertungen zur sinnvollen Unterstützung<br />
von Reporting und Controlling aller Prozessschritte sind ebenfalls verfügbar. Ein<br />
wesentlicher Pluspunkt ist auch die einfache Verwaltung mehrerer Reisen<strong>de</strong>r<br />
für Reisestellen und Sekretariate. Zu<strong>de</strong>m kann bei Anbietern wie CRC eine spezielle<br />
Umkreissuche dabei helfen, einen gezielten Standort zu wählen, Hotels in<br />
einem bestimmten Umkreis zu suchen und in Abhängigkeit <strong>de</strong>r Entfernung zum<br />
gesuchten Ziel anzuzeigen. Auf Wunsch <strong>de</strong>r Firmenkun<strong>de</strong>n wird ein Kostenübernahme-dokument<br />
an das Hotel versandt, um <strong>de</strong>n Hotels kenntlich zu machen,<br />
welche Kosten <strong>de</strong>s Reisen<strong>de</strong>n von <strong>de</strong>r Firma tatsächlich übernommen wer<strong>de</strong>n<br />
– Extras (Minibar o<strong>de</strong>r Pay-TV beispielsweise) gehören in <strong>de</strong>r Regel nicht dazu<br />
und müssen vom Reisen<strong>de</strong>n vor Ort selbst beglichen wer<strong>de</strong>n.<br />
Ein weiterer Schritt, um die Prozesskosten zu senken, ist die Nutzung zentralisierter<br />
Abrechnungswege. Die Verantwortlichen für Mobilität im Unternehmen<br />
haben bei Anbietern wie CRC die Möglichkeit, <strong>de</strong>n AirPlus Company Account<br />
o<strong>de</strong>r die American Express MICE Solution <strong>als</strong> Abrechnungsmedium für die Firmenhotelbuchungen<br />
zu hinterlegen. Die Unternehmen können dabei festlegen,<br />
welche Kosten über die zentrale Reisestellenkarte abgerechnet wer<strong>de</strong>n dürfen;<br />
das können neben <strong>de</strong>r Übernachtung auch Frühstück, Parkgebühren, Internetkosten<br />
und Ähnliches sein. Die Vorteile für <strong>de</strong>n Dienstreisen<strong>de</strong>n und das Unternehmen<br />
liegen auf <strong>de</strong>r Hand: Ein Reisekostenvorschuss und entsprechen<strong>de</strong><br />
Anträge sind nicht mehr nötig, da die Hotelrechnung direkt vom Firmenkonto<br />
abgebucht wird. Nach <strong>de</strong>r Reise übernimmt <strong>de</strong>r Anbieter die Rechnungsprüfung<br />
für die Firma. Die Kontrolle von vielen Einzelbelegen und <strong>de</strong>r damit verbun<strong>de</strong>ne<br />
Zeitaufwand entfallen <strong>als</strong>o ebenso. Das Unternehmen erhält vom Kreditkarteninstitut<br />
eine konsolidierte und vorsteuerabzugsfähige Rechnung mit Zusatzdaten<br />
wie Kostenstelle, Personalnummer et cetera.<br />
DienstReise<br />
ist es, wenn sie je<strong>de</strong>rzeit Zugriff auf wichtige Informationen zur Reise haben<br />
und diese in einem einheitlichen Prozess dokumentieren können. Auch aus<br />
Sicht <strong>de</strong>r Geschäftsreise verantwortlichen macht das Sinn. Wichtig ist, dass es<br />
sich um eine integrierte Firmenlösung han<strong>de</strong>lt, die für alle Reisen<strong>de</strong>n gleich ist.<br />
Denn Apps sind kein Selbstzweck, son<strong>de</strong>rn Mittel zum Zweck.<br />
Zwar sind wir noch Lichtjahre von <strong>de</strong>r Teleportation <strong>de</strong>s Captain Kirk entfernt<br />
– am En<strong>de</strong> wird die Geschäftsreise jedoch aus einer Hand, über einen Kanal beziehungsweise<br />
einen Anbieter buchbar sein. Die Welt <strong>de</strong>s Travel Managements<br />
wird dadurch immer komplexer, technischer, aber auch schneller und – wenn<br />
prozessunterstützen<strong>de</strong> Systeme passen – auch kostensparend, effizient und<br />
transparent. Am umfassen<strong>de</strong>n Mobilitätsmanagement kommt <strong>de</strong>r Travel Manager<br />
von morgen <strong>als</strong>o nicht vorbei.“<br />
Buchung über ein mobiles Endgerät<br />
Immer beliebter wird die Buchung per App. Auf <strong>de</strong>n Hotelbereich bezogen be<strong>de</strong>utet<br />
dies, dass je<strong>de</strong>r Fünfte schon einmal über ein mobiles Endgerät gebucht<br />
hat. Eine HRS-Umfrage kommt zu folgen<strong>de</strong>m Ergebnis: Bereits 19,6 Prozent <strong>de</strong>r<br />
Reisen<strong>de</strong>n haben min<strong>de</strong>stens einmal per App gebucht, rund 13 Prozent greifen<br />
bei <strong>de</strong>r Buchung regelmäßig zum Smartphone. Beson<strong>de</strong>rs beliebt ist diese Option<br />
in <strong>de</strong>r Gruppe <strong>de</strong>r 30- bis 49-Jährigen. In <strong>de</strong>r Kategorie <strong>de</strong>r Geschäftsreisen<strong>de</strong>n<br />
hat bereits je<strong>de</strong>r Dritte min<strong>de</strong>stens einmal per Smartphone gebucht und möchte<br />
dies in Zukunft auch beibehalten – <strong>als</strong> Hauptgrund wird hier die einfache Handhabung<br />
genannt. Ein Grund mehr für Hotelportale, Buchungsmöglichkeiten für<br />
Handy, Smartphone und Tablet-PC zur Verfügung zu stellen. Doch nicht nur auf<br />
<strong>de</strong>n Hotelbereich bezogen lässt sich dieser neue Trend feststellen: Die Ama<strong>de</strong>us-<br />
Studie „The always-connected Traveller: How mobile will transform the future of<br />
air travel“ kommt zu <strong>de</strong>m Ergebnis, dass mobile Technologien Flugreisen in <strong>de</strong>n<br />
kommen<strong>de</strong>n fünf Jahren verän<strong>de</strong>rn wer<strong>de</strong>n. Zwar stehen die mobilen Dienste<br />
in <strong>de</strong>r Reisebranche noch am Anfang, die Nachfrage ist jedoch bereits da und<br />
nimmt stetig zu. Die Ama<strong>de</strong>us-Umfrage belegt, dass bereits 33 Prozent <strong>de</strong>r Vielreisen<strong>de</strong>n<br />
via Smartphone buchen; generell wer<strong>de</strong>n mobile Dienste erwartet und<br />
gezielt nachgefragt. Auch in Sachen Zusatzleistungen sind neue mobile Möglichkeiten<br />
im Kommen, allerdings wird hier noch Vorlaufzeit benötigt – nach Ansicht<br />
<strong>de</strong>r befragten Airlines wird es noch mehr <strong>als</strong> ein Jahr dauern, bis Leistungen<br />
wie Sitzplatzwahl, Buchung von Loungezugang und Mahlzeiten im Voraus mobil<br />
gekauft wer<strong>de</strong>n können. Auch sogenannte Push Notifications, Bezahldienste und<br />
standortbezogene Dienste sollen <strong>de</strong>m Flugreisen<strong>de</strong>n in Zukunft zur Verfügung<br />
stehen, um so <strong>de</strong>n sich verän<strong>de</strong>rn<strong>de</strong>n Kun<strong>de</strong>nbedürfnissen gerecht zu wer<strong>de</strong>n.<br />
Trotz Online-Buchungsmaschinen und Trend zur Buchung über mobile Endgeräte:<br />
Hervorzuheben ist, dass Buchungsportale Reisebüros nicht verdrängen o<strong>de</strong>r<br />
komplett ersetzen können, son<strong>de</strong>rn genauso wie diese ihre Relevanz auf <strong>de</strong>m<br />
Markt haben. Oft bestehen auch Kooperationen zwischen Portal und Reisebüro.<br />
So arbeitet beispielsweise hotel.<strong>de</strong> mit Reisebüropartnern zusammen, <strong>als</strong> Affiliates<br />
o<strong>de</strong>r Firmenreisebüros, die auf <strong>de</strong>n Service <strong>de</strong>s Hotelanbieters zurückgreifen<br />
und Geschäftsreisen ihrer Firmenkun<strong>de</strong>n über die Plattform abwickeln. Generell<br />
gilt oft: Sobald eine längere o<strong>de</strong>r eine umfangreicher und komplizierter zu organisieren<strong>de</strong><br />
Reise bevorsteht, wer<strong>de</strong>n meist persönlicher Service und Reisebüros<br />
bevorzugt.<br />
<strong>Flotte</strong>nmanagement 4/2011<br />
91