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Quelle: Dr. Harald Hen<strong>de</strong>l / Erftstadt)<br />
triebsprüfungen hingegen sieht an<strong>de</strong>rs aus; hier versuchen die Steuerprüfer <strong>de</strong>n<br />
steuerfreien Reisekostenersatz zu streichen und statt<strong>de</strong>ssen die Zurechnung <strong>de</strong>r<br />
Entfernungskilometer für <strong>de</strong>n Dienstwagen anzusetzen.<br />
Eine an<strong>de</strong>re Schwierigkeit ergibt sich für Mitarbeiter, die mehrere Filialen <strong>de</strong>s<br />
Arbeitgebers regelmäßig aufsuchen müssen – diese zählen dann alle <strong>als</strong> regelmäßige<br />
Arbeitsstätten mit <strong>de</strong>n entsprechen<strong>de</strong>n steuerlichen Folgen.<br />
Verpflegungspauschalen<br />
Die – speziell in Deutschland recht niedrigen – Sätze für <strong>de</strong>n Verpflegungsmehraufwand<br />
sind ja bekannt, auch die Unterscheidung zwischen eintägiger Auswärtstätigkeit<br />
ohne Übernachtung und <strong>de</strong>r mehrtätigen Auswärtstätigkeit mit<br />
Übernachtung(en). Was gern vergessen wird: Wird <strong>de</strong>r Arbeitnehmer mehr <strong>als</strong> 3<br />
Monate an <strong>de</strong>rselben auswärtigen Tätigkeitsstätte an mehr <strong>als</strong> ein bis zwei Tagen<br />
pro Woche eingesetzt, können keine steuerfreien Verpflegungspauschalen mehr<br />
gezahlt wer<strong>de</strong>n (Dreimonatsfrist, R 9.6, Abs. 4 LStR).<br />
Die Finanzbehör<strong>de</strong> begrün<strong>de</strong>t dies damit, dass <strong>de</strong>r Arbeitnehmer nach spätestens<br />
drei Monaten billige Einkaufsmöglicheiten kennen muss, um sich morgens und<br />
abends nicht teurer <strong>als</strong> daheim verpflegen zu müssen. Ob es nun in <strong>de</strong>r Unterkunft<br />
<strong>de</strong>s Arbeitnehmers – in <strong>de</strong>r Regel ja ein Hotel o<strong>de</strong>r eine Pension – eine Küche<br />
gibt, spielt für die Finanzbehör<strong>de</strong> dabei keine Rolle. Das BMF erwägt <strong>de</strong>rzeit<br />
sogar eine Kürzung <strong>de</strong>r Dreimonatsfrist auf zwei Monate.<br />
Der Arbeitgeber lädt zum Essen<br />
Wenn <strong>de</strong>r Arbeitgeber das Essen <strong>de</strong>s Arbeitnehmers bei Auswärtstätigkeiten<br />
stellt (R 8.1, Abs. 8 Nr. 2 LStR), kann die Bewertung <strong>de</strong>r Mahlzeit mit <strong>de</strong>m niedrigeren<br />
Sachbezugswert gemäß SvEV angesetzt wer<strong>de</strong>n, unabhängig vom Ausweis<br />
auf <strong>de</strong>r Rechnung. Diese Regelung gilt sowohl im Inland <strong>als</strong> auch im Ausland.<br />
Allerdings gibt es hierfür keine Steuerfreiheit nach <strong>de</strong>r 44-Euro-Freigrenze<br />
(§8 Abs. 3 Satz 9 EStG). Bei <strong>de</strong>r Kürzung <strong>de</strong>r Verpflegungspauschale ist dabei<br />
die Eigenzahlung <strong>de</strong>s Arbeitnehmers in Höhe <strong>de</strong>s Sachbezugswerts o<strong>de</strong>r eines<br />
höheren Betrages umsatzsteuerfrei.<br />
Voraussetzung für arbeitgeberseitig gewährte Mahlzeiten<br />
Zu beachten ist, dass seit 1.1.2010 auch bei Kleinbetragsrechnungen (bis 150<br />
Euro brutto) <strong>de</strong>r Arbeitgeber auf <strong>de</strong>r Rechnung ausgewiesen sein muss. Die<br />
lohnsteuerlichen Anfor<strong>de</strong>rungen sind <strong>als</strong>o nunmehr höher <strong>als</strong>o die umsatzsteuerlichen<br />
Anfor<strong>de</strong>rungen an <strong>de</strong>n Vorsteuerabzug (§33 UStDV)! Gleiches gilt auch<br />
bei Auslandsrechnungen, auch wenn hier ein Abzug <strong>de</strong>r Vorsteuer ohnehin nicht<br />
möglich ist.<br />
Anspruchsvoll ist auch die Kürzung <strong>de</strong>s Sachbezugswerts <strong>de</strong>s Hotelfrühstücks,<br />
da dies prüfungsaufwendig ist und es für Inland und Ausland unterschiedliche<br />
Regelungen gibt. Hier wäre es zur Vereinfachung ratsam, keine Kürzung / Zurechnung<br />
<strong>de</strong>s Sachbezugswertes anzusetzen.<br />
Gemischte Gefühle<br />
bei gemischten Aufwendungen: Reisekosten zählen dann <strong>als</strong> Betriebskosten,<br />
Die Kombination von Dienstreise und Urlaub ist<br />
teilweise möglich und steuerlich sinnvoll<br />
DienstReise<br />
wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit<br />
<strong>de</strong>s Arbeitnehmers entstehen.<br />
Problematisch wird es immer dann, wenn <strong>de</strong>r Arbeitnehmer im Rahmen einer<br />
Auswärtstätigkeit sowohl berufliche <strong>als</strong> auch private Angelegenheiten erledigt.<br />
Denn dann stellt sich die Frage, ob und wie die Erstattung von Fahrtkosten,<br />
Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten<br />
gekürzt wer<strong>de</strong>n muss, ob überhaupt etwas erstattet wer<strong>de</strong>n kann und wie viel.<br />
Hier gibt es einige relevante Urteile, auf die wir verweisen wollen: BFH-Urteil vom<br />
18.08.2005 – VI R 32/03, Großer Senat <strong>de</strong>s BFH, Beschluss vom 21.09.2009 –<br />
GrS 1/06, BMF-Schreiben vom 06.07.2010 – BstBl. 2010 I S. 614.<br />
Generell gilt: Solange die privaten Aufwendungen unter 10 Prozent liegen, kann<br />
<strong>de</strong>r Gesamtbetrag komplett betrieblich verbucht wer<strong>de</strong>n. Liegt hingegen <strong>de</strong>r berufliche<br />
Anteil <strong>de</strong>r „Dienstreise“ bei unter 10 Prozent, wird die gesamte Aufwenung<br />
privat verbucht wer<strong>de</strong>n müssen.<br />
Schwierig ist <strong>de</strong>r Bereich dazwischen. Wichtig ist, einen sachgerechten Schätzungmaßstab<br />
zu haben, das kann beispielsweise die anteilig aufgewen<strong>de</strong>te Zeit<br />
o<strong>de</strong>r die anteilige Entfernung (falls <strong>de</strong>r berufliche und <strong>de</strong>r private Teil nicht am<br />
selben Zielort stattgefun<strong>de</strong>n haben) sein. Dann kann man die Aufteilung schätzen,<br />
aber hier ist Ärger bei <strong>de</strong>r Betriesprüfung vorprogrammiert. Gibt es keinen<br />
sachgerechten Schätzungsmaßstab, kann auch nicht aufgeteilt wer<strong>de</strong>n, und die<br />
gesamten Aufwendungen müssen privat zugeordnet wer<strong>de</strong>n.<br />
Dienstreise mit Urlaub<br />
Beliebt beim Arbeitnehmer ist die Kombination von Dienstreise und Urlaub,<br />
wenn die Dienstreise in eine schöne o<strong>de</strong>r weit entfernte Gegend geht und man<br />
sich so die Flugkosten privat sparen kann. Das geht sogar, wenn man ein paar<br />
Grundregeln beachtet. So wer<strong>de</strong>n die Flugkosten nicht einmal aufgeteilt, wenn<br />
beispielsweise an eine zweiwöchige Dienstreise nach Florida noch eine Woche<br />
Urlaub angehängt wird und durch <strong>de</strong>n späteren Rückflug <strong>de</strong>m Arbeitgeber keine<br />
zusätzlichen Kosten entstan<strong>de</strong>n sind. Ansonsten ist auch nur die Differenz<br />
steuerpflichtig. Dass in diesem Fall die Hotelkosten dann 2/3 zu 1/3 aufgeteilt<br />
wer<strong>de</strong>n, <strong>als</strong>o <strong>de</strong>r Arbeitgeber nicht die private Woche im Hotel erstattet, versteht<br />
sich von selbst.<br />
An<strong>de</strong>rs sieht es allerdings aus, wenn <strong>de</strong>r Arbeitnehmer seine Urlaubswoche vor<br />
<strong>de</strong>n betrieblich bedingten Auslandsaufenthalt legt: Dann wür<strong>de</strong> im vorliegen<strong>de</strong>n<br />
Fall 1/3 <strong>de</strong>r Flugkosten <strong>als</strong> privat bedingt eingestuft. Ein Blödsinn im System<br />
zwar, aber man muss im Steuerrecht lei<strong>de</strong>r auch blödsinnige Vorschriften beachten,<br />
sonst kann es teuer wer<strong>de</strong>n.<br />
<strong>Flotte</strong>nmanagement 4/2011<br />
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