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Checkliste Leasing-Ausschreibung
Beispiel Sixt Leasing AG
- Fahrzeuge und die genaue Konfiguration
sowie Listenpreis inklusive Ausstattung
- Laufzeit
- Laufleistung
- Angabe der Servicedienstleistungen
- Angabe des gewünschten Reifenkontingents
- Bestellbarkeit der Fahrzeuge
- Sondermodelle, Prämien, Rabatte und
Boni der Hersteller und deren Befristung
- Car Policy
- Schadenquote
Zudem sollte der Anbieter wissen, welche
Kostentreiber noch hinzukommen können:
- Angebotsbindung
- Kontingent vorzeitiger Rückgabe
- Schadensfreigrenze
- Mehr- oder Minderkilometer-Regelung
- Zahlungsziel
- Versicherung
- Schadenmanagement
- Restwertabschläge wegen Farbe
„Das Angebot der Leasinggeber am Markt unterscheidet
sich oft nur im Detail“, umreißt Harald
Frings, Geschäftsführer der Hannover Leasing
Automotive. „Jedoch gerade da kann der Unterschied
für den individuellen Bedarf des Kunden
entscheidend sein. Insbesondere Dienstleistungselemente,
wie die detallierte Hinterlegung
der kundenindividuellen Car Policy,
spezielle Programmierung von Reportings und
Rechnungsschnittstellen oder die Umsetzung
diverser Nebenleistungen, wie beispielsweise
Unterstützung im Rahmen der Halterhaftung,
sollten im zweiten Schritt einer Ausschreibung
mit in die Entscheidungsgewichtung fallen.“
Bei der LeasePlan Deutschland GmbH werden
insbesondere noch gegebenenfalls Mitarbeitermodelle,
wie Gehaltsumwandlung oder Bonus-
Malus-Regelungen, unter Beteiligung der Personalabteilung
des jeweiligen Unternehmens,
die Vorgehensweise bei der Einweisung und Information
der Dienstwagennutzer, der Umfang
der Fahrerkommunikation sowie Versicherungskonzepte
und Risk Management für eingehende
Besprechung und Feslegung in einem separaten
Gesprächstermin in den Fokus genommen.
„Die meisten Parameter, die sich in einer Ausschreibung
nicht eindeutig quantifizieren lassen,
liegen eben in den sogenannten weichen
Faktoren“, weiß auch Carsten Dudek. „Dazu
gehören unter anderem die Kundenfreundlichkeit,
die Erreichbarkeit oder die Reaktionsgeschwindigkeit
eines Leasingpartners. Einige
weiche Faktoren kann man aber auch als offene
Frage in der Ausschreibung formulieren;
zum Beispiel die Beschreibung der eingesetzten
IT- und Kommunikationssysteme oder das
Nachhaltigkeitsengagement der Leasinggesellschaft.“
Gut Ding will Weile haben
In Bezug auf die notwendigen Zeitfenster für
das Projekt Leasing-Ausschreibung schwanken
die Angaben der Anbieter. Es scheint aber
Einigkeit darin zu bestehen, dass der gesamte
Prozess vom Start der Ausschreibung bis hin
zum fertigen Leasingvertrag mindestens zwei
Monate in Anspruch nimmt. Bei der LeasePlan
Deutschland GmbH sind für den Vorgang folgende
Durchschnittswerte ermittelt worden:
• Der Fuhrparkbetreiber formuliert für sich
die Anforderungen, Ausschreibungsinhalte
und definiert die Teilnehmer: 2 Monate
• Frist zur Beantwortung der Ausschreibung
durch Leasinggeber: 3 Wochen
• Sichten und Vergleichen der Antworten,
Auswahl der nächsten Runde: 2 Wochen
• Klärung offener Fragen und eingehende Folgegespräche
bis zur Vertragsunterzeichnung: 3
Monate
• Dies ergibt zirka 6 Monate vom ersten Ansatz
bis zum Vertragsabschluss
• Danach: eine weitere Woche Implementierung
durch den Leasinggeber bei sukzessiver
Übernahme des Fuhrparks beziehungsweise
vier Wochen bei Stichtagsübernahme inklusive
Fuhrparkdatenaufnahme direkt beim Kunden
im Fall von Mangement & Controlling
Das wird in etwa auch bestätigt durch die Erfahrungswerte
bei GE/ASL. Danach vergehen
bei komplexen Projekten zirka sechs Monate
von der Vorbereitungsphase bis zum Vertragsbeginn.
Das absolute Minimum, auch bei kleineren,
weniger komplexen Fuhrparks, betrage
drei Monate. Für die Kalkulation der Fahrzeuge
und die Beantwortung seien gewöhnlich vier
Wochen einzuplanen.
„Je strukturierter und strikter die Vorgaben
gesetzt sind, desto schneller ist hernach
auch eine Vergleichbarkeit seitens des Leasingnehmers
möglich und damit der Kreis des
potenziellen zukünftigen Leasingpartners
eingrenzbar“, sagt Harald Frings. „In der Regel
wird eine Nachbearbeitung nochmals die
gleiche Zeit, wie den Leasinganbietern eingeräumt
wurde, in Anspruch nehmen. Insgesamt
vom Ausschreibungsbeginn bis zur finalen
Entscheidung sollten zwischen zwei bis vier
Monate einkalkuliert werden; abhängig vom
Umfang der Ausschreibung und der internen
Prozesse beim Ausschreiber.“
Resümee
„Ausschreibungen bieten einem Fuhrparkleiter
eine gute Entscheidungsgrundlage“, fasst
beispielsweise Reinhard Appel, Ressortleiter
Vertrieb bei Arval Deutschland zu sammen.
„Service-Qualität kann damit aber nur bedingt
abgeprüft werden. Hier zählen einfach die Erfahrung
und das persönliche Gespräch.“ Ein
weiteres Argument dafür, „den Schweiß“ der
Prozedur zu ertragen, zitiert der Vorstandsvorsitzende
des VMF, Michael Velte: „Fuhrparkmanager
sollten sogar regelmäßig Teilbereiche
des Fuhrparks ausschreiben, um sich so auch
einen aktuellen Marktüberblick verschaffen zu
können.“
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