2013 ldv itp df praesentation kickoff - NA beim BIBB

Das EU-Bildungsprogramm 

Lebenslanges Lernen 

2007–2013 

KICK-OFF Treffen für LEONARDO Innovationstransferprojekte 

Bonn, 09.10.2013 

H E R Z L I C H W I L L K O M M E N 

© NA beim BIBB

Ablauf des Kick-Off-Treffens 

10:30 Uhr Begrüßung: Übersicht Antragsrunde 2013 

10:45 Uhr Begleitungs- und Betreuungsangebote 

11:30 Uhr Finanz- und Vertragsmanagement 

13:00 Uhr Mittagessen 

14:00 Uhr Arbeitsgruppen zu projektrelevanten 

Fragestellungen 

( einschließlich Kaffeepause ) 

16:00 Uhr Ende der Veranstaltung 

KICK-OFF-Treffen für LEONARDO DA VINCI Innovationstransferprojekte – Bonn 09.10.2013 


1) Ergebnisse 

der Antragsrunde ITP 2013 

• Eingegangene Anträge: 81 

• Formal förderfähig: 77 

• Qualitativ förderfähig: 59 

• Geförderte Projekte: 33 

• Zuschuss insgesamt: 9,47 Mio. 



ITP 2013 Verteilung auf Prioritäten 

Europäische Priorität Anträge Geförderte 

Projekte* 

1. Zusammenarbeit 30 9 

2. Bildungspersonal 16 7 

3. Schlüsselkompetenzen 20 7 

4. ECVET 9 7 

5. Qualität 2 1 

6. Abbrecher 4 2 

*Stand: 26.09.2013 



Inhalte 

• Projektzyklus 

• Informationen zum Vertrag 

• Monitoringaktivitäten 

• Berichtswesen 

• Änderungsantrag 

• Portal ADAM 



2) Projektzyklus 

ab Dezember 2015 

Auswertung der Endberichte 

31. Januar 2013 

ANTRAGSFRIST 

Februar bis Juli 2013 

Begutachtung und Auswahl 

30. November 2015 

Abgabe des Endberichts 

August 2013 

Mitteilung der Ergebnisse 

30. September 2015 

Ende Förderzeitraum 

September 2013 

Vertragsausstellung 

ab November 2014 

Begutachtung der Zwischenberichte 

1. Oktober 2013 

Projektbeginn und 

Beginn des 

Förderzeitraums 

31. Oktober 2014 

Abgabe des Zwischenberichts 



3) Schließen des Vertrags (1) 

Ihre Einrichtung wird Vertragspartner und Sie 

August 2013 

Mitteilung über Bewilligung 

• erhalten die Kommentare der Gutachter/-innen, 

deren Empfehlungen Sie in der Projektarbeit 

berücksichtigen, 

• prüfen die Budgetaufstellung, beantworten 

Anfragen zur Finanzplanung und modifizieren das 

Budget, falls Sie dazu aufgefordert werden, 

• senden uns bitte noch ausstehende Letter of Intent 

im Original zu, 

Ende August 2013 

Versand der Verträge 



3) Schließen des Vertrags (2) 

• senden uns das Blatt Financial Identification mit Angaben zur 

Bankverbindung zu, 

• tragen Informationen über Ihr Projekt in die Datenbank ADAM 

ein, 

• beteiligen Ihre Partner an dieser Phase, 

• benennen jemanden, die/der für die gesamte 

Projektlaufzeit verantwortlich ist für die Einträge und die 

Aktualisierungen in der Datenbank ADAM. 



4) Der Vertrag (1) 

Er ist das juristisch bindende Dokument zwischen Ihnen als 

Projektträger und der Nationalen Agentur. Er enthält und regelt: 

• Beginn und Dauer des Projekts 

• die Höhe der Gesamtkosten 

• die Höhe des Zuschusses aus EU-Fördermitteln 

• Zahlungsvereinbarungen und Berichtswesen 

• Voraussetzungen/Bedingungen für Audits 

• Bankverbindung 

• Rechte am Eigentum der Ergebnisse und die Pflicht zu deren 

Veröffentlichung 

• die Verpflichtung, zur Verbreitung die Datenbank ADAM zu 

nutzen 

• Umstände, die zur Kündigung des Vertrags führen können 



4) Der Vertrag (2) 

Welche Anhänge sind Bestandteil des Vertrags? 

• Die Beschreibung des Projektvorhabens = das 

Antragsformular (Anlage 1) 

• Konsolidiertes Budget bzw. Kostenvoranschlag (Anlage 2) 

• Projekthandbuch mit Hinweisen zur Durchführung und 

Verwendung der EU-Fördermittel (Anlage 3) 

• Partnerliste (Anlage 4) 

Ziehen Sie während der Projektlaufzeit den Vertrag zu Rate bei 

Fragen 

• zum bewilligten Budget 

• zu Projektaktivitäten/Arbeitsplan 

• zu Fristen für Berichte 

• zu förderfähigen Kosten 



5) Auszahlung der ersten Rate 


Versand der Verträge 

Sie wird von der NA angewiesen, wenn 

• beide Vertragspartner ein unterschriebenes 

Exemplar des Vertrags haben, 

• die Letter of Intent von mindestens 2 Partnern im 

Original in der NA vorhanden sind, 

• die Eingaben in der Datenbank ADAM vollständig 

und von guter Qualität sind. 

Auszahlung der 

ersten Rate 



6) Projektbeginn 

Die meisten Projekte beginnen am 01. Oktober 2013. 

Für einen guten Start 


Zustandekommen des 

Vertrags 

• schließen Sie bitte alle vertraglichen Verpflichtungen 

ab, 

• stellen Sie sicher, dass alle Partner ihre Rolle und 

Aufgaben verstanden haben, 

• planen Sie das erste Treffen frühzeitig, 

• bereiten Sie Verträge für Ihre Partner vor, 

1. Oktober 2013 Beginn 

des Förderzeitraums 

• bauen Sie Strukturen und Methoden für die 

Kommunikation mit Ihren Partnern auf. 



7) Das erste Projektjahr (1) 

Monitoring Aktivitäten der NA 

• Monitoring vom Schreibtisch aus 

FAQs, Infomails, Newsletter und aktuelle 

Informationen auf der Homepage 

• Monitoring Telefonat 

prüft Fortschritt des Projekts anhand des 

Arbeitsplans und der Empfehlungen der Gutachter 

• Monitoringbesuch 

Treffen, um ausführliche Informationen über den 

Stand der Projektarbeit und ihre Ergebnisse zu 

bekommen; falls erforderlich, werden Lösungen 

für mögliche Schwierigkeiten besprochen und 

Unterstützung angeboten. 



MONITORING 

30. September 2014 Ende 

des ersten Jahres des 




7) Das erste Projektjahr (2) 



•Finanz-Monitoringbesuch 

Hat die vertragskonforme Verwendung 

der EU-Fördermittel als Schwerpunkt 

• Monitoringseminar 

Treffen zur Vorbereitung der Berichte und 

zum weiteren Erfahrungsaustausch 

• Weitere Aktivitäten der Nationalen 

Agentur 

Thematische Monitoring-Treffen 

MONITORING 

30. September 2014 Ende 

des ersten Jahres des 




8) Der Zwischenbericht (1) 

gibt Aufschluss über 

31. Oktober 2014 Abgabe 

Zwischenbericht 

• den Fortschritt Ihrer Projektaktivitäten im 

ersten Jahr, 

• alle Änderungen im Projektverlauf oder/und 

im Konsortium, 

Ab November 2014 

Begutachtung 

• angemessenes Management des Projekts, 

• die zukünftigen Aktivitäten, 


Auszahlung 

2. Rate 



• hebt besondere Aspekte hervor, 



• macht die effiziente Verwendung der EU- 

Finanzmittel sichtbar, 

• stellt die innerhalb der Partnerschaft 

getätigten Ausgaben des ersten Jahres 

zusammen. 


Begutachtung 

• Die Einträge im Portal ADAM werden 

aktualisiert. 


Auszahlung 

2. Rate 



• Berichtszeitraum: über die letzten 12 Monate 

für alle Projektaktivitäten = 30.09.2014 



• Abgabetermin: 31.10.2014 (= 1 Monat für‘s 

Schreiben) 

Einreichen: 

• inhaltlichen Bericht (e-form) in Datenbank 

übermitteln, 

• inhaltlichen Bericht Finanztabellen per 

Post und per E-Mail, 

• alle Anlagen per Post und per E-Mail. 



Begutachtung 

Auszahlung 

2. Rate 



Was muss per Post eingereicht werden? 

• Das Original des inhaltlichen Berichtsformulars 

und der Finanztabellen, 



• zwei Kopien vom Original des inhaltlichen 

Berichts, 

• eine Kopie der Finanztabellen, 


Begutachtung 

• Bankkontoauszüge zwischen Koordinator und 

Partner, Unterverträge, Rechnungen in Kopie, 

• je zwei Kopien der Produkte, der Protokolle von 

Treffen und der Unterschriftenlisten. 


Auszahlung 

2. Rate 


9) Auszahlung einer weiteren Rate 

nach erfolgreicher Auswertung des inhaltlichen 

Zwischenberichts und der Finanztabellen, wenn 

• nachgewiesen wird, dass 70% der ersten Rate in 

ausgegeben wurden, 

• das Feld für die Auszahlung einer weiteren Rate im 

Berichtsformular angeklickt wurde, 

• die Eintragungen im Portal ADAM aktualisiert 

wurden. 



10) Das zweite Projektjahr 

Monitoring- Aktivitäten der Nationalen Agentur 

01. Oktober 2014 

• Monitoring-Telefonate und –besuche 

Informelle Gespräche zum weiteren Verlauf des 

Projekts im Vergleich zum Antrag und zur 

Bewertung des Zwischenberichts 

• Thematische Monitoring-Treffen 

Veröffentlichungen 

• Journal 

• Projektinfoblatt 

• Internetseite 

30. September 2015 

Ende des 




11) Der Endbericht (1) 

• Rechtliche Grundlage: Finanzhilfevereinbarung 

und deren Anhänge 

• Berichtszeitraum = gesamte Laufzeit des Projekts 

• Abgabetermin: zwei Monate nach Projektende 

• Endgültiger Nachweis über die geleistete Projektarbeit: 

Aktivitäten, Produkte und Verwendung der EU-Mittel 

• Ausschlaggebende Bewertung 

• Entscheidend für die Festsetzung der endgültigen Höhe der 

EU-Finanzmittel 




Bewertet werden insbesondere: 

• Die transnationalen Projektaktivitäten 

(Güte des Konsortiums) 

• Die Qualität der angepassten Produkte, 

die Methoden der Qualitätskontrolle, 

Evaluation und von Tests 

• Art und Güte des Transfers 

• Die Nutzerfreundlichkeit Ihrer Ergebnisse und die 

Einbindung der relevanten Zielgruppen 

• Die Verbreitungs- und Nutzungsaktivitäten 

• Die Auswirkungen und Nachhaltigkeit der Ergebnisse 




• Der Beitrag zu den politischen Vorgaben der EU, 

insbesondere zu den europäischen Prioritäten 

Bewertet werden aber auch: 

• Übereinstimmung Arbeitsplan und Projektverlauf 

• Übereinstimmung zugesagte und gelieferte Ergebnisse 

• Qualität der Eintragungen in der ADAM-Datenbank und 

• Förderfähigkeit der Aktivitäten/Ausgaben 



12) Was tun, wenn sich Änderungen ergeben? (1) 

• Stellen Sie einen Änderungsantrag, wenn 

• der Vertragsnehmer wechselt, sich sein Name oder 

Status ändern, 

• einer oder mehrere Partner aufhören, 

• ein neuer bzw. Ersatzpartner aufgenommen wird/werden, 

• sich ggf. die Fristen für die Projektlaufzeit bzw. für die 

Berichterstattung ändern. 

• wenn sich wesentliche, substanzielle, inhaltlich begründete 

Änderungen ergeben: 

‣ beim Arbeitsprogramm, 

‣ beim Finanzplan (10% Regel). 



12) Was tun, wenn sich Änderungen ergeben? (2) 

• Änderungen dürfen den Kern des Projekts nicht verändern. 

• Änderungsanträge bitte VOR Eintritt der Änderung 

zusenden. 

• 1 Monat vor Projektende ist die letzte Möglichkeit, uns 

einen Änderungsantrag per Post zuzusenden. 

• Unbegründete Anträge werden von der NA abgelehnt. Eine 

Bewilligung liegt im Ermessen der NA. 

• Bitte konkret erläutern und Anlagen wie beschrieben 

beifügen. 

• Offizielles Anschreiben mit der Unterschrift des-/derjenigen, 

die den Vertrag unterzeichnet hat. 



13) Portal ADAM (1) - Europäisches Produkt- und Projektportal für 

Leonardo da Vinci (Advanced Data Archive & Management System) 

• Nutzen Sie ADAM für Ihre Marketingstrategie. 

• Produkte können in allen Medienarten eingestellt werden; 

• mehrsprachiger Ansatz; 

• detaillierte Suchfunktionen. 

• Überblick über Neuigkeiten und Events; 

• Ihr Projekt wird automatisch mit inhaltlich ähnlichen verbunden; 

• Aufnahme als Projekt des Monats. 

• Fügen Sie den Link auf Ihr Projekt in Ihr Verbreitungsmaterial ein 

• Aktualisieren Sie bitte regelmäßig Ihre Einträge. 



13) Portal ADAM (2) 

Nützliche Suchfunktionen: 




Europäische Netzwerke 

QALLL - Quality Assurance in LifeLong 

Learning with a Focus on VET and Adult 

Education 

The QALLL Network focussing on 

quality assurance in VET and Adult Education 

31 Projekte sind gekennzeichnet 

•The Inclusion Network focussing on working 

with disadvantaged groups. 

•The City-M Network focussing on further training 

of teachers and training staff. 



13)- Portal ADAM (4) 

Europäische Netzwerke 

NetECVET: Working together to understand 

and implement ECVET 

The netECVET Network focussing on the 

implementation of ECVET 


THE NEW SKILLS NETWORK 

The New Skills Network, focussing on upgrading 

and matching skills to labour market needs. 





Welche Informationen/Eintragungen sind wichtig: 

Title 

Project Number 

Year wichtiges Suchkriterium 

Project Type id. 

Status 

Country id. 

Marketing Text kurz+prägnant 

Summarygrößere Zshg.(2.500 Z) 

Description Arbeitsprog. Meilensteine 

Themes verlinkt automatisch 

Sectors WICHTIG 

Product Types 

Product information 

Projecthomepage http://www. 

Icons hinter jedem Feld 

mit Erläuterungen 




• Wie arbeite ich mit ADAM? Schnelleinstieg über 

http://www.adam-europe.eu 

•Bitte registrieren Sie sich dort auch. 

•Weitere Informationen http://www.nabibb.de/leonardo_da_vinci/innovationstransfer/durchfuehrung.html 

• Der Projekttitel und der Marketingtext sind verbindlich auf 

Englisch und Französisch zu übersetzen. 

• Geben Sie alle Angaben zu Ihren Partnern ein. 

• Um alles auszufüllen, dauert es ca. 45 Minuten. 

• Bitte erledigen Sie alles bis spätestens 31. Oktober 2013. 



14) Nützliche Links 

FAQ‘s der EU: 

http://ec.europa.eu/education/leonardo-da-vinci/doc/faqti_en.pdf 

Programmlogo und Begleittext: 

http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/identity_en.htm 

NA Homepage 

http://www.na-bibb.de/leonardo_da_vinci/innovationstransfer/durchfuehrung.html 

mit: 

- Projekthandbuch 

- FAQ‘s 

- Checkliste zur Nachhaltigkeit von Europäischen 

Berufsbildungsprojekten 

- Ombudsstelle 

ADAM Handbuch 

http://www.adam-europe.eu/adam/homepageView.htm?pageSeq=241 



Wir bleiben in Kontakt. 

Lassen Sie uns gemeinsam Fragen klären. 

Bettina 

Pütz 

• Tel.: 0228/107-1303 

• puetzb@bibb.de 

Marion 

Birkemeier 

• Tel.: 0228/107-1755 

• birkemeier@bibb.de

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