Bericht der Dienststellen 2012 (961 kB, PDF) - Stadt St.Gallen
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Im Berichtsjahr begleitete der Rechtskonsulent die Beratungen des neuen Personalreglements im Stadtparlament und anschliessend zusammen mit dem Personalamt die Anpassung der Vollzugsbestimmungen. Im Weiteren war der Rechtskonsulent – ebenfalls zusammen mit dem Personalamt – an der Ausarbeitung der Vorlage zur Verselbständigung der Versicherungskasse der Stadt St.Gallen beteiligt. An Beschwerdeverfahren verdient das Verfahren für den Gestaltungsplan des Olma Kongressund Konferenzzentrums Erwähnung, welches im Berichtszeitraum vor Verwaltungsgericht hängig ist. 1 8 finanzkontrolle Aufgaben: · prüft den Finanzhaushalt der Stadtverwaltung · führt verfahrensorientierte Prüfungen und Sonderprüfungen durch · berät Stadtrat, Direktionen, Dienststellen und Betriebe in Fragen der Rechnungslegung und der Organisation des Rechnungswesens · betreut Revisionsstellenmandate von Organisationen, die der Stadt nahestehen · ist Fachstelle für Datenschutz · führt das Sekretariat der Geschäftsprüfungskommission FINANZEN (in CHF 1 000) / PERSONAL 2010 2011 2012 Ausgaben 917 959 951 Einnahmen 103 101 106 Aufwandüberschuss 815 858 845 Personalbestand 4.9 4.9 4.8 180.1 Stellung und Organisation Die Finanzkontrolle ist das Fachorgan der Finanzaufsicht der Stadt St.Gallen. Sie unterstützt die Geschäftsprüfungskommission des Stadtparlaments und den Stadtrat bei der Ausübung ihrer Aufsicht über die städtische Verwaltung. Sie ist dabei fachlich unabhängig und selbständig. Administrativ ist die Finanzkontrolle dem Stadtrat zugeordnet. Der Finanzkontrolle stehen für die Erfüllung ihres Auftrages fünf Stellen zur Verfügung. Zurzeit sind diese Stellen auf zwei Mitarbeiterinnen und vier Mitarbeiter aufgeteilt. Die Finanzkontrolle ist bei der Revisionsaufsichtsbehörde definitiv als Revisionsexpertin zugelassen. Sie ist Mitglied des Schweizerischen Verbandes für Interne Revision (SVIR) und der Fachvereinigung der Finanzkontrollen (FV). Zudem sind der Leiter und ein Mitarbeiter Einzelmitglieder der Treuhand-Kammer. 180.2 Prüfungstätigkeit Entsprechend ihrem Prüfungsauftrag und basierend auf einer internen Mehrjahresplanung führte die Finanzkontrolle, neben der Prüfung der städtischen Jahresrechnung, auch im Berichtsjahr Prüfungen bei Dienststellen und Betrieben durch. Bei diesen Arbeiten handelt es sich einerseits um vertiefte Prüfungen des Finanzhaushaltes, anderseits werden die Organisation sowie die Zweckmässigkeit der wesentlichen Abläufe und der Internen Kontrollen geprüft. Letzteres versteht die Finanzkontrolle nicht zuletzt auch als Führungsunterstützung für die leitenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der geprüften Stellen. Bericht der Dienststellen stadt st.gallen 2012 11
Die Ergebnisse werden anlässlich der Prüfung direkt mit den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern sowie den zuständigen Vorgesetzten besprochen. Wichtigere Feststellungen und Massnahmen finden Eingang in die schriftliche Berichterstattung und werden terminiert und überwacht. Die Prüfungen der Abrechnungen von Verpflichtungskrediten erfolgten nach Anfall. Verpflichtungskredite, in der Regel ab CHF 750 000, werden auf formelle und materielle Richtigkeit (Einhaltung der Finanzvorschriften, Übereinstimmung mit der Kreditvorlage, Begründung der Abweichungen, Prüfung von Einzelpositionen) geprüft. Bei den Revisionsstellenmandaten waren die Jahresrechnungen zu prüfen und darüber nach externen Grundsätzen Bericht zu erstatten. Bei diesen Mandaten handelt es sich um Organisationen, welche mit der Stadtverwaltung verbunden sind. Im Berichtsjahr hat die Finanzkontrolle insgesamt 58 Berichte erstellt. Berichterstattung 2010 2011 2012 Revisions- und Revisionsstellenberichte 36 35 35 Berichte zu Krediten der Investitionsrechnung 29 30 23 1 80.3 Datenschutz Der Finanzkontrolle ist auch die Funktion als Fachstelle für Datenschutz zugewiesen. Die Aufgaben ergeben sich aus dem kantonalen Datenschutzgesetz. Dazu gehört unter anderem, aufgrund von Anzeigen betroffener Personen, aber auch selbständig die Einhaltung der Bestimmungen über den Datenschutz zu überprüfen. Des Weiteren ist ein Register der städtischen Datensammlungen zu führen. Gemäss einer entsprechenden Vereinbarung ist die Finanzkontrolle auch Fachstelle für Datenschutz für die Ortsbürgergemeinde St.Gallen. 1 80.4 Sekretariat der Geschäftsprüfungskommission Die Finanzkontrolle führt das Sekretariat der Geschäftsprüfungskommission. Sitzungen der Geschäftsprüfungskommission 2010 2011 2012 Sitzungen Gesamtkommission 12 9 10 Sitzungen Delegationen 14 14 14 12
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Die Ergebnisse werden anlässlich <strong>der</strong> Prüfung direkt mit den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern<br />
sowie den zuständigen Vorgesetzten besprochen. Wichtigere Feststellungen und Massnahmen finden<br />
Eingang in die schriftliche <strong>Bericht</strong>erstattung und werden terminiert und überwacht.<br />
Die Prüfungen <strong>der</strong> Abrechnungen von Verpflichtungskrediten erfolgten nach Anfall. Verpflichtungskredite,<br />
in <strong>der</strong> Regel ab CHF 750 000, werden auf formelle und materielle Richtigkeit (Einhaltung <strong>der</strong><br />
Finanzvorschriften, Übereinstimmung mit <strong>der</strong> Kreditvorlage, Begründung <strong>der</strong> Abweichungen, Prüfung<br />
von Einzelpositionen) geprüft.<br />
Bei den Revisionsstellenmandaten waren die Jahresrechnungen zu prüfen und darüber nach externen<br />
Grundsätzen <strong>Bericht</strong> zu erstatten. Bei diesen Mandaten handelt es sich um Organisationen, welche mit<br />
<strong>der</strong> <strong><strong>St</strong>adt</strong>verwaltung verbunden sind.<br />
Im <strong>Bericht</strong>sjahr hat die Finanzkontrolle insgesamt 58 <strong>Bericht</strong>e erstellt.<br />
<strong>Bericht</strong>erstattung 2010 2011 <strong>2012</strong><br />
Revisions- und Revisionsstellenberichte 36 35 35<br />
<strong>Bericht</strong>e zu Krediten <strong>der</strong> Investitionsrechnung 29 30 23<br />
1 80.3 Datenschutz<br />
Der Finanzkontrolle ist auch die Funktion als Fachstelle für Datenschutz zugewiesen. Die Aufgaben<br />
ergeben sich aus dem kantonalen Datenschutzgesetz. Dazu gehört unter an<strong>der</strong>em, aufgrund von<br />
Anzeigen betroffener Personen, aber auch selbständig die Einhaltung <strong>der</strong> Bestimmungen über den<br />
Datenschutz zu überprüfen. Des Weiteren ist ein Register <strong>der</strong> städtischen Datensammlungen zu führen.<br />
Gemäss einer entsprechenden Vereinbarung ist die Finanzkontrolle auch Fachstelle für Datenschutz für<br />
die Ortsbürgergemeinde <strong>St</strong>.<strong>Gallen</strong>.<br />
1 80.4 Sekretariat <strong>der</strong> Geschäftsprüfungskommission<br />
Die Finanzkontrolle führt das Sekretariat <strong>der</strong> Geschäftsprüfungskommission.<br />
Sitzungen <strong>der</strong> Geschäftsprüfungskommission 2010 2011 <strong>2012</strong><br />
Sitzungen Gesamtkommission 12 9 10<br />
Sitzungen Delegationen 14 14 14<br />
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