RA-MICRO HANDBUCH SCHRIFTVERKEHR

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bestätigen. Bei eindeutigen Nummern wie für die Programmfunktion Adresse in Kurzform reicht z. B. die Tastenfolge
È6 für den Aufruf.
4. Speichern ins Textverzeichnis È01
Dateien werden mit dieser Programmfunktion direkt in das Verzeichnis gespeichert, das in den Einstellungen
È20 auf der Karteikarte Allgemein als Textverzeichnis eingetragen wurde.
Speichern ins Textverzeichnis steht nur zur Verfügung, wenn in der Menüleiste unter DMS, Einstellungen,
auf der Karteikarte DMS der Modus Dokumentenverwaltung gewählt wurde.
In der Auswahlliste Speichern in wird vom Programm das Textverzeichnis vorgeschlagen. Wählen Sie ggf. ein
anderes Verzeichnis. Tragen Sie bei Dateiname den Namen der Datei ein, und sichern Sie die Datei mit dem
Button Speichern.
Diese Programmfunktion hat gegenüber dem MS Word-Befehl Speichern unter… den Vorteil, dass das richtige
Verzeichnis zum Speichern der Texte voreingestellt ist und nicht extra gesucht werden muss. Darüber hinaus
wird als Dateiformat das Format (*.rtf, *.docx) automatisch vorgeschlagen, welches in den Einstellungen von
Word mit È20 voreingestellt wurde.
Wenn Sie einen Text zum ersten Mal unter einem von Ihnen festgelegten Namen gespeichert haben, so dass
die Datei einen Namen bekommen hat, können Sie weitere Änderungen über das Office-Symbol und dann
über Speichern vornehmen.
5. Text auf Festplatte löschen È02
Mit Hilfe dieser Programmfunktion können Sie durch Angabe des Dateinamens und anschließender Bestätigung
einen Text löschen, der sich im eingestellten Textverzeichnis, im Standard-Verzeichnis oder im RA-Verzeichnis
befindet, ohne den gesamten Pfad angeben zu müssen.
6. Druckdatei speichern È03
Die Programmfunktion Druckdatei speichern kommt zum Einsatz, wenn zahlreiche Schreiben zügig nacheinander
erstellt, aber erst zu einem späteren Zeitpunkt gedruckt werden sollen. Die Texte werden geschrieben
und als Druckdatei gespeichert.
Druckdatei speichern steht nur zur Verfügung, wenn in der Menüleiste unter DMS, Einstellungen auf der
Karteikarte DMS der Modus Druckdateiverwaltung gewählt wurde.
In der Titelzeile von MS Word wird der Name der aktuellen Druckdatei eingeblendet, z. B. D5.rtf. Die Eingabemaske
Druckdatei speichern wird aufgerufen. Das Ausfüllen der Eingabefelder ist aber nicht zwingend notwendig.
Tragen Sie bei Aktennummer. die Nummer der Akte ein, zu der Sie die Druckdatei erstellt haben, z. B.
1/09. Geben Sie bei Bemerkung einen kurzen Hinweis zum Adressaten des Schreibens und zum Inhalt ein. Bestätigen
Sie Ihre Eingaben. In der Titelzeile von MS Word wird der Name der aktuellen Druckdatei eingeblendet,
z B. D5.rtf. Die neue Druckdatei wird automatisch in die Druckdateiverwaltung übernommen und kann aus dieser
später im Stapel mit der festgelegten Ausdruckanzahl gedruckt werden. Außerdem kann die Druckdatei
aktenbezogen in die Dokumentenverwaltung und/oder E-Akte gespeichert werden. Dort kann sie z. B. über die
eingegebene Bemerkung schnell gefunden werden.
Vorteile von Druckdateien
Die Arbeit mit Druckdateien ermöglicht einen rationellen Umgang mit gespeicherten Texten. Druckdateien bieten
folgende Vorteile:
Die Druckdateinummern sind fortlaufend und werden bei neuen Dokumenten automatisch vorgeschlagen.
Druckdateien werden benutzerbezogen gespeichert.
Einstellungen für Druckdateien
Unter Menüleiste DMS/Einstellung/Einstellungen DMS Archiv/Druckdateiverwaltung stehen Ihnen folgende Auswahlmöglichkeiten
zur Verfügung:
S Schriftverkehr