RA-MICRO HANDBUCH SCHRIFTVERKEHR

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1. Erstellen eines Briefkopfes(bk[Nr.].rtf)
Um nach der Installation von ra-micro 7 gleich mit MS Word und der MS Word Schnittstelle arbeiten zu können,
ist zunächst ein Briefkopf zu erstellen.
Wir empfehlen, die Briefköpfe vom ra-micro 7 Vor-Ort-Partner erstellen zu lassen, da der Vorgang relativ
komplex ist und detaillierte Kenntnisse in MS Word voraussetzt.
Die Briefköpfe sind in einen statischen und einen dynamischen Teil getrennt. Im statischen Anteil sind Name
und Anschrift, Bankverbindungen und sonstige Kommunikationsadressen der Kanzlei enthalten. Im dynamischen
Teil werden die $-Platzhalter mit den Daten aus den aufgerufenen Akten eingelesen. Die statischen Bestandteile
werden als einzelne Elemente in MS Word in Textfeldern oder Positionsrahmen platziert und an festen
Positionen verankert.
Die Änderung und Erstellung von Briefköpfen in der MS Word Schnittstelle sollte ausschließlich über die
Programmfunktion Briefkopf bearbeiten erfolgen, damit die gemachten Änderungen auch von der MS Word
Schnittstelle registriert werden. Die Vorgehensweise zum Ändern und Erstellen von Briefköpfen ist im Abschnitt
Briefkopf bearbeiten beschrieben.
Briefkopfplatzhalter
Folgende Briefkopfplatzhalter stehen zur Verfügung:
Platzhalter
Erläuterung
$1 1. Adresszeile (Anrede)
$2 Vor- und Nachname
$3 Straße
$4 Postleitzahl und Ort
Alternativ zur Verwendung des Platzhalters $4 für Postleitzahl und Ort können die Platzhalter
$4a und $4b verwendet werden.
$4a Postleitzahl und Ort bei ausländischen Adressen (Der Ort muss bei der Adressanlage in der
Landessprache erfasst werden, damit eine Anschrift nach DIN 5008 erstellt wird.)
$4b Bestimmungsland bei ausländischen Adressen/Postleitzahlen und Ort bei inländischen Adressen
$5 Adresszusatz
$DINAdresse
Um die Postlaufzeit zu verkürzen, empfehlen wir statt der Platzhalter $1 - $5 den Platzhalter
$DINAdresse zu verwenden. Nur so wird die Adresse im Adressfeld Ihres Briefkopfes nach den
Vorschriften der DIN 5008 dargestellt. Die DIN 5008 sieht derzeit die ersten drei Zeilen einer
Anschrift für Postvermerke vor und fordert den Wegfall der Leerzeile zwischen Hausanschrift
und Postleitzahl/Ort.
Bevor der Platzhalter $DINAdresse eingefügt wird, müssen die bisherigen Adressfeld-Platzhalter
gelöscht werden. Der Platzhalter $DINAdresse wird vom Programm automatisch DIN-gerecht
eingefügt. Ggf. ist der Briefkopf entsprechend anzupassen.
Diesen Platzhalter für das Anschriftenfeld finden Sie in Word standardmäßig unter Einfügen, ramicro
7 Textbaustein-Platzhalter, Allgemeine Platzhalter, DIN-Adress-Platzhalter, im zentralen
Auswahl- und Befehlsmenü über den entsprechenden Button und in Word 2007 über das Office-
Symbol , ra-micro 7, Einfügen ra-micro 7 Textbaustein-Platzhalter, Allgemeine Platzhalter,
DIN-Adress-Platzhalter bzw. über die Registerkarte ra-micro 7, Gruppe Einfügen, Symbol
. Dabei wird ein Textfeld nach DIN 5008 in den Briefkopf eingefügt (Positionsrahmen mit
Platzhalter $DINAdresse).
$6 Tagesdatum (Druckdatum durch MS Word Feldfunktion)
$7 Aktennummer mit Aktensachbearbeiterkürzel, Referat und Aktenkennzeichen
$8 Diktatzeichen
$9 Anrede (Sehr geehrte...)
S Schriftverkehr