RA-MICRO HANDBUCH SCHRIFTVERKEHR

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Diese Programmfunktionen lassen sich alle einheitlich auf die folgende Weise ausführen. Leeren Sie das Texteingabefenster,
z. B. mit H?, bevor die Menüzeile Auftraggeber-Rundschreiben aufgerufen wird. Andernfalls
fragt die Textverarbeitung, ob der Textspeicher gelöscht werden soll. Bei Abbruch dieser Meldung wird ein neues
Texteingabefenster geöffnet und die Programmfunktion in dem neuen Texteingabefenster gestartet.
Wählen Sie aus, ob Sie an die Auftraggeber aller Akten, aller laufenden Akten oder aller abgelegten Akten ein
Rundschreiben schicken möchten.
Geben Sie die gewünschten Aktennummern bei Akten ein. Hierzu bestehen folgende Möglichkeiten:
Eingabe eines Aktennummernbereichs, z. B. so: 1/06-10/06. Das Rundschreiben wird an die Auftraggeber
der Akten 1/01 bis 10/01 adressiert.
Einzelne Aktennummern werden durch Semikolon getrennt eingegeben.
Auch gemischte Eingaben sind möglich, z. B. 1/06-10/06;28;29.
ra-micro 7 erkennt automatisch, wenn Akten mit identischen Auftraggebern eingegeben wurden und erstellt
pro Auftraggeber automatisch nur ein Anschreiben.
Sind in Ihren Akten zu den Mandanten-Adressen Ansprechpartner hinterlegt, dann kann in der Auswahlmaske
des Auftraggeberrundschreibens gewählt werden, ob das Rundschreiben nur an den 1. Ansprechpartner oder
aber an alle Ansprechpartner versandt werden soll.
Wählen Sie den Briefkopf aus. Vorgeschlagen wird die Nummer der Briefkopfmaske texttk[Nr.].rtf, die zum
aktuellen Druckformat gespeichert wurde. Siehe den Abschnitt Seite einrichten.
Geben Sie einen bis zu dreizeiligen Betreff im Eingabebereich Betreff ein. Die Zeilen werden jeweils mit Ü
beendet. Die drei Betreffzeilen ersetzen im Briefkopf die Betreffplatzhalter $11, $12 und $18. Alternativ können
Sie mit Hilfe der Einstellung Mit Mandantenbetreff zu jeder Akte den Mandantenbetreff ausdrucken lassen.
Wählen Sie einen Text aus. Die Textverarbeitung verfügt über folgende Möglichkeiten der Textauswahl:
Auswahl eines Kurzbrieftextes textl[Nr.] aus der Auswahlliste Textbaustein.
Eingabe eines Textnamens in das Eingabefeld der Auswahlliste Textbaustein, z. B. rund4.rtf. Das
System sucht nach der Textdatei in der bereits im Exkurs Textdateien mit der Sternchenmethode laden beschriebenen
Suchreihenfolge.
Nach Klick auf öffnet sich im Windows-Standarddialog das Fenster Öffnen. Automatisch wird das Verzeichnis
[Laufwerk]\ra\text, z. B. j:\ra\text, zur Textauswahl vorgeschlagen.
Wählen Sie eine Grußformel aus. Die Textverarbeitung verfügt über folgende Möglichkeiten der Grußformelauswahl:
Auswahl einer Grußformel texts[Nr.] aus der Auswahlliste Grußformel.
Auswahl einer Grußformel nach Klick auf den Button , im Windows-Standarddialog Öffnen. Wird automatisch
das Verzeichnis ra\text zur Textauswahl vorgeschlagen.
Geben Sie bei Bedarf weitere Empfängereingrenzungen im Eingabebereich Selektionen ein, siehe nachfolgenden
Abschnitt. Nach Mausklick auf den Button
werden die ausgewählten Adressen in einer Adressübersicht
aufgelistet. Durch Mausklick auf den entsprechenden Spaltentitel der Übersicht können die Serienbriefempfänger
nach Adressnummer, Postleitzahl, Nachname oder Bemerkung sortiert werden. Standardmäßig sind die
Serienbriefempfänger nach der Adressnummer vorsortiert. Durch Mausklick auf den Button
kann die
Auswahl der Rundschreibenempfänger wiederholt werden.
Nach Mausklick auf den Button
werden die Serienbriefe gedruckt.
Die Textverarbeitung fasst Auftraggeber-Rundschreiben an identische Auftraggeber automatisch zusammen.
Die Textverarbeitung erkennt automatisch, wenn zu einer ausgewählten Serienbriefadresse eine Faxnummer
gespeichert ist. Die Anzahl der möglichen Faxe wird in der Überschrift der Adressübersicht angezeigt.
Soll der Serienbrief automatisch per Fax an den Empfänger geschickt werden, ist die Einstellung Als Fax
versenden, wenn Faxnr. vorhanden zu wählen. Voraussetzung für den Faxversand ist ein auf dem Arbeitsplatz
eingerichtetes Faxsystem. Die Einstellung Nach Faxversand unterbrechen sollte bei Faxtreibern zusätzlich
gewählt werden, die eine Eingabemaske zur Änderung der Faxdaten aufrufen. Dort können bei Bedarf
Fax-Einstellungen geändert werden, z. B. die Faxnummer. Wenden Sie sich bei Problemen an Ihren
ra-micro 7 Vor-Ort-Partner, der Ihr Faxsystem eingerichtet hat. Weiterhin ist es jetzt möglich, beim Faxen
von Serienbriefen nach jedem einzelnen Brief Änderungen an den Fax-Einstellungen vorzunehmen, z. B. eine
Änderung der Faxnummer.
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