RA-MICRO HANDBUCH SCHRIFTVERKEHR

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Beispiel:
*A333/09#44
Ergebnis:
In das Texteingabefenster wird die Briefkopfmaske texttk44.rtf eingelesen und mit den Adressdaten des
Mandanten zur Akte 333/09 gefüllt.
Erstellen Sie anschließend den Schriftsatz und rufen Sie die Programmfunktion Senden an Faxempfänger über
den Menüeintrag Datei auf oder klicken Sie auf den Button bzw. können Sie auch die Tastenkombination
H" drücken, um das Fax zu versenden. Der aktuelle Faxtreiber wird in der Eingabemaske angezeigt. Zusätzlich
kann das Fax auf dem Drucker gedruckt werden, der in der Auswahlliste Drucker für weitere Exemplare,
gewählt ist. Ein Exemplar, das Original, wird stets gefaxt. Sollen weitere Exemplare auf dem angeschlossenen
Drucker ausgedruckt werden, muss bei Anzahl der Ausdrucke die vom Programm vorgeschlagene 1 durch
eine größere Zahl ersetzt werden. Die Eingabe 2 bedeutet z. B., dass 1 Exemplar auf dem eingerichteten Faxsystem
gefaxt wird und ein weiteres, das 2. Exemplar, auf dem Drucker ausgedruckt wird, der in der Auswahlliste
Drucker für weitere Exemplare ausgewählt wurde. Die Eingaben sind mit H" oder mit
zu bestätigen.
Als Eingaben in den Bereichen Ausdrucke und Abschriften werden die Einstellungen aus Datei, Seite
einrichten, Karteikarte Druckvoreinst. übernommen. Diese und weitere Einstellungen der Eingabemaske Druck
auf Fax / 2. Drucker gelten nur für den Ausdruck auf dem Drucker und werden im Abschnitt Drucken auf S. 33
erläutert. Wenn im Menü Extras, Einstellungen Kanzlei-Textverarbeitung, Karteikarte Einstellungen 2, die Einstellung
Automatische Speicherung beim Druck gewählt ist, wird nach der Bestätigung des Ausdrucks die Programmfunktion
Druckdatei speichern aufgerufen. Speichern Sie Ihren Schriftsatz bei Bedarf als Druckdatei. Soll
der Text nicht als Druckdatei gespeichert werden, ist die Eingabemaske Druckdatei speichern abzubrechen. Der
Text wird anschließend sofort gefaxt, wenn eine Faxnummer zur Adresse des Faxempfängers erfasst wurde.
Andernfalls ist die Faxnummer manuell einzugeben.
Text als E-Mail versenden Ade
Mit dieser Programmfunktion können Sie einen in der Kanzlei-Textverarbeitung erstelltes Dokument automatisch
in eine E-Mail-Anwendung, z. B. Outlook 2007, übernehmen und von dort aus versenden.
Die Programmfunktion steht nur dann zur Verfügung, wenn eine MAPI-fähige E-Mail-Anwendung installiert
ist. Das MAPI (Messaging Application Programming Interface) sorgt für die reibungslose Kommunikation
zwischen Kanzlei-Textverarbeitung und E-Mail-Anwendung. Wenden Sie sich zur Installation einer MAPIfähigen
E-Mail-Anwendung an Ihren Systembetreuer.
Haben Sie über einen der Aufrufe *A[Akte], *A[Name] oder *A[Adresse] ein Anschreiben verfasst, ermittelt
die Kanzlei-Textverarbeitung automatisch die E-Mail-Adresse aus den gespeicherten Adressdaten, falls vorhanden.
Das Dokument kann als Text oder als Datei-Anlage versandt werden. Bei beiden Möglichkeiten werden die
Platzhalter für Datum, Rechnungsnummer, Druckdateinummer, Nummerierung, Aufzählung, Frist und Zeit ersetzt
und der Platzhalter für Abschrift entfernt. Ebenfalls entfernt werden Anlagen- und Druckfelder. Enthält das
Dokument Anlagen, sollten diese vor dem E-Mail-Versand als Anlagenverzeichnis eingefügt werden. Vor dem
Versand der E-Mail haben Sie die Möglichkeit, den Text als Druckdatei zu speichern. Die zum Text gespeicherte
Textbemerkung wird als E-Mail-Betreff verwendet.
Bei der Versendung als Text ist außerdem zu beachten, dass die Formatierungen entfernt werden. Ebenso
ist die Darstellung von Grafiken nicht möglich. Vor dem endgültigen Versand kann die E-Mail noch bearbeitet
werden.
Bei der Versendung als Datei bleiben die meisten Formatierungen erhalten. Eine evtl. vorhandene Briefkopfgrafik
sowie Kopf- und Fußzeileninhalte werden entfernt. Ein entsprechender Hinweis wird bei Bestätigung
angezeigt.
Bei bestimmten Einstellungen in Microsoft Exchange wird Microsoft Word, sofern es installiert ist, für den
E-Mail-Versand benutzt. Wenden Sie sich bitte an Ihren Systembetreuer, um die entsprechende Einstellung
zu deaktivieren.
Der Programm-Support kann nur bei Problemen behilflich sein, die die Erstellung einer E-Mail aus der Kanzlei-Textverarbeitung
betreffen. Bei Problemen mit der E-Mail-Anwendung, z. B. Microsoft Exchange oder
Microsoft Outlook, wenden Sie sich bitte an Ihren Systembetreuer oder an die Microsoft-Hotline.
Beachten Sie bitte, dass es zur Einschränkung von Werbe-E-Mails (Spam) bei einigen Providern nicht möglich
ist, eine E-Mail an mehrere Empfänger gleichzeitig zu versenden. Setzen Sie sich hierzu bitte mit Ihrem
Provider in Verbindung.
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