RA-MICRO HANDBUCH SCHRIFTVERKEHR
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Wurde eine bereits gespeicherte Datei geändert, wird nach Aufruf der Programmfunktion Speichern unter<br />
...der bereits vorhandene Dateiname vorgeschlagen. Der Dateiname kann bei Bedarf geändert werden.<br />
Wird der alte Dateiname übernommen, ist die Frage, ob die vorhandene Datei überschrieben werden soll,<br />
zu bestätigen. Soll die Datei nicht überschrieben werden, ist die Programmfunktion Speichern unter<br />
...abzubrechen oder die Datei unter einem anderen Namen zu speichern.<br />
Handelt es sich bei der zu überschreibenden Datei um eine Textdatei im Textformat, z. B. aus der Kanzlei-<br />
Textverarbeitung wird die Datei in der Kanzlei-Textverarbeitung automatisch im Rich-Text-Format (d.h. mit<br />
der Endung. rtf) gespeichert.<br />
Geben Sie eine Aktennummer ein, wenn Sie das Dokument zu einer Akte speichern wollen. Zu einer Akte gespeicherte<br />
Dokumente werden stets in die Dokumentenverwaltung eingetragen (siehe Dokumentenverwaltung,<br />
S. 68. Zum schnelleren Auffinden von Textdateien in der Dokumentenverwaltung und in der Programmfunktion<br />
Öffnen haben Sie die Möglichkeit, eine Textbemerkung einzugeben. Falls Sie zuvor eine Aktennummer eingegeben<br />
haben, wird als Bemerkung Schreiben an [Nachname] ([Korrespondenzpartner]), z. B. Schreiben an Kasseler<br />
Allgemeine (Rechtsschutz), vorgeschlagen. Die Textbemerkung kann in der Dokumentenverwaltung bei Bedarf<br />
geändert werden.<br />
RTF-Standardtext<br />
Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob Sie einen Text beim Einlesen an die Einstellungen Ihres aktuellen<br />
Druckformats anpassen möchten oder den Text so einlesen, wie er gespeichert wurde. Diese Einstellung ist<br />
nur dann sinnvoll, wenn Sie den zu ladenden Text mit den Voreinstellungen des aktuellen Druckformats gespeichert<br />
oder den Text mit der Programmfunktion Format, Standardschrift formatiert haben. Vom aktuellen Druckformat<br />
abweichende Schriftarten sowie zentrierte und rechtsbündige Ausrichtung von Absätzen bleiben erhalten.<br />
Eine linksbündige Absatzausrichtung wird zu Blocksatz, wenn im aktuellen Druckformat Blocksatz eingestellt<br />
ist und umgekehrt.<br />
Wurde diese Einstellung nicht gewählt, werden die Textbausteine unabhängig von der Zeile, ab der sie eingelesen<br />
werden, so in das Texteingabefenster eingefügt, wie sie gespeichert wurden. Hiervon betroffen sind die<br />
Einstellungen für Absatzausrichtung, Schriftart- und Schriftgröße und der Zeilenabstand. Hierbei ist zu<br />
beachten, dass Briefkopf und nachfolgender Text unter Umständen verschiedene Schriften aufweisen.<br />
Text auf Festplatte löschen É2<br />
Mit dieser Programmfunktion können Sie Texte von der Festplatte löschen, die sich in ra-micro 7 Verzeichnissen<br />
befinden, ohne sich vorher durch Verzeichnisbäume durchklicken zu müssen. Geben Sie einfach den zu<br />
löschenden Dateinamen bei Dateiname ein.<br />
Nach der gewünschten Datei wird vom Programm in der Reihenfolge gesucht, wie im Exkurs Textdateien<br />
mit der Sternchenmethode laden auf S. 18 beschrieben.<br />
Soll eine bestimmte Datei in einem anderen Verzeichnis als dem aktuellen Textverzeichnis gelöscht werden, ist<br />
der vollständige Dateipfad einzugeben, z. B. so: briefe\mvertrag.rtf. Der Schrägstrich / wird automatisch in<br />
einen Backslash \ gewandelt. Wird die Extension, z. B. .rtf, nicht eingegeben, wird in dem eingegebenen Verzeichnis<br />
zuerst nach der Datei mit der Extension .rtf gesucht. Wurde diese Datei nicht gefunden, wird nach der<br />
Datei mit der Extension .txt gesucht.<br />
Druckdateien<br />
Die Programmfunktion Druckdatei speichern kommt zum Einsatz, wenn zahlreiche Schreiben zügig nacheinander<br />
erstellt, aber erst zu einem späteren Zeitpunkt gedruckt werden sollen. Die Texte werden geschrieben<br />
und als Druckdatei gespeichert.<br />
Vorteile von Druckdateien<br />
Die Arbeit mit Druckdateien ermöglicht einen rationellen Umgang mit gespeicherten Texten. Druckdateien<br />
bieten folgende Vorteile:<br />
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Die Druckdateinummern sind fortlaufend und werden bei neuen Dokumenten automatisch vorgeschlagen.<br />
Je nach Auswahl unter Menüleiste DMS/ Einstellung/Druckdateiverwaltung/ wird beim Speichern einer<br />
bereits vorhandenen Druckdateinummer entweder eine neue Druckdateinummer vorgeschlagen oder die<br />
bereits vorhandene überschrieben.<br />
Beim Speichern von Druckdateien kann die Anzahl der Druckexemplare festgelegt werden. Ein Arbeitsgang<br />
beim Drucken von Dateien kann so entfallen.<br />
Druckdateien können bis zu einem beliebigen Zeitpunkt gesammelt, dann hintereinander mit der Programmfunktion<br />
Druckdatei drucken gedruckt werden.<br />
S Schriftverkehr