RA-MICRO HANDBUCH SCHRIFTVERKEHR

152
Die Benennung der zu importierenden Dateien muss wie folgt erfolgen (wobei der Name der eingescannten
Datei frei wählbar ist):
Eingescannte Datei z. B.: Klageschrift.pdf
Zugehörige XML-Datei: Klageschrift.pdf.xml
Beide Dateien müssen sich im selben Importverzeichnis befinden. Das Importverzeichnis hinterlegen Sie im E-
Postfach als Importverzeichnis Scanner.
Alle in der XML-Datei gefüllten Informationen werden, zusammen mit dem gescannten Dokument, an das E-
Postfach übergeben und können von hier aus weiterverarbeitet werden.
Schwarze Trennblätter werden beim Scannen erkannt.
Die zu importierenden Dokumente können in folgenden Formaten vorliegen: Multipage TIF (mehrseitige
TIF-Datei) sowie einfaches TIF, PDF, BMP, JPG und PNG.
Faxgerät
Es ist empfehlenswert, den Fax-Eingang der Kanzlei elektronisch zu verarbeiten und Ausdrucke für die Akte
später zu fertigen, z. B. während der Bearbeitung im E-Postfach. Dazu ist ein Fax-Programm erforderlich, wir
empfehlen für solche Zwecke das Web-Faxprogramm Easy-Fax, nähere Informationen finden Sie hierzu unter
www.fax.de.
E-Mail
Wir empfehlen, ein zentrales E-Mail-Postfach in MS Outlook anzulegen und dieses dann als Importverzeichnis
im E-Postfach festzulegen. So werden eingehende Nachrichten automatisch in das E-Postfach verschoben und
aus Outlook gelöscht, um eine Mehrfachbearbeitung von Nachrichten zu vermeiden.
Sollen die importierten E-Mails weiter im ursprünglichen Outlook-Posteingang erhalten bleiben, besteht in MS
Outlook die Möglichkeit, eingehende E-Mails zusätzlich in einen gesonderten Ordner zu kopieren und diesen
Ordner dann als Import-Ordner im E-Postfach einzustellen.
Einrichtung eines Import-Ordners in Outlook
Sollen die importierten E-Mails auch nach dem Import im ursprünglichen Outlook-Posteingang verbleiben, bietet
sich die Einrichtung eines separaten Ordners speziell für den Import an. In diesen Import-Ordner werden die in
Outlook eingehenden E-Mails, die in das E-Postfach importiert werden sollen, zusätzlich kopiert.
In MS Outlook lässt sich über eine sogenannte "Regel" einstellen, dass alle oder bestimmte eingehende E-Mails
automatisch in einen separaten Ordner für den Import kopiert werden sollen.
Schritt 1
Markieren Sie den Ordner Posteingang, Klick rechte Maustaste, Wahl von Neuer Ordner... aus dem
Kontextmenü.
Geben Sie den Namen für den neuen Ordner ein, beispielsweise Import. Im Bereich Ordner soll
angelegt werden unter können Sie auswählen, wo der neue Ordner erstellt werden soll (beispielsweise
als Unterordner im Hauptordner Posteingang). Klicken Sie auf OK.
Daraufhin wird der Ordner entsprechend der Auswahl erstellt und in der Ordnerstruktur angezeigt.
Schritt 2
Im E-Postfach den erstellten Ordner Import für den Import als Importverzeichnis auswählen:
Wählen Sie im E-Postfach im Bereich Import Posteingang das Importverzeichnis E-Mail (sofern
noch nicht geschehen) und klicken Sie auf das Symbol zur Auswahl des Importverzeichnisses.
Wählen Sie im Auswahlfenster das erstellte Verzeichnis Import aus und klicken Sie auf OK.
Bestätigen Sie die Hinweismeldung, dass die Mails nach dem Import gelöscht werden, mit OK.
Bei Importverzeichnis E-Mail wird nun das neu erstellte und ausgewählte Importverzeichnis angezeigt.
Alle E-Mails werden nun automatisch aus diesem Verzeichnis importiert und nach dem Import aus dem
Outlookverzeichnis Import gelöscht.
Schritt 3
Automatische Regel in MS Outlook erstellen: Wenn alle (oder bestimmte) eingehende E-Mails automatisch
in den neuen Ordner Import kopiert werden sollen, kann dies in MS Outlook über eine sogenannte
"Regel" automatisiert werden.
S Schriftverkehr