RA-MICRO HANDBUCH SCHRIFTVERKEHR

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Die aus verschiedenen Quellen in der Kanzlei eingehenden E-Dokumente lassen sich in das E-Postfach importieren
und einer Aktennummer zuordnen. Zusätzlich können die eingehenden Dokumente ggf. um weitere aus
dem E-Dokument ersichtliche Informationen aufbereitet und zur weiteren Bearbeitung an den E-Postkorb übermittelt
werden. Resultiert aus den E-Dokumenten ein neues Mandat, kann direkt aus dem E-Postfach eine Akte
angelegt werden: Über Rechtsklick in der Spalte Akte wird ein Kontextmenü aufgerufen werden, darin steht der
Menüpunkt Akte anlegen zur Verfügung.
Postfach-Einstellungen
Um das E-Postfach nutzen zu können, muss das Programmrecht E-Postfach/E-Postkorb in der ra-micro 7 D1
Benutzerverwaltung/Rechte/Karteikarte DMS gesetzt sein. Die Bezeichnung des E-Postfachs können Sie in den
Einstellungen DMS Archiv unter der Karteikarte E-Postfach ändern. Mögliche Alternativen sind E-Kanzleifach,
ZKPEF und E-Fach.
Ausblenden
Sie können die Importliste – den linken Bereich gemäß Abb. 28 - zugunsten einer größeren Übersicht über den
vorhandenen E-Posteingang ausblenden. Für Änderungen in der Importliste kann diese jederzeit wieder eingeblendet
werden. Standardmäßig ist die Importliste ausgeblendet.
1. Importmöglichkeiten
Die Programmfunktion S6 E-Postfach sucht die Dokumente für die Übersicht aus festgelegten Verzeichnissen
zusammen. Welche die Quellverzeichnisse sind, ist in den Bereichen Import E-Postfach und ERV einzustellen.
Im Beispiel gemäß Abb. 28 speichert der Kanzleiscanner z. B. in das Verzeichnis D:/SCANNER, Faxe finden sich
im Verzeichnis K:\RA\FAX, wobei K: höchstwahrscheinlich (entsprechend einer EDV-Konvention) einem Serverlaufwerk
entspricht.
Datei
Über den Menüeintrag Datei können Sie die gewünschte Datei in das E-Postfach einfügen. Es wird die Maske E-
Postfach: Datei einfügen aufgerufen, aus der Sie die gewünschte Datei in das E-Postfach einfügen können.
Scanner
Wir empfehlen für das Einscannen Ihrer Tagespost Scanner zu verwenden, die PDF-Dokumente erzeugen können.
Eine PDF-Datei gibt die Dokumente einschließlich aller Schriften, Farben, Grafiken und Bilder präzise und
platzsparend wieder und kann vor Manipulationen geschützt werden.
XML-Schnittstelle zu Scannern
Um das Einscannen in die E-Akte zu vereinfachen und zu beschleunigen, steht Ihnen eine XML-Schnittstelle
zwischen Scanner und E-Postfach zur Verfügung. Sie haben damit die Möglichkeit, Daten (z. B. die Aktennummer
oder die Bemerkung des Dokumentes), welche bereits beim Einscannen am Scanner hinterlegt wurden,
direkt nach RA-MICRO zu übergeben.
Hierzu ist es erforderlich, dass Ihr Scanner eine XML-Datei nach folgendem Muster erzeugt:
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123456789.pdf
15.01.2010 13:05:25
Klageschrift vom 12.12.09
Die Daten, die in den Variablen Aktennummer, Dateiname, Datum und Bemerkung angegeben sind, sind beispielhaft.
Zwischen Datum und Uhrzeit befindet sich ein Leerzeichen.
S Schriftverkehr