RA-MICRO HANDBUCH SCHRIFTVERKEHR
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Die aus verschiedenen Quellen in der Kanzlei eingehenden E-Dokumente lassen sich in das E-Postfach importieren<br />
und einer Aktennummer zuordnen. Zusätzlich können die eingehenden Dokumente ggf. um weitere aus<br />
dem E-Dokument ersichtliche Informationen aufbereitet und zur weiteren Bearbeitung an den E-Postkorb übermittelt<br />
werden. Resultiert aus den E-Dokumenten ein neues Mandat, kann direkt aus dem E-Postfach eine Akte<br />
angelegt werden: Über Rechtsklick in der Spalte Akte wird ein Kontextmenü aufgerufen werden, darin steht der<br />
Menüpunkt Akte anlegen zur Verfügung.<br />
Postfach-Einstellungen<br />
Um das E-Postfach nutzen zu können, muss das Programmrecht E-Postfach/E-Postkorb in der ra-micro 7 D1<br />
Benutzerverwaltung/Rechte/Karteikarte DMS gesetzt sein. Die Bezeichnung des E-Postfachs können Sie in den<br />
Einstellungen DMS Archiv unter der Karteikarte E-Postfach ändern. Mögliche Alternativen sind E-Kanzleifach,<br />
ZKPEF und E-Fach.<br />
Ausblenden<br />
Sie können die Importliste – den linken Bereich gemäß Abb. 28 - zugunsten einer größeren Übersicht über den<br />
vorhandenen E-Posteingang ausblenden. Für Änderungen in der Importliste kann diese jederzeit wieder eingeblendet<br />
werden. Standardmäßig ist die Importliste ausgeblendet.<br />
1. Importmöglichkeiten<br />
Die Programmfunktion S6 E-Postfach sucht die Dokumente für die Übersicht aus festgelegten Verzeichnissen<br />
zusammen. Welche die Quellverzeichnisse sind, ist in den Bereichen Import E-Postfach und ERV einzustellen.<br />
Im Beispiel gemäß Abb. 28 speichert der Kanzleiscanner z. B. in das Verzeichnis D:/SCANNER, Faxe finden sich<br />
im Verzeichnis K:\<strong>RA</strong>\FAX, wobei K: höchstwahrscheinlich (entsprechend einer EDV-Konvention) einem Serverlaufwerk<br />
entspricht.<br />
Datei<br />
Über den Menüeintrag Datei können Sie die gewünschte Datei in das E-Postfach einfügen. Es wird die Maske E-<br />
Postfach: Datei einfügen aufgerufen, aus der Sie die gewünschte Datei in das E-Postfach einfügen können.<br />
Scanner<br />
Wir empfehlen für das Einscannen Ihrer Tagespost Scanner zu verwenden, die PDF-Dokumente erzeugen können.<br />
Eine PDF-Datei gibt die Dokumente einschließlich aller Schriften, Farben, Grafiken und Bilder präzise und<br />
platzsparend wieder und kann vor Manipulationen geschützt werden.<br />
XML-Schnittstelle zu Scannern<br />
Um das Einscannen in die E-Akte zu vereinfachen und zu beschleunigen, steht Ihnen eine XML-Schnittstelle<br />
zwischen Scanner und E-Postfach zur Verfügung. Sie haben damit die Möglichkeit, Daten (z. B. die Aktennummer<br />
oder die Bemerkung des Dokumentes), welche bereits beim Einscannen am Scanner hinterlegt wurden,<br />
direkt nach <strong>RA</strong>-<strong>MICRO</strong> zu übergeben.<br />
Hierzu ist es erforderlich, dass Ihr Scanner eine XML-Datei nach folgendem Muster erzeugt:<br />
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123456789.pdf<br />
15.01.2010 13:05:25<br />
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Klageschrift vom 12.12.09<br />
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Die Daten, die in den Variablen Aktennummer, Dateiname, Datum und Bemerkung angegeben sind, sind beispielhaft.<br />
Zwischen Datum und Uhrzeit befindet sich ein Leerzeichen.<br />
S Schriftverkehr