RA-MICRO HANDBUCH SCHRIFTVERKEHR

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Mausklick auf Neu im S4 A-Postfach oder direkt auf S5 e-brief im ra-micro 7 Tabellenmenü öffnet das Programmfenster
zum Erstellen eines neuen e-briefes. Der e-brief kann in der E-Akte archiviert, kann versendet
und gedruckt werden. Ferner zeigt eine Vorschau, wie der fertige e-brief aus dem Drucker käme.
Nach Fertigstellung und Senden werden die e-briefe an den Postausgang des S4 A-Postfachs übergeben. Die im
Ordner Postausgang befindlichen e-briefe können
auf Knopfdruck gesammelt versandt werden.
Die Option Senden automatisch alle bietet als zweites die Möglichkeit, den Versand der e-briefe automatisch
durchführen zu lassen. Man spart sich damit den Klick auf die Schaltfläche Senden im Ordner Postausgang.
Darüber hinaus ist es drittens möglich, Sendeintervalle festzulegen, die zwischen einer und 60 Minuten
liegen können.
Briefkopf
Für den e-brief stehen zwei Standardbriefköpfe im HTML-Format zur Verfügung. Vor der ersten Benutzung müssen
sie mit einem HTML-fähigen Editor (z. B. Word, Open Office) angepasst werden. Die Dateien befinden sich
unter \ra\standard\Textbk.email01.html bzw. \ra\standard\TextbkohneAdresse.email02.html. Weitere Briefköpfe
können auf Grundlage dieser Musterbriefköpfe gestaltet und im genannten Verzeichnis \ra\standard abgelegt
werden. Die Briefkopfdateien diese müssen die Endung .html aufweisen. Die Briefköpfe stehen dann über die
Briefkopf-Auswahlliste zur Verfügung.
Erst nach einer manuellen Anpassung des Briefkopfes ist das Senden von e-briefen möglich. Vor dem Versenden
des ersten e-briefs ist der Editor zu schließen, da die Briefkopfdatei sonst möglicherweise gesperrt
wird.
Hinzufügen von Empfängern
Das Senden des e-briefs erfolgt bequem an Aktenbeteiligte, über eine Beteiligtenauswahl. Alternativ können Sie
die E-Mail-Adresse des Empfängers direkt in die Adressierungsfelder An… und Cc… eingeben.
Im Falle der Adressierung über die Beteiligtenauswahl geben Sie im Feld Akten-Nr. die Aktennummer ein und
bestätigen diese. Alle Aktenbeteiligten zu dieser Akte werden in der Beteiligtenauswahl gelistet. Per Mausklick
setzen Sie Häkchen bei den gewünschten Empfängern des e-briefs, treffen so die Adressatenauswahl. Im
B1 Adressfenster muss zu den selektierten Beteiligten grundsätzlich eine E-Mail Adresse eingetragen sein.
Versand an Versicherungen und Gerichte
Handelt es sich bei dem Empfänger um eine Versicherung oder um ein Gericht, so sind diese über eine
unmittelbare EDV-Schnittstelle erreichbar. Der Versand erfolgt dann nicht über eine E-Mail-Adresse.
RS-Versicherungen, die bereits an das e-brief-System angeschlossen sind, werden automatisch
erkannt. Die Übermittlung der Nachricht erfolgt in diesem Fall direkt in das EDV-System der Versicherung.
So erfolgt eine wesentlich schnellere, sichere Bearbeitung der Anfrage. Für den Spezialfall
einer Deckungsanfrage gibt es einen gesonderten Button, weil hierzu noch weitere Eingaben
erforderlich sind.
Folgende Versicherungen können derzeit über eine direkte EDV-Schnittstelle erreicht werden:
ADAC Rechtsschutz Versicherungs-AG, *
Advocard Rechtsschutzversicherung AG, *
Allianz Versicherungs-AG,
ARAG Allgemeine Rechtsschutz-Versicherungs-AG, *
AUXILIA Rechtsschutz-Versicherungs-AG,
Badischer Gemeinde-Versicherungs-Verband *
D.A.S. Deutscher Automobil Schutz Allgemeine Rechtsschutz-Versicherungs-AG,
DEURAG Deutsche Rechtsschutz-Versicherung AG, *
DEVK Rechtsschutz-Versicherungs-AG, *
DMB Rechtsschutz-Versicherung AG,
Hamburg-Mannheimer Rechtsschutzversicherungs-AG,
HUK-COBURG-Rechtsschutzversicherung AG, *
LVM Rechtsschutzversicherungs-AG, *
Neue Rechtsschutz-Versicherungsgesellschaft AG,
ÖRAG Rechtsschutz-Versicherungs-AG,
ROLAND Rechtsschutz-Versicherung AG, *
R+V Rechtsschutzversicherung AG,
WGV-Versicherung AG, *
Württembergische Versicherung AG.
S Schriftverkehr