RA-MICRO HANDBUCH SCHRIFTVERKEHR

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Bearbeiten Sie die Briefkopfvorlage. Hierzu können z. B. folgende Arbeitsschritte gehören:
Fügen Sie bei Bedarf mit der Programmfunktion Einfügen, Grafik, ein Kanzlei-Logo ein. Sie können sich ein Logo
mit gängigen Grafikprogrammen anfertigen. Die Kanzlei-Textverarbeitung kann Grafikdateien z. B. in den Formaten
*.bmp, *.tif und *.wmf einlesen, siehe auch den Abschnitt Grafik, S. 47.
Passen Sie die Seitenränder mit der Programmfunktion Datei, Seite einrichten an, siehe auch den Abschnitt
Seite einrichten, S. 27. Bearbeiten Sie Schriftart und Schriftgröße von Text und Briefkopfplatzhaltern mit den
Möglichkeiten, die die Formatierungsleiste bietet.
Positionieren Sie die Briefkopfplatzhalter an die Stelle, an der später beim Aufruf des Briefkopfes mit *A die
entsprechenden Adress- und Aktendaten von der Kanzlei-Textverarbeitung eingesetzt werden. Siehe hierzu
auch die nachfolgende Übersicht Briefkopfplatzhalter.
Die Kanzlei-Textverarbeitung kann natürlich nur dann auf Adress- und Aktendaten zugreifen, wenn zuvor
Adressen und Akten gespeichert wurden.
Die Briefkopfmaske texttk[Nr.].rtf muss stets mit der Programmfunktion Datei, Speichern unter ... im RTF-
Format gespeichert werden.
Speichern Sie die geänderte Briefkopfmaske mit der Programmfunktion Datei, Speichern unter ... im Verzeichnis
[Laufwerk]\ra\standard, z. B. j:\ra\standard. Siehe hierzu auch den Abschnitt Speichern unter ... auf S. 20.
Löschen Sie den Inhalt des Texteingabefensters, z. B. mit der Tastenkombination H?, und bestätigen Sie die
Frage, ob der Textspeicher gelöscht werden soll.
Übersicht Briefkopfplatzhalter
Folgende Platzhalter sind in der Briefkopfmaske texttk[Nr.].rtf möglich. Durch welche Daten die Platzhalter
beim Einlesen des Briefkopfes mit *A ersetzt werden, entnehmen Sie bitte der folgenden Übersicht:
Platzhalter
Erläuterung
$1 Anrede (im Anschriftenfeld)
$2 Vor- und Nachname
$3 Straße
$4a Leerzeile (inländische Adresse) bzw. Postleitzahl und Ort (ausländische Adresse)
$4b Postleitzahl und Ort (inländische Adresse) bzw. Bestimmungsland (ausländische Adresse)
$5 Adresszusatz oder Ansprechpartner/Ansprechpartner mit Abteilung (falls vorhanden - Zeile
wird sonst entfernt)
Um die Postlaufzeit zu verkürzen, empfehlen wir statt der Platzhalter $1 - $5 den Platzhalter
$DINAdresse zu verwenden. Nur so wird die Adresse im Adressfeld Ihres Briefkopfes nach
den Vorschriften der DIN 5008 dargestellt. Die DIN 5008 sieht derzeit die ersten drei Zeilen
einer Anschrift für Postvermerke vor und fordert den Wegfall der Leerzeile zwischen Hausanschrift
und Postleitzahl/Ort.
$DINAdresse
Diesen Platzhalter für das Adressfeld finden Sie in der Kanzlei-Textverarbeitung unter Einfügen,
ra-micro 7 Textbaustein-Platzhalter, Allgemeine Platzhalter, DIN-Adress-Platzhalter.
Um in einem bestehenden Briefkopf die vorhandenen Adressfeld-Platzhalter zu ersetzen, empfehlen
wir, den entsprechenden Briefkopf, z. B. texttk1.rtf, in der Kanzlei-Textverarbeitung
aufzurufen, die Platzhalter des Adressfeldes, $1 - $5, zu markieren und den Platzhalter
$DINAdresse nach DIN 5008 über Einfügen, ra-micro 7 Platzhalter, DIN-Adress-Platzhalter
einzufügen.
$6 ^TgDatum: wird beim Ausdruck durch das aktuelle Tagesdatum ersetzt
$7 Aktennummer mit Aktensachbearbeiter, Referat und Aktenkennzeichen
$8 Diktatzeichen
$9 Anrede (Sehr geehrte...)
$10 Aktenkurz- und/oder Aktenlangbezeichnung*
$10k Aktenkurzbezeichnung
S Schriftverkehr