RA-MICRO HANDBUCH SCHRIFTVERKEHR
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7<br />
Bearbeiten Sie die Briefkopfvorlage. Hierzu können z. B. folgende Arbeitsschritte gehören:<br />
Fügen Sie bei Bedarf mit der Programmfunktion Einfügen, Grafik, ein Kanzlei-Logo ein. Sie können sich ein Logo<br />
mit gängigen Grafikprogrammen anfertigen. Die Kanzlei-Textverarbeitung kann Grafikdateien z. B. in den Formaten<br />
*.bmp, *.tif und *.wmf einlesen, siehe auch den Abschnitt Grafik, S. 47.<br />
Passen Sie die Seitenränder mit der Programmfunktion Datei, Seite einrichten an, siehe auch den Abschnitt<br />
Seite einrichten, S. 27. Bearbeiten Sie Schriftart und Schriftgröße von Text und Briefkopfplatzhaltern mit den<br />
Möglichkeiten, die die Formatierungsleiste bietet.<br />
<br />
Positionieren Sie die Briefkopfplatzhalter an die Stelle, an der später beim Aufruf des Briefkopfes mit *A die<br />
entsprechenden Adress- und Aktendaten von der Kanzlei-Textverarbeitung eingesetzt werden. Siehe hierzu<br />
auch die nachfolgende Übersicht Briefkopfplatzhalter.<br />
Die Kanzlei-Textverarbeitung kann natürlich nur dann auf Adress- und Aktendaten zugreifen, wenn zuvor<br />
Adressen und Akten gespeichert wurden.<br />
Die Briefkopfmaske texttk[Nr.].rtf muss stets mit der Programmfunktion Datei, Speichern unter ... im RTF-<br />
Format gespeichert werden.<br />
Speichern Sie die geänderte Briefkopfmaske mit der Programmfunktion Datei, Speichern unter ... im Verzeichnis<br />
[Laufwerk]\ra\standard, z. B. j:\ra\standard. Siehe hierzu auch den Abschnitt Speichern unter ... auf S. 20.<br />
Löschen Sie den Inhalt des Texteingabefensters, z. B. mit der Tastenkombination H?, und bestätigen Sie die<br />
Frage, ob der Textspeicher gelöscht werden soll.<br />
Übersicht Briefkopfplatzhalter<br />
Folgende Platzhalter sind in der Briefkopfmaske texttk[Nr.].rtf möglich. Durch welche Daten die Platzhalter<br />
beim Einlesen des Briefkopfes mit *A ersetzt werden, entnehmen Sie bitte der folgenden Übersicht:<br />
Platzhalter<br />
Erläuterung<br />
$1 Anrede (im Anschriftenfeld)<br />
$2 Vor- und Nachname<br />
$3 Straße<br />
$4a Leerzeile (inländische Adresse) bzw. Postleitzahl und Ort (ausländische Adresse)<br />
$4b Postleitzahl und Ort (inländische Adresse) bzw. Bestimmungsland (ausländische Adresse)<br />
$5 Adresszusatz oder Ansprechpartner/Ansprechpartner mit Abteilung (falls vorhanden - Zeile<br />
wird sonst entfernt)<br />
Um die Postlaufzeit zu verkürzen, empfehlen wir statt der Platzhalter $1 - $5 den Platzhalter<br />
$DINAdresse zu verwenden. Nur so wird die Adresse im Adressfeld Ihres Briefkopfes nach<br />
den Vorschriften der DIN 5008 dargestellt. Die DIN 5008 sieht derzeit die ersten drei Zeilen<br />
einer Anschrift für Postvermerke vor und fordert den Wegfall der Leerzeile zwischen Hausanschrift<br />
und Postleitzahl/Ort.<br />
$DINAdresse<br />
Diesen Platzhalter für das Adressfeld finden Sie in der Kanzlei-Textverarbeitung unter Einfügen,<br />
ra-micro 7 Textbaustein-Platzhalter, Allgemeine Platzhalter, DIN-Adress-Platzhalter.<br />
Um in einem bestehenden Briefkopf die vorhandenen Adressfeld-Platzhalter zu ersetzen, empfehlen<br />
wir, den entsprechenden Briefkopf, z. B. texttk1.rtf, in der Kanzlei-Textverarbeitung<br />
aufzurufen, die Platzhalter des Adressfeldes, $1 - $5, zu markieren und den Platzhalter<br />
$DINAdresse nach DIN 5008 über Einfügen, ra-micro 7 Platzhalter, DIN-Adress-Platzhalter<br />
einzufügen.<br />
$6 ^TgDatum: wird beim Ausdruck durch das aktuelle Tagesdatum ersetzt<br />
$7 Aktennummer mit Aktensachbearbeiter, Referat und Aktenkennzeichen<br />
$8 Diktatzeichen<br />
$9 Anrede (Sehr geehrte...)<br />
$10 Aktenkurz- und/oder Aktenlangbezeichnung*<br />
$10k Aktenkurzbezeichnung<br />
S Schriftverkehr