RA-MICRO HANDBUCH SCHRIFTVERKEHR

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29. Dokumentenverwaltung È26
In der Dokumentenverwaltung werden alle zu einer Akte gespeicherten Dokumente mit Angabe des Datums,
des Absender/Empfänger, der Bemerkung, des Sachbearbeiterkürzels, des Schlagwortes, der Rubrik des Diktatzeichens
sowie des Dateinamens angezeigt. Geben Sie die gewünschte Aktennummer ein, z. B. 1/09, und bestätigen
Sie die Eingabe. Die zur Akte gespeicherten Dokumente werden anschließend nach Erstellungsdatum
sortiert aufgelistet.
Wählen Sie nun das Dokument aus, das in MS Word geöffnet werden soll. Zum Öffnen einzelner Dokumente
stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag,
Markieren des gewünschten Eintrags mit der linken Maustaste und dann über rechte Maustaste Öffnen/in
Word
Markieren des gewünschten Eintrags mit der linken Maustaste und dann über das Menü Datei/Öffnen/in
Word.
30. Druckdatei laden È27
Eine Druckdatei kann mit Druckdatei laden geöffnet werden. Voraussetzung ist, dass die Druckdatei zuvor gespeichert
wurde, z. B. über die Funktion Druckdatei speichern. Die Programmfunktion bietet sich an, wenn zahlreiche
Schreiben zügig nacheinander erstellt, aber erst zu einem späteren Zeitpunkt gedruckt werden sollen.
Geben Sie die gewünschte Druckdateinummer ein und bestätigen Sie die Eingabe. Folgende Möglichkeiten stehen
zur Auswahl:
Wird nur die Druckdateinummer eingegeben (ohne vorangestelltes D), z. B. 2 für die Druckdatei Nummer 2,
greift das Programm auf das Verzeichnis für den aktuellen Benutzer zu.
Soll auf das Verzeichnis eines anderen Benutzers zugegriffen werden, so ist zunächst dessen Benutzernummer
und dann die Nummer der Druckdatei einzugeben, z. B. D40/2 für die Druckdatei Nummer 2
des Benutzers 40.
Prinzipiell wird die Druckdatei in ein neues Dokument geladen. Sie können aber auch die Druckdatei in das
aktive Dokument an Cursorposition einfügen, indem Sie die betreffende Einstellung aktivieren.
Eine Druckdatei kann auch direkt durch die Eingabe von *D[lfd. Nr.], z. B. *D6, in der geöffneten Word-Datei
aufgerufen werden. Desgleichen kann durch die Eingabe *D[Benutzernummer]/[lfd. Nr.], z. B. *D40/2, die
Druckdatei Nummer 2 des Benutzers 40 aufgerufen werden.
Mit *D[Druckdateinummer] wird die betreffende Druckdatei in ein neues Dokument geladen und nicht in das
aktive an Cursorposition eingefügt.
Aufrufmöglichkeiten von jahrgangsweisen Druckdateien
*D[lfd. Nr.]-
ruft die Druckdateinummer des Benutzers auf, der den Aufruf startet;
*D[lfd. Nr.]
ruft die Druckdateinummer mit dem aktuellen Jahrgang des Benutzers auf, der den Aufruf startet. Ist
diese Druckdateinummer noch nicht für den aktuellen Jahrgang vorhanden, wird die vorhandene
Druckdateinummer des Jahres zuvor mit der gleichen Nummer aufgerufen.
*D[lfd. Nr.]-09
ruft die Druckdatei aus dem gewählten Jahrgang auf, hier 2009.
Beim Ändern einer bereits vorhandenen Druckdatei und anschließendem Speichern z. B. über die
Funktion Druckdatei speichern ist folgendes zu beachten:
Ist unter Menüleiste DMS/Einstellung/Einstellungen DMS Archiv/Druckdateiverwaltung bei Speicherung
nach Änderung einer Druckdatei die Einstellung Neue Druckdatei vorschlagen gewählt,
dann wird nach Änderung einer Druckdatei beim Speichern oder Drucken eine neue Druckdateinummer
vorgeschlagen.
Wurde unter Menüleiste DMS/Einstellung/Einstellungen DMS Archiv/Druckdateiverwaltung bei
Speicherung nach Änderung einer Druckdatei die Auswahl Druckdatei überschreiben (Über-
S Schriftverkehr