RA-MICRO HANDBUCH SCHRIFTVERKEHR

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Löschen ausgewählt wurde. Der aktuell im Fenster Briefkopf bearbeiten gewählte Briefkopf kann über
gedruckt werden.
Extras
Die Programmfunktion Alle drucken bietet Ihnen eine gedruckte Übersicht über die vorhandenen Briefköpfe.
Wählen Sie diesen Menüeintrag, wenn Sie alle Briefköpfe aus dem Verzeichnis Standard, die unter dem Dateinamen
BK[Nr.].rtf gespeichert wurden, drucken wollen. Die Briefköpfe werden mit einem Mustertext, der
verschiedene Dokumentinformationen enthält, gedruckt. Vor dem Ausdruck werden Sie darauf hingewiesen,
wie viele Briefköpfe gedruckt werden. Erst wenn Sie diese Meldung bestätigen, wird der Druckvorgang
gestartet. Mit wird der Druckvorgang nicht ausgeführt.
Die Programmfunktionen DSC-Datei löschen und Dokumentenvariablen löschen benutzen Sie bitte generell nur
in Absprache mit dem ra-micro 7 Support bzw. Ihrem ra-micro 7 Vor-Ort-Partner.
27. Kurzbrief È24
Die Programmfunktion Kurzbrief ermöglicht das schnelle menügesteuerte Erstellen eines Standardschreibens.
Mehrere Schreiben können hintereinander eingegeben und später in einem Durchgang gedruckt werden.
Zur Erstellung eines Kurzbriefes gehen Sie folgendermaßen vor:
Geben Sie bei Akte die Aktennummer ein, zu der der Kurzbrief geschrieben werden soll, und bestätigen Sie Ihre
Eingabe. Bei Bedarf kann auch ein Korrespondenzkürzel mit der Aktennummer eingegeben werden, z. B.
1/09RSV. Anstelle der Aktennummer können Sie auch den Auftraggeber- oder Gegnernamen aus der Aktenkurzbezeichnung
eingeben. Eine Auswahlliste aller Akten wird angezeigt, in der dieser Name enthalten ist.
Wählen Sie in der Auswahlliste An die Empfängeradresse aus. Als Adressen stehen die zur Akte gespeicherten
Beteiligtenadressen zur Verfügung. Wurde ein Korrespondenzkürzel mit der Aktennummer eingegeben, wird
automatisch die entsprechende Korrespondenzadresse als Empfängeradresse vorgeschlagen.
Aus der Auswahlliste Kurzbrief Nr. können Sie nun einen Kurzbrieftext auswählen. Die zur Auswahl stehenden
Kurzbriefe sind in der Auswahlmaske textl.txt enthalten. Diese Auswahlmaske und die dort unter ihrer Kurzbriefnummer
eingetragenen Texte textl[Nr.].rtf, z. B. textl1.rtf, können bei Bedarf geändert werden. Die Kurzbriefnummer
kann eine Zahl zwischen 1 und 99 sein. Kurzbrieftexte und Auswahlmaske textl.txt werden mit
dem S 7 Textbaustein-Editor geändert.
Sie können nun einen individuellen Zusatztext in das dafür vorgesehene Texteingabefenster eingeben. Der Text
kann fortlaufend geschrieben werden. Neue Absätze werden mit Ü erzeugt.
Durch die Eingabe von *[Textname], z. B. *textl3, können Sie einen Textbaustein in den Kurzbrief einfügen.
Voraussetzung ist, dass ein Text mit solchem Namen in einem der Verzeichnisse [Laufwerk]\ra\text,
[Laufwerk]\ra\standard oder [Laufwerk]\ra gespeichert ist, z. B. K:\ra\standard.
Wählen Sie die Grußformel texts[Nr.].rtf in der Auswahlliste gleichen Namens aus. Sie können nun den nächsten
Kurzbrief durch Bestätigung von
und Wiederholen des beschriebenen Ablaufs erstellen.
Mit
wird der soeben verfasste Brief in der Liste mit Akten- u. Adressnummer sowie Aktenkurzbezeichnung
aufgeführt. Wird ein Kurzbrief in dieser Übersicht angeklickt, so dass er blau markiert ist, wird er in der
Eingabemaske dargestellt, kann bearbeitet werden und mit neuen Daten überschrieben werden. Durch Auswahl
eines Kurzbriefs in der Liste und Druck auf _ kann der gewählte Brief aus der Auswahl entfernt werden.
Durch Wahl von
kann der aktuelle Kurzbrief in das Texteingabefenster von MS Word geladen und bearbeitet
werden. Nach dem Laden des Kurzbriefs in MS Word wird eine entsprechende Akteninformation zur
Akte gespeichert. Die MS Word Schnittstelle schlägt automatisch die aktuelle Aktennummer vor und trägt als
Bemerkung die Bezeichnung des Kurzbriefes, z. B. Terminsmitteil. ein. Der Vorschlag für die Textbemerkung
beruht auf den Zeilen Kurzbrief 1 bis Kurzbrief 19 im Standardtext textinfo.txt. Daher ist die Möglichkeit der
Aufnahme von Kurzbriefen in die Akteninformation Gi auf die Kurzbrieftexte textl1.txt bis textl19.rtf beschränkt.
Mit Hilfe des Buttons
wird die Programmfunktion Wiedervorlagen Gv geöffnet. Sie können dort
eine Wiedervorlage zum Kurzbrief erfassen. In den Wiedervorlagen wird automatisch die Akte zum Kurzbrief
vorgeschlagen und braucht nur noch bestätigt zu werden.
Durch Klick auf den Button
gedruckt.
werden die in der Übersicht Briefe angezeigten Kurzbriefe nacheinander
S Schriftverkehr