RA-MICRO HANDBUCH SCHRIFTVERKEHR

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Bei Betreff geben Sie den Betreff des Rundschreibens ein. Mit Ü oder T fügen Sie einen Zeilenumbruch ein.
Maximal stehen im Betreff drei Zeilen zur Verfügung. Befindet sich im erstellten Serienbrieftext bereits ein Betreff,
darf hier keine Eingabe erfolgen.
Wählen Sie einen Text für das Rundschreiben aus. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
Aus der Auswahlliste Textbaustein wählen Sie einen Kurzbrieftext aus, der als Serienbrief versandt werden
soll.
Mit wählen Sie in der Zeile Textbaustein einen selbst erstellten oder schon vorhandenen Text in der
Eingabemaske Öffnen aus. Standardmäßig greift das Programm auf das Verzeichnis [Laufwerk]:\ra\text zu,
z. B. j:\ra\text. Wenn Sie in einem Datenpool arbeiten, wird dieser Pfad eingetragen, z. B. j:\ra\bu1\text
und Name werden in der Auswahlliste Textbaustein eingetragen.
Wählen Sie eine Grußformel für das Rundschreiben aus. Für den Fall, dass Sie eine Rundmail versenden wollen,
können Sie bei E-Mail-Anhang Anlagen zum Schreiben beifügen, indem Sie diese in das Feld ziehen oder über
hinzufügen. Prinzipiell können beliebig viele Dateianlagen hinzugefügt werden, wodurch sich u. U. längere
Wartezeiten ergeben.
Zur weiteren Auswahl der Serienbriefempfänger stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
Um Empfängernamen auszuwählen, geben Sie bei Name den Namen ein, der ausgewählt werden
soll. Wenn Sie hier z. B. den Namen Müller eingeben, wird ein Rundschreiben an alle ausgewählten Adressen
erstellt, die den Namen enthalten. Wenn nach mehreren Namen selektiert werden soll, können Bereiche
eingetragen werden, so kann z. B. A-G;S-Z eingegeben werden. Das Programm sucht dann im angegebenen
Adressbereich alle Namen von A bis G und von S bis Z.
Um Postleitzahlen auszuwählen, geben Sie bei PLZ diejenigen Postleitzahlen ein,
die bei der Selektion berücksichtigt werden sollen. Sollen bestimmte Bereiche berücksichtigt werden, sind
die erste und die letzte Postleitzahl einzugeben, z. B. 10000-30000. Mehrere Bereiche werden durch ein
Semikolon voneinander getrennt, z. B. 10000-30000;60000-80000. Einzelne Postleitzahlen werden ebenfalls
durch ein Semikolon voneinander getrennt, z. B. 12355;10961;20000-40000 etc.
Um in den ausgewählten Adressbereich nach den Selektionsbuchstaben zu suchen, ist Adresskennzeichen 1
der gewünschte Buchstabe oder der Buchstabenbereich einzugeben, z. B. M für Mandant, G für Gegner oder
G und M für Gegner und Mandanten.
Eingabe einer Bemerkung, wie mit der Programmfunktion B1 Adressfenster im Eingabefeld Bemerkung erfasst.
Tragen Sie im Feld Bemerkung den Text ein, nach dem selektiert werden soll.
Eingabe eines erweiterten Selektionskennzeichens Adresskennzeichen 2, das zur Adresse erfasst wurde.
Fax wählen Sie, wenn auf Ihrem System eine Faxsoftware installiert ist und Sie den Serienbrief per Fax versenden
wollen. Die Zusatzeinstellung Nach Versand unterbrechen wählen Sie nur, wenn Sie nicht mit Tobit Fax
oder Ferrari Fax arbeiten und der von Ihnen eingesetzte Briefkopf kein entsprechendes Faxkürzel enthält. Mit
Tobit Fax oder Ferrari Fax und Faxkürzel im Briefkopf wird automatisch an alle Adressaten ein Fax gesandt, in
deren Adressen eine Faxnummer gespeichert ist. Nach Versand unterbrechen bewirkt, dass das Programm bei
jeder zu den ausgewählten Adressen gefundenen Faxnummer ein Hinweisfenster aufruft. Nach Bestätigung
dieses Fensters wird die Faxsoftware aufgerufen und die Faxnummer ist über die Tastatur einzugeben. Nur E-
Mail oder E-Mail als wählen Sie, wenn der Serienbrief per E-Mail an die Empfänger gesandt werden soll. Hierbei
besteht die Wahl zwischen dem Versand als Text oder als Dateianhang. Bei Wahl der Einstellungen Nur E-Mail
oder E-Mail als besteht die Möglichkeit, einen Betreff einzugeben. Bei der Wahl von Nur E-Mail wird der Serienbrief
nur an die Adressaten gemailt, für die eine E-Mail-Adresse gespeichert ist. Bei der Wahl von E-Mail als
werden beim abschließenden Versand, nur die Adressaten mit gespeicherter E-Mail-Adresse angemailt, für alle
anderen ausgewählten Adressaten wird der Serienbrief gedruckt.
Starten Sie den Auswahlvorgang mit dem Button bzw. Wahl der Karteikarte Gefundene Adressen. In der
nun angezeigten Liste können Sie einzelne Adressen aus dem Empfängerkreis ausschließen, indem Sie diese
Adressen mit einem Klick auf entsprechend abwählen . Mit versenden oder drucken Sie den Serienbrief.
Mit versenden Sie die Rundmail, wenn Sie nur E-Mail gewählt haben. Dabei hat der Versand per E-Mail
Vorrang vor dem Faxversand und dieser vor dem Druck. Die jeweilige Reihenfolge wird in der Maske Serienbrief
angezeigt. Mit können Sie einen Probeausdruck eines Dokumentes erstellen. Bei Bedarf wechseln Sie mit
bzw. Wahl der Karteikarte Auswahlkriterien zurück, um erneut eine Empfängerauswahl festzulegen.
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