RA-MICRO HANDBUCH SCHRIFTVERKEHR

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stätigung eingelesen. Die Angabe eines Korrespondenzkürzels nach der Aktennummer, z. B. 20/09I1, liest die
jeweilige Korrespondenzadresse im Zusammenhang mit den erforderlichen Aktendaten ein.
Bei Eingabe einer Adressnummer wird der Briefkopf nur mit den Adressdaten gefüllt. Platzhalter, die nicht mit
aktenbezogenen Angaben gefüllt werden können, werden im Stoppstellenmodus abgefragt bzw. gelöscht sofern
in den Einstellungen È20 auf der Karteikarte Briefkopf die Option Leere Briefkopfplatzhalter entfernen aktiv
ist.
Der Briefkopf kann auch über die Tastatur direkt in einem Worddokument aufgerufen werden. Durch die
Eingabe einer Adress- oder Aktennummer oder des Nachnamens in der Form *A[Aktennummer], z. B.
*A1/09, wird der aktuelle Briefkopf mit den Mandantendaten aus der Akte gefüllt.
20. Auftraggeberrundschreiben È17
Mit dieser Programmfunktion versenden Sie Rundschreiben an Ihre Mandanten.
Wählen Sie zunächst aus, ob Sie an die Auftraggeber aller Akten, aller laufenden oder aller abgelegten Akten
ein Rundschreiben schicken möchten. Geben Sie die gewünschten Aktennummern bei Akten ein. Hierzu bestehen
folgende Möglichkeiten:
Eingabe eines Aktennummernbereichs, z. B. so: 1/09-10/09. Das Rundschreiben wird an die Auftraggeber der
Akten 1/09 bis 10/09 adressiert. Einzelne Aktennummern werden durch Semikolon getrennt eingegeben. Auch
gemischte Eingaben sind möglich, z. B. 1/09-10/09;28/09;29/09.
Das Programm erkennt automatisch, wenn Akten mit identischen Auftraggebern eingegeben wurden und
erstellt pro Auftraggeber automatisch nur ein Anschreiben.
Sind in Ihren Akten zu den Mandanten-Adressen Ansprechpartner hinterlegt, dann kann in der Auswahlmaske
des Auftraggeberrundschreibens gewählt werden, ob das Rundschreiben nur an den 1. Ansprechpartner oder
aber an alle Ansprechpartner versandt werden soll.
Wählen Sie den Briefkopf aus. Geben Sie einen bis zu dreizeiligen Betreff im Eingabebereich Betreff ein. Die
Zeilen werden jeweils mit Ü beendet. Die drei Betreffzeilen ersetzen im Briefkopf die Betreffplatzhalter $11,
$12 und $18. Alternativ können Sie mit Hilfe der Einstellung Mit Mandantenbetreff zu jeder Akte den
Mandantenbetreff ausdrucken lassen (siehe Serienbrief, S. 101). Darüber hinaus haben Sie im Auftraggeberrundschreiben
die Möglichkeit, nach Angaben zu filtern, die Sie bei der Aktenanlage festgelegt haben, wie das
Aktenkennzeichen, das Referat und den Sachbearbeiter.
21. Serienbrief È18
Mit dem Serienbrief erstellen Sie ein Schreiben mit dem gleichen Text für eine große Anzahl unterschiedlicher
Adressaten. Die Serienbrieffunktion greift auf bereits gespeicherte ra-micro 7 Adressen zurück. Sind zu den
Adressen Ansprechpartner hinterlegt, besteht die Auswahlmöglichkeit, den Serienbrief nur an den 1. Ansprechpartner
oder an alle Ansprechpartner zu senden. Geben Sie Betreffzeilen ein, wählen Sie eine Grußformel aus
und erstellen Sie den Verteilerschlüssel. Falls zu den ausgewählten Adressen eine Faxnummer oder E-Mail-
Adresse gespeichert wurde, kann der Serienbrief - bei den entsprechenden technischen Voraussetzungen - auch
als Fax oder per E-Mail versendet werden.
Der Text in MS Word darf kein Anschriftenfeld enthalten!
Tragen Sie bei Adressen die Adressnummern ein, an die der Text versendet werden soll. Folgende Möglichkeiten
stehen zur Auswahl:
Bei Einzeladressen muss die Adressnummer eingegeben werden. Mehrere Einzeladressen werden durch ein
Semikolon getrennt, z. B. 1003;1007;1011 für die Auswahl der Adressnummern 1003, 1007 und 1011.
Adressbereiche werden durch Eingeben der ersten und der letzten Adresse benannt. Zwischen erster und
letzter Adresse steht ein Bindestrich, z. B. 1001-1050 für die Adressnummern 1001 bis 1050. Mehrere Adressbereiche
werden durch ein Semikolon getrennt, z. B. 1001-1050;1075-1200 für die Adressnummern
1001 bis 1050 und 1075 bis 1200.
Adressbereiche und Einzeladressen werden durch ein Semikolon getrennt, z. B. 1001-1050;1055 für die
Auswahl der Adressnummern 1001 bis 1050 und 1055.
Tragen Sie nun bei Briefkopfnummer die Nummer des Briefkopfes ein, der für das Rundschreiben verwendet
werden soll.
S Schriftverkehr