ra-micro handbuch dienstprogramme

RA-MICRO HANDBUCH DIENSTPROGRAMME

I
INHALT D DIENSTPROGRAMME
D DIENSTPROGRAMME .............................................................................................................. 1
D1 BENUTZERVERWALTUNG .................................................................................................... 2
1. Benutzer einrichten ................................................................................................................. 2
2. Benutzer löschen .................................................................................................................... 3
3. Benutzereinstellungen kopieren ................................................................................................ 3
4. Rechte kopieren ...................................................................................................................... 3
5. E-Mail senden ......................................................................................................................... 4
6. Vidyo .................................................................................................................................... 4
7. JuraKonto .............................................................................................................................. 4
8. Einstellungen ......................................................................................................................... 5
9. Rechteverwaltung ................................................................................................................... 5
10. Standorteverwaltung ............................................................................................................. 7
11. Sachbearbeiterwaltung .......................................................................................................... 8
12. Suchen ................................................................................................................................ 9
D2 BRIEFKOPFDESIGNER .......................................................................................................... 9
1. Kanzleibriefbögen individuell gestalten ....................................................................................... 9
2. Briefköpfe ra E-Brief .............................................................................................................. 10
2. Adressetiketten und Aktenschilder erstellen .............................................................................. 10
3. Vordrucke für Überweisungsformulare ...................................................................................... 11
4. Weitere Formulare ................................................................................................................ 11
D3 DISK-BELEGUNG ................................................................................................................. 12
D4 EINSTELLUNGEN ................................................................................................................ 13
1. Allgemeine Grundeinstellungen ............................................................................................... 13
2. Adressen ............................................................................................................................. 35
3. Akten .................................................................................................................................. 38
4. Aktenkonto .......................................................................................................................... 40
5. DMS Archiv .......................................................................................................................... 43
6. EDA E-Mahnverfahren ........................................................................................................... 50
7. Finanzbuchhaltung I .............................................................................................................. 57
8. Gebühren ............................................................................................................................ 62
9. Import Forderungssachen ...................................................................................................... 73
10. Kollisionsvorprüfung ............................................................................................................ 81
11. Notariat ............................................................................................................................. 84
12. Offene Posten ..................................................................................................................... 94
13. Termine/Fristen .................................................................................................................. 98
14. Termine/Fristen – MS Outlook als ra-micro Kalender ............................................................... 106
15. Textverarbeitung Kanzleitext ............................................................................................... 113
16. Textverarbeitung MS Word .................................................................................................. 123
17. Zahlungsverkehr ................................................................................................................ 132
18. Zwangsvollstreckung .......................................................................................................... 137
D Dienstprogramme

II
D5 LIZENZIERUNG ................................................................................................................... 151
1. Lizenzinformationen ............................................................................................................. 151
2. Lizenzchiffre ändern ............................................................................................................. 151
3. Arbeitsplatzanzahl ändern ..................................................................................................... 151
4. ra-micro Lizenzkonto ............................................................................................................ 151
D6 ONLINE-UPDATE ................................................................................................................ 152
D7 RA-MICRO SYNC ................................................................................................................ 153
1. Voraussetzungen ................................................................................................................. 154
2. Funktionsweise und Einstellungen .......................................................................................... 155
D8 TECHNISCHES SUPPORTMODUL ...................................................................................... 157
1. ra-micro ............................................................................................................................. 158
2. System .............................................................................................................................. 166
3. Suche ................................................................................................................................ 169
4. Datei .................................................................................................................................. 169
Stand: 21.11.11
Zuletzt bearbeitet von: Gert Wachtendorf
D Dienstprogramme

1
D DIENSTPROGRAMME
Abb. 1: Das Tabellenmenü von ra-micro, hervorgehoben: D Dienstprogramme
In D Dienstprogramme können die Grund- und Programmeinstellungen aufgerufen und geändert werden.
Zudem stehen Ihnen viele nützliche Tools zur Verwaltung der Kanzlei, der Arbeitsplätze, Mitarbeiter, Mandanten
und Dokumente zur Verfügung.
D Dienstprogramme

2
D1 Benutzerverwaltung
Abb. 2: D1 Benutzerverwaltung
D1 Benutzerverwaltung integriert alle Benutzerdaten, Standortverwaltung und Rechteverwaltung in eine
Bedienoberfläche. So kann jede benutzerrelevante Einstellung und Rechtevergabe an zentraler Stelle vorgenommen
werden. Bei geringen Bildschirmgrößen passt sich die Benutzerverwaltung an: Nicht mehr in das
Auswahlmenü passende Programmfunktionen stehen dann in Ausklappmenüs zur Verfügung.
Bei der Eingabe der Benutzerdaten müssen Pflichtfelder ausgefüllt werden. Diese sind rot umrandet und damit
schnell ersichtlich. Erst nach vollständiger Eingabe ist die Speicherung der vorgenommenen Eingaben möglich.
Zur Änderung von Benutzereinstellungen ist das Benutzerrecht Benutzereinstellungen oder Verwalter erforderlich.
Sie können die Benutzerverwaltung nur nutzen, wenn Sie das Recht Benutzereinstellungen oder Verwalter
besitzen.
Die Benutzerverwaltung dient dazu, eine bestimmte Person zu identifizieren, Diktatzeichen zu vergeben sowie
Zugriffsrechte und Programmeinstellungen zu bestimmen.
Bis zu 250 Benutzer können in der Benutzerverwaltung erfasst werden.
1. Benutzer einrichten
Die Einrichtung der Benutzer sollten Sie bei der Erstinstallation von ra-micro zusammen mit Ihrem
ra-micro Vor-Ort-Partner vornehmen bzw. nur solche Personen sollten die Benutzer einrichten, die in
Ihrer Kanzlei für die Systemadministration zuständig sind.
Mit wird das Adressfenster aufgerufen, um die Adresse eines Benutzers neu anzulegen oder dessen
Adressdaten aufzurufen und diese nach Beenden des Adressfensters in die Benutzerverwaltung einzulesen.
Beachten Sie, dass Adressen datenpoolbezogen gespeichert werden. Bei der Erstellung eines neuen Datenpools
werden alle vorhandenen Daten aus der Benutzerverwaltung des Hauptpools in die Benutzerverwaltung
des Datenpools übernommen. Die dabei bereits vorhandenen Adressverlinkungen sind
abgegraut und können nur im Hauptpool bearbeitet werden. Ein entsprechender Hinweis wird als
Tool-Tipp eingeblendet.
Der in der Spalte Name eingegebene Benutzername wird beispielsweise beim Start von ra-micro in der Maske
ra-micro Login abgefragt, wenn dies so in den Allgemeinen Grundeinstellungen unter Programmstart eingestellt
ist. Die Felder Titel, Vorname, Nachname und Adresse und E-Mail werden aus den entsprechenden Angaben im
Adressfenster übernommen.
Foto
Ein Foto zum gewählten Benutzer können Sie in der Spalte Foto hinterlegen. Die Fotodatei muss auf Ihrem
Rechner hinterlegt sein. Die Fotoauswahl wird durch Klick auf diese Spalte aufgerufen.
D Dienstprogramme

3
Passwort
In der Spalte Passwort können Sie ein Passwort mit bis zu 20 Zeichen eingeben, das vor jedem Start von
ra-micro abgefragt wird, wenn eine Passwortabfrage in den Allgemeinen Grundeinstellungen unter Programmstart
eingerichtet ist. Das eingegebene Passwort wird verschlüsselt angezeigt. Ein sicheres Passwort sollte aus
mindestens acht Zeichen bestehen. Diese sollten eine Kombination von Zahlen und Buchstaben oder sonstigen
Zeichen sein. Das Passwort sollte von Ihnen regelmäßig geändert werden.
Diktatzeichen
Haben Sie in der Spalte Diktatzeichen ein Diktatzeichen für einen Benutzer hinterlegt, wird dieses automatisch
in andere Programmfunktionen wie E2 E-Akte und A7 Aktenvorblatt oder die Kanzleitextverarbeitung bzw.
MS Word in einen Schriftsatz eingelesen. Das Diktatzeichen kann aus bis zu fünf beliebigen Zeichen bestehen.
Durchwahl
In der Spalte Durchwahl finden Sie die Durchwahl des jeweiligen Benutzers, wenn diese hier eingegeben und
gespeichert wurde.
JuraName, JuraNr., JuraPasswort
Haben Sie eine JuraNr und ein JuraPasswort hinterlegt, können Sie online mit B1 Adressfenster Adress- und
Bonitätsrecherchen zu Personen und Firmen durchführen oder die ra e vs Dienste nutzen.
Die Zugangsdaten erhalten Sie nach einer Registrierung bei der Jurasoft AG.
Die Verwaltung der Daten kann über den Eintrag JuraKonto in der Menüleiste der Benutzerverwaltung erfolgen.
Um die Daten eines Benutzers zu ändern, klicken Sie auf diesen Eintrag in der Tabelle. Sie können die
Benutzerdaten nun durch Überschreiben in der jeweiligen Spalte ändern. Nur die Benutzernummer eines bereits
gespeicherten Benutzers kann nicht mehr geändert werden.
Damit der Benutzer seine eigenen Einstellungen ändern kann, muss ihm das Recht Benutzereinstellungen
verliehen worden sein. Um die Einstellungen anderer Benutzer zu ändern, muss er das Recht Verwalter
besitzen.
Änderungen an den Benutzerangaben werden durch das Symbol in der Spalte Status angezeigt.
2. Benutzer löschen
Wenn ein Mitarbeiter Ihre Kanzlei verlassen sollte oder Umstrukturierungen vorgenommen werden, kann es
erforderlich sein, einen oder mehrere Benutzer aus D1 Benutzerverwaltung zu entfernen. Über den Button
wird der zuvor markierte Benutzer nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage aus der Benutzerverwaltung
entfernt.
3. Benutzereinstellungen kopieren
Möchten Sie die Benutzereinstellungen und Rechte eines Benutzers auf einen anderen
Mitarbeiter übertragen, können Sie Benutzereinstellungen kopieren nutzen. Das kann z. B. vorteilhaft sein,
wenn Sie mehreren Mitarbeitern das gleiche Profil zuweisen wollen.
Wählen Sie dazu zuerst den Benutzer in der Tabelle aus, dessen Einstellungen Sie auf andere Benutzer übertragen
möchten. Klicken Sie nun auf Benutzereinstellungen kopieren. Der Mauszeiger ändert sich in das Symbol
und die Benutzerrechte können durch Mausklick auf einen anderen Benutzer übertragen werden.
Die erfolgreiche Übertragung der Benutzereinstellungen und Rechte werden durch die Symbole und in
der Spalte Status angezeigt.
4. Rechte kopieren
Um die Benutzerrechte eines markierten Mitarbeitereintrags zu kopieren, wählen Sie Rechte kopieren.
Markieren Sie dazu zunächst den Benutzer, dessen Rechte kopiert werden sollen. Wählen Sie anschließend mit
dem Mauszeiger, der sich in das Symbol wandelt, den Benutzer, auf den die Rechte übertragen werden
sollen. Die erfolgreiche Übertragung der Benutzerrechte wird durch das Symbol in der Spalte Status
angezeigt.
D Dienstprogramme

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Abb. 3: Benutzereinstellungen kopieren
5. E-Mail senden
Sendet standardmäßig einen ra E-Brief an den ausgewählten Benutzer, wenn dessen E-Mail Adresse in der
Benutzerverwaltung gespeichert ist.
6. Vidyo
Um mit einem ausgewählten Benutzer per Vidyo zu kommunizieren, muss in der Spalte Vidyo dessen Vidyo-
Durchwahl, z. B. 001 eingetragen sein. Ein installiertes Vidyo-System ist Voraussetzung für diese
Kommunikationsmöglichkeit. Der Anruf wird über einen Webservice ausgelöst, den Ihr Vidyoclient aufruft. Die
Voreinstellungen für den Start von Vidyo sind in U1 E-Team Benutzerübersicht, dort unter Vidyo, Einstellungen
hinterlegt. Wenn dort die Einstellung Vidyo und ra-micro Benutzer wenn möglich zusammenführen gewählt
wurde, entspricht die Vidyo-Durchwahl der Benutzernummer.
Vidyo steht für
eine abhörsichere Kommunikation,
Bildübertragung in HD-Qualität,
bis zu 5 Teilnehmern bei Videokonferenzen und
Verknüpfung zu ra-micro Benutzern.
Zusätzliche Informationen erhalten Sie unter http://de.vidyo.com/.
7. JuraKonto
Zur Nutzung der ra e vs Dienste und Online-Anfragen aus dem Adressfenster ist eine Jurasoft-Kennung
erforderlich, die in der Benutzerverwaltung hinterlegt werden muss. Über JuraKonto wird auf die entsprechende
Registrierungsseite im Internet verlinkt, auf der eine (kostenlose) Neuregistrierung vorgenommen oder vorhandene
Registrierungsdaten geändert werden können.
D Dienstprogramme

5
8. Einstellungen
Ein Benutzer mit Verwalterrecht kann über die Benutzerverwaltung für jeden Benutzer Benutzereinstellungen
hinterlegen. Hierzu gehören die Farbgebung zu den Benutzern und die angezeigten Spalten.
Benutzereinstellungen können kopiert werden (s. o. auf S. 3).
9. Rechteverwaltung
Abb. 4: Der Rechte-Cube
Um einem Benutzer Benutzerrechte zu verleihen, klicken Sie auf
in der Menüleiste (siehe Abb.
2). Eine neue bedienfreundliche Oberfläche, der Rechte-Cube, wird aufgerufen. Dies ist ein Würfel, der in vier
Teilbereiche unterteilt ist, nämlich 1. Programmrechte, 2. Basis, 3. Finanzen und 4. Termine. Gleich im ersten
Teilbereich wählen Sie den Benutzer, dessen Rechte Sie verwalten wollen. Über das Symbol ist die Benutzerübersicht
zu sehen. Der Rechte-Cube wird dabei gedreht. Zurück zum Teilbereich 1. Programmrechte
geht es über das Symbol . In diesem Bereich können Sie Benutzerrechte für verschiedene Programmmodule
und Programmfunktionen für den ausgewählten Benutzer vergeben. Sie können damit festlegen, auf welche
Programmmodule oder Programmfunktionen jeder einzelne Benutzer zugreifen darf. Sind Einstellungen ausgegraut,
haben Sie hier keine Rechte zur Vergabe von Zugriffsrechten.
Zur Vergabe von Rechten für andere Benutzer sind Sie nur befugt, wenn Sie Verwalterrechte besitzen.
Sie können zwischen folgenden Modulen bzw. Programmfunktionen wählen:
Adressen,
Akten,
Aktenkonto,
Benutzereinstellungen,
D Dienstprogramme

6
Briefkopf-/Formulardesigner,
DMS,
Finanzbuchhaltung,
Finanzbuchhaltung II,
Gebühren/Kosten,
Lokale Grundeinstellungen ändern,
Info-Desk,
Kostenblatt,
Lohn/Gehalt,
Nachrichten/Notizen,
Notariat,
Notariat automatischer Vollzug,
Offene Posten,
Jurasoft,
Termine/Fristen,
Textbaustein-Editor,
Tresor,
Verbraucherinsolvenz,
Verwalter,
Zahlungsverkehr,
Dispodatei,
Zeithonorar I,
Zeithonorar II,
Zwangsvollstreckung.
Weitere Unterrechte können im entsprechenden Programmbereich, der durch einen Klick auf zu öffnen
ist, erteilt werden. Verschiedene Programmbereiche sind in drei Teilbereiche des Rechte-Cubes, 2. Basis bis
4. Termine, thematisch aufgeteilt.
Zum Speichern aller vergebenen Rechte klicken Sie auf den Button
oben rechts.
Mit Klick auf den Button werden die Programmfunktionen durch Tool-Tipps erläutert. Wenn Sie über das
Thema Informationen brauchen, bewegen Sie den Cursor über das entsprechende Steuerelement. Durch eine
leichte Links-Rechts-Bewegung kann die Einblendung der Tool-Tipps beendet werden.
Die Farbauswahl bietet eine Vielzahl von Auswahlmöglichkeiten für eine individuelle Gestaltung der Cube-
Seiten. Sie befindet sich ebenfalls im rechten oberen Bereich, erreichbar über den Button .
Benutzereinstellungen
Der Benutzer, für den diese Einstellung ausgewählt wurde, kann die Benutzerverwaltung aufrufen und seine
eigenen Einstellungen, wie Name, Passwort oder Diktatzeichen ändern.
Lokale Grundeinstellungen ändern:
Diese Einstellung bewirkt, dass der Benutzer in D4 Einstellungen lokale, d. h. blau gekennzeichnete, Einstellungen
ändern kann. Bei lokalen Einstellungen handelt es sich um Einstellungen, die sich nur auf den
Arbeitsplatz des Anwenders auswirken. Zentrale Grundeinstellungen können nur von Benutzern mit Verwalterrechten
geändert werden. Zentrale Grundeinstellungen wirken sich auf alle Benutzer des ra-micro Netzwerkes
aus.
Verwalter
Wurde für den Benutzer das Recht Verwalter vergeben, kann er die Benutzerverwaltung aufrufen und sämtliche
Einstellungen in der Benutzerverwaltung ändern. Insbesondere kann er anderen Benutzern Zugriffsrechte
erteilen.
Hat ein Benutzer für einen Programmbereich oder eine Programmfunktion keine Benutzerrechte, wird das
durch einen schwarzen Punkt vor dem Programmbereich / der Programmfunktion im Programmbaum
kenntlich gemacht.
Mit
im Teilbereich 1. Programmrechte können Sie die Vergabe von Rechten vereinfachen, indem
Sie beispielsweise Alle Programmrechte setzen wählen. Das hat zur Folge, dass alle möglichen (lizenzierten)
Einstellungen gewählt werden. So können Sie auch in den anderen Teilbereichen verfahren.
Außenprüferrechte setzen bewirkt eine Rechtevergabe für Außenprüfer:
Seit Anfang 2002 haben Außenprüfer der Finanzverwaltung das Recht, selbst auf die EDV des Steuerpflichtigen
zuzugreifen, ohne sich dabei des Steuerpflichtigen oder seiner Mitarbeiter zu bedienen (während des Zugriffs
D Dienstprogramme

7
des Außenprüfers steht Ihnen in Ihrer Kanzlei ein ra-micro Arbeitsplatz weniger zur Verfügung). Es empfiehlt
sich, einen eigenen Benutzer für den Außenprüfer in der Benutzerverwaltung anzulegen und diesem nur die
Außenprüferrechte zuzuweisen. In der Zeit der Außenprüfung sollten alle Mitarbeiter ein eigenes Passwort in der
Benutzerverwaltung hinterlegt haben. So haben Sie die zusätzliche Sicherheit, dass der Außenprüfer nur über
die ihm zugeteilte Benutzernummer Zugriff auf ra-micro erlangt.
Wählen Sie Alle Rechte für alle Programme setzen, werden alle Einstellungen in sämtlichen Bereichen ausgewählt.
Dementsprechend werden alle Einstellungen in den sämtlichen Bereichen abgewählt, wenn Sie
Alle Rechte für alle Programme entfernen wählen.
Sie können auch alle Einstellungen in einem bestimmten Programmbereich abwählen, z. B. mit Alle Rechte für
Aktenkonto entfernen im Teilbereich 2. Basis Modul Aktenkonto.
10. Standorteverwaltung
Abb. 5: D1 Benutzerverwaltung: Standort zu Benutzer anzeigen, Benutzer hervorgehoben
Die in der Standorteverwaltung hinterlegten Standorte können den gewählten Benutzern zugeordnet werden.
Standorte können neu angelegt und gelöscht werden.
Die Zuordnung eines Benutzers zu einem Standort erfolgt über Drag & Drop oder über die Auswahlliste der
Spalte Standort des jeweiligen Benutzers.
Abb. 6: D1 Benutzerverwaltung: Standort per Drag & Drop zuordnen
D Dienstprogramme

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11. Sachbearbeiterwaltung
Abb. 7: D1 Benutzerverwaltung: Sachbearbeiter zu Benutzer anzeigen, Benutzer hervorgehoben
Über den Button kann ein neuer Sachbearbeiter angelegt werden. Tragen Sie dazu den Vornamen und
Nachnamen sowie das Sachbearbeiterkürzel ein und legen Sie fest, für welchen Bereich der Sachbearbeiter
tätig sein soll. Bei der Neuanlage eines Sachbearbeiters wird grundsätzlich ein Sachbearbeiterkürzel für sämtliche
Bereiche verwandt, um die Übersichtlichkeit und Struktur zu verbessern.
Um einem Sachbearbeiter einen Benutzer zuzuordnen, ist der Sachbearbeiter zu wählen und anschließend der
Benutzer, der dem Sachbearbeiter zugeordnet werden soll. Die Zuordnung erfolgt über den Button
. Mit kann die Zuordnung zwischen Benutzer und Sachbearbeiter wieder entfernt
werden.
Mit
kann ein vorhandener Sachbearbeiter gelöscht werden.
Wir empfehlen, Sachbearbeiter nicht zu löschen, da in diesem Fall keine sachbearbeiterbezogene Auswertungen
mehr möglich sind. Bestehende Zuordnungen gelöschter Sachbearbeiter zu Akten, Wiedervorlagen
und Buchhaltungsdaten werden entfernt. Statt einen Sachbearbeiter zu löschen, können nicht
mehr aktive Sachbearbeiter über
aus der Übersicht entfernt werden. Eine bestehende Zuordnung
zu ra-micro Daten bleibt dabei im Gegensatz zur Programmfunktion Löschen unberührt. Im Bedarfsfall
können deaktivierte Sachbearbeiter jederzeit wieder aktiviert werden. Die Programmfunktionen Löschen
und Deaktivieren dienen einer übersichtlicheren Sachbearbeiterverwaltung, vor allem in größeren
Kanzleien.
Wurde in der Vergangenheit mit unterschiedlichen Sachbearbeiterkürzeln für die Bereiche Akten, Wiedervorlagen
und Kalender gearbeitet, werden diese bei der Umstellung auf die neue Benutzerverwaltung
übernommen und können bei Bedarf bearbeitet werden.
D Dienstprogramme

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12. Suchen
Abb. 8: D1 Benutzerverwaltung: Benutzersuche
Eine Suchfunktion ermöglicht die Suche nach Benutzern. In das Eingabefeld Suchen kann ein zum Benutzer
gespeicherter Begriff eingegeben und die Suche mit Ü gestartet werden. Im Ergebnis werden nur die Benutzerzeilen
angezeigt, die den eingegebenen Suchbegriffen entsprechen. Durch Klick auf das Symbol wird
das Suchergebnis gelöscht und alle Benutzereinträge wieder.
D2 Briefkopfdesigner
Abb. 9: D2 Briefkopfdesigner
Mit dem Briefkopfdesigner können Sie das Aussehen Ihrer Briefköpfe, Adressetiketten und Formulare auf einfache
Weise individuell gestalten. Die Daten der ra-micro Module B Adressen und A Akten werden
automatisch in die Briefköpfe und Formulare eingelesen, die mit dem Briefkopfdesigner erstellt wurden. Der mit
dem Briefkopfdesigner erzeugte Briefkopf wird im Direktdruck beispielsweise bei Gebührenrechnungen,
Mahnungen, Maßnahmen aus der Zwangsvollstreckung und Terminmitteilungen an das Gericht eingesetzt.
1. Kanzleibriefbögen individuell gestalten
Mit dem Briefkopfdesigner können Sie die Briefköpfe für Ihre Kanzlei individuell gestalten. Zahlreiche Platzhalter
für Adressfelder, Aktenbezeichnungen, Barcode können mit einem Mausklick aufgerufen, eigene
Platzhalter bei Bedarf angelegt werden. Die Platzhalter und Schmuckelemente wie Bilder, Linien, Rechtecke und
Ellipsen können leicht eingefügt und mit der Maus frei auf dem Briefkopf positioniert werden. Schriftfont, -größe
und -farbe können Sie nach Belieben ändern.
Über
wird ein Musterbriefkopf erstellt, der bereits mit den Adressdaten Ihrer Kanzlei ausgestattet
ist. Hierbei wird auf die Adressdaten zugegriffen, die Sie bei der Ersteinrichtung von ra-micro über den
Einrichtungsassistenten mit der Adressnummer 1 gespeichert haben. In diesem Musterbriefkopf sind schon
zahlreiche Datenfelder positioniert. So steht etwa das Adressfeld schon an derjenigen Position, an der es für
den Versand der späteren Kanzleischreiben in einem Fensterumschlag DIN-gerecht stehen muss. Speichern Sie
zunächst den Musterbriefkopf und nehmen Sie anschließend auf der Grundlage dieses Musterbriefkopfs
Änderungen vor.
D Dienstprogramme

10
Abb. 10: Briefköpfe: Musterbriefkopf mit Kanzleidaten
Über
und speichern.
wählen Sie einen vorhandenen Briefkopf aus und können diesen dann laden, bearbeiten
2. Briefköpfe ra E-Brief
Die zum Lieferumfang von ra-micro gehörenden Muster-Briefköpfe im HTML-Format können im Briefkopfdesigner,
wie oben für den Kanzleibriefbogen beschrieben, an die Kanzleianforderungen angepasst werden. Der
neue Briefkopf steht anschließend sofort im ra E-Brief unter der Registerkarte Optionen, Gruppe Weitere unter
dem Menü Briefkopf zur Verfügung und kann als neuer Standardbriefkopf voreingestellt werden.
Abb. 11: Briefköpfe ra E-Brief: Musterbriefkopf mit Kanzleidaten
2. Adressetiketten und Aktenschilder erstellen
Mit dem Briefkopfdesigner können Sie auch Adressetiketten zur Verwendung mit Ihrer Kanzleipost erstellen.
Legen Sie dazu die Abmessungen des Einzeletiketts und die Anzahl der Etiketten pro Blatt fest. Zahlreiche
Platzhalter stehen zur Positionierung auf dem Etikett zur Verfügung. Die Platzhalter werden beim Druck durch
die entsprechenden Daten aus der Adress- und Aktenverwaltung ersetzt. In einem ähnlichen Verfahren werden
die Aktenschilder für die Hängeakten erstellt.
D Dienstprogramme

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Abb. 12: Editor – Adressetiketten
3. Vordrucke für Überweisungsformulare
Sie können mit dem Briefkopfdesigner auch Vordrucke für Überweisungsformulare erstellen.
4. Weitere Formulare
Neben den bisher erwähnten Dokumenten lassen sich folgende weiteren Formulare und Etiketten mit dem
Briefkopfdesigner erstellen:
Ablageprotokolle,
Adresslisten,
Aktenschilder,
Aktenvorblätter,
Aktenvorblätter und Aktenvorblätter Erweiterte Beteiligtenverwaltung,
Zusatzblätter zu Aktenvorblättern,
Individuelle Zusatzblätter,
Anfragen im Adressfenster,
Formulare Fristenzettel,
Scheckformular für Kurzbriefe,
Formular Terminzettel,
Zahlungsverkehr.
D Dienstprogramme

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D3 Disk-Belegung
Abb. 13: D3 Disk-Belegung
Daten sollten regelmäßig gepflegt werden. Zu große, ungepflegte Datenmengen belasten die Datensicherung
und können im Falle von Datenrücksicherungen zu Problemen führen. Nur ein gepflegtes Datensystem bildet
eine gute Grundlage für schnelle und effektive Arbeit. Die Programmfunktion Disk-Belegung analysiert Ihren PC
und stellt das Ergebnis in einer übersichtlichen Baumstruktur zur Verfügung. Ersichtlich sind alle Laufwerke,
Verzeichnisse mit Informationen über freien und belegten Speicherplatz.
Mit der Programmfunktion Disk-Belegung kann eine Übersicht über alle im ra-micro Datenverzeichnis
befindlichen Dateiordner mit Größenangaben erstellt werden. Wir empfehlen eine halbjährliche Kontrolle der
Disk-Belegung.
Zuerst sollte einfach die Gesamtgröße von zwei aufeinander folgenden Ergebnissen verglichen werden. Bei
einem nur geringen Anwachsen braucht nichts weiter unternommen zu werden. Falls die Gesamtgröße stark
angewachsen ist, sollten die Größen der einzelnen Verzeichnisse geprüft werden, um genauer ermitteln zu
können, wo ein starker Festplattenverbrauch entstanden ist. Zu einzelnen Verzeichnissen sind zusätzliche
Informationen angegeben, z. B. Druckdateien eines Benutzers, Datenpool oder zusätzliche Notariate.
D Dienstprogramme

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D4 Einstellungen
Abb. 14: Verwaltung von Allgemeinen Grundeinstellungen und Programmeinstellungen
Mit Hilfe der Grundeinstellungen können Standardeinstellungen in ra-micro individuell an die Kanzlei-
Erfordernisse angepasst werden.
Bei den allgemeinen wie bei den programmbezogenen Grundeinstellungen wird grundsätzlich zwischen lokalen
und zentralen Einstellungen unterschieden. Lokale Grundeinstellungen sind i. d. R. mit blauer Schrift gekennzeichnet
und wirken sich nur auf den Arbeitsplatz aus, an dem sie gewählt wurden. Zentrale Grundeinstellungen
wirken sich an allen Arbeitsplätzen aus und sind i. d. R. mit roter Schrift gekennzeichnet.
Grundeinstellungen können nur geändert werden, wenn dazu die Programmrechte in der Benutzerverwaltung
eingeräumt wurden: Lokale Einstellungen können alle Benutzer ändern, an die das Programmrecht
Grundeinstellungen ändern vergeben wurde. Zentrale Einstellungen können nur Benutzer mit dem Programmrecht
Verwalter ändern.
Änderungen an den Einstellungen werden in der Regel erst nach einem Neustart von ra-micro wirksam.
1. Allgemeine Grundeinstellungen
Die Allgemeinen Grundeinstellungen von ra-micro können auf den Karteikarten 1 Allgemein, 2 Allgemein und
3 Allgemein aufgerufen und geändert werden.
Zu den Allgemeinen Grundeinstellungen zählen ferner Netzwerk-Einstellungen wie 4 Proxyserver, die Einstellung
laufender Nummern, der Chiffren, Druckereinstellungen, Einstellungen zum Programmstart, zu
MS Office und den E-Mail Konten-Einstellungen.
D Dienstprogramme

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1 Allgemein
Abb. 15: Einstellungen unter 1 Allgemein
1.1 Erste Aktennummer (zentral)
Bei Erste Aktennummer legen Sie für die gesamte Kanzlei fest, ab welcher Aktennummer Auswertungen
erfolgen können, z. B. über die Mandatssaldenliste. Die Eingabe erfolgt im Format
[Aktennummer]/[Jahrgang], z. B. 537/11. Die niedrigste Aktennummer, ab der Sie auswerten können,
ist 1/70. Ein Jahrgang vor 1970 kann nicht festgelegt werden.
1.2 Mehrwertsteuersatz (zentral)
Bei Mehrwertsteuersatz geben Sie den aktuellen Mehrwertsteuersatz ein. Dieser wird dann von den
Programmenteilen, in denen eine Berechnung der Mehrwertsteuer vorgenommen wird, berücksichtigt,
wenn nicht in den Einstellungen dieser Programme der Mehrwertsteuersatz besonders festgelegt
werden muss, wie z. B. in der Dispodatei oder bei der RVG-Berechnung Gb.
1.3 Programmbezeichnung (zentral) Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer
Eigentlich haben wir in Deutschland eine Umsatzsteuer mit Vorsteuerabzug und keine Mehrwertsteuer
im engeren Sinn. Dennoch hat sich der Begriff „Mehrwertsteuer“ im allgemeinen Sprachgebrauch eingebürgert.
Mit dieser Einstellung kann für ra-micro gewählt werden, welcher Begriff in vom
Programm erstellten Ausgaben verwendet werden soll.
Die Einstellung wirkt sich auf Rechnungen aus, die in Gebühren/Kosten oder Zwangsvollstreckung
erstellt werden.
1.4 Steuernummer (zentral)
Tragen Sie hier die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ein. Die
Nummern können Sie mit dem Textbausteineditor oder Briefkopfdesigner in Ihre Ausgangsschreiben
einfügen.
1.5 Speicherlaufwerk DMS (zentral)
Wenn früher ein abweichendes Laufwerk für die E-Akte eingerichtet worden ist, so wird dies hier
angezeigt.
1.6 Kürzung Kosten neue Länder (lokal)
Wählen Sie diese Einstellung, wenn sich der Sitz Ihrer Kanzlei in den neuen Bundesländern befindet
und beim Aufruf der Gebühren- und Kostenprogramme automatisch eine Gebührenkürzung um 10 %
voreingestellt sein soll.
D Dienstprogramme

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Diese Einstellung wirkt sich auf die Programmfunktionen RVG-Berechnung Gb und KostO-Berechnung
Gj von G Gebühren/Kosten und auf die Programmfunktionen Kostenrisiko und Kostentabelle
HG0 von X Berechnungen/Tabellen aus.
1.8 Jahreszahl in Datum (zentral)
Optional kann die Jahreszahl in den Ausgaben von ra-micro im zweistellig Format „11“ (für 2011)
oder vierstellig wie in „2011“ gewählt werden.
1.9 Datumsformat (zentral)
Bei der Tages- und Monatsausgabe kann zusätzlich zwischen verschiedenen Formaten gewählt
werden.
Die Formatangaben in 1.8 und 1.9 wirken sich aus, wenn das Datum über einen der Datums-
Platzhalter, z. B. ^TgDatum ausgegeben wird, der beim Druck automatisch durch das aktuelle
Tagesdatum ersetzt wird. Außerdem wirkt diese Einstellung bei der Abfrage des Datums beim
Programmstart und bei Datumseingaben in den Programmfunktionen Aktenstatistik, Benutzerstatistik
und Blutalkohol.
1.11 Personal Desktop Eingabefeld „Schnellsuche“ anzeigen (lokal)
Falls die Schnellsuche am Arbeitsplatz nicht genutzt wird, kann sie hier komplett deaktiviert werden.
1.12 Aktennummern-Feld mit Aktennotiz-Button (zentral)
Wurde diese Option aktiviert, steht nach Eingabe der Aktennummer neben dem Aktennummernfeld
das Symbol für den Aufruf der Aktennotiz zur Verfügung.
1.13 Datenpoolauswahl alphabetisch nach Verzeichnis sortieren (lokal)
Standardmäßig werden die vorhandenen Datenpools in der Auswahlliste nach Langnamen sortiert aufgeführt.
Mit dieser Einstellung können die Datenpools nach Kurzbezeichnung sortiert gelistet werden.
1.15 Aktenbeteiligte mit Aktionsfenster (lokal)
Über das Aktionsfenster stehen viele direkte Bearbeitungsmöglichkeiten zur Akte per Link zur
Verfügung. Das Aktionsfenster kann am Arbeitsplatz aktiviert oder deaktiviert werden.
1.16 Infodesk oder Info-Cube (lokal)
Statt des bisherigen Infodesks kann die modernere, dreidimensionale Programmoberfläche des
Info-Cubes eingestellt werden.
1.17 Tonsignal bei Online-Update und Programmende (lokal)
Wenn ra-micro ein Programm-Update gefunden hat, ertönt ein Glockensignal. Ebenso ertönt ein
Glockensignal, wenn ra-micro beendet ist.
1.19 RA-MICRO E-Postausgang alternativ zum ra E-Brief auch per Outlook (lokal)
Der E-Postausgang kann sowohl nur per ra E-Brief als auch per Outlook oder ra E-Brief genutzt
werden. Ist diese Einstellung nicht gewählt, wird ausschließlich per ra E-Brief versendet. Ist die Einstellung
aktiv, kann der Versand aus dem Programm alternativ zum ra E-Brief auch über Outlook erfolgen.
Diese Auswahl findet sich in verschiedenen Programmbereichen wieder. Bei der gesetzter
Grundeinstellung finden Sie in den Programmbereichen beide Buttons zur Auswahl,
und
. Wird hier die Auswahl zwischen ra E-Brief oder Outlook-Versendung vorgenommen, wird
der andere Button gegraut dargestellt. Ohne gesetzte Grundeinstellung ist der Button Senden nicht
sichtbar.
Wir raten grundsätzlich davon ab, diese Einstellung zu aktivieren, da nur der E-Postausgang per
ra E-Brief die Protokollierung sicherstellt. Außerdem stellt der ra E-Brief mit Briefkopf ein einheitliches
Erscheinungsbild der Kanzlei im elektronischen Postverkehr sicher.
1.21 Ansicht Rechteverwaltung Cube oder Karteikarten (lokal)
Legen Sie hier fest, ob die Rechteverwaltung, die über D1 Benutzerverwaltung aufgerufen werden
kann, als moderner 3D-Cube oder in herkömmlicher Karteikarten-Darstellung angewendet werden
soll.
D Dienstprogramme

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1.22 Ansicht: ra-micro / ra-micro kompakt (zentral)
Für Anwender von ra-micro ist es möglich, auf ra-micro kompakt umzuschalten. Bei
ra-micro kompakt handelt es sich um eine komprimierte ra-micro Version, die sich auf die Kernfunktionalitäten
von ra-micro beschränkt.
In ra-micro kompakt stehen im Vergleich zu ra-micro folgende Module und darin enthaltene
Programmfunktionen nicht zur Verfügung:
Personal Desktop,
E DMS,
U E-Workflow,
R Rechtsanwalt.
Das Literaturprogramm ist als gesondertes Modul L Literatur in das Hauptmenü integriert. Das E-Akte
– Fenster informiert über die zur Akte gespeicherten Dokumente und ist in den ra-micro Programmfunktionen
über die Tastenkombination HG6 aufrufbar.
Abb. 16: Hauptmenü von ra-micro kompakt
Ein Zurückschalten auf die ra-micro Vollversion ist bei Vorliegen einer ra-micro Lizenz jederzeit
möglich. Inhabern einer ra-micro kompakt Version steht diese Möglichkeit nicht zur
Verfügung, hierzu ist eine Lizenzerweiterung erforderlich. Ihr ra-micro Vor-Ort-Partner ist
Ihnen dabei gern behilflich.
D Dienstprogramme

17
2 Allgemein
Abb. 17: Einstellungen unter 2 Allgemein
Unter 2 Allgemein können folgende Einstellungen vorgenommen werden:
2.1 Benutzerstatistik führen (zentral)
Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie erfassen möchten, wann sich Mitarbeiter in Ihrem ra-micro
Netzwerk angemeldet haben und Sie wünschen, dass die erfassten Daten mit der Benutzerstatistik
ausgewertet werden können.
2.3 Programmbezeichnung EUR oder € (zentral)
Für die gesamte Kanzlei wird festgelegt, ob die Abkürzung „EUR“ oder das Sonderzeichen „€“
verwendet werden soll.
2.8 Sachbearbeiterkürzel mit Ziffern und Umlauten (zentral)
Haben Sie diese Einstellung gewählt, können Sie in Eingabefeldern für die Sachbearbeiterkürzel in der
Benutzerverwaltung Ziffern und Umlaute verwenden. Eine Abwahl der Einstellung ist nicht mehr
möglich, nachdem sie gesetzt wurde.
2.9 Nichtintegrierte Buchungen lokal erlauben (zentral)
Diese Einstellung ist bei Neuinstallation von ra-micro nicht gesetzt. Wir empfehlen dringend, nichtintegrierte
Buchungen nur ausnahmsweise zuzulassen. Zahlungen auf Aktenkonten sind grundsätzlich
auch ins Journal zu buchen. Diese zentrale Einstellung sperrt, wenn sie abgewählt ist, für das gesamte
Netzwerk den Zugriff auf diese lokale Einstellung und erzwingt integrierte Buchungen. Sie gilt nur für
F Finanzbuchhaltung I. In FII Finanzbuchhaltung II sind nichtintegrierte Buchungen nicht vorgesehen.
Wir empfehlen allen Kunden dringend, die Übereinstimmung zwischen den verschiedenen
Buchhaltungsbereichen regelmäßig zu kontrollieren und bei Bedarf wieder herzustellen und
schon jetzt die verbleibenden Möglichkeiten zur nichtintegrierten Buchung zu vermeiden.
2.12 Letzte Aktennummer vorschlagen (zentral)
Viele Programmfunktionen in ra-micro benötigen als ersten Arbeitsschritt die Eingabe einer Aktennummer,
z. B. die Programmfunktionen A2 Ändern oder A3 Akteninfo im Modul A Akten oder die
Programmfunktion C2 Anzeigen im Modul Aktenkonto.
Mit Wahl der Option Letzte Aktennummer vorschlagen legen Sie fest, dass ra-micro die Aktennummer,
die Sie zuletzt in eine Eingabemaske einer Programmfunktion eingegeben haben, speichert.
Sollten Sie danach erneut zur Eingabe einer Aktennummer aufgefordert werden, wird automatisch die
zuletzt eingegebene Aktennummer vom Programm vorgeschlagen. Sie brauchen dann diese Aktennummer
nur noch zu bestätigen, haben aber auch die Möglichkeit, sie zu überschreiben.
D Dienstprogramme

18
2.14 Korrespondenzanwälte aktuell aus dem Internet (zentral)
Es ist in ra-micro möglich, offline auf die interne Datenbank mit Korrespondenzanwälten zuzugreifen
oder online auf die Internet-Präsenz des Deutschen Anwaltssuchdienstes (DASD). Wird diese Option
aktiviert, startet die Seite des DASD (www.anwaltssuchdienst.de).
Diese Internet-Seite enthält ggf. aktuellere Daten als die bei Programm-Updates mitgelieferte Offline-
Datenbank. Die Offline-Datenbank enthält auch Rechtsanwälte, die zwar als Korrespondenzanwälte
aufgeführt sind, auf der Seite des DASD jedoch ausdrücklich nicht für Rechtsuchende sichtbar sein
möchten.
2.17 Personal Desktop: Kachel-Programmmenü erscheint bei Klick auf Haupteintrag im
Programmbaum (lokal)
Klickt man üblicherweise auf einen der Haupteinträge im Programmbaum (siehe Abb. 18), klappt
dieser auf und die einzelnen Programmfunktionen werden aufgelistet. Wird diese Einstellung aktiviert,
öffnet sich stattdessen das Programmmenü (siehe beispielsweise Abb. 19) wie im Tabellenmenü. Der
Programmbaum kann weiterhin durch Klick auf das + Symbol geöffnet werden.
Abb. 18: Ausriss aus dem Programmbaum des Personal Desktops (PD)
Abb. 19: Programmmenü, im Beispiel: Akten
2.19 Versand E-Nachricht / Telefonnotiz an: E-Postkorb E-Nachricht Übersicht (zentral)
Standardmäßig erfolgt der Versand von E-Nachrichten und Telefonnotizen an den E-Postkorb zur
Weiterbearbeitung. Für den Fall, dass Sie noch E-Nachrichten in der alten Ansicht abarbeiten wollen,
steht die Einstellung E-Nachricht Übersicht zur Verfügung.
D Dienstprogramme

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3 Allgemein
Abb. 20: Einstellungen unter 3 Allgemein
3.1 Sozietätsabrechnung aktivieren (zentral)
Wählen Sie die Einstellung Sozietätsabrechnung aktivieren, wenn Sie aktenbezogen einen prozentualen
Umsatzanteil einzelnen Benutzern zuordnen möchten. Dies ist z. B. dann nützlich, wenn in
einer Sozietät den einzelnen Sozien für jede Akte ein bestimmter Umsatzanteil zugerechnet werden
soll.
Nach Wahl dieser Einstellung wird bei der Aktenanlage automatisch die Eingabemaske Umsatzanteile
Sozien aufgerufen, mit deren Hilfe Sie die Umsatzanteile der beteiligten Sozien den entsprechenden
Sachbearbeiterkürzeln zuordnen können. Die Aufteilung der Umsätze auf die Sozien kann im Modul
Finanzbuchhaltung I mit der Programmfunktion Umsatzanteile Sozien und in der F Finanzbuchhaltung
II mit der Programmfunktion Verwaltung Fibu II geändert werden.
Erfolgt die Verteilung der Aktenumsätze in Ihren Kanzleien nach festen Vorgaben, können Sie diese in
den Standardtext soziedef.txt eintragen. Die Eingaben stehen dann als Vorschlagswert bei der Eingabe
von Sozietätsumsatzanteilen zur Verfügung. Ergibt die Summe der Prozentanteile im Vorgabetext
keine 100%, werden Sie beim Verlassen der Eingabemaske durch eine Warnmeldung darauf hingewiesen.
Je nachdem, ob Sie mit ein- oder zweistelligen Sachbearbeiterkürzeln arbeiten, können unterschiedliche
Sozienanteile festgelegt werden. Bei einem einstelligen Sachbearbeiterkürzel sind bis zu 6
Sozienanteile möglich, bei zweistelligem Sachbearbeiterkürzel bis zu 5.
Auf bereits eingetragene Sozietätsanteile in vorhandenen Akten hat der Standardtext
soziedef.txt keine Auswirkung.
Wenn Sie die Finanzbuchhaltung II lizenziert haben, können Sie die Einstellung Sozietätsabrechnung
aktivieren nur mit Hilfe des Programm-Supports abschalten! Versuchen Sie, die
Einstellung bei lizenzierter Finanzbuchhaltung II zum ersten Mal zu wählen, erhalten Sie einen
entsprechenden Warnhinweis.
3.2 Telefon-Assistent aktivieren (lokal)
Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie den ra-micro Telefonassistenten verwenden möchten.
Wichtigste Voraussetzung für den Betrieb des Telefonassistenten ist, dass die Telefonanlage Ihrer
Kanzlei mit einer entsprechenden Software (TAPI-Service-Provider - TSP) über einen PC angesprochen
werden kann. Diese Software muss die TAPI ab Version 2.0 oder höher unterstützen. Befragen Sie
hierzu bitte im Zweifel Ihren Systembetreuer bzw. Ihren Telefontechniker.
Sobald Sie die Einstellung Telefon-Assistent aktivieren gewählt haben, öffnet sich einmalig das
Programmfenster Einstellungen Telefon-Assistent. Sollten Sie kein Leitungsgerät auswählen oder sollte
D Dienstprogramme

20
kein Leitungsgerät in der Auswahlliste im Bereich Leitungsgerät auswählen zur Verfügung stehen,
kann der Telefon-Assistent nicht eingesetzt werden.
Sofern der Telefon-Assistent bereits eingerichtet wurde, können Sie mit der Einstellung Telefon-
Assistenten aktivieren den Telefon-Assistenten nur noch ein- oder ausschalten. Die Einstellungen zum
Telefon-Assistenten rufen Sie dann über B7 Telefonassistent auf.
Der Telefonassistent kann im ra-micro Tabellenmenü erst aufgerufen werden, nachdem er in
den Grundeinstellungen aktiviert und ra-micro neu gestartet wurde.
3.3 Finanzbuchhaltung II aktivieren (zentral)
Wenn Sie die Finanzbuchhaltung II (= bilanzierende Buchhaltung) lizenziert haben, können Sie mit
dieser Einstellung die Finanzbuchhaltung II zentral für alle Arbeitsplätze Ihres ra-micro Netzwerks
aktivieren. Damit werden alle Schnittstellen in anderen Programmen zur Buchhaltung von der Finanzbuchhaltung
I auf die Finanzbuchhaltung II umgestellt.
Solange die ra-micro Lizenz nicht vorliegt, ist die Option gegraut.
Wenn die Einstellung einmal gewählt wurde, sollten Sie dies auf keinen Fall rückgängig machen! Dies
hätte zur Folge, dass zentral wieder in die F Finanzbuchhaltung I gebucht würde!
Nachträgliche Arbeiten im Programmbereich Finanzbuchhaltung I der Vorjahre müssen aber
noch möglich sein. Dazu können Sie an dem Arbeitsplatz, an dem Sie diese Arbeiten durchführen
möchten, im Programmbereich Finanzbuchhaltung II die Programmfunktion Fibu I am
Arbeitsplatz einschalten wählen. Nach Erledigung können Sie den Programmbereich Finanzbuchhaltung
II durch die Programmfunktion Fibu II am Arbeitsplatz einschalten, die Sie im
Programmbereich Finanzbuchhaltung I unter Extras finden, wieder aktivieren.
3.8 Farbmarkierung für RA-MICRO Masken in Windows-Systemfarben (lokal)
Im Falle der Aktivierung richtet sich die Gestaltung der Hintergrundfarbe in Bildschirmfenstern nach
den Windows-Systemfarben-Vorgaben. Dies verhindert im Einzelfall auftretende unschöne oder
kontrastarme Farbkombinationen.
Diese Einstellung kann nur bei Einsatz von Windows XP aktiviert werden.
3.15 RA-MICRO Meldungen (lokal)
Meldungen aus ra-micro können als herkömmliche Popup-Fenster erscheinen (siehe Abb. 21 links)
oder als sogenannte Slider (siehe Abb. 21 rechts), die rechts unten am Bildschirm fließend ein- und
wieder ausgeblendet werden.
4 Proxyserver
Abb. 21: Popup- oder Slider-Meldung in ra-micro
Sofern man sich am Arbeitsplatz für Slider-Meldungen entscheidet, können Anzeigedauer und Transparenz
des Erscheinungsbildes individuell eingestellt werden. Standardvorgabe sind 10 Sekunden
Anzeigedauer und 50% Transparenz.
Abb. 22: Einstellungen unter 4 Proxyserver
D Dienstprogramme

21
5 Lfd. Nummern
HTTP Proxyserver verwenden (z. B. Elektronische LSt-Bescheinigung/UStVA/LstA (zentral)
Diese Grundeinstellung ist für den ELSTER-Versand aus ra-micro über das sichere Internet-
Verschlüsselungsverfahren HTTPS vorgesehen. Falls die Internet-Verbindung in Ihrer Kanzlei über
einen Proxyserver erfolgt (z. B. aus Sicherheitsgründen), können die entsprechenden Einstellungen
aus dem Internet-Explorer durch Aktivieren dieser Option einfach nach ra-micro übernommen
werden. Dies ist notwendig, damit ra-micro z. B. am ELSTER-Verfahren (Finanzämter) teilnehmen
kann.
In einer Unteroption kann festgelegt werden, dass bei jedem Verbindungsaufbau Benutzername und
Passwort wie im Internet-Explorer zusätzlich abgefragt werden.
Abb. 23: Einstellungen unter 5 Lfd. Nummern
Mit 5 Lfd. Nummern können Sie für ra-micro Module laufende Nummern einsehen und festlegen, beispielsweise
die Adress-, Ablage- oder Aktennummern.
Wir empfehlen, insbesondere Ablagenummern zu Beginn eines Kalenderjahres herunterzusetzen.
So bleiben zwischenzeitlich frei gewordene Nummern nicht ungenutzt, sondern
werden neu vergeben.
Adressnummer (zentral)
Die hier eingetragene Nummer zeigt Ihnen die letzte vergebene Adressnummer an. Sie können durch
einfaches Überschreiben des Eintrags auch eine Adressnummer bestimmen. Ab dieser wird dann bei
der Adressanlage eine fortlaufende Adressnummer vergeben. Standardmäßig ist dies die
Adressnummer 1000.
Wird von ra-micro die letzte mögliche Adressnummer erreicht, so wird die Einstellung automatisch
auf 2000 zurückgesetzt. Das Programm sucht dann – ausgehend von der Adressnummer 2000 - die
nächste freie Adressnummer.
Ein manuelles Zurückstellen der laufenden Adressnummer hat den Effekt, dass Sie ra-micro
veranlassen, in dem Nummernbereich oberhalb der laufenden Adressnummer frei gewordene
Nummern als nächste zu vergeben.
Der geschützte Adressnummernbereich von 1 bis 1000 ist von der automatischen Neuvergabe
ausgenommen. Die Organisationsstruktur der Adressdaten in ra-micro ist wie folgt aufgebaut:
Die Adressnummer 1 ist Ihrer Kanzlei vorbehalten. Die darauf folgenden Nummern bis 1000
sollten Sie für andere, häufig genutzte Adressen vorbehalten. Der Adressbereich von 1001 bis
88.999 und von 200.000 bis 999.999 steht Ihnen für die Speicherung von laufenden Adressen
zur Verfügung. Der dazwischen liegende Bereich von 89.000 bis 199.999 ist den Adressen
vorbehalten, die zum Lieferumfang von ra-micro gehören – darunter beispielsweise die
Adressdaten der Gerichte, Finanzämter und Versicherungen. Es ist nicht zu empfehlen, in
diesem Bereich Adressen zu speichern, da diese mit jeder Pflegelieferung aktualisiert und überschrieben
werden.
Ablagenummer (zentral)
Angezeigt wird die Nummer der zuletzt abgelegten Akte. Geben Sie z. B. 10 ein, erhalten künftig
abgelegte Akten die Ablagenummern 11 und aufwärts.
Die Ablagenummer setzt sich zusammen aus der Jahreszahl, also z. B. 2010 und einer 6-stelligen
Ziffer. Hierbei wird die laufende Ablagenummer bis auf 6 Stellen mit führenden Nullen aufgefüllt. In
D Dienstprogramme

22
den Allgemeinen Grundeinstellungen, Lfd. Nummern, wird nur die fortlaufende Nummer ohne
führende Jahreszahl und führende Nullen angezeigt.
Möchten Sie keine jahresübergreifende Ablagenummernvergabe, müssen Sie die Ablagenummer
am Jahresanfang auf 0 zurücksetzen. Die erste Ablagenummer des Jahres 2011 lautet dann
2011000001. Setzen Sie die Ablagenummer nicht zurück, lautet die erste Ablagenummer des
Jahres 2011 z. B. 2011000052, wenn die letzte abgelegte Akte des Jahres 2010 die Ablagenummer
2010000051 hatte.
Ablagenummer Notariat (zentral)
Angezeigt wird die Nummer der zuletzt abgelegten Notariatsakte. Das Format der Ablagenummer
Notariat entspricht dem der Ablagenummer. Wenn Sie hier eine andere Ablagenummer eingeben, legt
das Programm die folgenden Notariatsakten ab dieser Ablagenummer ab.
Aktennummer (zentral)
Hier können Sie die zuletzt vergebene Aktennummer für einen Jahrgang einsehen bzw. festlegen, ab
welchen Aktennummern Akten angelegt werden. Sie können bis zu 99.999 Akten pro Jahr anlegen,
d. h. die höchste Aktennummer, die Sie vergeben können, ist 99999/[Jahr], z. B. 99999/11.
Nach Auswahl des gewünschten Jahrgangs wird Ihnen die zuletzt vergebene Aktennummer dieses
Jahrgangs angezeigt. Wenn Sie diese ändern möchten, können Sie hier eine bis zu fünfstellige Zahl
eingeben.
Belegnummer Fibu (zentral)
Hier können Sie die aktuelle Belegnummer für die Finanzbuchhaltung einsehen und ggf. ändern, wenn
die nächste laufende Belegnummer erst ab einer bestimmten Nummer vergeben werden soll. In das
Eingabefeld kann eine Zahl mit höchstens sechs Stellen eingegeben werden.
In der Finanzbuchhaltung II erfolgt die Belegnummernvergabe automatisch.
Druckdateien (lokal)
Zeigt die aktuelle Druckdateinummer an. Neue Druckdateien werden ab dieser Nummer gespeichert.
Bei Bedarf können Sie die Druckdateinummer hier "zurückstellen". Wählen Sie hier z. B. den Benutzer,
für den die Druckdateien zurückgesetzt werden sollen. Automatisch wird der aktuelle Benutzer vorgeschlagen.
Rechnungsnummer (zentral)
Als Rechnungsnummer wird die im Wege der automatischen Rechnungsnummernvergabe zuletzt
vergebene Rechnungsnummer angezeigt. Die angezeigte Rechnungsnummer ist ausgegraut. Sie
können diese nicht verändern. Die Rechnungsnummer bezieht sich auf Rechnungen, die im
Rahmen der Finanzbuchhaltung I erstellt wurden.
Die hier angezeigte Rechnungsnummer entspricht nicht dem Format der in Rechnungen ausgewiesenen
Rechnungsnummer, die aus den beiden Endziffern des aktuellen Jahrgangs und einer
stets 5-stelligen Zahl zusammengesetzt sind, z. B. 1100475 für die Rechnung Nr. 475 aus dem Jahr
2011. Vielmehr wird nur die Zahl der automatisch vergebenen Rechnungsnummern hier angezeigt, im
Beispiel wäre dies die Nr. 475.
Manuell vergebene Rechnungsnummern werden in dem Informationsfeld nicht berücksichtigt. Sollte es
zu einer Überschneidung zwischen manuell und automatisch vergebenen Rechnungsnummern
kommen, wird dies bei Buchungen angezeigt.
Speichernummer Aktenbetreff (zentral)
Angezeigt wird die aktuelle Aktenbetreffnummer. Die Einstellung Speichernummer Aktenbetreff ermöglicht
es, die nächste freie Betreffnummer zu ermitteln, wenn Sie zu einem nachträglich erfassten
Betreff manuell eine Betreffnummer vergeben möchten. Diese Betreffnummer tragen Sie dann im Feld
Speichernummer Aktenbetreff ein. Das Programm vergibt die folgenden Betreffnummern ab der von
Ihnen eingetragenen Nummer.
Einen Betreff zur Akte können Sie z. B. mit den Programmfunktionen A1 Anlegen bzw. nachträglich
mit Aktenbetreff erfassen.
D Dienstprogramme

23
7 Chiffren
Abb. 24: Einstellungen unter 7 Chiffren
In ra-micro können Sie den Zugriff auf bestimmte Programmfunktionen von der Eingabe einer
Kennung (Chiffre) abhängig machen und somit den Zugriff auf Personen beschränken, denen diese
Chiffre bekannt ist.
Die Chiffren stehen zueinander in einem Stufenverhältnis.
Den höchsten Rang hat die Chiffre E/Ü-Rechnung,
darauf folgt die Chiffre Buchhaltung.
Die Allgemeine Programmchiffre ist die niedrigste Chiffre.
Die höchste von Ihnen vergebene Chiffre wird bei Aufruf der Karteikarte 7 Chiffren abgefragt.
Wer die von der Kanzlei höchstrangig vergebene Chiffre kennt, kann also die anderen Chiffren einsehen
und bei Bedarf den Kollegen mitteilen, falls sie diese vergessen haben. Wir empfehlen,
Chiffren und Passwörter mit dem Programm R7 Tresor zu sichern.
Alle Chiffren müssen zwischen 2 und 6 Zeichen lang sein. Unterscheiden Sie bei der Eingabe zwischen
Groß- und Kleinschreibung.
Allgemeine Programmchiffre (zentral)
Die Allgemeine Programmchiffre ist die niedrigste Chiffre.
Sollten Sie wünschen, dass keine Abfrage der Allgemeinen Programmchiffre erfolgt, geben Sie
bei Allgemeine Programmchiffre bitte die Ziffer 0 (in Worten: Null) ein. Wenn dort kein Wert
eingetragen wird, z. B., weil eine bereits vorhandene Chiffre gelöscht wurde, wird bei weiteren
Abfragen der Allgemeinen Programmchiffre der Zugang nur freigegeben, wenn Sie die ersten
beiden Ziffern des aktuellen Tagesdatums (z. B. 25 am 25. eines Monats) eingeben.
Durch die Eingabe einer allgemeinen Programmchiffre beschränken Sie den Zugriff der folgenden
Programmfunktionen.
A Akten:
A10 Weitere – Aktenstatistik,
A10 Weitere - Aktenstatistik (HTML).
C Aktenkonto:
C3 Buchen,
C4 Gesamtsalden - Gesamtsalden,
C6 Sammeldruck,
C7 Saldenliste – Saldenliste,
C8 Zwischenabrechnung,
D Dienstprogramme:
D4 Einstellungen - Allgemeine Grundeinstellungen – Chiffren.
F Finanzbuchhaltung:
F1 Buchen,
F3 Jahresabschluss,
F4 Journal,
F5 Kassenbuch,
F6 Kontenblätter,
F7 Kontenplan,
F8 Kontoauszüge,
F9 Sachkonten,
D Dienstprogramme

24
F10 Auswertungen – Aktenkonto-Buchungen,
F10 Auswertungen – BWA,
F10 Auswertungen – E-Ü-Rechnung,
F10 Auswertungen – E-Ü laufender Monat (HTML),
F10 Auswertungen – E-Ü laufender Vormonat (HTML),
F10 Auswertungen – E-Ü laufendes Jahr (HTML),
F10 Auswertungen – E-Ü laufendes Vorjahr (HTML),
F10 Auswertungen – Finanzkontenliste,
F10 Auswertungen – Finanzkontostände,
F10 Auswertungen – Grafik,
F10 Auswertungen – Mandanten-Umsatzliste,
F10 Auswertungen – Sachkontenliste,
F12 Elster,
F13 Inventarliste,
F14 Kontoimport,
F15 Schnittstellen,
F16 Umsatzanteile Sozien,
Chiffre Buchhaltung (zentral).
Mit einer Chiffre Buchhaltung können Sie den Zugriff auf folgende Programmfunktionen beschränken:
C Aktenkonto:
C3 Buchen,
C4 Gesamtsalden - Gesamtsalden,
C6 Sammeldruck,
C7 Saldenliste – Saldenliste,
C8 Zwischenabrechnung.
D Dienstprogramme:
D4 Einstellungen - Allgemeine Grundeinstellungen – Chiffren.
F Finanzbuchhaltung:
F1 Buchen,
F3 Jahresabschluss,
F4 Journal,
F5 Kassenbuch,
F6 Kontenblätter,
F7 Kontenplan,
F8 Kontoauszüge,
F9 Sachkonten,
F10 Auswertungen – Aktenkonto-Buchungen,
F10 Auswertungen – BWA,
F10 Auswertungen – E-Ü laufender Monat (HTML),
F10 Auswertungen – E-Ü laufender Vormonat (HTML),
F10 Auswertungen – E-Ü laufendes Jahr (HTML),
F10 Auswertungen – E-Ü laufendes Vorjahr (HTML),
F10 Auswertungen – E-Ü-Rechnung,
F10 Auswertungen – Finanzkontostände,
F10 Auswertungen – Finanzkontostände (HTML),
F10 Auswertungen – Grafik,
F10 Auswertungen – Mandanten Umsatzliste,
F10 Auswertungen – Sachkontenliste,
F12 Elster,
F13 Inventarliste,
F14 Kontoimport,
F15 Schnittstellen,
F16 Umsatzanteile Sozien.
Chiffre E/Ü-Rechnung (zentral)
Die Chiffre E/Ü-Rechnung geht der Allgemeinen Programmchiffre und der Chiffre Buchhaltung vor.
Wenn Sie bei Chiffre E/Ü-Rechnung. ein Passwort eingeben, werden dadurch folgende Programmfunktionen
geschützt.
C Aktenkonto:
C4 Gesamtsalden - Gesamtsalden,
D Dienstprogramme

25
C4 Gesamtsalden – Gesamtsalden (HTML),
C7 Saldenliste – Saldenliste (HTML).
D Dienstprogramme:
D4 Einstellungen - Allgemeine Grundeinstellungen – Chiffren.
F Finanzbuchhaltung:
F3 Jahresabschluss,
F7 Kontenplan,
F10 Auswertungen – BWA,
F10 Auswertungen – E-Ü laufender Monat (HTML),
F10 Auswertungen – E-Ü laufender Vormonat (HTML),
F10 Auswertungen – E-Ü laufendes Jahr (HTML),
F10 Auswertungen – E-Ü laufendes Vorjahr (HTML),
F10 Auswertungen – E-Ü-Rechnung,
F10 Auswertungen – Finanzkontostände (HTML),
F10 Auswertungen – Grafik,
F10 Auswertungen – Mandanten-Umsatzliste,
F10 Auswertungen – Mandanten-Umsatzliste (HTML),
F15 Schnittstellen,
F16 Umsatzanteile Sozien.
O Offene Posten:
O3 Auswertungen – Mahnstufen (HTML),
O3 Auswertungen – OP Jahr (HTML),
O3 Auswertungen – Rechnungssummen lfd. Jahr (HTML),
O3 Auswertungen – Rechnungssummen lfd. Monat (HTML),
O3 Auswertungen – Rechnungssummenliste (HTML).
Allgemeine Programmchiffre vor Dienstprogrammen (zentral)
Mit der Einstellung Allgemeine Programmchiffre vor Dienstprogrammen können Sie die Schutzwirkung
der Allgemeinen Programmchiffre auf folgende Programmfunktionen erweitern.
A Akten:
A10 Weitere - Aktenstatistik
D Dienstprogramme
D2 Briefkopfdesigner,
D4 Einstellungen,
D5 Lizenzierung,
D6 Online-Update,
Y10 JuraKonto.
Allgemeine Programmchiffre vor Datenpool
Schützt den aktiven Datenpool vor unbefugtem Einblick.
Chiffre Buchhaltung für Aktenkonto-Fenster (zentral)
Diese Einstellung wirkt sich nur aus, wenn Sie eine Chiffre Buchhaltung festgelegt haben. Sie bewirkt,
dass zusätzlich folgende Programmfunktionen durch diese Chiffre geschützt werden.
C1 Abrechnen,
C2 Anzeigen.
Chiffre Buchhaltung für Übersicht Finanzkonten/Sachkonten (zentral)
Bei Vergabe der Chiffre Buchhaltung können Sie mit Wahl dieser Einstellung festlegen, dass der Aufruf
folgender Programmfunktionen zusätzlich von der Eingabe der Chiffre Buchhaltung abhängig gemacht
wird.
F9 Sachkonten,
F10 Auswertungen – Finanzkontenliste.
Chiffre Buchhaltung für Aktko Kostenblatt (zentral)
Bei Vergabe der Chiffre Buchhaltung können Sie mit Wahl dieser Einstellung festlegen, dass der Aufruf
folgender Programmfunktionen zusätzlich von der Eingabe der Chiffre Buchhaltung abhängig gemacht
wird.
D Dienstprogramme

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K1 Ablichtungen,
K2 Bearbeiten.
Bei lizenzierter Finanzbuchhaltung II schützt die Chiffre Buchhaltung bei Wahl dieser Einstellung die
Programmfunktion Kostenerfassungen.
Chiffre Buchhaltung für OP-Liste (zentral)
Bei Vergabe der Chiffre Buchhaltung können Sie mit Wahl dieser Einstellung festlegen, dass der
Zugriff auf O Offene Posten mit Ausnahme von O3 Auswertungen nur nach Eingabe der Chiffre Buchhaltung
möglich ist.
Chiffre Buchhaltung für Zahlungsverkehr (zentral)
Bei Vergabe der Chiffre Buchhaltung schützen Sie mit Wahl dieser Einstellung komplett das Modul
Q Zahlungsverkehr.
Chiffre E/Ü-Rechnung für Adress-Listen (zentral)
Mit dieser Option können Sie festlegen, dass folgende Programmfunktionen des Moduls Adressen nur
dann aufgerufen werden können, wenn zuvor die Chiffre E/Ü-Rechnung eingegeben wurde:
B2 Etikettendruck,
B3 Export.
Chiffre E/Ü-Rechnung für Aktenregister-Listen (zentral)
Wenn Sie die Chiffre E/Ü-Rechnung vergeben haben, können Sie mit Wahl dieser Einstellung den
Zugriff auf die Programmfunktion A6 Aktenregister schützen.
Chiffre E/Ü-Rechnung für Druck Buchhaltungslisten (zentral)
Hier wird festgelegt, dass folgende Programmfunktionen zusätzlich von der Chiffre E/Ü Rechnung
geschützt werden, wenn diese vergeben wurde:
F10 Auswertungen - Sachkontenliste,
F10 Auswertungen - Finanzkontostände,
F10 Auswertungen - Finanzkontenstände (HTML),
F7 Kontenplan.
8 Drucker
Chiffre E/Ü-Rechnung für Rechnungssummenliste (zentral)
Diese Einstellung schützt den Zugriff auf O3 Auswertungen - Rechnungssummenliste.
Abb. 25: Einstellungen unter 8 Drucker, Schrift
Mit den Druckereinstellungen legen Sie die allgemeinen Einstellungen für den Druck in ra-micro fest.
Die Druckereinstellungen werden von ra-micro immer dann verwendet, wenn in den Einstellungen
einzelner Module keine besonderen, abweichenden Druckereinstellungen festgelegt wurden.
D Dienstprogramme

27
Schrift (zentral)
Standardschrift
Sie können aus den im Windows-Betriebssystem installierten Schriftarten diejenige Schriftart
wählen, mit der grundsätzlich alles aus ra-micro gedruckt werden soll. Als sparsamste Schriftart
unter den klassischen Windows-Schriftarten hat sich Times New Roman 11 pt erwiesen.
Standard-Schriftgröße
Grundsätzlich wird in der hier eingestellten Schriftgröße gedruckt. Eine Schriftgröße von 11 pt hat
sich bewährt.
Ränder
Als Abstände zwischen dem Text und dem oberen, unteren, linken und rechten Papierrand können
Werte zwischen 9 und 70 mm eingegeben werden. Bei Eingabe eines unzulässigen Wertes wird die
Eingabe auf den Standardwert von 20 mm zurückgesetzt.
Mit Oberer Rand für Kopfzeile bzw. Unterer Rand für Fußzeile können Kopf- und Fußzeile
positioniert werden. Der Abstand der Kopfzeile vom oberen Seitenrand und der Abstand der Fußzeile
vom unteren Seitenrand können zwischen einem und 20 mm betragen. Bei Eingabe eines
unzulässigen Wertes wird auf 3 mm korrigiert.
Standardeinstellungen
Durch Klick auf diesen Button kann einfach auf die Standardeinstellungen gemäß Abb. 25 zurückgestellt
werden.
Schächte (zentral)
Abb. 26: Einstellungen unter 8 Drucker, Schächte
Einstellungsänderungen auf dieser Karteikarte sollten nur in Abstimmung mit Ihrem Vor-Ort-
Partner oder dem Technischen Support von ra-micro vorgenommen werden.
Zu den verfügbaren Druckern können Druckkombinationen festgelegt werden. Das bedeutet: Je nach
Funktionsumfang des Druckers können Einstellungssets definiert werden, die z. B. bestimmte einzelne
Einstellungen zu Ausgabefach, Papierquelle, Duplexdruck, Wasserzeichen, Druckauflösung, Druckqualität,
Lochen und Heften in Kombinationen zusammenfassen. Auf dieser Karteikarte können solche
Druckkombinationen neu angelegt und geändert werden.
D Dienstprogramme

28
Briefkopf (zentral)
Abb. 27: Einstellungen unter 8 Drucker, Briefkopf
Unter Briefkopf legen Sie die Einstellungen für die vorhandenen Briefköpfe fest, die sich im sogenannten
Direktdruck auswirken. Der Begriff „Direktdruck“ bezeichnet Drucke aus Modulen wie
Gebühren/Kosten, OP-Liste oder Zwangsvollstreckung, für die ein Briefkopf erforderlich ist.
Die hier vorgenommenen Einstellungen wirken sich immer nur auf denjenigen Briefkopf aus, der
gerade in der Auswahlliste Briefkopfnummer gewählt ist und nicht auf sämtliche Briefköpfe.
Briefkopfnummer
In der Auswahlliste Briefkopfnummer wählen Sie denjenigen Briefkopf aus, für den Sie die Einstellungen
ändern möchten.
Mit dieser Einstellung wird nicht festgelegt, welcher Briefkopf standardmäßig für den Direktdruck
verwendet werden soll. Dies bestimmen Sie vielmehr in den Einstellungen des Programmbereichs,
aus dem der Direktdruck erfolgen soll.
Abweichender Briefkopf für die Folgeseiten
Wird die Option Briefkopf für Folgeseiten aktiviert, kann in der nebenstehenden Auswahlliste für alle
Seiten, die auf die erste Seite folgen, standardmäßig ein anderer Briefkopf vorgegeben werden.
Standard-Kopfzeile drucken
Der Direktdruck kann mit einer festgelegten Kopfzeile erfolgen. Wenn in dem Modul, aus dem der
Direktdruck vorgenommen wird, keine Standard-Kopfzeile festgelegt werden kann, erfolgt der Ausdruck
ohne Kopfzeile.
Standard-Fußzeile drucken
Der Direktdruck kann mit einer festgelegten Fußzeile erfolgen. Sofern in dem Modul, aus dem der
Direktdruck vorgenommen wird, keine Standard-Fußzeile festgelegt werden kann, erfolgt der
Ausdruck ohne Fußzeile.
Standardeinstellungen
Durch Klick auf diesen Button kann einfach auf die Standardeinstellungen gemäß Abb. 27 zurückgestellt
werden.
D Dienstprogramme

29
Zentrale Druckersteuerung (zentral)
Abb. 28: Einstellungen unter 8 Drucker, Zentrale Druckersteuerung
Unter Zentrale Drucksteuerung können Sie in der Auswahlliste Drucker den Drucker wählen, den Sie
mit ra-micro standardmäßig zum Druck verwenden wollen. In der Auswahlliste wird in blauer Schrift
der Windows-Standarddrucker vorgeschlagen. Über kann jeder Drucker ausgewählt werden, der
auf dem Kanzleisystem installiert ist.
Haben Sie in den Einstellungen zu den einzelnen Programmen einen anderen Drucker ausgewählt,
gilt die dort getroffene Einstellung vorrangig.
Die Einstellungen Gitternetzlinien drucken und Zeilen invertierend drucken sind Einstellungen, die den
Druck von Tabellen beeinflussen. Wählen Sie Gitternetzlinien drucken, werden beim Druck von
Tabellen Gitternetzlinien (= Linien um jede Tabellenzelle) mitgedruckt. Mit Zeilen invertierend drucken
legen Sie fest, dass Zeilen einer Tabelle abwechselnd mit weißem oder grauem Hintergrund gedruckt
werden, um eine bessere Lesbarkeit zu erreichen. Sind beide Einstellungen aktiviert, wird der Druckauftrag
über die zentrale Drucksteuerung als Grafik (Bitmap) an den ausgewählten Drucker gesendet.
Treten bei diesem Vorgang Probleme auf, sollten Sie die Einstellungen wieder entfernen.
Signet (zentral)
Abb. 29: Einstellungen unter 8 Drucker, Signet
Signets können nur mit der Microsoft Word-Schnittstelle verwendet werden, nicht mit der
ra-micro Kanzleitextverarbeitung.
Ein Signet ist eine kanzleitypische Grafik bzw. ein Logo der Kanzlei, dass auf jedem Blatt oben rechts
mitgedruckt wird. Das Signet dient u. a. dem schnelleren Auffinden von eigenen Schriftsätzen in
umfangreichen gedruckten Akten.
Klicken Sie auf
, um ein Signet neu zu laden. Im Vorschaufenster der Karteikarte wird das
ausgewählte Signet angezeigt. Als Signets können Sie beliebige eigene Grafiken verwenden, z. B. Ihr
(verkleinertes) Kanzlei-Logo. Diese Grafiken müssen im Dateiformat .bmp (Bitmap) oder .wmf
(Windows-Metafile-Format) gespeichert werden.
Damit das Signet gedruckt wird, müssen Sie in Microsoft Word, RA-MICRO Drucken , und
dort im Bereich Druck und Druckkombinationen zusätzlich die Option Mit Signet wählen.
D Dienstprogramme

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Sie können hier auch festlegen, ob das Signet auf Originale, Abschriften und/oder auf die letzte
Abschrift gedruckt werden soll.
Bei Breite und Höhe können Sie die Größe des Signets Ihren Anforderungen anpassen. Dabei bleibt
das Verhältnis der Seiten untereinander erhalten, d. h. die Verkleinerung der Grafik erfolgt
proportional.
Anlagenstempel (zentral)
Abb. 30: Einstellungen unter 8 Drucker, Anlagenstempel
Mit ra-micro kann die Bezeichnung „Anlage“ wie ein Anlagenstempel beim Ausdruck auf die Anlage-
Dokumente gedruckt werden. Für die Art und Weise dieses Ausdrucks gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Der Anlagenstempel kann optional umrahmt gedruckt werden (Anlagenstempel mit Rahmen), linksoder
rechtsbündig. Weitere Optionen ermöglichen eine Variation der Positionierung, eine freie Wahl
der Schriftart, Schriftgröße und die Formatierungen fett, kursiv und unterstrichen.
Drucker-Services (zentral)
Wir empfehlen, Änderungen der aktuellen Einstellungen in der Eingabemaske Druckerinfo nur in
Zusammenarbeit mit dem Programm-Support vorzunehmen, bzw. vom autorisierten ra-micro
Händler vornehmen zu lassen.
Die Druckerinformationen dienen vorrangig der Analyse von Funktionsstörungen im Zusammenspiel
von ra-micro mit Druckgeräten.
D Dienstprogramme

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9 Programmstart
Abb. 31: Einstellungen unter 9 Programmstart
Login (lokal)
Unter 9 Programmstart sind Einstellungen zusammengefasst, welche die Art und Weise des Logins,
des Programmstarts und der Beendigung von ra-micro betreffen.
Zur Anmeldung an ra-micro können das klassische Login-Fenster oder der moderne StartCube
gewählt werden (siehe Abb. 32). Das klassische Login-Fenster ermöglicht die Eingabe von Benutzername
und Passwort (letzteres ist nur erforderlich, wenn die Option Passwort abfragen aktiviert ist).
Der StartCube bietet weitergehende Informationen:
Login,
o Styles,
o Passwort ändern,
o Pfade,
o Fehlerhafte Logins
Notizen,
News (=Aktuelle Hinweise zu ra-micro),
Aufgaben.
Genaueres zum StartCube ist dem Handbuch Kurzanleitung zu entnehmen.
D Dienstprogramme

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Abb. 32: Die zwei Varianten des Programm-Logins mit ra-micro:
Klassisches Login-Fenster (links) und Login-Cube (rechts)
Die Einstellung Login-Fenster mit Foto bewirkt die Anzeige eines Benutzerfotos rechts im Login-
Fenster. Das Foto kann in D1 Benutzerverwaltung aus vorhandenen Fotos ausgewählt werden.
Geeignet sind Grafiken im jpg- oder bmp-Format.
Ein individueller Begrüßungstext bei Programmstart ist möglich, im Login-Fenster erscheint dann z. B.
der Text „Guten Morgen, RA Meyer!“. Die Option Vorschau ZV-Maßnahmenplaner führt dazu, dass
Informationen des Maßnahmenplaners zu Mahnschreiben, MB-Anträgen und ZV-Aufträgen bei
Programmstart im Login-Fenster angezeigt werden.
Programmstart (lokal)
Der ra-micro Anwender hat die Wahl zwischen 3 verschiedenen Bedienoberflächen:
Seit mehr als 10 Jahren bewährt: der Personal Desktop.
Das Tabellenmenü – die von uns für ra-micro Anwender empfohlene, übersichtliche neue
Bedienoberfläche.
Der Anwaltsarbeitsplatz – die grafische Bedienoberfläche, die optisch einem Anwaltsarbeitsplatz
nachempfunden ist.
Beim Programmstart kann optional eine Übersicht von Terminen in Form des Kalenders, Kanzleikalenders
oder der Tagesübersicht angezeigt werden.
Ferner kann - je nach Organisation der Kanzlei - am Arbeitsplatz eingestellt werden, dass einige
Programmfunktionen direkt bei Programmstart gestartet werden: A-Postfach, DictaNet Recorder,
DictaNet Player, E-Akte oder alternativ der E-Postkorb, E-Nachricht, Timesheet, oder die
E-Team Benutzerübersicht. Bei Bedarf kann beim Start von ra-micro je nach Benutzer der
AW 100 AWG oder AWN für einen lückenlosen Überblick der dienstlich angewiesenen Aufgaben und
deren Erledigung gestartet werden.
Programmende (lokal)
Für das Programmende kann eingestellt werden, ob die Tagesübersicht angezeigt werden soll. Das ist
nur möglich, wenn für den Programmstart eine Übersicht von Terminen voreingestellt ist.
Verzeichnisse
Angezeigt wird das RA-MICRO Programmverzeichnis – unter ra-micro ist c:\ra\winexe fest voreingestellt.
Das Programmverzeichnis enthält alle Programme und Daten, die lokal auf Ihrem Rechner
installiert sind.
Angezeigt wird ferner der RA-MICRO Datenpfad. Sofern Sie in einem Netzwerk mit mehreren
ra-micro Arbeitsplätzen arbeiten, greifen die anderen Arbeitsplätze ebenfalls auf diesen Datenpfad
und damit auf die dort gespeicherten gemeinsamen Daten (z. B. Akten, Adressen usw.) zu.
Ein Ändern des Datenpfades kann erforderlich werden, falls in der Kanzlei mit mehreren ra-micro
Lizenzen gearbeitet werden soll, sodass es mehrere ra-micro Datenbestände auf unterschiedlichen
Servern gibt.
Eine Änderung sollte nur in Abstimmung mit Ihrem Vor-Ort-Partner oder dem Technischen
Support von ra-micro erfolgen.
D Dienstprogramme

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10 MS Office
Abb. 33: Einstellungen unter 10 MS Office
10.1 MS Outlook als RA-MICRO Kalender nutzen (zentral)
Statt des integrierten ra-micro Kalenders kann MS Outlook über eine entsprechende Schnittstelle als
Kanzleikalender genutzt werden.
Die gemeinsame Nutzung von Microsoft Outlook in einem Netzwerk setzt einen Microsoft
Exchange Server bzw. die Installation der Software „Workgroup Share“ oder einer vergleichbaren
Software voraus.
10.2 Bevorzugte Textverarbeitung „Microsoft Word“ (lokal)
Wenn statt der integrierten ra-micro Textverarbeitung, der S1 KTV, die Textverarbeitung Microsoft
Word eingesetzt werden soll, ist dafür diese Option zu aktivieren.
10.3 RA-MICRO Ribbon bei Office 2007 an erster Stelle (lokal)
Diese Einstellung bewirkt, dass die Registerkarte RA-MICRO in MS Word mit ihren Programmfunktionalitäten
an erster Stelle in der Multifunktionsleiste von MS Word 2007 ausgewiesen wird. Bei
Einsatz von Office 2010 kann die Gestaltung der Registerkarten (Ribbons) vom Anwender selbst vorgenommen
werden.
Diese Grundeinstellung kann nur in Verbindung mit der Installation von MS Office 2007 aktiviert
werden.
Office-Einstellungen
Abb. 34: Einstellungen zu den RA-MICRO Schnittstellen
D Dienstprogramme

34
Die Programmfunktion ermöglicht die Einrichtung bzw. Abschaltung der Schnittstellen von ra-micro
zu Microsoft Word, Outlook oder Excel. Für Word 2003 steht neben der üblichen Word-Schnittstelle
eine Reserve-Schnittstelle zur Verfügung, die mit weniger Ressourcenverbrauch nur die Kernfunktionen
bietet wie:
*A,
*B,
Drucken als Druckdatei,
Speichern als Druckdatei,
Speichern in die E-Akte (gesondert und beim Drucken).
Der Vorteil der ra-micro.net Schnittstellen zu Word 2007 und Word 2010 besteht darin, dass sofort
eine automatische Programmaktualisierung stattfindet, wenn eine neuere Version auf dem ra-micro
Server gefunden wird. Programmaktualisierungen stehen dem Anwender damit automatisiert zur
Verfügung.
Eine Änderung sollte nur in Abstimmung mit Ihrem Vor-Ort-Partner oder dem Technischen
Support von ra-micro erfolgen.
Die Desktop-Buttons erstellen auf Ihrem Windows-Desktop ra-micro Office Verknüpfungen. Hierüber
können die MS-Office-Programme Word, Outlook und Excel von Ihrem Windows-Desktop mit den zur
Verfügung stehenden ra-micro Schnittstellen gestartet werden:
ra-micro Textverarbeitung,
ra-micro Datenschnittstelle zur E-Akte (die Datenschnittstelle kann in aus- und eingehenden Outlook-Nachrichten
über die Registerkarte RA-MICRO gestartet werden):
Abb. 35: Hervorgehobene Registerkarte RA-MICRO in MS Outlook
Outlook-Kalender,
sowie diverse ra-micro Buchhaltungsschnittstellen.
Abb. 36: Hervorgehobener externer Outlook-Link auf der Registerkarte Favoriten
Für die Nutzung der E-Akten Schnittstelle wird in ra-micro der externe Desktop-Button für
MS Outlook vorausgesetzt. Für einen leichteren Zugriff kann der Desktop-Button – wie auch der
Desktop-Button für MS Excel sowie andere auf dem Windows-Desktop befindliche Buttons - im
Tabellenmenü als Externer Link auf der Registerkarte Favoriten eingefügt werden.
D Dienstprogramme

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11 E-Mail
Abb. 37: Aufruf der E-Mail-Konten-Einstellungen
E-Mail-Konten-Einstellungen
Die E-Mail Konten Verwaltung steht auch unter U10 E-Mail Konten im Bereich U E-Workflow zur
Verfügung. Nähere Hinweise finden Sie im Handbuch E-Workflow.
2. Adressen
Abb. 38: Einstellungen Adressen
Mit den Programmfunktionen im Menü Formulare bearbeiten können Sie Vorlagen für Adresslisten, Anfragen
und Etiketten an Ihre Kanzleierfordernisse anpassen.
Allgemein
Unter Allgemein nehmen Sie im Wesentlichen Einstellungen für B1 Adressfenster vor.
Anwaltskanzlei oder Rechtsanwälte im Adressfenster (lokal)
Mit dieser Option können Sie die Anrede 6 in B1 Adressfenster ändern. Zur Auswahl stehen Rechtsanwälte
und Anwaltskanzlei.
Ortsvorschlag (zentral)
Kommen Ihre Mandanten vorrangig aus einem bestimmten Ort oder Postleitzahlengebiet, ist es
sinnvoll, hier die Postleitzahl und/oder den Ort einzugeben. Bei der Neueingabe einer Adresse werden
diese Angaben dann immer vorgeschlagen, so dass Sie bei der Eingabe Zeit sparen. Geben Sie z. B.
10115 Berlin ein, so werden Postleitzahl und Ort künftig in den entsprechenden Feldern der Maske
B1 Adressfenster eingetragen. Selbstverständlich können Sie die Vorschläge überschreiben.
Bei Ortsvorschlag können auf der Karteikarte Allgemein höchstens 20 Zeichen eingegeben werden.
Möchten Sie einen längeren Ortsnamen verwenden, können Sie diesen mit S5 Textbaustein-Editor
unter Programmtexte, Adressen, Bearbeiten, Adresse bearbeiten, Ortsvorschlag hinterlegen, indem
D Dienstprogramme

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Sie mit der rechten Maustaste in das leere Eingabefeld klicken, Neuer Eintrag wählen, den
entsprechenden Ortsnamen eingeben und bestätigen.
Der in den Einstellungen eingegebene Ortsvorschlag hat Vorrang vor dem Ortsvorschlag, den
Sie mit S5 Textbaustein-Editor hinterlegt haben.
Vor Löschung geschützter Adressnummernbereich (zentral)
Hier können Sie festlegen, bis zu welcher Adressnummer Adressen zum geschützten Adressnummernbereich
gehören sollen. Wenn Sie eine geschützte Adresse löschen wollen, werden Sie dann
darauf hingewiesen, dass die Adresse zum geschützten Adressbereich gehört. Standardmäßig ist in
diesem Feld die Nummer 1000 eingetragen, d. h. die Adressnummern 1-1000 gelten als geschützter
Bereich.
Ortsnetzkennzahl im kanonischen Format vorschlagen (zentral)
Mit dieser Auswahl legen Sie fest, ob bei Auswahl bzw. Eingabe des Orts der Vorwahlvorschlag im
kanonischen Format als +49 (Vorwahl ohne führende 0) ausgegeben wird.
Adresse an E-Mail-Empfänger senden (zentral)
Sie können aus dem Adressfenster heraus mit dem Button
den angelegten Adressdatensatz
per E-Mail zur Kontrolle seiner Richtigkeit an den Mandanten versenden. An dieser Stelle legen Sie
fest, ob die Adressdaten als PDF-Datei oder als Bitmap (*.bmp) angehängt werden sollen.
Druckerauswahl vor Druck (lokal)
Mit dieser Auswahl bestimmen Sie, ob die Druckoptionen vor dem Druck von Adressen oder Etiketten
aufgerufen werden oder der Druck unmittelbar mit den üblichen Einstellungen erfolgen soll.
Adressdaten bei Adressspeicherung verschlüsselt speichern (zentral)
ra-micro Adressdaten sind verschlüsselt. D. h., diese Daten können nicht über das Windows-
Dateisystem, z. B. mit Hilfe des Windows-Explorers, sondern nur über die entsprechende Programmfunktion
eingesehen werden.
Vorhandene Postfachadresse verwenden (lokal)
Um Adressen, zu denen eine Postfachadresse gespeichert ist, mit der Postfachadresse und nicht mit
der Zustelladresse anschreiben zu können, wählen Sie diese Einstellung.
Druck Adressfeld ‘Fa.‘ bzw. ‘Firma‘ (zentral)
Bei Adressen mit Anredeschlüssel 4 – Firma kann der Druck der 1. Adresszeile durch die Abwahl dieser
Einstellung in folgenden Fällen unterbunden werden:
beim Druck von Adressetiketten mit B4 Etikettendruck,
wenn das Adressfeld DIN-Platzhalter enthält, die nicht der aktuellen DIN-Vorschrift entsprechen.
Online-Recherchen automatisch ins Kostenblatt/Foko buchen (zentral)
Nutzen Sie die Online-Recherche-Angebote der Jurasoft AG, können Sie hier festlegen,
welche Buchungen erfolgen sollen. Die hier getroffene Voreinstellung kann individuell im Buchungsfenster
der Online-Recherche geändert werden.
Anfragen
Unter Anfragen können Sie Einstellungen zu Einwohnermeldeamts-Anfragen (EMA), Anschriftenüberprüfungsanfragen
bei der Deutschen Post AG oder Gewerbeamts-Anfragen vornehmen.
Kanzleiadressnummer (lokal)
Bei Kanzleiadressnr. geben Sie die Adressnummer Ihrer Kanzlei ein. Ihre Adresse wird dadurch automatisch
als Absender in die Anfragen übernommen. Wir empfehlen, als Adressnummer Ihrer Kanzlei in
jedem Fall die 1 zu verwenden, die bereits automatisch vorgeschlagen wird. Zur Kontrolle wird Ihnen
hinter dem Eingabefeld Kanzleiadresse der zur eingetragenen Adressnummer gehörende Name eingeblendet.
EMA-Gebühr (zentral)
Bei EMA-Gebühr geben Sie die Höhe der örtlichen Gebühr für eine EMA-Anfrage ein, die Sie beim
zuständigen Einwohnermeldeamt in Erfahrung bringen können. Die EMA-Gebühr wird zentral für alle
D Dienstprogramme

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ra-micro Arbeitsplätze im Kanzleinetz festgelegt und bei der EMA-Anfrage im Adressfenster über
Anfragen, EMA-Anfrage… automatisch für den Druck des Antragsformulars vorgeschlagen.
Mit Aktenzuordnung (zentral)
Wählen Sie diese Einstellung, wird bei jeder mit einer oder mehreren Akten verknüpften Adresse
gefragt, ob Sie die jeweilige Anfrage einer Akte zuordnen möchten. Beantworten Sie diese Frage mit
Ja, wird eine Liste zur Auswahl der zutreffenden Akte aufgerufen. Die Aktennummer wird dann in das
Anfrageformular übernommen.
Anfragen in E-Akte archivieren (zentral)
Aktivieren Sie Anfragen in E-Akte übernehmen, wenn Sie die jeweilige Anfrage zugleich auch in der
E-Akte archivieren wollen. Die Archivierung in der E-Akte ist nur möglich, wenn die Anfrage zuvor
einer Akte zugeordnet wurde, weshalb Sie zugleich die Option Mit Aktenzuordnung zwingend wählen
müssen. Möchten Sie eine Anfrage nicht in der E-Akte archivieren, können Sie das im Einzelfall auch in
der Maske Anschriftenvorschlag veranlassen, ohne die Einstellung zu ändern, mit der Sie nur festlegen,
ob die Einstellung Anfrage in E-Akte archivieren standardmäßig voreingestellt sein soll.
Kollisionsprüfung
Unter Kollisionsprüfung können Sie festlegen, ob und in welchen Datenpools während der Akten- oder Adressanlage
überprüft wird, ob bei der Mandatsannahme eine Interessenkollision i. S. d. § 43 a BRAO bestehen
könnte.
Kollisionsprüfung Aktenregister (zentral)
Wählen Sie diese Einstellung, wenn bei der Anlage oder Änderung von Akten auf Kollision geprüft
werden soll. Das Programm überprüft, ob Adressen, die als Mandantenadresse (Selektionskennzeichen
1: M) erfasst wurden, nun als gegnerische Adressen (Kennzeichen 1: G) zu einer Akte
erfasst werden sollen oder umgekehrt eine Gegneradresse als Mandantenadresse. In diesem Fall
werden Sie darauf hingewiesen, dass eine Interessenkollision i. S. d. § 43 a BRAO vorliegen könnte.
Kollisionsprüfung Adressverwaltung (zentral)
Mit dieser Einstellung legen Sie fest, ob und wie bei der Erfassung oder Änderung einer Adresse
geprüft wird, ob Adressen, die als Mandant (Selektionskennzeichen 1: M) erfasst wurden, nun als
Gegner (Selektionskennzeichen 1: G) erfasst werden sollen oder umgekehrt eine Gegneradresse als
Mandant. In diesem Fall wird auf eine mögliche Interessenkollision i. S. d. § 43 a BRAO hingewiesen.
Die Auswahl der Kollisionsprüfung Adressverwaltung wirkt sich gleichzeitig auf alle Eingabefelder aus,
in denen anhand der Eingabe von Buchstaben die Adressnummer gesucht werden kann. Angezeigt
werden dann auch diejenigen Adressen, die in einem anderen als dem aktuellen Datenpool
gespeichert sind und bei denen eine Interessenkollision möglich wäre.
Beachten Sie bitte, dass Sie zur Bearbeitung nur solche Adressen auswählen können, die im
aktuellen Datenpool gespeichert sind.
Einstellungen Kollisionsprüfung für jeden Datenpool gesondert (zentral)
Mit dieser Einstellung bestimmen Sie, dass für jeden Datenpool eigene Einstellungen zur Kollisionsprüfung
festgelegt werden können. Die Einstellung kann nur im Hauptpool gesetzt werden und ist
daher andernfalls abgegraut. Bei Abwahl dieser Einstellung werden in jedem Datenpool automatisch
dieselben Einstellungen zur Kollisionsprüfung herangezogen, was bei großen Datenbeständen längere
Zeit in Anspruch nehmen kann.
Beispiel:
Sie haben zwei Datenpools A und B für Hausverwaltungen angelegt und möchten nur die Daten auf
Interessenkonflikte prüfen, die für diese Datenpools von Bedeutung sind. Rechtsanwaltsmandate im
Hauptpool sollen unberücksichtigt bleiben. Sie wählen Einstellungen Kollisionsprüfung für jeden
Datenpool gesondert und wechseln über Datenpool einschalten/wechseln in den Hausverwaltungsdatenpool
A. Auf der Karteikarte Kollisionsprüfung wählen Sie nur den Datenpool B und die Einstellungen,
die bei einer Kollisionsprüfung berücksichtigt werden sollen, z. B. Kollisionsprüfung
Adressverwaltung.
D Dienstprogramme

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Abb. 39: Ausriss Tabellenmenü Optionen, hervorgehoben: Datenpool einschalten/wechseln
Der aktuelle Datenpool A ist automatisch eingestellt. Dann wechseln Sie über Datenpool einschalten/wechseln
in den Hausverwaltungsdatenpool B und legen – wie zuvor für Datenpool A – die
Einstellungen zur Kollisionsprüfung fest: Sie wählen nur den Datenpool A. Datenpool B ist wieder
automatisch eingestellt. Wenn Sie jetzt im Hausverwaltungsdatenpool A oder B z. B. eine Adresse
erfassen und mit dem Selektionskennzeichen M versehen, prüft das Programm automatisch, ob
diese Adresse bereits unter dem Selektionskennzeichen G in Datenpool A und/oder B gespeichert
ist. Der umfangreiche Anwalts-Adressbestand im Hauptpool bleibt unberücksichtigt.
Datenpools (lokal)
In der Auswahlliste Datenpools werden die vorhandenen Datenpools angezeigt. Wenn Sie einen
Eintrag in der Liste auswählen, werden bei der Neuanlage oder Änderung von Adressen und/oder
Akten mit dem Kennzeichen 1: M (Mandant) oder G (Gegner) die Daten des gewählten Datenpools mit
denen des Hauptpools automatisch auf Übereinstimmungen geprüft. Der eingeschaltete Datenpool ist
immer gewählt. Wählen Sie hier keinen weiteren Datenpool aus, findet eine Überprüfung möglicher
Interessenkollisionen nur im aktuellen Datenpool statt.
3. Akten
Abb. 40: Einstellungen Akten
Zur Einrichtung und Änderung von Referaten siehe das Handbuch zum Modul Akten.
Unter Formulare bearbeiten, Aktenschilder kann der Editor für Aktenschilder aufgerufen werden. Zur weiteren
Organisation Ihrer Kanzlei können Nummernkreise für die Aktenablage eingerichtet werden. Es stehen acht
Nummernkreise mit je 100.000 Ablagenummern und ein Nummernkreis mit 99.999 Ablagenummern zur
Verfügung. Jedem Sachbearbeiter muss ein Nummernkreis zugewiesen sein, wobei ein Nummernkreis auch
mehreren Sachbearbeitern zugewiesen werden kann. Die Akten dieser Sachbearbeiter erhalten nur Ablagenummern
aus dem ausgewählten Nummernkreis. Wurde die letzte Ablagenummer eines Nummernkreises
vergeben, wird wieder mit der ersten Ablagenummer des Kreises begonnen.
D Dienstprogramme

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Allgemein
Aktenablage
Gegenstandswert bei Gerichtsortesuche berücksichtigen (zentral)
Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie festlegen möchten, dass der zu einer Akte eingegebene
Streitwert bei der Suche des zuständigen Gerichts berücksichtigt wird. Liegt der eingegebene Streitwert
über 5000 €, wird als zuständiges Gericht erster Instanz automatisch das Landgericht angezeigt,
in dessen Gerichtsbezirk die Bezugsadresse liegt.
Neu angelegte Akten in Liste für Aktenschilderdruck aufnehmen (zentral)
Diese Einstellung ist zu wählen, wenn Sie bei der Neuanlage von Akten die Aktennummer automatisch
in eine benutzerabhängige Auswahlliste für den Aktenschilderdruck aufnehmen möchten. Bei Wahl der
Karteikarte Automatische Liste in der Programmfunktion A10 Weitere, Aktenschilder wird diese
Auswahlliste vorgeschlagen.
Aktenschilder nur mit ausgefüllten Mandantenplatzhaltern drucken (zentral)
Bei Wahl dieser Einstellung werden Aktenschilder mit der Programmfunktion A10 Weitere, Aktenschilder
nur dann gedruckt, wenn die Mandantenadresse zur Akte gespeichert wurde.
Anrede bei Aktenvorblatt und Zusatzblättern nicht drucken (zentral)
Wenn Sie diese Einstellung wählen, wird beim Ausdruck eines Aktenvor- oder Zusatzblatts die zu der
Adresse vergebene Anrede nicht gedruckt.
Aktenvorblatt nach Änderung der Stammdaten drucken (lokal)
Diese Einstellung bewirkt, dass nach jeder Änderung der Stammdaten einer Akte ein Aktenvorblatt gedruckt
wird. Diesen Ausdruck können Sie in die Handakte einheften oder in der zugeordneten E-Akte
archivieren und haben so jederzeit den aktuellen Stand der wichtigsten Aktendaten – in Papierform
oder elektronisch in der E-Akte zur Verfügung.
Barcode auf Aktenvorblatt drucken (lokal)
Wählen Sie diese Einstellung, wird bei jedem Druck eines Aktenvorblatts ein scanbarer Barcode auf
das Aktenvorblatt gedruckt.
Ausgewählte Zusatzblätter zum Aktenvorblatt speichern (lokal)
Speichert die Auswahl der auszudruckenden Zusatzblätter, so dass sie beim nächsten Aufruf des
Aktenvorblatts automatisch gewählt sind.
Aktenbeteiligte: Bei Gerichtsortwahl nur 1. Instanz übernehmen (zentral)
Im Standardfall werden bei der Aktenanlage, Hinzufügen von Beteiligten, die Gerichtsadressen der
ersten und zweiten Instanz hinterlegt. Mit dieser Einstellung kann festgelegt werden, dass nur die
erste Instanz hinterlegt. Ist die Option aktiviert, kann diese im Einzelfall bei Aktenanlage im
Beteiligtenfenster deaktiviert werden.
Bereich Aktenkonto löschen (zentral)
In diesem Bereich können Sie zentral festlegen, ob Akten für die Ablage gesperrt sein sollen, wenn
noch Auslagenforderungen, oder Gebührenforderungen oder -guthaben bestehen. Die Forderungshöhe,
ab der gesperrt werden soll, legen Sie hier fest. Voreingestellt sind 10,00 € für Auslagen und
50,00 € für Gebührenforderungen oder -guthaben.
Dieser Bereich steht bei lizenzierter Finanzbuchhaltung II nicht zur Verfügung.
Aktenkonto und Foko bei Aktenablage in E-Akte
Aktenkonto und Foko werden bei der Aktenablage in der E-Akte archiviert, die der Aktennummer
zugeordnet ist.
Ablageprotokoll drucken (lokal)
Druckt das Protokoll im Anschluss an die Aktenablage.
Aktenkonto bei Aktenablage drucken (lokal)
Das betreffende Aktenkonto wird nach der Aktenablage gedruckt.
D Dienstprogramme

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Foko bei Aktenablage drucken (lokal)
Das Forderungskonto zur Akte wird nach der Aktenablage gedruckt.
Drucker
Unter Drucker können Sie die Druckereinstellungen für Drucke aus dem Aktenregister und den Druck von
Aktenschildern festlegen. Bei den Einstellungen zu den Aktenschildern können Sie zusätzlich das Formular für
den Druck festlegen.
4. Aktenkonto
Abb. 41: Einstellungen Aktenkonto
Die Einstellungen Aktenkonto können auf den Karteikarten Anzeige, Drucken und Buchen festgelegt werden.
Die Druckoptionen gelten für die Module Aktenkonto und Finanzbuchhaltung gleichermaßen.
Anzeige
Markierungszeichen für Beitragsänderung im Aktenkonto (zentral)
Geänderte Beträge in den Spalten Auslagen, Gebühren und Fremdgeld des Aktenkontos werden mit
dem Markierungszeichen vor dem Betrag gekennzeichnet, das in diesem Eingabefeld eingegeben
wurde. Vom Programm vorgeschlagen wird das Zeichen *. Stattdessen können Sie auch ein anderes
sinnvolles Zeichen eingeben; Ziffern, + und - sind nicht als Markierungszeichen zulässig.
Darstellung wie Druckausgabe (lokal)
Bei Aktivierung dieser Einstellung wird die Darstellung des Aktenkontos an die Druckoptionen des
Aktenkontos angepasst. Sollte die gewählte Schrift für die Anzeige des Aktenkontos zu groß oder zu
klein sein, ist es möglich, die Breite der Spalten im Spaltenkopf mit der Maus anzupassen.
Saldo-Vorschussrechnung im Aktenkonto extra ausweisen (zentral)
Bei gesetzter Einstellung wird der Saldo der noch offenen Vorschussrechnungen im Aktenkonto-
Fenster ausgewiesen.
D Dienstprogramme

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Drucken
Gebührensollstellung fett (bei Druck in Briefdatei) (zentral)
Wenn Sie diese Einstellung wählen, werden Gebührensollstellungen in Aktenkonten bei Druck einer
Aktenkontoabrechnung in eine Briefdatei fett gedruckt.
Aktenkonten nach dem Buchen (lokal)
Sie haben hier verschiedene Optionen zur Verfügung:
nicht drucken/senden
Wenn Sie diese Einstellung wählen, wird das Aktenkonto nach dem Speichern weder gedruckt noch
gesendet.
drucken
Bei Wahl dieser Einstellung wird das Aktenkonto nach dem Speichern sofort gedruckt. Sie haben in der
Buchenmaske jedoch die Möglichkeit, diese Option in Ausnahmefällen für die jeweilige Buchung rückgängig
zu machen. Die getroffene Wahl in den Einstellungen des Aktenkontos bleibt davon jedoch
unberührt. Bei Abwahl dieser Einstellung werden die Aktenkonten nicht gedruckt; sie können später
bei Bedarf gedruckt werden.
mit Kostenblatt
Nach dem Buchen wird zusätzlich zum Aktenkonto auch das Kostenblatt gedruckt (oder mit Outlook
gesendet), wenn diese Einstellung gesetzt ist.
senden mit ra E-Brief
Bei Wahl dieser Option wird das Aktenkonto bei Stapelbuchung nach dem Speichern sofort an das
A-Postfach übergeben.
Bei Einzelbuchung in der Finanzbuchhaltung oder im Aktenkonto erfolgt die Übergabe an das
A-Postfach erst nach dem Schließen der Buchenmaske. Von dort erfolgt der Versand an den zur Akte
hinterlegten Aktensachbearbeiter. Voraussetzung hierfür ist, dass dem Aktensachbearbeiter in der
Sachbearbeiterverwaltung eine Benutzernummer zugeordnet ist und dieser Benutzernummer in der
Benutzerverwaltung entweder eine E-Mail-Adresse oder eine Adressnummer mit hinterlegter E-Mail-
Adresse zugeordnet wurde. Ist dies nicht der Fall, werden Sie gefragt, ob Sie stattdessen das Aktenkonto
drucken möchten. Antworten Sie mit Nein, wird die Buchenmaske geschlossen. Mit Ja erfolgt
der Druck auf dem auf der Karteikarte Druckoptionen eingestellten Drucker (s. S. 43).
In der Buchenmaske kann diese Option für die jeweilige Buchung wieder rückgängig zu machen. Die
getroffene Wahl in den Einstellungen des Aktenkontos bleibt hiervon jedoch unberührt. Bei Abwahl
dieser Einstellung werden die Aktenkonten nicht an den ra E-Brief (A-Postfach) übergeben. Die Aktenkonten
können später bei Bedarf übergeben werden.
senden mit Outlook
Diese Einstellung ist standardmäßig nicht gesetzt und steht nur zur Verfügung, wenn Sie in den
Allgemeinen Grundeinstellungen auf der Karteikarte 1 Allgemein die Einstellung 1.19 RA-MICRO
E-Postausgang alternativ zum ra E-Brief auch per Outlook gewählt haben. Bei Wahl dieser Einstellung
wird das Aktenkonto nach dem Speichern sofort per Outlook versendet. Sie haben in der Buchenmaske
jedoch die Möglichkeit, diese Option in Ausnahmefällen für die jeweilige Buchung rückgängig zu
machen. Die getroffene Wahl in den Einstellungen des Aktenkontos bleibt hiervon jedoch unberührt.
Bei Abwahl dieser Einstellung werden die Aktenkonten nicht per Outlook gesendet; sie können später
bei Bedarf gesendet werden.
Schacht Folgeseiten bei Aktenkonto abrechnen (lokal)
Hier können Sie wählen, aus welchem Druckerschacht die Folgeseiten bei der Aktenkontoabrechnung
kommen sollen. Bei Aktivierung dieser Einstellung können Sie in der Liste darunter den gewünschten
Druckerschacht wählen. Bei Deaktivierung dieser Einstellung erfolgt der Druck automatisch auf den
Standardschacht. Diese Einstellung ist zu wählen, wenn Sie die erste Seite der Abrechnung auf
Briefpapier oder andere Vordrucke ausgeben möchten.
Excelexport
Legen Sie über den Auswahldialog-Button den Speicherpfad für Daten fest, die Sie als Excel-Datei
aus Programmfunktionen des Programmbereichs Aktenkonto exportieren wollen.
D Dienstprogramme

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Buchen
Beispiel:
Buchen in Journal / Integrierte Buchung aktiv (lokal)
Diese Einstellung steht nur zur Verfügung, wenn in den Einstellungen, Allgemeine Grundeinstellungen,
Karteikarte 2 Allgemein, die Einstellung Nichtintegrierte Buchungen lokal erlauben gesetzt ist (siehe
S. 17), ansonsten ist sie gegraut.
Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, werden Buchungen in Aktenkonten gleichzeitig im Journal der
Finanzbuchhaltung erfasst. Diese Einstellung wird beim ersten Aufruf der Einstellungen vorgeschlagen.
Diese Einstellung muss i. d. R. immer gewählt werden, es sei denn, Sie verzichten ausdrücklich auf
eine integrierte Buchung in das Journal, weil Sie z. B. nur eine Aktenbuchhaltung führen.
Voreinstellung buchen in Aktenkonto (lokal)
Ist diese Einstellung gewählt, ist Buchen in Aktenkonto in F1 Buchen fest voreingestellt. Die Option
Buchen in Aktenkonto wird in diesem Fall automatisch für die Buchung vorgeschlagen.
Voreinstellung buchen in Forderungskonto (lokal)
Wenn Sie diese Einstellung wählen, wird beim Aufruf von F1 Buchen bereits vorgeschlagen, dass
Buchungen in Aktenkonten auch in das Forderungskonto der Zwangsvollstreckung aufgenommen
werden, d. h. die Einstellung Buchen in Forderungskonto ist mit einem Häkchen versehen.
Forderungskonto nach Einzelbuchung anzeigen (lokal)
Wenn Sie diese Einstellung wählen, wird in der Einzelbuchung nach der Buchung das Forderungskonto
mit seinem neuen Stand angezeigt, wenn Sie in das Forderungskonto der Zwangsvollstreckung
buchen.
Finanzkontoänderung protokollieren (zentral)
Mit dieser Einstellung erstellt das Programm automatisch ein Protokoll aller Buchungen, die den
Finanzkontostand verändern. Das Protokoll wird als Textbaustein FPRO[MMJJ].TXT, z. B.
FPRO0909.TXT, im Verzeichnis [Netzlaufwerk]:\ra\steuer\tmp erstellt.
Folgende Informationen werden in dieser Datei protokolliert: Datum, Uhrzeit, Arbeitsplatz, Diktatzeichen,
Finanzkontonummer, alter Stand, Buchungsbetrag, neuer Stand.
20.09.09 17:22:26 9 dikz 1001 43260.17 + -1000.00 = 42260.17.
Dies dient der näheren Prüfung von Abweichungen des Finanzkontostandes sowie zur Kontrolle, ob
Buchungen von unbefugten Personen vorgenommen wurden. Diese Einstellung sollte nur temporär
mitlaufen, ansonsten soll der Text monatlich in der Textverarbeitung gelöscht werden.
Salden in Dispodatei übernehmen (zentral)
Nur wenn Sie diese Einstellung setzen, ist im Textmenü der Mandatssaldenliste unter den folgenden
weiteren Voraussetzungen der Menüpunkt Dispodatei verfügbar.
Der Menüpunkt ist nur aktiv, wenn Sie eine Auslagen- oder Gebührenforderungsliste erstellt, unter
Aktenbeteiligter die Adressnummer eines Mandaten eingegeben haben und sich eine Forderung gegenüber
dem Mandanten ergibt.
Negatives Fremdgeld nicht zulassen (zentral)
Wenn Sie diese Option aktivieren, werden Überzahlungen bei der Auszahlung von Fremdgeld verhindert.
Im Regelfall ist es sinnvoll, diese Einstellung zu setzen.
Letzte Aktennummer bei Einzelbuchung nur auf Aktenkonto vorschlagen (lokal)
Bei Wahl dieser Einstellung wird Ihnen bei der Einzelbuchung nur auf Aktenkonto ab der zweiten
Buchung die Aktennummer der vorhergehenden Buchung vorgeschlagen.
Vorschlag Buchungsart bei H-Buchungen (lokal)
Die aus rechts nebenstehender Liste gewählte Buchungsart wird automatisch bei Haben-Buchungen in
der Finanzbuchhaltung vorgeschlagen.
D Dienstprogramme

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Vorschlag Buchungsart bei S-Buchungen (lokal)
Die aus rechts nebenstehender Liste gewählte Buchungsart wird automatisch bei Soll-Buchungen in
der Finanzbuchhaltung vorgeschlagen.
Buchen auf abgelegte Akten zulassen (zentral)
Standardmäßig kann auf abgelegte Akten nicht gebucht werden. Mit Aktivieren dieser Option wird dies
zugelassen.
Druckoptionen
Die Druckoptionen sind für Ausdrucke sowohl in der Finanzbuchhaltung als auch im Aktenkonto maßgeblich.
In den Optionen für die Druckausgabe können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen, wie z. B. die Auswahl
von Schriftart (lokal) und Schriftgröße (lokal). Ferner lassen sich unter Optionen Zeilen beim Druck unterschiedlich
einfärben (zentral), Sie können bestimmen, ob es sich um einen Querdruck oder Duplexdruck (lokal)
handeln soll, sowie Listen mit einem Gitternetz (zentral) versehen.
Markieren Sie die Option Dieses Fenster immer anzeigen (lokal) mit einem Häkchen, so können Sie vor jedem
weiteren Druck diese Optionen überprüfen und ggf. ändern. Das ist sinnvoll, wenn Sie häufig mit unterschiedlichen
Einstellungen arbeiten.
Unter Druckerauswahl wählen Sie den von Ihnen gewünschten Drucker (lokal) und Druckerschacht (lokal).
5. DMS Archiv
Abb. 42: Einstellungen DMS
DMS
Das DMS-Archiv kann an die jeweiligen Kanzleierfordernisse angepasst werden. Je nachdem, ob mit E-Akte,
Dokumentenverwaltung, Druckdateiverwaltung, Briefdateiverwaltung oder ELO gearbeitet wird, können diese
aktiviert oder deaktiviert werden. Soll z. B. nur im Modus der Dokumentenverwaltung gearbeitet werden,
können die anderen Modi deaktiviert werden, wodurch auch die entsprechenden ra-micro Programmfenster
übersichtlicher werden.
D Dienstprogramme

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E-Akte (zentral)
Standardmäßig ist die E-Akte in ra-micro zur Archivierung von Dokumenten und zur Erstellung eines
elektronischen Abbilds der Handakte aktiviert. Wird die E-Akte abgeschaltet, können Dokumente wie
z. B. Direktdrucke aus ra-micro nicht mehr in die E-Akte archiviert werden. Der Modus E-Akte steht
dann im DMS Archiv nicht zur Verfügung.
Dokumentenverwaltung (zentral)
Standardmäßig ist die Dokumentenverwaltung aktiv. Sie dient der aktenbezogenen Anzeige und
Bearbeitung von Textdokumenten und Druckdateien. Ist diese Option nicht aktiv, steht die Dokumentenverwaltung
in ra-micro nicht zur Verfügung.
Druckdateiverwaltung (zentral)
Standardmäßig ist die Druckdateiverwaltung aktiv. Sie dient der Erstellung von druckfertigen Dokumenten,
die bei Bedarf noch geändert werden können. Als Dateinamen werden fortlaufende Nummern
verwendet, so dass man sich das Ausdenken und Merken von Bezeichnungen erspart.
Ist diese Einstellung nicht gesetzt, steht die Druckdateiverwaltung in ra-micro nicht zur Verfügung.
Briefdateiverwaltung (zentral)
Standardmäßig ist die Briefdateiverwaltung aktiv. Sie dient quasi als „To-Do-Liste“ und zeigt
Dokumente an, die einer Nachbearbeitung in der Textverarbeitung bedürfen. Wenn die Briefdateiverwaltung
aktiv ist, stehen in Modulen wie der Zwangsvollstreckung und Gebühren/Kosten Buttons
zum Speichern in die Briefdateiverwaltung zur Verfügung.
Wenn die Briefdateiverwaltung nicht genutzt werden soll, kann diese hier abgeschaltet werden. Damit
werden Fehler vermieden, denn die entsprechenden Speicheroptionen dazu stehen in den
Programmen nicht mehr zur Verfügung.
ELO (zentral)
Nutzen Sie ELO Office als externes Archivsystem, aktivieren Sie diese Einstellung. Ein Mischbetrieb mit
der E-Akte ist möglich.
Filtereinstellungen merken (lokal)
Filtereinstellungen in den verschiedenen DMS-Modi gelten nur für die aktuelle Arbeitssitzung. Filter
bewirken im DMS-Archiv beispielsweise eine übersichtlichere Anzeige, da man bestimmte
Dokumententypen (z. B. E-Mail-Dokumente, Dokumente bestimmter Absender oder Dokumente aus
bestimmten ra-micro Modulen) ausblenden kann. Sollen die gewählten Filtereinstellungen länger als
für die aktuelle Arbeitssitzung gespeichert bleiben, ist das mit Filtereinstellungen merken möglich.
Classic Icon Ansicht (zentral)
Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie statt des Filteraufrufs über die Tabelle die Filtereinstellungen
mit der klassischen Icon-Ansicht wünschen.
Beispiel E-Postkorb:
a) Filteraufruf in der Tabelle (Standard):
b) Classic Icon Ansicht:
D Dienstprogramme

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Druckendialog für jedes gewählte Dokument anzeigen (lokal)
Standardmäßig wird der Druckendialog nur beim Druck des ersten einer Reihe von markierten
Dokumenten angezeigt. Wird die Einstellung aktiviert, wird der Druckendialog bei jedem Ausdruck
eines der markierten Dokumente aufgerufen.
Anlagenbezeichnung bei Versand von Dokumenten per E-Mail (lokal)
Wird aus einer Anwendung das betreffende Dokument direkt per E-Mail versandt, wird üblicherweise
die Bezeichnung der Anlage als Text in den Textbereich übernommen, was auf Wunsch vieler Anwender
bei ra-micro standardmäßig unterdrückt wird. Wenn diese Einstellung aktiviert wird, erfolgt
die Ausgabe der Anlagenbezeichnung dennoch im E-Mail Textbereich.
E-Akte
Die E-Akte archiviert Dokumente zur Akte in gängigen Windows-Formaten. Sinn ist der Ersatz der Handakte bei
Aktenbearbeitungsschritten und elektronische Portabilität.
Unter Allgemein legen Sie grundlegende Einstellungen für die E-Akte fest. Hierzu gehören die Spalten, die in
der E-Akten Übersicht angezeigt werden sollen, die Einstellungen für die lokale E-Akte, z. B. das Festplattenlaufwerk
Ihres Laptops usw.
Laufwerk für die lokale E-Akte (lokal)
Dient der Festlegung für das lokale E-Akten Laufwerk.
Rubrik zum Dokument speichern/Schlagwörter zum Dokument speichern (zentral)
Wenn Sie diese Einstellungen aktivieren, können Sie einem Dokument zum schnelleren Auffinden in
der E-Akte eine Rubrik und ein Schlagwort zuordnen. Rubrik und Schlagwort werden in der E-Akte
aufgeführt. Die zur Verfügung stehenden Rubriken und Schlagworte können über den Button
bearbeitet werden, wenn Sie über das Programmrecht Textbaustein-Editor verfügen.
Sind diese Einstellungen nicht aktiviert, entfällt bei der Archivierung einer Datei in der E-Akte zwar die
Möglichkeit, eine Rubrik und ein Schlagwort einzutragen. Die Maske Archivieren in E-Akte ist hingegen
übersichtlicher.
Unterordner verwenden (zentral)
E-Akten können unter Verwendung von Unterordnern strukturiert werden, wenn diese Einstellung gesetzt
ist.
Ausdrucke in Graustufen speichern (zentral)
Bewirkt, dass Druckdateien in Graustufen in die E-Akte gespeichert werden. Diese Einstellung ist zu
empfehlen, wenn Sie einen Briefkopf verwenden, der Graustufen enthält. Grundsätzlich wird in S/W
gespeichert, um möglichst wenig Plattenplatz zu belegen.
PDF-Dokumente um Sonderschriften erweitern (zentral)
PDF-Dokumente können für den Fall um Sonderschriften erweitert werden, wenn die Schrift in diesen
Dokumenten nicht vollständig angezeigt wird.
PDF-Dokument: E-Mail als Link darstellen (lokal)
Aktivieren Sie diese Einstellung, um in PDF-Dokumenten enthaltene E-Mail-Adressen als Link darzustellen.
Klick auf den Link öffnet das Standard-E-Mail-Programm, das auf Ihrem Computer installiert
ist.
Ist die Einstellung deaktiviert, werden E-Mail-Adressen in PDF-Dokumenten gemäß Ihren Textverarbeitungseinstellungen
angezeigt. Klick auf den Link öffnet ebenfalls das Standard-E-Mail-
Programm.
Dateien verschlüsselt speichern (zentral)
Wurde diese Einstellung gewählt, werden in die E-Akte gespeicherte Dateien mit Ausnahme von
Druckdateien verschlüsselt. Verschlüsselte Dateien können nur über die E-Akte und nicht etwa über
den Windows-Explorer aufgerufen werden und sind so vor unbefugtem Zugriff geschützt. Einen zusätzlichen
Schutz für vertrauliche Dokumente bietet die Rechteverwaltung in der Benutzerverwaltung.
Hier können Sie über das Programmrecht E-Akte das Zugriffsrecht auf festgelegte Sachbearbeiter
beschränken.
D Dienstprogramme

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Dokumente im Explorerbaum per Drag & Drop verschieben (lokal)
Ist diese Einstellung aktiv, können Dokumente in der E-Akte per Drag & Drop mit der Maus verschoben
werden. Auf Wunsch kann diese Möglichkeit hier deaktiviert werden.
Im Bereich Speicherformate legen Sie fest, in welchem Format Dokumente aus den Textverarbeitungen
Kanzleitextverarbeitung und MS Word gespeichert werden sollen und welches Archiv-
Format bei der Aktenablage genutzt wird. Ebenfalls kann hier das Format für Web-Akten Dokumente
sowie E-Mails eingestellt werden, die aus MS Outlook in der E-Akte archiviert werden.
Archivierung Dokumente aus der Textverarbeitung (KTV/Word) (zentral)
Legen Sie das Textformat fest, das im Drucken-Dialog der MS Word-Schnittstelle und der Kanzleitextverarbeitung
als Speicherformat für die E-Akte vorgeschlagen wird. Sollen Textdokumente bis zur
Aktenablage bearbeitet werden können, wählen Sie beide Formate - Grafik-Format (PDF) und Text-
Format.
Dem Vorteil, auf alle Textdokumente in der E-Akte bis zur Aktenablage auch im Textformat zugreifen
zu können, steht ein Verlust an Arbeitszeit und Speicherplatz gegenüber, der je nach
Leistungsfähigkeit der Anlage ins Gewicht fallen kann.
Archivierung bei der Aktenablage (zentral)
Bei der Aktenablage werden alle Dokumente in dem hier gewählten Format archiviert und Verbindungen
zu Druckdateien gelöscht.
Welches Format Sie zur Archivierung bei der Aktenablage wählen können, hängt davon ab,
welches Speicherformat Sie für die Dokumenten-Archivierung eingestellt haben.
Einstellung zur Web-Akte (zentral)
Stellen Sie hier ein, welches Speicherformat beim Speichern von Dokumenten in die Web-Akte angewandt
werden soll. Zur Auswahl stehen für die Web-Akte das Grafikformat PDF und das Originalformat.
Einstellung zur Outlook-Schnittstelle (zentral)
Bei Wahl dieser Einstellung wird die zuletzt benutzte Aktennummer im Speicherdialog der Outlook-
Schnittstelle vorgeschlagen. Wurde die Einstellung deaktiviert, wird im Speicherdialog der Outlook-
Schnittstelle keine Aktennummer vorgeschlagen.
Die Einstellung ist abhängig von der zentralen Einstellung zum Aktennummernvorschlag, siehe hierzu
die Allgemeine Grundeinstellung 2.12 Letzten Aktennummer vorschlagen unter D Dienstprogramme,
Einstellungen, Allgemeine Grundeinstellungen, 2 Allgemein. Als Format zum Archivieren von E-Mails in
der E-Akte steht neben dem Grafikformat PDF das Outlook-Format MSG zur Verfügung.
Letzte Aktennummer vorschlagen (lokal) schlägt die zuletzt in ra-micro verwendete Aktennummer
beim Archivieren von E-Mails in der E-Akte vor.
Unter Scanner lassen sich die Scanner-Einstellungen ändern: In der Auswahlliste Scanner wird i. d. R. der auf
Ihrem System installierte Scanner angezeigt. Darüber hinaus stehen Schieberegler zur Einstellung von Helligkeit
und Kontrast des Scans zur Verfügung. Sofern Ihr Scanner über einen Mehrfachblatteinzug verfügt, können
Sie mehrere Dokumente bequem nacheinander einscannen und zu einer E-Akte archivieren, wenn Sie nach der
letzten Seite des Dokuments jeweils ein schwarzes Blatt als Trennseite einfügen. Der Scanner stoppt nach dem
schwarzen Blatt und fordert zur Eingabe einer Aktennummer auf.
Die Scanner-Einstellungen (lokal) stehen nur zur Verfügung, wenn Sie einen Scannertreiber installiert haben.
Einige Scanner-Einstellungen stehen nicht in Verbindung mit der Einstellung Eigenschaften vor dem Scannen
anzeigen zur Verfügung, siehe S. 47.
Scanner
Zeigt den auf Ihrem System installierten Scanner an.
Helligkeit/Kontrast
In diesem Bereich stehen Ihnen Schieberegler zur Einstellung von Helligkeit und Kontrast des Scans
zur Verfügung.
Auflösung
Als Auflösung sollten Sie einen Wert ab 100 dpi wählen. Bei 300 dpi erhalten Sie bereits einen Scan in
bester Qualität. Gleichzeitig ist jedoch zu beachten, dass mit steigender Auflösung auch die Dateigröße
des gescannten Dokuments zunimmt.
D Dienstprogramme

47
Kalibrierung
Hier haben Sie die Möglichkeit, das eingescannte Dokument horizontal [X-Offset] und vertikal [Y-
Offset] zur verschieben. Positive Einträge verschieben nach unten und nach rechts, negative nach
oben und nach links.
Dokumente importieren aus Verzeichnis
Diese Eingabemöglichkeit ist nur von Bedeutung, wenn Sie das Scan-to-File-Verfahren zum Scannen
Ihrer Dokumente verwenden möchten. Geben Sie in diesem Fall das Verzeichnis an, aus dem die
Dokumente importiert werden sollen oder wählen Sie ein Verzeichnis über den Button .
Letzte Aktennummer vorschlagen
Schlägt die zuletzt in ra-micro verwendete Aktennummer beim Einscannen von Dokumenten vor.
Duplex scannen
Diese Einstellung ermöglicht die Nutzung der Duplex-Funktionalität Ihres Scanners in der E-Akte. Falls
der Duplex-Scan von Ihrem Scanner nicht unterstützt wird, steht diese Einstellung nicht zur Verfügung.
Weiße Rückseite bei Duplex
Mit dieser Einstellung können Sie einstellen, ob mit der Duplexfunktion gescannt werden soll und ob
Rückseiten, die einen festzulegenden Schwarzanteil unterschreiten, herausgefiltert und nicht eingescannt
werden sollen. Der angegebene Schwarzanteil sollte unter 1% liegen.
Seite in Graustufen einscannen
Sofern es Darstellungsprobleme mit eingescannten Dokumenten gibt, kann diese Einstellung Abhilfe
schaffen.
Seite im DIN-A4-Format einscannen
Bei Scannern, die mit der Vorgabe von DIN-A4-Formaten Probleme haben, sollte diese Einstellung abgewählt
werden.
Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen
Bei Auswahl dieser Einstellung wird vor jedem Scanvorgang der Dialog des eingestellten Scanners
aufgerufen, um die Scan-Parameter wie Bildtyp, -auflösung, Farbtiefe, Kontrast, Helligkeit etc. individuell
anpassen zu können.
Statusanzeige beim Scannen ausblenden
Bei Wahl dieser Einstellung wird der Fortschrittsbalken, der beim Scannen angezeigt wird, ausgeblendet.
Mehrere Seiten als ‘Datenstream‘ einlesen
Für Scanner ohne Mehrfachblatteinzug wählen Sie bitte diese Einstellung.
OCR ab Omnipage 15
Wurde mit dieser Einstellung gescannt, können eingescannte Dokumente in die Volltextsuche der
E-Akte einbezogen werden, und so z. B. Fotobeschriftungen gefunden werden. Folgende Speicherformate
sind möglich: Original-Grafikformat, txt oder rtf.
Zur Aktivierung dieser Einstellung setzen wir die Installation der OCR-Software Omnipage Professional
ab Version 15 auf Ihrem Rechner voraus.
Informationen zur XML-Scanner-Schnittstelle
Um die Übermittlung von gescannten Dokumenten an die E-Akte zu vereinfachen, steht Ihnen die
neue XML-Schnittstelle zwischen Scanner und E-Postfach zur Verfügung. Am Scanner hinterlegte
Daten - Aktennummer, Aktenkurzbezeichnung usw. - werden automatisch beim Import in das
E-Postfach eingelesen und können dort anschließend über den Button
in den E-Postkorb
und die zugeordnete E-Akte übernommen werden. Für die Übernahme der Daten ist es erforderlich,
dass Ihr Scanner eine XML-Datei, z. B. nach folgendem Muster, erzeugt:
D Dienstprogramme

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Abb. 43: Beispiel für eine Muster-XML-Datei
Die angegebenen Daten der Variablen Aktennummer, Dateiname, Datum und Bemerkung sind beispielhaft.
Zwischen Datum und Uhrzeit befindet sich ein Leerzeichen. Die zu importierenden Dateien
werden nach folgendem Muster benannt, wobei der Name der eingescannten Datei frei wählbar ist:
Eingescannte Datei, z. B. Klageschrift.pdf,
Zugehörige XML-Datei Klageschrift.pdf.xml.
Beide Dateien müssen sich im selben Importverzeichnis befinden. Das Importverzeichnis hinterlegen
Sie im E-Postfach als Importverzeichnis Scanner. Alle in der XML-Datei gefüllten Informationen
werden zusammen mit dem gescannten Dokument an das E-Postfach übergeben und können von hier
aus weiterverarbeitet werden.
Unter Web-Akte können Sie zur Sicherung der Web-Akte Zugangsdaten hinterlegen, die unerlaubten Zugriff auf
diese verhindern.
Web-Akte steht nur zur Verfügung, wenn Sie das Benutzerrecht Verwalter besitzen.
kann das Zugangs-
Zugangsdaten Web-Akte (lokal)
Hier können Sie die Zugangsdaten für die Web-Akte hinterlegen. Über
kennwort für die Web-Akte geändert werden.
E-Posteingang von der e.Consult Web-Akte in das DMS (zentral)
Die Einstellungen in diesem Bereich bewirken, dass die eingehende Post aus der Web-Akte in die
E-Akte oder in das E-Postfach übernommen wird. Standardmäßig ist der Import in das E-Postfach voreingestellt.
So kann die eingehende Post aus der Web-Akte direkt in die entsprechenden E-Postkörbe
der Benutzer verteilt werden.
Die unter Wartung aufrufbaren Tools dienen zur Überprüfung der E-Akte-Datenbank auf Struktur und logische
Verknüpfung der Daten sowie der Verbesserung der Performance. Diese Tools können regelmäßig zur Prüfung
der Datenbank ausgeführt werden. Das DMS Archiv muss für die Dauer der Wartungsarbeiten beendet sein.
Druckdateiverwaltung
Die Druckdateiverwaltung speichert einzelne ausgewählte Druckdateien unter einer fortlaufende Nummer je
Kanzlei oder Arbeitsplatz. Sie dient der Entwurfsverwaltung. Druckdateien werden bei einer nachträglichen Änderung
über den Link zur E-Akte in der jeweils aktuellen Fassung angezeigt, eine automatische Versionierung
erfolgt nicht.
Druckdateinummern jahrgangsweise zählen (zentral)
Diese Einstellung kann nur einmalig erfolgen. Nach der Umstellung werden die Druckdateien fortlaufend
nummeriert und um die Jahreszahl ergänzt, Bsp. 1-11. Laufende Druckdateinummern
brauchen nicht mehr zurückgesetzt werden. Druckdateien mit Jahrgangsnummern beginnen
am Jahresanfang mit 1.
Speichern einer neuen Druckdatei nach Zurücksetzen der Druckdateinummern (zentral)
Nächste freie Nummer: Speichert die Druckdatei unter der nächsten freien Nummer.
Nächste laufende Nummer (Überschreibmodus): Speichert die Druckdatei unter nächsten laufenden
Nummer und überschreibt diese.
Speicherung nach Änderung der Druckdatei (lokal)
Neue Druckdatei vorschlagen: Speichert die geänderte Druckdatei unter einem neuen Druckdateinamen.
Die alte Druckdatei bleibt erhalten.
Druckdatei überschreiben (Überschreibmodus): Überschreibt die alte Druckdatei.
D Dienstprogramme

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E-Postfach
Die Bezeichnung dieser Karteikarte hängt davon ab, welchen Namen Sie hier für das zentrale E-Postfach der
Kanzlei vergeben haben. Das E-Postfach ist der zentrale elektronische Posteingang der Kanzlei. Alle elektronisch
eingehenden Dokumente werden hier erfasst, Aktennummern zugeordnet und an die E-Postkörbe der Benutzer
zur Weiterbearbeitung übermittelt.
Sicherheitsabfrage beim Löschen von Dokumenten (lokal)
Haben Sie diese Einstellung gesetzt, erfolgt vor dem Löschen von Dokumenten aus dem E-Postfach
eine Sicherheitsabfrage. So vermeiden Sie unbeabsichtigtes Löschen.
Fax-Kennung der Kanzlei (zentral)
Tragen Sie hier die E-Mail-Adresse Ihres Faxservers ein. Im E-Postfach werden per E-Mail über diesen
Faxserver eingehende Faxe automatisch als Fax erkannt und mit einem Faxsymbol ausgezeichnet.
Name zentrales E-Postfach (zentral)
Entscheiden Sie, wie das E-Postfach in Ihrem ra-micro Programm heißen soll. Der Name ändert sich
nach Bestätigung der Einstellung und Neustart von ra-micro an allen entsprechenden Stellen im
Programm. Zur Auswahl stehen E-Postfach (Standard), E-Kanzleifach, ZKPEF und E-Fach.
Blockierte E-Mail – Absender
In diesem Bereich können Sie festlegen, welche E-Mails nicht in das E-Postfach importiert werden
sollen. Tragen Sie die E-Mail-Adressen über Hinzufügen zu Ihrer Liste blockierter E-Mail-Absender hinzu.
In der Liste markierte E-Mail-Adressen können bearbeitet oder wieder entfernt werden.
Gerichtsbriefkasten
Hier können Sie sich zum Gerichtsbriefkasten anmelden und die Anmeldedaten in den Einstellungen hinterlegen.
So besteht im E-Postfach die Möglichkeit, entsprechende Dokumente vom Gericht zu importieren, einer
Akte zuzuweisen und dem E-Postkorb eines Benutzers zur weiteren Bearbeitung zuzuleiten. Aus MS Word und
der Kanzleitextverarbeitung können Schriftstücke unter diesen Bedingungen direkt an den Gerichtsbriefkasten
gesendet werden, wenn der Versand an den Gerichtsbriefkasten zusätzlich im Druckendialog aktiviert ist.
Über den Elektronischen Gerichtsbriefkasten ist ab dem 1. Januar 2012 keine rechtswirksame Kommunikation
mehr möglich. Im elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten des Landes Brandenburg können
Sie ab diesem Zeitpunkt nur noch das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) oder andere
zugelassene Drittprodukte nutzen.
Teilnehmer beim Gerichtsbriefkasten
Benutzername (zentral): Tragen Sie hier bitte den bei der Neuanmeldung selbstdefinierten
Benutzernamen ein. Eine Änderung desselben ist jederzeit möglich.
Passwort (zentral): Tragen Sie hier das von Ihnen bei der Neuanmeldung vergebene Passwort ein.
Eine Änderung ist jederzeit möglich.
Für eine Neuanmeldung zum Gerichtsbriefkasten steht der Button
zur Verfügung.
Über den Button
kann das Versandprotokoll für den Dokumentenaustausch mit dem
Gerichtsbriefkasten angezeigt werden.
D Dienstprogramme

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6. EDA E-Mahnverfahren
Abb. 44: Einstellungen EDA E-Mahnverfahren, Allgemein
Mahngericht
Aus der Liste ist das Mahngericht zu wählen, zu dem Sie die Einstellungen für das EDA E-Mahnverfahren treffen
wollen. Vorgeschlagen werden die zentralen Mahngerichte.
Datensicherung
Die EDA-Vorgänge werden in einer Datenbank gespeichert. Mit dieser Einstellung legen Sie fest, ob die
Sicherung täglich oder monatlich erfolgen soll. Voreingestellt ist monatlich, sind viele Vorgänge im EDA in
Bearbeitung, empfehlen wir die Einstellung täglich.
Die Datensicherung ist ein in den Kanzleien leider häufig vernachlässigtes Thema. Eine professionelle
Datensicherung sollte redundant durchgeführt werden, nach zwei verschiedenen Methoden auf unterschiedliche
externe Datenträger. Die hier angesprochene Programmfunktion Datensicherung (Sicherung
der EDA-Daten) ersetzt die professionelle Datensicherung nicht, sondern kann nur als zusätzliche
Datensicherung dieser Datenbank verstanden und genutzt werden.
Allgemein
EDA-Version
Standardmäßig ist die seit dem 01.12.2008 gültige EDA-Version 4.0.00 (zentral) fest vorgegeben.
Art des Verfahrens
Von der Art des Verfahrens hängen jeweils die weiteren Einstellmöglichkeiten auf dieser Karteikarte
ab.
EDA per EGVP
Im EGVP-Client muss im Menü Optionen das Exportverzeichnis Posteingang [ra-micro Datenlaufwerk]:\RA\EGVP_Eingang
eingetragen werden. Je nach Art der ra-micro Installation kann der
Laufwerksbuchstabe z. B. F oder J sein, bei einer lokalen Installation häufig C oder D. Voraussetzung
ist, dass das EGVP-Postfach und ra-micro auf identischem Laufwerk installiert sind.
Zur Kennzeichnung der Datei ist die EDA-ID (zentral) anzugeben, das ist eine Buchstaben-
Kombination, die Ihnen vom Mahngericht mitgeteilt wurde. Die Einstellung EDA-ID und Kennziffer
benutzerbezogen speichern (zentral) ermöglicht die benutzerbezogene (lokale) Speicherung der
Kennziffer und EDA-ID. Dadurch können pro Mahngericht und Benutzer unterschiedliche Kennziffern
und EDA-IDs gespeichert werden.
D Dienstprogramme

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Wird die Einstellung Statische EGVP-Schnittstelle verwenden (zentral) gewählt und somit die
statische Schnittstelle verwendet, dann wird der EGVP-Client nicht automatisch gestartet, in dem
Verzeichnis ra/EGVP_Ausgang wird lediglich die Nachricht abgelegt. Das Verzeichnis
/ra/EGVP_Ausgang ist im EGVP-Client unter Optionen, Importverzeichnis Fachdaten einmalig
auszuwählen.
Nach bisherigen Erfahrungen bringt die Dynamische EGVP-Schnittstelle Probleme. Um diese zu
vermeiden, empfehlen wir standardmäßig die Statische Schnittstelle.
DFÜ-Mahnverfahren
Das DFÜ-Mahnverfahren verwendet den Fax-Filetransfer für den Datenaustausch über Telefonleitungen.
Datei für Gericht kennzeichnen
In diesem Bereich sind Informationen einzugeben, die Ihnen vom Gericht mitgeteilt wurden. Einzugeben
ist, ob es sich um Parteivertreter, Antragsteller, Antragsteller-Parteivertreter oder Einreicher
handelt und die jeweilige Kennziffer (zentral).
Bei Verwendung der Einreicher-Kennziffer muss für jeden Antragsteller eine EDA-Antragsteller-
Kennziffer beim Mahngericht beantragt werden! Die Antragsteller-Kennziffer ist in der Adresse in
der Bemerkung unter dem Zusatz ‚MB.Ke-Zi:‘ einzutragen.
Drucken
Abb. 45: Einstellungen EDA E-Mahnverfahren, Drucken
Unter Drucken legen Sie speziell für die Programmfunktion Z2 EDA E-Mahnverfahren Druckereinstellungen für
Aktenexemplare, Nachrichten vom Mahngericht und für die Protokolle über die versandten Dateien fest.
Beidseitiger Druck (Duplex) (lokal)
Die Einstellung bewirkt, dass das Papier beidseitig bedruckt wird. Dabei wird vorausgesetzt, dass der
Drucker über die entsprechenden technischen Möglichkeiten verfügt.
Angefallene Gerichtskosten (MB) drucken (lokal)
Wählen Sie diese Einstellung, wenn ein Begleitzettel nach Erstellung der EDA-Datei gedruckt werden
sollen.
Inhalt der Datei für das Mahngericht drucken / Liste der Anträge an das Mahngericht drucken
(zentral)
Mit dieser Option wird festgelegt, ob das Protokoll zur Datei den Inhalt der Datei oder nur eine Liste
der Anträge an das Mahngericht enthalten soll.
D Dienstprogramme

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Aktenexemplare zusätzlich drucken (lokal)
Neben dem Protokoll und dem Begleitschreiben für die Datei
können Sie für jeden Antrag pro Akte zusätzlich ein Aktenexemplar
erstellen. Mit einem Mausklick auf rufen Sie die Auswahlliste
der Antragsarten (Abb. links) auf.
Nachrichten zusätzlich drucken (lokal)
Sie können hier vorab festlegen, welche Nachrichten vom Gericht
zusätzlich gedruckt werden sollen. Mit einem Mausklick auf rufen Sie eine
entsprechende Auswahlliste der Nachrichten (Abb. links) auf.
Nachrichten zusätzlich in E-Postkorb speichern (lokal)
Grundsätzlich werden alle EDA-Nachrichten automatisch im
Hintergrund in die dazugehörige
E-Akte gespeichert. Zur besseren Übersicht können diese
Nachrichten zusätzlich in den
zentralen E-Postkorb der Kanzlei gespeichert werden. Dort
können sie anschließend zentral bearbeitet bzw. die weitere
Vorgehensweise des jeweiligen Mahnverfahrens verfügt werden. Welche Nachrichten zusätzlich in den
E-Postkorb gespeichert werden sollen, können Sie anhand der Auswahlliste festlegen, die Sie über den
Button aufrufen können. So können bspw. nur die Widerspruchsnachrichten oder Monierungen gewählt
werden, um eine schnelle Bearbeitung innerhalb der Kanzlei zu gewährleisten.
Drucker, Schacht (lokal)
Wählen Sie aus der Liste der installierten Drucker den Drucker aus, den Sie für den Druck innerhalb
des EDA Mahnverfahrens verwenden wollen. Legen Sie den gewünschten Schacht fest, aus dem das
Papier für sämtliche Druckexemplare innerhalb des EDA-Mahnverfahrens gezogen werden soll.
Rand links/oben (lokal)
Tragen Sie ein, in welchem Abstand - gemessen in Millimetern - der Text vom linken bzw. oberen
Rand des Blattes beginnen soll.
Bei jedem Drucker gibt es an den Blatträndern einen Bereich, in den nicht gedruckt werden kann.
Dieser nicht bedruckbare Bereich wird jeweils von den Randeinstellungen abgezogen. Aus diesem
Grund sollte zur Kontrolle der tatsächlichen Randeinstellungen ein Probedruck erstellt werden.
Schriftart, Schriftgröße (lokal)
Wählen Sie Schriftart und –größe aus.
Eine Vorschau von ausgewählter Schriftart und -größe wird aktuell rechts neben den Eingabefeldern
angezeigt.
D Dienstprogramme

53
Buchen
Abb. 46: Einstellungen EDA E-Mahnverfahren, Buchen
Legen Sie unter Buchen die Einstellungen für das Buchen bzgl. der Programmfunktion Z2 EDA E-Mahnverfahren
fest. Dabei ist grundsätzlich zu entscheiden, ob die im Mahnverfahren anfallenden Gerichtskosten und
Rechtsanwaltsgebühren bereits bei Erstellung des Mahnbescheides in der Zwangsvollstreckung oder erst bei der
Übernahme des Antrags auf die Diskette / in die Datei gebucht werden sollen.
Sofern Sie hier festlegen, dass die Rechtsanwaltsgebühren bzw. Gerichtskosten gebucht werden sollen,
erfolgt eine Buchung immer, und zwar selbst dann, wenn bereits bei der Erstellung des Mahnbescheids
eine Buchung erfolgt ist!
RA-Gebühren
Sie können mit dieser Einstellung festlegen, ob die mit dem Antrag auf Erlass des Mahnbescheids
anfallenden Rechtsanwaltsgebühren in das Aktenkonto (lokal) und / oder das Forderungskonto (lokal)
gebucht werden sollen.
Gerichtskosten
Die im Verfahren auf Erlass eines Mahnbescheids anfallenden Gerichtskosten können Sie durch Wahl
der entsprechenden Einstellung in das Aktenkonto und Journal (lokal) und/oder Forderungskonto
(lokal) buchen. Wird die Option Aktenkonto und Journal aktiviert, kann mit der Einstellung
Bei Journalbuchung Belegnummer vergeben (zentral) gewählt werden, dass für die Buchung in das
Journal automatisch eine Belegnummer vergeben wird. Diese Zeile ist andernfalls gegraut, wie auch
die Möglichkeit zur Wahl eines Finanzkontos.
Bei aktivierter Einstellung Aktenkonto und Journal kann ferner aus einer Liste
(Abb. links) das Finanzkonto gewählt werden, in das die Gerichtskosten gebucht
werden sollen. Bei Auswahl von keine Journalbuchung (standardmäßige
Voreinstellung) erfolgt weder eine Buchung in ein Sachkonto noch in ein Finanzkonto,
sondern allein in das Aktenkonto.
Ist die Einstellung Textzwischenzeile in Aktenkonto erstellen, wenn GK MB nicht ins Aktenkonto gebucht
werden gesetzt, erfolgt keine Buchung der Gerichtskosten. Stattdessen wird lediglich eine Textzwischenzeile
als Merkposten im Aktenkonto hinterlegt.
D Dienstprogramme

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Vollstreckungsbescheid: RA-Gebühren
Hier legen Sie fest, ob die im Verfahren auf Erlass des Vollstreckungsbescheids anfallenden
RA-Gebühren in das Aktenkonto (lokal) und/oder das Forderungskonto (lokal) gebucht werden
sollen.
Sind in einem Mahnbescheid mehrere Antragsgegner enthalten, wird zu jedem Antragsgegner
ein Mahnbescheid gespeichert, da das Gericht für jeden Antragsgegner ein Geschäftszeichen
vergibt. Daher kann gegnerbezogen zu verschiedenen Zeitpunkten ein Antrag auf Erlass des
Vollstreckungsbescheids erstellt werden. Wurde bereits ein Vollstreckungsbescheidsantrag
erstellt, werden bei Vollstreckungsbescheidsanträgen zur gleichen Akte die Einstellungen
Buchen ins Forderungskonto und Buchen ins Aktenkonto abgewählt.
Erlass- und Kostennachricht Vollstreckungsbescheid
Ist die Einstellung Festgesetzte Kosten automatisch buchen (lokal) gewählt, werden beim Einlesen der
Erlass- und Kostennachricht vom Gericht für den Vollstreckungsbescheid die im Forderungskonto gebuchten
RA-Gebühren für MB und VB sowie Gerichtskosten MB automatisch in festgesetzte Kosten
gewandelt. Die Einstellung ist standardmäßig aktiviert.
Abgabenachricht: Weitere Kosten für streitiges Verfahren
Die mit der Abgabenachricht anfallende zweite Gerichtskostenhälfte können Sie in das Aktenkonto und
Journal (lokal) und / oder das Forderungskonto (lokal) buchen.
Wie unter Gerichtskosten in diesem Abschnitt beschrieben, kann bei aktivierter Einstellung Aktenkonto
und Journal mit der Einstellung Bei Journalbuchung Belegnummer vergeben (zentral) gewählt werden,
dass für die Buchung in das Journal automatisch eine Belegnummer vergeben wird. Diese Zeile ist andernfalls
gegraut, wie auch die Möglichkeit zur Wahl eines Finanzkontos.
Bei aktivierter Einstellung Aktenkonto und Journal kann aus einer Liste das Finanzkonto gewählt
werden, in das die Gerichtskosten gebucht werden sollen. Bei Auswahl von keine Journalbuchung
(standardmäßige Voreinstellung) erfolgt weder eine Buchung in ein Sachkonto noch in ein Finanzkonto,
sondern allein ins Aktenkonto.
Anträge/Folgebearbeitung
Abb. 47: Einstellungen EDA E-Mahnverfahren, Anträge/Folgebearbeitung
Unter Anträge / Folgebearbeitung können Sie grundlegende Festlegungen für die Folgebearbeitung treffen.
Einige Einstellungen wirken sich nur dann aus, wenn der Elektronische Datenaustausch im Ausbaugrad 31
bzw. 127 durchgeführt wird.
D Dienstprogramme

55
Neuzustellungsantrag zum MB
Sofern sich die Anschrift des Antragsgegners geändert hat, wird bei aktivierter Einstellung Streitgericht
bei Adressänderung vorschlagen (lokal) bei Erstellung eines Antrags auf Neuzustellung des MB
das Streitgericht noch einmal zur Überprüfung vorgeschlagen.
Antrag VB
Wenn Keinen VB-Antrag stellen bis (Bagatellgrenze) (lokal) aktiviert wird, kann in das nebenstehende
Eingabefeld eine Bagatellgrenze für den Vollstreckungsbescheidsantrag vorgegeben werden. Liegt der
Streitwert unterhalb des festgelegten Bagatellwertes, wird kein Vollstreckungsbescheidsantrag erstellt
und der Gegner für den VB gesperrt.
Zusätzliche Einstellungen
Nachrichten liegen im ANSI-Code vor (zentral)
Wählen Sie diese Einstellung, um Nachrichten im ANSI-Code einzulesen. Sinnvoll ist dies, wenn in
der Folgebearbeitung vom Mahngericht WINDOWS-Datensätze mitgeteilt werden (z. B. AG Uelzen).
In der Regel werden vom Gericht DOS-Datensätze (16 BIT) mitgeteilt, so dass diese Einstellung
nicht zu wählen ist.
WINDOWS-Datensätze liegen vor, wenn ein DOS-Editor die Umlaute nicht darstellen kann.
Dann sollte diese Einstellung aktiviert werden. Wird ein DOS-Datensatz im DOS-Editor
geladen, werden auch die Umlaute korrekt dargestellt.
Gerichtskosten an Mandanten weiterleiten (Diskette erstellen) (lokal)
Diese Einstellung macht es möglich, die Gerichtskosten aus der vom Gericht übermittelten Kostennachricht
per Diskette an den Mandanten weiterzuleiten.
Nach dem Einlesen der Nachrichten vom Gericht werden die Gerichtskosten automatisch in eine
Datei gespeichert. Die Datei kosten.dat kann auf eine Diskette kopiert und dem Mandanten übersandt
werden.
Im Modul Z Maßnahmen, Z2 EDA E-Mahnverfahren können unter Extras durch Wahl von
Kostennachricht für Mandanten erfassen weitere Kostennachrichten in die Datei kosten.dat erfasst
und auf die Diskette für den Mandanten übernommen werden.
Mahnbescheidsanträge automatisch löschen nach 6 Monaten / nach Übernahme in eine
EDA-Datei (zentral)
Mahnbescheidsanträge werden standardmäßig automatisch nach 6 Monaten gelöscht, wenn sie bis
dahin nicht selektiert und an das Gericht übermittelt wurden. Alternativ kann hier gewählt werden,
dass Mahnbescheidsanträge nach Übernahme in eine EDA-Datei automatisch gelöscht werden und
dann nicht mehr zur nochmaligen Übernahme zur Verfügung stehen.
Einmal monatlich alle Mahnverfahren mit … löschen
Wählen Sie die Einstellung Gesamtwiderspruch älter als (zentral), um die durch Gesamtwiderspruch
abgeschlossenen Mahnverfahren automatisch zu löschen, nachdem ein Zeitraum von einem bis sechs
Monaten verstrichen ist. Der Zeitraum kann der nebenstehenden Auswahlliste entnommen werden, die
bei Aktivieren dieser Einstellung bedienbar wird.
Wählen Sie die Einstellung Zustellnachricht VB älter als (zentral), um die durch Zustellnachricht des
Vollstreckungsbescheides abgeschlossenen Mahnverfahren automatisch zu löschen, wenn der Zeitraum
überschritten wird, welcher der nebenstehenden Auswahlliste zu entnehmen ist. Die Auswahlliste
wird bedienbar, wenn die Einstellung aktiviert wird.
D Dienstprogramme

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Wiedervorlagen
Abb. 48: Einstellungen EDA E-Mahnverfahren, Wiedervorlagen
Unter Wiedervorlagen können Sie veranlassen, dass je nach Verfahrensstand im Mahnverfahren automatisch
eine entsprechende Wiedervorlage zur Akte gespeichert wird. Diese Wiedervorlagen können wie gewohnt in
T8 Wiedervorlagen angezeigt, bearbeitet und gedruckt werden.
Die Wiedervorlagen werden generell als einmalige Wiedervorlagen gespeichert. Sie können aber auch festlegen,
dass sich Wiedervorlagen in einem bestimmten Turnus wiederholen.
Zu einer Akte können nur bis zu zwei Wiedervorlagen gespeichert werden. Wird ein Antrag z. B. in eine
Datei übernommen und sind zu dessen Akte bereits zwei Wiedervorlagen gespeichert, so wird ein Hinweisfenster
ausgegeben. Durch Wahl von Ja kann die 1. eingetragene WV überschrieben oder durch Wahl von
Nein die 2. Wiedervorlage überschrieben werden. Durch Wahl von Abbrechen wird die Wiedervorlage nicht
gespeichert.
Mahnbescheid
Bei Aktivieren dieser Einstellung Erlass des Mahnbescheids durch Wiedervorlage überwachen (lokal)
wird nach Erstellen der Diskette bzw. Datei für den Antrag auf Erlass des Mahnbescheides zur Akte
eine Wiedervorlage gespeichert, die Ihnen eine Kontrolle darüber ermöglicht, ob der beantragte
Mahnbescheid erlassen wurde.
Sie müssen dann im Folgenden angeben, welcher Art die Wiedervorlage sein soll: Wie viele Tage,
Wochen, Monate nach Antragstellung soll wiedervorgelegt werden, einmalig, täglich, wöchentlich,
monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich? Welcher Wiedervorlage-Grund? Die Wiedervorlage-Gründe
sind im Standardtext text.wv gespeichert.
Vollstreckungsbescheid
Wiedervorlage bei Antrag auf Erlass
Sobald eine Zustellungsnachricht zum Mahnbescheid eingelesen wurde, wird bei Wahl der Einstellung
Erstellung des Antrags auf Erlass des Vollstreckungsbescheids durch Wiedervorlage
steuern (lokal) eine Wiedervorlage zur Akte gespeichert. Nach Ablauf des Wiedervorlagen-
Zeitraums – vorgegeben sind hier 14 Tage - werden Sie automatisch an den Antrag auf Erlass des
Vollstreckungsbescheides erinnert.
Anhand des in der Nachricht mitgeteilten Datums der Zustellung des Mahnbescheids wird das
Datum für die Wiedervorlage ermittelt, indem zum Zustelldatum 15 Tage hinzuaddiert werden.
Handelt es sich bei dem so ermittelten Datum der Wiedervorlage um ein zurückliegendes
Datum, etwa weil seit der Zustellung des Mahnbescheids mehr als zwei Wochen vergangen
D Dienstprogramme

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sind, bevor Sie vom Gericht benachrichtigt wurden, wird die Wiedervorlage für den auf das
aktuelle Tagesdatum folgenden Tag eingetragen. Sofern es sich bei diesem Tag um einen
Sonnabend, Sonn- oder Feiertag handelt, wird die Wiedervorlage auf den nächsten Werktag
vorgetragen.
Wiedervorlage bei Erlass
Mit dieser Einstellung Erlass des Vollstreckungsbescheids durch Wiedervorlage überwachen (lokal)
kann der Erlass des Vollstreckungsbescheids durch Wiedervorlage überwacht werden. Nach der
Übernahme des Vollstreckungsbescheidsantrags auf die Diskette bzw. in die Datei wird eine
Wiedervorlage gespeichert, die Ihnen eine Kontrolle darüber ermöglicht, ob der beantragte Vollstreckungsbescheid
erlassen wurde. Die Wiederlage kann wie im Abschnitt Mahnbescheid auf eine
Zeitspanne nach Antragerstellung einmalig oder im Turnus mit einem Wiedervorlagegrund aus dem
Textbaustein textwv festgelegt werden.
Wiedervorlage zu ZV-Sachstand nach Zustellung
Mit dieser Einstellung ZV-Sachstand nach Zustellung des Vollstreckungsbescheids durch Wiedervorlage
überwachen (lokal) kann der ZV-Sachstand durch Wiedervorlage überwacht werden, z. B.
zur Prüfung, ob bereits ein Titel vorliegt. Die Wiederlage kann wie im Abschnitt Mahnbescheid auf
eine Zeitspanne nach VB-Zustellung einmalig oder im Turnus mit einem Wiedervorlagegrund aus
dem Textbaustein textwv festgelegt werden.
Wiedervorlage-Sachbearbeiter
Der WV-Sachbearbeiter (lokal) kann aus der Liste der Sachbearbeiter gewählt werden, die in der
D1 Benutzerverwaltung hinterlegt sind. Alternativ kann die Option WV-Sachbearbeiter wie Aktensachbearbeiter
genutzt werden (zentral). Die Wiedervorlagen werden dann für den jeweiligen
Aktensachbearbeiter gespeichert, wenn dieser in der D1 Benutzerverwaltung als WV-Sachbearbeiter
eingetragen ist.
7. Finanzbuchhaltung I
Abb. 49: Einstellungen Finanzbuchhaltung/Aktenkonto, EÜ-Rechnung
D Dienstprogramme

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EÜ-Rechnung
Buchen
Aktueller Mehrwertsteuersatz % / Sozietätsabrechnung aktiv (zentral)
Diese Einstellungen werden hier nur zur Information angezeigt. Änderungen sind in D4 Einstellungen,
Allgemeine Grundeinstellungen, 1 Allgemein bzw. 3 Allgemein möglich (siehe S. 14 und S. 19).
Nettoausweis (zentral)
Wählen Sie diese Einstellung, wenn Beträge in verschiedenen Auswertungen netto, brutto abzüglich
Umsatzsteuer, ausgewiesen werden sollen. Da vereinnahmte Umsatzsteuer abgeführt werden muss
und verausgabte Vorsteuer erstattet wird, zeigt der Nettoausweis eher den tatsächlichen wirtschaftlichen
Erfolg an.
Einnahmen-Überschuss-Rechnung über Datenpool (zentral)
Wenn Sie diese Einstellung wählen, können Sie eine E-Ü-Rechnung (F10 Auswertungen) nicht nur mit
den Daten Ihres Datenpools bzw. Hauptpools erstellen, sondern zusätzlich auch mit den Buchungen
anderer Datenpools. Diese Einstellung kann beispielsweise dazu dienen, die Daten zweier Anwälte
zusammenzuführen, die jeweils in einem eigenen Datenpool arbeiten.
Gleichzeitig geben Sie mit dieser Einstellung Ihren Datenpool für die Erstellung von Einnahmen-
Überschuss-Rechnungen an anderen Arbeitsplätzen frei. Sie selbst können nur auf Datenpools zugreifen,
bei denen o. g. Einstellung ebenfalls gesetzt wurde.
Mit Ausnahme der Umsatzsteuerangaben sind die mit der Programmfunktion E-Ü-Rechnung sonst
angebotenen Zusatzausdrucke zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung dann jedoch nicht möglich.
Sachkonten ohne Jahresanfangsbestand, Zugang und Abgang anzeigen/drucken (lokal)
Wenn Sie diese Einstellung wählen, werden bei F10 Auswertungen, Sachkonten-Saldenliste auch die
angelegten, aber nicht bebuchten Sachkonten angezeigt.
EÜ Saldierung Teil 2+3 in 10er/100er Gruppen 7 / keine Saldierung (lokal)
Wenn Sie die Saldierung in Gruppen wählen, werden in den Teilen 2 und 3 der E-Ü-Rechnung die
Werte für jeweils 10 bzw. 100 Konten oder gar nicht saldiert.
Abb. 50: Einstellungen Finanzbuchhaltung/Aktenkonto, Buchen
D Dienstprogramme

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Vorschlag Finanzkonto (lokal)
Hier können Sie eine Kontonummer aus dem Finanzkontenbereich 1000-1099 eingeben. Das hier eingegebene
Finanzkonto wird bei Buchungen vorgeschlagen, bei denen Finanzkonten angesprochen
werden.
Negativen Bestand auf Kassenkonten verhindern
In dem Bereich 1. Kasse bis 5. Kasse können Finanzkontonummern für bis zu fünf Kassen eingegeben
werden. Auf diesen Konten wird ein negativer Kassenbestand verhindert, wenn die Einstellung
Negativen Bestand auf Kassenkonten verhindern (zentral) gewählt wurde.
Eingabe des Sachbearbeiters bei Journalbuchung (zentral)
Diese Einstellung erlaubt die Eingabe eines Sachbearbeiters auch dann, wenn kein Aktenkonto angesprochen
wird. Die Eingabe eines Sachbearbeiters könnte z. B. bei Sonderbetriebseinnahmen oder
Sonderbetriebsausgaben sinnvoll sein. Wählen Sie im Zweifelsfall diese Einstellung nicht.
Eingabe des neuen Saldos ermöglichen (Einzelbuchung) bzw. erzwingen(Stapelbuchung) (zentral)
Bei Wahl dieser Einstellung müssen Sie in der Stapelbuchung einen Zielsaldo eingeben, um Buchungen
vornehmen zu können. Diese Einstellung ist im Regelfall sinnvoll; Sie können notfalls Buchungen auch
speichern, wenn Sie den Zielsaldo nicht erreicht haben. In der Einzelbuchung bewirkt die Einstellung
nur, dass Sie einen Zielsaldo eingeben können, der hier nicht erforderlich ist.
Wiederkehrende Buchungen alphabetisch sortiert (zentral)
Mit dieser Einstellung können Sie sich die unter F1 Buchen, Extras, Wiederkehrende Buchungen eingerichteten
Buchungsvorlagen beim Buchen alphabetisch sortiert anzeigen lassen. Die Einstellung
wirkt sich nur aus, wenn tatsächlich bereits Buchungsvorlagen eingerichtet wurden.
Sozienanteile im Journal buchen (zentral)
Bei Aktivierung der Sozietätsabrechnung in den Allgemeinen Grundeinstellungen auf Karteikarte
3 Allgemein kann hier zusätzlich die Einstellung Sozienanteile im Journal buchen gesetzt werden. Dann
werden die Sozienanteile gebucht. Bitte beachten Sie, dass die einmalig geänderten Einstellungen
dauerhaft so bestehen bleiben. Der Vorteil dieser Einstellung ist, dass sich nachträgliche Veränderungen
der Anteile nicht mehr auf bereits gebuchte Vorgänge auswirken. Sozienanteile, die vor
dieser Einstellung gebucht wurden, werden auf Grundlage der aktuellen Sozienanteile berechnet.
Journaldaten verschlüsselt speichern (zentral)
Wird die Einstellung Journaldaten verschlüsselt speichern gesetzt, beginnt ab sofort die Verschlüsselung.
Vor der Aktivierung gespeicherte Daten bleiben unverschlüsselt. Die Verschlüsselung
kann nicht mehr rückgängig gemacht werden.
Für die Darstellung sämtlicher Auswertungen (z. B. Journal, EÜ-Rechnung usw.) ist dieser Speicheroption
ohne Auswirkung.
D Dienstprogramme

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Listen
Abb. 51: Einstellungen Finanzbuchhaltung/Aktenkonto, Listen
Buchhaltungsanzeige maximal 1 Woche zurück (lokal)
Wenn Sie diese Einstellung wählen, werden Ihre Buchhaltungsanzeigen automatisch für maximal eine
Woche angezeigt.
Sachkontenwindow mit Salden (zentral)
Wenn Sie diese Einstellung wählen, werden in F9 Sachkonten die Sachkonten mit den
dazugehörigen Beträgen angezeigt. Wenn Sie diese Einstellung nicht wählen, wird nur der Kontenplan
angezeigt.
Sachkonten-Saldenliste mit Zwischensummen (zentral)
Wenn Sie diese Einstellung wählen, wird bei F10 Auswertungen, Sachkontenliste nach jeder Kontenklasse
eine Zwischensumme ausgewiesen.
Kanzleibezeichnung für Druck E/Ü-Rechnung und Journal (zentral)
Sollen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung und das Journal nicht mit der Kanzleibezeichnung aus
dem Lizenzeintrag gedruckt werden, können Sie hier eine abweichende Bezeichnung eingeben, die
dann stattdessen gedruckt wird.
Excelexport (lokal)
Mit Hilfe des Verzeichnisdialogs, der über den Button
für aus der Fibu exportierte Excel-Dateien fest.
aufzurufen ist, legen Sie den Speicherpfad
D Dienstprogramme

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E-Rechnungen
Abb. 52: Einstellungen Finanzbuchhaltung/Aktenkonto, E-Rechnungen
Einlesepfad für Elektronische Eingangsrechnungen (lokal)
Legen Sie hier den Einlesepfad für elektronische Eingangsrechnungen fest, die Sie z. B. als PDF-Datei
per E-Mail erhalten und über das E-Postfach in die Finanzbuchhaltung übernehmen.
Druckoptionen
Die Druckoptionen sind für Ausdrucke sowohl in der Finanzbuchhaltung als auch im Aktenkonto maßgeblich.
In den Optionen für die Druckausgabe können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen, wie z. B. die Auswahl
von Schriftart (lokal) und Schriftgröße (lokal). Unter Optionen lassen sich Zeilen beim Druck unterschiedlich
einfärben (zentral). Sie können bestimmen, ob es sich um einen Querdruck handeln soll und haben zusätzlich
die Möglichkeit des Duplexdrucks (lokal), falls Ihr Gerät über diese entsprechende Funktion verfügt. Ferner
lassen sich Listen mit einem Gitternetz (zentral) versehen.
Markieren Sie die Option Dieses Fenster immer anzeigen (lokal) mit einem Häkchen, so können Sie vor jedem
weiteren Druck diese Optionen überprüfen und ggf. ändern. Das ist sinnvoll, wenn Sie häufig mit unterschiedlichen
Einstellungen arbeiten.
Unter Druckerauswahl wählen Sie den von Ihnen gewünschten Drucker (lokal) und Druckerschacht (lokal).
D Dienstprogramme

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8. Gebühren
Abb. 53: Einstellungen Gebühren/Kosten, Allgemein
Hier können Sie die Einstellungen festlegen, die sich unmittelbar auf die Rechnungserstellung beziehen,
z. B. die Druckereinstellungen, die Auswahl von Formularen, die Eingabereihenfolge von Paragrafen im
Gebührenfenster, die Vorbelegung der Paragrafenschnellauswahl etc.
Allgemein
0% MwSt bei Auslandsbezug (zentral)
Wählen Sie diese Einstellung, schlägt ra-micro bei der Rechnungserstellung automatisch 0 % MwSt
vor, wenn
in der Adresse des Rechnungsadressaten ein Länderkennzeichen (LKZ) aus dem Gemeinschaftsgebiet
(EU) i. V. m. einer USt-IdNr. hinterlegt ist,
b) in der Adresse des Rechnungsadressaten ein LKZ aus einem Drittland (nicht EU) hinterlegt ist.
Eine fallbezogene Einzelprüfung bleibt hiervon unberührt.
Wählen Sie diese Einstellung nicht, schlägt das Programm automatisch immer den aktuellen Mehrwertsteuersatz
vor.
0% MwSt mit ausgeben (zentral)
Wählen Sie die Einstellung 0% MwSt mit ausgeben, wenn Sie wünschen, dass die Mehrwertsteuer
auch bei einem Satz von 0 % in einer Kostenrechnung ausgewiesen wird, z. B. Rechnung an Dritte bei
Vorsteuerabzugsberechtigung des Mandanten.
Vertreterliste anzeigen (zentral)
Wählen Sie die Einstellung Vertreterliste anzeigen, damit Sie bei Rechnungserstellung auswählen
können, ob einer der Vertreter oder der Mandant die Rechnung erhalten soll.
Eine Angelegenheit PTE bei Straf- und Bußgeldsachen (zentral)
Bei gesetzter Einstellung wird das Post- und Telekommunikationsentgelt (20 EUR) nur einmal berücksichtigt,
sobald die Gebühren für das Vorverfahren und das anschließende gerichtliche Verfahren abgerechnet
werden.
D Dienstprogramme

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Ist die Einstellung nicht gesetzt, wird das Post- und Telekommunikationsentgelt zweimal (insgesamt
40 EUR) angesetzt.
Honorarauslagen mit aktueller Rechnung ins Aktenkonto (zentral)
Bei gesetzter Einstellung werden die Honorarauslagen im Gesamtgebührensoll der Abrechnung ins
Aktenkonto gebucht.
Wird die Einstellung nicht gesetzt, werden die Honorarauslagen bei gemeinsamer Abrechnung mit anderen
Gebührentatbeständen nur in den offenen Posten ausgewiesen.
Briefanrede in Rechnungen unterdrücken (zentral)
Wählen Sie diese Einstellung, wenn beim Direktdruck einer Rechnung die Briefanrede nicht gedruckt
werden soll.
Diese Einstellung wirkt sich bei Abrechnungen mit Dritten nicht für das Begleitschreiben an die
Rechtsschutzversicherung oder Dritte aus.
Pauschalen §§ 25-30 BRAGO kürzen bei RA-Kosten 80% und 90% (lokal)
Gemäß Kapitel III Sachgebiet A Abschnitt III Anlage I Nr. 26 zu Art. 8 des Einigungsvertrags vom
31. August 1990 (BGBl. II S. 889, 936) sind die Gebühren für Rechtsanwälte, die ihren Kanzleisitz in
den neuen Bundesländern haben, um 20 %, seit dem 01. Juli 1996 um 10 % zu kürzen. Aufgrund des
Wortlauts der Regelung wird die Auffassung vertreten, dass nur die Gebühren, nicht aber zu erstattende
Entgelte, Kosten oder Auslagen nach den §§ 25 Abs. 2, 26-30 BRAGO zu ermäßigen sind,
was von der Gegenmeinung bestritten wird (siehe hierzu Gerold/Schmidt-von Eicken BRAGO
(Kommentar), 15. Aufl. München 2002, Rz. 11 zu § 26 BRAGO).
Sie haben mit der Einstellung Pauschale §§ 25-30 BRAGO kürzen bei RA-Kosten 80 % und 90 % die
Möglichkeit, selbst zu bestimmen, ob bei der Berechnung gekürzter Gebühren auch die Auslagen etc.
nach den §§ 25 ff. BRAGO gekürzt werden sollen oder nicht. Wählen Sie diese Einstellung, wenn eine
Kürzung erfolgen soll.
Alternative Pauschalenberechnung bei Anrechnung (lokal)
Bei Wahl dieser Einstellung wird die Pauschale nach der automatischen Gebührenanrechnung berechnet.
Da bei Anrechnungen nach RVG die Pauschale in jedem Fall vor Durchführung der
Anrechnung ermittelt wird, wirkt sich diese Einstellung nur auf Abrechnungen nach BRAGO aus.
Rubrum bei KFA drehen, wenn Aktenbezeichnung gedreht wird (zentral)
Auf der 1. Seite der Regelgebühren kann mit dem Button eine Umkehr der Aktenkurzbezeichnung
veranlasst werden. Bei Wahl dieser Einstellung wird auch das Rubrum des Kostenfestsetzungsantrages
(KFA) entsprechend gedreht.
Zitat § 141 KostO bei Notarkostenberechnungen (zentral)
Wenn Sie diese Einstellung wählen, wird der § 141 KostO bei der Erstellung von Notarkostenberechnungen
zusätzlich zur Angabe der jeweils für das entsprechende Geschäft zutreffenden
Paragrafenvorschrift zitiert.
Ist gewünscht, dass sich § 141 KostO auf die gesamte Notarkostenberechnung bezieht, kann dies
auch in den Textbaustein für die Berechnungsgrundlage KostO eingetragen werden. In diesem Fall ist
die Einstellung Zitat Notarkosten § 141 KostO bei Notarkostenberechnungen nicht zu wählen.
Zur Änderung des Textbausteins ist folgendermaßen vorzugehen: Rufen Sie die Programmfunktion
S5 Textbaustein-Editor auf, wählen Sie Gebühren/Kosten und dann Notarkosten, Auswahl Textbaustein.
Wählen Sie den zu ändernden Text aus. Zur Bearbeitung klicken Sie ihn mit der rechten
Maustaste an und wählen dann Eintrag bearbeiten. Sie können nun den Textbaustein ergänzen und
speichern.
Notarkostenrechnungen im Kostenregister erfassen (lokal)
Bei Wahl dieser Einstellung werden bei Erstellung einer Notarkostenrechnung die berechneten Kosten
direkt in das Kostenregister gebucht.
Für die Nutzung dieser Einstellung muss das Notariat lizenziert sein.
Meldung nach Buchung Aktenkonto/OP-Liste abschalten (lokal)
Üblicherweise erscheint am Bildschirm nach erfolgter Buchung eine Bestätigungsmeldung. Wird diese
Einstellung aktiviert, erscheint die Meldung nicht.
D Dienstprogramme

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Alternative Anrechnungsmethode Geschäftsgebühr gem. Nr. 2300 VV RVG (zentral)
Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie eine alternative Anrechnung von Geschäftsgebühren nach
Nr. 2300 ff. VV RVG auf Verfahrensgebühren wünschen.
Alternative Abrechnungsmethode der Dokumentenpauschale gem. Nr. 7000 Nr. 1 VV RVG (zentral)
Die Abrechnung der Dokumentenpauschale Nr. 7000 I a) bis d) VV RVG ist nicht eindeutig geregelt.
Standardmäßig erfolgt die Abrechnung in ra-micro in der Weise, dass die zu den Nummern 7000 I a)
bis d) erfassten Ablichtungen getrennt gezählt werden. Die insgesamt nach a) bis d) abrechenbaren
Ablichtungen werden sodann einheitlich berechnet: die ersten 50 Ablichtungen werden mit 0,50 €
berechnet, alle weiteren mit 0,15 €.
Alternativ ist es denkbar, dass die getrennte Zählung der Ablichtungen nach a) bis d) auch eine
getrennte Berechnung zulässt. Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie die Ablichtungen nach a) bis d)
jeweils getrennt berechnen wollen mit der Folge, dass für jeden Buchstaben die ersten 50
Ablichtungen mit 0,50 €, alle weiteren mit 0,15 € berechnet werden.
Anrechnungsziel gem. § 15a Abs. 1 RVG festlegen (lokal)
Nach § 15a Abs. 1 RVG können Rechtsanwälte im Fall der Gebührenanrechnung grundsätzlich beide
von der Anrechnung erfassten Gebühren von Ihrem Auftraggeber fordern; insgesamt jedoch nicht
mehr als den um den Anrechnungsbetrag verringerten Gesamtbetrag beider Gebühren. Im Ergebnis
besteht bei Abrechnungen für den Rechtsanwalt danach die Möglichkeit, zu wählen, welche der beiden
aufeinander anzurechnenden Gebühren durch die Anrechnung vermindert werden soll.
Bei aktiver Einstellung Anrechnungsziel gem. § 15a Abs. 1 RVG festlegen erfolgt bei Rechnungserstellung
im Anrechnungsfall eine Abfrage, auf welche der beiden Gebühr die Anrechnung vorgenommen
werden soll.
Sollte die abzurechnende Akte schon vor Inkrafttreten des § 15a RVG am 05.08.2009 angelegt
worden sein, werden Sie zuvor gefragt, ob die Anrechnung nach dem neuen Recht erfolgen soll. Denn
es ist streitig, ob die Neuregelung auch dann anzuwenden ist, wenn der Mandant den unbedingten
Auftrag zur Erledigung der Angelegenheit bereits vor dem Inkrafttreten erteilt hat.
Alternative Berechnung der Telekommunikationsentgelte bei Beratungshilfe (zentral)
Mit dieser Einstellung wählen Sie die alternative Berechnung der Telekommunikationsentgelte bei der
Beratungshilfe, d. h., dass die Gebühr nicht nach der für die Beratungshilfe anfallenden Gebühr,
sondern nach einer fiktiven Gebühr berechnet wird.
Die alternative Berechnung folgt gem. Beschluss des OLG Nürnberg vom 07.11.2006 - 5 W 1943/06.
Anrechnung der Nr. 2300 VV RVG bei Adhäsionsverfahren (zentral)
Für die Tätigkeit im Adhäsionsverfahren (§§ 403 ff StPO) entsteht eine Verfahrensgebühr
Nr. 4143 VV RVG. War der Rechtsanwalt zuvor außergerichtlich mit der Geltendmachung derselben
Ansprüche befasst und erhält erst anschließend den Auftrag, die Forderungen im Adhäsionsverfahren
durchzusetzen, ist es bislang umstritten, ob eine Anrechnung der außergerichtlichen Geschäftsgebühr
Nr. 2300 VV RVG stattfindet. Ein Teil des Schrifttums wendet in diesem Fall die Anrechnungsregelung
gem. Vorbem. 3 Abs. 4 VV RVG an.
Bei gesetzter Einstellung erfolgt die Anrechnung der Geschäftsgebühr 2300 VV RVG auf die
Verfahrensgebühr Nr. 4143 VV RVG daher nach dieser Vorschrift.
Alternatives PKH-Formular (zentral)
Ist diese Einstellung gesetzt, wird in den Programmfunktionen zum PKH-Formular RVG ein alternatives
Formular aufgerufen. Dieses erfolgt gem. Beschluss des OLG Schleswig vom 03.03.2008 –
15 WF 9/08.
Buchung KFA ins Aktenkonto/letzte Einstellung merken (lokal)
Programmseitig wird bei Kostenfestsetzungsanträgen die Buchung automatisch als Sollstellung im
Aktenkonto vorgeschlagen.
Haben Sie hier eingestellt, dass sich das Programm die letzte Einstellung merken soll, wird die letzte
benutzerbezogene Entscheidung beim Buchen ins Aktenkonto gespeichert und bei der nächsten KFA-
Erstellung wieder vorgeschlagen. Sie sparen sich somit die erneute Eingabe im Falle ähnlicher
Sachlagen.
D Dienstprogramme

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Textzwischenzeile automatisch erstellen, wenn KFA nicht ins Aktenkonto gebucht wird (lokal)
Ist diese Einstellung gesetzt und wird der KFA nicht ins Aktenkonto gebucht, erfolgt die Speicherung
einer Textzwischenzeile ins Aktenkonto. Die Textzwischenzeile erhöht Übersichtlichkeit und Lesbarkeit
des Aktenkontos.
Ist diese Einstellung nicht gesetzt, wird keine Textzwischenzeile ins Aktenkonto gespeichert.
Summenbezeichnung (zentral)
Sie wählen hier die Bezeichnung in der Summenzeile von Rechnungen. Entscheiden können Sie
zwischen Gesamtbetrag und zu zahlender Betrag.
Entwürfe zur Akte automatisch löschen nach (zentral)
Wählen Sie hier, wann Rechnungsentwürfe, die über die Funktion
im Rechnungsblatt
gespeichert wurden, automatisch gelöscht werden können. Zur Auswahl stehen 1, 2, 3 und 6 Monate.
Es geht hier nicht um die Löschung von Entwürfen in der Entwurfsverwaltung, sondern um die
Löschung von gespeicherten Rechnungsvorlagen Rechnungen zur Akte.
Druck
Drucker
Abb. 54: Einstellungen Gebühren/Kosten, Druck, Drucker
Drucker für Rechnungen (lokal)
Hier stellen Sie den gewünschten Drucker für den Direktdruck der Gebührenrechnungen ein.
Sonderfunktionen des gewählten Druckers, wie beispielsweise Duplexdruck, können für das Original
der Rechnung zusätzlich gewählt werden. Verfügt der Drucker über mehrere Schächte, können für
die erste Seite der Rechnung und die Folgeseiten unterschiedliche Papierschächte ausgewählt
werden, beispielsweise dann, wenn für die erste Seite vorgedrucktes Papier verwendet werden soll.
Für Abschriften der Rechnungen können andere Drucker und/oder andere Papierschächte des
Druckers eingestellt werden.
In den Auswahllisten blau geschriebene Einträge sind die Standardeinstellungen.
D Dienstprogramme

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Drucker für Formulare (lokal)
Hier bestimmen Sie, über welchen Drucker und Schacht (und ob mit Duplexdruck oder ohne)
Formulare gedruckt werden sollen.
In den Auswahllisten blau geschriebene Einträge sind die Standardeinstellungen.
Archivieren in E-Akte (zentral)
Alle direkt gedruckten Rechnungen können bei Wahl dieser Einstellung direkt in die E-Akte übernommen
werden. Formlose Rechnungen können daher auch nach einem Direktdruck über die
E-Akte noch einmal in die Textverarbeitung geladen werden. Formularabrechnungen können nicht
mehr überarbeitet werden.
Schriftart und Briefkopf
Abb. 55: Einstellungen Gebühren/Kosten, Druck, Schriftart und Briefkopf
Unter Schriftart und Briefkopf und Rechnung können zur Erzielung eines kanzlei-einheitlichen
Rechnungsdesigns lokal wirkende Einstellungen generell in zentrale Einstellungen verstellt werden.
Dies geschieht über die Einstellung Einstellungen lokal ändern in zentral (zentral).
Im Bereich Schriftart erhalten Sie die Möglichkeit, Schriftart und Schriftgröße für die Rechnung zu
definieren.
Schriftauswahl (lokal)
Wählen Sie diese Einstellung, um Schriftart und -Größe festzulegen.
Schriftart (lokal)
Wählen Sie diese Einstellung, um die Schriftart und Schriftgröße für die Rechnung direkt im
Modul Gebühren/Kosten zu definieren. Mit der Auswahlliste Schriftart können Sie die Schriftart
auswählen, die für den Druck Ihrer Rechnungen im Wege des Direktdrucks verwandt wird.
Bei Größe können Sie die Schriftgröße festlegen, mit denen Ihre Rechnungen im Weg des
Direktdrucks gedruckt werden.
Schrift aus zentralen Einstellungen einlesen (lokal)
Haben Sie diese Einstellung gewählt, werden die Einstellung für die Schriftart und –größe aus
D Dienstprogramme, D4 Einstellungen, Allgemeine Grundeinstellungen, 8 Drucker für den
Rechnungsdruck übernommen.
D Dienstprogramme

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Rechnung
Schrift aus Briefkopf einlesen (lokal)
Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie die Schriftart und Schriftgröße, die im Briefkopf gespeichert
wurde auch für die Rechnung verwenden wollen.
Beachten Sie bitte, dass bei Wahl der Einstellungen Schrift aus zentralen Einstellungen und
Schrift aus Briefkopf keine Auswahl der Schriftart und Schriftgröße vorgenommen werden
kann.
In der Vorschau wird Ihnen für alle drei Einstellungen die jeweils gewählte Schriftart und
Schriftgröße angezeigt.
Briefkopf
Allgemein (lokal)
Wählen Sie unter Allgemein die Nummer des Briefkopfes, mit dem Ihre Rechnungen direkt ausgedruckt
werden sollen.
Beachten Sie bitte, dass Sie für den direkten Ausdruck von Rechnungen (Direktdruck) zunächst
einen Briefkopf mit D2 Briefkopfdesigner erstellt haben müssen.
Besonderer Briefkopf für Rechnungstyp (lokal)
Sie können für die unterschiedlichen Rechnungstypen die Verwendung verschiedener Briefköpfe
festlegen. Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie je nach Rechnungstyp verschiedene
Briefköpfe verwenden wollen.
Über Anschreiben bei Rechnungsausgleich durch RSV/Dritte können Sie festlegen, ob das Anschreiben
an die RSV/Dritte mit einem anderen Briefkopf gedruckt werden soll.
Formatierung Rechnungskörper
Abb. 56: Einstellungen Gebühren/Kosten, Druck, Rechnung
Leerzeile über neuem Gegenstandswert (lokal)
Die Einstellung ermöglicht Ihnen festzulegen, ob über der Zeile, in welcher der neue Gegenstandswert
angegeben ist, eine Leerzeile eingefügt werden soll.
D Dienstprogramme

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Leerzeile über neuem Tatbestand (lokal)
Die Einstellung ermöglicht Ihnen festzulegen, ob über der Zeile, in welcher der neue Tatbestand
angegeben ist, eine Leerzeile eingefügt werden soll.
Leerzeile zw. Rg.-Positionen und sonst. Eingaben (lokal)
Die Einstellung ermöglicht Ihnen festzulegen, ob zwischen den Rechnungspositionen und den
sonstigen weiteren Eingaben eine Leerzeile eingefügt werden soll.
Leerzeile über Zeile Leistungszeit (lokal)
Wählen Sie diese Einstellung, wird über der Zeile, in der die Leistungszeit angegeben ist, eine Leerzeile
eingefügt.
Zeile Leistungszeit in Fettdruck (lokal)
Bei Wahl dieser Einstellung wird die Zeile, in der die Leistungszeit angegeben ist, in der Rechnung
im Schriftschnitt fett dargestellt.
Quote vor Gebührentatbestand (lokal)
Die Einstellung ermöglicht Ihnen festzulegen, ob die Quote vor oder nach der Tatbestandsbezeichnung
in der Rechnung angegeben werden soll.
Zeilenabstand 1,5 Zeilen (lokal)
Hier kann der Zeilenabstand des Rechnungskörpers auf 1,5 Zeilen eingestellt werden.
Fettdarstellung der Gesamtsumme (lokal)
Bei Wahl dieser Einstellung wird die Summe in der Rechnung im Schriftschnitt fett ausgegeben.
Summenzwischenstriche (lokal)
Wählen Sie diese Einstellung, wird die Rechnung mit Summenzwischenstrichen ausgegeben.
Rechnungsbetrag doppelt unterstrichen (lokal)
Diese Einstellung ermöglicht Ihnen festzulegen, ob der Rechnungsendbetrag doppelt unterstrichen
werden soll.
Unterstrichen ganze Zeile / nur Betrag (lokal)
Sie haben hier die Möglichkeit zu wählen, ob mit den Summenzwischenstrichen bzw. den Doppelstrichen
die ganze Zeile der Rechnung unterstrichen werden soll oder aber nur der Betrag.
Zwischensumme der Gebührenpositionen (lokal)
Hier können Sie entscheiden, ob die von Ihnen erstellten Rechnungen Zwischensummen enthalten
sollen.
Anrechnungszeile kursiv ausweisen (lokal)
Mit dieser Einstellung wird auf Ihren Rechnungen die Anrechnungszeile kursiv dargestellt.
Gegenstandswert fett / unterstrichen (lokal)
Hier können Sie einstellen, ob der Gegenstandswert in der Rechnung fett und/oder unterstrichen
ausgewiesen werden soll.
Vorschau Rechnungskörper
Die Vorschau zeigt mittels einer Beispielsrechnung an, wie sich die aktuellen Formatierungseinstellungen
in der Rechnung auswirken.
Anlagen
Nicht drucken (lokal)
Die Anlagen zu einer Rechnung, in denen z. B. die tatsächlich aufgewendeten Portokosten, Auslagen,
Reisekosten, Internetauskünfte etc. einzeln aufgeschlüsselt und am Ende der Rechnung auf
separaten Seiten ausgegeben werden, können "unterdrückt" werden, wenn diese Einstellung
gewählt wurde.
Zusammenhängend drucken (lokal)
Bei Wahl dieser Einstellung werden die Anlagen zur Rechnung im Zusammenhang mit dieser
gedruckt.
Mit Kostenschlüssel drucken (lokal)
Möchten Sie, dass zur Spezifizierung der einzelnen Kostenarten die Kostenschlüssel auf die Anlage
gedruckt werden, wählen Sie bitte diese Einstellung.
Bei der Anlage zu abgerechneten Hebegebühren aus dem Notariat wird der Kostenschlüssel
grundsätzlich nicht gedruckt, da für die Hebegebühren grundsätzlich nur ein Kostenschlüssel
verwendet wird und deshalb eine Spezifizierung entfällt.
D Dienstprogramme

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Mit Zeilenhervorhebung drucken (lokal)
Bei Wahl dieser Einstellung wird beim Listendruck jede zweite Zeile grau hinterlegt.
An Textbreite von Briefkopf anpassen (lokal)
Wählen Sie diese Einstellung, wenn Anlagen an die Breite des Briefkopfes angepasst werden sollen.
Legende für Zeithonorarabrechnung drucken (zentral)
Bei Wahl dieser Einstellung wird auf der Anlage Abrechnung der Zeiterfassung eine Erklärung zu
den verwendeten Abkürzungen, etwa Sachbearbeiter oder Honorarschlüssel mit ausgedruckt. Ohne
Wahl dieser Einstellung fehlt diese Erklärung.
Anlage Zeithonorarabrechnung Querformat (zentral)
Bei gesetzter Einstellung wird die Anlage Zeithonorarabrechnung wie in der Timesheet Bildschirmdarstellung
im Querformat angezeigt und gedruckt. Ist die Einstellung nicht gesetzt, wird die
Anlage verkürzt mit weniger Daten, z. B. ohne Kennzeichnung für die Anrechenbarkeit, im Hochformat
gedruckt.
Mit Gitternetzlinien drucken (lokal)
Bei Wahl dieser Einstellung, wird die Anlagentabelle mit Gitternetzlinien gedruckt.
Sonstiges
Steuernummer bei Formularen drucken (lokal)
Wählen Sie diese Einstellung, wenn auf die zu druckenden Formulare auch die Steuernummer
(gem. § 14 a UStG) gedruckt werden soll. Die Steuernummer wird in D4 Einstellungen,
10 Allgemeine Grundeinstellungen, unter 1 Allgemein eingetragen.
Ein Platzhalter für die Umsatzsteuer–Id-Nr. des Mandanten steht zur Verfügung: „$id“. Dieser
kann über den S5 Textbaustein-Editor, Platzhalter, Programm in vorhandene Texte übernommen
werden. Bei der Erstellung einer Gebührenrechnung wird die zur Mandantenadresse
hinterlegte Umsatzsteuer-Id-Nr. in das Anschreiben übernommen, die Positionierung kann
variabel gestaltet werden.
Anzahl Kopien
Mit Anzahl Kopien legen Sie fest, wie viele Rechnungsexemplare gedruckt werden sollen. Sie haben
die Möglichkeit, später in der Druckvorschau auch noch die Anzahl der Exemplare zu ändern.
Leistungszeit nach Berechnungsgrundlagen (lokal)
Hier können Sie festlegen, ob die in der Rechnung ausgewiesene Leistungszeit erst nach der
Berechnungsgrundlage ausgewiesen wird.
Rechnung farbig in Rechnungsordner speichern (zentral)
Erstellte Rechnungen werden farbig in den Rechnungsordner gespeichert.
Textverarbeitung starten bei Übergabe an Briefdatei (lokal)
Diese Einstellung ist standardmäßig gesetzt und bewirkt die Übergabe der Rechnung in die gewählte
Textverarbeitung zur weiteren manuellen Bearbeitung. Soll die bevorzugte Textverarbeitung
nicht bei jeder Rechnungsübergabe an eine Briefdatei gestartet werden, deaktivieren Sie diese Einstellung.
Gebühren/Kosten wird in diesem Fall nach Bestätigen des Briefdatei-Buttons automatisch
beendet.
D Dienstprogramme

70
Überweisungsträger
Abb. 57: Einstellungen Gebühren/Kosten, Druck, Überweisungsträger
Beim Rechnungsdruck kann der Überweisungsträger vor oder nach der Rechnung gedruckt werden. Mit den
entsprechenden Einstellungen Gebühren/Kosten steuern Sie den Druck von Rechnung und dazugehörigem
Überweisungsträger in der Form, dass Sie bei Entnahme der Drucke aus dem Druckerschacht immer die
Rechnung als erstes Blatt und nachfolgend den Überweisungsträger in Händen halten, unabhängig davon, ob
die bedruckten Seiten in Ihrem Drucker mit der Schrift nach oben oder unten ausgegeben werden.
Vor dem Ausdruck der Rechnung (lokal)
Werden die Blätter von Ihrem Drucker mit der bedruckten Seite nach oben ausgegeben, ist diese
Option zu wählen.
Nach dem Ausdruck der Rechnung (lokal)
Werden die Blätter von Ihrem Drucker mit der bedruckten Seite nach unten ausgegeben, ist diese
Option zu wählen.
Drucker (lokal) / Schacht (lokal)
Die Standardeinstellungen für Drucker und Schacht werden aus den Einstellungen Zahlungsverkehr
übernommen. Den Drucker können Sie nur in den Einstellungen Zahlungsverkehr wählen, da dort
die Druckpositionen für das Überweisungsträgerformular festgelegt werden.
Den Schacht für den Druck des Überweisungsträgers können Sie hier frei einstellen.
Überschriften
Hier können Sie die Überschriften Ihrer Rechnungstexte bestimmen. Dabei können Sie unterschiedliche Festlegungen
treffen, je nachdem, ob es sich um eine nach BRAGO oder aber um eine nach VV RVG ermittelte
Rechnung handelt. Geben Sie dazu einfach den gewünschten Rechnungstext in die vorhandenen Eingabefelder
ein. Die Überschriften können über frei formatiert werden.
D Dienstprogramme

71
Paragrafen
Abb. 58: Einstellungen Gebühren/Kosten, Paragrafen
Unter Paragrafen können Sie festlegen, wie im Modul Gebühren/Kosten während der Gebühreneingabe
die Paragrafen von BRAGO und KostO vorgegeben werden und wie die Zitierweise der
Paragrafen in der Rechnung erfolgen soll.
Zitierweise (lokal)
In diesem Bereich können Sie festlegen, ob die Paragrafen in der Tatbestandsauswahlliste im
Gebühreneingabefenster als Standard oder Erweitert angegeben werden sollen. Wählen Sie Erweitert,
wenn Sie eine detaillierte Anzeige der Paragrafen wünschen. Möchten Sie das nicht, wählen Sie
Standard.
Absatz / Satz (zentral)
Hier legen Sie fest, ob die Absätze und Sätze von Paragrafen verkürzt oder ausführlich zitiert werden.
In der Vorschau ist hierzu jeweils ein Beispiel angeführt.
§§-Schnellauswahl
Die §§-Schnellauswahl dient zur Beschleunigung der Paragrafenauswahl in der Tatbestandsauswahl.
Die hier gewählten Paragrafen stehen in der Tatbestandsauswahl vor den übrigen Normen in der hier
festgelegten Reihenfolge und können über die Tastenkombination A + Ziffer, z. B. A1, in die
Rechnung übernommen werden. Je Abrechnungsart - BRAGO, KostO, StBGebV, VVRVG – können bis
zu 10 Tatbestände in der §§-Schnellauswahl festgelegt werden. Die Paragrafenauswahl kann über ein
Kontextmenü bearbeitet werden.
D Dienstprogramme

72
Zeithonorar
Abb. 59: Einstellungen Gebühren/Kosten, Zeithonorar
Rechnungstext (lokal)
Hier können Sie einen Rechnungstext eingeben. Standardmäßig ist Zeitabrechnung (Anlage)
eingetragen.
Anlagentext in Zeithonorarzeilen (lokal)
Sie haben außerdem die Möglichkeit zu wählen, welche Angaben im Anlagentext ausgewiesen werden
sollen. Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung: Mit Sachbearbeiterkürzeln, Mit
Sachbearbeiternamen, Mit Stundensätzen, Mit Honorarschlüsseln, Mit Zeiten (von/bis), Angabe der
Zeiten
in
Stunden, Mit Detailbeträgen sowie Nach Sachbearbeitern zusammenfassen. Ferner können Sie auch
einstellen, dass die Sachbearbeiterkürzel, -namen, Stundensätze und Zeiten in der Spalte Bemerkung
des Anlagentextes zusammengefasst werden.
Runden (lokal)
Sie können hier festlegen, ob die erfassten Zeiten je Eintrag auf eine bestimmte Minutenzahl auf- oder
abgerundet werden sollen.
Beispiel:
Geben Sie Aufrunden auf 15 Minuten je Eintrag ein, so wird die erfasste Zeit auf die jeweils folgende
Viertelstunde aufgerundet. Ein erfasster Eintrag von 39 Minuten wird dann in der Abrechnung aufgerundet
mit 45 Minuten berechnet.
D Dienstprogramme

73
Formulare
Abb. 60: Einstellungen Gebühren/Kosten, Formulare
Über den Button Blankoformulare stehen für die Abrechnung von Beratungs- und Prozesskostenhilfe
entsprechende Blanko-Formulare zur Verfügung, die sich auf gängige amtliche Formulare beziehen.
Wählen Sie in der Symbolleiste der Maske Blankoformular-Druck, ob Sie ein BRH-Formular oder ein
PKH-Formular drucken möchten. Sie erhalten dann links neben der Auswahl eine weitere Auswahl, in
der die verschiedenen Formulare angeboten werden. Mit Klick auf
wird das gewählte
Blankoformular gedruckt.
Weitere Symbole in der Symbolleiste des Blankoformulars:
bewirken, dass die erste bzw. letzte Seite angezeigt wird.
lassen die jeweils vorhergehende/nachfolgende Seite der Rechnung in der Vorschau
anzeigen.
dient dem Verkleinern des Vorschaubilds. Sie können das Bild auch verkleinern, indem Sie mit
der rechten Maustaste darauf klicken.
vergrößert das Vorschaubild. Stattdessen können Sie auch auf die Vorschau klicken.
ruft eine Eingabemaske auf, in der Sie die Anzahl der zu druckenden Rechnungsexemplare festlegen
können.
ruft eine Maske auf, in der sich die Druckereinstellungen für den Blankodruck vor dem Druck
ändern lassen.
9. Import Forderungssachen
Bevor die erste Datei für den Datenimport eingelesen werden kann, sind die notwendigen Festlegungen für den
Datenimport über Import Forderungen zu treffen.
D Dienstprogramme

74
Allgemein
Abb. 61: Einstellungen Import Forderungssachen, Allgemein
Unter Allgemein werden allgemeine Einstellungen zum Datenimport festgelegt.
Pfad für DFÜ Datei (lokal)
Übermittelt der Großkunde bzw. das Inkassobüro die Importdaten im Wege der Datenfernübertragung,
werden diese Importdaten zunächst in einem Zwischenverzeichnis gespeichert, aus
dem heraus Sie mit Import Forderungen in ra-micro importiert werden. Geben Sie hier dieses
Zwischenverzeichnis an.
Diskettenlaufwerk (lokal)
Werden die Daten per Diskette übertragen, geben Sie hier das Laufwerk an, von dem die Daten gelesen
werden sollen. Im Allgemeinen ist dies a:.
Dateiname (lokal)
Tragen Sie hier den Dateinamen ein, unter dem die Daten auf der Diskette bzw. in der DFÜ-Datei
gespeichert sind.
Originaldaten im ANSI-Code (lokal)
Wählen Sie dies, wenn die zu importierenden Daten im ANSI-Code gespeichert sind. Der ANSI-
Code ist ein Programmcode, der unter Windows verwendet wird.
Sollten Sie bei Überprüfung der in ra-micro angelegten Adressen, Akten und Forderungskonten
feststellen, dass insbesondere die Umlaute der importierten Daten nicht richtig dargestellt werden,
so müssen Sie dies ggf. wählen oder abwählen.
Schnittstelle
Wählen Sie hier die mit dem Absender der Daten vereinbarte Schnittstelle aus. Sollte Ihnen diese
nicht bekannt sein, informieren Sie sich bitte bei Ihrem ra-micro Händler.
Je nachdem, über welche Schnittstelle Sie die Daten importieren, können bzw. müssen weitere
Eingaben getätigt werden:
Für Schnittstellen, in denen kein Zinssatz mitgeteilt wird, besteht auf der Karteikarte Forderungskonto
die Möglichkeit, den Zinssatz der Hauptforderung, die Zinsart und einen Mindestzinssatz anzugeben.
Zu diesem Zins wird bei der Anlage des Forderungskontos die Hauptforderung gebucht.
D Dienstprogramme

75
Wenn Sie Daten mit der Schnittstelle AS4_11 importieren, müssen Sie bei Kanzleiname (Auftragsbeginn)
den mit dem Absender der Daten vereinbarten Zeichensatz eintragen, der vor einem jeden
Auftrag steht.
Achten Sie darauf, dass Sie einen Zeichensatz vereinbaren, von dem Sie sicher wissen, dass er
nicht an anderer Stelle innerhalb eines Auftrags steht. In der Regel wird der Name des
Rechtsanwaltes bzw. der Kanzlei vereinbart, der bzw. die die Daten importiert. Bitte achten
Sie dabei unbedingt auf Einhaltung der korrekten Schreibweise (Groß- und Kleinschreibung!).
Sicherungsdateien (Protokolle und Daten löschen nach … (zentral): Hier kann gewählt
werden, ob automatisch die nach einem Importvorgang erstellten Protokolle (es wird eine Liste
mit den beim Importvorgang erstellten Akten gespeichert) sowie die eingelesene
Datei (wird als Sicherungsdatei nach dem Einlesen gespeichert) nach einer bestimmten Zeit
gelöscht werden sollen.
Wenn Sie mit den Schnittstellen Import1 oder ImportVC arbeiten, können Sie zusätzliche
Sonderfunktionen nutzen: Akten ablegen, Adressen nachträglich ändern, Buchen in bestehende
Forderungskonten (zentral)
Für die Schnittstelle ImportVC kann darüber hinaus festgelegt werden, dass innerhalb der
Zwangsvollstreckung erstellte, an die Creditreform gesendete Sachstandsdateien nach
einer festzulegenden Zeitspanne automatisch gelöscht werden (lokal).
Akte
Abb. 62: Einstellungen Import Forderungssachen, Akte
Hier werden allgemeine Einstellungen für die Anlage von Akten getroffen, deren Daten mit Import
Forderungen eingelesen worden sind.
Geben Sie hier den Sachbearbeiter, das Referat und das Aktenkennzeichen an, die zu den anzulegenden
Akten gespeichert werden sollen (lokal).
Unter Optionen geben Sie an, ob Sie ein Aktenvorblatt drucken wollen (lokal). Mit Aktenkurzbezeichnung
= Name, Vorname (Gegner) (zentral) legen Sie fest, dass anstelle der üblichen
Aktenkurzbezeichnung, die aus den Namen von Mandant und Gegner besteht, nur der Gegner näher
bezeichnet wird.
Ferner können Sie festlegen, einen in den übernommenen Daten benannten Arzt als Aktenbeteiligten
speichern zu wollen (zentral).
D Dienstprogramme

76
Mit der Einstellung Betreff als Aktenlangbezeichnung speichern können Sie den in der Datei mitgeteilten
Betreff- RSV als Aktenlangbezeichnung hinterlegen. Dieser wird dann auf jedem Schriftsatz
angegeben, so dass hierüber eine Zuordnung bei jeder Korrespondenz für den Adressaten möglich ist.
Betreff als Aktenlangbezeichnung speichern steht Ihnen nur bei einem Datenimport über die
Schnittstelle AS4_11 zur Verfügung.
Drucker (lokal)
Abb. 63: Einstellungen Import Forderungssachen, Drucker
Wählen Sie hier den Drucker aus, auf dem die Importprotokolle und der Inhalt der Importdatei bzw.
Sicherungsdatei gedruckt werden soll sowie weitere Einstellungen zum Drucker.
Den gewünschten Drucker wählen Sie aus der gleichnamigen Auswahlliste und geben darunter den
Schacht an, in dem das Papier für den Druck bereit liegt. Die Auswahlmöglichkeiten für den Druckerschacht
hängen dabei von der Ausstattung des jeweiligen Druckers und dem installierten Druckertreiber
ab.
Bei Rand links und Rand oben geben Sie den Abstand an, den der Text vom linken bzw. oberen
Seitenrand entfernt sein soll.
Optionen
Hier können Sie auswählen, ob das Papier einseitig oder beidseitig bedruckt werden soll.
Ob Beidseitiger Druck (Duplex) zur Verfügung steht, ist abhängig von der Ausstattung und den
Treibern des jeweiligen Druckers.
Mit Dateiinhalt nach dem Einlesen drucken wird der vollständige Inhalt der Importdatei nach dem
Import gedruckt. In der Anfangsphase ist dies auf alle Fälle zwecks besserer Kontrollmöglichkeit zu
empfehlen.
D Dienstprogramme

77
Adressen
Abb. 64: Einstellungen Import Forderungssachen, Adressen
Hier werden allgemeine Einstellungen über die Anlage von Adressen getroffen, die mit Import
Forderungen importiert worden sind.
Gläubiger / Mandant (lokal)
Steht bei den importierten Aufträgen immer derselbe Mandant auf Gläubigerseite und ist dessen
Adresse bereits in den Adressen erfasst, können Sie diese bei Adresse eintragen.
Werden von der auf der Karteikarte Allgemein gewählten Schnittstelle nur die Schuldnerdaten
übermittelt, muss die Adressnummer zwingend eingetragen werden.
Ist eine Adressnummer eingetragen, werden alle Akten und Forderungskonten in ra-micro zu den
Gläubigerdaten dieser Adressnummer angelegt. In der Importdatei vorhandene Gläubigerdaten
werden nicht ausgewertet. Vom Programm bleibt in diesem Fall also unerkannt, wenn in den
Importdaten ein anderer Mandant als Gläubiger angegeben ist.
Unterbeteiligter Mandant (lokal)
Soll beim Einlesen der Importdatei automatisch ein Unterbeteiligter zum Mandanten gespeichert
werden, so kann eine bereits in ra-micro vorhandene Adresse hier hinterlegt werden.
Rechtsschutzversicherung (lokal)
Hier können Sie die Adressnummer der Rechtsschutzversicherung des Gläubigers eintragen.
Weiterer Beteiligter (lokal)
Sollen weitere Beteiligte in der Akte nach dem Importvorgang gespeichert werden, so ist hier die
Adressnummer anzugeben.
Mandant ist zum Vorsteuerabzug berechtigt (lokal)
Wollen Sie bereits hier für die Anlage der Akten- und Forderungskonten die Vorsteuerabzugsberechtigung
des Gläubigers erfassen, aktivieren Sie diese Einstellung.
Gerichtsortewahl laut Mandant (zentral)
Des Weiteren können Sie angeben, ob die nach der Anschrift des Mandanten erfolgen soll.
Die Gerichtsortewahl wird in diesem Fall in den Aktenstammdaten für die I. / II. Instanz auf laut
Mandant eingestellt.
D Dienstprogramme

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Rechnungsdaten für Mandanten-/Gegnerbetreff verwenden (zentral)
Diese Einstellung ist nur bei Verwendung der excel.csv aktiv. Bei maximal zwei Forderungen wird
die Rechnungsbezeichnung aus der Importdatei in den Betreff übernommen, mehrere Forderungen
werden als Rechnungszeitraum angegeben.
Bezeichnung 1. Spalte aus Importdatei für Mandanten-/Gegnerbetreff verwenden (zentral)
Standardmäßig wird Kunden-Nr. in den Betreff übernommen, anderenfalls die angegebene
Spaltenbezeichnung.
Adressen nicht prüfen / Adressen einzeln prüfen (lokal)
Sie können entweder Adressen nicht prüfen oder Adressen einzeln prüfen wählen. So bestimmen
Sie, inwieweit während des Importvorgangs eine Überprüfung der Daten auf Vollständigkeit und
Schlüssigkeit erfolgt.
Ist keine der beiden Alternativen gewählt, werden nach Beendigung des Importvorgangs die
Adressen zu jeder Akte, zu der mindestens eine Adresse neu angelegt wurde, in knapper Form zur
Prüfung vorgestellt.
Nähere Informationen finden Sie unter Überprüfung der importierten Daten und Unterbrechung des
Datenimports bei Adressen einzeln prüfen.
Vertreter: Vor- und Zunamen tauschen (lokal)
In ra-micro werden die Namen in der Reihenfolge [Vorname] [Zuname] geführt. Wurden die
Adressdaten in der Reihenfolge [Zuname] [Vorname] übermittelt (z. B. Creditreform), stellen Sie
hierüber die für die Adressenanlage in ra-micro notwendige Reihenfolge her.
Mandantenbetreff übernehmen (lokal)
Diese Option wird nur aktiv, wenn eine Adressnummer im Feld weitere Beteiligte hinterlegt ist. Der
Mandantenbetreff wird dann nicht nur zum Mandanten, sondern auch zum weiteren Beteiligten gespeichert.
Originaldaten liefern Namen komplett in Großbuchstaben (lokal)
Sind in den zu importierenden Daten die Namen in Großbuchstaben enthalten, z. B. MELANIE
HOLLTER, so werden sie hierüber in normaler Groß- und Kleinschreibung in die Adressen
gespeichert, z. B. Melanie Hollter.
Wiedervorlage (lokal)
Abb. 65: Einstellungen Import Forderungssachen, Wiedervorlage
D Dienstprogramme

79
Hier bestimmen Sie, ob für die von Import Forderungen angelegten Akten Wiedervorlagen eingetragen
werden. Die Wiedervorlagen erhalten automatisch den einmaligen Wiedervorlagerhythmus.
Sie können im Wiedervorlagegrund vermerken, dass ein anderer, mehrmaliger Rhythmus für die
Wiedervorlage gelten soll. Näheres lesen Sie im folgenden Abschnitt Wiedervorlagegrund.
Wählen Sie hier den gewünschten Wiedervorlagegrund über den aus. Zum Eintragen weiterer
Wiedervorlagegründe steht Ihnen S5 Textbaustein-Editor zur Verfügung. Wählen Sie dort T Termine/
Fristen, Bearbeiten, Wiedervorlagen, Auswahl WV-Grund.
Sie können dem Text für den Wiedervorlagegrund den Zusatz *[Wiedervorlagenrhythmus] hinzufügen.
Damit geben Sie an, welcher Rhythmus für Wiedervorlagen, für die dieser Wiedervorlagegrund gewählt
wird, gelten soll. Geben Sie z. B. als Text für den Wiedervorlagegrund Mahnbescheid erstellt ein,
bewirkt der Zusatz *t eine tägliche Wiedervorlage. Folgende Wiedervorlagenrhythmen stehen zur
Auswahl:
[WV-Text]*t = tägliche Wiedervorlage,
[WV-Text]*w = wöchentliche Wiedervorlage,
[WV-Text]* 14 = vierzehntägige Wiedervorlage,
[WV-Text]*m = monatliche Wiedervorlage,
[WV-Text]*j = jährliche Wiedervorlage und
[WV-Text]*e = einmalige Wiedervorlage.
Zeitraum nach Anlage der Akte
Legen Sie fest, wie viele Tage, Wochen oder Monate nach dem Datenimport die von Import
Forderungssachen angelegten Akten wieder vorgelegt werden sollen.
WV-Sachbearbeiter
Wählen Sie hier den gewünschten Wiedervorlagensachbearbeiter aus. Die Liste enthält alle in
X Dienstprogramme, Sachbearbeiter eingetragenen Wiedervorlagensachbearbeiter.
Zur weiteren Bearbeitung der über Import Forderungssachen angelegten ZV-Akten dienen die nachfolgend
genannten Optionen. Hierüber werden alle ZV-Akten im Maßnahmenplaner für die jeweilige
Stapelmaßnahme vorgemerkt:
Mahnschreiben erstellen
Mittels dieser Option legen Sie fest, in wie vielen Tagen nach dem Datenimport die angelegten ZV-
Akten für das Mahnschreiben vorgemerkt werden sollen. Möchten Sie direkt im Anschluss an den
Importvorgang im Stapel Mahnschreiben zu den angelegten ZV-Akten erstellen, geben wählen Sie:
Mahnbescheid erstellen
Sollen die angelegten ZV-Akten für den Stapel-Mahnbescheid im Maßnahmenplaner vorgemerkt
werden, aktivieren Sie bitte diese Option.
Bitte beachten Sie, dass die Mahnbescheidserstellung im Stapel nur dann erfolgen kann, wenn
von Ihrem Großmandanten zu den in der Importdatei übergebenen Forderungen auch die notwendigen
Katalognummern mit übergeben werden!
ZV-Auftrag erstellen
Bei Wahl dieser Einstellung werden sämtliche importierte Akten zum angegebenen Tag im
Maßnahmenplaner automatisch vorgeschlagen.
Die eingegebenen Tage nach VB-Buchung bezeichnen wie viele Tage nach Buchung der Vollstreckungsbescheidsgebühr
die ZV-Akten im Maßnahmenplaner für den ZV-Auftrag vorgemerkt
werden sollen.
D Dienstprogramme

80
Forderungskonto
Abb. 66: Einstellungen Import Forderungssachen, Forderungskonto
Hier legen Sie allgemeine Einstellungen insbesondere hinsichtlich der Kosten, Zinsen und
der Zahlungsverrechnung fest.
Verzinsung der vorgerichtlichen Kosten (lokal)
Die in den Einstellungen Import Forderungssachen hinterlegten Kosten sowie die in der Import-
Datei mitgeteilten Kosten können über diese Option verzinst werden. Mit Zinsen ab kann gewählt
werden, ob die Kosten ab Zustellung oder Antrag MB verzinslich gebucht werden.
Auskunftskosten und Vorgerichtliche Kosten des Gläubigers (lokal)
Hier können Sie die jeweiligen Beträge eingeben, die in die Forderungskonten gebucht werden
sollen, die von Import Forderungssachen angelegt werden.
Mahn-, Inkasso- bzw. Portokosten buchen (lokal)
Klicken Sie hier, um die vom Auftraggeber mitgeteilten Mahn-, Inkasso- und/oder Portokosten in
die von Import Forderungssachen angelegten Forderungskonten zu buchen.
Mahnkosten/Inkassokosten/Bankrücklastkosten/Auskunftskosten verzinslich buchen (lokal)
Die importierten Hauptforderungen werden mit diesen Vorgaben verzinslich in die von Import
Forderungssachen angelegten Forderungskonten gebucht.
Zinsen
Machen Sie hier Angaben zu Zinssatz der Hauptforderung, Zinsart und Mindestzinssatz. Die importierten
Hauptforderungen werden mit diesen Vorgaben verzinslich in die von Import
Forderungssachen angelegten Forderungskonten gebucht.
Diese Möglichkeit steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie die Daten über eine Schnittstelle importieren,
durch die beim Import keine Angaben zu Zinssatz der Hauptforderung, Zinsart und
Mindestzinssatz mitgeteilt werden. Näheres hierzu entnehmen Sie bitte der Online-Hilfe.
Optionen
Sie können den durch den Datenimport mitgeteilten Mandanten-Betreff als Kontozusatzbezeichnung
(zentral) speichern.
Ferner können Sie mit Titel in den Stammdaten bezeichnen (zentral) eine zur Hauptforderung mitgeteilte
Bezeichnung unter Forderung/Titel in Z Forderungskonto, Z1 Anlegen übernehmen.
D Dienstprogramme

81
Außerdem können Sie Zinsen ab Zustellung des MB wählen und so Hauptforderungen mit dem
Vermerk Zustellg in das Forderungskonto buchen. Sobald Ihnen das Gericht das Zustelldatum des
Mahnbescheides mitteilt, können Sie dieses über Z Forderungskonto, Z2 Anzeigen nachtragen. Ist
Zinsen ab Zustellung des MB nicht gewählt, werden die Forderungen mit dem über die Importdatei
mitgeteilten Zinsbeginndatum in das Forderungskonto gebucht.
Wählen Sie Zahlungsverrechnung auf Hauptforderung (lokal), um die durch den Datenimport mitgeteilten
Zahlungen bzw. Gutschriften für den Schuldner nicht nach §§ 366, 367 BGB zu verrechnen.
Die Zahlungsverrechnung erfolgt stattdessen zuerst mit sämtlichen Hauptforderungen,
hier auf die älteste zuerst. Nach Tilgung sämtlicher Hauptforderungen erfolgt gem. §§ 367, 366
Abs. 2 BGB die Verrechnung mit den Kostenzinsen, dann den Kosten und zuletzt den Zinsen.
10. Kollisionsvorprüfung
In den Einstellungen Kollisionsprüfung wird von einem Arbeitsplatz adminstrativ festgelegt, welche Verfahrensweisen
zentral für die Kanzlei gelten sollen. Die Einstellungen werden bei Einrichtung der SQL Kollisionsvorprüfung
generell gemeinsam mit dem ra-micro Vor-Ort-Partner vorgenommen. Änderungen können anschließend
durch den zur Administration der SQL Kollisionsvorprüfung geschulten Kanzlei-Mitarbeiter selbst
vorgenommen werden.
Allgemein (zentral)
Abb. 67: Einstellungen Kollisionsvorprüfung, Allgemein
Die Einstellungen unter Allgemein werden bei Einrichtung der SQL Kollisionsvorprüfung durch den ra-micro
Vor-Ort-Partner vorgenommen.
Verwaltung/Datenexport / Datenimport auf diesem Arbeitsplatz durchführen
Diese Einstellung ist sofort nach der Installation der Kollisionsvorprüfung an dem Arbeitsplatz zu
aktivieren, von dem aus künftig die Verwaltung und der Datentransfer mit Hilfe von Outlook durchgeführt
werden soll. Voraussetzungen hierfür sind:
Für diesen Arbeitsplatz wurde in D1 Benutzerverwaltung, Rechteverwaltung das Recht Verwalter
vergeben.
Der Arbeitsplatz muss mind. über Outlook ab Version 2000 verfügen.
Diese Einstellung gilt für die Hauptkanzlei und die übrigen Standorte gleichermaßen.
An allen Arbeitsplätzen, die nicht für Import- und Export der Adressdaten bestimmt sind,
erscheint diese Einstellung deaktiviert und ist nicht änderbar.
D Dienstprogramme

82
Kollisionsvorprüfung im Netz aktivieren
Hier wird die Kollisionsvorprüfung im (lokalen) Netz des jeweiligen Kanzleistandortes aktiviert.
Auch diese Einstellung wird unmittelbar nach Programminstallation an den für den Datentransfer
vorgesehenen Arbeitsplätzen vorgenommen .
Kollisionsvorprüfung auf diesem Arbeitsplatz aktivieren
Mit dieser Einstellung aktivieren Sie die SQL Kollisionsvorprüfung am einzelnen Arbeitsplatz. Diese
in Abb. 67 deaktiv dargestellte Einstellung ist für Kanzleien mit mehreren Arbeitsplätzen bereits
voreingestellt gesetzt, da das Programm ein Netzwerk erkennt und bei Einzelplatzanwendungen
ohne Netzwerk wählbar ist.
Automatischen Datenexport aktivieren
Mit Aktivierung dieser Einstellung erfolgt der Datenexport entsprechend den Einstellungen, die über
Einstellungen, Karteikarte Kanzleidaten, Eigenschaften zu der jeweiligen Kanzleianschrift gemacht
werden. Die Einstellung wird ebenfalls von dem für den Datentransfer vorgesehenen Arbeitsplatz
eines jeden Kanzleistandortes aus vorgenommen.
Wird der automatische Datenexport verneint, kann der Datenexport zu beliebiger Zeit manuell
über das Kontextmenü gestartet werden.
Automatischen Datenimport aktivieren
Mit Aktivierung dieser Einstellung erfolgt der automatische Datenimport. Die Einstellung wird ebenfalls
von dem für den Datentransfer vorgesehenen Arbeitsplatz aus vorgenommen.
Wird der automatische Datenimport verneint, kann er zu beliebiger Zeit manuell über das
Kontextmenü gestartet werden.
Datenübernahme der Bestandsdaten ermöglichen
Ermöglicht in der Hauptkanzlei wie auch später in den anderen Kanzleistandorten die Übernahme
des Datenbestandes aus Akten, Adressen und dem Notariatsbereich in die SQL-Datenbank, die als
Grundlage für das Programm gilt.
Die Datenübernahme der Bestandsdaten sollte bei allen Kanzleien unbedingt durchgeführt
werden, damit die vollumfängliche Kollisionsvorprüfung gewährleistet ist.
Ausdruck mit Anschrift an Stelle des Sachverhaltes
Wenn Sie diese Einstellung wählen, dann werden die möglichen Kollisionsadressen im Prüfungsergebnis
mit vollständiger Anschrift inklusive Straße angezeigt.
Wählen Sie diese Einstellung ab, dann erscheint in der Ausgabe des Ergebnisses statt der Straße
der möglichen Kollisionsadresse der Sachverhalt.
Unter Sachverhalt ist bei Anwaltsakten die Aktenkurz- sowie die Aktenlangbezeichnung, bei notariellen
Urkundenrollen der Geschäftsgegenstand zu verstehen.
D Dienstprogramme

83
Kanzleidaten
Abb. 68: Einstellungen Kollisionsvorprüfung, Kanzleidaten
Mit Einrichtung der Kollisionsvorprüfung wird die Hauptkanzlei bestimmt. Diese ist mit dem Symbol gekennzeichnet.
Die Hauptkanzlei ist diejenige Kanzlei, in der die Daten aller einbezogenen Kanzleien miteinander
abgeglichen werden. Änderungen werden von hier aus zurück an die anderen Standorte versandt und automatisch
eingepflegt.
Über wird die Maske Kanzleischrift aufgerufen und die Kanzleidaten der Hauptkanzlei sowie des Standortes
können über deren Adressnummer eingelesen werden. Die Kanzleikennung vergibt ra-micro automatisch.
Abb. 69: Einstellungen Kollisionsvorprüfung, Kanzleidaten eingeben/bearbeiten
Über den Button
können Sie das Verzeichnis festlegen, in dem die abgeglichen Daten archiviert
werden sollen. Im nachfolgenden Bereich legen Sie fest, ob und in welchem Intervall ein Datenabgleich erfolgen
soll. Voraussetzung für die Teilnahme am Datenaustausch ist die aktivierte Option Datenupdate per E-Mail. Nur
wenn dieses Feld aktiviert ist, nimmt die Kanzlei an der Kollisionsvorprüfung teil. Die Option Hauptkanzlei kann
D Dienstprogramme

84
nur am Hauptstandort gesetzt werden. Die Option Serverstandort muss an allen Standorten gesetzt sein, da
auch die Nebenstandorte einen eigenen SQL-Server haben müssen.
Die Option Hauptkanzlei lässt erkennen, welche Kanzlei als Hauptkanzlei bestimmt wurde. Ist die Option
Serverstandort aktiviert, sehen Sie die Daten der Standortkanzlei ein, in der Sie sich gerade befinden.
Jeder Standort verfügt, ebenso wie die Hauptkanzlei, über einen eigenen SQL-Server. Die Kollisionsvorprüfung
lässt sich auf einen beliebig erweiterbaren Kreis von Standorten ausdehnen. Lokale Datenpools werden automatisch
in die Prüfung mit eingezogen, s. S. 84.
und
stehen zur Bearbeitung der eingegebenen Kanzleidaten für die Hauptkanzlei sowie des
Serverstandortes zur Verfügung, wenn Sie die entsprechende Kanzlei in der Liste gem. Abb. 68 auf S. 83
markiert haben. Um die Hauptkanzlei oder einen Standort aus der Liste zu entfernen wird der Button
betätigt. Diese stehen für die Kollisionsvorprüfung nach Speicherung der Einstellung nicht mehr zur Verfügung.
Datenpools
Abb. 70: Einstellungen Kollisionsvorprüfung, Datenpools
Wählen Sie aus der Liste der vorhandenen Datenpools diejenigen aus, deren Adressdaten in die Kollisionsvorprüfung
einbezogen werden sollen.
Wir empfehlen, Datenpools in die Prüfung mit einzubeziehen, damit eine kontinuierliche Kollisionsvorprüfung
in allen Datenpools gewährleistet ist, was insbesondere für Sozietäten und bei Kanzleizusammenführungen
von Bedeutung ist.
11. Notariat
Sie können fast alle grundlegenden Einstellungen Notariat individuell festlegen. Wählen Sie zunächst den Notar,
für den die Einstellungen getroffen werden sollen.
D Dienstprogramme

85
Abb. 71: Druckeinstellungen, Auswahl des Notars
Druckeinstellungen
Mit den Druckeinstellungen legen Sie den Schacht und die zu verwendenden Formulare fest. Im Lieferumfang
von ra-micro stehen jeweils vier verschiedene Formulare für den Druck von Urkundenrolle, Massenbuch,
Verwahrungsbuch und Erbvertragsverzeichnis zur Auswahl, je nachdem, ob ein Quer- oder Längsdruck in
Schriftgröße 6 pt oder 8 pt gewünscht wird.
Urkundsgeschäfte
Abb. 72: Druckeinstellungen, Urkundsgeschäfte
Unter Urkundsgeschäfte legen Sie die Druckeinstellungen für die Urkundenrolle und das Erbvertragsverzeichnis
fest.
Aus der Liste der installierten Drucker und Druckerschächte wählen Sie jeweils Drucker und Schacht
aus. Ist der gewählte Drucker duplexfähig, können Sie mittels Duplexdruck zusätzlich festlegen, ob
der Druck beidseitig erfolgen soll. In diesem Fall können Sie über die Einstellung mit Hinweis einseitig/zweiseitig
bestimmen, dass auf jeder Seite der Hinweis erscheint, ob das Blatt ein- oder
zweiseitig bedruckt wird.
Die Ihnen zur Verfügung gestellten Formulare entsprechen inhaltlich den Vorgaben der DONot. Mit
können Sie den Formulardesigner aufrufen und die Formulare nach Ihren Wünschen bearbeiten. Als
RO (read only) gekennzeichnete Formulare sind schreibgeschützt und müssen nach Bearbeitung unter
einem anderen Dateinamen gespeichert werden.
D Dienstprogramme

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Verwahrungsgeschäfte
Abb. 73: Druckeinstellungen, Verwahrungsgeschäfte
Unter Verwahrungsgeschäfte nehmen Sie die Druckeinstellungen für das Massenbuch und das Verwahrungsbuch
vor.
Sie können aus der Auswahl der zur Verfügung stehenden Formulare das gewünschte Formular für
den Druck des Massenbuchs wählen.
Bei Wahl der Einstellung Ausdruck Massenbuch mit Bestand legen Sie fest, ob das Massenbuch regelmäßig
mit oder ohne Bestand gedruckt werden soll. Vor dem Druck einer Masse wird in der Eingabemaske
Masse[Nr.] drucken die Einstellung Ausdruck Massenbuch mit Bestand je nach Wahl der hier
vorgenommenen Einstellung vorgeschlagen.
Weiterhin legen Sie fest, welches Vorblatt für den Druck des Verwahrungsbuchs verwendet werden
soll. Mit rufen Sie den Formulardesigner zur Gestaltung Ihres Formulares auf.
D Dienstprogramme

87
Kostenregister
Abb. 74: Druckeinstellungen, Kostenregister
Hier nehmen Sie die Druckeinstellungen für das Kostenregister vor. Das Kostenregister können Sie
über die Auswahlliste in den Schriftgrößen 6 pt und 8 pt drucken. Mit dem Formulardesigner bearbeiten
Sie das Formular wie gewünscht.
Sonstige
Abb. 75: Druckeinstellungen, Sonstige
D Dienstprogramme

88
Unter Sonstige legen Sie die Druckeinstellungen für den Druck der Anderkontenliste gem. DONot fest.
Das Layout des Formulars entspricht den Vorgaben der DONot. Ihnen stehen standardmäßig zwei
Formulare im Querformat in den Schriftgrößen 6 pt und 8 pt zur Auswahl.
Sie können unter Sonstige die Schriftart und –größe für den Druck aller weiteren Listen bestimmen.
Dazu gehören beispielsweise
das Namensverzeichnisse zur Urkundenrolle und zum Massenbuch,
des Verzeichnisses der Massen,
die Übersicht über die Verwahrungsgeschäfte oder
die Monats-/Jahresmeldung zum Kostenregister.
Beachten Sie, dass die einzelnen Schriftarten bei gleicher Wahl der Schriftgröße unterschiedlich
viel Platz im Ausdruck beanspruchen und somit das Erscheinungsbild der Listen beeinflussen.
Empfehlenswert sind die Schriftarten Arial, Times New Roman und Verdana sowie die
Schriftgröße 10 pt.
Allgemein
Abb. 76: Einstellungen Notariat, Allgemein
Zentrale Einstellungen gelten für alle Benutzer und sind durch ihre rote Schrift erkennbar. Lokale Einstellungen
beziehen sich nur auf den betreffenden Arbeitsplatz. Notarabhängige Einstellungen (schwarz)
gelten für alle Benutzer, sind jedoch auf den jeweiligen Notar bezogen.
Unter Allgemein können Sie Einstellungen allgemeiner Art für den betreffenden Notar festlegen.
Adresse des Notars
Hier tragen Sie die Adressnummer des betreffenden Notars ein. Diese Adressdaten werden für die
Anzeigen und den Druck der Bücher und Verzeichnisse zugrunde gelegt.
Passwort des Notars
Sie können den Aufruf des Notars im Programm mit der Eingabe eines Passworts verbinden. Dieses
kann aus bis zu 10 Zeichen bestehen.
Anlagejahr des Notars
Mit der Erfassung des Anlagejahres bestimmen Sie, ab welchem Jahrgang Einträge erfasst/nacherfasst
werden können.
D Dienstprogramme

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Adressen mit Adresszusatz/Adressen mit Adresszusatz verknüpfen
Bei gewählter Einstellung Adresse mit Adresszusatz wird im Notariat neben den sonstigen Adressdaten
eines Beteiligten ein erfasster Adresszusatz ausgewiesen. Nachname und Adresszusatz werden durch
Komma getrennt nacheinander angezeigt.
Bei zusätzlicher Einstellung Adresse mit Adresszusatz verknüpfen werden Nachname und Adresszusatz
durch ein Leerzeichen getrennt ausgewiesen.
Der in der Beglaubigung verwendete Platzhalter für den Beteiligtennamen wird auch bei Wahl
dieser Einstellungen nicht durch die Daten des Adresszusatzes ersetzt.
Mit Anzeige / Druck Geburtsdatum
Bei einer Beurkundung sind natürliche Personen als Beteiligte mit ihrem Geburtsdatum zu bezeichnen.
Ist die Einstellung Mit Anzeige/Druck Geburtsdatum gewählt, wird ein unter der Adressnummer vermerktes
Geburtsdatum in die Urkundenrolle und in das Kostenregister übernommen.
Mit Anzeige / Druck Beruf
Bei Wahl der Einstellung Mit Anzeige/Druck Beruf wird der Beruf eines Beteiligten in der Urkundenrolle
und im Kostenregister angegeben. Die Erfassung der Berufsbezeichnung ist nach den Vorschriften der
DONot jedoch nicht zwingend erforderlich.
Unterbeteiligte aus Aktenbeteiligten einlesen/Weitere Beteiligte aus Aktenbeteiligten einlesen
Sind diese Einstellungen gewählt, wird jeder zur Akte gespeicherte Unterbeteiligte bzw. weitere
Beteiligte übernommen und als Beteiligter des Notargeschäfts vorgeschlagen.
Tagesdatum vorschlagen
ra-micro schlägt bei Wahl dieser Einstellung das aktuelle Tagesdatum in den dafür vorgesehenen Eingabefeldern
vor.
Adresse Landgericht
Hier geben Sie die Adressnummer des Landgerichts ein, in dessen Landgerichtsbezirk Sie Ihren Amtssitz
haben. Dieses Landgericht wird automatisch als Adressat bei Erstellung der Übersicht über die
Verwahrungsgeschäfte sowie der Urkundsgeschäfte des Notars vorgeschlagen.
Bücher und Verzeichnisse
Abb. 77: Einstellungen Notariat, Bücher und Verzeichnisse
D Dienstprogramme

90
Unter Bücher und Verzeichnisse können Sie Einstellungen festlegen für
die Urkundenrolle,
das Massenbuch und
das Kostenregister.
Mit Anzeige / Druck Vertreter
Mit der Einstellung Mit Anzeige / Druck Vertreter wird ein zu einem Beteiligten erfasster Vertreter in die
Urkundenrolle übernommen. Bei Erfassung eines Urkundenrolleneintrages können Sie den Vertreter erfassen
und zuordnen. Vertritt eine Person mehrere Beteiligte in einer Urkunde, so ist diese Person mehrfach zu erfassen.
Der jeweilige Beteiligte/Vertretene ist sodann zuzuordnen.
Mit zusätzlicher Gruppierungswahl
Bei Mit zusätzlicher Gruppierungswahl haben Sie die Möglichkeit, Urkundsgeschäfte auch nach Geschäftsgruppen
zu ordnen. Beim Neueintrag in die Urkundenrolle können Sie aus der Auswahl der Geschäftsgruppen
die gewünschte auswählen. Dadurch sehen Sie jederzeit auf einen Blick, wie viele Geschäfte Sie in welchen
Geschäftsgruppen vorgenommen haben.
Saldierung Wertpapiere und Kostbarkeiten
Sofern beim Druck der Masse die Wertpapiere und Kostbarkeiten saldiert ausgewiesen werden sollen, wählen
Sie diese Einstellung. Anderenfalls werden Wertpapiere und Kostbarkeiten ohne Saldo gedruckt.
Kürzung neue Bundesländer bei Hebegebührenberechnung
Mit dieser Einstellung werden die Hebegebühren um den zur Zeit gültigen Prozentsatz gekürzt.
Buchung von Schecks / Sparbüchern
Sofern Ihnen Schecks oder Sparbücher als Zahlungsmittel übergeben wurden, wählen Sie die Einstellung
Buchung von Schecks/Sparbüchern. Diese Einstellung ermöglicht Ihnen die Aufnahme von Schecks und Sparbüchern
in das Massenbuch (vgl. § 11 Abs. 3 DONot).
Andernfalls können ausschließlich Geldeingänge oder Wertpapiere und Kostbarkeiten gebucht werden.
Diese Einstellung sollten Sie ausschließlich für den Eintrag von Schecks und Sparbüchern wählen und
anschließend wieder deaktivieren, um Falschbuchungen zu vermeiden.
Anzeige mit Jahresendbestand/Anzeige mit Vortragszeile
Soll die Masse mit dem Jahresendbestand ausgewiesen werden, wählen Sie diese Einstellung. Zusätzlich können
Sie durch Wahl der Einstellung Anzeige mit Vortragszeile festlegen, dass im Massenbuch eine Vortragszeile ausgewiesen
wird.
Führung des KR gem. Empf. der Ländernotarkasse Leipzig
Befindet sich Ihr Notariat in einem Bundesland, für das die Führung eines Kostenregisters angeordnet ist,
können Sie sich für ein Kostenregister gemäß den Empfehlungen der Ländernotarkasse Leipzig entscheiden.
Wie beim Durchschreibeverfahren wird sichergestellt, dass die Kostenregisternummern mit den Nummern der
zugrunde liegenden Urkundenrolleneinträge identisch sind.
D Dienstprogramme

91
Farben/Startmenü
Abb. 78: Einstellungen Notariat, Farben/Startmenü
Unter Farben/Startmenü haben Sie die Möglichkeit, die Eingabemasken des Programms Notariat farblich zu
kennzeichnen. So erkennen Sie auf einen Blick, in welchem Bereich des Notariats Sie sich gerade befinden. Die
Farbeinstellungen für die Urkundenrolle, die Verwahrung, das Kostenregister und Sonstige wirken sich in sämtlichen
Notariaten aus. Für das aufgerufene Notariat können Sie die Hintergrundfarbe und die Schriftfarbe der
Navigations- und Menüleiste bestimmen oder eine Grafik für den Hintergrund auswählen. Hierfür öffnen Sie
über die Auswahlmaske.
Weiterhin wählen Sie den Programmbereich aus, der nach dem Erstaufruf von N Notariat angezeigt werden soll.
Die Einstellung des Startmenüs gilt für den einzelnen Arbeitsplatz.
D Dienstprogramme

92
Einrichtung
Unter Einrichtung können Sie die laufenden Nummern
der Urkundenrolle,
der Erbverträge,
des Kostenregisters und
der Massen
Abb. 79: Einstellungen Notariat, Einrichtung
zum Zeitpunkt der Einrichtung Ihrer Arbeit mit dem Programmbereich N Notariat übernehmen. Dadurch wird
ein nahtloser Übergang von herkömmlicher Notariatsarbeit in N Notariat ermöglicht.
Laufende „Altmassen“ können Sie jederzeit in N Notariat nachtragen. Nach Eingabe der lfd. Massen auf der
Karteikarte Einrichtung werden Massengerüste angelegt. Alle weiteren Massedaten können Sie über Verwahrung,
Massenbuch, Bearbeiten eingeben.
D Dienstprogramme

93
Geschäfte
Abb. 80: Einstellungen Notariat, Einrichtung
In der Übersicht der Geschäfte des Notars ist die Anzahl der Urkundsgeschäfte nach folgenden Geschäftsarten
unterschieden anzugeben:
Beglaubigungen von Unterschriften oder Handzeichen mit Anfertigung eines Urkundenentwurfs,
Beglaubigungen von Unterschriften oder Handzeichen ohne Anfertigung eines Urkundenentwurfs,
Verfügungen von Todes wegen,
Vermittlungen von Auseinandersetzungen,
Sonstige Beurkundungen und Beschlüsse.
Für jeden Eintrag in der Urkundenrolle können Sie einen von Ihnen definierten Geschäftsgegenstand vermerken.
Diesem muss zwingend die Art des Geschäfts aus der gleichnamigen Auswahlliste zugeordnet werden.
Das Programm benötigt diese Zuordnung für die automatische Erstellung der Übersicht über die Geschäfte des
Notars.
Änderungen an der Auflistung der Geschäftsgegenstände können Sie jederzeit vornehmen, da sich diese
nicht auf die bereits gespeicherten Urkundenrolleneinträge auswirken. Sie sollten jedoch nur bei
Änderungen von grundsätzlicher Bedeutung erfolgen.
D Dienstprogramme

94
Geschäftsgruppen
Abb. 81: Einstellungen Notariat, Geschäftsgruppen
Unter Geschäftsgruppen können Sie für Ihre Urkundsgeschäfte eine Auswahl der Geschäftsgruppen definieren.
Über Bücher und Verzeichnisse legen Sie fest, dass Ihre Urkundsgeschäfte nicht nur nach dem Gegenstand und
der Art, sondern auch nach diesen Geschäftsgruppen eingeordnet werden können.
Wird eine Übersicht über die Geschäfte erstellt, können Sie sich zusätzlich einen guten Überblick darüber verschaffen,
wie viele Urkundsgeschäfte aus welcher Geschäftsgruppe vorgenommen wurden.
12. Offene Posten
Abb. 82: Einstellungen Offene Posten, Allgemein
D Dienstprogramme

95
Die Einstellungen Offene Posten können auf den Karteikarten Mahnlauf, Drucker und Telefax sowie Sonstiges
festgelegt werden.
Mahnlauf (zentral)
Mahnungsdruck
Sie können zwischen Einzelmahnung und Sammelmahnung wählen. Bei der Einstellung Einzelmahnung
wird für jede offene Rechnung eine separate Mahnung gedruckt. Haben Sie Sammelmahnung
eingestellt, werden alle offenen Rechnungen zu einer Adresse in einer einzigen Mahnung zusammengefasst.
Für die Sammelmahnung können Sie eine Betreffzeile festlegen.
Wählen Sie Mahnen nach Mahnfristen, wenn Sie die Mahnfristen selbst festlegen möchten. Entsprechend
dem Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen können Sie die Verzinsung mit dem
Zeitpunkt der Rechnungsstellung beginnen lassen und sich auf eine Mahnung beschränken, bevor Sie
andere Maßnahmen einleiten. Nach der einzigen Mahnung werden die offenen Posten dann von Mahnstufe
0 auf Mahnstufe 3 hochgesetzt.
Verzugszinsen
Sie können entscheiden, ob Verzugszinsen ab Datum der ersten Mahnung oder ab Datum der letzten
Mahnung berechnet werden. Einstellungen sind hier nur möglich, wenn Sie die Einstellung Mahnfristen
gewählt haben.
Zinssatz
Bei manueller Verzugszinssatz können Sie einen Verzugszinssatz eingeben, wenn Sie eine Verzinsung
fordern möchten. Dieses Eingabefeld ist nur zugänglich, wenn Sie die Einstellung Einzelmahnung gewählt
haben.
Weiterhin können Sie zwischen Verzugszinsen 5% oder 8% über dem Basiszinssatz wählen. Der Verzugszinssatz
richtet sich nach der Geschäftsart: Wählen Sie für Verbrauchergeschäfte 5 % über dem
Basiszins und für Handelsgeschäfte 8 % über dem Basiszins. Der Basiszinssatz wird von ra-micro
regelmäßig nach den gesetzlichen Vorgaben zweimal im Jahr aktualisiert und steht dann automatisch
mit einem entsprechenden Programm-Update zur Verfügung.
Mahnfristen/Mahnkosten
Bei Mahnfristen in Tagen können Sie die Tage vorgeben, nach denen standardmäßig die nächste
Mahnung erfolgt. Einstellungen sind hier nur möglich, wenn die Einstellung Mahnen nach Mahnfristen
aktiv ist.
Bei Mahnkosten können Sie Mahnkosten vorgeben, die dann automatisch bei Erstellung der Mahnung
berechnet werden. Bei Sammelmahnungen werden unter Umständen mehrere Rechnungen mit unterschiedlichen
Mahnstufen angemahnt. Dabei orientiert sich die Höhe der Mahngebühr an der höchsten
Mahnstufe.
Mahnfristen für bestimmte Adressen
Hier können Sie für einzelne Mandanten eine vom Standard abweichende Frist bis zur ersten Mahnung
eingeben. Geben Sie bei Adresse die entsprechende Adressnummer ein und die individuelle Frist im
Feld Frist. Sie können die individuelle Frist wieder löschen, indem Sie die Eingabe durch einen Mausklick
markieren und danach den Button Löschen betätigen.
Postfachadressen bei Mahndruck verwenden
Postfachadressen können beim Mahndruck nur verwendet werden, wenn die Einstellung Vorhandene
Postfachadresse verwenden in den Einstellungen Adressen auf der Karteikarte Allgemein gesetzt ist.
Bei Wahl dieser Einstellung wird beim Druck von Mahnungen automatisch die Postfachadresse des
Empfängers eingesetzt, wenn diese im Adressfenster erfasst wurde. Wenn Sie die Einstellung abgewählt
haben, wird automatisch die Zustelladresse des Mahnungsempfängers genutzt.
Briefanrede in Mahnungen unterdrücken
Bei Wahl dieser Einstellung wird die im Briefkopf gespeicherte Briefanrede wird nicht in der Mahnung
angegeben. Das ist z. B. dann sinnvoll, wenn dem Mahntext ein eigener Betreff (1. Mahnung usw.)
zugefügt wird.
D Dienstprogramme

96
Mahnungen in der Akteninformation ausweisen
Hier können Sie festlegen, dass die Mahnungen auch in der Programmfunktion Akteninfo Gi
angezeigt werden.
Drucker und Telefax (lokal)
Abb. 83: Einstellungen Offene Posten, Drucker und Telefax
Listendruck
Wählen Sie zunächst Schriftart und Schriftgröße. Im Feld Drucker geben Sie die Druckereinstellungen
für den Druck von Listen, z. B. der OP-Liste, vor. Der Druck kann auf allen im System installierten
Druckern erfolgen. Die Auswahlmöglichkeiten für den Papierschacht hängen vom installierten
Druckermodell ab. Die Wahl der Option mit Gitternetzlinien kann eine bessere Übersichtlichkeit der
ausgedruckten Listen bewirken. Wählen Sie die Einstellung Duplex, wenn Sie einen beidseitigen Druck
der Listen wünschen.
Es ist möglich, dass nicht mehr alle Spalten einer Auswertung, wie z. B. die der Rechnungssummenliste
ab einer bestimmten Schriftgröße im Hochformat gedruckt werden können. In diesem Fall sollte
die Einstellung Querdruck gewählt werden.
Excelexport
Legen Sie über den Button den Speicherpfad für Daten fest, die Sie als Excel-Datei exportieren,
z. B. für den Export der OP-Liste nach MS-Excel.
Mahndruck
Legen Sie die Einstellungen für den Druck der Mahnungen fest. Zunächst können Sie einen Drucker
wählen. Sie können die erste Seite einer Mahnung aus einem anderen Papierschacht drucken als die
Folgeseiten, sofern der Drucker über mehrere Papierschächte verfügt.
Überweisungsträger drucken
Wählen Sie zunächst, ob der Überweisungsträger vor dem Mahnbrief oder danach gedruckt wird, je
nachdem, ob bei dem gewählten Drucker die bedruckten Seiten im Ausgabefach nach unten oder nach
oben zeigen. Damit können Sie steuern, dass der Überweisungsträger immer hinter dem Mahnbrief
liegt.
Sie können im Feld Drucker keinen Drucker wählen, weil sonst die Position des Überweisungsformulars
jedes Mal angepasst werden müsste. Deshalb ist das Feld Drucker abgegraut.
D Dienstprogramme

97
Sonstiges
Die Standardeinstellung des Schachtes kommt aus den Einstellungen des Zahlungsverkehrs. Wählen
Sie den entsprechenden Schacht aus.
Faxauswahl
Werden die Mahnungen direkt per Telefax versandt, müssen Sie an dieser Stelle Einstellungen zum
Drucker und zum Schacht vornehmen.
Abb. 84: Einstellungen Offene Posten, Sonstiges
Rechnungsnummer (zentral)
Im Feld Erste Rechnungsnummer des aktuellen Jahres können Sie erforderlichenfalls die laufende
Rechnungsnummer erhöhen. Diese Möglichkeit besteht nur, solange für den jeweiligen Jahrgang noch
keine Rechnungsnummern vergeben worden sind. Die letzte Rechnungsnummer wird angezeigt. Mit
speichern Sie die vorgenommene Erhöhung.
Offene Posten anzeigen (lokal)
Die entsprechende Eingabe im Feld Ab Rechnungsnummer führt dazu, dass eine Vorgabe für die erste
Rechnungsnummer gemacht werden kann. Ab dieser Rechnungsnummer werden alle Auswertungen
der OP-Liste angezeigt. Die Eingabe einer 0 bewirkt, dass die Auswertungen alle Rechnungsnummern
enthalten. Die Eingabe von z. B. 1100001 bewirkt, dass alle Rechnungen ab dem Jahrgang 2011
berücksichtigt werden.
D Dienstprogramme

98
13. Termine/Fristen
Allgemein 1
Abb. 85: Einstellungen Terminverwaltung, Allgemein 1
Speicherung der Termine
In diesem Bereich kann festgelegt werden, ob Allgemeine Termine und Gerichtstermine bzw. Fristen
zentral oder im Datenpool gespeichert werden sollen.
Allgemeine Termine (lokal)
Zentral: Wählen Sie diese Einstellung, wenn Allgemeine Termine zentral im Datenpfad gespeichert
werden sollen. Sie stehen dann auch in Datenpools zur Verfügung. Auf diese Termine
haben alle Sachbearbeiter Zugriff.
Im Datenpool: Ist diese Einstellung gewählt, so werden die Allgemeinen Termine im Datenpool
eigenständig gespeichert. Die in dem Datenpool angelegten und erfassten Allgemeinen Termine
werden nur im Rahmen des Datenpools angezeigt; auf sie kann nur im Rahmen dieses Datenpools
zugegriffen werden.
Gerichtstermine/Fristen (zentral)
Letzte Aktennummer vorschlagen: Wählen Sie diese Einstellung, wenn Ihnen die jeweils zuletzt
bearbeitete Aktennummer für die Neueingabe von Gerichtstermine/Fristen vorgeschlagen werden
soll.
Zentral: Wählen Sie diese Einstellung, wenn Gerichtstermine/Fristen zentral im Datenpfad gespeichert
werden sollen. Sie stehen dann auch in Datenpools zur Verfügung. Auf diese Termine
haben alle Sachbearbeiter Zugriff.
Im Datenpool: Ist diese Einstellung gewählt, so werden die Gerichtstermine und Fristen im
Datenpool eigenständig gespeichert. Entsprechende Übersichten von Gerichtstermine/Fristen
werden mit den Programmfunktionen T3 Gerichtstermine und T1 Fristen angezeigt.
Die in dem Datenpool angelegten und erfassten Gerichtstermine und Fristen werden nur im
Rahmen des Datenpools angezeigt; auf sie kann nur im Rahmen dieses Datenpools zugegriffen
werden.
D Dienstprogramme

99
Mailversand von Terminen (zentral)
Sie können hier das Dateiformat wählen, mit dem der E-Mail-Versand von Terminen erfolgen soll.
Das VCalendar-Format (*.vcs) kann ab der Version Microsoft Outlook 97 aufwärts verwendet
werden. Sie können den Termin nach dem Öffnen komfortabel durch Speichern und Schließen in den
MS Outlook-Kalender übernehmen.
Das Outlook-Nachrichten-Format (*.msg) kann ab der Version Microsoft Outlook 98 aufwärts verwendet
werden. Die Übernahme eines solchen Termins in den MS Outlook-Kalender ist mittels
Drag & Drop des Dateianhangs möglich. Der Termin kann auch in andere Personal-Information-
Manager (PIM) – marktübliche Software zur Verwaltung persönlicher Daten wie Kontakte, Termine,
Aufgaben und Notizen - übernommen werden.
Kalender
Im Bereich Kalender können Sie allgemeine Einstellungen für die Arbeit mit dem Kalender festlegen.
Wählen Sie die Einstellung Anzeige automatisch beenden (lokal), wenn Sie wünschen, dass die
Kalenderanzeige nach Aufruf automatisch nach zwei Minuten beendet werden soll.
Ist Einstellungen bei Programmende speichern (lokal) gewählt, wird der Kalender gespeichert, der
beim letzten Aufruf des Sachbearbeiter-Kalenders mit Mausklick auf in der Buttonleiste des
Kalenders aufgerufen wurde.
Die Einstellung Terminverschiebung durch Drag & Drop (lokal) ermöglicht es Ihnen, Termine im
angezeigten Kalender einfach mit der Maus zu verschieben. Während des Verschiebens wird der Mauszeiger
auf dem Bildschirm als Hand, die einen Zettel hält, dargestellt.
Ist die Einstellung Warnmeldung, wenn Datum in Sperrzeit liegt (lokal) gewählt, werden Sie bei Aufruf
des Kalenders durch ein Hinweisfenster informiert, sobald das gewählte Datum in eine Sperrzeit fällt.
Feiertage gültig nach Landesgesetz
Hier können Sie die landesgesetzlichen Feiertage für Termine/Fristen festlegen. Bundeseinheitliche
Feiertage werden von ra-micro automatisch erkannt.
Ein fester oder variabler Feiertag wird im Kalender durch eine Rotfärbung des eingeblendeten
Wochentages kenntlich gemacht.
Zeiteinstellungen
Im Bereich Zeiteinstellungen (lokal) können die für die Terminplanung wesentlichen Zeitpunkte wie
Öffnung und Schließung der Kanzlei in den Kalender übertragen werden. Außerdem lässt sich in
diesem Bereich das Zeitraster festlegen, in dem Termine vergeben werden können.
Beginnzeit: Damit legen Sie den Zeitpunkt fest, an dem der früheste Termin eines Tages vergeben
werden kann. Wählen Sie aus der Auswahlliste Beginnzeit die von Ihnen gewünschte Zeit aus. Das
Zeitintervall beträgt eine volle Stunde. Die ausgewählte Zeit wird blau unterlegt dargestellt.
Endzeit: Damit bestimmen Sie den Zeitpunkt für den letzten Termin des Tages.
Zeitraster: Je geringer das gewählte Zeitraster ist, umso genauer können Termine im Kalender angezeigt
werden.
D Dienstprogramme

100
Kalender
Abb. 86: Einstellungen Terminverwaltung, Kalender
Unter Kalender können Sie allgemeine Einstellungen für die Arbeit mit dem Kalender vornehmen.
Kalenderauswahl anzeigen (lokal)
Nach Wahl der Einstellung Kalenderauswahl anzeigen wird bei jedem Kalenderaufruf automatisch die
Kalenderauswahl mit den zur Verfügung stehenden Kalendersachbearbeitern aufgerufen. Bis zu vier
Sachbearbeiterkalender können zugleich aufgerufen werden.
Ist die Einstellung Kalenderauswahl anzeigen nicht gewählt, wird bei jedem Kalenderaufruf der
Kalender des Sachbearbeiters aufgerufen, dem der Benutzer in der Sachbearbeiterverwaltung von
D1 Benutzerverwaltung zugeordnet ist.
Gerichtstermine Anzeige / Druck (lokal)
In diesem Bereich können Gerichtstermine bei Anzeige und Druck in unterschiedlicher Reihenfolge
ausgegeben werden:
Aktennummer an erster Stelle (lokal):
Anzeige und Druck von Gerichtsterminen erfolgen in der Reihenfolge Aktennummer, Gericht, Ort,
Raum, Aktenkurzbezeichnung, Terminart, Aktenzeichen und Uhrzeit.
Terminart an erster Stelle (lokal):
Anzeige und Druck von Gerichtsterminen erfolgen in der Reihenfolge Terminart, Gericht, Ort,
Raum, Aktenkurzbezeichnung, Aktennummer, Aktenzeichen und Uhrzeit.
Wiedervorlagen einlesen (lokal)
Im Bereich Wiedervorlagen einlesen haben Sie die Möglichkeit, die Wiedervorlagen in den Kalender
einzulesen, um sie sich dort anzeigen lassen zu können. Die Wiedervorlagen werden im Kalender
oberhalb des eigentlichen Zeitrasters angezeigt. Zur Auswahl stehen folgende Einstellungen:
Ja: Wiedervorlagen können bei Aufruf des Kalenders über den Menüeintrag Kalender, Zeile Wiedervorlagen
laden in diesen eingelesen werden.
Sollen die Wiedervorlagen bei jedem Aufruf des Kalenders automatisch angezeigt werden, ist zusätzlich
zu der Auswahl Ja auch die Einstellung bei Programmstart anzeigen zu wählen.
D Dienstprogramme

101
Nein: Wiedervorlagen werden beim Aufruf des Kalenders nicht automatisch, sondern bei Bedarf
über den Menüeintrag Kalender, Zeile Wiedervorlagen laden oder mit Hilfe des Buttons
im Kalender angezeigt.
Benutzerdefinierte Terminarten (zentral)
In diesem Bereich können benutzerdefinierte Terminarten, z. B. für Außerhaus- oder Telefontermine,
definiert werden. Diese stehen anschließend als Bezeichnung für Allgemeine Termine zur Verfügung.
Zur Festlegung von benutzerdefinierten Terminarten muss der gewünschte Eintrag zunächst mit
Doppelklick gewählt werden. Anschließend kann in der Auswahlliste Icon die Nummer des gewünschten
Icons und bei Bezeichnung die Terminart eingetragen werden. Klicken Sie auf den Button
Übernehmen, um die Terminart zu speichern.
Das zugeordnete Symbol wird in der Kalenderanzeige sowie in der Wochen- bzw. Kanzleiübersicht
dargestellt. Im Ausdruck von Kalender, Wochen- und Kanzleiübersicht wird die Bezeichnung zum
Termin angegeben.
Eine nachträgliche Änderung von Icons oder Bezeichnungen wirkt sich auch auf bereits vermerkte
Termine aus.
Farbzuordnung Sperrzeitübersicht (zentral)
Hier können Sie festlegen, wie die Farbzuordnung für die grafische Sperrzeitübersicht in der
Programmfunktion T5 Kanzleikalender gestaltet werden soll.
automatisch durch Programm (zentral)
Bei Wahl dieser Einstellung wird jedem Kalendersachbearbeiter in der Sperrzeitübersicht automatisch
eine Farbe zugeordnet.
benutzerdefinierte Zuordnung (zentral)
Bei Wahl dieser Einstellung kann in der Maske Grafische Sperrzeitübersicht der Programmfunktion
T5 Kanzleikalender durch Doppelklick auf die dem jeweiligen Sachbearbeiter zugeordnete Farbanzeige
im oberen rechten Bereich, eine Farbauswahl geöffnet werden. In der Farbauswahl können
Sie eine vom vorgegebenen Farbwert abweichende Farbe auswählen und definieren. Eine selbst
festgelegte Farbe wird mit dem Zusatz benutzerdefiniert angezeigt.
Drucken
Abb. 87: Einstellungen Terminverwaltung, Drucken
D Dienstprogramme

102
Unter Drucken können Sie für den Druck allgemeine Einstellungen vornehmen.
Drucker (lokal)
Wählen Sie in dieser Auswahlliste den Drucker aus, den Sie für die Terminverwaltung verwenden
wollen.
Schacht (lokal)
Hier können Sie festlegen, aus welchem Druckerschacht der Druck von Terminzetteln erfolgen soll.
Duplexdruck (lokal)
Ermöglicht den Duplexdruck.
Die Auswahlmöglichkeiten sind abhängig von der Ausstattung der installierten Drucker und den
Möglichkeiten des Druckertreibers.
Bereich Terminmitteilungen zu Gerichtsterminen (lokal)
Haben Sie einen neuen Gerichtstermin eingetragen, können Sie sich zu diesem Gerichtstermin
Terminmitteilungen drucken lassen. Für diese Terminmitteilungen können Sie mit Hilfe der folgenden
Einstellungen eine Vorbelegung vornehmen:
Briefkopf-Nr. (lokal)
Wählen Sie hier die Nummer des Briefkopfs aus, mit dem die Terminmitteilung gedruckt werden soll.
Briefkopfmasken, die nur für den Direktdruck oder nur für den Druck in eine Briefdatei angelegt sind,
werden in der Auswahlliste rot angezeigt. Briefkopfmasken, die für beide Druckarten angelegt sind,
werden durch schwarze Schrift kenntlich gemacht.
Briefkopfdateien für den Direktdruck haben die Bezeichnung briefk[Nr.].wbk, z. B. briefk44.wbk,
für den Druck in Briefdatei die Bezeichnung texttk[Nr.].rtf, z. B. texttk44.rtf, bei Nutzung der
Kanzleitextverarbeitung als bevorzugte Textverarbeitung bzw. die Bezeichnung bk[Nr.].rtf,
z. B. bk44.rtf, bei Nutzung von Microsoft Word als bevorzugte Textverarbeitung.
Kurzbrief (lokal)
Wählen Sie aus der Auswahlliste, die auf der Auswahlmaske textl.msk beruht, einen der Standardtexte
für die Kurzbriefe aus, mit dem die Terminmitteilung gedruckt werden soll. Sie ändern oder ergänzen
die Auswahl der Kurzbriefe über den Editiermodus .
Grußformel (lokal)
Wählen Sie aus der Auswahlliste, die auf der Auswahlmaske maskes0.msk beruht, die Grußformel aus,
die in den Terminmitteilungen verwendet werden soll. Sie ändern oder ergänzen die Auswahl der
Grußformeln über den Editiermodus .
Schacht (lokal)
Legen Sie hier fest, aus welchem Schacht die Terminmitteilungen gedruckt werden sollen. Wenn Sie
hier einen anderen Druckerschacht wählen als in der oberen Auswahlliste Schacht für Terminzettel,
können Terminmitteilungen und Terminzettel auf unterschiedlichen Druckerschächten ausgegeben
werden. Somit besteht z. B. die Möglichkeit, für den Druck der Terminzettel Blankopapier zu verwenden
und den Druck der Terminmitteilungen auf Papier mit Briefkopf zu erstellen.
Schriftart / Schriftgröße (lokal)
Bestimmen Sie, in welcher Schriftart und Schriftgröße der Text der Terminmitteilung gedruckt werden
soll. Auf die hier festgelegten Einstellungen wird als Vorschlagwerte zugegriffen, wenn Terminmitteilungen
ausgedruckt werden.
Zur besseren Übersicht, werden die zum Kurzbrief und zur Grußformel am Bildschirm
dargestellten Vorschautexte in der gewählten Schriftart und Schriftgröße abgebildet.
D Dienstprogramme

103
Fristen
Abb. 88: Einstellungen Terminverwaltung, Fristen
Behandlung von Vorfristen (zentral)
Hier können Sie einstellen, ob sich die Vorfristen auf das Eingangsdatum oder auf den Termin am
Ende der Frist beziehen sollen, ob also z. B. eine auf zwei Wochen festgelegte Vorfrist zwei Wochen
nach Fristbeginndatum oder zwei Wochen vor Ablauf der Frist verstrichen ist.
NACH Beginndatum: Ist diese Einstellung gewählt, so werden die Vorfristen wie normale Fristen
behandelt. Der Bezugspunkt ist, wie bei der Frist auch, das Eingabedatum.
VOR Fristende aller sonstiger Fristen: Wenn diese Einstellung gewählt ist, so ist der Bezugspunkt
der Vorfrist der Termin, an dem die Frist verstreicht.
Zeitabläufe (zentral)
Sie haben grundsätzlich die Wahl, entweder eine Fristenkette oder Fristengruppen (=Gruppen von
Fristenketten) anzulegen. Der Begriff Fristenkette bezeichnet dabei eine Menge von einzelnen Fristen,
die nach Art oder Kategorie einer Fristengruppe zugeordnet werden können.
Im Bereich Zeitabläufe der Karteikarte Fristen legen Sie fest, ob Sie für den Kalender nur mit einer
Fristenkette oder auch mit Fristengruppen arbeiten wollen.
nur Fristenkette: Diese Einstellung legt fest, dass Sie nur mit Fristenketten arbeiten wollen.
Gruppen von Fristenketten: Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, Fristengruppen (=Gruppen von
Fristenketten) anzulegen.
Fristende auch samstags zulassen: Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, das Fristende auch auf
einem Samstag eintragen zu können.
D Dienstprogramme

104
Wiedervorlagen
Abb. 89: Einstellungen Terminverwaltung, Wiedervorlagen
Wiedervorlagegrund vorschlagen (zentral)
Wenn Sie diese Einstellung wählen, können Sie mittels Mausklick auf aus der Liste den
Wiedervorlagegrund auswählen, der Ihnen automatisch in der Programmfunktion Wiedervorlagen
standardmäßig vorgeschlagen werden soll. Soll kein Wiedervorlagegrund vorgeschlagen werden,
wählen Sie diese Einstellung ab. Möchten Sie einen Wiedervorlagegrund hinzufügen, klicken Sie auf
, um im Editiermodus die entsprechenden Änderungen vorzunehmen.
Vorschlag für Wiedervorlagerhythmus (zentral)
Hier legen Sie den Wiedervorlageturnus fest, der in der Programmfunktion Wiedervorlagen vom
Programm standardmäßig vorgeschlagen werden soll. Wählen Sie nach Mausklick auf aus der Liste
den entsprechenden Wiedervorlagerhythmus aus.
WV-Liste: Leerzeile zwischen Einträgen drucken (lokal)
Wählen Sie diese Einstellung, wird bei Druck der Wiedervorlagen mittels der Programmfunktion
Wiedervorlagen und dort unter Wiedervorlagenliste zwischen die einzelnen Zeilen für die Wiedervorlagen
jeweils eine Leerzeile gedruckt.
WV-Datum nicht ändern (zentral)
Wenn das Wiedervorlagedatum kein Werktag ist und Sie diese Einstellung wählen, wird das Wiedervorlagedatum
nicht geändert. Wiedervorlagen werden somit auch auf einen Feiertag oder Samstag
und Sonntag vorgetragen.
WV-Datum Werktag davor (zentral)
Wenn das Wiedervorlagedatum kein Werktag ist und Sie diese Einstellung wählen, wird die Wiedervorlage
die auf einen Feiertag, Samstag oder Sonntag vorgetragen würde, auf den davorliegenden
Werktag vorgetragen werden.
WV-Datum Werktag danach (zentral)
Wenn das Wiedervorlagedatum kein Werktag ist und Sie diese Einstellung wählen, wird die Wiedervorlage
die auf einen Feiertag, Samstag oder Sonntag vorgetragen würde, auf den nachfolgenden
Werktag vorgetragen werden.
D Dienstprogramme

105
Allgemein 2
Warnmeldung, wenn Datum in Sperrzeit liegt (lokal)
Über die lokale Einstellung Warnmeldung, wenn Datum in Sperrzeit liegt können Sie festlegen, ob Sie
beim Eintragen einer Wiedervorlage auf das Vorhandensein einer Sperrzeit per Hinweismeldung aufmerksam
gemacht werden wollen. Diese Einstellung ist standardmäßig voreingestellt.
Abb. 90: Einstellungen Terminverwaltung, Allgemein 2
Alarmfunktion benutzen (lokal)
Sofern Ihr PC die nötigen Systemvoraussetzungen für die Klangwiedergabe erfüllt, also insbesondere
mit einer Soundkarte und Lautsprechern ausgestattet ist, können Sie sich durch Wahl der Einstellung
Alarmfunktion benutzen, mittels eines akustischen Signals an einen Termin erinnern lassen.
Die Einstellung wird erst nach einem Programmneustart von ra-micro wirksam.
Outlook-Synchronisation (lokal)
Wenn Sie diese Einstellung wählen, werden neu eingetragene Termine automatisch zwischen dem angegebenen
ra-micro und dem Outlook-Kalender synchronisiert. Diese Einstellung gilt nur lokal für
diesen Arbeitsplatz. Es können demzufolge auch nur Termine mit dem Outlook-Kalender dieses
Arbeitsplatzes synchronisiert werden. Bitte beachten Sie dabei, dass die Outlook-Synchronisation gewissen
Besonderheiten und Beschränkungen unterliegt. Der Austausch von Termindaten zwischen
dem Outlook und ra-micro Kalender ist aus Sicherheitsgründen nur begrenzt möglich.
Nach einem Klick auf können Sie aus der Auswahlliste den Sachbearbeiter wählen, dessen
ra-micro Kalender mit dem Outlook Kalender automatisch synchronisiert werden soll. Sie können
auch manuell den Sachbearbeiter auswählen, indem Sie sein Sachbearbeiterkürzel eingeben und
mit Ü bestätigen.
Protokollierung aktenbezogener Termine
Wiedervorlagen (lokal)
Bei gewählter Einstellung Wiedervorlagen werden auch die Eintragung, Änderung und Löschung von
Wiedervorlagen protokolliert.
D Dienstprogramme

106
Besprechungstermine (lokal)
Sollen auch aktenbezogene Besprechungstermine protokolliert werden, so wählen Sie diese
Einstellung.
Immer protokolliert werden Neueinträge, Änderungen und Löschungen von Fristen und Gerichtsterminen.
14. Termine/Fristen – MS Outlook als ra-micro Kalender
Für die Einrichtung von Outlook als ra-micro Kalender muss die Grundeinstellung 10.1 MS Outlook als
RA-MICRO Kalender nutzen in den Allgemeinen Grundeinstellungen unter 10 MS Office gesetzt sein und unter
die auf Ihrem Arbeitsplatz installierte Outlookversion gewählt sein. Zur Einrichtung des Outlook
Kalenders und zur Zuordnung der Sachbearbeiter-Kalender empfehlen wir die Unterstützung durch Ihren zuständigen
ra-micro Vor-Ort-Partner.
Abb. 91: ra-micro Terminverwaltung - Einstellungen
Termine importieren
Termine können aus der ra-micro eigenen Terminverwaltung zur Verwendung im Outlook Kalender importiert
werden.
D Dienstprogramme

107
Abb. 92: Terminimport
Wählen Sie den Sachbearbeiter-Kalender, dessen Termine importiert werden sollen und die zu importierenden
Termine. Mit der Option Import erst ab Jahrgang kann der Terminimport erst ab einem gewählten Jahrgang
erfolgen.
Kalenderoptionen
Abb. 93: Kalenderoptionen
In den Kalenderoptionen können Kalender hinzugefügt oder entfernt werden. Um andere freigegebene Kalender
zu öffnen, muss der Outlookzugriff für einen Mehrbenutzerzugriff eingerichtet sein. Hierzu ist die Installation
einer Zusatzsoftware wie der MS Exchange Server oder stattdessen WorkgroupShare im Kanzleinetz
erforderlich.
D Dienstprogramme

108
Sachbearbeiter
Abb. 94: Auswahl Kalendersachbearbeiter
Über Sachbearbeiter kann der Kalendersachbearbeiter gewählt werden, dessen Kalender aktiv sein soll.
Grundeinstellungen, Allgemein
Mailversand (zentral)
Abb. 95: Einstellungen Terminverwaltung, Allgemein
Sie können hier das Dateiformat wählen, mit dem der E-Mail-Versand von Terminen erfolgen soll.
Das VCalendar-Format (*.vcs) können Sie ab Microsoft Outlook 97 oder höher verwenden. Sie können
den Termin nach dem Öffnen komfortabel durch Speichern und Schließen in den MS Outlook-Kalender
übernehmen. Die Übernahme eines solchen Termins in andere Personal-Information-Manager (PIM) –
marktübliche Software zur Verwaltung persönlicher Daten wie Kontakte, Termine, Aufgaben und
Notizen - ist nicht möglich.
D Dienstprogramme

109
Das Outlook-Nachrichten-Format (*.msg) kann seit der Version Microsoft Outlook 98 verwendet werden.
Die Übernahme eines solchen Termins in den MS Outlook-Kalender ist mittels Drag & Drop des
Dateianhangs möglich. In andere Personal-Information-Manager (PIM) können solche Termine übernommen
werden.
Feiertage
Hier können Sie die landesgesetzlichen Feiertage festlegen. Bundeseinheitliche Feiertage werden von
ra-micro automatisch erkannt. Die gewählten Feiertage werden bei der Berechnung von Fristen und
Wiedervorlagen berücksichtigt.
Benutzerdefinierte Terminarten (zentral)
In diesem Bereich können benutzerdefinierte Terminarten festgelegt werden. Die neuen Terminarten
stehen anschließend bei der Eingabe von allgemeinen Terminen in der Auswahlliste Terminart zur Verfügung.
Zur Festlegung von benutzerdefinierten Terminarten muss der gewünschte Eintrag zunächst
mit Doppelklick gewählt werden. Anschließend kann in der Auswahlliste Icon die Nummer des
gewünschten Icons und bei Bezeichnung die Terminart eingetragen werden.
Grundeinstellungen, Wiedervorlagen
Abb. 96: Einstellungen Terminverwaltung, Wiedervorlagen
Wiedervorlagegrund vorschlagen (zentral)
Wenn Sie diese Einstellung wählen, können Sie mittels Mausklick auf aus der Liste den
Wiedervorlagegrund auswählen, der Ihnen automatisch in der Programmfunktion Wiedervorlagen
standardmäßig vorgeschlagen werden soll. Soll kein Wiedervorlagegrund vorgeschlagen werden,
wählen Sie diese Einstellung ab. Möchten Sie einen Wiedervorlagegrund hinzufügen, klicken Sie auf
, um im Editiermodus die entsprechenden Änderungen vorzunehmen.
Vorschlag für Wiedervorlagerhythmus (zentral)
Hier legen Sie den Wiedervorlageturnus fest, der in der Programmfunktion Wiedervorlagen vom
Programm standardmäßig vorgeschlagen werden soll. Wählen Sie nach Mausklick auf aus der
Liste den entsprechenden Wiedervorlagerhythmus aus.
D Dienstprogramme

110
WV-Liste: Leerzeile zwischen Einträgen drucken (zentral)
Wählen Sie diese Einstellung, wird bei Druck der Wiedervorlagen mittels der Programmfunktion
Wiedervorlagen und dort unter Wiedervorlagenliste zwischen die einzelnen Zeilen für die Wiedervorlagen
jeweils eine Leerzeile gedruckt.
WV-Datum nicht ändern (zentral)
Wenn das Wiedervorlagedatum kein Werktag ist und Sie diese Einstellung wählen, wird das Wiedervorlagedatum
nicht geändert. Wiedervorlagen werden somit auch auf einen Feiertag oder Samstag
und Sonntag vorgetragen.
WV-Datum Werktag davor (zentral)
Wenn das Wiedervorlagedatum kein Werktag ist und Sie diese Einstellung wählen, wird die Wiedervorlage
die auf einen Feiertag, Samstag oder Sonntag vorgetragen würde, auf den davorliegenden
Werktag vorgetragen werden.
WV-Datum Werktag danach (zentral)
Wenn das Wiedervorlagedatum kein Werktag ist und Sie diese Einstellung wählen, wird die Wiedervorlage
die auf einen Feiertag, Samstag oder Sonntag vorgetragen würde, auf den nachfolgenden
Werktag vorgetragen werden.
Grundeinstellungen, Fristen
Abb. 97: Einstellung Terminverwaltung, Fristen
Allgemeine Einstellungen (zentral)
Fristen im Datenpool speichern: Ist diese Einstellung gewählt, werden Fristen zu Akten im Hauptpool
nicht angezeigt.
Fristende auch samstags zulassen: Mit dieser Einstellung ist das Ende einer Frist auch auf einem
Samstag zulässig. Ist diese Einstellung nicht aktiv, werden die Fristen auf den nächsten Werktag
vorgetragen.
D Dienstprogramme

111
Behandlung von Vorfristen (zentral)
Hier können Sie einstellen, ob sich die Vorfristen auf das Eingangsdatum oder auf den Termin am
Ende der Frist beziehen sollen, ob also z. B. eine auf zwei Wochen festgelegte Vorfrist zwei Wochen
nach Fristbeginndatum oder zwei Wochen vor Ablauf der Frist verstrichen ist.
NACH Beginndatum: Ist diese Einstellung gewählt, so werden die Vorfristen wie normale Fristen
behandelt. Der Bezugspunkt ist, wie bei der Frist auch, das Eingabedatum.
VOR Fristende aller sonstiger Fristen: Wenn diese Einstellung gewählt ist, so ist der Bezugspunkt
der Vorfrist der Termin, an dem die Frist verstreicht.
Zeitabläufe (zentral)
Sie haben grundsätzlich die Wahl, entweder eine Fristenkette oder Fristengruppen (=Gruppen von
Fristenketten) anzulegen. Der Begriff Fristenkette bezeichnet dabei eine Menge von einzelnen Fristen,
die nach Art oder Kategorie einer Fristengruppe zugeordnet werden können.
Im Bereich Zeitabläufe der Karteikarte Fristen legen Sie fest, ob Sie für den Kalender nur mit einer
Fristenkette oder auch mit Fristengruppen arbeiten wollen.
nur Fristenkette: Diese Einstellung legt fest, dass Sie nur mit Fristenketten arbeiten wollen.
Gruppen von Fristenketten: Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, Fristengruppen (=Gruppen von
Fristenketten) anzulegen.
Fristende auch samstags zulassen: Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, das Fristende auch auf
einem Samstag eintragen zu können.
Grundeinstellungen, Drucken
Abb. 98: Einstellung Terminverwaltung, Drucken
Auf der Karteikarte Drucken können Sie für den Druck allgemeine Einstellungen vornehmen.
Drucker (lokal)
Wählen Sie in dieser Auswahlliste den Drucker aus, den Sie für die Terminverwaltung verwenden
wollen.
D Dienstprogramme

112
Schacht (lokal)
Hier können Sie festlegen, aus welchem Druckerschacht der Druck von Terminzetteln erfolgen soll.
Duplexdruck (lokal)
Ermöglicht den Duplexdruck.
Die Auswahlmöglichkeiten sind abhängig von der Ausstattung der installierten Drucker und den
Möglichkeiten des Druckertreibers.
Bereich Terminmitteilungen zu Gerichtsterminen (lokal)
Haben Sie einen neuen Gerichtstermin eingetragen, können Sie sich zu diesem Gerichtstermin
Terminmitteilungen drucken lassen. Für diese Terminmitteilungen können Sie mit Hilfe der folgenden
Einstellungen eine Vorbelegung vornehmen:
Briefkopf-Nr. (lokal)
Wählen Sie hier die Nummer des Briefkopfs aus, mit dem die Terminmitteilung gedruckt werden soll.
Briefkopfmasken, die nur für den Direktdruck oder nur für den Druck in eine Briefdatei angelegt sind,
werden in der Auswahlliste rot angezeigt. Briefkopfmasken, die für beide Druckarten angelegt sind,
werden durch schwarze Schrift kenntlich gemacht.
Briefkopfdateien für den Direktdruck haben die Bezeichnung briefk[Nr.].wbk, z. B. briefk44.wbk,
für den Druck in Briefdatei die Bezeichnung texttk[Nr.].rtf, z. B. texttk44.rtf, bei Nutzung der
Kanzleitextverarbeitung als bevorzugte Textverarbeitung bzw. die Bezeichnung
bk[Bezeichnung].rtf, z. B. bkkanzlei3.rtf, bei Nutzung von Microsoft Word als bevorzugte Textverarbeitung.
Kurzbrief (lokal)
Wählen Sie aus der Auswahlliste, die auf der Auswahlmaske textl.msk beruht, einen der Standardtexte
für die Kurzbriefe aus, mit dem die Terminmitteilung gedruckt werden soll. Sie ändern oder ergänzen
die Auswahl der Kurzbriefe über den Editiermodus .
Grußformel (lokal)
Wählen Sie aus der Auswahlliste, die auf der Auswahlmaske maskes0.msk beruht, die Grußformel aus,
die in den Terminmitteilungen verwendet werden soll. Sie ändern oder ergänzen die Auswahl der
Grußformeln über den Editiermodus .
Schacht (lokal)
Legen Sie hier fest, aus welchem Schacht die Terminmitteilungen gedruckt werden sollen. Wenn Sie
hier einen anderen Druckerschacht wählen als in der oberen Auswahlliste Schacht für Terminzettel,
können Terminmitteilungen und Terminzettel auf unterschiedlichen Druckerschächten ausgegeben
werden. Somit besteht z. B. die Möglichkeit, für den Druck der Terminzettel Blankopapier zu
verwenden und den Druck der Terminmitteilungen auf Papier mit Briefkopf zu erstellen.
Schriftart / Schriftgröße (lokal)
Bestimmen Sie, in welcher Schriftart und Schriftgröße der Text der Terminmitteilung gedruckt werden
soll. Auf die hier festgelegten Einstellungen wird als Vorschlagwerte zugegriffen, wenn Terminmitteilungen
gedruckt werden.
Zur besseren Übersicht, werden die zum Kurzbrief und zur Grußformel am Bildschirm
dargestellten Vorschautexte in der gewählten Schriftart und Schriftgröße abgebildet.
D Dienstprogramme

113
Grundeinstellungen, Extras
Protokollierung aktenbezogener Termine
Abb. 99: Einstellung Terminverwaltung, Extras
Gerichtstermine und Fristen
Immer protokolliert werden Neueinträge, Änderungen und Löschungen von Fristen und Gerichtsterminen.
Wiedervorlagen (zentral)
Bei gewählter Einstellung Wiedervorlagen werden auch die Eintragung, Änderung und Löschung
von Wiedervorlagen protokolliert.
Besprechungstermine (zentral)
Sollen auch aktenbezogene Besprechungstermine protokolliert werden, so wählen Sie diese
Einstellung.
15. Textverarbeitung Kanzleitext
In den Einstellungen Textverarbeitung Kanzleitext können Sie auf den verschiedenen Karteikarten Voreinstellungen
für die Kanzleitextverarbeitung vornehmen, einsehen oder ändern.
D Dienstprogramme

114
Einstellungen 1
Abb. 100: Einstellungen Textverarbeitung Kanzleitext, Einstellungen 1
Automatische Rechtschreibprüfung (lokal)
Bei Wahl dieser Einstellung wird Text direkt beim Eintippen auf Rechtschreibung geprüft. Die
Kanzleitextverarbeitung prüft hierbei, ob das eingegebene Wort im ra-micro Wörterbuch vorhanden
ist.
Bei Abwahl dieser Einstellung wird der Text nicht auf Rechtschreibung geprüft.
Neue Rechtschreibung (lokal)
Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie mit der neuen Rechtschreibung arbeiten wollen. Standardmäßig
ist die neue deutsche Rechtschreibung abgeschaltet. Wenn Sie erstmalig mit der neuen Rechtschreibung
arbeiten, ist ihr Benutzerwörterbuch leer, da für die neue Rechtschreibung ein neues Benutzerwörterbuch
angelegt wird. Alle Wörter, die im bisherigen Benutzerwörterbuch angelegt wurden,
stehen im neuen nicht mehr zur Verfügung. Die Übernahme des alten Benutzerwörterbuches bietet
sich nicht an, weil die Trennung der bereits eingetragenen Wörter in einigen Fällen nicht mit der neuen
Rechtschreibung übereinstimmt. Möchten Sie dennoch Ihr Benutzerwörterbuch für die alte Rechtschreibung
auch unter der neuen Rechtschreibung einsetzen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Falls erforderlich, wählen Sie die Einstellung Neue Rechtschreibung ab, beenden Sie die Kanzleitextverarbeitung
und rufen Sie sie erneut auf. Rufen Sie die Programmfunktion Extras, Wörterbuch bearbeiten
auf und wählen Wörterbücher abgleichen. Verlassen Sie die Programmfunktion Wörterbuch
bearbeiten mit OK und stellen Sie wieder auf die neue Rechtschreibung um. Beenden Sie anschließend
die Kanzleitextverarbeitung an allen Arbeitsplätzen und kopieren Sie die Datei [Netzlaufwerk]:\ra\racustom.vtc,
z. B. j:\ra\racustom.vtc, in Ihrem ra-Verzeichnis nach [Netzlaufwerk]:\ra\racuston.vtc.
Rufen Sie die Kanzleitextverarbeitung erneut auf und starten nochmals die
Programmfunktion Wörterbuch bearbeiten im Menü Extras. Wählen Sie abschließend Wörterbücher
abgleichen. Bearbeiten Sie nach dem Abgleich der Wörterbücher die Trennstellen des Benutzerwörterbuchs
über die Programmfunktion Wörterbuch bearbeiten.
D Dienstprogramme

115
Trennhilfe automatisch (lokal)
Wählen Sie diese Einstellung, wenn Wörter am Zeilenende automatisch getrennt und auf die nächste
Zeile übertragen werden sollen. Bei Abwahl werden die Wörter nicht automatisch am Zeilenende
getrennt.
Trennhilfe auch bei Textbausteinen (lokal)
Soll die automatische Trennhilfe auch bei Textbausteinen wirken, die in das aktuelle Dokument eingelesen
werden, ist diese Einstellung zu wählen. Sie ist nur aktiv, wenn zuvor die Einstellung Trennhilfe
automatisch gewählt wurde.
Textsicherung (lokal)
Bei Wahl dieser Einstellung werden Texte in einem von der Kanzleitextverarbeitung vorgegebenem
Zeitintervall gesichert. Beim Neustart der Kanzleitextverarbeitung kann der z. B. vor Stromausfall zuletzt
gesicherte Bearbeitungsstand auf Wunsch in das Texteingabefenster eingelesen werden. Wurde
der Text vor Beenden der Kanzleitextverarbeitung gespeichert, werden die automatischen Textsicherungen
gelöscht. Die automatische Textsicherung wird alle 45 Sekunden durchgeführt, wenn
mind. 20 Zeichen in dieser Zeit geändert wurden.
Bei Abwahl dieser Einstellung wird keine automatische Textsicherung durchgeführt. Nicht gesicherter
Text geht unwiederbringlich verloren. Standardmäßig ist die Textsicherung eingeschaltet.
Textsicherungsprotokoll (lokal)
Sollen die Textsicherungen protokolliert werden, wählen Sie diese Einstellung. Zusätzlich können Sie
festlegen, in welchem Intervall Sicherungen der Textdateien gespeichert werden sollen. Gesichert wird
- nach Ablauf der festgelegten Zeit - immer das aktuelle Dokument. Die Sicherung kann über Extras,
Textsicherungsprotokoll aufgerufen werden.
Phrasen über AltGr-Taste aufrufen (lokal)
Bei Wahl dieser Einstellung werden Phrasen statt über A-Tastenkombinationen über G-Tastenkombinationen
aufgerufen. Das ist besonders zu empfehlen, wenn A-Tastenkombinationen bereits
belegt sind, z. B. durch das Windows-Betriebssystem. Zu beachten ist dabei allerdings, dass der Info-
Desk G! und die über G-Tastenkombinationen aufrufbaren ra-micro Programmfunktionen
des Info-Desks dann nur noch aus dem Befehlsmenü É der Kanzleitextverarbeitung aufrufbar sind.
Bei Abwahl dieser Einstellung werden Phrasen über A-Tastenkombinationen aufgerufen. Der Info-
Desk und seine Programmfunktionen können auch im Texteingabefenster über G-Tastenkombinationen
gestartet werden.
Zahlendarstellung mit Tausenderpunkten bei Spaltenrechnung (lokal)
Bei Wahl dieser Einstellung wird das Ergebnis der Spaltenrechnung in der Kanzleitextverarbeitung
immer mit Tausenderpunkt angezeigt, falls möglich.
Bei Abwahl dieser Einstellung wird das Ergebnis der Spaltenrechnung stets ohne Tausenderpunkt angezeigt.
Autokorrektur abschalten (lokal)
Bei Wahl dieser Einstellung wird die Autokorrekturfunktion der Kanzleitextverarbeitung abgeschaltet,
Autokorrekturkürzel werden nicht mehr ersetzt.
Bei Abwahl dieser Einstellung werden die Autokorrekturkürzel während des Schreibens nach einer
Leertaste oder nach Zeilenschaltung ersetzt.
Beim Ausdruck Wiedervorlage oder Termine zur Akte (lokal)
Hier können Sie festlegen, ob nach dem Ausdruck Ihres Schreibens eine Wiedervorlage zur Akte eingetragen
oder ob die ra-micro Terminübersicht aufgerufen werden soll.
Nächste freie Druckdateinummer ermitteln (lokal)
Bei Wahl dieser Einstellung ermittelt die Kanzleitextverarbeitung beim Speichern eines Textes als
Druckdatei automatisch die nächste freie Druckdateinummer.
Bei Abwahl dieser Einstellung wird die Druckdateinummer, unter der eine Druckdatei gespeichert wird,
fortlaufend erhöht. Ist eine Druckdatei bereits unter gleichem Namen im System gespeichert, werden
Sie vom Programm gefragt, ob die vorhandene Druckdatei überschrieben werden soll.
D Dienstprogramme

116
Einstellungen 2
Aufeinanderfolgende Zeilen enden mit Trennstrich (lokal)
Hier können Sie wählen, in wie vielen aufeinander folgenden Zeilen ein Trennstrich am Zeilenende
vorhanden sein darf, wenn die automatische Trennhilfe benutzt wird. Die Zeilenanzahl kann ausgewählt
oder eingegeben werden.
Leerzeilen begrenzen Spaltenrechnung (lokal)
Hier kann eingegeben werden, wie viele Leerzeilen zwischen den Zeilen einer Rechnung sein dürfen,
ohne dass die Spaltenrechung unterbrochen wird. Werden mehr Leerzeilen in der Spaltenrechnung
eingegeben als hier vorgegeben, wird nur der Teil der Rechnung ausgeführt, der unter diesen Leerzeilen
steht. Die Rechnungszeilen, die über den Leerzeilen stehen, werden ignoriert.
Einzeiliger Adressaufruf mit Betreffzeilen (zentral)
Bei Wahl dieser Einstellung werden bei einzeiligen Adressaufrufen mit *A…, oder *A…; zusätzlich die
Betreffzeilen eingelesen.
Bei Abwahl dieser Einstellung werden die Adressen mit *A…, oder *A…; ohne die Betreffzeilen eingelesen.
Abb. 101: Einstellungen Textverarbeitung Kanzleitext, Einstellungen 2
Stoppstellenmodus automatisch (lokal)
Wenn Sie diese Einstellung wählen, werden die Zeichen oder eingelesen, wenn beim Einlesen
von Textbausteinen ab der 2. Zeile keine Daten für die Platzhalter gefunden wurden. Diese Einstellung
ist standardmäßig voreingestellt.
Bei Abwahl dieser Einstellung, wird der Stoppstellenmodus nicht aufgerufen. Platzhalter ohne Daten
können während des Einlesens nicht manuell ersetzt werden.
D Dienstprogramme

117
Mandantenbetreff bei *B (zentral)
Bei Wahl dieser Einstellung wird für alle mit *B[Aktennummer], z. B. *B1/11, aufgerufenen Beteiligtenadressen
der Mandantenbetreff eingelesen.
Wurde diese Einstellung nicht gewählt, wird der zu den aufgerufenen Beteiligtenadressen gespeicherte
Betreff eingelesen.
Texteingabefenster nach öffnen (zentral)
Bei Wahl dieser Einstellung wird mit der Programmfunktion Einfügen, Anlagen, Anlage SHx ein
Eingabefenster zur Erfassung einer Anlagenbezeichnung aufgerufen.
Bei Abwahl dieser Einstellung wird mit o. g. Programmfunktion kein Eingabefenster zur Erfassung
einer Anlagenbezeichnung aufgerufen. Zur Kennzeichnung der Anlage wird das grüne Sonderzeichen
an Cursorposition eingefügt. Am linken Rand der Zeile ist ebenfalls der Anlagenstrich zu sehen.
Jeder Textbaustein mit Abfrage der Aktennr (zentral)
Bei Wahl dieser Einstellung wird beim Aufruf von Textbausteinen, die Rubrum- oder WDM-Platzhalter
enthalten, für jeden dieser Textbausteine nach der Aktennummer gefragt. So können Sie Dokumente
mit Daten aus verschiedenen Akten erstellen.
Ohne diese Einstellung erfolgt die Abfrage nur einmal, unabhängig davon, wie viele Textbausteine
nacheinander eingelesen werden.
Wurde zuvor ein Briefkopf mit einer Aktennummer eingelesen, erfolgt grundsätzlich keine
zusätzliche Abfrage von Aktennummern.
Rechenfunktion abgeschaltet (zentral)
Bei Wahl dieser Einstellung ist die Rechenfunktion bei der Zeilen- und Spaltenrechnung in der Kanzleitextverarbeitung
abgeschaltet.
Bei Abwahl dieser Einstellung ist die Rechenfunktion bei der Zeilen-und Spaltenrechnung aktiv.
^DDNummer an Diktatzeichen anhängen
Mit dieser Einstellung wird angezeigt, ob die Druckdateinummer an das Diktatzeichen $8 angehängt
wird (wenn genügend Platz vorhanden ist). Normalerweise wird die Position der Druckdateinummer im
Briefkopf durch den Platzhalter ^DDNummer festgelegt. Diese Einstellung ist standardmäßig nicht
gewählt.
Befehlsvorschlag Druckdatei speichern (lokal)
Bei Wahl dieser Einstellung wird beim Aufruf des Befehlsmenüs mit É im Texteingabefenster die
Programmfunktion Text in Druckdatei speichern vorgeschlagen. Für in der 1. Zeile aufgerufene Texte
wird immer Speichern unter vorgeschlagen.
Bei Abwahl dieser Einstellung - das ist die Standardeinstellung bei Auslieferung von ra-micro - wird
stets die Programmfunktion Speichern unter vorgeschlagen, wenn das Befehlsmenü aufgerufen wird.
Text laden mit Aufruf WDM-Maske (zentral)
Bei Wahl dieser Einstellung wird beim Aufruf eines Textbausteins, der WDM-Platzhalter enthält und ab
der zweiten Zeile aufgerufen wird, die zugehörige WDM-Maske bzw. das WDM-Formular geladen, um
ggf. Daten ergänzen zu können.
Aktennummernvorschlag bei *A (lokal)
Bei Wahl dieser Einstellung wird die zuletzt mit *A[Aktennummer] eingegebene Aktennummer beim
nächsten Aufruf von *A automatisch eingelesen.
Druckdatei speichern mit Druckanzahl (zentral)
Bei Wahl dieser Einstellung wird beim Speichern einer Druckdatei mit der Programmfunktion Text in
Druckdatei speichern bzw. Druckdatei speichern nach der Anzahl der Ausdrucke für den späteren
Druck gefragt.
Bei Abwahl dieser Einstellung wird die Ausdruckanzahl beim Speichern von Druckdateien nicht abgefragt.
Aktenlangbezeichnung verdrehen (zentral)
Durch Eingabe von x hinter der Aktennummer (z. B. 1/11x) kann die Aktenkurzbezeichnung im Briefkopf
gedreht werden. Wird die Einstellung Aktenlangbezeichnung verdrehen gewählt, wird auch die
D Dienstprogramme

118
Aktenlangbezeichnung mit gedreht, die sonst an die Aktenkurzbezeichnung angehängt wird oder diese
ersetzt (siehe Aktenlangbezeichnung ersetzen oder anhängen auf der Karteikarte Briefkopf und Text).
Die Einstellung ist zu empfehlen, wenn Sie Aktenbezeichnungen verwenden, die sich aus Aktenkurzbezeichnung
und Aktenlangbezeichnung zusammensetzen oder nur aus der Aktenlangbezeichnung bestehen.
Beispiel:
Aktenkurzbezeichnung: Schulze
Aktenlangbezeichnung: /Müller
Ergebnis bei gewählter Einstellung Aktenlangbezeichnung verdrehen: Die Aktenlangbezeichnung wird
erst angehängt bzw. ersetzt und dann wird das Ganze gedreht (Müller/Schulze).
Enthält die Aktenlangbezeichnung jedoch beispielsweise nur einen Zusatz, sollten Sie die Einstellung
nicht wählen, damit nur die Aktenkurzbezeichnung gedreht und dann erst die Aktenlangbezeichnung
angehängt wird.
Beispiel:
Aktenkurzbezeichnung: Schulze/Müller
Aktenlangbezeichnung: Familiensache.
Ergebnis bei abgewählter Einstellung Aktenlangbezeichnung verdrehen: Müller/Schulze Familiensache.
Druckdateinummer nur auf letzte Abschrift (zentral)
Bei Wahl dieser Einstellung wird die Druckdateinummer bei Mehrfachdruck nur auf die letzte von
mehreren Abschriften gedruckt.
Bei Abwahl dieser Einstellung wird die Druckdateinummer auf alle Druckexemplare gedruckt. Voraussetzung
ist, dass der Platzhalter für die Druckdateinummer ^DDNummer in der Briefkopfmaske
vorhanden ist.
In Platzhalter ^DDNummer Textname (zentral)
Bei Wahl dieser Einstellung wird der Platzhalter ^DDNummer beim Druck durch den Dateinamen
ersetzt, unter dem der Text gespeichert wurde.
Bei Abwahl dieser Einstellung wird der Platzhalter ^DDNummer nur gefüllt, wenn es sich um eine
Druckdatei handelt.
"In Sachen" bei Gerichtsadressen einfügen (zentral)
Die Wahl dieser Einstellung bewirkt, dass bei Aufruf des Briefkopfes mit den Korrespondenzkürzeln I1
oder I2 vor der Aktenkurzbezeichnung In Sachen fett eingelesen wird. Voraussetzung ist, dass der
Platzhalter $10 für die Aktenkurzbezeichnung am linken Rand (1. Spalte) des Briefkopfs texttk[Nr.].rtf
vorhanden ist, der in der Programmfunktion Seite einrichten eingestellt ist.
Gerichtsbetreff in " … " (zentral)
Die Wahl dieser Einstellung bewirkt, dass bei Aufruf des Briefkopfes mit den Korrespondenzkürzeln Î1
oder I2 vor der Aktenkurzbezeichnung In Sachen fett eingelesen wird. Voraussetzung ist, dass der
Platzhalter $10 für die Aktenkurzbezeichnung am linken Rand (1. Spalte) des Briefkopfs texttk[Nr.].rtf
vorhanden ist, der in der Programmfunktion Seite einrichten eingestellt ist.
Liste zuletzt geöffneter Dateien (lokal)
Geben Sie hier ein, wie viele zuletzt geöffnete Dateien im Menü Datei angezeigt werden sollen. Diese
Dateien können dann schnell wieder aus dem Menü Datei aufgerufen werden.
Textverzeichnis (lokal)
Geben Sie hier das Textverzeichnis an, in dem Sie Ihre Texte mit der Programmfunktion Speichern
unter sichern. War das Textverzeichnis noch nicht vorhanden, wird es stets neu als aktuelles Unterverzeichnis
von \ra angelegt. Standardmäßig werden die Texte mit Speichern unter im Textverzeichnis
\ra\text gespeichert.
Anlagen an Fax ohne Dateiname (zentral)
Unterdrückt die Ausgabe von Dateinamen in Anlagen, wenn diese gefaxt oder über den 2. Drucker gedruckt
werden. Ist diese Einstellung nicht gewählt, wird der Dateiname in der Kopfzeile der Anlage
D Dienstprogramme

119
ausgewiesen. Den verwendeten Faxtreiber bzw. 2. Drucker wählen Sie in der Kanzleitextverarbeitung
unter Datei, Seite einrichten, Seiteneinstellungen.
Hiervon sind die Anlagen betroffen, die dem Schriftsatz über das Menü Drucken hinzugefügt wurden.
Briefkopf und Text
Abb. 102: Einstellungen Textverarbeitung Kanzleitext, Briefkopf und Text
Texte immer mit diesem Druckformat einlesen (lokal)
Vorgeschlagen wird das aktive Druckformat.
Bei Wahl dieser Einstellung werden Texte, die in der 1. Zeile mit *[Textname], z. B. *kl2, geladen
werden, mit dem in den Einstellungen vorgeschlagenen Druckformat eingelesen.
Bei Abwahl dieser Einstellung werden Texte, die in der 1. Zeile mit *[Textname], z. B. *kl2, geladen
werden, mit dem zum Text gespeicherten Druckformat eingelesen.
Texte mit eingestelltem Rand einlesen (lokal)
Bei Wahl dieser Einstellung werden Texte, die ab der 2. Zeile mit *[Textname], z. B. *mk17, geladen
werden, mit den Voreinstellungen linker/rechter Rand des aktuellen Druckformats eingelesen.
Bei Abwahl dieser Einstellung werden Texte, die ab der 2. Zeile mit *[Textname], z. B. *kl2, geladen
werden, mit den gespeicherten Randeinstellungen eingelesen.
Anlage in Text übernehmen (Voreinstellung bei "Einfügen Anlage") (lokal)
Bei Wahl dieser Einstellung ist die Einstellung Anlage in Text übernehmen in der Eingabemaske Anlage
einfügen der Programmfunktion Einfügen, Anlagen, Anlage HSx voreingestellt. Die Anlagenbezeichnung
wird an Cursorstelle in das Texteingabefenster eingefügt.
Bei Abwahl dieser Einstellung ist die Einstellung in der vorgenannten Programmfunktion abgewählt.
Die Anlagenbezeichnung wird nicht in das Texteingabefenster eingefügt.
D Dienstprogramme

120
Anlagenverzeichnis automatisch drucken (Voreinstellung bei "Drucken") (lokal)
Bei Wahl dieser Einstellung ist voreingestellt, dass nach dem Aufruf der Programmfunktion Drucken
die Einstellung Anlagenverzeichnis automatisch drucken gewählt ist.
Leere Betreffzeilen löschen (zentral)
Betreffzeilen, die nicht gefüllt werden, werden durch Wahl dieser Einstellung gelöscht. Dies hat den
Vorteil, dass keine große Lücke an der Stelle entsteht, an der die Platzhalter für eine oder mehrere
Betreffzeilen nicht gefüllt werden.
Leere Platzhalter im Briefkopf entfernen (zentral)
Platzhalter, die beim Aufruf eines Briefkopfes nicht gefüllt werden, werden durch Wahl dieser Einstellung
entfernt, d. h. sie werden nicht in Stoppstellen gewandelt und zur Bearbeitung angesprungen.
Vertretungsverhältnis im Rubrum (lokal)
Bei Wahl dieser Einstellung wird das Vertretungsverhältnis, das z. B. bei einer GmbH im Adressfenster
angegeben wurde, in den Rubrumsplatzhalter für den Adresszusatz (, , und
) übernommen.
Briefdateien im gespeicherten Format einlesen (lokal)
Bei Wahl dieser Einstellung werden Briefdateien, die über G Gebühren/Kosten erstellt wurden, mit
dem gespeicherten Format eingelesen. Die Briefdateien werden also mit denjenigen Formatierungen
eingelesen, die in den Einstellungen von G Gebühren/Kosten vorgenommen wurden.
DOS-Texte nicht automatisch umformatieren (lokal)
Bei Wahl werden DOS-Texte beim Einlesen nicht umformatiert. So werden z.B. Tabulatorsprünge, die
in DOS-Texten durch Leerzeichen entstehen nicht in Tabulatoren umgewandelt, sondern bleiben
weiterhin Leerzeichen. Soll der DOS-Text automatisch angepasst werden, darf diese Einstellung nicht
gewählt sein.
DOS-Texte generell automatisch umformatieren (lokal)
Bei Wahl dieser Einstellung werden aufgerufene DOS-Texte immer umformatiert.
Ansprechpartner mit z. H. (zentral)
Bei Wahl dieser Einstellung wird der Mandantenaktensachbearbeiter mit dem Zusatz z. H. in der Zeile
des Adresszusatzes eingefügt.
Gerichtsadresse mit Briefanrede (zentral)
Bei Wahl wird die in der Gerichtsadresse gespeicherte Anrede angegeben. Wenn keine Anrede in der
Adresse enthalten ist, wird Sehr geehrte Damen und Herren eingelesen.
Höhe Barcode im Briefkopf (in cm) (lokal)
Sie haben hier die Möglichkeit, die Höhe des Barcodes im Briefkopf zu beeinflussen. Für die Nutzung
des Barcodes muss der Platzhalter &BAR$7 im verwendeten Briefkopf texttk[Nr.].rtf vorhanden sein.
Briefkopf: Aktenlangbezeichnung ersetzen oder anhängen (zentral)
In Abhängigkeit von dieser Einstellung wird der Platzhalter $10 entweder nur mit der Aktenkurzbezeichnung
(kein Eintrag), nur mit der Aktenlangbezeichnung (k) oder mit der an die Aktenkurzbezeichnung
angehängten Aktenlangbezeichnung (K) gefüllt.
Anlagenstrich […] vom linken Rand positionieren (Standard 10) (lokal)
Hier können Sie die Position des Anlagenstrichs vom linken Seitenrand angeben. Standardmäßig steht
diese Einstellung auf 10, was einem Abstand von 10 mm vom linken Seitenrand entspricht.
Benutzerdefiniertes Format für Platzhalter $7 (z. B.: SB/AktenNr/Referat/Akz) (zentral)
Bei Wahl dieser Einstellung kann man den Inhalt des Platzhalters $7 im eingestellten Briefkopf
texttk[Nr].rtf festlegen. Die Ausgabe erfolgt ohne / nach der Aktennummer, z. B. so: 1/11GW01.
Zusatz in 1. Betreffzeile $11 bei Rechtsschutz (zentral)
Mit Hilfe der hier zu wählenden Untereinstellungen können Sie wählen, ob bzw. welcher Zusatz in die
1. Betreffzeile bei Anschreiben an die Rechtsschutzversicherung eingefügt werden soll.
Hierbei ist zu beachten, dass der benutzerdefinierte Zusatz auf 19 Zeichen beschränkt ist.
D Dienstprogramme

121
Sonstiges
Abb. 103: Einstellung Textverarbeitung Kanzleitext, Sonstiges
ISDN-Arbeitsplatz (lokal)
Wenn Sie über ISDN mit Ihrer Kanzlei verbunden sind, werden bestimmte Daten aus dem Kanzleinetz
auf Ihren lokalen Rechner übertragen. Sie erhöhen so Ihre Arbeitsgeschwindigkeit, da Sie nicht mehr
ständig über die ISDN-Leitung auf das Kanzleinetz zugreifen müssen. Zu diesen Daten gehört z. B.
das Druckformat. Auch Textsicherungen werden in diesem Fall nicht über ISDN in das Kanzleinetz
gesichert, sondern auf Ihren lokalen Rechner.
Verfügen Sie über einen schnellen DSL-Zugang, ist die Wahl dieser Einstellung nicht erforderlich.
Wörterbuch lokal (lokal)
Bei Wahl dieser Einstellung werden Benutzerwörterbücher pro Benutzer angelegt und jeder Benutzer
kann sein eigenes Benutzerwörterbuch pflegen.
Bei Abwahl dieser Einstellung werden Benutzerwörterbücher zentral angelegt und gepflegt. Auf die
Programmfunktion Extras, Wörterbuch bearbeiten kann jeweils nur ein Anwender zugreifen.
Druck über Button mit Einstellungen (lokal)
Bei Wahl dieser Einstellung (Standard) wird die Maske Drucken aufgerufen, wenn Sie zum Druck den
Button in der Symbolleiste der Kanzleitextverarbeitung nutzen.
Bei Abwahl dieser Einstellung wird die Maske Drucken nicht aufgerufen und der Druck sofort mit den
Einstellungen des aktuellen Druckformats gestartet.
Rechenanweisungen durch Leerzeichen ersetzen (!e1+e2=e1) (lokal)
Bei Wahl dieser Einstellung werden die Rechenanweisungen in einem Textbaustein nach der Berechnung
durch Leerzeichen ersetzt.
Ist diese Einstellung nicht gewählt, werden die Rechenanweisungen nach der Berechnung entfernt,
wodurch es u. U. zu Verschiebungen innerhalb des Textes kommen kann.
D Dienstprogramme

122
DictaNet Player mit der Kanzlei-Textverarbeitung starten (lokal)
Bei Wahl dieser Einstellung wird der DictaNet WF Player, falls lizenziert, mit der Kanzleitextverarbeitung
gestartet. So können Sie sofort mit der Erfassung eines Diktats beginnen.
Bei Abwahl dieser Einstellung wird der DictaNet WF Player beim Start der Kanzleitextverarbeitung
nicht mit gestartet.
Spracherkennung mit der Kanzlei-Textverarbeitung starten (lokal)
Diese Einstellung steht nur zur Verfügung, wenn die DictaNet Spracherkennung installiert ist.
Bei Wahl dieser Einstellung wird die Spracherkennung gleichzeitig mit der Kanzleitextverarbeitung gestartet.
Bei Abwahl dieser Einstellung wird die Spracherkennung beim Start der Kanzleitextverarbeitung nicht
mit gestartet.
Aktenzeichen in Schriftsätzen verschlüsseln (zentral)
Wollen Sie Ihre Aktenzeichen in Schriftsätzen verschlüsseln, um diese vor Empfängern geheim zu
halten, wählen Sie diese Einstellung
Aktenkennzeichen an Aktennummer anhängen (zentral)
Über diese Einstellung wird das Aktenkennzeichen an die Aktennummer angehängt.
Versand ERV automatisch vorschlagen (zentral)
Bei Wahl dieser Einstellung ist im Druckendialog die Auswahl Übermittlung EGVP oder Gerichtsbriefkasten
bei Schreiben an Gerichten, die mit dem elektronischen Rechtsverkehr arbeiten, voreingestellt.
Speichermöglichkeit in Textbausteinverwaltung anzeigen (lokal)
Bietet beim Druck die Möglichkeit, in die Textbausteinverwaltung zu speichern.
D Dienstprogramme

123
16. Textverarbeitung MS Word
Zu Beginn der Arbeit mit der MS Word Schnittstelle empfehlen wir zunächst, die Einstellungen
Textverarbeitung MS Word zu kontrollieren und ggf. an die Kanzleierfordernisse anzupassen.
Allgemein
Abb. 104: Einstellungen Textverarbeitung MS Word, Allgemein
Format (lokal)
Wählen Sie das gewünschte Speicherformat aus. Zur Auswahl stehen .rtf, .doc und .docx. Wir empfehlen
die Formate .doc bzw. .docx, da diese bei annähernd gleichem Leistungsumfang weniger Speicherplatz
verbrauchen als das rtf-Format. Dies insbesondere auch dann, wenn im Briefkopf Grafiken
enthalten sind.
Stoppstellenmodus automatisch (lokal)
Mit Hilfe des automatischen Stoppstellenmodus werden eventuell in einem Text oder Briefkopf vorhandene
Stoppstellen () automatisch „angesprungen“. Diese können zum einen fehlende Platzhalter
sein oder variabel in einem Textbaustein einzugebende Daten. In einem Text enthaltene Stoppstellen
dienen dem nachträglichen Einfügen von Text. Stoppstellen sollten immer dann in einem Textbaustein
eingesetzt werden, wenn an bestimmten Stellen in diesem Text immer wieder Änderungen vorgenommen
werden müssen, um den Text anzupassen. Auf diese Weise kann ein Text systematisch
fertig gestellt werden. Mit Ü wechseln Sie zur nächsten Stoppstelle. Bei abgewählter Programmfunktion
können nur die rechts vom Cursor befindlichen Stoppstellen mit der Tastenkombination
Sß abgearbeitet werden. Erfolgt keine Eingabe, bleibt die Stoppstelle erhalten.
Vertretungsverhältnis im Rubrum (lokal)
Bei gewählter Einstellung Vertretungsverhältnis im Rubrum wird in den Rubrumsplatzhaltern für den
Adresszusatz, , , und , zusätzlich der für die betreffende Adresse mit der
Programmfunktion B1 Adressfenster Ga erfasste Vertreter ausgegeben. Rubrumsplatzhalter
dienen z. B. der Erstellung von Klagerubren. Hierbei ist darauf zu achten, dass die erste Zeile des
Textbausteins mit der Zeichenfolge beginnt. Zur Übernahme der Aktendaten in die Rubrumsplatzhalter
muss der Textbaustein ab der zweiten Zeile aufgerufen werden. Die verwendeten Rubrumsplatzhalter
müssen in spitze < > Klammern eingefasst werden. Eine Liste der zur Verfügung stehenden
Rubrumsplatzhalter finden Sie in der ra-micro Hilfe zur MS Word Schnittstelle.
Einzeiliger Adressaufruf mit Betreffzeilen (zentral)
Bei gewählter Einstellung Einzeiliger Adressaufruf mit Betreffzeilen wird bei einzeiligen Adressaufrufen
*A, oder *A; der Betreff mit ausgegeben.
D Dienstprogramme

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Textbaustein einfügen ohne Übernahme Schriftart und Formatierungen (lokal)
Wird diese Einstellung gewählt, werden die aufgerufenen Textbausteine an die Absatzformatierungen
und an die Schriftart des Briefkopfes angepasst. Im Textbaustein vorhandene Formatierungen (fett,
kursiv, Zeilenabstand etc.) gehen hierbei verloren.
Textbaustein mit Schriftart und Formatierungen einfügen (lokal)
Diese Einstellung bewirkt, dass alle aufgerufenen Textbausteine in der Schriftart und Schriftgröße mit
sämtlichen Formatierungen (fett, kursiv, Zeilenabstand etc.) eingelesen werden, in der sie gespeichert
wurden.
Textbaustein mit Schriftart und Formatierungen einfügen (lokal)
Über diese Einstellung werden die Textbausteine mit sämtlichen Formatierungen eingelesen, in der sie
gespeichert wurden. Für die Schriftart und Schriftgröße gelten die Einstellungen des Standardformats.
Anlagenstrich mm vom linken Rand positionieren (Standard: 12) (lokal)
Hier können Sie die Positionierung des Anlagenstrichs bestimmen.
DictaNet Player mit Winword starten (lokal)
Bei gewählter Einstellung DictaNet Player mit Winword starten wird der DictaNet Player beim Aufruf
von MS Word ebenfalls geladen.
Tastaturkürzel mit AltGr für Infodesk nutzen (lokal)
Die Einstellung Tastaturkürzel mit AltGr nutzen ist bei Erstinstallation voreingestellt. So können Sie
den Info-Desk und die einzelnen ra-micro Fensterprogramme mit G-Tastenkombinationen aufrufen.
Wird die Einstellung abgewählt, weil Sie entsprechende Tastenkombinationen schon vor der
Installation von ra-micro anders verwendet haben und diese weiter so nutzen möchten, sind die
ra-micro Fensterprogramme nicht mehr mit diesen Tastenkombinationen aus Worddokumenten
aufrufbar. MS Word muss nach Änderung dieser Einstellung beendet und neu gestartet werden. Die
Fensterprogramme können anschließend z. B. über den Info-Desk aufgerufen werden.
Diktatzeichen
Standardmäßig wird hier das Diktatzeichen des aktiven Benutzers vorgeschlagen, welches in der
Benutzerverwaltung über D1 Benutzer hinterlegt wurde. Eine eventuelle Änderung dieser Einstellung
wird beim Schließen von MS Word wieder gelöscht, so dass bei einem Neustart wieder das ursprüngliche
Diktatzeichen vorgeschlagen wird.
Textverzeichnis (lokal)
In das hier eingetragene Verzeichnis werden alle Texte, die über die Programmfunktion
Text Speichern ins Textverzeichnis archiviert werden, gespeichert. Bei Aufruf eines bereits vorhandenen
Textes über *[Textname] wird der gewünschte Text zuerst in diesem Verzeichnis gesucht.
Standardmäßig ist das Verzeichnis ra\text für diese Texte eingerichtet.
Ausgewählt werden kann ein Verzeichnis, das als Unterverzeichnis im Verzeichnis
[Laufwerk]\ra angelegt ist, z. B. K:\ra\vertrag. Wenn das Verzeichnis bisher noch nicht existiert,
fragt das Programm, ob das Verzeichnis angelegt werden soll. Bestätigen Sie diese Frage oder
brechen Sie den Vorgang ab.
Versand ERV automatisch vorschlagen (zentral)
Haben Sie diese Einstellung gesetzt, wird im ra-micro Druckendialog die Auswahl Übermittlung EGVP
oder Senden an Gerichtsbriefkasten bereits vorgeschlagen. Beachten Sie bitte, dass der elektronische
Rechtsverkehr per Gerichtsbriefkasten zum 31.12.2011 eingestellt wird.
D Dienstprogramme

125
Briefkopf
Abb. 105: Einstellungen Textverarbeitung MS Word, Briefkopf
Briefkopfnummer (lokal)
Wählen Sie in der Auswahlliste Briefkopfnummer den Briefkopf aus, der standardmäßig für die Kanzleischreiben
verwendet werden soll. Standort und Dateiname des ausgewählten Briefkopfes werden
angezeigt, z. B. K:\ra\standard\bk1.rtf. Wenn Sie bei der Briefkopfbearbeitung eine Beschreibung gespeichert
haben, wird Ihnen diese anstelle des Standorts und des Dateinamens angezeigt. Wenn Sie
keinen Briefkopf auswählen können, vergewissern Sie sich, dass ein Briefkopf vorhanden ist und im
Verzeichnis [Laufwerk]\ra\standard, z. B. K:\ra\standard, zur Verfügung gestellt wurde.
In ein geöffnetes Worddokument kann ein anderer vorhandener Briefkopf mit dem Aufruf
*A[Aktennummer]#[Nr.], z. B. *A1/11#13, oder *A[Adressnummer]#13, z. B. *A1006#13
eingelesen werden.
Weitere Details siehe im Handbuch Schriftverkehr unter Anschreiben mit Briefkopf.
Briefkopf des bestehenden Dokumentes austauschen (lokal)
Wählen Sie die Einstellung Briefkopf des bestehenden Dokumentes austauschen, können Sie in einem
bereits erstellten Brief nachträglich eine andere Adresse einlesen. Tragen Sie hierzu einfach an einer
beliebigen Stelle, jedoch an Position 1 der Zeile, die Zeichenfolge *A[Aktennr.], z. B. *A1/11,
*A[Adressnummer], z. B. *A630, oder *A[Nachname], z. B. *AWellinghoff in den Brief ein und bestätigen
Sie die Eingabe mit Ü. Der bisher erstellte Brief bleibt erhalten, wird aber jetzt an diejenige
Adresse gerichtet, die zur eingegebenen Akten- bzw. Adressnummer oder zum eingegebenen Nachnamen
gehört. Wenn zum Nachnamen mehrere Namen gefunden werden, wird Ihnen eine
entsprechende Auswahlliste eingeblendet, aus der Sie den gewünschten Namen manuell auswählen
können.
Mandantenbetreff bei *B-Aufruf (zentral)
Wenn Sie die Einstellung Mandantenbetreff bei *B-Aufruf wählen, wird nach jedem Aufruf von
*B[Aktennummer], z. B. *B1/11, der Auswahl einer Korrespondenzadresse und anschließendem Ü
der Betreff des ersten Mandanten zur entsprechenden Aktennummer eingelesen. Wird die Einstellung
nicht gewählt, liest das Programm beim Aufruf von *B[Aktennummer] den zu der jeweiligen
Korrespondenzadresse gespeicherten Betreff ein.
D Dienstprogramme

126
„In Sachen“ bei Gerichtsadressen einfügen (zentral)
Durch die Wahl der Einstellung "In Sachen" bei Gerichtsadressen einfügen wird bei jedem Schreiben
an eine Gerichtsadresse vor die Aktenkurzbezeichnung "In Sachen" gesetzt.
zusätzlich Gerichtsbetreff in -… (zentral)
Der Gerichtsbetreff kann zusätzlich in Parenthesen eingefasst werden, z. B. - 32C 576/11 -. Voraussetzung
ist, dass ein Aktenzeichen in die erste Betreffzeile der Programmfunktion A2 Ändern Gü
eingegeben wurde.
Leere Briefkopfplatzhalter entfernen (zentral)
Werden Platzhalter im Briefkopf nicht gefüllt und sollen die Zeilen, in denen die Platzhalter stehen,
nicht als leere Zeilen stehen bleiben, sondern entfernt werden, so ist die Einstellung Leere Briefkopfplatzhalter
entfernen zu wählen.
Leere Betreffzeilen löschen (zentral)
Wenn Betreffzeilen im Briefkopf nicht gefüllt werden und die Leerzeilen gelöscht werden sollen, wählen
Sie diese Einstellung.
Ansprechpartner mit „z. H.“ (zentral)
Bei gewählter Einstellung Ansprechpartner mit „z. H.“ wird der Ansprechpartner für die Akte mit dem
Zusatz „z. H.“ im Anschriftenplatzhalter $5 ausgegeben. Der Ansprechpartner für Akte wird unter
A2 Ändern bzw. A1 Anlegen nach Klick auf Auftraggeber in die Eingabemaske Aktenregister Betreff –
Auftraggeber zur Akte… eingetragen. Ist die Einstellung Ansprechpartner mit „z. H.“ nicht markiert,
wird der Ansprechpartner ohne „z. H.“ ausgegeben.
Gerichtsadressen mit Briefanrede (zentral)
Ist die Einstellung Gerichtsadressen mit Briefanrede gewählt, wird bei Erstellung eines Briefes an eine
Gerichtsadresse eine Anrede mit ausgegeben.
ra-micro Aktennummer in Schriftsätzen verschlüsseln ($7) (zentral)
Wenn Sie Ihre ra-micro Aktennummer in Schriftsätzen verschlüsseln möchten, wählen Sie diese Einstellung.
Dabei werden die einzelnen Informationen der Aktennummer untereinander so vertauscht,
dass sie für Außenstehende kaum nachvollziehbar sind.
Aktenkennzeichen an ra-micro Aktennummer anhängen ($7) (zentral)
Mit dieser Einstellung legen Sie fest, dass zu einer Aktennummer stets das Aktenkennzeichen angehängt
wird. Diese Einstellung steht nur zur Verfügung, wenn Sie zusätzlich ra-micro Aktennummer
in Schriftsätzen verschlüsseln ($7) gewählt haben.
Benutzerdefiniertes Format für $7 (z. B. SB/AktenNr/ReferatAKz) (zentral)
Mit der Einstellung Benutzerdefiniertes Format für Platzhalter $7 (z. B. SB/AktenNr/ReferatAKz) legen
Sie fest, wie der Briefkopfplatzhalter $7 beim Einlesen des Briefkopfs gefüllt wird. Möglich ist die Ausgabe
von bis zu vier Angaben: Aktennummer, Sachbearbeiter, Referat und Aktenkennzeichen.
Autor des Diktats beim Diktatzeichen ($8) voranstellen (lokal)
Mit dieser Einstellung wird der Platzhalter $8 bei Übergabe eines Diktats aus dem DictaNet Player im
Briefkopf durch Autor und Diktatzeichen ersetzt.
Zusatz in 1. Betreffzeile bei Rechtsschutz (zentral)
Mit Hilfe der Programmfunktion Zusatz in 1. Betreffzeile bei Rechtsschutz können Sie wählen, ob bzw.
welcher Zusatz in der 1. Betreffzeile bei Aufruf der Rechtschutz erscheinen soll. Hierbei ist zu beachten,
dass der benutzerdefinierte Zusatz auf 19 Zeichen beschränkt ist.
Ersetzung $10 (zentral)
In der Programmfunktion Ersetzung $10 können Sie wählen, durch welche Informationen der Platzhalter
$10 im Briefkopf ersetzt werden soll: Aktenkurzbezeichnung, Aktenlangbezeichnung oder Kurzund
Langbezeichnung.
D Dienstprogramme

127
Support-Info
Abb. 106: Einstellungen Textverarbeitung MS Word, Support-Info
Unter Support-Info vermerkt das Programm Angaben zu Benutzernummer, und Programm- bzw. Datenpfaden.
Diese Informationen können bei Fragen an den Programm-Support von Bedeutung sein.
Folgende Einstellungsmöglichkeiten werden Ihnen ebenfalls unter Support-Info angeboten:
Keine ra-micro Funktionen im Kontext-Menü (lokal)
Ferner können Sie einstellen, ob ra-micro Programmfunktionen in MS Word direkt aus einem
Kontextmenü aufrufbar sein sollen. Das Kontextmenü erhalten Sie, wenn Sie im Texteingabefenster
auf die rechte Maustaste klicken.
D Dienstprogramme

128
Drucken1
Abb. 107: Einstellungen Textverarbeitung MS Word, Drucken 1
Beglaubigte Abschrift (zentral)
Aktivieren Sie die Einstellung Automatischer Beglaubigungsvermerk, werden die Zeilen Beglaubigt
durch [zwei Leerzeilen] Rechtsanwalt automatisch eingefügt, auch wenn der Briefkopf BK[Nr.].rtf
keinen Platzhalter &beglaubigt enthält.
Sie können einstellen, ob der Beglaubigungsvermerk mit Rahmen ausgegeben werden soll und ob
dieser grau hinterlegt sein soll. Ferner wählen Sie hier die Ausrichtung (Links- oder Rechtsbündig) und
ob als Bezeichnung Rechtsanwalt oder Rechtsanwältin angegeben werden soll.
Anlagen
Bei Auswahl von Einstellungen Anlagenstempel kann über die Maske Druckereinstellungen gewählt
werden, ob der Anlagenstempel mit Rahmen wird bei Verwendung der Anlagenstempelfunktion im
ra-micro Drucken-Dialog der Anlagenstempel auf eine Anlage - ggf. grau hinterlegt - gedruckt.
Wählen Sie hier die Ausrichtung (Links- oder Rechtsbündig) und die Positionierung (cm vom oberen
bzw. rechten Blattrand) sowie die Schriftart, Schriftgröße und die Formatierung (fett, kursiv, unterstrichen).
Abschriften mit Anschreiben
Unter dem Abschnitt Abschriften mit Anschreiben können Sie Einstellungen vornehmen, die sich auf
den Kurzbrief bzw. das Zustellanschreiben auswirken, sofern Sie über die Programmfunktion
ra-micro Drucken eine Abschrift an den Mandanten und/oder ein automatisches Zustellanschreiben
von Anwalt zu Anwalt versenden wollen.
Der Punkt Voreinstellung Anzahl Zustellanschreiben definiert (zentral) vor, ob sie keine, eine einfache
oder eine zweifache Ausfertigung des Zustellanschreibens versenden möchten, letzteres für den Fall,
dass ein Aktenexemplar des Zustellanschreibens gewünscht wird.
Über die Auswahlliste Briefkopf (für alle) (lokal) wählen Sie den Briefkopf aus, den das Programm für
alle Zustellanschreiben verwenden soll. Sollten Sie Ihre Originale normalerweise immer faxen und ist
aus diesem Grund schon im Druckschema für die Originale ein Fax eingestellt, so empfiehlt sich hier
die Einstellung Wie Abschriften drucken (zentral) zu markieren, damit die Zustellanschreiben, die
sonst wie Originale gedruckt werden, was den im Druckschema gespeicherten Drucker bzw. den dazugehörigen
Schacht betrifft, wie Abschriften, also auf den für die Abschriften im Druckschema eingestellten
Drucker, gedruckt werden.
D Dienstprogramme

129
Drucken 2
Ferner wählen Sie aus den Auswahllisten Zustelltext Anwalt zu Anwalt (lokal), Grußformel f. Anwalt
(lokal), Empfangsbekenntnis (lokal), Kurzbrieftext f. Mandant (lokal), sowie Grußformel f. Mandant
(lokal)die Standardtexte aus, auf welche das Programm entsprechend bei der Abschrift für den
Mandanten bzw. dem Zustellanschreiben zurückgreifen soll. Über können Sie weitere Texte, die
evtl. nicht in der Auswahlliste vorhanden sind, direkt aus einem Textverzeichnis in Ihrem System auswählen.
Steht Ihnen hinter einer Auswahlliste zur Verfügung, können hier direkte Ergänzungen in
der der Auswahlliste zu Grunde liegenden Maske vornehmen (z. B. eine neue Grußformel hinzufügen).
Abb. 108: Einstellungen Textverarbeitung MS Word, Drucken 2
Beim Ausdruck öffnen: Wiedervorlage / Termine zur Akte (lokal)
Soll nach dem Drucken eines Dokuments mit die Programmfunktion Wiedervorlagen Gv aufgerufen
werden, wählen Sie die Einstellung Beim Ausdruck öffnen Wiedervorlage. Sollen zur Akte gespeicherte
Termine angezeigt werden, ist die Einstellung Termine zur Akte zu wählen.
Wenn Sie in die Eingabemaske ra-micro Drucken bereits eine Aktennummer eingetragen haben, wird
die gleiche Aktennummer vom Programm beim Aufruf der Eingabemaske Wiedervorlagen erneut vorgeschlagen.
Kopien einzeln drucken (lokal)
Drucken Sie über die Programmfunktion ra-micro Drucken beispielsweise mehrere Originale, wird für
jedes Original ein neuer Druckauftrag gebildet. Ebenso werden zwei Druckaufträge an den Drucker
geschickt, wenn für die erste Seite ein anderer Schacht eingestellt ist als für die Folgeseiten. Um die
Arbeitszeit des Druckers zu minimieren, fasst ra-micro grundsätzlich die verschiedenen Druckaufträge
zu einem zusammen. Wollen Sie diese Einstellung umgehen, wählen Sie Kopien einzeln
drucken. Weitere Informationen erhalten Sie über den Programm-Support.
Anlagenstrich bei Duplex am Heftrand (zentral)
Standardmäßig ist die Einstellung Anlagenstrich bei Duplex am Heftrand gesetzt. Drucken Sie nicht
beidseitig, kennzeichnet der Anlagenstrich immer im linken Randbereich die Anlage. Die Einstellung
bewirkt, dass der Anlagenstrich bei Duplexdruck auf der Rückseite im rechten Randbereich in
Erscheinung tritt.
D Dienstprogramme

130
Druckdateinummer nur auf letzte Abschrift (zentral)
Bei gewählter Einstellung Druckdateinummer nur auf letzte Abschrift wird die Druckdateinummer nur
auf der letzten Abschrift und nicht auf den anderen Exemplaren angegeben.
Speichermöglichkeit in Textbausteinverwaltung (lokal)
Haben Sie diese Einstellung gesetzt, wird im ra-micro Druckendialog zusätzlich die Speicherfunktion
Textbausteinverwaltung angeboten.
Fax
Mit Hilfe der Auswahl bei Fax können Sie angeben, ob sie kein Faxgerät verwenden bzw. ein eingerichtetes
Fax einstellen und die Faxtreiber wählen.
Bei gewählter Einstellung Faxnummer in Zwischenablage speichern wird die zur Empfängeradresse gespeicherte
Faxnummer beim Erstellen/Drucken eines Anschreibens in der Textverarbeitung MS Word
in die Zwischenablage gespeichert. Die Funktion orientiert sich dabei am Word-Drucker. Je nachdem,
welche Faxsoftware genutzt wird, liest diese die Faxnummer automatisch aus der Zwischenablage aus,
so dass eine manuelle Nummerneingabe entfallen kann. Liest Ihre Faxsoftware die Zwischenablage
nicht aus, müssten Sie die Faxnummer manuell in das entsprechende Eingabefeld Ihrer Faxsoftware
einfügen.
Rechnende Textbausteine
Abb. 109: Einstellungen Textverarbeitung MS Word, Rechnende Textbausteine
Die Einstellungen, die sich hier festlegen lassen, dienen der Fehlerermittlung beim Arbeiten mit rechnenden
Textbausteinen.
Unsichtbare Rechenanweisungen durch Leerzeihen ersetzen (!e1+e2=e3!) (zentral)
Mit der Einstellung Unsichtbare Rechenanweisungen durch Leerzeichen ersetzen (!e1+e2=e3!) erreichen
Sie, dass unsichtbare Rechenanweisungen nicht zu Textverschiebungen führen: Der Platz für
diese Rechenanweisungen wird bei der Berechnung durch Leerzeichen gefüllt. Bei Abwahl dieser Einstellung
entfernt das Programm unsichtbare Rechenanweisungen ersatzlos und nachfolgender Text
rückt auf.
D Dienstprogramme

131
Verhalten bei Ersetzungs- oder Rechenfehlern (lokal)
Falls ein Fehler bei Ersetzungen oder Rechnungen in einem rechnenden Textbaustein aufgetreten ist,
zeigt die Einstellung Hinweismeldung ausgeben einen Programmhinweis mit der Fehleranzahl an.
Zur anschließenden Prüfung des fehlerhaften Textbausteins sollte die Einstellung Anweisungen durch
Problembeschreibung ersetzen gewählt sein. Dann wird für jede fehlerhafte Zeile eine Problembeschreibung
in das Dokument eingelesen.
Einstellungen (lokal)
Abb. 110: Einstellungen Textverarbeitung MS Word, Einstellungen
Wird die Einstellungen Textspeicher löschen mit #-Funktionen aktiviert, kann der Text im Eingabefenster mit
dem Zeichen „#“ gelöscht werden. Dem Löschen des Textes geht eine Sicherheitsabfrage voran. Folgende
Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
Eingabe von "#": Der Text vor der Cursorposition wird vollständig gelöscht.
Eingabe von "##": Der Text nach der Cursorposition wird vollständig gelöscht.
Eingabe von "###": Der Text im Eingabefenster wird komplett gelöscht.
Eingabe von "####": Der Text im Eingabefenster wird komplett gelöscht; ein neues Dokument wird
aufgerufen.
D Dienstprogramme

132
17. Zahlungsverkehr
Drucken
Abb. 111: Einstellungen Zahlungsverkehr, Drucken
Listen/Begleitblätter (lokal)
Wählen Sie zunächst für Listen und Begleitblätter die Schriftart und Schriftgröße. Wählen Sie außerdem
einen im System installierten Drucker und einen Schacht.
Sie können Querdruck wählen. Wird die Einstellung Querdruck abgewählt, wird mit Schriftgröße 8 im
Hochformat gedruckt. Wählen Sie Duplex-Druck, wenn Sie beidseitig drucken möchten. Duplex-Druck
steht nur zur Verfügung, wenn der angeschlossene Drucker über diese Möglichkeit verfügt.
Überweisungsträger/Schecks (lokal)
Wählen Sie hier einen der installierten Drucker und einen Schacht für den Druck der Scheck- und
Überweisungsformulare.
Beim Druck von einzelnen Überweisungen kann bei Datum auf Überweisungsformular drucken gewählt
werden, ob das Datum auf das Formular gedruckt werden soll.
Die Einstellungen Kalibrierung Überweisung mm und Kalibrierung Scheck mm dienen der Feineinstellung
beim Formulardruck. Wird der Inhalt nicht korrekt in die Felder des Formulars gedruckt,
kann hierüber eine Verschiebung vorgenommen werden. X-Offset steht für die waagerechte und
Y-Offset für die senkrechte Verschiebung. Die Angabe von + vor der Angabe von mm verschiebt nach
rechts bzw. nach unten, – verschiebt nach links bzw. nach oben. Die hier getroffenen Kalibrierungseinstellungen
wirken auch auf Überweisungsträger die in Gebühren/Kosten mit einer Kostenrechnung
gedruckt werden.
Druckerdialog vor Druck anzeigen (lokal)
Wählen Sie diese Einstellung, wenn vor dem Listendruck der Druckerdialog angezeigt werden soll.
Deaktivieren Sie diese Einstellung, wenn Sie Ihre Druckereinstellungen vor dem Druck nicht ändern
oder kontrollieren wollen.
D Dienstprogramme

133
Formulare
Abb. 112: Einstellungen Zahlungsverkehr, Formulare
Die Formulareinstellungen werden benutzerabhängig gespeichert, so dass für unterschiedliche Drucker
auch unterschiedliche Formulare genutzt werden können.
Formular für Überweisungsdruck (lokal)
Im Feld Überweisung können Sie das für den Überweisungsdruck zugrunde liegende Formular wählen.
Soll ein neues Formular eingerichtet werden, ist dies mit Hilfe des Formulardesigners in
Q Zahlungsverkehr, Überweisung möglich.
Formular für Scheckdruck (lokal)
Im Feld Scheck können Sie das für den Druck eines Schecks zugrunde liegende Formular wählen. Soll
ein neues Formular eingerichtet werden, ist dies mit Hilfe des Formulardesigners in Q Zahlungsverkehr,
Scheck, Formulardesigner möglich.
D Dienstprogramme

134
Überweisungsträger
Abb. 113: Einstellungen Zahlungsverkehr, Überweisungsträger
Voreinstellung Überweisungsträger (lokal)
Bei Erfassung einer DCV-Buchung in Q Zahlungsverkehr, Überweisung wird die hier eingestellte Vorgabe
(Überweisung, DCV Lastschrift oder DCV Gutschrift) verwendet.
2. Zeile Verwendungszweck im Überweisungsträger (zentral)
Bei Erfassung einer DVC-Buchung in Q Zahlungsverkehr, Überweisung kann hierüber festgelegt
werden, welche Information aus der Akte in der 2. Verwendungszweckzeile vorgegeben werden soll
(1., 2., 3. Betreffzeile oder Aktenbezeichnung). Weiterhin kann durch Eingabe einer Bemerkung zur
Adresse beginnend mit // ein individueller Text vorbelegt werden. Dieser wird unabhängig von den
Einstellungen vorrangig in die zweite Zeile des Verwendungszweckes eingelesen.
Standard-Textschlüssel (zentral)
Bei Erfassung einer DCV-Buchung in Q Zahlungsverkehr, Überweisung wird bei Eingabe einer Gutschrift
bzw. Lastschrift der hier angegebene DCV-Schlüssel automatisch vorgeschlagen.
D Dienstprogramme

135
Farben
Sonstiges
Abb. 114: Einstellungen Zahlungsverkehr, Farben
Farben Zahlungsdatei bearbeiten (lokal)
Durch Auswahl von unterschiedlichen Farben über den Button für DCV Gutschrift, DCV Lastschrift
und Überweisung können bei einer Listenanzeige wie z. B. bei Q Zahlungsverkehr, Zahlungsdatei
bearbeiten für Gut- und Lastschriften sowie für Überweisungen unterschiedliche Farbkennzeichnungen
vergeben werden.
Abb. 115: Einstellungen Zahlungsverkehr, Sonstiges
Aktive Zahlungsdatei (lokal)
Hier kann festgelegt werden, welche Zahlungsdatei als aktive Zahlungsdatei voreingestellt sein soll.
D Dienstprogramme

136
Dispodatei
Lfd. Diskettennr. (lokal)
Die hier angegebene Nummer wird als nächste laufende Diskettennummer vergeben.
Adressdaten in Zahlungsdatei-Listen anzeigen (zentral)
Bei Wahl dieser Einstellung werden in den Listen die vollständigen Adressen angezeigt.
Kanzleiadresse (zentral)
Die an dieser Stelle gewählte Adressnummer ist als Auftraggeberadresse für Überweisungen/DCV in
allen Modulen von ra-micro voreingestellt, wenn keine andere Adresse zugewiesen ist.
Abb. 116: Einstellungen Zahlungsverkehr, Dispodatei
Adressnummer automatisch aus Akte vorschlagen (lokal)
Ist diese Einstellung gesetzt, wird als Adresse Empfänger bei Dispodatei eingeben der Mandant vorgeschlagen.
Ist diese Einstellung nicht gesetzt, ist die Adresse des Empfängers aus den Aktenbeteiligten
zu wählen.
D Dienstprogramme

137
18. Zwangsvollstreckung
Allgemein
Abb. 117: Einstellungen Zwangsvollstreckung, Allgemein
Allgemein
Aktuelles Datenverzeichnis: Zeigt das Verzeichnis an, in dem die Daten für die Zwangsvollstreckung
gespeichert werden.
Erweiterte Datenstruktur: Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn das Datenverzeichnis für
die Forderungskonten über 1 MB groß geworden ist. Ist die Option gewählt, wird der Button
aktiv. Damit werden die Fokodaten in ein anderes Speicherformat konvertiert.
Die Konvertierung sollte vorgenommen werden, wenn der Aufruf des Forderungskontos zu viel
Zeit in Anspruch nimmt.
Mahnfrist: Sie können hier die gewünschte Mahnfrist festlegen. Diese Frist wirkt sich immer dann
aus, wenn eine Zwangsvollstreckungsmaßnahme auf der Grundlage eines Standardtextes erstellt
wird, der den Platzhalter ^Frist enthält (zentral).
Inkassobüro: Ist der Lizenznehmer ein Inkassobüro, trägt die Zwangsvollstreckung nach Wahl
dieser Einstellung den Besonderheiten der Forderungsbeitreibung durch ein Inkassobüro
Rechnung. Die für die Erstellung von Maßnahmen der Zwangsvollstreckung berechneten Gebühren
werden als Inkassokosten bezeichnet und mit entsprechendem Buchungstext gebucht (zentral).
Registriertes Inkassounternehmen: Seit Inkrafttreten des Gesetzes zur Neuregelung des Rechtsberatungsrechts
vom 12.12.07 ist es registrierten Inkassounternehmen möglich, Antragsteller im
zivilgerichtlichen Mahnverfahren als Prozessbevollmächtigte zu vertreten. Durch Aktivierung dieser
Einstellung wird der entsprechende Vergütungsanspruch gem. § 4 Abs. 4 S. 2 RDGEG im Mahnbescheidsantrag
vorgeschlagen und berücksichtigt. Eine gesetzliche Vergütungsregelung für
registrierte Inkassounternehmen wurde nicht erlassen. Die Anwendung des RVG ist nach Auskunft
der Registrierungsbehörden ebenfalls nicht zulässig. Die Bezugnahme auf das RVG samt Vergütungsverzeichnis
unterbleibt daher (zentral).
Rechtsabteilung: Handelt es sich bei dem Lizenznehmer um eine Rechtsabteilung, dann wählen
Sie diese Einstellung. In diesem Fall werden die berechneten Gebühren als Bearbeitungskosten
bezeichnet und mit entsprechendem Buchungstext gebucht (zentral).
Bevollmächtigter des Gläubigers (lokal)
Adresse: An dieser Stelle ist die eigene Kanzlei-Adressnummer, in der Regel die Nr. 1, einzutragen.
Die eingetragene Adressnummer wird vom Programm an allen Stellen vorgeschlagen,
an denen der Gläubigerbevollmächtigte anzugeben ist.
Bezeichnung: Wenn Sie wünschen, dass zusätzlich eine besondere Bezeichnung für den Gläubigerbevollmächtigten
angegeben wird, wie z. B. Rechtsanwälte und Notare, so geben Sie diese in das
vorliegende Eingabefeld ein. Die Bezeichnung findet beispielsweise bei der Erstellung des Mahnbescheidsantrags
im herkömmlichen Verfahren Verwendung.
D Dienstprogramme

138
Forderungskonto
Abb. 118: Einstellungen Zwangsvollstreckung, Forderungskonto
Zinsen
Zinsberechnung nach Bankenmethode: Mit dieser Einstellung können Sie für die Zwangsvollstreckung
und Verbraucherinsolvenz festlegen, dass Zinsen nach der Bankenmethode berechnet
werden. Hierbei werden Monate grundsätzlich mit dreißig Tagen berechnet, und zwar unabhängig
davon, ob es Monate mit dreißig oder mit einunddreißig Tagen sind. Einzige Ausnahme ist der
Februar, der standardmäßig mit achtundzwanzig, in Schaltjahren mit neunundzwanzig Tagen berechnet
wird. Wird die vorliegende Einstellung nicht gewählt, erfolgen die Zinsberechnungen nach
der Kalendermethode (zentral).
Ersten Zinstag mitberechnen (gem. § 187 (2) BGB): Wenn Sie diese Einstellung wählen, werden in
der Zwangsvollstreckung und Verbraucherinsolvenz für jede verzinsliche Forderung (Hauptforderung
und festgesetzte Kosten) die Zinsen gem. § 187 (2) BGB berechnet. Wird diese Option
nicht gewählt, erfolgt die Berechnung der Zinsen gem. § 187 (1) BGB. Diese Funktionalität ist unabhängig
von der gewählten Berechnungsmethode (Kalender- oder Bankenmethode) (zentral).
Februar immer mit 30 Tagen berechnen: Mit dieser Einstellung legen Sie fest, dass in der Zwangsvollstreckung
und Verbraucherinsolvenz zur Zinsberechnung der Monat Februar immer mit
30 Tagen berechnet wird. Dabei zählt der Zeitraum vom 28.02. bis zum 01.03. als einzelner
Zinstag. Die Einstellung steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie obige Einstellung Zinsberechnung
nach der Bankenmethode gewählt haben (zentral).
Bevorzugte Zinsart: Sind Forderungen in der Regel mit einer vom Jahreszins abweichenden
Zinsart, z. B. dem Basiszins, zu verbuchen, können Sie aus der Auswahlliste der möglichen Zinsarten
eine bevorzugte wählen, die bei der Buchung einer Hauptforderung standardmäßig vorgeschlagen
wird (zentral).
Bezeichnung der Korrenttabelle: In der Zwangsvollstreckung kann mit variablen Zinssätzen gearbeitet
werden. Programmseitig wird als Sonderzinstabelle die Korrenttabelle mit Zinssätzen bis
05.06.2003 angeboten. Diese Sonderzinstabelle kann hier umbenannt werden. Die Änderung der
Zinstabelle erfolgt über den Button oder über S5 Textbaustein-Editor, Programmtexte,
Z Zwangsvollstreckung, Forderungskonto, Zinssatztabellen, Sonderzinsart korrent (zentral).
Basiszinstabelle fortschreiben: Wenn Sie über Verwalterrechte verfügen, können Sie hier die Zinstabellen
für den Basiszins (diskont.txt) bearbeiten. Sie können hier aber nur neue Zinssätze hinzufügen.
Vergangene Zinssätze können Sie hier nicht bearbeiten. Nutzen Sie zu diesem Zweck bitte
den Textbaustein-Editor. Mit der ra-micro Programmpflege werden die Zinssätze automatisch
aktualisiert. Liegt der aktuelle Zinssatz bereits vor, sind Neueingaben nicht erforderlich und Ihnen
wird eine entsprechende Meldung angezeigt (zentral).
Zahlungen
Bevorzugte Zahlungsverrechnung: Sind eingehende Zahlungen in der Regel nicht gemäß §§ 366,
367 BGB zu verrechnen, können Sie aus der Auswahlliste eine von der gesetzlichen Zahlungsverrechnung
abweichende bevorzugte Zahlungsverrechnung festlegen, die bei der Buchung einer
D Dienstprogramme

139
Zahlung/Gutschrift standardmäßig vorgeschlagen wird. Auf diese Weise lassen sich Fehleingaben
vermeiden und der Buchungsvorgang erheblich rationalisieren (zentral).
Zinstilgung differenziert nach Hauptforderungen ab Aktennummer: Da nach der gesetzlichen Zahlungsverrechnung
gem. §§ 366, 367 BGB die Differenzierung der Zinstilgung nach Hauptforderungen
vorgeschrieben ist, können Sie diese Zeile nur in besonderen Ausnahmefällen ändern.
Wenden Sie sich in solchen Fällen an den ra-micro Programmsupport. Wenn Sie die Auswahlmöglichkeit
freigeschaltet haben, geben Sie hier die Aktennummer ein, ab der eine Verrechnung
von eingehenden Zahlungen und Gutschriften für den Schuldner differenziert nach den einzelnen
Hauptforderungen erfolgen soll. Das Programm führt dann erst ab dieser Akte die gesetzliche
Zahlungsverrechnung gemäß der §§ 366, 367 BGB wie folgt durch: Bestehen mehrere Hauptforderungen,
gilt zunächst § 366 Abs. 2 BGB, sodass eingehende Zahlungen für den Schuldner
zunächst auf die Schuld mit dem höchsten Zinssatz verrechnet werden, da dies die für den
Schuldner die lästigere Schuld ist. Sind alle (verbleibenden) Forderungen mit demselben Zinssatz
verzinslich, wird auf die ältere Forderung verrechnet. Sind alle Forderungen gleich alt, wird auf die
niedrigste zuerst verrechnet (zentral).
Optionen
Foko löschen / bearbeiten protokollieren: Haben Sie diese Einstellung gesetzt, wird beim Bearbeiten
und Löschen eines Forderungskontos ein Protokoll erstellt (zentral).
Spaltenbreite für Ausdruck automatisch berechnen: Wählen Sie diese Einstellung, wenn vor dem
Ausdruck die Spaltenbreite des Forderungskontos automatisch berechnet und angepasst werden
soll (zentral).
In Fettschrift formatieren: Nach Mausklick auf den Button wird eine Auswahlliste aufgerufen, in
der Sie die Formatierung in Z2 Anzeigen näher bestimmen können. Mehrfachnennungen sind hierbei
möglich (zentral).
Unterkonto nach Bestätigung der Aktennummer überspringen: Nach Bestätigung der Aktennummer
wird das Feld zur Eingabe des Unterkontos übersprungen. Deaktivieren Sie diese
Einstellung nur, wenn Sie mit Unterkonten arbeiten oder Probleme im Programmverhalten
auftreten (zentral).
ZV-Maßnahmenplaner in Foko anzeigen: Mit dieser Einstellung erreichen Sie die Anzeige des Maßnahmenplaners
im FoKo, die Ihnen die Vormerkung der Akte für Maßnahmen ermöglicht (lokal).
Ansicht (zentral)
Alternative Darstellung Foko: Wählen Sie diese Einstellung, um die Zahlungsverrechnung im
Forderungskonto untereinander stehend anzuzeigen. Im Forderungskonto werden dann in zwei
Spalten die Kosten und die Hauptforderung aufgeführt. Erfolgt eine Zahlungsverrechnung, wird
diese in einer nebenstehenden Spalte mit untereinander stehenden Beträgen dargestellt. Sie
können diese Einstellung für den Einzelfall direkt in Z2 Anzeigen ändern.
1. Adresszeile für Foko übernehmen: Bei Wahl dieser Einstellung wird statt der Anrede die
1. Adresszeile des Gläubigers oder Schuldners aus den in den Stammdaten erfassten Adressen im
Forderungskonto ausgewiesen, z. B. statt der Anrede Herr die Bezeichnung Geschäftsführer.
Im Rubrum ausweisen: Hier können Sie entscheiden, welche Angaben im Rubrum des Forderungskontos
zusätzlich ausgewiesen werden sollen.
Darstellung Hauptforderung im Rubrum nebeneinander/untereinander: Bei Wahl dieser Einstellung
werden Ihnen die Hauptforderungen aus dem Forderungskonto im Rubrum nebeneinander oder
untereinander angezeigt und gedruckt.
Darstellung Zahlung im Rubrum als Einzelbetrag/als kumulierter Betrag: Die Option kann nur gewählt
werden, wenn die Darstellung Hauptforderung im Rubrum nebeneinander/untereinander
gewählt ist.
Als Einzelbetrag: Alle im Foko gebuchten Zahlungen im Rubrum werden mit Datum und Betrag
angezeigt.
Als kumulierter Betrag: Alle Zahlungen werden addiert und im Rubrum als Gesamtbetrag angezeigt.
Kumulierte Beträge unter Foko nebeneinander/untereinander: Wenn Sie diese Einstellung wählen,
werden in Z2 Anzeigen zusätzlich zur Gesamtforderung auch kumulierte Beträge angezeigt, aufgegliedert
nach Gesamtkosten, unverzinslichen Kosten, verzinslichen Kosten, Kostenzinsen,
anfänglicher Hauptforderung, Hauptforderungszinsen und Zahlungen. Wenn Sie diese Einstellung
nicht wählen, unterbleibt die Anzeige kumulierter Beträge. Dann wird unter dem Forderungskonto
nur die Gesamtforderung ausgewiesen. Legen Sie hier fest, ob die kumulierten Beträge im unteren
Teil des Forderungskontos nebeneinander in zwei Spalten oder untereinander in einer Spalte
dargestellt werden sollen.
Monatliche Sollstellung laufender Forderung: Wenn Sie möchten, dass die Sollstellungen
bei monatlichen Hauptforderungen gesondert für jeden Monat im Forderungskonto ausgewiesen
D Dienstprogramme

140
werden, dann wählen Sie diese Einstellung.
DM-Beträge im Foko zusätzlich ausweisen: Mit Hilfe dieser Einstellung können Sie sich im Forderungskonto
in den einzelnen Zeilen des Buchungstextes zusätzlich DM-Beträge anzeigen lassen.
Unverzinsliche Kosten im Foko gesondert ausweisen: Bei Wahl dieser Einstellung werden Ihnen die
unverzinslichen Kosten in einer gesonderten Spalte im Forderungskonto angezeigt und gedruckt.
Abgerechnete Positionen markieren: Bei Wahl dieser Einstellung werden bereits abgerechnete
Positionen im Forderungskonto automatisch grün markiert.
Tageszinsen ausweisen: Bei Wahl dieser Einstellung werden die Tageszinsen im Forderungskonto
ausgewiesen. Diese Einstellung ist standardmäßig gewählt.
Zahlungsverrechnung zeilenweise ausweisen: Ist die Einstellung Zahlungsverrechnung zeilenweise
ausweisen gewählt, wird im Konto nach erfolgten Zahlungsbuchungen die Verrechnung der
Zahlung aufgeschlüsselt angezeigt, wodurch das Forderungskonto noch nachvollziehbarer wird.
Die Anzeige der Verrechnung kann ebendort in der Programmfunktion Z2 Anzeigen abgewählt
werden.
Zinsberechnung immer vor Gutschriften ausweisen: Wenn Sie diese Einstellung gewählt haben,
wird im Forderungskonto vor Gutschriften des Schuldners immer eine Zinsberechnungszeile
ausgewiesen.
Zinsberechnung zeilenweise ausweisen: Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie wünschen, dass
für jede Buchung eine Zinsberechnungszeile ausgegeben wird. In der Programmfunktion
Z2 Anzeigen können Sie zwischen den beiden Anzeigearten wählen.
Gesamtforderung in einer Zeile drucken: Hier können Sie wählen, ob die Gesamtforderungszeile
tabellarisch oder fortlaufend gedruckt werden soll.
Aktuelle Beträge unter Foko: Bei Wahl dieser Einstellung werden die aktuellen Beträge unter der
Gesamtforderung im Forderungskonto ausgewiesen.
Maßnahmen
Abb. 119: Einstellungen Zwangsvollstreckung, Maßnahmen
Alle Maßnahmen
Neue Seite bei Druck Forderungskonto in ZV-Maßnahmen: Wenn Sie diese Einstellung wählen,
wird das Forderungskonto stets auf einem gesonderten Blatt gedruckt (zentral).
Kostennote mit Zwischensumme der Gebührenpositionen: Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie
wünschen, dass Ihre bei der Erstellung von Maßnahmen automatisch miterstellten Vergütungsberechnungen
eine Zwischensumme aller Gebührenpositionen enthalten (zentral).
Überweisungsträger für Übersendungsanschr. mit Vergütungsberechnung: Bei gewählter Einstellung
kann im Anschluss an die Erstellung einer ZV-Maßnahme mit Übersendungsanschreiben
und Vergütungsberechnung ein Überweisungsträger erstellt werden (zentral).
Überweisungsträger für Gerichtskosten: Sofern Sie diese Einstellung gewählt haben, wird im
Anschluss an die Erstellung einer ZV-Maßnahme, für die Gerichtskosten berechnet werden, eine
Eingabemaske zur Erstellung eines Überweisungsträgers bzw. zur Übergabe an den Zahlungsverkehr
(DCV) aufgerufen (zentral).
D Dienstprogramme

141
Finanzkonto für Auslagen: Wählen Sie hier das Finanzkonto, das bei der Buchung von Auslagen in
das Journal vorgeschlagen werden soll. Soll nicht in das Journal gebucht werden, wählen Sie die
Zeile keine Journalbuchung (zentral).
Adresse GVZ für Zustellung: In dieses Eingabefeld können Sie die Adressnummer eines ständig
mit Zustellungen beauftragten Gerichtsvollziehers eingeben. Dieser Gerichtsvollzieher wird vom
Programm bei der Erstellung eines Zustellungsauftrags standardmäßig vorgeschlagen. Der
Programmvorschlag kann jedoch im jeweiligen Einzelfall auch durch Überschreiben geändert
werden.
Überschrift Kostenrechnung: Text und Format der Überschrift werden aus den Einstellungen
Gebühren/Kosten übernommen. Eine Änderung ist nur dort möglich (lokal).
PfÜB
Drittschuldner als weiteren Beteiligten speichern: Ist diese Einstellung gesetzt, wird der eingegebene
Drittschuldner bei Erstellung eines Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses automatisch
in der Akte als weiterer Beteiligter gespeichert (zentral).
Korrespondenzkürzel: Das hier gewählte Korrespondenzkürzel Z wird automatisch als Korrespondenzkürzel
zum Weiteren Beteiligten der Akte hinterlegt (zentral).
Mahnschreiben
Forderungsstand automatisch anfügen: Diese Einstellung ist standardmäßig gesetzt. Sie bewirkt,
dass am Ende des Mahnschreibens nach der Vergütungsberechnung der Forderungsstand und die
RA-Gebühren automatisch ausgewiesen werden. Sind die Zeilen Forderungsstand und
RA-Gebühren nicht gewünscht, darf diese Einstellung nicht gewählt sein (zentral).
Beachten Sie bitte, dass die Einstellung nur Auswirkungen hat, wenn in Z1 Mahnschreiben
der hinterlegte Standardtext geändert wird und der Platzhalter $Forderung nicht mehr gesetzt
ist.
Mit Forderungskonto: Bei Wahl dieser Einstellung wird in der Programmfunktion Z1 Mahnschreiben
automatisch jedem Schriftsatz das jeweilige Forderungskonto beigefügt. Das Forderungskonto
wird nach dem eigentlichen Text und nach der Vergütungsberechnung an letzter Stelle gedruckt
(zentral).
Mit Überweisungsträger: Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, im vorgerichtlichen
Mahnschreiben zugleich den Überweisungsträger mit der Kanzleianschrift bzw. mit dem Gläubiger
als Zahlungsempfänger zu drucken. Vordrucke für Überweisungsträger müssen vorhanden sein
(zentral).
Ohne Aktenbetreff: Soll im vorgerichtlichen Mahnschreiben bzw. bei Übersendung eines Forderungskontos
stets auf den Aktenbetreff verzichtet werden, so wählen Sie diese Option (zentral).
Zusatzbetreff unterdrücken: In der Programmfunktion Z1 Mahnschreiben wird vom Programm
automatisch der Zusatzbetreff Forderung von ... unter Zusatz des Gläubigernamens gedruckt.
Wählen Sie diese Einstellung, um die Ausgabe des Zusatzbetreffs zu verhindern. In diesem Fall
besteht der Betreff allein aus der in den Stammdaten zum Forderungskonto erfassten Forderungsbezeichnung
(zentral).
Sonstige Maßnahmen
Adressat EMA-Anfrage: Dient der Hinterlegung des Adressaten für EMA-Anfragen (zentral).
Bagatellgrenzen (lokal)
Kein Mahnschreiben bis (Bagatellgrenze): Ist diese Einstellung aktiv, wird bis zu einer bestimmten
vom Anwender festlegbaren Bagatellgrenze - voreingestellt sind 10,00 € - kein Mahnschreiben
erstellt.
Keinen ZV-Auftrag erstellen bis (Bagatellgrenze): Ist diese Einstellung aktiv, wird bis zu einer
bestimmten vom Anwender festlegbaren Bagatellgrenze - voreingestellt sind 10,00 € - kein
ZV-Auftrag erstellt.
Nicht im Mahnschreiben bzw. ZV-Auftrag berücksichtigte Bagatellforderungen werden im
Protokoll zur Stapelverarbeitung vermerkt.
Zahlungsverbot
In diesem Bereich können Sie Einstellungen bezüglich eventuell zu notierender Wiedervorlagen und
Fristen bei Erstellung eines Zahlungsverbotes treffen.
Wiedervorlage speichern: Ermöglicht die Notierung einer Wiedervorlage bei Erstellung eines
Zahlungsverbotes (lokal).
Wiedervorlagegrund: Dient der Wahl des Wiedervorlagegrundes (lokal).
D Dienstprogramme

142
Zeitraum: Wählen Sie den Turnus der Wiedervorlage (lokal).
WV-Sachbearbeiter: Ermöglicht die Wahl zwischen den WV-Sachbearbeitern, die in der Benutzerverwaltung
hinterlegt sind (lokal).
WV-Sachbearbeiter entsprechend Aktensachbearbeiter: Ist diese Einstellung gewählt, werden die
Wiedervorlagen für den jeweiligen Aktensachbearbeiter gespeichert, wenn dieser in der Benutzerverwaltung
als WV-Sachbearbeiter eingetragen ist. Wurde die Einstellung nicht gewählt, muss der
WV-Sachbearbeiter manuell ausgewählt werden.
Frist speichern: Ermöglicht die Notierung einer Frist bei Erstellung eines Zahlungsverbotes (lokal).
Fristgrund: Dient der Hinterlegung eines Fristgrundes (lokal).
Zeitraum: Legen Sie hier den Zeitraum für die Frist fest (lokal).
Vorfrist: Bestimmen Sie den Zeitrahmen der Vorfrist (lokal).
Kal.-Sachbearbeiter: Ermöglicht die Wahl zwischen Kalender-Sachbearbeitern, die in der Benutzerverwaltung
hinterlegt sind (lokal).
Bescheide
Bescheide - allgemein
Abb. 120: Einstellungen Zwangsvollstreckung, Bescheide - allgemein
Allgemein
Adresszusatz unterdrücken: Soll im Antragsformular ein Adresszusatz, der mit dem Adressfenster
erfasst worden ist, nicht angegeben werden, dann wählen Sie diese Einstellung
(zentral).
Übersendungsanschreiben an Mandanten drucken: Ist diese Einstellung gewählt, wird nach der
Erstellung eines Antrags auf Erlass eines Mahnbescheides oder Vollstreckungsbescheides die
Eingabemaske Übersendungsanschreiben aufgerufen. Sie können nun ein Übersendungsanschreiben
an den Mandanten oder einen Dritten mit oder ohne Vergütungsberechnung
drucken, durch das Sie den Empfänger über den Verfahrensstand in Kenntnis setzen (zentral).
Vorschlag Auslagen des Antragstellers: Hier kann ein Auslagenbetrag eingegeben werden, der
beim Erstellen eines Mahnbescheids immer vorgeschlagen werden soll. Der hier hinterlegte
Betrag wird bei der Erstellung des Mahnbescheidsantrags als vorgerichtliche Kosten in das
Forderungskonto gebucht. Der Buchungstext entspricht der Bezeichnung der Auslagen (zentral).
Bezeichnung Auslagen des Antragsstellers: Die Bezeichnung für die vorgenannten Auslagen des
Antragstellers, z. B. Formularkosten, kann hier eingetragen werden.
Anrechnung der Geschäftsgebühr für vorgerichtliche Tätigkeit
Alternative Anrechnungsmethode der Geschäftsgeb. gem. Nr. 2300 VV RVG: Hier wird zu Ihrer
Information angezeigt, ob die alternative Anrechnungsmethode der Geschäftsgeb. gem.
D Dienstprogramme

143
Nr. 2300 VV RVG Anwendung findet. Wollen Sie diese Einstellung an- oder abwählen, so rufen
Sie bitte in den Einstellungen Gebühren/Kosten die Karteikarte Allgemein auf (zentral).
Geschäftsgebühr kürzen: Bei Wahl dieser Einstellung kann eine Anrechnung der Geschäftsgebühr
nach Nr. 2400 VV RVG gemäß der Vorbemerkung 3 Abs. IV 1 VV RVG durchgeführt
werden (zentral).
Verfahrensgebühr kürzen: Wählen Sie diese Einstellung, um die Berechnung gemäß dem BGH
Urteil vom 07.03.2007, Aktenzeichen VIII ZR 86/06, durchzuführen. Bei gewählter Einstellung
Verfahrensgebühr kürzen können Sie bei der Erstellung eines Mahnbescheids entscheiden, ob
der Rechnungsbetrag des vorgerichtlichen Mahnschreibens als Nebenforderung, als weitere
Hauptforderung oder nicht berücksichtigt werden soll. Die Verfahrensgebühr für den Mahnbescheid
wird um den Anrechnungsbetrag gekürzt (zentral).
Gerichtskosten
Forderungskonto: Ist diese Einstellung gewählt, können die Gerichtskosten direkt in das Forderungskonto
gebucht werden. Anderenfalls werden die Gerichtskosten bei der Erstellung des
Mahnbescheidsantrags nicht gebucht (lokal).
Aktenkonto und Journal: Ist diese Einstellung gewählt, können die Gerichtskosten direkt in das
Aktenkonto und Journal gebucht werden. Anderenfalls werden die Gerichtskosten bei der
Erstellung des Mahnbescheidsantrags nicht gebucht (lokal).
Für Journalbuchung Belegnummer vergeben: Wenn Sie diese Einstellung wählen, wird automatisch
bei der Buchung der Gerichtskosten ins Journal eine Belegnummer vergeben. Die
Einstellung steht nur zur Verfügung, wenn Sie mit der Finanzbuchhaltung I arbeiten (zentral).
Antrag MB (lokal)
Keinen MB stellen bis (Bagatellgrenze): Ist diese Einstellung aktiv, wird bis zu einer bestimmten
vom Anwender festlegbaren Bagatellgrenze - voreingestellt sind 10,00 € - beim aut. MB kein
Mahnbescheid erstellt. Bei Stapelmahnbescheiden wird ebenfalls kein MB-Antrag erstellt, wenn die
Hauptforderung unter der Bagatellgrenze liegt. Nicht im MB berücksichtigte Bagatellforderungen
werden im Protokoll zur Stapelverarbeitung vermerkt.
Zinsen (zentral)
Zinsrückstand im Mahnbestand ausweisen: Wählen Sie diese Einstellung, wenn der Zinsrückstand
im Mahnbescheid ausgewiesen werden soll. Nur bei Wahl dieser Einstellung steht auch die
Einstellung Zinsberechnung bis zum Antragsdatum des Mahnbescheids zur Verfügung.
Sofern Zahlungen auf die Hauptforderung erfolgten und diese im Forderungskonto berücksichtigt
sind, werden auch bei nicht gewählter Einstellung Zinsrückstand im Mahnbescheid
ausweisen die bis zur Mahnantragstellung angefallenen Zinsen in Zeile 43 des Mahnbescheidsantrages
angegeben. Sofern diese Angaben nicht in den Mahnantrag übernommen
werden sollen, sind sie manuell zu löschen. Der Ausweis der Zinsen im Mahnbescheidsantrag
erfolgt auch bei nicht gewählter Einstellung, da anderenfalls die durch die
Zahlung bereits beglichenen Zinsen in Zeile 40 des Mahnantrages erneut geltend gemacht
würden. Das Programm weist daher in diesem Fall in Zeile 43 des Mahnantrages die für den
Zeitraum von der Zahlung auf die Hauptforderung bis zur Mahnantragstellung angefallenen
Zinsen aus. In Zeile 40 des Mahnantrages wird sodann der neuerliche Zinsbeginn mit dem
Tag der Mahnantragstellung angegeben. Weiterhin würden bei Zahlungen, die nur auf die
Hauptforderung und nicht zusätzlich auch auf die Zinsen verrechnet wurden, bei nicht
gewählter Einstellung Zinsrückstand im Mahnbescheid ausweisen die bis zur Zahlung angefallenen
Zinsen unberücksichtigt bleiben.
Beispiel: Hauptforderung beträgt € 1.000,00 zuzüglich Zinsen ab dem 01.01.2011. Eine
Zahlung am 01.02.2011 über € 900,00 wird mit der Hauptforderung verrechnet, so dass
ein Mahnantrag über € 100,00 gestellt wird. In diesem Fall würden bei nicht gewählter Einstellung
Zinsrückstand im Mahnbescheid ausweisen die für den Zeitraum 01.01. bis
01.02.2011 auf die Hauptforderung über € 1.000,00 angefallenen Zinsen unberücksichtigt
bleiben.
Zinsberechnung bis zum Antragsdatum des Mahnbescheids: Bei Wahl dieser Einstellung wird der
Zinsrückstand für die Zeit vom Datum der ersten Buchung im Forderungskonto bis zum Zeitpunkt
der Antragstellung des Mahnbescheidsantrags berechnet. Wenn Sie die Einstellung nicht
wählen, wird im Antrag auf Erlass des Mahnbescheides der Zinsrückstand nur für den Zeitraum
vom ersten Buchungsdatum bis zum Datum der letzten Buchung im Forderungskonto berechnet.
D Dienstprogramme

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Diese Einstellung ist nur anwählbar, wenn die darüberliegende Einstellung Zinsrückstand im
Mahnbescheid ausweisen gewählt wurde!
Mahnverfahren Arbeitsgericht
Abb. 121: Einstellungen Zwangsvollstreckung, Bescheide – Mahnverfahren ArbG
Allgemein
Formulartyp 1/2 (Anspruch 4-/5-zeilig): Die im Handel erhältlichen Formulare für das herkömmliche
Mahnverfahren weisen unterschiedliche Größen des Eingabefeldes für die Bezeichnung des
geltend gemachten Anspruchs ...folgenden Anspruch geltend auf. Zu welchem Formulartyp die
von Ihnen verwendeten Mahnvordrucke gehören, können Sie im Zweifel anhand eines Probeausdrucks
ermitteln. Je nach Druckergebnis ist hier eine andere Einstellung zu
wählen (zentral).
Anspruchsbezeichnung aus dem Forderungskonto übernehmen (zentral): Diese Einstellung wirkt
sich wie folgt aus:
1. Im herkömmlichen Mahnverfahren wird der Eintrag, der in den Stammdaten unter Forderung/Titel
eingetragen wurde, in das Feld ...folgenden Anspruch geltend im Mahnantrag übernommen.
2. Im automatisierten Mahnverfahren wird nach Wahl der Katalognummer 99 Sonstiger Anspruch
für eine Forderung der Eintrag, der in den Stammdaten unter Forderung/Titel eingetragen
wurde, im Mahnantrag in die Zeilen 36 und 37 als Bezeichnung für den sonstigen
Anspruch übernommen.
Ausdruck Bevollmächtigter: Wählen Sie diese Einstellung, wenn auf den Vordrucken in die Eingabefelder
Anschrift des Antragstellers/Vertreters/Prozessbevollmächtigten der Name und die
Anschrift des/der Bevollmächtigten gedruckt werden soll (lokal).
Ausdruck Antragsteller: Ist diese Einstellung gewählt, werden in die Eingabefelder Anschrift des
Antragstellers/Vertreters/Prozessbevollmächtigten der Name und die Anschrift des Antragstellers
gedruckt (lokal).
kein Ausdruck Bevollmächtigter/Antragsteller: Wählen Sie diese Einstellung, wenn das Eingabefeld
Anschrift des Antragstellers/Vertreters/Bevollmächtigten jeweils leer bleiben soll (lokal).
ArbG-Mahnverfahren
Nadeldrucker: Wenn Sie diese Einstellung wählen, wird der Mahnantrag einmal gedruckt. Bei
dem benötigten Formular für den Nadeldrucker handelt es sich um das Formular aus Durchschlagpapier,
das auch in eine Schreibmaschine eingespannt werden kann. Der Nadeldrucker
drückt die Angaben auf die Folgeseiten des Antragsformulars durch (lokal).
D Dienstprogramme

145
Halbiertes Formular (H. Soldan): Nach Wahl dieser Einstellung wird der eigentliche Mahnbescheid
zweimal gedruckt. Dies ist dann sinnvoll, wenn der Durchschlagformularsatz für den
Nadeldrucker in zwei Teilvordrucken von je drei Seiten beschriftet werden soll. Die beiden Teilvordrucke
werden nacheinander in den Drucker gelegt (zentral).
Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn Nadeldrucker gewählt ist.
Laserdrucker (neues Formular): Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie den aus sieben Einzelblättern
bestehenden Formularsatz für den Laserdrucker verwenden wollen. Aus der
Beschriftung der vorliegenden Einstellung können Sie die Bestellnummer der entsprechenden
Formulare entnehmen (lokal).
Druckumkehr (von Seite 4 abwärts): Je nach Papiereinzugsverfahren des Druckers kann der
erste Teilvordruck des 7-fach Laserdruckerformulars mit der ersten Seite oder mit der letzten
Seite zuerst bedruckt werden (zentral).
Diese Option steht nur in Verbindung mit Laserdrucker (neues Formular) zur Verfügung.
Mahnverfahren automatisiert
Abb. 122: Einstellungen Zwangsvollstreckung, Bescheide – Mahnverfahren aut.
Allgemein
Großkundenanschrift / Postfachadresse der Mahngerichte verwenden: Haben Sie diese Einstellung
gewählt, wird ein automatisierter Mahnbescheid nicht an die Hausanschrift, sondern an
eine zur Mahngerichtsadresse erfasste Postfach-Adresse oder Großkundenanschrift adressiert
(zentral).
Neues Mahnbescheidsformular ab 01.05.2007 verwenden: Standardmäßig ist hier das seit
01.05.2007 eingeführte Mahnbescheidsformular gewählt.
Forderungsbezeichnung aus Textzwischenzeile in MB übernehmen: Ist diese Einstellung gewählt,
wird die im Forderungskonto zu den Hauptforderungen angelegte Forderungsbezeichnung
nebst Kat.Nr. bei Erstellung des automatisierten Mahnbescheids direkt übernommen (lokal).
Im Falle eines Widerspruchs wird die Durchführung des streitigen Verfahrens beantragt: Ist die
Einstellung gewählt, wird automatisch im Mahnbescheid der Haken gesetzt. Die Wahl der Option
für die Beantragung der Durchführung des streitigen Verfahrens hat jedoch keine Auswirkungen
mehr (zentral).
Wenn der Antragsteller die Gerichtsgebühr zahlt, auch ohne ausdrücklichen Abgabeantrag,
werten die Mahngerichte die Zahlungshandlung als schlüssigen Abgabeantrag. Wenn hier das
Kreuz gesetzt ist, besteht das Risiko, dass das Verfahren unnötigerweise an das Prozessgericht
abgegeben wird (zentral).
D Dienstprogramme

146
Zuordnung Mahngericht / Kennziffer:
Mahngericht (Adresse): Reichen Sie Mahnbescheide regelmäßig bei bestimmten Mahngerichten
ein, wählen Sie dessen Adressnummer aus dieser Auswahlliste der Mahngerichte aus. Bestimmen
Sie dann eine dem Mahngericht zugehörige Kennziffer, falls vorhanden. Das zuletzt
gewählte Gericht wird vom Programm als Mahngericht vorgeschlagen (zentral).
Kennziffer: Wurde vom Mahngericht eine Kennziffer für den/die Bevollmächtigten vergeben, so
ist diese hier einzutragen. In diesem Fall wird statt Name, Adresse und Bankverbindung des
Prozessbevollmächtigten diese Kennziffer in das Formularfeld Vor- und Nachname im Bereich
Prozessbevollmächtigten des Antragstellers eingetragen. Hat der Antragsteller eine Kennziffer
vom Mahngericht erhalten, die im automatisierten Mahnbescheidsantrag in Spalte 3 eingelesen
wird, so ist diese in der Programmfunktion Adressen bearbeiten im Feld Bemerkung einzutragen.
Drucker
Foko / Maßnahmen
Abb. 123: Einstellungen Zwangsvollstreckung, Drucker - Foko / Maßnahmen
Optionen (lokal)
Textbearbeitung vor Ausdruck: Bei gewählter Einstellung wird beim Druck einer ZV-Maßnahme
jedes Dokument vor dem Druck in einem Textbearbeitungsfenster angezeigt und kann hier
bearbeitet werden.
Druckendialog vor Ausdruck anzeigen: Ist die Einstellung gewählt, wird vor dem Ausdruck von
Fokos und/oder ZV-Maßnahmen sowie Listen (Saldenliste) ein Druckendialog angezeigt. Hier
kann entschieden werden, ob direkt gedruckt oder in die Briefdatei übergeben werden soll. Es
können auch Angaben zur Archivierung in der E-Akte vorgenommen werden.
Standardeinstellungen: Übernimmt die Druckereinstellungen in den Drucken-Dialog von
Z2 Anzeigen.
Drucker (lokal)
An dieser Stelle können Sie aus der Liste der installierten Drucker denjenigen wählen, der für den
Druck von Forderungskonten und Maßnahmen verwendet werden soll. Der Standarddrucker ist
durch blaue Schrift kenntlich gemacht. Auch der Druck in den Programmfunktionen Z7 Saldenliste,
Z8 Tilgungsplan sowie Z5 Kostenaufstellung erfolgt mittels des hier festgelegten Druckers.
Die Option Beidseitiger Druck (Duplex) steht nur für Drucker zur Verfügung, die in der Lage sind,
doppelseitig zu drucken.
Schacht 1. Blatt (lokal)
D Dienstprogramme

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Hier können Sie den Druckerschacht wählen, aus dem das Papier gezogen werden soll, wenn
Forderungskonten und Zwangsvollstreckungsmaßnahmen gedruckt werden. Der Standardschacht
ist durch blaue Schrift kenntlich gemacht.
Schacht Folgeblätter (lokal)
Wählen Sie hier den Druckerschacht, aus dem das Papier für das zweite Blatt und die weiteren
Folgeseiten gezogen werden soll, wenn Forderungskonten und Zwangsvollstreckungsmaßnahmen
gedruckt werden. Der Standardschacht ist durch blaue Schrift kenntlich gemacht.
Briefkopf allgemein (lokal)
Der hier eingestellte Briefkopf wird für alle ZV-Maßnahmen beim Druck oder bei Übergabe in die
Briefdatei verwendet. Wählen Sie die Nummer des Briefkopfes aus, der für den Druck von
Zwangsvollstreckungsmaßnahmen verwendet werden soll.
Da die Betreffzeilen in Zwangsvollstreckungsmaßnahmen automatisch vom Programm erzeugt
und in den bestehenden Briefkopf eingefügt werden, wird empfohlen, für die Zwangsvollstreckung
einen separaten Briefkopf zu nutzen, der keine Platzhalter für Betreffzeilen enthält!
Auf den Druck von Forderungskonten wirkt sich der hier gewählte Briefkopf nicht aus, da diese
immer ohne Briefkopf erstellt werden.
Briefkopf Mahnschreiben (lokal)
Hier kann ein spezieller Briefkopf für das Mahnschreiben hinterlegt werden.
Briefkopf Teilzahlungsvereinbarung (lokal)
Hier kann ein spezieller Briefkopf für die Teilzahlungsvereinbarung hinterlegt werden.
ZV-Akten gesondert kennzeichnen (zentral)
Ist diese Einstellung gewählt, so wird bei Übergabe einer ZV-Maßnahme in die Briefdatei oder
Archivierung in der E-Akte das Aktenzeichen mit einem z gekennzeichnet. Z. B. 1/11z
Rand links (lokal)
Unter Rand links können Sie eintragen, in welchem Abstand - gemessen in Millimetern - der Text
vom linken Rand des Blattes beginnen soll.
Der von Ihnen eingegebene Wert wird zu dem Rand des Blattes hinzuaddiert, der sich aus dem
nichtbedruckbaren Bereich des Druckers ergibt.
Rand oben (lokal)
Durch Eingabe eines entsprechenden Betrages - gemessen in Millimetern - unter Rand oben und
Rand unten können Sie jeweils festlegen, in welcher Breite oben und unten auf dem Blatt ein freier
Rand verbleiben soll. Auch hier ist der nichtbedruckbare Randbereich zu beachten.
Rand rechts (Foko) (lokal)
Geben Sie hier ein, in welcher Breite - gemessen in Millimetern - ein unbedruckter Rand auf der
rechten Seite des Blattes belassen werden soll. Standardmäßig vorgeschlagen wird vom Programm
hier ein Wert von 3 mm für den rechten Blattrand.
Die Einstellung wirkt sich nur auf den Druck des Forderungskontos aus, wenn dieses - unabhängig
von einer Zwangsvollstreckungsmaßnahme - im Wege des Direktdrucks gedruckt wird.
Rand unten (lokal)
Durch Eingabe eines entsprechenden Betrages - gemessen in Millimetern - unter Rand oben und
Rand unten können Sie jeweils festlegen, in welcher Breite oben und unten auf dem Blatt ein freier
Rand verbleiben soll. Auch hier ist der nichtbedruckbare Randbereich zu beachten.
Anzahl Ausdrucke (lokal)
Hier können Sie eingeben, wie oft ein Dokument in der Zwangsvollstreckung jeweils gedruckt werden
soll. Dies hat Auswirkungen auf die Programmfunktionen unter Forderungskonto, Maßnahmen
und Extras.
Anzahl Übersendungsschreiben (lokal)
Geben Sie hier an, wie viele Exemplare des Übersendungsanschreibens jeweils gedruckt werden
sollen.
D Dienstprogramme

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Schriftart (lokal)
An dieser Stelle können Sie die Schriftart für den Ausdruck wählen.
Schriftgröße Foko (lokal)
Wählen Sie hier die gewünschte Schriftgröße für den Druck aus.
Schriftgröße Maßnahme (lokal)
Wählen Sie hier die gewünschte Schriftgröße für den Druck aus. Eine Schriftprobe mit der geänderten
Schriftgröße sehen Sie rechts.
Mahnverfahren Arbeitsgericht (lokal)
Abb. 124: Einstellungen Zwangsvollstreckung, Drucker – Mahnverfahren ArbG
Die folgenden Druckereinstellungen sind für den Antrag auf Arbeitsgerichts-Mahnbescheid und
Arbeitsgerichts-Vollstreckungsbescheid sowie damit verbundener Anlagen vorgesehen.
Drucker/Schacht
An dieser Stelle können Sie festlegen, welcher der installierten Drucker und zur Verfügung stehender
Druckerschacht für Antragsformulare auf Erlass eines herkömmlichen Bescheides, für Vollstreckungsanträge
und für Anlagen verwendet werden soll.
Standarddrucker und -Schacht sind durch blaue Schrift kenntlich gemacht.
Rand
ArbG MB /VB links: Unter Rand links können Sie eintragen, in welchem Abstand - gemessen in
Millimetern - der Text vom linken Rand des Blattes beginnen soll. Der von Ihnen eingegebene
Wert wird zu dem Rand des Blattes hinzuaddiert, der sich aus dem nichtbedruckbaren Bereich
des Druckers ergibt.
Oben: Durch Eingabe eines entsprechenden Betrages - gemessen in Millimetern - können Sie
hier festlegen, in welcher Breite oben auf dem Blatt ein freier Rand verbleiben soll. Auch hier ist
der nichtbedruckbare Randbereich zu beachten.
Schriftart/Schriftgröße
Legen Sie Schriftart und -größe für den Druck der Anträge und der Anlage fest.
D Dienstprogramme

149
Mahnverfahren automatisiert (lokal)
Abb. 125: Einstellungen Zwangsvollstreckung, Drucker – Mahnverfahren aut.
Optionen
Beidseitiger Druck (Duplex): Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie das Formular für das
automatisierte Mahnverfahren verwenden, das auf Vor- und Rückseite ausgefüllt werden kann,
und einen Drucker verwenden, der die technischen Voraussetzungen für den Duplexdruck
erfüllt. Diese Einstellung ermöglicht es, Vor- und Rückseite des Vordrucks zu bedrucken.
Aktenexemplar drucken und in E-Akte archivieren: Wenn Sie diese Einstellung wählen, wird zu
dem Antrag, ggf. nebst Anlagen, auf Blankopapier ein Exemplar in Formularform für die Akte
gedruckt. Sofern Mahnanträge im Wege des elektronischen Datenaustauschs (EDA) an das
Mahngericht übermittelt werden, archiviert das Programm automatisch ein Aktenexemplar beim
Druck in der E-Akte.
Drucker/Schacht
In diesem Bereich können Sie die zur Verfügung stehende Drucker-/Schachtkombination für den
Druck der einzelnen Anträge, Anlagen und Aktenexemplare wählen. Der Standarddrucker und
-schacht sind durch blaue Schrift kenntlich gemacht.
Rand
Durch Eingabe von Maßen (in Millimetern) können Sie unter links und oben festlegen, in welcher
Größe links und oben auf dem jeweiligen Blatt ein freier Rand verbleiben soll. Sie können hier unterschiedliche
Eingaben für Seite 1 des Mahnbescheidsantrages, für den Vollstreckungsbescheidsantrag
und den verkürzten Mahnbescheidsantrag vornehmen. Der von Ihnen jeweils eingegebene
Wert muss zu dem Rand des Blattes, der sich aus dem nichtbedruckbaren Bereich des Druckers
ergibt, hinzuaddiert werden.
Unter Rand 2 links und Seite 2 oben können Sie angeben, in welcher Größe - gemessen in Millimetern
- links und oben ein Rand auf der zweiten Seite des Mahnbescheidsantrags verbleiben soll. Der
von Ihnen jeweils eingegebene Wert muss zu dem Rand des Blattes, der sich aus dem nichtbedruckbaren
Bereich des Druckers ergibt, hinzuaddiert werden.
Schriftart/Schriftgröße
An dieser Stelle können Sie die Schriftart für den Druck festlegen. Wählen Sie hier die gewünschte
Schriftgröße für den Druck aus.
D Dienstprogramme

150
ZV-Maßnahmenplaner
Abb. 126: Einstellungen Zwangsvollstreckung, ZV-Maßnahmenplaner
Einstellungen ZV-Maßnahmenplaner (zentral)
Abb. 127: Einstellungen Zwangsvollstreckung, Einstellungen ZV-Maßnahmenplaner
Legen Sie mit den folgenden Einstellungen die Automatisierung der Folgetermine für den
ZV-Maßnahmenplaner fest.
Vorschlagswerte
Mahnschreiben: Hinterlegen Sie hier einen Vorschlagswert für die Erstellung eines Mahnschreibens.
Mahnbescheid: Wird diese Einstellung gewählt, kann eine Frist zur Fälligkeit von Mahnbescheiden
festgelegt werden.
ZV-Auftrag: Geben Sie hier an, ob der ZV-Auftrag nach einem festen Termin oder nach einer
selbst festzulegenden Anzahl von Tagen seit der VB-Buchung fällig sein soll.
D Dienstprogramme

151
D5 Lizenzierung
Abb. 128: D5 Lizenzierung
Mit D5 Lizenzierung können Sie sich anzeigen lassen, welche Module Sie lizenziert haben und diese Lizenz auch
ändern, sofern Sie im Besitz einer geänderten Lizenz und des entsprechenden Lizenzblattes sind.
1. Lizenzinformationen
Nach Aufruf der Programmfunktion D5 Lizenzierung werden Ihnen die wesentlichen Informationen zur Lizenz
angezeigt: Name des Lizenznehmers, lizenzierte Version, Lizenznummer, Anzahl der lizenzierten Arbeitsplätze
und die Programmmodule, die lizenziert wurden.
2. Lizenzchiffre ändern
Wenn Sie die Anzahl Ihrer Arbeitsplatzlizenzen ändern möchten oder bestimmte Programmmodule nicht mehr
bzw. andere Programmmodule erstmalig benötigen, können Sie mit
Ihre ra-micro Lizenz entsprechend
ändern. Die hierfür erforderliche Lizenz- und Modulchiffre entnehmen Sie bitte Ihrem ra-micro Lizenzblatt.
Geben Sie die jeweils erforderlichen Angaben ein (Lizenznummer, Benutzernummer, Lizenzchiffre oder
Modulchiffre etc.) und nehmen Sie dann dort die gewünschten Anpassungen vor.
Lizenzänderungen können nur im Hauptpool vorgenommen werden.
3. Arbeitsplatzanzahl ändern
Von der ra-micro Auftragsverwaltung erhalten Sie einen Freischaltcode, mit dem Sie nach dessen Eingabe die
Anzahl der lizenzierten Arbeitsplätze ändern können. Um die Zahl der lizenzierten Arbeitsplätze zu ändern, rufen
Sie
auf.
4. ra-micro Lizenzkonto
Über diesen Button haben Sie zukünftig die Möglichkeit, online Ihren Lizenzvertrag einzusehen oder zu ändern
(Stand 07.11.2011).
D Dienstprogramme

152
D6 Online-Update
Abb. 129: D6 Online-Update
Die Programmfunktion Online-Update ermöglicht den tagesaktuellen Download der neuen ra-micro Dateien an
einem Arbeitsplatz im Netzwerk, auf dem diese Einstellung gewählt wurde. Die mit dem Programm gelieferten
Datenbestände wie Gerichtsorteverzeichnis, Lebenshaltungskostenindex, Nutzungsausfalldaten nach
Sanden/Danner/Küppersbusch und Textbausteine werden laufend von uns gepflegt und gehören zum Umfang
des Online-Updates.
Nach vollständiger Übertragung einer Online-Aktualisierung erfolgt beim nächsten ra-micro Programmende
automatisch die Aktualisierung des Systems. Hierdurch wird das Programmende einmalig etwas verzögert. Im
Netzwerk werden die an einem Platz heruntergeladenen neuen ra-micro Dateien automatisch verteilt (die
lokalen winexe-Verzeichnisse der PCs synchronisiert) und beim nächsten Programmende vor dem Start des
ra-micro Hauptmenüs dann auch dort aktualisiert.
Einstellungen Online-Update
Auf der Karteikarte Einstellungen Online-Update können Sie Bei jedem Programmstart aktivieren, wenn Sie
möchten, dass automatisch überprüft wird, ob aktuelle Programm-Updates für den automatischen Download
zur Verfügung stehen. Sie haben jedoch die Möglichkeit, einen anderen Turnus zu wählen (Täglich, Wöchentlich,
Monatlich, Nie). Bei Auswahl von Wöchentlich oder Monatlich können Sie zusätzlich den Wochentag für die
Prüfung bzw. den Download festlegen.
Die Programmpflege wird im laufenden Betrieb standardmäßig aus dem Internet bezogen und beim nächsten
Start von ra-micro automatisch auf dem lokalen ra-micro Arbeitsplatz installiert. Wurde die Einstellung LAN
(Netzwerk-Server) gewählt, erfolgt die Aktualisierung auf allen Arbeitsplätzen.
lädt ein ggf. vorhandenes Update sofort aus dem Internet.
Mit
werden.
kann ein Update nach Aufforderung durch den ra-micro Support erneut heruntergeladen
Proxy
Einige Netzwerke nutzen einen zwischengeschalteten Proxyserver, um eine Internetverbindung aufzubauen. Für
den Internetzugang muss der Anwender sich mit den Anmeldedaten anmelden, die auf der Karteikarte
Proxy in D6 Online-Update hinterlegt sind.
Auf der Karteikarte Proxy sind außer der Adresse und dem Port des HTTP-Proxyservers der Benutzername und
das Passwort des Anwenders sowie die Domain, z. B. meinekanzlei.de, einzugeben, an der sich der Anwender
für die Internetverbindung mit seinen Daten anmeldet. Für die Eintragung der Daten wenden Sie sich bei Bedarf
an Ihren Systembetreuer.
D Dienstprogramme

153
D7 ra-micro Sync
Abb. 130: D7 ra-micro Sync
Die Datensicherung ist ein in den Kanzleien häufig vernachlässigtes Thema. Der hierfür notwendige Aufwand
erscheint zunächst unangemessen, solange „nichts passiert“. Erst im Ernstfall zeigt sich nachträglich der Sinn
der Investition. Häufig werden Datensicherungen nicht ausreichend geplant, was bedeutet, dass weder über
den regelmäßigen Zeitpunkt, die zu sichernden Datenmengen noch über den geeigneten Datenträger und
dessen Zustand regelmäßig nachgedacht wird.
Eine professionelle Datensicherung sollte redundant nach zwei verschiedenen Methoden auf unterschiedliche
externe Datenträger erfolgen. Die Programmfunktion D7 ra-micro Sync ersetzt die professionelle Datensicherung
nicht, sondern kann nur als zusätzliche Datensicherung verstanden und genutzt werden. Eine
Slidermeldung beim Start von ra-micro Sync enthält zusammenfassende Informationen.
Achtung: Nicht alle ra-micro Daten werden mit ra-micro Sync gesichert. Ausgeschlossen sind z. B.
ra-micro Programm- und Systemdateien sowie diverse Datenbanken, welche zusätzlich zu sichern sind.
Seit der ra-micro Sync Version V1.5.0.37 werden die DeskCase- und Tresor-Dateien mitgesichert.
Die Sicherung umfasst das Datenlaufwerk, Ordner RA.
Nicht gesichert werden folgende Ordner, Datei-Typen und Dateien:
Ordner
Datei-Typen
winexe
wwstart
backup32
graf
zuinst
*.cab
*.dll
*.exe
*.msi
*.chm
*.lck
Dateien
extern00.bat
uva.doc
zvtexte.ins
*.oca
*.ocx
raw*.100
sangrp*
Achtung: Mit ra-micro Sync soll durch den Anwender keine Daten-Rücksicherung erfolgen! Für hierbei auftretende
Probleme kann nicht gehaftet werden. Sollte bei Ihnen eine Daten-Rücksicherung erforderlich
werden, wenden Sie sich bitte an den ra-micro Support.
D Dienstprogramme

154
1. Voraussetzungen
Vor dem Start von ra-micro Sync muss ein externes Laufwerk an den ra-micro Rechner angeschlossen
werden. Hierbei kann es sich z. B. um eine externe Festplatte, einen USB-Stick oder um ein DVD-RW Laufwerk
handeln. Alternativ enthält ra-micro Sync eine Schnittstelle zu Dropbox. Nach Installation von
Dropbox behandelt ra-micro Sync diese wie ein zusätzliches externes Laufwerk (nähere Informationen hierzu
auf S. 154). Vorhandene externe Laufwerke stehen beim manuellen Start von ra-micro Sync
alphabetisch sortiert im Startfenster (Abb. 130) zur Auswahl. ra-micro Sync merkt sich das hier gewählte
Ziellaufwerk für nachfolgende Synchronisationen, sofern dieses beim nächsten Start von ra-micro Sync
wieder verfügbar ist.
Externes Laufwerk als Ziellaufwerk
Das Programm lässt eine Sicherung auf ein Netzwerk-Laufwerk oder auf eine weitere Festplatten-Partition am
gleichen Gerät nicht zu. Ist ein solches externes Laufwerk nicht verfügbar, wird beim Start der Programmfunktion
ein Hinweis eingeblendet (Abb. 131):
Abb. 131: Ein externes Laufwerk wird vorausgesetzt
Eine Sicherung auf eine weitere Partition am gleichen Gerät wäre nicht sinnvoll, da die meisten Datenverluste
durch Gerätefehler entstehen; dann wäre auch die Datensicherung betroffen. Die Datensicherung über das
Netzwerk wird ausgeschlossen, um ein versehentliches Überschreiben zentraler ra-micro Daten grundsätzlich
zu verhindern.
Dropbox als Ziellaufwerk
Als Alternative zur Synchronisation auf einem externen Speicherlaufwerk enthält ra-micro Sync zusätzlich eine
Schnittstelle zu Dropbox. Mit der Hilfe dieses Tools, das von www.dropbox.com heruntergeladen werden kann,
können Sie Ihre Daten so sichern, dass sie gleichzeitig - ohne weiteres Zutun - auf anderen PCs oder auch auf
Ihrem Mobilgerät zur Verfügung stehen, wenn dort ebenfalls Dropbox installiert ist. Auch über die Dropbox-
Homepage ist ein Kennwort-geschützter Zugriff auf Ihre Datensicherung möglich. Nach Download und
Installation steht Dropbox als neues Ziellaufwerk in ra-micro Sync zur Verfügung.
Voraussetzung für den Zugriff auf Ihre gesicherten Daten auf unterschiedlichen Geräten und Orten ist, dass
Sie sich dort mit der gleichen Kennung anmelden.
Ihre Daten sind nach SSL/AES-256 Bit sicher verschlüsselt. Bei Datenverlust infolge Gerätefehler steht an
Ihrem ra-micro Arbeitsplatz eine Datensicherung auf der Dropbox-Homepage zur Verfügung:
D Dienstprogramme

155
Abb. 132: Dropbox, hervorgehoben: Wiederherstellung gelöschter Dateien
Weitere Informationen zu Dropbox erhalten Sie auf https://www.dropbox.com/features.
2. Funktionsweise und Einstellungen
Die Datensicherung mit ra-micro Sync beruht auf den Technologien des Microsoft Frameworks in aktueller
Version. Sie ist kein einfacher Kopiervorgang. Wie die Programmbezeichnung nahelegt, handelt es sich um eine
Synchronisation des Datenlaufwerks mit dem Datensicherungsträger. Die Daten des ra-micro Datenlaufwerks
werden einmalig unkomprimiert auf den externen Datenträger kopiert, bei folgenden Datensicherungen werden
lediglich ältere Daten auf dem externen Datenträger durch neuere überschrieben, fehlende werden ergänzt und
die auf dem Quellverzeichnis mittlerweile gelöschten Dateien auch auf dem Zielverzeichnis gelöscht.
In den
von ra-micro Sync kann festgelegt werden, in welchem Turnus und auf welches externe
Laufwerk automatische Datensicherungen erfolgen sollen. Für die automatische Synchronisation unterschiedlicher
Datenbestände kann in den Einstellungen optional ein anderes Zielverzeichnis voreingestellt werden als
beim Programmstart.
Ergänzend stehen für die automatische Synchronisation zur Auswahl:
Kein Autostart, ra-micro Sync kann nach Bedarf manuell gestartet werden;
täglich zu einer bestimmten Uhrzeit,
wöchentlich an bestimmten Wochentagen zu einer bestimmten Uhrzeit,
an bestimmten Monatstagen zu einer bestimmten Uhrzeit.
Im Bereich Allgemein der Einstellungen können Sie festlegen, ob der Rechner nach der automatischen
Synchronisation herunterfahren soll, so dass z. B. nach Büroschluss nicht gewartet werden muss, bis der PC
ausgeschaltet ist.
D Dienstprogramme

156
Abb. 133: Einstellungen für die automatische Synchronisation
Eine Protokollierung der Datensicherung für eventuell erforderliche Nachsicherungen ist voreingestellt und gilt
für manuell oder automatisch gestartete Synchronisationen. Das Protokoll wird im Ziellaufwerk im Unterverzeichnis
[Laufwerk]\[RA]\[Computername]\[Benutzername], z. B. F:\RA\001-LRecht-1\LRecht gespeichert.
Wurde die Einstellung Protokoll schreiben abgewählt, macht ra-micro Sync beim nächsten Start in einer
Hinweismeldung darauf aufmerksam:
Abb. 134: Programmhinweis auf fehlende Protokollierung
Die Synchronisation kann anschließend abgebrochen oder ohne Protokollierung fortgeführt werden.
Wählen Sie für die automatische Synchronisation eine Zeit, in der an dem Arbeitsplatz bzw. im Netzwerk
wenige Zugriffe erfolgen, damit die normale Arbeit am PC und im Netz nicht beeinträchtigt wird (Mittagszeit,
am Abend).
Die Synchronisation läuft unauffällig im Hintergrund. Ein Hinweisfenster informiert über das Ende des
Sicherungsvorgangs:
Abb. 135: Die Synchronisation wurde abgeschlossen
D Dienstprogramme

157
D8 Technisches Supportmodul
Abb. 136: Hinweis zur Nutzung des Technischen Supportmoduls
Das Technische Supportmodul bietet viele technische Informationen zu Ihrem PC und Ihrer Computeranlage
und dient als Hilfsmittel für den Technischen Support. Ferner enthält das Technische Supportmodul Test- und
Analyse-Funktionen, die Hinweise auf mögliche Ursachen für die Störung des Programmablaufs von ra-micro
aufzeigen können.
Bitte nutzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten des Technischen Supportmoduls nur in Zusammenarbeit mit
dem Technischen Support von ra-micro.
Das Supportmodul ist so konzipiert, dass der Anwender unter Fernanleitung durch den Supportservice diese
Informationen ohne größeren Aufwand an den Supportservice weitergeben kann. Supportfunktionen, die auf die
jeweilige Systemkonfiguration nicht passen oder dort nicht unterstützt werden, sind ausgegraut.
Das modernisierte Design des Technischen Supportmoduls gliedert sich in verschiedene Registerkarten und
dazu passende Icon-Auswahlmenüs und Übersichten. Die Icon-Auswahlmenüs können zugunsten einer
größeren Übersicht über den Button ausgeblendet und bei Bedarf über wieder eingeblendet werden.
D Dienstprogramme

158
1. ra-micro
ra-micro
Abb. 137: Technisches Supportmodul: Registerkarte ra-micro
Auf dieser Registerkarte stehen im Icon-Auswahlmenü Programmfunktionen für Wartung und Analyse von
ra-micro zur Verfügung. Darunter wird in einer Übersicht der aktuelle Status der installierten ra-micro Version
mit direkten Links auf ra-micro Ordner, das Online Update - in der o. a. Abbildung unter Einstellungen ändern
- oder auf Logdateien angezeigt.
DB-Wartung
Ruft verschiedene SQL-Datenbank-Tools auf.
Die Installation und Einrichtung von SQL-Server und –Schnittstelle muss durch den Vor-Ort-
Partner erfolgen. Dies gilt auch für die Bedienung dieser Supportfunktion.
Debug-Modus
Beim Start von ra-micro wird Schritt für Schritt angezeigt, welche Aktion gerade ausgeführt wird. Der
DEBUG-MODUS muss anschließend durch erneuten Klick auf DEBUG-Modus wieder ausgeschaltet
werden.
EBV
Macht die Konvertierung in die erweiterte Beteiligtenverwaltung in Zusammenarbeit und nach Aufforderung
mit dem ra-micro Support rückgängig. Das dafür erforderliche Passwort erhalten Sie von
Ihrem ra-micro Supportmitarbeiter.
XPTrace/XPTraceNet
Analysieren die ra-micro Programmfunktionen.
Mapi/Tapi
Testprogramme für den Versand von E-Mails über die MAPI-Schnittstelle bzw. für die Telefonie über
die TAPI-Schnittstelle.
D Dienstprogramme

159
Dienstprogramme
Ermöglicht den Aufruf verschiedener Dienstprogramme zu ra-micro.
Parameter
Ruft das Parameter-Fenster zum Ändern von Programmparametern auf.
Schreibschutz
Hebt den Schreibschutz von schreibgeschützten Dateien im Datenpfad auf. Hierbei kann es sich bspw.
um Dateien handeln, die der Systemadministrator vor unbeabsichtigtem Löschen schreibgeschützt
hat.
Freischalten
Programm zum Freischalten einer gesperrten ra-micro Version in Zusammenarbeit mit der ra-micro
Taskforce.
E-Mail Log
Anzeigen von Logdateien der E-Nachrichten.
W2K lokal
Umschaltung der Updatelogik für Windows 2000 Server - sollte nur nach Rücksprache mit dem
ra-micro Support erfolgen.
Sachbearbeiter
Diese Supportfunktion ist für den Wechsel der Zuständigkeit eines Anwaltes A auf die zukünftige
Zuständigkeit eines Anwaltes B ausgelegt. Die Verwendung dieser Konvertierung ist nicht folgenlos
und hat insbesondere Auswirkungen in der Finanzbuchhaltung sowie im Sozienanteilsbereich.
Referate
Diese Supportfunktion ist für den Tausch von Referaten ausgelegt. Wegen der tiefgreifenden Auswirkungen
auf Daten der Finanzbuchhaltung sollte der Referatetausch möglichst nicht durchgeführt
werden, wenn mit der Finanzbuchhaltung gearbeitet wird.
Register
Mit Aktenregister kürzen werden alle Akten des Jahrgangs gelöscht, deren Aktennummer größer ist
als die im Dialog zum Kürzen des Aktenregisters eingegebene. Die Kürzung des Aktenregisters kann
z. B. dann sinnvoll sein, wenn bei der Aktenanlage von automatischer auf manuelle Aktennummernvergabe
gewechselt wurde. Wurde bspw. statt der Aktennummer 320/11 die Aktennummer 3200/11
eingegeben und dann wieder auf die automatische Aktennummernvergabe zurückgewechselt, wäre die
nächste automatisch vergebene Aktennummer die 3201/11.
Um diese Lücke im Aktenregister zu schließen, besteht die Möglichkeit, alle nach der Aktennummer
320/11 angelegten Akten zu löschen. Akten, die sich in dem zu kürzenden Bereich finden, können bei
Bedarf vor dem Kürzen kopiert und manuell unter einer fortlaufenden Aktennummer, z. B. 321/11 gespeichert
werden.
Da es bei Fehlbedienung zu Datenverlust kommen kann, sollte die Kürzung des Aktenregisters
nur zusammen mit dem Technischen Support erfolgen.
Fibu
Mit dieser Programmfunktion können Buchhaltungsdaten gelöscht werden, die zu Testzwecken eingegeben
wurden. Die zu löschenden Daten können in einer Folgemaske gewählt werden.
Löschen Sie Daten nur in Zusammenarbeit mit dem ra-micro Support. Dieser teilt Ihnen auch
das für diesen Zweck erforderliche Passwort mit.
D Dienstprogramme

160
Packen
Abb. 138: Daten komprimieren, hier: Auflistung der im angezeigten Archiv gepackten Dateien
Mit der Programmfunktion Packen können Sie größere Dateien oder Verzeichnisse komprimieren
("packen") und dekomprimieren ("entpacken"). Ist die Datei bzw. das Verzeichnis etwa zu groß für
eine Versendung per E-Mail oder Speicherstick, ist eine Komprimierung auf eine geringere Größe
möglich.
Ein weiterer Anwendungsfall ist die Archivierung größerer Dateien oder Verzeichnisse in wenig
speicherintensiver Form auf der Festplatte oder einem sonstigen Datenträger.
Daten komprimieren
Um eine Datei oder ein Verzeichnis zu komprimieren, wählen Sie zunächst den Button Neu. Sie
legen dann ein neues Archiv an, indem Sie den Pfad und den Dateinamen wählen, unter dem das
neue Archiv gespeichert werden soll. In das so erstellte neue Verzeichnis kopieren Sie anschließend
mit dem Button Hinzufügen den Ordner oder die betreffenden Dateien, die Sie komprimieren
möchten.
Daten dekomprimieren
Die mit Hilfe von ra-micro Zip oder einem beliebigen anderen Zip-Programm komprimierten Daten
können wie folgt dekomprimiert werden: Öffnen Sie zunächst das Archiv über den Button Öffnen.
Geben Sie dann den Datenpfad an, unter dem das Archiv gespeichert ist. Klicken Sie anschließend
auf Extrahieren, um die Daten zu dekomprimieren und aus dem Archiv "herauszulösen". Sie
werden unter dem von Ihnen angegebenen Zielpfad gespeichert und können wie gewohnt geöffnet
und bearbeitet werden.
D Dienstprogramme

161
Rücksicherung
Abb. 139: Rücksicherung der zentralen Parameterdatei
Dient der Rücksicherung der im Datenlaufwerk, z. B. j:\ra, im Verzeichnis rasich gespeicherten Datei DATUM.
Vor der Rücksicherung können die in dieser Datei gespeicherten Einträge anhand der Auflistung in der Maske
Rücksicherung zentrale Parameterdatei geprüft und bei Bedarf auf den geprüften Stand zurückgesichert
werden.
Rechte
Das ra-micro Hauptmenü muss zur erfolgreichen Durchführung der Rechteentschlüsselung beendet
werden. Das Technische Supportmodul bleibt dabei gestartet und die Entschlüsselung kann auf allen
Arbeitsplätzen einschließlich des Arbeitsplatzes, an dem die Entschlüsselung ausgelöst wird, aufgehoben
werden. Abgeschaltet wird dabei die standardmäßige Verschlüsselung der Benutzerrechte,
die bei Verwendung eines Passwort erfolgt.
Der Vorgang wird abgebrochen, wenn nicht alle Anwender im Kanzleinetz ra-micro beendet haben.
Druckdateien
Hierüber können die Druckdateien bereits abgelegter Akten aus den jeweiligen Verzeichnissen ausgelagert
werden. Die Prüfung kann für alle oder einzelne Benutzer durchgeführt werden. Die Auslagerung
erfolgt in das Verzeichnis [Datenlaufwerk]:\ra\DDSicherung, z. B. j:\ra\DDSicherung.
Dabei werden Druckdateien einzelner Benutzer in o. g. Verzeichnis unter der jeweiligen Benutzernummer
gespeichert, z. B. die Druckdateien des Benutzers mit der Benutzernummer 95 im Verzeichnis
D95.
Die Auslagerung kann je Pool vorgenommen werden. Nicht vorhandene Unterverzeichnisse, z. B. D95,
werden dabei automatisch angelegt.
Neben dem RTF-Format können optional auch Druckdateien in den Formaten DOCX und DOC berücksichtigt
werden. Hierbei wird allerdings je Datei versucht, Word im Hintergrund zu starten. Daher kann
die Auslagerung von Dateien im Format DOCX und DOC mehr Zeit in Anspruch nehmen.
Eine Hinweismeldung zeigt den Abschluss der Auslagerung an. Dort sehen Sie auch, wie viele Dateien
in welches Verzeichnis ausgelagert wurden.
Eine Auslagerung ist nicht möglich, wenn die Druckdatei noch zu einer Bestands-Akte gespeichert
ist. Konnten Dateien nicht ausgelagert werden, wird dies in der Protokolldatei FilesCheckInfo.txt
vermerkt.
D Dienstprogramme

162
Schnittstellen
Check
Updateprüfungsprogramm für den technischen Support. Das heruntergeladene Update wird mit dem
Update auf dem Downloadserver verglichen.
Sysinfo
Texteditor für die Kommunikation von Systemadministratoren und technischem Support über technische
Besonderheiten in der Kanzlei.
32RA
Beendet ra-micro nach Bestätigung, dass alle RA-MICRO Prozesse automatisch beendet werden, und
startet das Hauptmenü mit der Anzeige von Debuginformationen neu.
Versand
Programmstart des ra-micro Datenversands.
ra-micro Prozesse
Zeigt die gestarteten ra-micro Prozesse an. Prozesse können hier auch beendet werden.
Abb. 140: Technisches Supportmodul: Registerkarte Schnittstellen
Auf dieser Registerkarte stehen im Icon-Auswahlmenü Tools und Supportfunktionen für Office Schnittstellen
sowie Anpassung und Wartung des SQL-Servers zur Verfügung. Zusätzlich kann Einsicht in die SQL.ini genommen
und Desktopicons verschiedener ra-micro Tools erstellt werden. Darunter wird in einer Übersicht der
aktuelle Status der installierten Schnittstellen und die vorhandenen Desktopicons angezeigt.
In welchem Zustand sich verschiedene Installationen befinden, wird durch Symbole verdeutlicht. Das Symbol
markiert den Zustand mit OK. Ein gelbes Dreieck bedeutet: Achtung, die Installation weicht vom Standard
ab (Besonderheit). Das rote Dreieck soll auf besondere Einstellungen oder fehlende Komponenten hinweisen.
Office Schnittstelle
Hierzu verweisen wir auf den Abschnitt D4 Einstellungen in diesem Handbuch.
D Dienstprogramme

163
Office Tools
Startet Tools und Einstellungen, die Microsoft Office betreffen.
Abb. 141: Office Tools zur Pflege der Office-Schnittstellen
Office
Einstellungen für den ra-micro Support der Officeschnittstellen.
SQL-Schnittstelle
Abb. 142: SQL Installationsvoraussetzungen
In diesem Hinweisfenster sehen Sie SQL Installationsvoraussetzungen für ra-micro. Über den Button
wird die RA-MICRO SQL Server Anpassung aufgerufen.
D Dienstprogramme

164
Abb. 143: RA-MICRO SQL Server Anpassung
Voraussetzung: Der Microsoft SQL Server muss bereits installiert sein. Achtung: Die Installation und
Einrichtung von SQL-Server und –Schnittstelle muss durch den Vor-Ort-Partner erfolgen.
Hierzu können Sie folgende Einstellungen treffen:
SQL-Server: Auswahl des SQL-Servers
SQL Server Port: Auswahl des SQL-Server Ports
Anmelden: Windows-Authentifizierung/SQL-Server-Authentifizierung: ra-micro unterstützt nur die
SQL-Server-Authentifizierung
SQL Mode gemischter Modus aktiviert: Prüfung, ob SQL-Server-Authentifizierung am gewählten
SQL-Server aktiv ist.
Benutzername/Passwort des Systemadministrators: Eingabe des bei der SQL-Serverinstallation
verwendeten Benutzernamens und Passwortes.
Gemeinsames Laufwerk: Auswahl des gemeinsam in der Kanzlei genutzten ra-micro Datenlaufwerks.
Benutze starkes Passwort für die RA-MICRO SQL Benutzer: Auswahl, ob das Standardpasswort
oder das nach höheren Sicherheitsrichtlinien erzeugte RAAdmin Passwort verwendet werden soll.
Debugmeldungen anzeigen: Analysemodus einschalten/ausschalten
RA-MICRO Benutzer mit RA Datenbanken synchronisieren: Wenn bereits ra-micro SQL-
Datenbanken vorhanden sind und die ra-micro SQL-Benutzer neu angelegt werden, erfolgt eine
Synchronisierung der neuen Benutzer mit den vorhandenen ra-micro Datenbanken.
ODBC Verbindungstest: ODBC Verbindungstest mit den gewählten Benutzernamen und Passwort-
Prüfung, ob eine entsprechende Verbindung aufgebaut werden kann.
SQL Anpassung starten: Erzeugt die sql.ini und führt die gewählten Aktionen aus.
D Dienstprogramme

165
SQL-Modulverwaltung
Abb. 144: SQL Modulverwaltung
Die SQL-Modulverwaltung bietet Unterstützung bei der Einrichtung der einzelnen ra-micro
SQL-Modulen. Sie stellt je Modul Informationen für eine Umstellung zur Verfügung. Bereits lizenzierte
Module können über die SQL-Modulverwaltung aktiviert werden.
Die SQL-Modulverwaltung sollte nur in Absprache mit Ihrem Vor-Ort-Partner oder dem
ra-micro Support genutzt werden.
SQL-Adresskonvertierung
Startet die ra-micro Adressdatenkonvertierung in eine SQL-Datenbank.
SQL.ini
Zeigt die sql.ini mit einem Editor an.
Deskcase/DictaNet/Tresor/Zeithonorar I/Zeithonorar II/Fotokopiekosten/Telefonkosten
Erstellt Desktopicons für die aufgeführten Programmfunktionen.
D Dienstprogramme

166
2. System
System
Abb. 145: Technisches Supportmodul: Registerkarte System
Auf dieser Registerkarte stehen im Icon-Auswahlmenü Betriebssystemfunktionen für den direkten Aufruf aus
dem Technischen Supportmodul zur Verfügung. Darunter werden in einer Übersicht der aktuelle Status an
Hard– und Software sowie in einer weiteren Übersicht, die Sie über erreichen, der Status der für den
Betrieb von ra-micro notwendigen Fremdkomponenten auf Ihrem System angezeigt.
Eingabeaufforderung
Abb. 146: Start des Spoon-CMD
Mit dieser Programmfunktion wird das Systemfenster des virtuellen PCs gestartet, auf dem ra-micro
läuft. Mit Hilfe von DOS-Befehlen wie cd oder dir kann z. B. in das winexe-Verzeichnis gewechselt und
das Vorhandensein und die Größe bestimmter Dateien dieser ra-micro Installation geprüft werden,
die ansonsten „unsichtbar“ sind.
Temp leeren
Bietet die Möglichkeit, das lokale TEMP-Verzeichnis zu leeren. Dadurch wird auf dem PC Speicherplatz
freigegeben, wodurch evtl. Fehler und Geschwindigkeitsprobleme beim Ablauf von Programmen behoben
werden können.
D Dienstprogramme

167
Ereignisprotokoll
Angezeigt werden alle Systemereignisse, die in den verschiedenen Protokolldateien vom System
laufend automatisch erstellt werden.
Windows Explorer
Ruft das ra-micro Datenlaufwerk mit dem Windows-Explorer auf.
Windows Firewall
Ruft die Windows Firewall auf.
Software
Ruft die Windows-Systemsteuerung zur Deinstallation und Änderungen von Programmen auf.
Netzwerkumgebung/Netzwerkverbindungen/Arbeitsplatz
Hier können z. B. die Netzwerkumgebung, die Netzwerkeinstellungen sowie der Arbeitsplatz usw. bequem
und schnell gestartet werden.
Systemeigenschaften
Ruft die Windows-Systemeigenschaften auf.
Ländereinstellungen
Ruft die Windows-Einstellungen Region und Sprache auf.
Bildschirmeinstellungen
Ruft die Windows-Bildschirmeinstellungen auf.
Dienste starten
Ruft die Windows-Dienste auf, die u. a. der Festlegung von Wiederherstellungsaktionen, z. B. dem
automatischen Neustart fehlerhafter Dienste oder dem Neustart des Rechners dienen.
Regedit
Ruft den Windows-Registrierungs-Editor auf.
Powershell
Die Windows-Powershell ist eine Weiterentwicklung der Eingabeaufforderung (s. S. 166) und erlaubt
über eine spezielle Skriptsprache die Verwendung auch komplexer Skript-Programme.
Dateiversion
Ermöglicht die Anzeige der Dateiversion. Standardmäßig werden die Dateien im lokalen winexe-
Verzeichnis zur Anzeige vorgeschlagen.
Scrrun.dll
Die Datei scrrun.dll enthält programminterne Bibliotheken für Lese- und Schreibindexe. Falls diese
Datei im System fehlerhafterweise nicht registriert worden sein sollte, sind bestimmte Funktionen
nicht nutzbar und es kann zu einer Fehlermeldung kommen. Dieser Fehler kann hiermit behoben
werden.
Installer
Ist es bei der Installation von MSI (Microsoft Installer) Paketen nicht möglich, auf den Windows Installer
zuzugreifen, kann mit dieser Programmfunktion der Windows Installer registriert werden. Eine
Registrierung ist ebenfalls möglich über Start und Eingabe von msiexec /regserver, eine Deregistrierung
über Start und Eingabe von msiexec /unregister.
DDBAC/Cleanup
Cleanup installiert und startet in einer weiteren Maske die Windows Installer Cleanup Utility, die es
ermöglicht, Einträge in der Windows Registrierungsdatei für Microsoft Installations-Softwarepakete
(MSI) zu entfernen, falls die Deinstallation dieser Softwarepakete aus der windowseigenen Deinstallationsfunktion
heraus nicht erfolgreich war. Dies kann erforderlich werden, um neue MSI-Pakete
wieder installieren zu können.
DDBAC startet das Tool DDBAC Cleaner zur Bereinigung der DDBAC Online-Banking-Komponenten.
Die Komponenten werden gelöscht, eine Entfernung lokal gespeicherter Banking-Daten ist optional,
D Dienstprogramme

168
wobei diese Daten nach Neuinstallation neu eingerichtet werden müssen, wenn Sie zuvor gelöscht
wurden.
Spoon
CMD Admin
Ermöglicht den Start der Eingabeaufforderung mit Administratorrechten.
Abb. 147: Technisches Supportmodul: Registerkarte Spoon
Spoon Cache bereinigen
Beim Start von ra-micro werden in einem entsprechenden Spoon Cache Ordner Dateien temporär
angelegt. Unter Umständen bleiben beim Beenden von ra-micro in diesem Verzeichnis Dateien bestehen.
Eine Bereinigung kann über diese Supportfunktion erfolgen.
Spoon Registrycache bereinigen
Löschen des Registrycaches unter HKEY_CURRENT_USER.
SpoonCache öffnen
Öffnet das Cacheverzeichnis mit dem Windows Explorer.
D Dienstprogramme

169
3. Suche
Abb. 148: Technisches Supportmodul: Registerkarte Suchen
Ruft das Suchfenster zum Aufruf der einzelnen Supportfunktionen des Technischen Supportmoduls auf. Der
Aufruf von Programmfunktionen ist über den hervorgehobenen Button
möglich, mit dem ein
Ausklappmenü zum Start der gewünschten Supportfunktion geöffnet wird. Alternativ können Sie in das Eingabefeld
die Anfangsbuchstaben der gewünschten Supportfunktion eingeben, das Technische Supportmodul
vervollständigt die Eingabe automatisch, wenn die Supportfunktion erkannt wurde.
4. Datei
Über das Menü Datei kann die Eingabeaufforderung (s. S. 166) aufgerufen oder das Technische Supportmodul
beendet werden.
D Dienstprogramme