ra-micro Handbuch T Termine/Fristen, Stand: 22.03.2011

RA-MICRO HANDBUCH TERMINE/FRISTEN

I
INHALT TERMINE/FRISTEN
T TERMINE/FRISTEN ..................................................................................................................... 1
1. Hinweise zur Regressgefahr ....................................................................................................... 1
2. Vorbereitende Arbeiten .............................................................................................................. 2
3. Grundeinstellungen ................................................................................................................... 2
4. Add-In für Microsoft Outlook 2003/2007 .................................................................................... 11
T1 FRISTEN ................................................................................................................................. 12
1. Fristen ändern/löschen ............................................................................................................ 13
2. Fristen drucken ....................................................................................................................... 13
3. Fristenkette/Gruppe von Fristenketten anlegen und bearbeiten ..................................................... 13
T2 FRIST NEU .............................................................................................................................. 17
Fristen eingeben ......................................................................................................................... 17
T3 GERICHTSTERMINE ............................................................................................................... 18
1. Notwendige Vorarbeiten für die Arbeit mit Gerichtsterminen ......................................................... 18
2. Gerichtstermin Neueintrag ....................................................................................................... 19
3. Gerichtstermine anzeigen ......................................................................................................... 20
4. Gerichtstermine bearbeiten ...................................................................................................... 21
T4 KALENDER ............................................................................................................................. 22
1. Kalender anlegen .................................................................................................................... 22
2. Kalender aufrufen ................................................................................................................... 22
3. Termin eintragen/ändern ......................................................................................................... 23
4. Termin suchen ........................................................................................................................ 26
5. Freie Zeit suchen .................................................................................................................... 26
T5 KANZLEIKALENDER .............................................................................................................. 27
1. Ansicht .................................................................................................................................. 27
2. Mit dem Kanzleikalender arbeiten .............................................................................................. 28
T6 TAGESÜBERSICHT ................................................................................................................ 28
1. Gerichtstermine, Fristen, Allgemeine Termine ............................................................................. 28
2. Wiedervorlagen und Merkzettel ................................................................................................. 29
3. Speichern und Drucken ............................................................................................................ 29
4. Aktualisieren und Blättern ........................................................................................................ 29
5. Löschen ................................................................................................................................. 29
6. Suchen und Öffnen .................................................................................................................. 29
7. Tagesübersicht bei Programmstart anzeigen ............................................................................... 30
T7 TERMINE ZUR AKTE .............................................................................................................. 32
T8 WIEDERVORLAGEN ............................................................................................................... 33
1. Wiedervorlagensachbearbeiter .................................................................................................. 33
2. Wiedervorlagen eingeben ......................................................................................................... 33
Inhalt T Termine/Fristen

II
3. Wiedervorlage löschen ............................................................................................................. 34
4. Kurzbrief zur Wiedervorlage erstellen ........................................................................................ 35
5. Wiedervorlage per ra E-Brief versenden ..................................................................................... 35
6. Wiedervorlagenliste ................................................................................................................. 35
T9 SYNCHRONISATION .............................................................................................................. 38
1. Synchronisation mit Microsoft Outlook ....................................................................................... 38
2. Daten exportieren ................................................................................................................... 39
3. Daten importieren ................................................................................................................... 43
T10 WEITERE .............................................................................................................................. 46
1. Wochenübersicht .................................................................................................................... 46
2. Monatsübersicht ..................................................................................................................... 48
3. Monatsanzeige ........................................................................................................................ 49
4. Protokoll ................................................................................................................................ 49
Stand: 22.03.2011
Zuletzt bearbeitet von: Caroline Fischer, Alexander Kuprijanow
Inhalt T Termine/Fristen

1
T TERMINE/FRISTEN
Abb. 1: Das Tabellenmenü von ra-micro 7, hervorgehoben: T Termine/Fristen
Der Programmbereich T Termine/Fristen bietet Ihnen eine speziell auf die Bedürfnisse von Anwaltskanzleien zugeschnittene
Terminverwaltung. Sämtliche Kanzleitermine, insbesondere Gerichtstermine, Fristen, Wiedervorlagen
und aktenbezogene Besprechungstermine, können Sie hier erfassen und bearbeiten. Mit praktischen
Programmfunktionen, wie z. B. Tagesübersicht und Protokoll aktenbezogener Termine, verschaffen Sie sich
einen schnellen Überblick sowohl über vorhandene als auch über freie Termine.
Denken Sie bitte daran, für jede Frist auch eine sog. Vorfrist einzutragen. Die Vorfrist ist ein Zeitpunkt, an dem
ein Sachbearbeiter auf das bevorstehende Ende einer Frist hingewiesen wird. Diese Vorfrist soll sicherstellen,
„dass auch für den Fall von Unregelmäßigkeiten (…) noch eine ausreichende Überprüfungs- und
Bearbeitungszeit bis zum Ablauf der zu wahrenden Frist verbleibt“, so der 6. Zivilsenat des BGH im Beschluss
vom 17. Februar 2009, - Az.: VI ZB 33/0. Weitere Fundstellen: u. a. NJW 2008, 3439 f., NJW 1994, 2551.
Sie können mit einer oder mit mehreren Fristen arbeiten. Im Fall von mehreren Fristen, z. B. bei der Abfolge
der Berufungsfrist und der darauf folgenden Begründungsfrist, geschieht dies über eine sog. Fristenkette. Der
Begriff Fristenkette steht für mehrere einzelne Fristen, die Sie einer Gruppe zuordnen können – nach Art oder
Kategorie. In D4 Einstellungen, 26 Termine/Fristen legen Sie auf der Karteikarte Allgemein 1 fest, ob die Fristen
lokal im Datenpool oder zentral im Hauptpool gespeichert werden sollen. Ferner entscheiden Sie auf der Karteikarte
Fristen wie Vorfristen behandelt werden sollen und ob Sie nur mit einer Fristenkette oder mit Gruppen
von Fristenketten arbeiten möchten.
Darüber hinaus bietet Ihnen der Programmbereich T Termine/Fristen vielfältige Möglichkeiten der
Synchronisation mit MS Outlook und den marktüblichen externen Organizern und Terminplanern wie den Palm
Pilot oder anderen WINDOWS CE - Geräten. Auch für die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern und Mandanten
stehen Ihnen entsprechende Programmfunktionen zur Verfügung: Per E-Mail können Sie Termine und Fristen an
Mitarbeiter und Mandanten weiterleiten.
1. Hinweise zur Regressgefahr
Bitte berücksichtigen Sie, dass insbesondere die elektronische Fristenkontrolle spezifische Fehlermöglichkeiten
mit sich führt. Dies ergibt sich allein schon aus der Überlegung, dass bei einem technischen Defekt mit Datenverlust
jedenfalls alle notierten Termine bis zur letzten Datensicherung verloren sind. Diese müssen zwangsläufig
rekonstruierbar sein. Im Anschluss an die Rechtsprechung des BGH empfehlen wir Ihnen dringend, mit
der Programmfunktion Protokoll aktenbezogener Termine zu überprüfen, ob alle Termine korrekt eingegeben
und vom Programm ausgeführt worden sind. Wir können - wie jede Anwaltskanzlei - Fehler bei der Arbeit nicht
ausschließen, somit auch nicht bei der Programmierung und Dokumentation, weshalb wir hierzu jede Haftung
ausschließen.
Die Anforderungen an die Büroorganisation einer Anwaltskanzlei für Störfälle eines elektronischen Fristenkalenders
sind hoch, so der 7. Zivilsenat des BGH - Az.: VII ZB 31/95 -, Fundstellen: u. a. in NJW 1997, 327;
MDR 1997, 297; AnwBl. 1997, 122. Nach der Rechtsprechung darf eine elektronische Kalenderführung keine
T Termine/Fristen

2
hinter einem manuell geführten Papierkalender zurückbleibende Sicherheit bieten. Daher werden Fristen im
Programm keinesfalls gelöscht, sondern mit dem Vermerk gelöscht bzw. erledigt gekennzeichnet.
2. Vorbereitende Arbeiten
Bevor Sie mit der Arbeit im Programmbereich T Termine/Fristen beginnen, sollten Sie zunächst einige Einstellungen
unter D1 Benutzerverwaltung festlegen. So sollten Sie in der Spalte Kalender-SB einen der vorhandenen
Benutzer als Kalender-Sachbearbeiter markieren. Kalender werden nur für die in der Spalte
Kalender-SB markierten Sachbearbeiter angelegt.
Abb. 2: D2 Benutzerverwaltung, hevorgehoben: Kalender-Sachbearbeiter
Um mit einem allgemeinen Kalender für die gesamte Kanzlei zu arbeiten, können Sie die Kanzlei als einen
Sachbearbeiter mit einem Kalendersachbearbeiter-Kürzel anlegen.
Mit Benutzerrechte können Sie festlegen, welche Programm-Funktionen einem Benutzer zur Verfügung freistehen.
Hierfür können Sie im Rechte-Cube für die vier vorgegebenen Themenblöcke 1. Programmrechte,
2. Basis, 3. Finanzen und 4. Termine einen Sachbearbeiter wählen und für ihn einzelne Anwendungen freischalten.
Für die Arbeit mit T Termine/Fristen benötigen Sie folgende mit RA-MICRO ausgelieferte Auswahlmasken und
Standardtexte:
gerichte.msk (Gerichtsbezeichnungen),
orte.msk (Gerichtsorte),
tart.msk (Terminarten),
tzettel.rtf (Terminzettel),
fzettel.rtf (Fristenzettel).
Zur Anpassung der Standardtexte an Ihre Kanzleierfordernisse können Sie dazu die Programmfunktion
S5 Textbaustein-Editor aufrufen. Klicken Sie dann T Termine/Fristen und anschließend Bearbeiten, um die
Programmtexte zu ändern.
3. Grundeinstellungen
In D4 Grundeinstellungen, 26 Termine/Fristen stehen Ihnen unter Einstellungen Terminverwaltung folgende
sechs Karteikarten zur Verfügung:
Allgemein 1,
Kalender,
Drucken,
Fristen,
Wiedervorlagen,
Allgemein 2.
T Termine/Fristen

3
Karteikarte Allgemein 1
Abb. 3: Einstellungen Terminverwaltung Allgemein 1
Anhand der Grafik unten links erkennen Sie, auf welche Programmbereiche sich vorgenommene Einstellungen
auswirken. : Die rot hervorgehobenen Einstellungsmöglichkeiten wirken sich auf das gesamte ra-micro
Netzwerk aus. : Die blau hervorgehobenen Einstellungsmöglichkeiten wirken sich nur auf die Einstellungen
des gerade angemeldeten Benutzers aus.
Speicherung der Termine
Allgemeine Termine
Hier legen Sie fest, ob die Fristen zentral im Hauptpool oder im Datenpool gespeichert werden sollen.
Ein Pool ist ein bestimmtes Verzeichnis, in das Sie Informationen eingeben können. Sie können
wählen, wo Sie Ihre Eingaben speichern möchten: in ein allgemeines, umfassendes Verzeichnis
(=Hauptpool) oder in ein anderes, separates Verzeichnis (=Datenpool).
Bevor Sie anfangen, mit Terminen zu arbeiten, sollten Sie zuerst entscheiden, welche Pool-
Variante sich am besten für Ihren Betrieb eignet. Wenn Sie später bei laufendem
Geschäftsbetrieb beispielsweise vom Datenpool zum Hauptpool wechseln, würden infolge des
Verzeichniswechsels die zuvor im Datenpool eingetragenen Termine nicht mehr berücksichtigt.
Wir empfehlen daher, spätere Pool-Wechsel möglichst zu vermeiden und es bei einer der beiden
Pool-Varianten zu belassen.
Die Hauptpool-Variante eignet sich beispielsweise für eine Sozietät, in der mehrere Rechtsanwälte
gemeinsam Mandate bearbeiten und auf eine gemeinsame Aktenführung, Adressdatenbank und
Buchhaltung zugreifen. Alle Termine werden in einem gemeinsamen Kalender-Verzeichnis geführt
und können von allen Teilnehmern eingesehen, bearbeitet und geändert werden, sofern dafür die
Rechte vergeben wurden. Ist kein Datenpool angelegt, werden alle Daten automatisch im Hauptpool
gespeichert. Falls ein Datenpool angelegt wurde, erscheint dieser als Unterverzeichnis des
Hauptpools.
Um allgemeine Termine im Hauptpool-Verzeichnis zu speichern, wo sie von allen Teilnehmern eingesehen
und bearbeitet werden können, wählen Sie die Einstellung zentral. Änderungen, die Sie
dann im Hauptpool oder in einem Datenpool vornehmen, wirken sich hier auch auf den
jeweils anderen Pool aus. Wenn Sie zentral gewählt haben und aus dem Hauptpool oder aus dem
Datenpool in T4 Kalender, Einstellungen die Einstellungen direkt aus dem Kalender aufrufen, wird
der Bereich Speicherung der allgemeinen Termine deaktiviert (grau dargestellt). Dies hat folgenden
Grund: Wenn ein Kalender geöffnet ist, können Sie den Speicherort nicht ändern.
T Termine/Fristen

4
Wenn Sie die Einstellung zentral wählen und neben dem Hauptpool noch weitere Datenpools
nutzen möchten, achten Sie darauf, dass Sie für die einzelnen Pools verschiedene Aktennummer-Bereiche
verwenden. Sie verwenden dann im Hauptpool beispielsweise
Aktennummern im Bereich 1-1000, im ersten Datenpool Aktennummern im Bereich 1001-
2000, im zweiten Datenpool Aktennummern im Bereich 2001-3000, usw. Anderenfalls würden
sich die Aktennummern in den einzelnen Pools überschreiben. Auch die Fristen und Gerichtstermine
werden nicht richtig angezeigt, wenn für eine Datenpool-Akte eine Aktennummer
verwendet wird, die bei einer Hauptpool-Akte bereits vorhanden ist.
Die Datenpool-Variante empfiehlt sich z. B. für eine Bürogemeinschaft, in der jeder Anwalt
eigenständig arbeitet. Ein Teilnehmer verwaltet seine Akten, Adressen und Buchhaltung unabhängig
von den anderen Teilnehmern in einem eigenen, lokalen Datenpool. Im Gegensatz zur
Hauptpool-Variante hat hier jeder Teilnehmer seinen eigenen Terminkalender. Der Datenpool befindet
sich in einem Unterverzeichnis zum Hauptpool. Bei dieser Variante brauchen Sie die Aktennummern-Bereiche
nicht festzulegen.
Um allgemeine Termine in einem separaten, lokalen Datenpool zu speichern, wo sie ausschließlich
von einem Teilnehmer eingesehen und bearbeitet werden können, wählen sie die Einstellung im
Datenpool. Änderungen in einem lokalen Datenpool wirken sich weder auf andere Datenpools noch
auf den Hauptpool aus. Von einem lokalen Datenpool-Terminkalender können die Gerichtstermine
der anderen Datenpools nur eingesehen werden, wenn diese zentral gespeichert werden. Die allgemeinen
Termine der anderen Teilnehmer können dann nicht eingesehen werden.
Gerichtstermine/Fristen
Auch hier legen Sie fest, ob die Fristen zentral im Hauptpool oder im Datenpool gespeichert werden
sollen.
Die Einstellung für die Speicherung der Gerichtstermine und allgemeiner Termine ist voneinander
unabhängig. Sie können beispielweise einstellen, dass allgemeine Termine im Datenpool
und Gerichtstermine zentral im Hauptpool gespeichert werden sollen.
Ferner bestimmen Sie, ob beim Erfassen von Gerichtsterminen und Fristen Ihnen die zuletzt angelegte
Aktennummer vorgeschlagen werden soll.
Mailversand von Terminen
Sie können hier das Dateiformat wählen, mit dem Sie Termine per E-Mail versenden. Das
VCalendar-Format (*.vcs) können Sie erst ab Microsoft Outlook 98 oder höher verwenden. Sie
können den Termin nach dem Öffnen komfortabel durch Speichern und Schließen in den
MS Outlook-Kalender übernehmen. Einen solchen Termin können Sie auch in andere Personal
Information-Manager (PIM) übernehmen.
Das Outlook-Nachrichten-Format (*.msg) können Sie ab der Version Microsoft Outlook 97 oder
höher einsetzen. Um einen solchen Termin zu übernehmen, ziehen Sie den jeweiligen Datenanhang
mit Drag & Drop in den MS Outlook-Kalender. Derartige Termine können Sie jedoch nicht in andere
Personal-Information-Manager (PIM) übernehmen.
Kalender
Mit Anzeige automatisch beenden entscheiden Sie, ob die Kalenderanzeige nach Aufruf automatisch
nach einer bestimmten Zeit beendet werden soll.
Bei Einstellungen bei Programmende speichern wählen Sie, ob ausgewählte Einstellungen für das
Programm Termine/Fristen bei Programmende gespeichert werden sollen. Diese werden dann bei
jedem Aufruf von ra-micro aktiv, bis Sie etwas anderes einstellen.
Sie können im Kalender eine Terminverschiebung durch Drag & Drop vornehmen, wenn Sie diesen
Punkt aktivieren.
Schließlich erhalten Sie eine Warnmeldung, wenn das von Ihnen ausgewählte Datum in einer
Sperrzeit liegt.
Feiertage gültig nach Landesgesetz
Hier können Sie die landesgesetzlichen Feiertage festlegen, die ra-micro bei der Berechnung von
Fristen und Wiedervorlagen berücksichtigen soll. Bundeseinheitliche Feiertage werden automatisch
erkannt.
T Termine/Fristen

5
Karteikarte Kalender
Zeiteinstellungen
Um die Zeitgrenze für den frühesten und den letztmöglichsten Termin festzulegen, geben Sie in
diesem Bereich Ihre Büro-Öffnungszeiten ein. Außerdem bestimmen Sie unter Zeitraster das Zeitintervall,
das zwischen den einzelnen Terminen liegen soll.
Abb. 4: Einstellungen Terminverwaltung Kalender
Kalenderauswahl anzeigen
Mit dieser Einstellung können Sie sich die Maske Kalenderauswahl anzeigen lassen, bevor Sie
T4 Kalender aufrufen. In Kalenderauswahl wählen Sie Sachbearbeiter aus, indem Sie im Feld
Kalender-Sachbearbeiter den/die gewünschten Sachbearbeiter markieren und mit
bestätigen.
Hierbei können Sie zwischen mindestens einem und höchstens vier Sachbearbeitern wählen.
Das Programm zeigt Ihnen daraufhin den Kalender des jeweils ausgewählten Sachbearbeiters mit allen
eingetragenen Terminen an.
Für diese Funktion müssen Sie zuvor in Kalenderauswahl mindestens einen Sachbearbeiter ausgewählt
haben.
Gerichtstermine Anzeige/Druck
Wählen Sie die Einstellung Aktennummer an erster Stelle erfolgt der Ausdruck unter T3 Gerichtstermin
in der Reihenfolge Uhrzeit, Gericht und Terminart.
Haben Sie hingegen die Einstellung Terminart an erster Stelle gewählt, erfolgen der Ausdruck unter
T3 Gerichsttermine in der Reihenfolge: Uhrzeit, Terminart, Gericht.
Die beiden o.g. Einstellungen wirken sich nicht auf die Anzeige im ra-micro aus, sondern ausschließlich
beim Drucken.
Farbzuordnung Sperrzeitübersicht
Haben Sie die benutzerdefinierte Zuordnung gewählt, können Sie in T5 Kanzleikalender über den
Button
die dem jeweiligen Kalender-Sachbearbeiter zugeordnete Farbanzeige
individuell anpassen.
Um dem jeweiligen Sachbearbeiter automatisch eine Farbe zuordnen zu lassen und die benutzerdefinierte
Zuordnung aufzuheben, wählen Sie die Einstellung automatisch durch Programm.
T Termine/Fristen

6
Wiedervorlagen einlesen
Wählen Sie diese Einstellung, werden bei Aufruf von T4 Kalender die Wiedervorlagen automatisch in
den Sachbearbeiterkalender des Wiedervorlagensachbearbeiters eingelesen. Wenn Sie die Einstellung
bei Programmstart anzeigen zusätzlich wählen, können Wiedervorlagen bereits beim Start von
T4 Kalender eingelesen werden.
Entscheiden Sie sich gegen das automatische Einlesen der Wiedervorlagen, so können Sie
in T4 Kalender mit
Wiedervorlagen manuell einlesen. Sie haben diese beiden Möglichkeiten,
um Wiedervorlagen in einen Sachbearbeiterkalender einzuarbeiten. Sie können immer
nur eine der beiden Einstellungen nutzen.
Benutzerdefinierte Terminarten – zentral
In diesem Feld können Sie benutzerdefinierte Terminarten festlegen. Doppelklicken Sie auf einen gewünschten
Termin und suchen Sie einen Icon und eine Bezeichnung aus. Klicken Sie Übernehmen, um
die neue benutzerdefinierte Terminart zu speichern.
Karteikarte Drucken
Hier können Sie allgemeine Einstellungen für den Druck vornehmen.
Druckerauswahl
Abb. 5: Einstellungen Terminverwaltung Drucken
Drucker - lokal
Wählen Sie den Drucker aus, den Sie für die Terminverwaltung nutzen wollen.
Schacht - lokal
Hier können Sie festlegen, aus welchem Druckerschacht Terminzettel gedruckt werden sollen.
Die Auswahlmöglichkeiten sind abhängig von der Ausstattung des von Ihnen genutzten
Druckers und seiner Treiber.
Bereich Terminmitteilungen zu Gerichtsterminen - lokal
Haben Sie einen neuen Gerichtstermin eingetragen, lassen sich zu diesem Terminmitteilungen
drucken. Für diese Terminmitteilungen können Sie die Eingabefelder mittels der folgenden Einstellungen
mit einem Inhalt vorbelegen.
T Termine/Fristen

7
Karteikarte Fristen
Briefkopf-Nr. - lokal
Wählen Sie hier die Nummer des Briefkopfs aus, mit dem die Terminmitteilung gedruckt werden
soll. Briefkopfmasken, die nur für den Direktdruck oder nur für den Druck in eine Briefdatei angelegt
sind, werden in der Auswahlliste rot unterlegt. Briefkopfmasken, die für beide Druckarten
angelegt sind, sind hingegen schwarz unterlegt.
Briefkopfdateien für den Direktdruck haben die Bezeichnung briefk[Nr.].wbk, z. B.
briefk44.wbk. Briefkopfdateien für den Druck in Briefdatei sind bezeichnet mit texttk[Nr.].rtf,
z. B. texttk44.rtf. Nutzen Sie die Kanzlei-Textverarbeitung oder Microsoft Word als bevorzugte
Textverarbeitung, lautet die Bezeichnung bk[Nr.].rtf, z. B. bk44.rtf.
Kurzbrief - lokal
Wählen Sie aus der Auswahlliste, die auf der Auswahlmaske textl.msk beruht, einen Standardtext
für die Kurzbriefe aus, mit dem Sie die Terminmitteilung drucken wollen. Sie können die Auswahl
der Kurzbriefe mit dem Editiermodus ändern oder ergänzen.
Grußformel - lokal
Wählen Sie aus der Auswahlliste, die auf der Auswahlmaske maskes0.msk beruht, die Grußformel
aus, die Sie in den Terminmitteilungen verwenden wollen. Sie können die Auswahl der Grußformeln
mit dem Editiermodus ändern oder ergänzen.
Schacht - lokal
Legen Sie hier fest, aus welchem Schacht Sie die Terminmitteilungen drucken wollen. Wenn Sie
hier einen anderen Druckerschacht wählen als in der oberen Auswahlliste Schacht für Terminzettel,
kann das Programm Terminmitteilungen und Terminzettel auf unterschiedlichen Druckerschächten
ausgeben. Somit können Sie z. B. Terminzettel auf Blankopapier und Terminmitteilungen auf Papier
mit Kanzleibriefkopf drucken.
Schriftart / Schriftgröße - lokal
Bestimmen Sie, in welcher Schriftart und Schriftgröße der Text der Terminmitteilung gedruckt
werden soll. Wenn Sie Terminmitteilungen ausdrucken möchten, werden die hier festgelegten Einstellungen
als Vorschlagwerte genutzt.
Zur besseren Übersicht werden die zum Kurzbrief und zur Grußformel dargestellten Vorschautexte
in der gewählten Schriftart und Schriftgröße angezeigt.
Abb. 6: Einstellungen Terminverwaltung Fristen
T Termine/Fristen

8
Fristen
Behandlung von Vorfristen - zentral
Hier können Sie einstellen, ob sich die Berechnung einer Vorfrist auf das Eingangsdatum oder auf
das Fristende beziehen soll.
NACH Beginndatum: Bei dieser Einstellung beginnt die Vorfrist ab dem Zeitpunkt der Zustellung
an den Empfänger. Die Fristberechnung bezieht sich auf den Fristbeginn.
VOR Fristende aller sonstiger Fristen: Wählen Sie diese Einstellung, so bezieht sich die Berechnung
der Vorfrist auf den Termin, an dem die Frist verstreicht. Die Fristberechnung
bezieht sich auf das Datum des Fristablaufes der Hauptfrist.
Beispiel zur Einstellung NACH Beginndatum
Dem Empfänger wird eine richterliche Frist zur Stellungnahme von vier Wochen aufgegeben. Eine
Woche vor Fristablauf möchten Sie eine Vorfrist notieren, d.h., Sie berechnen von der Zustellung
an drei Wochen.
Zwischen dem Beginn der Vorfrist und dem Ende der Stellungnahmefrist liegen vier Wochen. Nach
dem Ablauf der Vorfrist bleibt dem Empfänger noch eine Woche, um die Stellungnahme rechtzeitig
einzureichen.
Beispiel zur Einstellung VOR Fristende
Dem Empfänger wird eine richterliche Frist zur Stellungnahme von vier Wochen aufgegeben. Eine
Woche vor Fristablauf möchten Sie eine Vorfrist notieren, d.h., Sie berechnen von dem Tag, an
dem die Hauptfrist abläuft, eine Woche zurück. Nach dem Beginn der Vorfrist bleibt dem
Empfänger noch eine Woche, bevor die Stellungnahmefrist abläuft.
Zeitabläufe - zentral
ra-micro 7 ermöglicht es Ihnen, bei Bedarf mehrere Fristen gleichzeitig einzutragen, z. B. bei der
Abfolge der Berufungsfrist und der dazugehörenden Begründungsfrist. Dies wird über eine sog.
Fristenkette vollzogen. Mit einer Fristenkette arbeiten Sie, wenn Sie eine Frist notieren möchten,
der bestimmte Ereignisse vor- oder nachgehen. Diese Ereignisse können Sie zu einer standardisierten
Fristenkette zusammenfügen.
Möchten Sie eine Fristenkette aktivieren, so wählen Sie zunächst einen Fristbeginn als Ausgangspunkt.
Die jeweiligen Fristabläufe werden daraufhin selbsttätig in den Kalender übertragen. Zur
Verwaltung dieser standardisierten Fristenabläufe können Sie eine Fristenkette oder eine Fristengruppe
(Gruppe von Fristenketten) anlegen. Falls Sie mit vielen Fristenketten arbeiten, empfiehlt
es sich, mehrere Fristenketten eines Sachgebiets zu einer Gruppe zusammenzufassen (z. B. Zivilrecht,
Strafrecht), um eine bessere Übersicht zu gewinnen.
Im Bereich Zeitabläufe der Karteikarte Fristen legen Sie fest, ob Sie im Kalender nur mit einer
Fristenkette oder auch mit Fristengruppen arbeiten wollen.
nur Fristenkette: Diese Einstellung legt fest, dass Sie nur mit Fristenketten arbeiten.
Gruppen von Fristenketten: Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, Fristengruppen (Gruppen
von Fristenketten) anzulegen.
Fristende auch samstags zulassen: Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, das Fristende auch
auf einem Samstag zu platzieren.
T Termine/Fristen

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Karteikarte Wiedervorlagen
Wiedervorlagen
Abb. 7: Einstellungen Terminverwaltung Wiedervorlagen
Wiedervorlagegrund vorschlagen - zentral
Wenn Sie diese Einstellung wählen, können Sie mit aus der Liste den Wiedervorlagegrund auswählen,
der Ihnen in der Programmfunktion Wiedervorlagen standardgemäß vorgeschlagen werden
soll. Möchten Sie keine Vorschläge zum Wiedervorlagegrund erhalten, wählen Sie diese Einstellung
ab. Um einen Wiedervorlagegrund hinzuzufügen, klicken Sie und nehmen Sie im Editiermodus
die entsprechenden Änderungen vor.
Vorschlag für Wiedervorlagerhythmus - zentral
Hier suchen Sie sich einen Wiedervorlageturnus aus, den das Programm Ihnen in der Programmfunktion
Wiedervorlagen standardmäßig vorschlagen soll. Klicken Sie auf und wählen Sie aus
der Liste den entsprechenden Wiedervorlagerhythmus aus (z. B. wenn Sie dem Mandanten monatlich
eine Zeithonorarrechnung vorlegen wollen und die Wiedervorlage jeden Monat erneut eingetragen
werden soll).
Beachten Sie, dass die Wiedervorlage nicht automatisch vorgetragen wird. Sie muss vom Bearbeiter
unter T8 Wiedervorlagen entsprechend vorgetragen werden, damit sichergestellt ist,
dass die aktuelle Wiedervorlage bearbeitet ist.
WV-Liste: Leerzeile zwischen Einträgen drucken - lokal
Diese Einstellung trägt zur besseren Übersicht bei, wenn Sie die Funktion Liste anzeigen/drucken
nutzen, um Wiedervorlagen auszudrucken. Dann wird jeweils eine Leerzeile zwischen die einzelnen
Zeilen der Wiedervorlagen platziert.
Wenn WV-Liste kein Werktag
WV-Datum nicht ändern - zentral
Wenn das Wiedervorlagedatum kein Werktag ist und Sie diese Einstellung wählen, wird das Wiedervorlagedatum
nicht geändert. Termine zur Wiedervorlage können somit auch auf einen Feiertag
oder Samstag/Sonntag fallen.
T Termine/Fristen

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WV-Datum Werktag davor - zentral
Wenn das Wiedervorlagedatum kein Werktag ist und Sie diese Einstellung wählen, wird die Wiedervorlage
die auf einen Feiertag, Samstag/Sonntag fallen würde, auf den davorliegenden Werktag
platziert.
WV-Datum Werktag danach - zentral
Wenn das Wiedervorlagedatum kein Werktag ist und Sie diese Einstellung wählen, wird die Wiedervorlage,
die auf einen Feiertag, Samstag oder Sonntag fallen würde, auf den nachfolgenden Werktag
verschoben.
Warnmeldung, wenn Datum in Sperrzeit liegt
Über diese lokale Einstellung können Sie festlegen, ob Sie auf eine bereits bestehende Sperrzeit
hingewiesen werden wollen, wenn Sie eine Wiedervorlage eintragen. Diese Einstellung ist
standardmäßig voreingestellt.
Karteikarte Allgemein 2
Alarmfunktion
Abb. 8: Einstellungen Terminverwaltung Allgemein 2
Alarmfunktion benutzen - lokal
Soll das Programm Sie mit einem akustischen Signal an einen Termin erinnern, wählen Sie die Einstellung
Alarmfunktion benutzen. Hierfür muss Ihr PC die nötigen Systemvoraussetzungen für die
Klangwiedergabe erfüllen.
Diese Einstellung wird erst wirksam, wenn Sie ra-micro 7 neu starten.
Outlook-Synchronisation - lokal
Wenn Sie diese Einstellung wählen, synchronisiert das Programm neu eingetragene Termine zwischen
dem angegebenen RA-MICRO und dem Outlook-Kalender automatisch. Diese Einstellung gilt nur lokal
für diesen Arbeitsplatz. Sie können demzufolge auch nur Termine dieses Arbeitsplatzes mit dem Outlook-Kalender
synchronisieren. Bitte beachten Sie, dass die Outlook-Synchronisation gewissen Besonderheiten
und Beschränkungen unterliegt. Der Austausch von Termindaten zwischen Outlook und
dem ra-micro 7 Kalender ist aus Sicherheitsgründen nur begrenzt möglich.
Klicken Sie , um aus der Auswahlliste den Sachbearbeiter zu wählen, dessen ra-micro 7 Kalender
Sie mit dem Outlook Kalender automatisch synchronisieren wollen. Sie können auch manuell den
Sachbearbeiter auswählen, indem Sie sein Sachbearbeiterkürzel eingeben und mit Ü bestätigen.
T Termine/Fristen

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Protokollierung aktenbezogener Termine
Wiedervorlagen - zentral
Bei gewählter Einstellung Wiedervorlagen werden auch die Eintragung, Änderung und Löschung
von Wiedervorlagen protokolliert.
Besprechungstermine - zentral
Wählen Sie diese Einstellung, um auch aktenbezogene Besprechungstermine zu protokollieren.
Neueinträge, Änderungen und Löschungen von Fristen/Gerichtsterminen werden automatisch
protokolliert. Diese Funktion kann nicht abgewählt werden.
4. Add-In für Microsoft Outlook 2003/2007
Wenn Sie mit Outlook als Kalender arbeiten möchten, wählen Sie unter D4 Dienstprogramme, 10 Allgemeine
Grundeinstellungen, Karteikarte 10 MS Office, 10.1 MS Outlook als RA-MICRO Kalender nutzen. Mit
wählen Sie unter Microsoft Outlook die entsprechende Programmversion aus und klicken
Desktop Button erstellen.
Um sicherzustellen, dass die Schnittstelle korrekt geladen wird und Ihnen die neuen Funktionen von
ra-micro zur Verfügung stehen, sollten Sie Microsoft Outlook nur noch über den neu erstellten Button
starten.
Nachdem Sie Outlook gestartet haben, rufen Sie im Kalendermenü Einstellungen auf. Unter Kalender wählen
Sie den Kalendernamen aus Ihrem Outlook-Programm. Mit Sachbearbeiter können Sie den entsprechenden
Sachbearbeiter auswählen, dessen Kalender in Outlook geführt werden soll. Die Grundeinstellungen beim
Add-In entsprechen denjenigen, die oben unter 3. Grundeinstellungen beschrieben sind.
Haben Sie die MS Office Schnittstelle Outlook entsprechend eingerichtet, können Sie den Kalender im
ra-micro 7 Tabellenmenü mit T4 Kalender oder mit dem neu erstellten Outlook-Button von Ihrem Arbeits-
Desktop starten.
Folgende Tastenkombinationen stehen Ihnen beim Add-In zur Verfügung:
Abb. 9: Kalender, Symbolleiste in MS OutlookProgrammfunktion
Im Outlook-Kalender werden die Gerichtstermine und Allgemeine Termine angezeigt. Die Fristen und Wiedervorlagen
können unter Fristen, Wiedervorlage oder Wiedervorlagenliste im ra-micro Tabellenmenü entsprechend
eingesehen werden. ra-micro 7 speichert die Termine im Outlook und aktiviert eine entsprechende
Erinnerungsfunktion. Bei Bedarf können Sie zu jedem Termin individuelle Terminnotizen speichern.
Arbeiten Sie im Outlook mit mehreren Kalendern und möchten Sie in einem bestimmten Kalender einen
Termin zu einer Akte eingeben, so achten Sie darauf, den von Ihnen gewünschten Kalender auch tatsächlich
auszuwählen. Grund: es wird nicht automatisch auch der Kalender des entsprechenden Aktensachbearbeiters
aufgerufen.
Sollen mehrere Benutzer im Kanzleinetzwerk gemeinsam einen Outlook Kalender nutzen, muss eine entsprechende
Anwendung installiert werden, z. B. ein Microsoft Exchange Server, Workgroup Share oder eine
vergleichbare Zusatzanwendung für Microsoft Outlook 2003 oder 2007. Zudem müssen die Kalendersachbearbeiter
ihren Outlook-Kalender für den ra-micro Benutzer freigeben, der die Termine für sie einträgt
und verwaltet, i. d. R. die Rechtsanwaltsfachangestellte.
Ihr ra-micro Vor-Ort-Partner unterstützt Sie gern bei der Einrichtung des Netzwerk-Zugriffs auf die Outlook-
Kalender.
T Termine/Fristen

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T1 Fristen
Abb. 10: T1 Fristen, hervorgehoben: neue Fristenkette erstellen
Mit T1 Fristen können Sie sich notierte Fristen laufender und/oder abgelegter Akten anzeigen lassen und bearbeiten.
Zunächst entscheiden Sie, was Sie einsehen wollen: Fristen für einen bestimmten Aktennummernbereich,
für einen bestimmten Kalendersachbearbeiter oder für einen Datenpool. Wollen Sie die Fristen für
einen bestimmten Aktennummernbereich einsehen, so bestimmen Sie diesen durch entsprechende Eingabe in
den Feldern Akten von - bis.
Um nur die Fristen für einen bestimmten Kalendersachbearbeiter einzusehen, wählen Sie aus der Liste den gewünschten
Kalendersachbearbeiter aus. Möchten Sie die Fristen eines bestimmten Datenpools einsehen, klicken
Sie Datenpool. Sie können auch sämtliche Datenpools auswählen, indem Sie die Einstellung Alle aktivieren. Die
Einstellung Alle wird erst aktiv, wenn Sie bereits Datenpool gewählt haben.
Die Liste der Datenpools wird nur dann angezeigt, wenn Sie in D4 Einstellungen, 26 Termine/Fristen, auf
der Karteikarte Allgemein 1 die Einstellung im Datenpool gewählt haben.
Geben Sie den Datumsbereich ein, in den der Fristablauf der anzuzeigenden Fristen fällt. Anschließend können
Sie entscheiden, ob die Anzeige der Fristen nach Aktennummer oder nach Datum sortiert werden soll.
Zusätzlich können Sie festlegen, ob Sie auch die erledigten und gelöschten Fristen einsehen wollen. Ferner
steht Ihnen die Option Leerzeile zwischen Einträgen drucken zur Verfügung.
Sie können sich auch alle notierten Fristen anzeigen lassen, wenn Akte von: … bis: … nicht gewählt ist.
Bestimmen Sie den Datumsbereich möglichst weit und wählen Sie ein Beginndatum, das dem Zeitpunkt der
Erstellung der ersten Akte möglichst nahe kommt. Es wird das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, sofort eine Liste mit Fristenzetteln zu drucken. Mit
bestätigen Sie
Ihre Eingaben. Daraufhin werden vorhandene Fristen gefiltert und angezeigt. Im Menü Ansicht können Sie die
persönliche Ansicht der Tabelle anpassen, indem Sie einzelnen Spalten hinzu- oder abwählen. Alternativ können
Sie diese Einstellung auch aktivieren, indem Sie auf den jeweiligen Spaltenkopf rechtsklicken. Die hier
getroffenen Einstellungen werden benutzerbezogen gespeichert.
T Termine/Fristen

13
1. Fristen ändern/löschen
Um einzelne Fristen zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf den gewünschten Eintrag. Darüber hinaus stehen
Ihnen in der aufgerufenen Maske Frist ändern/löschen weitere Möglichkeiten zur Verfügung:
Abb. 11: Frist ändern/löschen
Im gelben Texteingabefenster können Sie, eine Notiz zur Frist verfassen. Notizen zu Fristen, z. B. im Kalender
des Programmbereichs Termine/Fristen, werden durch markiert und können per Doppelklick auf
bearbeitet werden.
Um Mitarbeiter schnell über neue Fristen zu informieren, können Sie mit bearbeitete Fristen per
E-Mail versenden. Die Frist wird als Ganztagsereignis in Form eines Dateianhangs zur E-Mail versandt und
der Empfänger kann sie per Drag and Drop in seinen Outlook-Kalender übertragen. Im Betreff der E-Mail
und im Ganztagesereignis werden übernommen: der Fristablauf, die Fristart, das Aktenzeichen und die in
ra-micro 7 eingetragene Bemerkung. Als Kategorie wird die Bezeichnung Frist verwendet. Weitere Einzelheiten
zur Datenübernahme und zum eingesetzten Datenformat entnehmen Sie bitte der ra-micro 7
Programmhilfe.
Mit haben Sie die Möglichkeit, den Fristenzettel drucken zu lassen, wenn Sie zuvor die entsprechende
Option gewählt haben.
Mit Klick auf entfernen Sie die Frist. Gelöschte Fristen werden im Programm als „gelöscht“
gekennzeichnet. Sie werden nicht entfernt!
Die Eingabemaske Frist ändern/löschen können Sie auch im Kalender aufrufen, indem Sie die jeweilige, im
Kalender angezeigte Frist doppelklicken.
2. Fristen drucken
Mit werden alle Fristen, die bei T1 Fristen angezeigt werden, ausgedruckt. Sie können dabei wählen,
ob Sie die dazu verfassten Notizen gemeinsam mit den Fristen ausdrucken möchten.
3. Fristenkette/Gruppe von Fristenketten anlegen und bearbeiten
Sie können eine Frist als einen Einzeltermin oder als eine Fristenkette notieren.
T Termine/Fristen

14
Eine Fristenkette ist eine Zusammenfassung mehrerer Fristen unter einer Kategorie, z. B. die Berufungsfrist
und Berufungsbegründungsfrist mitsamt den entsprechenden Vorfristen.
In die Fristenkette können Sie verschiedene Fristen eintragen. Für diese geben Sie dann einen eigenen Zeitablauf
ein, z. B. im Fall des Rechtsmittels Berufung die Berufungsfrist sowie die dazugehörige Berufungsbegründungsfrist.
Wählen Sie dann die Fristenkette Berufung aus, notiert das Programm an der entsprechenden
Stelle im Kalender sowohl die Berufungsfrist als auch die Berufungsbegründungsfrist.
Achten Sie darauf, gewünschte Vorfristen ebenfalls in die Fristenkette mit einzubinden. Grund: die von
Ihnen eingestellte Verfahrensweise zur Berechnung der Vorfrist bei der Fristenkette nicht berücksichtigt.
Beachten Sie auch, dass die Vorfristen bei einer Fristenkette nur nach dem Zustelldatum aus berechnet
werden können. Eine Eingabe etwa eine Woche vor Fristablauf ist nicht möglich.
Eine Gruppe von Fristenketten fasst mehrere Fristenketten zusammen, z. B. können Gruppen für einzelne
Rechtsgebiete angelegt werden (Strafrecht, Zivilrecht, etc.). Dies erleichtert die Übersicht, falls Sie mit
mehreren Fristenketten arbeiten.
Sie können in D5 Einstellungen, 26 Termine/Fristen, auf der Karteikarte Fristen bestimmen, dass auch mit
Gruppen von Fristenketten gearbeitet werden soll. In diesem Fall können Sie für jede einzelne Gruppe von
Fristenketten eine oder mehrere weitere Fristenketten anlegen, z. B. eine Gruppe von Fristenketten für Zivilrecht.
In dieser Gruppe tragen Sie dann die einzelnen Fristenketten ein, z. B. Berufung und Revision.
Anlegen einer neuen Fristenkette
Abb. 12: Fristen eingeben, hervorgehoben: Bearbeiten
Mit können Sie in T1 Fristen (s. Abb. 10) die Maske Fristen eingeben aufrufen. Klicken Sie nun
, um die Maske Fristenketten bearbeiten aufzurufen. Doppelklicken Sie in der Auswahlliste
Name auf die Zeile Neue Fristenkette erstellen und geben Sie eine Bezeichnung für die Fristenkette
ein, z. B. Berufung. Speichern Sie Ihre Eingaben mit .
T Termine/Fristen

15
Abb. 13: Fristenketten bearbeiten, hervorgehoben: Neue Fristenkette erstellen und Zeitlicher Ablauf
Markieren Sie die neue Fristenkette und doppelklicken Sie anschließend im Feld Zeitlicher Ablauf auf
die Zeile Neue Frist erstellen. Es wird die Maske Neue Frist aufgerufen. Hier tragen Sie die eigentliche
Frist ein: ihre Bezeichnung (z. B. „Berufung“) und den Zeitraum, nach welchem die Frist abgelaufen
sein wird.
Abb. 14: Neue Frist
Jetzt können Sie für den Eintrag Berufung in der Fristenkette einen weiteren zeitlichen Ablauf
notieren, z. B. eine der Berufungseinlegung nachfolgende Begründungsfrist. Markieren Sie hierzu
erneut im Feld Zeitlicher Ablauf auf die Zeile Neue Frist. Verfahren Sie sodann wie oben beschrieben.
Fristenkette bearbeiten
Möchten Sie bereits angelegte Fristenketten nachträglich ändern, doppelklicken Sie auf die entsprechende
Fristenkette (s. Abb. 13). Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK, um die Änderungen zu
speichern. Doppelklicken Sie anschließend im Bereich Zeitlicher Ablauf auf die Zeile, welche die Frist
enthält, um die Eingabemaske Neue Frist (s. Abb. 14) aufzurufen und hier die bereits erfasste Frist zu
ändern.
Gruppe von Fristenketten anlegen
Sie können auch Gruppen von Fristenketten erstellen. Eine solche Gruppe enthält dann eine oder
mehrere Fristenketten. Klicken Sie dazu in der Maske Fristen (s. Abb. 10). In der daraufhin aufgerufenen
Maske Fristen eingeben (s. Abb. 12) klicken Sie .
Gruppen von Fristenketten können Sie nur dann anlegen, wenn Sie zuvor in D4 Einstellungen,
26 Termine/Fristen auf der Karteikarte Fristen im Bereich Zeitabläufe die Option Gruppen von
Fristenketten gewählt haben.
T Termine/Fristen

16
Abb. 15: Fristenketten bearbeiten
Um das Eingabefenster Neue Fristengruppe aufzurufen, doppelklicken Sie in der Maske Fristenketten
bearbeiten (Abb. 15) auf die Zeile Neue Fristengruppe im Bereich Gruppe.
Abb. 16: Neue Fristengruppe
Geben Sie eine Bezeichnung für die Fristengruppe ein, z. B. Strafrecht. Speichern Sie Ihre Eingaben
mit
. Um für die Fristengruppe eine oder mehrere Fristenketten zu erstellen, doppelklicken
Sie Name auf die Zeile Neue Fristenkette erstellen. Zur weiteren Vorgehensweise siehe oben unter
Anlegen einer neuen Fristenkette.
T Termine/Fristen

17
T2 Frist Neu
Abb. 17: Fristen eingeben
Nachdem Sie eine Fristenkette - bzw. Fristengruppe mit Fristenketten - erstellt haben, können Sie Fristen
notieren. Klicken Sie dazu T2 Frist neu. Geben Sie die Aktennummer ein, zu der die Frist notiert werden soll
und bestätigen Sie die Eingabe. Anhand der nun angezeigten Aktenkurzbezeichnung können Sie die Richtigkeit
der Aktennummer kontrollieren. Außerdem werden alle bereits zu dieser Akte eingetragenen Fristen angezeigt.
Bei Aktenzeichen können Sie das Aktenzeichen des Gerichts oder der Behörde eingeben, bei Bemerkung können
Sie eine Kurzbeschreibung zur Akte oder zur Frist notieren. Schließlich wählen Sie den Kalendersachbearbeiter
aus, in dessen Kalender die Frist notiert werden soll. Sie können mehrere Kalendersachbearbeiter auswählen.
Fristbeginn ist das Zustellungsdatum.
Beachten Sie, dass der Begriff Fristbeginn im technischen Sinne verstanden wird. Es ist also das Datum des
fristauslösenden Ereignisses (z. B. Zustellung) gemeint und nicht, wie § 187 I BGB vermuten lassen
könnte, der darauf folgende Tag. § 187 I BGB verschiebt nicht den Fristbeginn um einen Tag! Die Vorschrift
regelt nur, dass der Tag des Fristbeginns nicht in die Fristberechnung einfließt.
Beispiel:
Ist der Tag der Zustellung Dienstag, der 15. April 2010, so tragen Sie als Fristbeginn den 15. April 2010 ein.
Das Fristende einer Monatsfrist wird dann mit Donnerstag, dem 15. Mai 2010 berechnet.
Fristen eingeben
Wenn Sie Fristen aus einer Fristenkette wählen möchten und das Fristende automatisch berechnet werden soll,
wählen Sie
. Tragen Sie den Fristbeginn ein. Markieren Sie die entsprechende Fristenkette bzw.
Fristengruppe mit Fristenkette. Daraufhin werden automatisch die zu dieser Fristenkette gehörenden Fristen
berechnet, z. B. Berufungsfrist und Begründungsfrist mitsamt der dazugehörigen Vorfristen, sofern Sie diese
hinterlegt haben.
Alternativ können Sie auch die Einstellung
verwenden. In diesem Fall müssen Sie den Fristbeginn
und das Fristende manuell eintragen. Dies bedeutet, dass das Datum des Fristablaufs von Ihnen vorher selbst
berechnet werden muss. Bei Fristgrund können Sie eintragen, wie die Frist bezeichnet werden soll, z. B.
„Replik“.
T Termine/Fristen

18
Speichern Sie die neu eingegebene Frist mit
angezeigt wird.
, woraufhin die Frist in der Eingabekontrollmaske unten
T3 Gerichtstermine
Abb. 18: Gerichtstermine
Sie können Gerichtstermine an verschiedenen Stellen im Programm eingeben, bearbeiten, drucken und sich
anzeigen lassen. Ferner können Sie Terminmitteilungen an den Mandanten versenden und Terminzettel
drucken, die den Terminakten beigefügt werden können.
1. Notwendige Vorarbeiten für die Arbeit mit Gerichtsterminen
Damit Gerichtstermine erfasst werden können, müssen die Auswahlmasken gerichte.msk, orte.msk und
tart.msk vorhanden sein. Die Standardtexte tzettel.rtf und fzettel.rtf für die Termin- und Fristenzettel können
Sie mit S8 Textbausteineditor nach Ihren Wünschen gestalten.
Um Kurzbriefe mit Terminmitteilungen an die Mandanten zu drucken, benötigen Sie mindestens einen
Standardtext für Kurzbriefe. In der Regel wird dies der Standardtext textl11.rtf sein. Die Standardtexte
gerichte.msk, orte.msk, tart.msk und tzettel.txt werden mit einigen Beispieleintragungen bei Erstinstallation
mitgeliefert, zusammen mit den Kurzbrief-Standardtexten textl1.rtf bis textl23.rtf. Als Muster für eine Terminmitteilung
mit Platzhaltern wird bei Neuinstallationen der Standardtext textl11a.rtf mitgeliefert. Sie sollten ihn
entsprechend umbenennen, wenn Sie ihn im Programmbereich T Termine/Fristen verwenden wollen, z. B. in
textl11.rtf.
Bei einem Gerichtstermin handelt es sich zwingend um einen aktenbezogenen Termin. Der Eintrag eines
Gerichtstermins setzt voraus, dass eine Akte angelegt ist.
T Termine/Fristen

19
Unter D4 Einstellungen, 26 Termine/Fristen können Sie festlegen, wie die Gerichtstermine gespeichert und
verwaltet werden sollen: zentral im Hauptpool oder eigenständig in einem Datenpool-Verzeichnis.
2. Gerichtstermin Neueintrag
Um die Maske Gerichtstermin Neueintrag aufzurufen, klicken Sie in der Maske Gerichtstermine (s. Abb. 18) auf
Abb. 19: Gerichtstermin Neueintrag
Geben Sie bei Akte die Aktennummer ein, zu der der Gerichtstermin gespeichert werden soll und bestätigen Sie
Ihre Eingabe. Der Aktensachbearbeiter und die Aktenbezeichnung werden angezeigt. Bei Gerichtsaktenzeichen
geben Sie das Aktenzeichen des Gerichts ein. Falls Sie bereits bei der Anlage der Akte ein Gerichtsaktenzeichen
für die erste oder auch für die zweite Instanz erfasst haben, wird dieses automatisch eingelesen.
Neben Datum und Uhrzeit des Termins legen Sie fest, ob und wann Sie vor dem Termin durch ein akustisches
Signal an den Termin erinnert werden möchten. Voraussetzung hierfür ist die Eingabe Alarmfunktion benutzen
unter D4 Einstellungen, 26 Termine/Fristen, Karteikarte Allgemein 2.
Weitere Eingaben zum Gerichtstermin basieren auf den drei angelegten Standardtexten – gerichte.msk für die
Gerichtsinstanz, orte.msk für den Gerichtsort und tart.msk für die Terminart. Diese Standardtexte können mit
S8 Textbausteineditor erstellt, geändert und ergänzt werden.
Als Kalender, in den der Gerichtstermin eingetragen werden soll, wird Ihnen der Kalender des Aktensachbearbeiters
vorgeschlagen. Dafür muss ein entsprechendes Kalendersachbearbeiterkürzel angelegt sein.
Beachten Sie: Haben Sie die Microsoft Outlook Add-in-Schnittstelle aktiviert, wird immer der Kalender angezeigt,
aus dem heraus Sie das Termineingabefenster aufrufen. Sie können den Kalender selbstverständlich
ändern. Haben Sie in der Auswahlliste Kalendersachbearbeiter mehrere Kalender ausgewählt,
so wird der Gerichtstermin in allen von Ihnen ausgewählten Kalendern angezeigt.
Wenn Sie einen Kurzbrief auswählen, wird dieser automatisch zum Gerichtstermin gespeichert. Dieser Kurzbrief
steht unter S1 KTV oder S2 Word unter Rund- und Anschreiben als Kurzbrief zur Verfügung. Die zur Auswahl
stehenden Standardtexte textl1.rtf bis textl99.rtf können mit S5 Textbaustein-Editor erstellt, geändert und
ergänzt werden. Die Auswahlliste für die Grußformel enthält alle Einträge der Maskenauswahl maskes0.msk.
T Termine/Fristen

20
Das Programm schlägt die Kurzbriefnummer und die Grußformel vor, die in der Menüleiste unter
D4 Einstellungen, 26 Termine/Fristen, Karteikarte Drucken im Bereich Terminmitteilungen zu Gerichtsterminen
eingegeben wurden.
Für den Ausdruck von Terminzetteln, klicken Sie auf T3 Gerichtstermine und dort auf Terminzettel. Sie haben
die Auswahl zwischen dem alten und neuen Formular. Die Terminzettel basieren auf dem Standardtext
tzettel.rtf, den Sie mit dem S8 Textbausteineditor bearbeiten können. Terminzettel können auch direkt bei
Eingabe eines Gerichtstermins gedruckt werden.
Mit Terminmitteilung können Sie sofort nach Erfassung des Gerichtstermins eine Terminmitteilung für den
Mandanten als Brief drucken. Briefkopf, Grußformel, Druckerschacht, Schriftart und Schriftgröße richten sich
nach den Einstellungen D4 Einstellungen, 26 Termine/Fristen, Karteikarte Drucken.
Der Text selbst wird entsprechend dem in der Eingabemaske Gerichtstermin (Neueintrag) gewählten Kurzbrieftext
gedruckt.
Sie können die Programmfunktion Einstellungen auch direkt aufrufen: per Rechtsklick auf T Termine/Fristen
im ra-micro 7 Tabellenmenü oder auf T Termine/Fristen im Programmbaum.
Im gelben Texteingabefenster können Sie Notizen zum Gerichtstermin eingeben. Notizen zu Gerichtsterminen
werden z. B. im Kalender des Programmbereichs Termine/Fristen mit gekennzeichnet. Um Notizen zu bearbeiten
oder zu drucken, doppelklicken Sie auf oder auf .
Bestätigen Sie mit
, um den Gerichtstermin im gewählten Sachbearbeiterkalender zu speichern. Dort
wird der Termin mit gekennzeichnet.
In der Eingabemaske Gerichtstermin Neueintrag stehen Ihnen weitere Programmfunktionen zur Verfügung:
Termin als E-Mail versenden:
Klicken Sie auf , um Ihr Mail-Programm, z. B. Microsoft Outlook 2007, zu öffnen und den Termin als
Dateianhang zur E-Mail aufzunehmen. Der Empfänger der E-Mail - Ihr Mitarbeiter oder Ihr Mandant - kann
den Termin als Ganztagesereignis per Drag & Drop in seinen Outlook-Kalender übertragen. Der Empfänger
zieht dabei den Dateianhang einfach nur in die Outlook-Ordnerliste und dort auf den Ordner Kalender.
Weitere Einzelheiten zur Datenübernahme und zum eingesetzten Datenformat entnehmen Sie bitte dem
Handbuchkapitel D4 Einstellungen. Der Termintext des Gerichtstermins wird als E-Mail-Betreff übernommen.
Bei Übernahme des Termins in den Microsoft Outlook-Kalender wird Gerichtstermin als Terminkategorie
verwendet. Gerichtskürzel, Ortskürzel und Terminartkürzel der Gerichtstermine werden vollständig
ausformuliert.
Mit erstellen Sie einen vorgefertigten Brief für Ihre Textverarbeitung unter Rund- und Anschreiben,
Kurzbrief. Dabei richten sich Briefkopf, Grußformel, Druckerschacht, Schriftart und Schriftgröße nach den
Einstellungen unter D4 Einstellungen, 26 Termine/Fristen, Karteikarte Drucken.
Mit versenden Sie die Mitteilung über den Gerichtstermin per SMS. Wenn für den Empfänger in den
Adressdaten eine Mobiltelefonnummer hinterlegt ist, wird diese automatisch angezeigt.
Über können Sie den erfassten und gespeicherten Gerichtstermin nach einer Sicherheitsabfrage
entfernen.
Mit speichern Sie den Terminzettel in die Zwischenablage.
Mit erhalten Sie sofort einen Ausdruck des Terminzettels.
3. Gerichtstermine anzeigen
Mit der Programmfunktion T3 Gerichtstermine können Gerichtstermine eingegeben, bearbeitet und gedruckt
werden. Die notierten Gerichtstermine werden nach Ihren Auswahlkriterien gezeigt, z. B. nach Datum, Aktennummer
und Sachbearbeiter. Zunächst entscheiden Sie, ob Sie sich die Gerichtstermine für einen bestimmten
Aktennummernbereich, für einen bestimmten Kalendersachbearbeiter oder für einen Datenpool anzeigen lassen
wollen.
Die Liste der Datenpools wird nur dann angezeigt, wenn Sie unter D4 Einstellungen, 26 Termine/Fristen,
Karteikarte Allgemein im Bereich Gerichtstermine/Fristen die Einstellung im Datenpool gewählt haben.
Sie können sich auch Gerichtstermine zu bereits abgelegten Akten anzeigen lassen.
T Termine/Fristen

21
Gerichtstermine drucken
Weiterhin können Sie in dieser Maske festlegen, in welcher Form Sie die Gerichtstermine drucken möchten.
Gleichzeitig mit den Gerichtsterminen lässt sich eine Liste mit den Terminmitteilungen und Terminzetteln und
den Terminnotizen ausdrucken.
Wenn Sie keinen Bereich für Aktennummern auswählen, werden alle notierten Gerichtstermine aller Akten angezeigt.
Voreingestellt ist die Auswahl mit der ersten und der letzten Akte aus dem Aktenregister.
Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben und Start klicken, werden die entsprechenden Gerichtstermine angezeigt.
Das Programm erzeugt gemäß Ihren Filtervorgaben eine Gerichtstermin-Übersicht, von der Sie einen
Ausdruck machen können.
Mit Ansicht können Sie nicht benötigte Spalten ausblenden, um eine bessere Übersicht über den Inhalt der
Liste zu erhalten. Ferner können Sie den Inhalt einer Spalte auf-oder absteigend sortieren, wenn Sie in die
Kopfzeile der jeweiligen Zeile klicken. Die hier getroffenen Einstellungen werden benutzerbezogen
gespeichert.
4. Gerichtstermine bearbeiten
Um einzelne Gerichtstermine zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf den gewünschten Termin. Nun können Sie
die erforderlichen Änderungen in der Maske Gerichtstermin Änderung vornehmen.
Abb. 20: Gerichtstermin Änderung
Sie haben die gleichen Programmfunktionen wie beim Erfassen neuer Gerichtstermine (s. Abb. 19). So können
Sie z. B. mit den bearbeiteten Gerichtstermin in einer E-Mail versenden oder den Gerichtstermin durch
einen Klick auf entfernen, etc.
T Termine/Fristen

22
T4 Kalender
Abb. 21: Kalenderauswahl
1. Kalender anlegen
Für jeden Sachbearbeiter, dem in der Sachbearbeiterverwaltung ein Kalendersachbearbeiterkürzel zugeordnet
wurde, wird ein Sachbearbeiterkalender angelegt. Selbstverständlich können Sie zwischen den verschiedenen
Sachbearbeiterkalendern wechseln. Bis zu vier Kalender können gleichzeitig angezeigt werden.
Zur Nutzung des T4 Kalenders in Verbindung mit der Microsoft Office Schnittstelle Outlook müssen ebenfalls
Kalendersachbearbeiter erfasst worden sein. Zusätzliche Voraussetzung ist, dass Microsoft Outlook in der
Version 2003, 2007 bzw. 2010 auf Ihrem Arbeitsplatz installiert und Microsoft Outlook als Kalender in
den Allgemeinen Grundeinstellungen voreingestellt ist.
Sollen mehrere Benutzer im Kanzleinetzwerk gemeinsam auf einen Microsoft Outlook Kalender Zugriff
haben, muss eine entsprechende Anwendung installiert sein, z. B. ein Microsoft Exchange Server,
WorkgroupShare oder eine vergleichbare Zusatzanwendung für Microsoft Outlook 2003, 2007 oder 2010.
Zudem müssen die Kalendersachbearbeiter ihren Outlook-Kalender für den ra-micro Benutzer freigeben,
der die Termine für sie einträgt und verwaltet, i. d. R. die Rechtsanwaltsfachangestellte.
Ihr ra-micro Vor-Ort-Partner unterstützt Sie gern bei der Einrichtung des Netzwerk-Zugriffs auf die
Outlook-Kalender.
Benutzerrechte
Unter D Dienstprogramme, D1 Benutzer, Rechte können Sie auf dem Karteikarte Termine/Fristen die Rechte für
das Eintragen der Termine vergeben. Dazu benötigen Sie Verwalterrechte.
2. Kalender aufrufen
Der Kalender lässt sich mit T Termine/Fristen, T4 Kalender oder mit der Tastenkombination Gk aufrufen.
Ansicht
Unter Ansicht können Sie frei wählen: die Anzeige des Datums, der Terminart, der Übersichten und die Anordnung
der Fenster. Außerdem können Sie hier direkt in den Kanzleikalender wechseln und die Anzeige des
geöffneten Kalenders aktualisieren.
Übersichten
Unter Ansicht, Übersichten können Sie eine Tages-, Wochen- oder Monatsübersicht einsehen.
Mit Tagesübersicht überblicken Sie die zu einem bestimmten Sachbearbeiterkalender eingetragenen Termine für
einen bestimmten Tag. Die Übersicht umfasst Gerichtstermine, Fristen, Besprechungstermine und Wieder-
T Termine/Fristen

23
vorlagen des Tages. Alle angezeigten Termine können aus dieser Maske heraus geändert bzw. mit wichtigen
Notizen ergänzt werden.
Die Wochen- oder Monatsübersicht gibt einen Überblick über die Anzahl eingetragener Termine zu einem
bestimmten Sachbearbeiter.
Unter D4 Dienstprogramme, 10 Allgemeine Grundeinstellungen, Karteikarte 9 Programmstart können Sie festlegen,
dass die Tagesübersicht bei jedem Programmstart von ra-micro und erneut beim Programmende
automatisch aufgerufen wird. So können Sie beim Verlassen des Programms rasch einsehen, ob alle Termine
eingehalten worden sind, insbesondere ob alle Fristsachen erledigt wurden.
Die Einstellung Tagesübersicht bei Programmende soll dem Anwender die Einhaltung der durch die höchstrichterliche
Rechtsprechung aufgestellten Anforderungen erleichtern. Hiernach muss der Prozessbevollmächtigte
nicht nur sicherstellen, dass ihm Akten von Verfahren, in denen Fristen laufen, rechtzeitig
zur Bearbeitung vorgelegt werden. Er muss vielmehr zusätzlich eine Ausgangskontrolle schaffen, durch die
zuverlässig gewährleistet wird, dass fristwahrende Schriftsätze auch tatsächlich hinausgehen (BGH NJW
1996, 1541).
Kalender wechseln/weiteren Kalender hinzufügen
Um den Kalender eines anderen Sachbearbeiters zu öffnen, wählen Sie den entsprechenden Kalender in der
Auswahlliste mit . Um neben dem eigenen Kalender einen weiteren Kalender zu öffnen, klicken Sie
weitere Kalender und wählen Sie den entsprechenden Kalender in der Auswahlliste aus.
Datum wechseln
Um von der aktuell angezeigten Kalenderseite auf die eines anderen Datums zu wechseln, können Sie im
Kalender mit bzw. wie in der Tagesübersicht blättern. Alternativ können Sie das Datum für die
Datumswahl direkt bestimmen, indem Sie auf der Auswahlmaske klicken. Mit wird die Tagesübersicht
gedruckt. Sie können die Tagesübersicht
, falls – während die Tagesübersicht geöffnet war
– weitere Termine für diesen Kalendersachbearbeiter eingegeben worden sind.
Datum koppeln
Mit T4 Kalender, Kalender, Datum koppeln legen Sie fest, dass alle gewählten Sachbearbeiterkalender das
gleiche Datum anzeigen bzw. auf das geänderte Datum wechseln.
3. Termin eintragen/ändern
Folgende Terminarten und Zeiten können Sie im Kalender eintragen:
Alarmtermin,
Allgemeiner Termin,
Dauertermin,
Frist,
Gerichtstermin,
Sperrzeit,
Wiedervorlage.
Termine, die im Kalender zur Aktennummer gespeichert sind, werden auch über diese Aktennummer in die
Übersicht der Akteninfo aufgenommen. Dort ist ein kompletter Überblick über alle Termine zur Akte einsehbar.
Außerdem können Sie benutzerbezogen Notizen in einen Merkzettel eintragen.
Alarmtermin
In T4 Kalender können Alarmtermine eingetragen werden, an die Sie mit einem akustischen Signal erinnert
werden. Im Kalender wird ein Alarmtermin durch das Symbol rechts neben der Uhrzeit gekennzeichnet.
Zusätzlich zur akustischen Erinnerung erscheint eine Mitteilung, die auf den Alarmtermin hinweist. Alarmtermine
können gleichzeitig mit eingetragen werden: bei einem Allgemeinen Termin, einem Gerichtstermin
sowie bei einem aktenbezogenen Besprechungstermin.
Alarmtermine werden nur für den Benutzer gespeichert, für den sie eingetragen wurden.
Um einen Alarmtermin in den Kalender einzutragen, wählen Sie unter D4 Dienstprogramme, Allgemein,
Einstellungen, 26 Termine/Fristen, Karteikarte Allgemein 2 im Bereich Alarmfunktion die Einstellung Alarmfunktion
benutzen.
T Termine/Fristen

24
Alarmtermin in den Kalender eintragen
Möchten Sie in einen Sachbearbeiterkalender Alarmtermine, Allgemeine Termine, Gerichtstermine,
Fristen und/oder Wiedervorlagen eintragen, bleibt der Ablauf im Grunde derselbe.
Doppelklicken Sie in die entsprechende Zeitzeile des Kalenders. Hierdurch wird ein Kontextmenü aufgerufen,
indem Sie zwischen den Terminarten wählen können: Alarmtermin, Allgemeiner Termin,
Gerichtstermin, Dauertermin, Sperrzeit, Frist und Wiedervorlage.
Den gewünschten Text wählen Sie aus der Auswahlliste aus. Sämtliche hinterlegte Texte werden in
alarmtxt.msk gespeichert. Wenn Sie hier einen neuen Text eingeben, so wird nach Bestätigung der in
der Eingabemaske Alarmtermin (Neueingabe) getroffenen Festlegungen ein Programmhinweis aufgerufen,
in dem Sie entscheiden, ob der neue Text in die Auswahl übernommen werden soll.
Allgemeiner Termin
Alarmtermine sind selbständige Termine. Falls Sie den eigentlichen Termin verändern, für den der
Alarm ausgelöst wird, müssen Sie den dazugehörigen Alarmtermin ebenfalls verlegen und/oder
löschen.
Allgemeine Termine werden im Kalender ohne eine besondere Kennzeichnung geführt. In der Spalte neben der
Uhrzeit im Kalender gibt es daher kein Symbol. Es besteht allerdings die Möglichkeit, zum Termin eine Notiz zu
erfassen. Diese Notiz wird im Kalender dann durch das Symbol am rechten Rand gekennzeichnet.
Allgemeine Termine bestehen aus einer Uhrzeit und einer Terminbezeichnung. Wurde in der Menüleiste unter
Dienstprogramme, Allgemein, Einstellungen, 26 Termine/Fristen auch die Verwendung des Alarms festgelegt,
so kann zu dem Allgemeinen Termin auch ein Alarm gespeichert werden. Im Kalender wird dieser Alarmtermin
durch das Symbol rechts neben der Uhrzeit kenntlich gemacht.
Allgemeine Termine in den Kalender eingeben
Um einen Allgemeinen Termin in den Kalender einzutragen, doppelklicken Sie auf die gewünschte
Zeitzeile im Kalender oder wählen im Kalendermenü Neu oder Bearbeiten, Termin neu eintragen die
Zeile Allgemeiner Termin aus. In der Eingabemaske Allgemeiner Termin (Neueintrag) geben Sie die
Uhrzeit des Allgemeinen Termins ein. Wurde das Auswahlmenü für die Wahl der Terminart mittels
eines Mausdoppelklicks auf eine Kalenderzeile aufgerufen, wird vom Programm die entsprechende
Uhrzeit vorgeschlagen.
Erfolgte der Aufruf dieses Auswahlmenüs aus der Menüleiste des Kalenders (Neu oder Bearbeiten,
Termin neu eintragen, Allgemeiner Termin), so wird die in der Menüleiste unter Dienstprogramme,
Allgemein, Einstellungen, 26 Termine/Fristen auf der Karteikarte Allgemein 1 im Bereich
Zeiteinstellungen gewählte Beginnzeit vorgeschlagen.
Tragen Sie das Datum ein, an dem der Termin stattfinden soll. Vom Programm vorgeschlagen wird
stets das Datum des Sachbearbeiterkalenders, aus dem heraus die Eingabemaske Allgemeiner Termin
(Neueintrag) aufgerufen wurde. Sie können jedoch auch ein anderes Datum eingeben. Geben Sie die
Dauer des Termins in Stunden im Schema hhmm, z. B. 0030 für einen halbstündigen Termin, an. Nun
tragen Sie den Text ein, der dem Termin im Kalender beigefügt werden soll.
Sie können den Allgemeinen Termin zu einem aktenbezogenen Termin machen, indem Sie zunächst
die betreffende Aktennummer eingeben. Als Kalendervermerk wird unter Text dann die Aktenkurzbezeichnung
vorgeschlagen.
Wenn Sie am Ende des Textes zwei Ausrufezeichen eingeben und diese bestätigen, so wird der
Allgemeine Termin im Kalender durch das Symbol besonders kenntlich gemacht.
Um an einen Termin durch ein akustisches Signal erinnert zu werden, wählen Sie die Einstellung
Alarm. Zusätzlich wird eine Terminmitteilung eingeblendet. Legen Sie in der Auswahlliste die gewünschte
Zeitspanne fest, wann Sie vor dem Termin erinnert werden wollen. Voraussetzung hierfür ist
die Aktivierung der Alarmfunktion unter Dienstprogramme, Allgemein, Einstellungen,
26 Termine/Fristen, Karteikarte Allgemein 2.
Sie können einen Allgemeinen Termin durch die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten in der Auswahlliste
Terminart besonders kennzeichnen, z. B. als privaten oder auswärtigen Termin. Verschiedene
Terminarten werden im Kalender durch unterschiedliche Symbole gekennzeichnet. So können private
Termine durch das Symbol und auswärtige Termine durch das Symbol gekennzeichnet sein.
Weitere Terminarten und deren zugeordneten Symbole können Sie festlegen unter Dienstprogramme,
Allgemein, Einstellungen, 26 Termine/Fristen, Karteikarte Kalender, Bereich Benutzerdefinierte
Terminarten. Bis zu fünf benutzerdefinierte Terminarten sind möglich.
T Termine/Fristen

25
Dauertermin
Weiterhin können Sie Terminnotizen eingeben. Tragen Sie den Notiztext in den gelb unterlegten
Bereich ein. Im Kalender wird eine vorhandene Notiz rechts neben dem Termin durch das Symbol
gekennzeichnet.
Allgemeine Termine ändern
Sie können einen Allgemeinen Termin im Kalender ändern. Rufen Sie hierzu das entsprechende
Kalenderblatt des Sachbearbeiterkalenders auf. Um einen gewünschten Termin zu ändern, doppelklicken
Sie darauf. Alternativ dazu können Sie den Allgemeinen Termin auch per Drag & Drop
innerhalb einer Kalenderseite verlegen.
Voraussetzung hierfür ist, dass Sie in der Menüleiste unter Dienstprogramme, Allgemein, Einstellungen,
26 Termine/Fristen auf der Karteikarte Allgemein 1 im Bereich Kalender die
Einstellung Terminverschiebung durch Drag & Drop gewählt haben.
Allgemeine Termine löschen
Ein Allgemeiner Termin kann im Kalender gelöscht werden. Markieren Sie hierzu den Termin, der gelöscht
werden soll, per Mausklick und klicken Sie Löschen. Bestätigen Sie, um den Termin endgültig zu
löschen. Alternativ dazu können Sie einen Termin auch löschen, indem Sie den Termin rechtsklicken
und anschließend Termin löschen wählen.
Allgemeine Termine per E-Mail versenden
In der Eingabemaske Allgemeiner Termin (Neueintrag) können Sie einen neu eingetragenen
Allgemeinen Termin bzw. aktenbezogenen Besprechungstermin per E-Mail versenden. Um einen neu
eingetragenen, geänderten Termin per E-Mail zu versenden, können Sie die Maske Allgemeiner Termin
(Änderung) nutzen. Um Ihr Mail-Programm, z. B. Microsoft Outlook 2007, zu öffnen und den
Allgemeinen Termin als Dateianhang zur E-Mail aufzunehmen, klicken Sie auf . Der Empfänger
der E-Mail kann den Termin als Ganztagesereignis per Drag & Drop in seinen Outlook-Kalender übertragen.
Der Empfänger braucht den Dateianhang einfach nur aus der Mail in den Ordner Kalender aus
der Outlook-Ordnerliste zu ziehen. Als Terminbetreff wird der Termintext eingetragen. Bei Übertragung
des Termins in den Outlook-Kalender wird als Terminkategorie Besprechungstermin übernommen.
Ferner können Sie den Termin per Kurzbrief, SMS oder per ra E-Brief versenden.
Ein Dauertermin ist ein Termin, der sich täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich
wiederholt. Solche Termine brauchen nur einmal eingegeben zu werden. Sie werden dann automatisch,
dem jeweiligen Rhythmus entsprechend, in den Kalender eingetragen. Sie können mehrere Dauertermine
zugleich eintragen oder ändern (z. B. zeitlich verlegen).
Dauertermine werden im Kalender durch das Symbol
gekennzeichnet.
Dauertermin in den Kalender eingeben
Um die Eingabemaske Dauertermine für Kalender aufzurufen, klicken Sie im Sachbearbeiterkalender
auf Bearbeiten, Termin neu eintragen, Dauertermin. Es werden sämtliche bereits eingetragene Dauertermine
aufgelistet. Klicken Sie anschließend auf , um die Maske Dauertermin eingeben aufzurufen.
Tragen Sie in dieser Maske den Datumsbereich ein, in dem der Dauertermin vermerkt werden
soll. Wählen Sie das Zeitintervall in der Auswahlliste Rhythmus aus, zu welchem der Dauertermin
angezeigt werden soll. Nach Bestätigung Ihrer Angaben in der Eingabemaske Dauertermin eingeben/ändern
wird der Dauertermin in die Liste der Eingabemaske Dauertermin für Kalender
aufgenommen und nach dem Schließen der Maske im Kalender vermerkt.
Dauertermine ändern
Im Kalender können Sie Dauertermine einsehen, ändern und löschen. Klicken Sie hierzu in der
Kalender-Menüleiste auf Bearbeiten, Termin neu eintragen, Dauertermin. Die Eingabemaske Dauertermine
für Kalender [Kalendersachbearbeiter-Kürzel] wird aufgerufen und Sie können sämtliche,
bereits eingetragene Dauertermine einsehen. Doppelklicken Sie auf einen Dauertermin in der Auswahlliste,
wenn Sie ihn ändern möchten, bzw. klicken Sie auf Löschen. Mit wird die Liste der
vorhandenen Dauertermine ausgedruckt.
Über Ansicht Terminart kann festgelegt werden, ob ein Dauertermin mit bzw. ohne Angabe des
Zeitraums im Kalender angezeigt wird. Die gewählte Ansichts-Option wird in allen Bereichen des
Programmbereichs T Termine/Fristen übernommen, in denen die Darstellung von Dauerterminen
möglich ist (T4 Kalender, T5 Kanzleikalender, T6 Tagesübersicht).
T Termine/Fristen

26
Sperrzeiten
Im Kalender lassen sich für einzelne Kalendersachbearbeiter Sperrzeiten eintragen. Sperrzeiten werden im
Kalender durch das Symbol gekennzeichnet. Wenn Sie versuchen, während einer Sperrzeit einen Termin in
einen Sachbearbeiterkalender einzutragen, wird ein Hinweis auf die Sperrung angezeigt. Als Voraussetzung
hierfür muss unter D4 Dienstprogramme, 26 Termine/Fristen unter Allgemein 1 die Einstellung Warnmeldung,
wenn Datum in Sperrzeit liegt gewählt werden. Dabei gibt es zwei grundsätzlich unterschiedliche Arten von
Sperrzeiten: absolut und relativ.
Absolute Sperrzeit: Ist in einem Kalender eine absolute Sperrzeit eingetragen, können für diese Zeit gar
keine Termine eingetragen werden. Im Kalender wird die gesperrte Zeitspanne in der Farbe rosa
dargestellt. Möchten Sie einen Termin in diese Zeit eintragen, wird dies mit Hinweis auf die Sperrzeit unterbunden.
Relative Sperrzeit: Ist hingegen eine relative Sperrzeit eingetragen, können für diese Zeit durchaus noch
Termine eingetragen werden. Eine relative Sperrzeit wird im Kalender – wie andere Termine auch – durch
eine graue Unterlegung der Spalte gekennzeichnet. Bevor Sie hier Termine eingeben können, werden Sie
auf die Sperrzeit hingewiesen.
Ob eine Sperrzeit absolut oder relativ ist, bestimmen Sie in der Maske Sperrzeiten für Kalender
[Kalendersachbearbeiter-Kürzel] unter kein Eintragen von Terminen in Sperrzeit möglich. Haben Sie diese
Einstellung gewählt, so wird die Sperrzeit damit absolut. Ist die Einstellung nicht aktiviert, bleibt die
Sperrzeit relativ.
Sperrzeit in den Kalender eingeben/Sperrzeitübersicht
Um Sperrzeiten einzugeben, wählen Sie im Kalender das Menü Bearbeiten, Termin neu eingeben,
Sperrzeit. Die Eingabemaske Sperrzeiten für Kalender [Kalendersachbearbeiter] wird aufgerufen und
sämtliche bereits eingetragenen Sperrzeiten auflistet. Klicken Sie auf , um eine neue Sperrzeit
zu erfassen. Tragen Sie den Datumsbereich und den Zeitraum ein, in dem die Sperrzeit vermerkt
werden soll und geben Sie einen Grund für die Sperrzeit ein. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit
. Mit in der Maske Sperrzeiten für Kalender [Kalendersachbearbeiter-Kürzel] können
Sie eine Liste der Sperrzeiten drucken. Um die Sperrzeit im Kalender zu vermerken, bestätigen Sie
Ihre Eingaben in der Maske mit .
Die Sperrzeiten können Sie unter T5 Kanzleikalender mit
einsehen.
Um die zu einem bestimmten Tag eingetragenen Sperrzeiten in einem Hinweisfeld einzusehen,
klicken Sie auf das jeweilige Datum.
Sperrzeiten ändern/löschen
Um die Sperrfrist zu ändern, doppelklicken Sie auf den Sperrfristeintrag im Kalender und auf den gewünschten
Eintrag in der Eingabemaske Sperrzeiten für Kalender [Kalendersachbearbeiter-Kürzel]. Sie
können Sperrzeiten im Kalender löschen, indem Sie den gewünschten Eintrag in der Maske Sperrzeiten
für Kalender [Kalendersachbearbeiterkürzel] markieren und auf Löschen klicken. Alternativ
dazu rechtsklicken Sie auf den Eintrag und wählen dann Löschen.
4. Termin suchen
Sie können die Funktion Termin suchen mit T4 Kalender, Suchen aufrufen. Damit können alle Arten von
Terminen gesucht werden.
Links im Fenster wählen Sie den Kalender aus sowie den Zeitraum, in welchem der Termin gesucht werden
soll.
Rechts können Sie die verschiedenen Terminarten auswählen.
Darunter wird der Suchbegriff, welcher im Termin enthalten sein soll, eingegeben.
Wenn die Einstellung Groß/Kleinschreibung ignorieren aktiviert ist, wird diese bei der Suche nicht
berücksichtigt.
5. Freie Zeit suchen
Unter T4 Kalender, Suchen, freie Zeit können Sie in einzelnen oder mehreren Sachbearbeiterkalendern nach
freien Zeiten suchen und in diese freie Zeit Termine eintragen.
T Termine/Fristen

27
Wenn Sie unter D4 Dienstprogramme, Einstellungen, 26 Termine/Fristen auf dem Karteikarte Allgemein 1
als Einstellung nur Werktage gewählt haben, werden Wochenenden und Feiertage nicht in die Suche einbezogen.
Variable Feiertage können Sie auf dem Karteikarte Allgemein 1 als Feiertage festlegen.
T5 Kanzleikalender
Abb. 22: T5 Kanzleikalender, hervorgehoben: Sachbearbeiterzeile im Balkendiagramm
Die Programmfunktion T5 Kanzleikalender ermöglicht es Ihnen, eine Übersicht aller eingetragenen Termine der
Kanzlei einzusehen. Angezeigt werden die Termine aller Sachbearbeiterkalender der Kanzlei, die zu einem bestimmten
Tag eingetragen sind.
1. Ansicht
Unter können Sie mit Kalender bestimmen, welche Sachbearbeiter im Kanzleikalender angezeigt werden
sollen. Wenn Sie mit die Einstellungen Balkendiagramm gewählt haben, wird der Kanzleikalender ergänzt
um eine grafische Darstellung sowohl der belegten als auch der freien Zeit. Im Balkendiagramm werden die
belegten Zeiten rot dargestellt, wie in der Legende zur Kanzleiübersicht. Freie Zeiten im jeweiligen Kalender
werden weiß gekennzeichnet. Zeiten, die in allen Sachbearbeiterkalendern frei sind, werden grün
gekennzeichnet.
Von den unter getroffenen Festlegungen hängt auch ab, ob die Kanzleiübersicht auch Wiedervorlagen
umfasst. Haben Sie Wiedervorlagen ausgewählt, werden die Wiedervorlagen oberhalb der chronologischen Auflistung
der Termine geführt – unter Angabe von Wiedervorlagen-Sachbearbeiterkürzeln, Aktenzeichen,
Aktenkurzbezeichnung, Wiedervorlagegrund und der vorgesehenen Bearbeitungszeit.
Um Gerichtstermine und Fristen im Kanzleikalender getrennt anzuzeigen, wählen Sie die Menüzeile Gerichtstermine/Fristen
getrennt anzeigen. Nur wenn diese Einstellung bereits gewählt ist, können Sie die Menüzeile
Gerichtstermine/Fristen aller Datenpools anzeigen zusätzlich wählen. Haben Sie die Menüzeile Gerichtstermine/Fristen
aller Datenpools anzeigen gewählt, werden die Gerichtstermine und Fristen aller Datenpool-
Verzeichnisse angezeigt.
T Termine/Fristen

28
2. Mit dem Kanzleikalender arbeiten
Die zum gewählten Tag in die einzelnen Sachbearbeiterkalender eingetragenen Termine werden im Kanzleikalender
chronologisch aufgeführt. Möchten Sie in den Kalender eines Sachbearbeiters wechseln, um z. B.
einen Termin zu ändern, doppelklicken Sie im Balkendiagramm auf die Zeile des Sachbearbeiters. Für den
Kalender eines bestimmten Sachbearbeiters, doppelklicken Sie auf einen im Kanzleikalender eingetragenen
Termin oder eine Frist.
Die Einteilung der Spalte Zeit richtet sich nach der Festlegung für das Kalender-Zeitraster, die unter
D4 Dienstprogramme Einstellungen, 26 Termine/Fristen auf der Karteikarte Allgemein 1 im Bereich Zeiteinstellungen
getroffen wurde. Haben Sie für den Kalender ein halbstündiges Zeitraster festgelegt, so weist
auch die Kanzleiübersicht ein solches Zeitraster auf.
Ist ein Termin in mehreren Sachbearbeiterkalendern zugleich eingetragen, etwa weil ein Vertretungsverhältnis
vorliegt, so wird der Termin in der Kanzleiübersicht für jeden Sachbearbeiterkalender gesondert aufgeführt –
unter Angabe des jeweiligen Sachbearbeiterkürzels.
T6 Tagesübersicht
Abb. 23: T6 Tagesübersicht
Mit der Programmfunktion T6 Tagesübersicht können Sie alle eingetragenen Tagestermine eines bestimmten,
mehrere oder alle Sachbearbeiters einsehen. Die Termine werden dabei unterteilt in die Kategorien Gerichtstermine,
Fristen, Allgemeine Termine und Wiedervorlagen. Außerdem können Sie Merkzettel anlegen, um zusätzliche
Informationen zu einem bevorstehenden Termin einzugeben.
1. Gerichtstermine, Fristen, Allgemeine Termine
Im Bereich Gerichtstermine (links oben in Abb. 23) werden die Gerichtstermine für die gewählten Sachbearbeiter
aufgeführt. Mit Rechtsklick können Sie in einem Kontextmenü auswählen, ob Sie Gerichtstermine
neu erfassen oder ändern möchten.
Im Bereich Fristen werden die Fristen für den gewählten Sachbearbeiter gelistet. Auch hier können Sie über ein
Kontextmenü wählen, ob Sie Fristen ändern oder neu erfassen möchten.
Unter Allgemeine Termine werden die allgemeinen Termine für die gewählten Kalendersachbearbeiter angezeigt.
Sofern ein allgemeiner oder ein aktenbezogener Besprechungstermin besonders gekennzeichnet
wurde, wird die Bezeichnung in Klammern am Ende des Termintexts angezeigt.
T Termine/Fristen

29
2. Wiedervorlagen und Merkzettel
Die Tagesübersicht enthält ferner die Bereiche Wiedervorlagen und Merkzettel. Merkzettel werden benutzerbezogen
und unabhängig vom Datum der Tagesübersicht gespeichert. Der Merkzettel wird auch dann
angezeigt, wenn sich die Tagesübersicht auf einen anderen Sachbearbeiter bezieht.
Um Merkzettel zu erfassen, muss aus der Auswahlliste im Bereich Merkzettel zunächst ein Sachbearbeiter gewählt
werden. Standardgemäß wird der eigene Merkzettel vorgeschlagen, also der desjenigen Sachbearbeiters,
der sich beim Start von ra-micro an diesem Arbeitsplatz angemeldet hat.
Um eine Notiz einzutragen, die dann in den Merkzetteln aller Benutzer zu sehen ist, wählen Sie die Zeile 000
alle Benutzer. Schließlich können Sie den gewünschten Merkzettel-Text in das gelbe Textfeld eintragen.
3. Speichern und Drucken
Sie können die Tagesübersicht drucken und/oder speichern. Nach Speicherung mit
bleibt die Maske für
weitere Eingaben geöffnet. Mit
werden die eingegebenen Daten ebenfalls gespeichert und die Maske
wird geschlossen.
4. Aktualisieren und Blättern
Neu bzw. soeben an einem anderen ra-micro Arbeitsplatz eingetragene Termine können Sie mit Aktualisieren
einsehen. Ferner haben Sie die Möglichkeit, in der Tagesübersicht vor- bzw. zurückzublättern: tageweise mit
den Tasten und sowie wochenweise mit den Tasten und . Klicken Sie auf Heute,
um das aktuelle Datum zu wählen. Mit können Sie einen beliebigen Tag einstellen.
5. Löschen
Mit
können Sie den Inhalt des Merkzettels vollständig löschen. Eine vorherige Sicherheitsabfrage
findet dabei nicht statt.
Sie können nur Ihren eigenen persönlichen Merkzettel löschen. Auf den Merkzettel anderer Benutzer
können Sie nicht zugreifen.
6. Suchen und Öffnen
Mit
können Sie nach bestimmten Einträgen in den Kalendern suchen. Die Suche erleichtert das Auffinden
von Terminen, an deren genauen Zeitpunkt Sie sich zwar nicht mehr erinnern, jedoch an bestimmte
Zusatzinformationen – Sie können z. B. nach Terminart filtern. Die Suchfunktion rufen Sie mit
auf:
Wählen Sie den Kalender und die gewünschte Terminart sowie den Zeitraum, in welchem Sie den gesuchten
Termin vermuten. Das Suchergebnis wird im unteren Teil angezeigt, sobald Sie auf Start geklickt haben.
Unter Kalender wählen können Sie die Tagesübersicht weitere Kalender oder alle Kalender hinzufügen.
Ferner haben Sie hier die Möglichkeit, die Übersicht in eine Wochen- oder Monatsübersicht anzeigen zu lassen.
In der Wochen- und Monatsübersicht lassen sich unter Ansicht die Termine sowohl grafisch als auch in Textform
darstellen.
T Termine/Fristen

30
Abb. 24: Wochenübersicht eines Sachbearbeiterkalenders in Textform
In der Monatsübersicht wird für jeden Tag des Monats die Anzahl der jeweiligen Termine unter Angabe der
Terminart angezeigt. Für genaue Terminangaben in der Monatsübersicht führen Sie den Mauszeiger auf einen
bestimmten Tag.
Ferner können Sie in der Maske Tagesübersicht, Öffnen auch in den Kanzleikalender wechseln.
Um die Tagesübersicht zu einem bestimmten Tag zu öffnen, doppelklicken Sie den entsprechenden Tag in der
Wochen- respektive Monatsübersicht.
7. Tagesübersicht bei Programmstart anzeigen
Sie können mit D4 Dienstprogrammen, 10 Allgemeine Grundeinstellungen, Karteikarte 9 Programmstart
wählen, ob die Tagesübersicht automatisch bei Programmstart und/oder bei Programmende aufgerufen werden
soll.
T Termine/Fristen

31
Abb. 25: Tagesübersicht bei Programmstart und/oder –ende anzeigen
T Termine/Fristen

32
T7 Termine zur Akte
Abb. 26: Termine zur Akte verwalten
Unter Termine zur Akte erhalten Sie eine Übersicht aller Termine zu einer Akte: Gerichtstermine, Fristen, Allgemeine
Termine und/oder Wiedervorlagen. Sie können mit neue Termine anlegen und Termine mit
per ra E-Brief versenden. Um neue Termine zu einer weiteren Akte zu erfassen, können Sie mit
eine neue Übersicht aufrufen. Um einen Eintrag zu Gerichtsterminen, Fristen, Allgemeine Terminen oder
Wiedervorlagen zu ändern, doppelklicken Sie in das jeweilige Feld. Die entsprechende Maske wird aufgerufen
und Sie können die gewünschte Änderung vornehmen.
Mit Drucken erhalten Sie einen Ausdruck der gerade in der Maske aufgerufenen Terminübersicht. Zuvor können
Sie noch festlegen, ob Sie die zur Akte abgelegten Notizen mit ausdrucken möchten.
T Termine/Fristen

33
T8 Wiedervorlagen
Abb. 27: T8 Wiedervorlagen
Mit dieser Programmfunktion können Sie aktenbezogen bis zu zwei Wiedervorlagen eingeben, löschen, anzeigen
und drucken.
Sie können Wiedervorlagen zu einer bestimmten Akte auch mit der Programmfunktion T7 Termine zur Akte
eintragen, indem Sie in der Übersicht Termine zur Akte die Eingabemaske Wiedervorlagen Bearbeitung aufrufen.
Hierzu wählen Sie entweder mit Wiedervorlagen oder doppelklicken auf eine im Bereich
Wiedervorlagen angezeigte Wiedervorlage.
1. Wiedervorlagensachbearbeiter
Jedem Sachbearbeiter, der Wiedervorlagen bearbeiten soll, muss ein Wiedervorlagen-Sachbearbeiterkürzel
zugeordnet werden. Die Zuordnung eines Wiedervorlagen-Sachbearbeiterkürzels können Sie in
D1 Benutzerverwaltung unter
vornehmen. Wenn Sie eine Wiedervorlage zur Akte eintragen,
können Sie diese Wiedervorlage einem bestimmten Wiedervorlagen-Sachbearbeiter zuordnen, indem Sie unter
Bearbeiter das entsprechende Kürzel auswählen. Wiedervorlagen werden stets unter Angabe des entsprechenden
Wiedervorlagen-Sachbearbeiters angezeigt und gedruckt.
2. Wiedervorlagen eingeben
Geben Sie bei Aktennummer/Nachname die Nummer der Akte ein, zu der eine Wiedervorlage eingegeben
werden soll und bestätigen Sie die Eingabe. Zur Kontrolle der Aktennummer werden der entsprechende Aktensachbearbeiter,
das Referat und die Aktenkurzbezeichnung angezeigt. Haben Sie zu einer Aktennummer schon
vorher Wiedervorlagen erfasst, erscheinen die bereits vorhandenen Daten in den Eingabefeldern und können
dort bei Bedarf bearbeitet werden.
Tragen Sie bei Datum ein, wann die Wiedervorlage erfolgen soll. Sie können zu einem Datum auch eine bestimmte
Zeitspanne hinzu addieren. Möchten Sie die Wiedervorlage in einer Woche festsetzen, wählen Sie .
Zur Wiedervorlage in einem Monat wählen Sie .
Möchten Sie eine bestehende Wiedervorlage vorverlegen, klicken Sie auf . In der aufgerufenen Maske
Wiedervorlage vortragen können Sie mit ein konkretes Datum für die Wiedervorlage angeben oder mit
einstellen, in wie vielen Tagen, Wochen oder Monaten eine Wiedervorlage erfolgen soll.
T Termine/Fristen

34
Abb. 28: Wiedervorlage vortragen
Neben dem Datum wird stets der entsprechende Wochentag angezeigt, damit Sie Einträge auf Sonn- oder
Samstage vermeiden können. Wenn ein Wochentag auf einen Feiertag fällt, wird dieser rot dargestellt.
Variable Feiertage legen Sie fest in der Menüleiste unter D4 Einstellungen, 26 Termine/Fristen, Karteikarte
Allgemein 1. Möchten Sie die Wiedervorlage auf einen Feiertag eintragen, so stellen Sie in den
Einstellungen „WV-Datum nicht ändern“ ein.
Mit Grund wählen Sie den Wiedervorlagegrund. Sie können die Auswahlliste der Wiedervorlagegründe erweitern
oder ändern, indem Sie den Editiermodus (Komfobox) mit aufrufen. Für die einzelnen Wiedervorlagegründe
dürfen maximal 50 Zeichen pro Zeile belegt werden. Sie können bis zu 99 Wiedervorlagegründe speichern.
Neue Wiedervorlagegründe können Sie nur an die bestehende Liste anfügen. Da sich die Nummer des
Wiedervorlagegrundes aus der Zeile ergibt, in der sich der Wiedervorlagegrund befindet, können keine
Zeilen entfernt werden. Eine Änderung der Auswahlmaske textwv.msk wirkt sich auch auf schon eingetragene
Wiedervorlagen aus!
Individuelle Wiedervorlagegründe können Sie in das Eingabefeld Grund manuell eingeben. Es muss immer ein
Grund eingegeben sein. In den Einstellungen unter D4 Einstellungen, 26 Termine/Fristen, Karteikarte Wiedervorlagen
können Sie einen Grund auswählen, der standardmäßig vorgeschlagen wird.
Nachdem Sie mit Bearbeiter einen Wiedervorlagen-Sachbearbeiter gewählt haben, bestimmen Sie mit
Rhythmus den gewünschten Wiedervorlageturnus. Die Auswahl Bearbeiter enthält alle in Sachbearbeiterverwaltung
eingetragenen Wiedervorlagen-Sachbearbeiter.
Dem Wiedervorlageturnus liegen folgende Buchstabenkürzel zugrunde: e für einmalig, t für täglich, w für
wöchentlich, m für monatlich, v für vierteljährlich, h für halbjährlich, j für jährlich. Statt der Buchstabenkürzel
können Sie auch eingeben, nach wie vielen Tagen die Wiedervorlage erfolgen soll. Möglich
sind 1 – 99 Tage.
Der Vortrag der Wiedervorlage auf den eigetragenen Rhythmus erfolgt jeweils nach erreichtem Wiedervorlagedatum
und Druck der Wiedervorlagenliste.
Um den zusätzlichen Zeitaufwand und die dadurch beanspruchte Zeit zu erfassen, können Sie die Eingabefelder
erweitern. Klicken Sie hierzu auf und wählen Sie Zeiterfassung für WV-Bearbeitung. Bei Zeitaufwand
können Sie die voraussichtliche Bearbeitungszeit für die Wiedervorlage eingeben. Bei belegte Zeit wird die mit
Wiedervorlagen belegte Zeit für diesen Wiedervorlagensachbearbeiter an diesem Tag angezeigt.
Sie können zwischen den Datum-Eingabefeldern in 1. Wiedervorlage und 2. Wiedervorlage mit der Tastenkombination
S1 oder S2 vor- bzw. zurückblättern.
Sollten Sie Rechtsmittel-, Erinnerungs-, Beschwerde-, Einspruchs- oder sonstige Fristen dieser Art in der
Programmfunktion Wiedervorlagen speichern, muss deren Eingabe mit T10 Protokoll aktenbezogener
Termine überwacht werden. Die Einstellung dazu nehmen Sie vor unter D4 Einstellungen,
26 Termine/Fristen, Karteikarte 2 Allgemein.
3. Wiedervorlage löschen
Mit
können Sie eine eingetragene Wiedervorlage löschen.
Um gelöschte Wiedervorlagen einzusehen und bei Bedarf endgültig zu löschen, klicken Sie erst auf
, dort auf , und anschließend auf .
T Termine/Fristen

35
4. Kurzbrief zur Wiedervorlage erstellen
Um einen Kurzbrief zur Wiedervorlage zu erfassen, klicken Sie auf . Die hier erfassten Kurzbriefe können
Sie in der Kanzlei-Textverarbeitung oder Microsoft Word mit Briefe, Kurzbrief aufrufen, weiterbearbeiten und
drucken. Die Angaben von Kurzbriefnummer, Grußformel und Briefkopf werden vorgeschlagen entsprechend
den Festlegungen in der Menü-Leiste unter D4 Einstellungen, 26 Termine/Fristen, Karteikarte Drucken.
5. Wiedervorlage per ra E-Brief versenden
Sie können neu eingetragene und bearbeitete Wiedervorlagen aus der Eingabemaske Wiedervorlagen bearbeiten
heraus per ra E-Brief mit
versenden.
6. Wiedervorlagenliste
Um eine Übersicht aller erfassten Wiedervorlagen zu erstellen und zu drucken, klicken Sie auf .
Doppelklicken Sie auf eine im Suchergebnis angezeigte Wiedervorlage, um sie zu bearbeiten.
Wiedervorlagen filtern
Abb. 29: Wiedervorlagenliste, hervorgehoben: Toolbar und Filter/Optionen
Für die Anzeige bzw. den Druck von Wiedervorlagen stehen Ihnen zahlreiche Filtermöglichkeiten zur Verfügung:
Datum
Im Bereich Datum können Sie festlegen, für welchen Zeitraum die Wiedervorlagen angezeigt werden
sollen. Wählen Sie die Einstellung alle bis heute, um alle Wiedervorlagen bis zum aktuellen Tag anzeigen
zu lassen. Alternativ dazu können Sie auch die Wiedervorlagen eines von Ihnen vorgegebenen
Zeitraumes einsehen.
Akten
Im Bereich Akten entscheiden Sie, ob Sie Wiedervorlagen eines bestimmten Aktenbereichs einsehen
oder ob Sie nur einzelne Akten auswählen möchten. Standardmäßig ist die Einstellung Bereich von
gewählt, wobei alle angelegten Akten vorgeschlagen werden. Bei Bedarf können Sie den Programm-
T Termine/Fristen

36
vorschlag überschreiben. Klicken Sie hierzu in die gelben Eingabefelder und geben Sie den
gewünschten Aktennummernbereich ein.
Mit Auswahl können Sie einzelne Akten heraussuchen, um die zu den ausgewählten Akten gespeicherten
Wiedervorlagen einzusehen. Tragen Sie hierzu die Aktennummer der ersten Akte in das gelbe
Eingabefeld ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe. Daraufhin erscheint die gesuchte Aktennummer im
Auswahlfenster. Wiederholen Sie dies gegebenenfalls, um weitere Akten für Ihre Auswahl herauszusuchen.
Haben Sie Ihre Zusammenstellung abgeschlossen, so können Sie nun die für die jeweiligen
Akten vorhandenen Wiedervorlagen einsehen und als Liste drucken.
Weitere Filtermöglichkeiten
Auftraggeber: Selektiert die Anzeige der Wiedervorlagen nach dem Auftraggeber. Sind mit diesem
Mandanten Wiedervorlagen verknüpft, werden diese angezeigt. Wenn Sie diese Einstellung wählen
und einen Namen eingeben, wird unter dem Feld Adresse die entsprechende Adressnummer eingeblendet.
Sollte zu dem eingegebenen Namen verschiedene Adressen existieren, erhalten Sie
eine Auswahlliste, aus der Sie den gewünschten Auftraggeber auswählen können.
Referat: Ist diese Einstellung gewählt, werden nur bestimmte Referate nach Akten mit Wiedervorlagen
durchsucht. Sie erfassen den gewünschten Referatsbereich mit den eingeblendeten Eingabefeldern
von Nummer und bis Nummer.
Sachbearbeiter: Selektiert die Wiedervorlagenanzeige nach Akten bestimmter Sachbearbeiter.
Eine Liste zur Auswahl der Wiedervorlagensachbearbeiter wird eingeblendet.
Anwaltsakten: Ist diese Einstellung gewählt, werden nur Anwaltsakten nach Wiedervorlagen
durchsucht.
Notarakten: Damit suchen Sie ausschließlich nach Notarakten mit vorhandenen Wiedervorlagen.
Aktenkennzeichen: Bei Auswahl dieser Einstellung werden nur Wiedervorlagen für Akten mit
einem bestimmten Aktenkennzeichen angezeigt. Ein entsprechendes Eingabefeld wird eingeblendet.
Wiedervorlagegrund: Sie können die Wiedervorlagen nach einem bestimmten Wiedervorlagegrund
selektieren. Wenn Sie diese Einstellung wählen, öffnet sich die Liste der vorhandenen Wiedervorlagegründe,
aus der Sie den gewünschten Grund auswählen können.
Optionen für Anzeige und Druck
Mit Optionen haben Sie weitere Einstellungsmöglichkeiten für die Anzeige bzw. den Druck von Wiedervorlagen:
Aktensachbearbeiter anzeigen: Standardmäßig umfasst die Anzeige bzw. der Druck der Wiedervorlagen in
der Spalte SB nur das Kürzel des Wiedervorlagen-Sachbearbeiters. Wählen Sie diese Einstellung, um neben
dem Kürzel des Wiedervorlage-Sachbearbeiters zusätzlich das Kürzel des Aktensachbearbeiters anzuzeigen.
Aktenlangbezeichnung ausdrucken: Zusätzlich zur Aktenkurzbezeichnung wird nach Wahl dieser Einstellung
auch die im Programmbereich Akten vermerkte Aktenbezeichnung angezeigt bzw. gedruckt.
bezogen auf Zeitraum zukünftige WV auch anzeigen: Wählen Sie diese Einstellung, um auch zukünftige zu
den gewählten Akten eingetragene Wiedervorlagen einzusehen bzw. auszudrucken. In diesem Fall liegen
die eingetragenen Wiedervorlagen also nach dem gewählten Zeitraum. So werden auch die noch anstehenden
Wiedervorlagen mit angezeigt und ausgedruckt.
Wiedervorlagen zu abgelegten Akten zusätzlich anzeigen: Wählen Sie diese Einstellung, wenn sich die Liste
der Wiedervorlagen auf laufende und abgelegte Akten beziehen soll.
Nur Wiedervorlagen zu abgelegten Akten anzeigen: Sollen Wiedervorlagen auch zu abgelegten
Akten geführt werden oder wollen Sie überprüfen, ob zu abgelegten Akten etwa noch Wiedervorlagen offen
sind, können Sie diese Einstellung wählen. In diesem Fall werden die zu den ausgewählten Akten eingetragenen
Wiedervorlagen auch dann angezeigt bzw. gedruckt, wenn diese Akten bereits abgelegt worden
sind.
2. WV anzeigen: Wählen Sie diese Einstellung, um auch die 2. Wiedervorlagen einzusehen.
Wiedervorlagen anzeigen
Bestätigen Sie Ihre Angaben mit
, um die Wiedervorlagen entsprechend Ihrer Auswahl anzuzeigen.
Die Wiedervorlagen werden aufsteigend nach Aktennummer sortiert angezeigt. Sie können die Sortierung
ändern, indem Sie auf die Kopfzeile einer Spalte klicken, z. B. um sich die Wiedervorlagen nach dem Datum
sortiert anzeigen zu lassen. Klicken Sie nochmals auf die Kopfzeile einer Spalte, um die Sortierung von auf- zu
absteigend zu verändern. Dies wird durch die Symbole bzw. gekennzeichnet.
T Termine/Fristen

37
Toolbar-Buttons in der Wiedervorlagenliste einsetzen
Mit
Abb. 30: Wiedervorlagenliste-Toolbar
können Sie das grau unterlegte Eingabefeld für Filter und Optionen aus- und wieder einblenden.
Klicken Sie
, um die Programmfunktion A6 Aktenregister aufzurufen. Von hier aus haben Sie Zugang
zu allen Akteninformationen und haben bei Ihrer Suche weitere Filtermöglichkeiten zu Aktennummern,
Aktenarten, Sachbearbeiter, Referat, etc. Weitergehende Informationen zum Aktenregister stehen Ihnen im
Handbuchkapitel Akten zur Verfügung.
Unter
haben Sie verschiedene Druckoptionen zur Auswahl. Hier können Sie mit WV-
Sachbearbeiter getrennt drucken festlegen, ob der Druck für jeden Sachbearbeiter getrennt erfolgt oder ob alle
Wiedervorlagen zusammen gedruckt werden. Haben Sie die Einstellung Statistische Auswertung für Sachbearbeiter
gewählt, wird eine tabellarische Aufstellung gedruckt. In dieser wird für jeden Wiedervorlagen-
Sachbearbeiter die Anzahl der für ihn eingetragenen Wiedervorlagen und der hierfür veranschlagte Zeitaufwand
angegeben. Die Einstellung Querdruck der Anzeige bewirkt, dass die angezeigten Wiedervorlagen im Querdruck
gedruckt werden. Wurde die Einstellung Leerzeile zwischen Einträgen drucken gewählt, wird beim Druck der
Wiedervorlagenliste eine zusätzliche Spalte z. B. für handschriftliche Vermerke hinzugefügt. Zusätzlich lässt sich
die Spaltenbreite festlegen und die Aktennotizen mit ausdrucken.
In der Maske
können Sie gelöschte Wiedervorlagen einsehen und endgültig löschten.
Abb. 31: gelöschte Wiedervorlagen
Mit lassen sich die zuvor gelöschten Wiedervorlagen endgültig entfernen. Vor der endgültigen Löschung
der Wiedervorlagen-Sicherungsdatei erfolgt noch eine Sicherheitsabfrage. Ferner lassen sich die in dieser Maske
angezeigten Wiedervorlagen auch drucken.
Weitere Einstellungsmöglichkeiten
Die in der Tabellenübersicht angezeigten Wiedervorlagen werden mit
gedruckt. Dabei müssen Sie
festlegen, ob die ausgedruckten Wiedervorlagen, deren Datum erreicht oder überschritten ist und bei denen ein
Rhythmus angegeben wurde, vorgetragen bzw. gelöscht werden sollen. Klicken Sie , um diese Wiedervorlagen
vorzutragen bzw. zu löschen.
Ob die Wiedervorlagen vorgetragen oder gelöscht werden, hängt vom Wiedervorlagenturnus ab, der bei der
Eingabe der Wiedervorlage eingetragen wurde. Eine einmalige Wiedervorlage, deren Datum erreicht oder überschritten
ist, wird nach dem Druck gelöscht. Wurde ein anderer Wiedervorlageturnus gewählt, so wird die
gedruckte Wiedervorlage auf das nächste Wiedervorlagedatum vorgetragen.
Mit
können Sie die Liste der Wiedervorlagen in eine Excel-Datei exportieren. Die Daten
stehen im Verzeichnis ra\export\[Benutzernummer], z. B. j:\ra\export\44 in der Excel-Datei wvliste.xls zur
Verfügung. Entsprechend der Vorgehensweise beim Druck können die Wiedervorlagen auch nach dem Export
nach MS Excel gelöscht bzw. vorgetragen werden.
T Termine/Fristen

38
T9 Synchronisation
Abb. 32: Terminsynchronisation
Mit T9 Synchronisation haben Sie die Möglichkeit, Kalenderdaten zwischen den ra-micro Sachbearbeiterkalendern
und den Kalendern anderer Geräte/Programme (Organizer, Zeitplaner, etc.) zu übertragen oder mit
Microsoft Outlook zu synchronisieren.
1. Synchronisation mit Microsoft Outlook
Die Synchronisation mit Microsoft Outlook gleicht Termine aus dem ra-micro Kalender mit dem Outlook-Kalender
ab. Sie stellt eine Terminaktualisierung dar, bei der Daten gleichzeitig exportiert und importiert werden.
Aus Sicherheitsgründen ist die Synchronisation nur begrenzt möglich.
Dadurch ergeben sich Besonderheiten bei der Synchronisation, die sich im Ergebnis folgendermaßen auf die
verschiedenen Bereiche auswirken:
Fristen:
Werden Fristen im ra-micro Kalender eingetragen, bzw. als erledigt oder gelöscht gekennzeichnet, werden
diese Einträge mit der Outlooksynchronisation in den Outlook-Kalender übernommen. Aus Sicherheitsgründen
jedoch können Fristeintragungen aus dem Outlook-Kalender nicht als Fristeintrag in den ra-micro Kalender
gestellt werden. Die Synchronisation funktioniert in diesem Punkt nur einseitig. Im Outlook-Kalender vorgenommene
Änderungen an bestehenden Fristen finden im ra-micro Kalender keine Berücksichtigung. Tragen
Sie eine neue Frist im Outlook-Kalender ein, wird dieser Eintrag als allgemeiner Termin in den ra-micro
Kalender übernommen.
Wiedervorlagen und Alarmtermine:
Wiedervorlagen und Alarmtermine werden nicht in den Outlook-Kalender übernommen.
Sperrzeiten:
Sperrzeiten aus dem ra-micro Kalender werden bei der Synchronisation als allgemeiner Termin oder als ganztägiges
Ereignis in den Outlook-Kalender eingetragen. Uhrzeitänderungen oder die Löschung von Sperrzeiten im
Outlook Kalender werden nach einer Sicherheitsabfrage auch im ra-micro Kalender übertragen.
Dauertermine:
Auch Dauertermine aus dem ra-micro Kalender werden bei der Synchronisation im Outlook-Kalender als
Serientermin eingetragen. Änderungen und Löschungen werden in beiden Kalendern nach einer entsprechenden
Programmabfrage berücksichtigt.
T Termine/Fristen

39
Allgemeine Termine:
Das Eintragen und das Ändern von allgemeinen Terminen in beiden Kalendern wird problemlos untereinander
abgeglichen. Nach einer entsprechenden Sicherheitsabfrage wird auch eine Löschung im Outlook-Kalender in
den ra-micro Kalender übernommen.
Gerichtstermine:
Werden Gerichtstermine im ra-micro Kalender eingetragen, geändert oder als gelöscht gekennzeichnet,
werden diese Einträge mit der Synchronisation in den Outlook-Kalender übernommen. Zur Gewährleistung
einer ordnungsgemäßen Protokollierung können Gerichtstermine allerdings nur direkt im ra-micro Kalender
gelöscht oder bearbeitet werden. Die Synchronisation funktioniert in diesem Punkt nur einseitig. Tragen Sie
einen Gerichtstermin im Outlook-Kalender ein, wird dieser als allgemeiner Termin ohne Aktenbezug in den
ra-micro Kalender übernommen.
Mit Outlook synchronisieren
Um zu beginnen, klicken Sie Synchronisation mit Outlook. Zunächst wählen Sie den zu synchronisierenden
Sachbearbeiter-Kalender aus und legen die zu synchronisierende Zeitspanne fest. Unter Weitere Optionen
wählen Sie aus, welche Eintragungen bei der Synchronisation berücksichtigt werden sollen, z. B. Besprechungstermine,
Dauertermine, Gerichtstermine, Fristen, Sperrzeiten und als privat gekennzeichnete Termine.
Bestätigen Sie mit , um die Daten ohne weitere Hinweise oder Bestätigungen in den Standardkalender von
Outlook zu übernehmen. Der Datenaustausch ist aus Sicherheitsgründen begrenzt.
Abb. 33: Einstellungen zur Synchronisation mit Outlook
Die Synchronisation kann je nach Länge des gewählten Zeitraums, Menge der Termine und Geschwindigkeit
Ihres Rechners unterschiedlich lange dauern. Nach abgeschlossener Synchronisierung erscheint die folgende
Erfolgsmeldung:
Abb. 34: Erfolgsmeldung Synchronisation abgeschlossen
2. Daten exportieren
Im Bereich Export der Programmfunktion Terminsynchronisation stehen Ihnen Programmfunktionen zum Export
von Kalenderdaten aus den ra-micro Sachbearbeiterkalendern zur Verfügung. Der Export ist möglich für
den Outlook Kalender,
den Nokia Communicator 9000 bzw. 9110,
den Palm Pilot und
sonstige Formate.
T Termine/Fristen

40
Exportiert werden können Besprechungstermine, Dauertermine, Gerichtstermine, Fristen und Sperrzeiten.
Alarmtermine und Wiedervorlagen können nicht exportiert werden, da sie benutzerbezogen und nicht
kalenderbezogen geführt werden.
Daten in den Outlook Kalender exportieren
Mit der Programmfunktion Export Outlook Kalender werden Kalenderdaten aus den ra-micro
Sachbearbeiterkalendern in den Outlook-Kalender exportiert. Gleichzeitig können Sie auch einen Adressexport
nach Outlook vornehmen. Die ra-micro Termine stehen nach dem Export unmittelbar in Outlook zur Verfügung
und werden bei einem erneuten Export nur dann übertragen, wenn Sie zwischenzeitlich in ra-micro geändert
wurden. Termine werden dabei nicht überschrieben, so dass nach dem Export in Outlook sowohl der ursprüngliche
Termin als auch der geänderte Termin erscheint. Terminnotizen werden im Outlook-Kalender als Termintext
zum Termin gespeichert.
Klicken Sie Export Outlook Kalender und wählen in der Rubrik Sachbearbeiter-Kalender die gewünschten
Kalender aus, die in Outlook übertragen werden sollen. Anschließend wählen Sie den Datumsbereich aus und
die zu exportierenden Terminarten.
Die Terminarten werden in Microsoft Outlook als Kategorie eingetragen. Zum Termin erfasster Text aus
dem ra-micro Sachbearbeiterkalender wird als Betreff eingetragen.
Im Bereich Optionen können Sie weitere Festlegungen treffen:
Zusätzlicher Adressexport: Mit den Kalenderdaten erfolgt zugleich ein Adressexport nach Outlook. Bei gewählter
Einstellung wird nach Bestätigung der getroffenen Selektion die Maske Adressexport nach Outlook
aufgerufen. Nehmen Sie hier die Auswahl für den Adressexport vor.
Ortsangabe im Betreff (Gerichtstermin): Gericht, Ort und Raum werden wie im ra-micro
Sachbearbeiterkalender in abgekürzter Form im Betreff des Outlook-Termins angegeben, z. B. LG Bln 123 –
zusätzlich zur Terminart, zur Aktenkurzbezeichnung, zur Aktennummer, zum Aktenzeichen und zur Endzeit.
Ortsangaben im Bereich 'Ort' übernehmen (Gerichtstermin): Gericht, Terminort und Raum werden ausformuliert
im Outlook-Termin unter Ort angegeben, z. B. Landgericht Berlin Raum 123.
SB in Termintext übernehmen: Im Termintext des Outlook-Termins wird angegeben, aus welchem
ra-micro Sachbearbeiterkalender der Termin exportiert wurde, z. B. wenn Sie Daten aus mehreren
ra-micro Kalendern exportieren.
Vertretene Termine exportieren: Ist für einen Sachbearbeiter eine Vertretung bestellt worden, werden die
vertretenen Termine zusätzlich zu den eigenen Terminen angezeigt. Durch Wahl dieser Einstellung können
diese vertretenen Termine in den Outlook-Kalender exportiert werden.
Erinnerung zu exportierten Terminen: Im Outlook-Kalender wird bei jedem exportierten Termin die Einstellung
Erinnerung gewählt, so dass Sie jeweils an den Termin erinnert werden.
Zusatzinformation unterdrücken ab Trennzeichen...: Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, Teile des
Termineintrags vom Export auszunehmen. Geben Sie dazu bei Trennzeichen das Zeichen ein, der den zu
exportierenden Termintext von dem Text trennt, der nicht exportiert werden soll.
Gerichtstermine, die zunächst bei gewählter Einstellung Ortsangabe im Betreff (Gerichtstermin) bzw. Ortsangabe
im Bereich 'Ort' übernehmen (Gerichtstermin) und anschließend ohne diese Einstellungen
exportiert werden, behandelt das Programm als unterschiedliche Termine, die jeweils in Outlook eingetragen
werden.
Im Bereich Zielordner für Termine können Sie festlegen, wo die ra-micro Kalenderdaten in Outlook gespeichert
werden sollen:
Kalender\ra-micro Termine: Die exportierten Termine werden in einem Unterordner zu dem Outlook-
Kalender namens ra-micro Termine geführt. Der Unterordner ra-micro Termine wird von ra-micro beim
erstmaligen Export von Kalenderdaten nach Outlook angelegt.
Kalender: Die ra-micro Termine werden in den Outlook-Kalender selbst exportiert.
Terminexport in öffentlichen MS Outlook - Ordner: Die exportierten Termine können in einem öffentlichen
Microsoft Outlook-Ordner (MS Exchange Server) geführt werden.
Der Export in Pocket-Outlook kann nur in den Kalender -Ordner von Outlook erfolgen, da Unterordner hier nicht
zur Verfügung stehen.
Bestätigen Sie mit
, um die Kalenderdaten nach Outlook zu exportieren.
T Termine/Fristen

41
Daten auf den Nokia 9000/9110 exportieren
Mit können Termine aus den ra-micro Sachbearbeiterkalendern in den Nokia 9000 Communicator bzw. in
das Nachfolgemodell Nokia 9110 Communicator exportieren. Der Datentransfer findet hierbei wahlweise per
Kabel oder über die Infrarot-Schnittstelle des PCs statt.
Beim Kalenderexport in den Nokia 9000 ist unbedingt zu beachten, dass die im Nokia-Kalender bereits eingetragenen
Termine von den importierten Daten überschrieben werden.
Beachten Sie bitte die zu Ihrem Nokia 9000 bzw. Nokia 9110 Communicator mitgelieferten Bedienungshinweise
des Herstellers.
Der Nokia-Export ermöglicht über eine spezielle Schnittstelle einen direkten, schnellen Datentransfer, ohne dass
die Daten zuvor in ein Zwischenverzeichnis verschoben werden müssen. Darüber hinaus können Sie aus den
ra-micro Sachbearbeiterkalendern in den Nokia 9000 nicht nur Kalenderdaten, sondern auch Adressdaten exportieren.
Die aus ra-micro exportierten Kalenderdaten werden in der Datei calendar.txt gespeichert. Haben
Sie festgelegt, dass die Termine in den Nokia 9110 exportiert werden sollen, wird die Textdatei calendar.txt im
Installationsverzeichnis der PC-Suite für den Nokia 9110, [Laufwerk]\programme\Nokia 9110, z. B.
c:\programme\Nokia 9110, gespeichert.
Erfolgt zusätzlich zum Kalenderexport auch ein Export von Adressdaten, so werden die Adressdaten in der Datei
c:\nserver\contacts.txt gespeichert, die in den Nokia 9000 importiert werden kann. Beim Adressexport in den
Nokia 9110 wird die Datei contacts.txt im Installationsverzeichnis der PC-Suite für den Nokia 9110,
[Laufwerk]\programme\Nokia 9110, z. B. c:\programme\Nokia 9110, gespeichert.
Wählen Sie nach Aufruf der Programmfunktion Nokia 9000/9110 zunächst den oder die Sachbearbeiter aus,
dessen bzw. deren Kalenderdaten exportiert werden sollen und bestimmen Sie den Datumsbereich, aus dem
Kalenderdaten exportiert werden sollen. Nach Auswahl der Terminarten, wie Besprechungstermine, Gerichtstermine,
Fristen usw. legen Sie weitere Einstellungen im Bereich Optionen fest:
Zusätzlicher Export von Adressen: Neben Kalenderdaten werden auch Adressdaten exportiert. In diesem
Fall wird nach erfolgtem Kalenderdatenexport eine Eingabemaske zur Auswahl des zu exportierenden
Adressbereichs aufgerufen. Hier bestimmen Sie zunächst den Adressnummernbereich. Zusätzlich können
Sie auch ein Selektionskennzeichen aus B1 Adressfenster Ga, z. B. M für Mandantenadresse eingeben.
Terminkennzeichen unterdrücken: Haben Sie diese Einstellung gewählt, unterbleibt die Kennzeichnung einzelner
Terminarten im Nokia Communicator.
Sachbearbeiterkürzel unterdrücken: unterdrückt die Ausgabe des Kalendersachbearbeiterkürzels im Nokia
Communicator. Z. B. dürfte eine Kennzeichnung, aus welchem ra-micro Sachbearbeiterkalender der
Termin exportiert worden ist, dann entbehrlich sein, wenn nur aus einem ra-micro Sachbearbeiterkalender
Termine in den Nokia Communicator exportiert werden.
Vertretene Termine exportieren: Ist zu einem Sachbearbeiter eine Vertretung bestellt worden, werden zusätzlich
die vertretenen Termine zu den eigenen angezeigt. Durch Wahl dieser Einstellung können diese
vertretenen Termine in den Microsoft Outlook Kalender exportiert werden.
Die Terminarten werden nach Import in den Nokia 9000 bzw. Nokia 9110 durch folgende Kürzel dargestellt:
Besprechungstermin: BT
Dauertermin: DT
Gerichtstermin: GT
Frist: FRIST
Sperrzeit: SPERRZEIT
Im Bereich Exportformat legen Sie fest, mit welchem Nokia Communicator Sie arbeiten.
Bei einem erneuten Adressimport werden bereits vorhandene Adressen nicht überschrieben, sondern zusätzlich
gespeichert. Das kann z. B. dann zu Problemen führen, wenn in der Kanzlei eine Adresse geändert wurde.
Wurde z. B. in der Kanzlei eine Telefonnummer zu einer Adresse geändert, kann bei erneutem Adressimport
nicht erkannt werden, dass die gleiche Adresse mit alter Telefonnummer schon vorhanden ist. Letztendlich wird
die Adresse also zweimal mit unterschiedlicher Telefonnummer gespeichert. Das kann man umgehen, indem
man vor jedem Import alle Kontakte (Adressen) im Nokia 9000 bzw. 9110 löscht, dann verliert man aber etwa
zusätzlich auf dem Nokia 9000 bzw. 9110 eingetragene Kontakte.
Der Export von Terminen und Adressen mit einem Nokia 9210 Communicator setzt die Installation
eines PC Zeitplanprogrammes (MS Outlook ab Version 97, Lotus Organizer ab Version 5.0 bzw. Lotus Notes ab
Version 4.5) voraus, da der Nokia 9210 - im Gegensatz zu den Vorgängermodellen 9000/9110 - kein eigenes
Importformat mehr besitzt.
T Termine/Fristen

42
Daten auf den Palm Pilot exportieren
Mittels der Programmfunktion Palm Pilot exportieren Sie Termine und Terminnotizen aus einem ra-micro
Sachbearbeiterkalender in die Desktop-Software des Palm Pilots. Unmittelbar im Anschluss daran können Sie
die Palm Desktop Software mit dem Handheld synchronisieren.
ra-micro unterstützt nur die Palm Desktop Version bis zur Version 4.1.0. Andere Versionen müssen für
den Export zunächst eine Outlooksynchronisation durchführen. Danach können Sie die in Outlook gespeicherten
Termine mit Ihrem Mobilgerät abgleichen.
Anders als bei dem Palm-Export mit Sonstige Formate , mit der allerdings ra-micro Termine aus mehreren
Sachbearbeiterkalendern zugleich exportiert werden können - stehen Ihnen die Termine nach dem Exportvorgang
unmittelbar in der Palm Desktop-Software zur Verfügung, der Import einer Exportdatei mit der Palm
Desktop-Software ist entbehrlich.
Termine, die schon einmal in die Palm Desktop Software exportiert wurden, werden bei einem
erneuten Exportvorgang von ra-micro nicht nochmals exportiert, so dass Termindopplungen, die beim Import
der Exportdatei durch die Palm Desktop Software auftreten können, vermieden werden.
Beim Exportvorgang überschreibt ra-micro die Kalenderdatei datebook.dat. Die vorhandene Datei
datebook.dat wird mit der Dateiendung.bak als Sicherungsdatei im lokalen Palm Benutzer-Verzeichnis gesichert.
Um den Stand der Palm Desktop Software vor dem Exportvorgang zurückzusichern, löschen Sie die neu
erzeugte datebook.dat und benennen Sie die Sicherungsdatei datebook.bak in datebook.dat um.
Keine automatische Berücksichtigung findet, wenn zwischenzeitlich an einer Stelle ein neu eingetragener
Termin geändert oder gelöscht wurde. Ein geänderter Termin wird bei einem erneuten
Export wie ein neuer Termin behandelt, ein gelöschter Termin bleibt im jeweils anderen Kalender bestehen.
Termine sollten daher nicht tatsächlich gelöscht, sondern stattdessen mit einem Löschungsvermerk versehen
werden.
Legen Sie zum Terminexport zunächst den Sachbearbeiter fest, aus dessen Kalender Termine
exportiert werden sollen. Bei Benutzer (Palm Desktop) legen Sie fest, in welches Benutzerverzeichnis der Palm
Desktop-Software die Termine exportiert werden sollen. Bestimmen Sie den Datumsbereich, aus dem Kalenderdaten
übernommen werden sollen und legen Sie anschließend die Terminarten fest, die exportiert werden
sollen. Im Bereich Optionen sind folgende Einstellungen möglich:
Exportierte Termine als 'privat' kennzeichnen: Sie können bestimmen, ob die ra-micro Termine in die Palm
Desktop-Software als private Termine eingetragen werden sollen oder nicht. Die Anzeige als privat gekennzeichneter
Termine kann in der Palm Desktop-Software an die Eingabe eines Passwortes geknüpft werden.
Endzeit im Termintext exportieren: Im Termintext des exportierten Termins wird in der Palm Desktop-
Software auch die Endzeit angezeigt. Diese wird durch das Zeichen # gekennzeichnet, also z. B. #15:30.
Vertretene Termine exportieren: Ist zu einem Sachbearbeiter eine Vertretung bestellt worden, werden zusätzlich
die vertretenen Termine zu den eigenen angezeigt. Durch Wahl dieser Einstellung können diese
vertretenen Termine in den Palm Desktop exportiert werden.
Zusätzlicher Adressexport: Ist diese Einstellung gewählt, wird die Karteikarte Palm der Programmfunktion
B30 Adressexport aufgerufen. Mit Hilfe dieser Programmfunktion können Sie Adressdaten für den Palm
exportieren.
Daten in sonstige Formate exportieren
Für den Export von Kalenderdaten stehen neben den vorgenannten Exportformaten auch eine Reihe anderer
Exportformate zur Verfügung, die mit der Programmfunktion Sonstige Formate aufgerufen werden. Sie
können Kalenderdaten in alle Organizer exportieren, die folgende Exportformate unterstützen:
Lotus Organizer 1.0,
Lotus Organizer 97,
Microsoft Schedule+ 7.0,
Task Timer 4.0,
Palm Pilot/Palm III (Archiv-Format).
Wählen Sie zunächst den oder die Sachbearbeiter aus, dessen Kalenderdaten Sie exportieren wollen.
Wählen Sie im Bereich Exportformat in der Auswahlliste das gewünschte Exportformat aus. Je nach gewähltem
Exportformat werden folgende Exportdateien im Zielverzeichnis erzeugt:
Lotus Organizer 1.0: [Sachbearbeiterkürzel].csv, z. B. gw.csv.
Lotus Organizer 97: [Sachbearbeiterkürzel].txt, z. B. gw.txt.
Microsoft Schedule+ 7.0.: [Sachbearbeiterkürzel].csv, z. B. gw.csv.
Task Timer 4.0: [Sachbearbeiterkürzel].csv, z. B. gw.csv.
T Termine/Fristen

43
Palm Pilot/Palm III (Archiv-Format): [Sachbearbeiterkürzel].dba, z. B. gw.dba.
Für die Exportformate Lotus Organizer 1.0, Lotus Organizer 97, Microsoft Schedule+ 7.0, Task Timer 4.0
und Palm Pilot/Palm III (Archiv-Format) wird für jeden ausgewählten Kalendersachbearbeiter eine eigene
Datei angelegt. Diese weist je nach Exportformat ein anderes Dateiformat auf, das vom jeweiligen
Organizer gelesen und importiert werden kann.
Gehen Sie in den Bereichen Ziel-Verzeichnis, Datumsbereich und Terminarten vor, wie im Abschnitt Outlook-
Kalender beschrieben. Wählen Sie im Bereich Ziel-Verzeichnis das Ziellaufwerk und das Zielverzeichnis aus, in
das die Kalenderdaten exportiert werden sollen, siehe hierzu die Vorgehensweise hinsichtlich der Wahl des Zielverzeichnisses
im Abschnitt Outlook-Kalender. Aus diesem Zielverzeichnis werden dann die exportierten
Kalenderdaten in den Organizer importiert. Vom Programm als Zielverzeichnis vorgeschlagen wird das
Kalenderverzeichnis \ra\kalender, in dem standardmäßig die Kalenderdaten gespeichert werden.
Auch beim Export in diese verschiedenen Formate besteht die Möglichkeit, ra-micro Terminkennzeichen zu
unterdrücken. Dies ist bei Fristen und Sperrzeiten jedoch nicht möglich. Der Export von Sachbearbeiterkürzel
kann bei Wahl des Export-Formats Palm Pilot/Palm III (Archiv-Format) unterdrückt werden. Diese Einstellung
wird empfohlen, wenn nur aus einem ra-micro Sachbearbeiterkalender Termine exportiert werden. Nach
Bestätigung Ihrer Auswahl wird der Datenexport gestartet.
3. Daten importieren
Diese Programmfunktion bietet Ihnen die Möglichkeit, Termine aus den Kalendern anderer Geräte oder
Programme in den ra-micro Kalender zu übernehmen.
Daten in den Outlook Kalender importieren
Mit Import Outlook Kalender können Termine aus dem Outlook-Kalender in den ra-micro Kalender
importiert werden. Ein im Outlook-Termin vermerkter Termintext wird in ra-micro als Terminnotiz eingetragen.
Wählen Sie zunächst, ob Sie alle Termine oder nur die Termine eines bestimmten Zeitraums importieren wollen.
Bestimmen Sie den Sachbearbeiter, in dessen Kalender die Termine importiert werden sollen. Im Bereich
Optionen stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
keine Duplikate importieren: In diesem Fall werden solche Termine nicht importiert, die mit denen völlig
übereinstimmen, die im ra-micro Sachbearbeiterkalender bereits enthalten sind.
Wurde in einem Outlook-Termin der Termintext geändert oder ein solcher erstmalig vermerkt, ohne dass
der Termin im Übrigen geändert wurde, wird allein der Termintext erneut importiert und die Terminnotiz
zum ra-micro Termin entsprechend geändert bzw. eine solche vermerkt. Der Termin selbst wird als
Duplikat erkannt und nicht importiert.
Duplikate von Terminen zulassen: Wählen Sie diese Einstellung, wenn duplizierte Termine importiert
werden sollen. In diesem Fall werden auch Termine importiert, die bereits im ra-micro Sachbearbeiterkalender
enthalten sind. Sie werden dann an der entsprechenden Stelle unter den bereits vorhandenen
Termin im ra-micro Sachbearbeiterkalender eingetragen. Termine, die nach dem Import in
Outlook geändert worden sind und nun erneut importiert werden sollen, werden unabhängig davon, welche
Einstellung gewählt wurde, stets dem bereits eingetragenen Termin zugefügt.
Zurückliegende Termine ohne Warnmeldung importieren: Bei dieser Einstellung werden zurückliegende
Termine ohne Warnmeldung importiert. Wird diese Einstellung nicht gewählt, erfolgt für jeden einzelnen
zurückliegenden Termin eine Meldung, so dass Sie jeweils entscheiden können, ob ein Import trotzdem
erfolgen soll.
Exportierte ra-micro Termine wieder importieren: Hier können Sie festlegen, ob Termine, die infolge eines
früheren Exportvorganges aus ra-micro nach Outlook exportiert wurden, erneut nach ra-micro importiert
werden sollen.
Im Bereich Quellordner für Terminimport wählen Sie in der Auswahlliste, ob die Termine aus dem Outlook-
Kalender selbst oder aus dem ra-micro Unterordner ra-micro - Termine importiert werden sollen.
Daten in den Nokia 9000/9110 importieren
Über können Termine, die im Nokia Communicator eingetragen wurden, in einen ra-micro
Sachbearbeiterkalender übertragen werden. Der Datentransfer findet hierbei wahlweise per Kabel oder über die
Infrarot-Schnittstelle des PCs statt.
Beachten Sie bitte die zu Ihrem Nokia Communicator 9000 bzw. 9110 mitgelieferten Bedienungshinweise
des Herstellers.
T Termine/Fristen

44
Wählen Sie zunächst das gewünschte Importformat und entscheiden Sie sich, ob alle Termine oder nur Termine
aus einem bestimmten Datumsbereich importiert werden sollen.
Geben Sie im Bereich Quelldatei den Dateinamen und den Dateipfad der Textdatei calendar.txt ein. Standardmäßig
ist dies für den Nokia 9000 das Verzeichnis [Laufwerk]\nserver\calendar.txt,
z. B. c:\nserver\calendar.txt und für den Nokia 9110 das Verzeichnis
[Laufwerk]\programme\Nokia9110\calendar.txt, z. B. c:\programme\Nokia9110\ calendar.txt. Sollte die Datei
calendar.txt in ein anderes Verzeichnis gespeichert worden sein, können Sie über
den Dateipfad der
Datei calendar.txt ermitteln.
Im Bereich Bearbeiter legen Sie fest, in welchen ra-micro Sachbearbeiterkalender die Termine importiert
werden sollen.
Im Bereich Optionen können Sie wählen, wie Sie mit Terminduplikaten verfahren:
keine Duplikate importieren: Diese Einstellung wählen Sie, wenn der Import von Terminen unterdrückt
werden soll, die nicht völlig mit Terminen übereinstimmen, die bereits im ra-micro Sachbearbeiterkalender
vorhanden sind.
Duplikate von Terminen zulassen: In diesem Fall werden auch solche Termine importiert, die mit denen
übereinstimmen, die im ra-micro Sachbearbeiterkalender bereits enthalten sind. Sie werden dann im
ra-micro Sachbearbeiterkalender an der entsprechenden Stelle unter den bereits vorhandenen Termin eingetragen.
Beginnen Sie den Import mit . Nach Abschluss des Importvorgangs wird in einem entsprechenden
Programmhinweisfenster angegeben, wie viele Termine importiert worden sind.
Daten in den Palm Pilot importieren
Über können Sie Termine sowie Terminnotizen, die Sie unterwegs in einen Palm Pilot eingetragen haben, in
einen ra-micro Sachbearbeiterkalender importieren. Aus der Palm Desktop-Software können Termine und
Terminnotizen direkt in einen ra-micro Sachbearbeiterkalender importiert werden, ohne dass zuvor ein Export
mit der Palm Desktop-Software erforderlich ist.
ra-micro unterstützt nur die Palm Desktop-Software bis zur Version 4.1.0. Bei höheren Versionen der Palm
Desktop-Software muss vor dem Import nach ra-micro die Outlooksynchronisation genutzt werden.
Die Palm-Termine werden hier als Allgemeine Besprechungstermine ggf. mit der dazu gehörigen
Terminnotiz eingetragen. Durch den Import werden in ra-micro keinesfalls Termine überschrieben. Wenn es zu
zeitlichen Überschneidungen mit vermerkten Terminen kommt, werden die importierten Termine - nach
Bestätigung einer entsprechenden Kollisionsmeldung in den ra-micro Kalender hinzu gefügt.
Nicht importiert werden im Palm eingetragene ganztägige Termine. Daher sollte beim Eintrag im Palm darauf
geachtet werden, dass stets eine Beginnzeit vermerkt wird, z. B. 00:05. Als Endzeit, die der Palm bei Vergabe
einer Beginnzeit stets benötigt, könnte bei einem solchen ganztägigen Termin dann z. B. 23:55 eingetragen
werden.
Da die Datenübertragung zwischen Desktop-Software und ra-micro stattfindet, nicht jedoch unmittelbar
mit dem Palm selbst, ist es unbedingt erforderlich, dass Sie vor dem Importvorgang die Palm Desktop-
Software mit dem Palm synchronisieren.
Wählen Sie bei Benutzer (Palm Desktop) den Palm Pilot - Benutzer an, dessen Termine Sie importieren wollen.
Vom Programm werden Ihnen hier alle Benutzer zur Auswahl vorgeschlagen, die in der Palm Desktop Software
eingetragen wurden. Im Bereich Sachbearbeiter (ra-micro) wählen Sie den Kalendersachbearbeiter aus, in
dessen Kalender Termine importiert werden sollen. Entscheiden Sie sich im Datumsbereich, ob alle Termine
oder nur die Termine innerhalb eines bestimmten Zeitraums importiert werden sollen.
Bei Optionen stehen folgende Einstellungen zur Auswahl:
keine Duplikate importieren: In diesem Fall werden solche Termine nicht importiert, die mit denen völlig
übereinstimmen, die im ra-micro Sachbearbeiterkalender bereits enthalten sind.
Wurde in einem Palm-Termin Termintext geändert oder ein solcher erstmalig vermerkt, ohne dass der
Termin im Übrigen geändert wurde, wird allein der Termintext erneut importiert und die Terminnotiz zum
ra-micro Termin entsprechend geändert bzw. eine solche vermerkt. Der Termin selbst wird als Duplikat
erkannt und nicht importiert.
Duplikate von Terminen zulassen: Wählen Sie diese Einstellung, wenn duplizierte Termine importiert
werden sollen. In diesem Fall werden auch Termine importiert, die mit bereits enthaltenen Terminen im
ra-micro Sachbearbeiterkalender völlig übereinstimmen. Sie werden dann an der entsprechenden Stelle
unter den bereits vorhandenen Termin im ra-micro Sachbearbeiterkalender eingetragen. Termine, die nach
T Termine/Fristen

45
dem Import im Organizer geändert worden sind und nun erneut importiert werden sollen, werden unabhängig
davon, welche Einstellung gewählt wurde, stets dem bereits eingetragenen Termin zugefügt.
Zurückliegende Termine ohne Warnmeldung importieren: Bei dieser Einstellung werden zurückliegende
Termine ohne Warnmeldung importiert. Wird diese Einstellung nicht gewählt, erfolgt für jeden einzelnen
zurückliegenden Termin eine Meldung, so dass Sie jeweils entscheiden können, ob ein Import trotzdem
erfolgen soll.
Daten in die Textdatei importieren
Mit der Programmfunktion Textdatei können Termine als Allgemeine Termine in einen ra-micro
Sachbearbeiterkalender importiert werden, die mit einem Organizer exportiert und in eine Textdatei gespeichert
worden sind. Geben Sie im Bereich Dateiangaben bei Dateiname das Verzeichnis und den Dateinamen der Exportdatei
ein, z. B. j:\ra\kalender\gw.txt. Die Exportdatei kann auch über
ermittelt werden.
Bestätigen Sie den Eintrag des Dateiverzeichnisses und des Dateinamens im Eingabefeld Dateiname. Das
Programm liest dann die erste Zeile der zu importierenden Textdatei in das Anzeigefeld erste Zeile ein. Bestätigen
Sie den Eintrag im Anzeigefeld erste Zeile. Das Programm liest dann im Bereich Spaltenzuordnung in
Quelldatei die Spalten der zu importierenden Textdatei ein. In der Regel wird die erste Zeile der Textdatei keine
Kalenderdaten, sondern nur der Identifikation dienende Feldnamen enthalten, die nicht importiert werden
sollen. Ist dies der Fall, so wählen Sie die Einstellung Erste Zeile nicht importieren. Im Bereich Dateiformat
müssen Sie einige Angaben zum Format der Textdatei machen, aus der die Kalenderdaten importiert werden
sollen. Wählen Sie das Dateiformat, die Zeichen, die als Trennung zwischen den Spalten stehen, das Zeichen,
mit dem die Textfelder vom Quellprogramm bei der Datenübertragung eingegrenzt wurden und das Datumsformat,
die Reihenfolge von Tag, Monat und Jahr, in dem die zu importierenden Kalenderdaten vom
Quellprogramm bei der Datenübertragung gespeichert wurden.
Einige der erforderlichen Angaben können Sie der im Bereich Dateiangaben abgebildeten ersten Zeile der
Textdatei entnehmen.
Wählen Sie im Bereich Bearbeiter die Einstellung Import nur für einen bestimmten ra-micro Kalender, wenn der
zu importierende Text keine Bearbeiterkürzel enthält. Die in der Textdatei gespeicherten Kalenderdaten können
dann in einem Arbeitsgang nur in einen bestimmten Sachbearbeiterkalender exportiert werden, den Sie aus der
Liste der Kalendersachbearbeiter wählen. Der Export kann jedoch für andere Sachbearbeiterkalender beliebig
oft wiederholt werden. Wählen Sie die Einstellung zu importierender Text enthält Bearbeiterkürzel, wenn der zu
importierende Text Bearbeiterkürzel enthält. In diesem Fall werden die jeweiligen Kalenderdaten in den
entsprechenden ra-micro Sachbearbeiterkalender importiert.
Im Bereich Optionen legen Sie fest, wie hinsichtlich duplizierter oder zurückliegender Termine verfahren werden
soll. Zu solchen Duplikaten kommt es, wenn im Rahmen eines früheren Datenimports bereits Termine aus
einem bestimmten Datumsbereich übertragen worden sind, der nun in seiner aktuellsten Fassung importiert
werden soll. Wählen Sie die entsprechende Einstellung, je nachdem, ob solche duplizierten Termine, die bereits
mit Terminen im ra-micro Sachbearbeiterkalender völlig übereinstimmen, importiert werden sollen. Sie werden
dann im ra-micro Sachbearbeiterkalender unter den bereits vorhandenen Termin eingetragen.
Termine, die nach dem Import im Organizer geändert worden sind und nun erneut importiert werden
sollen, werden unabhängig davon, welche Einstellung gewählt wurde, stets dem bereits eingetragenen
Termin zugefügt.
Wählen Sie die entsprechende Einstellung, wenn zurückliegende Termine ohne Warnmeldung importiert werden
sollen. Andernfalls erfolgt für jeden einzelnen zurückliegenden Termin eine Meldung, so dass Sie jeweils entscheiden
können, ob ein Import trotzdem erfolgen soll.
Nach Bestätigung Ihrer Eingaben wird die Eingabemaske Terminimport aus Textdateien aufgerufen, in der
weitere Eingaben vorzunehmen sind: Gleichen Sie im Bereich Zuordnung der Textspalten das Format der Textdatei,
aus der die Kalenderdaten importiert werden sollen, mit dem im ra-micro Sachbearbeiterkalender verwendeten
Dateiformat ab. Auf der linken Hälfte des Bereichs sind unter der Angabe des Quellverzeichnisses in
jeder Auswahlliste die Spalten der Quelldatei aufgelistet. Wählen Sie jeweils die Spalte aus, die der im
ra-micro Sachbearbeiterkalender vorgenommenen Spaltenzuordnung entspricht, die in der rechten Hälfte des
Bereichs aufgeführt ist. Enthält die Quelldatei eine Spalte, der keine ra-micro Textspalte entspricht, ist aus der
Auswahlliste die Einstellung Nicht importieren auszuwählen.
Zwingend erforderlich ist die Angabe des Termintextes, des Datums und der Beginnzeit. Außerdem muss
entweder die Dauer oder die Endzeit angegeben werden.
Hier entscheiden Sie, ob in den ra-micro Sachbearbeiterkalender alle Termine importiert werden sollen
oder nur die Termine innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs. Bestätigen Sie mit , um den
Import zu starten. Sie können die von Ihnen im Einzelnen festgelegte Selektion als Importschema
speichern, indem Sie das entsprechende Hinweisfenster mit Ja beantworten. Dies empfiehlt sich ins-
T Termine/Fristen

46
besondere dann, wenn stets aus einem bestimmten Organizer Kalenderdaten in den ra-micro
Sachbearbeiterkalender importiert werden sollen. Bei jedem Import wird dann automatisch das gespeicherte
Importschema vom Programm vorgeschlagen. Der Importverlauf kann im Bereich Importstatus
der Eingabemaske Terminimport aus Textdateien abgelesen werden. Angezeigt werden sowohl die bereits
importierten Termine, als auch der Importfortschritt. Etwaige Terminkollisionen werden vom Programm
gemeldet. Der Anwender kann im jeweiligen Einzelfall entscheiden, ob ein Import trotzdem erfolgen soll.
Nach dem Import wird in einer Erfolgsmeldung angezeigt, wie viele Termine erfolgreich importiert worden
sind.
T10 Weitere
Abb. 35: T10 Weitere
Unter T10 Weitere stehen Ihnen weitere Möglichkeiten zur Verfügung, um bereits erfasste Termine einzusehen
und zu bearbeiten. Protokoll archiviert zuverlässig alle vorgenommenen Eingaben und Änderungen im Bereich
Termine/Fristen, so dass Sie jederzeit alle Bearbeitungsprozesse lückenlos nachvollziehen können.
Bei den Programmfunktionen Wochenübersicht, Monatsübersicht und Monatsanzeige wird zuvor die Maske
Kalenderauswahl aufgerufen, in der Sie die/den Kalender-Sachbearbeiter wählen, deren/dessen Terminübersicht
Sie einsehen möchten. Weitere Informationen zu T4 Kalenderauswahl stehen Ihnen im
entsprechenden Handbuch-Kapitel zur Verfügung.
1. Wochenübersicht
Mit der Wochenübersicht können Sie die wöchentlichen Termine eines Sachbearbeiterkalenders in grafischer
Darstellung einsehen.
Abb. 36: Wochenübersicht (grafische Darstellung), hervorgehoben : Toolbar und Legende
Tabellenübersicht in grafischer Darstellung
Unter Datum lässt sich der Wochentag und das Datum der dargestellten Termine ablesen. Die von links nach
rechts folgenden vier Terminart-Spalten BT, DT, GT und FR beinhalten die Anzahl und die Art der an diesem
Tag vergebenen Termine. Die einzelnen Terminarten haben folgende Kürzel:
T Termine/Fristen

47
Spalte BT: Anzahl der Besprechungstermine
Spalte DT: Anzahl der Dauertermine
Spalte GT: Anzahl der Gerichtstermine
Spalte FR: Anzahl der Fristen
Fristen werden in dieser Darstellung lediglich als eingetragene Termine angezeigt, nicht jedoch durch ein
weiteres Symbol besonders gekennzeichnet. In der FR-Spalte wird nur die Summe der für diesen Tag
vermerkten Fristen dargestellt!
In den Stundenfeldern der jeweiligen Kalendertage können bis zur vier Termine pro Stunde angezeigt werden.
Alle darüber hinausgehenden, weiteren Termine pro Stunde werden in den vier Terminart-Spalten zwar aufgelistet,
jedoch grafisch in der Tabellenübersicht nicht mehr gekennzeichnet.
Der Legende entsprechend werden in der grafischen Tabellenübersicht pro Zeitrasterfeld maximal vier Termine
angezeigt: Ein Termin pro Zeitrasterfeld wird grün, zwei gelb, drei orange und mehr als vier Termine werden
rot angezeigt. Die Gesamtanzahl der an einem Tag vergebenen Besprechungstermine, Dauertermine, Gerichtstermine
und Fristen können Sie in der jeweiligen Terminart-Spalte einsehen.
Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Zeitraster-Feld, in dem ein oder mehrere Termine grafisch gekennzeichnet
sind, werden die zu diesem bzw. zu diesen Terminen erfassten Angaben in einem Anzeigefenster
eingeblendet.
Die Rasterweite für die Stundenfelder entspricht der von Ihnen pro Termin anberaumten Zeitmenge, z. B.
15min, 30min oder 1 Stunde. Diese Einstellungen legen Sie fest unter D4 Grundeinstellungen, 26 Termine/
Fristen, Karteikarte Allgemein 1, Bereich Zeiteinstellungen.
Mit der Wochenübersicht-Toolbar arbeiten
Abb. 37: Wochenübersicht Toolbar
Sie können die gerade in der Maske aufgerufene Wochenübersicht mit versenden. Klicken Sie ,
um zwischen den verschiedenen Darstellungen der Wochenübersicht hin- und her zu schalten. Neben der
grafischen Darstellung stehen Ihnen noch die Darstellungsmöglichkeiten Text und Wochenübersicht nach KW
(Kalenderwoche) zur Verfügung. Mit
erhalten Sie einen Ausdruck der Wochenübersicht, ohne dass eine
Druckvorschau aufgerufen wird. Klicken Sie , um das aktuelle Datum zu wählen. Mit können Sie
einen beliebigen Tag einstellen. Schließlich haben Sie die Möglichkeit, in der Tagesübersicht vor- bzw. zurückzublättern:
tageweise mit den Tasten und sowie wochenweise mit den Tasten und
.
T Termine/Fristen

48
2. Monatsübersicht
In der Monatsübersicht wird für jeden Tag des Monats die Anzahl der jeweiligen Termine sowie ihre Terminart
angezeigt.
Abb. 38: Monatsübersicht, hervorgehoben: Toolbar und Tooltip mit Termindetails
In der Tabellenübersicht werden die Monatstage farblich dargestellt:
grün: Tage ohne eingetragene Termine
gelb: Tage mit eingetragenen Terminen
rosa: Tage, für die Sperrzeiten eingetragen sind
grau: Tage, die nicht zum aktuellen Monat zählen
Wenn Sie den Mauszeiger auf einen Tag mit eingetragenen Terminen bewegen, werden zu diesem Tag die
Termindetails wie Bezeichnung und Uhrzeit in einem Tooltip eingeblendet.
Sie können die Monatsübersicht nicht nur unter T10 Weitere aufrufen, sondern auch unter T4 Kalender und
T6 Tagesübersicht. Haben Sie die Monatsübersicht aus T4 Kalender bzw. aus T6 Tagesübersicht aufgerufen,
wird durch einen Doppelklick auf ein Datum des aktuellen Monats der entsprechende Kalender oder die
entsprechende Tagesübersicht zu diesem Tag aufgerufen.
Mit der Monatsübersicht-Toolbar arbeiten
Abb. 39: Monatsübersicht Toolbar
Sie können die gerade in der Maske aufgerufene Monatsübersicht mit versenden. Klicken Sie , um
zwischen den verschiedenen Darstellungen der Monatsübersicht hin- und her zu schalten. Neben der grafischen
Darstellung steht Ihnen noch die Darstellungsmöglichkeit Text zur Verfügung. Mit
erhalten Sie einen
Ausdruck der Monatsübersicht, ohne dass eine Druckvorschau aufgerufen wird. Mit und können
Sie monatsweise vor- bzw. zurückblättern. Um den Inhalt der Monatsübersicht in die Zwischenablage zu
speichern, klicken Sie .
Mit
schließen Sie die Maske.
T Termine/Fristen

49
3. Monatsanzeige
klicken, um einen dreimonatigen, sechsmonatigen oder zwölf-
In der Monatsanzeige können Sie auf
monatigen Überblick aufzurufen.
Abb. 40: Monatsanzeige, hervorgehoben: Ansicht und Anzahl der markierten Tage
Mit und können Sie in der Monatsanzeige monatsweise vor- und wieder zurückblättern.
Wenn Sie auf eine Jahreszahl klicken, können Sie mit und den gleichen Monat des Vor- bzw. Folgejahres
aufrufen.
Wenn Sie auf einen Monat klicken, können Sie aus einem Kontextmenü den Monat auswählen, der an der entsprechenden
Stelle angezeigt werden soll.
Um sich die Anzahl der Tage innerhalb eines bestimmten Zeitraumes anzeigen zu lassen, markieren Sie mit der
Maus einen Zeitraum. Daraufhin wird die Tagesanzahl unten links in der Maske angezeigt.
4. Protokoll
Das Protokoll ermöglicht es Ihnen, Vorgänge zu aktenbezogenen Terminen zu überprüfen. Sie können sich Neueinträge,
Änderungen und Löschungen aktenbezogener Termine anzeigen lassen und ausdrucken. Das Protokoll
gewährleistet somit eine gute Kontrolle insbesondere darüber, welcher Benutzer (stets erkennbar am Sachbearbeiter-Kennzeichen)
wann welche Termine bearbeitet hat und ob alle Eingaben im Programm korrekt
erfasst worden sind.
T Termine/Fristen

50
Mit Filter arbeiten
Abb. 41: Protokoll aktenbezogener Termine, hervorgehoben: Filter
Für die Anzeige und den Druck der Protokollierung von Neueinträgen, Änderungen und Löschungen aktenbezogener
Termine stehen Ihnen zahlreiche Filtermöglichkeiten zur Verfügung:
Alle Akten/Aktennummernbereich
Mit Alle Akten erstellen Sie ein Protokoll für alle Akten. Mit Aktennummernbereich wird das Protokoll
für einen Bereich erstellt, den Sie in den Eingabefeldern Akte von und Akte bis festlegen. Geben Sie in
diese Felder die Aktennummern des gewünschten Bereichs ein.
Heute/Datumsbereich/Alle
Mit Heute wird das Protokoll zum aktuellen Datum erstellt. Bei der Einstellung Datumsbereich können
Sie festlegen, welcher protokollierte Zeitraum (in dem aktenbezogene Termine bearbeitet worden
sind) angezeigt und ausgedruckt werden soll. Geben Sie hierzu in die Eingabefelder den gewünschten
Datumsbereich entweder manuell im Format ttmmjj ein oder klicken Sie , um die Kalenderanzeige
zu öffnen und das Datum auszuwählen. Bei der Einstellung Alle umfasst das Protokoll den Datumsbereich
aller angelegten Akten.
Weitere Filtermöglichkeiten
Mit Allgemeine Termine werden die protokollierten Vorgänge zu allgemeinen, aktenbezogenen
Besprechungsterminen angezeigt.
Klicken Sie auf
Unter Gerichtstermine können Sie die protokollierten Vorgänge zu aktenbezogenen Gerichtsterminen
einsehen.
Bei Frist werden die entsprechenden Vorgänge zu aktenbezogenen Fristen angezeigt.
Wiedervorlagen gibt Ihnen einen Überblick über die Protokollierung zu den Wiedervorlagen.
Beachten Sie, dass Vorgänge zu Wiedervorlagen und allgemeinen Besprechungsterminen nur
dann protokolliert werden, wenn Sie unter D4 Einstellungen, 26 Termine/Fristen, Karteikarte
2 Allgemein, Bereich Protokollierung aktenbezogener Termine die Einstellung Wiedervorlagen
respektive Besprechungstermine gewählt haben. Demgegenüber werden Neueinträge,
Änderungen und Löschungen von Fristen und Gerichtsterminen immer protokolliert.
, um die protokollierten Vorgänge gemäß Ihren Filtervorgaben einzusehen.
T Termine/Fristen

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Tabellenübersicht
Mit
Unter Datum wird das Datum des Vorgangs angegeben. In der Spalte Zeit wird die Uhrzeit des Vorgangs
angezeigt. Die Spalte Akte zeigt die Aktennummer an, zu der der jeweilige Termin gespeichert ist.
In der Spalte Kurzbezeichnung ist das Namenskürzel der Akte vermerkt, zu der der Termin gespeichert ist.
Unter Aktion wird angezeigt, welche Änderung hinsichtlich des Termins vorgenommen worden ist.
Bei Benutzer wird das Namenskürzel (2-stelliges Diktatzeichen) des Benutzers angegeben, der den Termin
bearbeitet hat. Die den Kürzeln zugeordneten Namen können Sie unter D1 Benutzerverwaltung einsehen.
In der Spalte Bezeichnung wird - soweit vorhanden - die Bezeichnung des Termins angegeben.
Unter Termin wird schließlich das Datum des Termins angegeben.
können Sie das grau unterlegte Eingabefeld für Filter aus- und wieder einblenden.
Klicken Sie
, um die Maske Protokoll zu drucken und zu schließen.Eine Druckvorschau wird nicht aufgerufen.
Wünschen Sie keinen Ausdruck, drücken Sie Abbruch.
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