NOTARIAT: ROuTINEAuF- GABEN MÜHELOs uND ... - RA-Micro
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Oktober 2012 | 7. Jahrgang | www.deubner-fachangestellte.de<br />
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Notariat: Routineaufgaben<br />
mühelos und zügig<br />
meistern<br />
Unter dem Motto „Notare in Europa – Zukunft und Tradition“<br />
fand vom 29. August bis zum 01. September 2012 der 28. Deutsche<br />
Notartag in Köln statt. Der Notartag ist zentrales Gesprächsforum<br />
des deutschen Notariats. Er bringt Notare aus dem In- und<br />
Ausland zusammen. Die <strong>RA</strong>-MICRO Unternehmensgruppe präsentierte<br />
sich in der begleitenden Ausstellung mit einem eigenen<br />
Stand. Denn die ra-micro Kanzleisoftware enthält Programmfunktionen<br />
für das einheitliche und zeitsparende Bearbeiten von<br />
Beurkundungsgeschäften, inklusive des Moduls „Notariat Automatischer<br />
Vollzug“.<br />
WDM-Formularen des Notariats automatisch in die Abwicklungsschreiben<br />
zu übertragen. Das reduziert Aufwand, denn einmal<br />
erfasste Daten können mehrfach verwendet werden.<br />
Beglaubigungs- und Ausfertigungsvermerke zur Urkunde werden<br />
für die jeweiligen Beteiligten erstellt. Sie werden anschließend<br />
über die erteilten Beglaubigungen und Ausfertigungen als Anlage<br />
zur Urkunde ausgegeben.<br />
Alle Fristen im Überblick<br />
Eine Übersicht gibt den aktuellen Bearbeitungsstand aller abzuwickelnden<br />
Geschäfte des Notars wieder. Die farbige Darstellung<br />
„Automatischer Vollzug“<br />
Mit ra-micro 7 steht allen Notariats-Lizenznehmern die Programmfunktion<br />
„N9 Automatischer Vollzug“ zur Verfügung. Damit<br />
lassen sich wiederkehrende Arbeitsabläufe beim Vollzug von<br />
Beurkundungsgeschäften einheitlich und zeitsparend gestalten.<br />
Diese einheitlichen Abläufe müssen – nach Geschäftsart unterschieden<br />
– zunächst über „Einrichtungen“ erstellt werden. Dafür<br />
liefert ra-micro bereits einige Musterbeispiele mit.<br />
Nach Eingabe der Beteiligten werden die Abläufe über „Vollzugsdaten<br />
erfassen“ den jeweiligen Vorgängen zugeordnet. Sind<br />
Ämter und Behörden zugewiesen, kann die Abwicklung des jeweiligen<br />
Geschäfts sofort über den Bereich „Vollzugsablauf“ gestartet<br />
werden. Die für das entsprechende Geschäft benötigten<br />
Beteiligten zum Einholen von Genehmigungen, Anfragen oder<br />
Benachrichtigungen werden dazu aus den gespeicherten Aktenund<br />
Urkundenrollendaten zusammengestellt und automatisch<br />
angeschrieben.<br />
Textbausteine verwenden<br />
Erforderliche Dokumente werden zuvor mittels Textbausteinen<br />
erstellt. Sie lassen sich nach den Anforderungen der Kanzlei beliebig<br />
erweitern. So kann sowohl auf die mitgelieferten Musterbausteine<br />
als auch auf selbst formulierte Bausteine zurückgegriffen<br />
Abb. 7: Die Fristenverwaltung löst Erinnerungsläufe aus, druckt Anschreiben und<br />
datiert automatisch die zu erwartenden Eingänge.<br />
veranschaulicht zudem die jeweilige Abwicklungsphase des Geschäfts.<br />
So ist jede Fristüberschreitung sofort ersichtlich.<br />
Ist eine Frist überschritten, können Erinnerungsläufe ausgelöst<br />
werden. Sie bewirken, dass Anschreiben über die Textverarbeitung<br />
der Kanzlei oder MS Word automatisch gedruckt und die<br />
Fristen für die zu erwartenden Eingänge automatisch datiert<br />
werden.<br />
Abb. 6: Arbeit mit Textbausteinen im „Automatischen Vollzug“.<br />
werden. Von ra-micro mitgelieferte Textbausteine sind bereits<br />
auf ihre Funktionsfähigkeit im „Automatischen Vollzug“ geprüft.<br />
Zudem sind sie mit „Windows-Daten-Manager“ (WDM)-Variablen<br />
und Platzhaltern ausgestattet. Dies ermöglicht, Aktendaten aus<br />
Abb. 8: Ein Laufzettel ist die verkürzte Darstellung der Überwachung eines<br />
Vorgangs am PC.<br />
Anhand der gespeicherten Abwicklungsdaten ist es möglich, einen<br />
Laufzettel zu erstellen. Er zeigt, welcher Beteiligte welchen<br />
Schriftsatz erhalten hat, wann und mit welcher Fristsetzung das
4 | Rafa-Z | Zeitschrift für Rechtsanwaltsfachangestellte und Kanzleimitarbeiter www.rafa-z.de<br />
Schreiben versandt bzw. wann an dessen Erledigung erinnert<br />
wurde.<br />
Um die Programmfunktion „Automatischer Vollzug“ nutzen zu<br />
können, ist der Einsatz eines SQL-Servers sowie das Vorhandensein<br />
einer entsprechenden SQL-Lizenz erforderlich. Zudem ist<br />
im „Automatischen Vollzug“ eine eigene Word-Schnittstelle integriert.<br />
Sie unterstützt MS Word ab der Version 2007.<br />
INWEI<br />
Ausführliche Informationen zum Notariatsmodul und seinen<br />
Leistungen erhalten Sie unter folgendem Link: http://bit.ly/<br />
ra-micro-notariat<br />
Kontakt: <strong>RA</strong> Thomas Schmidt, t.schmidt@ra-micro.de<br />
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