NOTARIAT: ROuTINEAuF- GABEN MÜHELOs uND ... - RA-Micro

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Oktober 2012 | 7. Jahrgang | www.deubner-fachangestellte.de
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Notariat: Routineaufgaben
mühelos und zügig
meistern
Unter dem Motto „Notare in Europa – Zukunft und Tradition“
fand vom 29. August bis zum 01. September 2012 der 28. Deutsche
Notartag in Köln statt. Der Notartag ist zentrales Gesprächsforum
des deutschen Notariats. Er bringt Notare aus dem In- und
Ausland zusammen. Die RA-MICRO Unternehmensgruppe präsentierte
sich in der begleitenden Ausstellung mit einem eigenen
Stand. Denn die ra-micro Kanzleisoftware enthält Programmfunktionen
für das einheitliche und zeitsparende Bearbeiten von
Beurkundungsgeschäften, inklusive des Moduls „Notariat Automatischer
Vollzug“.
WDM-Formularen des Notariats automatisch in die Abwicklungsschreiben
zu übertragen. Das reduziert Aufwand, denn einmal
erfasste Daten können mehrfach verwendet werden.
Beglaubigungs- und Ausfertigungsvermerke zur Urkunde werden
für die jeweiligen Beteiligten erstellt. Sie werden anschließend
über die erteilten Beglaubigungen und Ausfertigungen als Anlage
zur Urkunde ausgegeben.
Alle Fristen im Überblick
Eine Übersicht gibt den aktuellen Bearbeitungsstand aller abzuwickelnden
Geschäfte des Notars wieder. Die farbige Darstellung
„Automatischer Vollzug“
Mit ra-micro 7 steht allen Notariats-Lizenznehmern die Programmfunktion
„N9 Automatischer Vollzug“ zur Verfügung. Damit
lassen sich wiederkehrende Arbeitsabläufe beim Vollzug von
Beurkundungsgeschäften einheitlich und zeitsparend gestalten.
Diese einheitlichen Abläufe müssen – nach Geschäftsart unterschieden
– zunächst über „Einrichtungen“ erstellt werden. Dafür
liefert ra-micro bereits einige Musterbeispiele mit.
Nach Eingabe der Beteiligten werden die Abläufe über „Vollzugsdaten
erfassen“ den jeweiligen Vorgängen zugeordnet. Sind
Ämter und Behörden zugewiesen, kann die Abwicklung des jeweiligen
Geschäfts sofort über den Bereich „Vollzugsablauf“ gestartet
werden. Die für das entsprechende Geschäft benötigten
Beteiligten zum Einholen von Genehmigungen, Anfragen oder
Benachrichtigungen werden dazu aus den gespeicherten Aktenund
Urkundenrollendaten zusammengestellt und automatisch
angeschrieben.
Textbausteine verwenden
Erforderliche Dokumente werden zuvor mittels Textbausteinen
erstellt. Sie lassen sich nach den Anforderungen der Kanzlei beliebig
erweitern. So kann sowohl auf die mitgelieferten Musterbausteine
als auch auf selbst formulierte Bausteine zurückgegriffen
Abb. 7: Die Fristenverwaltung löst Erinnerungsläufe aus, druckt Anschreiben und
datiert automatisch die zu erwartenden Eingänge.
veranschaulicht zudem die jeweilige Abwicklungsphase des Geschäfts.
So ist jede Fristüberschreitung sofort ersichtlich.
Ist eine Frist überschritten, können Erinnerungsläufe ausgelöst
werden. Sie bewirken, dass Anschreiben über die Textverarbeitung
der Kanzlei oder MS Word automatisch gedruckt und die
Fristen für die zu erwartenden Eingänge automatisch datiert
werden.
Abb. 6: Arbeit mit Textbausteinen im „Automatischen Vollzug“.
werden. Von ra-micro mitgelieferte Textbausteine sind bereits
auf ihre Funktionsfähigkeit im „Automatischen Vollzug“ geprüft.
Zudem sind sie mit „Windows-Daten-Manager“ (WDM)-Variablen
und Platzhaltern ausgestattet. Dies ermöglicht, Aktendaten aus
Abb. 8: Ein Laufzettel ist die verkürzte Darstellung der Überwachung eines
Vorgangs am PC.
Anhand der gespeicherten Abwicklungsdaten ist es möglich, einen
Laufzettel zu erstellen. Er zeigt, welcher Beteiligte welchen
Schriftsatz erhalten hat, wann und mit welcher Fristsetzung das

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Schreiben versandt bzw. wann an dessen Erledigung erinnert
wurde.
Um die Programmfunktion „Automatischer Vollzug“ nutzen zu
können, ist der Einsatz eines SQL-Servers sowie das Vorhandensein
einer entsprechenden SQL-Lizenz erforderlich. Zudem ist
im „Automatischen Vollzug“ eine eigene Word-Schnittstelle integriert.
Sie unterstützt MS Word ab der Version 2007.
INWEI
Ausführliche Informationen zum Notariatsmodul und seinen
Leistungen erhalten Sie unter folgendem Link: http://bit.ly/
ra-micro-notariat
Kontakt: RA Thomas Schmidt, t.schmidt@ra-micro.de
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