praxis - RA-Micro

BEILAGE FÜR RA-MICRO-ANWENDER
INHALT
Effizientes Arbeiten mit Textbausteinen ........... 1
Sicherheit: Keine Angst vor Viren oder Würmern, Teil II. 3
Effizientes Arbeiten
mit Textbausteinen
„Zeit ist Geld“ – diesen Spruch hat doch jeder schon
einmal gehört.
Zeit ist wertvoll, denn sie steht uns nur begrenzt zur
Verfügung. So verhält es sich insbesondere mit der
Arbeitszeit, welche man möglichst effizient gestalten
sollte. Produktiv, ertragreich, aber auch wirtschaftlich
handeln; mit dem geringsten Aufwand an Zeit,
das bestmögliche Ergebnis erzielen. Das ist nicht
einfach, aber auch nicht unmöglich!
Der erste Schritt ist getan – ein gut durchdachtes
Computerprogramm steht zur Verfügung. Doch das
allein nutzt alles nichts, wenn man damit nicht umzugehen
weiß. Die Grundfunktionen – schön und gut –
aber darüber hinaus lässt sich noch erheblich mehr
Zeit sparen und letztlich für andere Arbeiten verwenden,
wenn man zunächst Zeit investiert, seine Arbeit
gut vorbereitet und sämtliche zur Verfügung stehenden
Funktionen des Programmes in Anspruch nimmt.
So verhält es sich auch mit ra-micro. Hier möchten
wir Ihnen ein paar wertvolle Hinweise für die nicht
unerheblich viel Zeit einnehmende Schriftsatzerstellung
geben. Hilfreich und zeitsparend – also effektiv!
Textbausteine – ein bewährtes Hilfsmittel
Wer den Kanzleialltag kennt, weiß, dass sich in der
täglichen Korrespondenz viele Schreiben ähneln,
wenn nicht sogar gleichen. Nicht immer sind Standardschreiben
angebracht, aber in vielen Fällen erweist
sich eine Vorlage, versehen mit ein paar individuellen
Änderungen, als nützlich. Man denke nur an
Übersendungszettel, Terminbestätigungen, Rechtsschutzanfragen
etc.
ra-micro enthält bereits eine Reihe von in der Praxis
relevanten Texten. Die durch ra-micro im Rahmen
der Programminstallation und bei Updates übertragenen
Textbausteine können im „Textformularbuch“
eingesehen werden.
Es besteht aber auch die Möglichkeit, eigene Texte
zu entwerfen und für die Zukunft wiederverwendbar
zu hinterlegen.
TIPP (1):
Variable Bereiche, z. B. das Datum, können durch
Stoppstellen – gekennzeichnet durch zwei Fragezeichen
(??) – ersetzt werden. Dies ist sinnvoll, da ansonsten
beim Einfügen des Textbausteins das nicht
aktualisierte Datum aufwendig manuell gelöscht und
durch das gewünschte Datum ersetzt werden muss.
Beim Einlesen des Textbausteins werden die enthaltenen
Stoppstellen markiert und können entsprechend
geändert werden. Durch Betätigung der „Enter“-Taste
werden die Stoppstellen der Reihe nach angesprungen.
Textbausteine selbstgemacht
Um einen eigenen in Microsoft Word erstellten Text
im Zusammenhang mit der täglichen Nutzung von
ra-micro verwenden zu können, ist es ratsam, diesen
über die ra-micro - Funktion „Speichern ins Textverzeichnis“
zu sichern. Beim Aufruf dieser Funktion
wird automatisch das Standardspeicherverzeichnis
„Text\“ vorgeschlagen.
Der erstellte Textbaustein kann dann zum Beispiel in
einem neuen oder bestehenden Dokument über den
*-Befehl eingelesen werden.
Beispiel: Der erstellte Textbaustein wurde unter dem
Namen „mustertext“ gespeichert. Dieser kann nun
durch Eingabe von „*mustertext“ in der Textverarbeitung
aufgerufen werden.
Markierungen als Textbausteine hinterlegen
Bei vorhandenen, immer wiederkehrenden Dokumenten
(z. B. bestimmten Verträgen) können einzelne
Textpassagen ebenfalls als Textbaustein gespeichert
werden.
Hierzu sollte die entsprechende Textpassage markiert
werden und im Anschluss die ra-micro - Funktion
„Markierung speichern“ verwendet werden.
Der gekennzeichnete Text wird dann als Textbaustein
in dem standardmäßig hinterlegten Textverzeichnis
gespeichert.
TIPP (2):
In ra-micro ist als Speicherverzeichnis für die Textbausteine
standardmäßig das „Text“-Verzeichnis voreingestellt.
Ein solches Speicherverzeichnis kann
aber auch von jedem Benutzer individuell festgelegt
werden. So kann z. B. anstelle des Verzeichnisses
„Text\“ ein Verzeichnis „Mustertexte\“ eingetragen
werden.
praxis
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Textbausteine nachhaltig nutzen
Mit der „Textbausteinverwaltung“ können die von
ra‐micro zu verschiedenen Themengebieten mitgelieferten
Textbausteine in einen bereits vorhandenen
Text eingefügt oder aber komplette Anschreiben ausschließlich
aus Textbausteinen erstellt werden. In
den Textbausteinen enthaltene Platzhalter werden
automatisch mit Aktendaten gefüllt, sofern diese bei
der Aktenanlage erfasst wurden.
Mithilfe der „Textbausteinverwaltung“ ist es möglich
die auf Ihrem System vorhandenen ungeordneten
Textbausteine zu sortieren. So wird eine individuelle
Ordnung ermöglicht, die einen schnelleren Zugriff
gewährleistet.
Im Textauswahlfenster werden die bereits verfügbaren
Textbausteine, je nach Einstellung der Ansicht
mit Dateipfad und Dateiname, angezeigt, s. Abb. 1.
Über das Menü „Bearbeiten“ können Textbausteine
geladen, umbenannt, gelöscht, ausgeschnitten und
eingefügt sowie neue Baumeinträge vorgenommen
und Masken importiert werden.
Außerdem steht eine Such-Funktion zur Verfügung,
worüber alle Textbausteine nach bestimmten Begriffen
durchsucht werden können. Ein selbst erstellter
Textbaustein kann ebenfalls in die Auswahlliste der
Textbausteinverwaltung integriert werden:
Abb. 2: Neuer Baumeintrag
fügt werden soll. Danach wählt man über „Bearbeiten/Neuer
Baumeintrag“ die Einstellung „Datei importieren“
aus. Nun nur noch den Dateinamen des soeben
gespeicherten Textbausteins ergänzen und im
Bereich „Textname“ eine individuelle Textbezeichnung
hinterlegen. Im unteren Bereich der Auswahlmaske
wird angezeigt, wo dieser neue Eintrag in der
Textbausteinverwaltung hinzugefügt wird, s. Abb. 2.
Über den Button „Baustein-Update“ wird eine Aktualisierung
der ra-micro - Textbausteine mit Hilfe des
Textbaustein-Editors vorgenommen.
TIPP (3):
Die Bearbeitung (Erstellen, Ändern, Löschen, Einfügen,
Importieren) von Texten in der Übersicht „Textauswahl“
ist an das Programmrecht „Textbaustein-
Editor“ geknüpft. Ist das Recht in der „Benutzerverwaltung“
unter „Rechte“ auf der Karteikarte „Programmrechte“
für Ihre Benutzernummer nicht
aktiviert, können Sie demnach an den Texten in der
„Textauswahl“ keine Veränderungen vornehmen.
Textbausteine editieren
Mit dem „Textbaustein-Editor“ kann man einfach und
komfortabel Änderungen an vorhandenen Auswahlmasken,
Briefköpfen, Formularen und eben auch
Textbausteinen vornehmen sowie neue Textbausteine
erstellen.
Es sind zahlreiche Standardtexte im Lieferumfang
von ra-micro enthalten, welche in unterschiedlichen
Auswahlmasken erfasst sind. Diese Auswahlmasken
befinden sich aufgeschlüsselt nach Programmteilen
im Baum des Textbaustein-Editors und können von
dort aufgerufen und bearbeitet werden.
Abb. 1: Die Textbausteinverwaltung
Nach dem Aufruf der Textbausteinverwaltung ist als
erstes durch einen Klick auf eine bestimmte Stelle im
Baum festzulegen, wo der neue Textbaustein einge-
Grundsätzlich sollten alle Standardtexte und die jeweils
vorhandenen Textauswahlmasken im Textbaustein-Editor
bearbeitet werden, da nur hier die verschiedenen
Hilfsmittel zur Verfügung stehen, mit
denen Standardtexte und Textauswahlmasken vollständig
und fehlerfrei erstellt werden können.
Ein vorhandener Standardtext kann als Grundlage für
einen neuen Standardtext verwendet werden, in dem
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man diesen in der Textverarbeitung aufruft, Änderungen
vornimmt und unter einem neuen Dateinamen
im Standardverzeichnis abspeichert.
Soll ein schon vorhandener Textbaustein überarbeitet
werden, kann dieser im Baum des Textbaustein-
Editors im jeweiligen Programmteil ausgewählt werden.
Der bereits vorhandene Eintrag der Maske wird
im rechten Bereich des Textbaustein-Editors angezeigt.
Nach markieren des Eintrages kann dieser über
„Text bearbeiten“ geändert und gespeichert werden.
Die Textbausteinaktualisierung prüft, ob die durch
ra-micro zur Verfügung gestellten Textbausteine in
aktualisierter Form vorliegen.
Eine Prüfung, ob aktuelle Textbausteine zur Verfügung
stehen, erfolgt für die jeweils verwendete Form
(Bsp. WIR-Texte).
Sie haben im Textbaustein-Editor die Möglichkeit,
über das Kontextmenü (rechte Maustaste) der Textbausteinaktualisierung
auf die ICH-Form zu wechseln,
s. Abb. 3.
Abb. 3: Textbausteinaktualisierung
Mit der Textbausteinaktualisierung können Sie sich
die neuen Textbausteine anzeigen lassen, mit der
bisherigen Fassung vergleichen und diese ggf. an Ihre
Kanzleierfordernisse anpassen.
TIPP (4):
Die Aktualisierung der Textbausteine erfolgt nicht
automatisch, da anderenfalls eigens angepasste
Textbausteine überschrieben werden. Sie ist daher
immer manuell durchzuführen. Sofern von der Aktualisierung
selbst erstellte Bausteine berührt werden,
erfolgt ein entsprechender Hinweis, der ebenfalls
manuell bestätigt werden muss.
Kontakt:
Frau Kunick, s.kunick@jurasoft.de;
Frau Behrens, b.behrens@jurasoft.de;
Frau Krüger, a.krueger@jurasoft.de
praxis
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