SEPA-Checkliste - Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg

Checkliste für die Umstellung auf das SEPA - Zahlverfahren
Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg
Name des Unternehmens:
Kontonummer:
___________________________________
_______________________
Organisation allgemein
O
O
Wer ist SEPA - Ansprechpartner im Unternehmen: Herr/Frau ______________
Telefonische Erreichbarkeit
______________
Für wann haben Sie die Umstellung ihres Zahlungsverkehrs auf SEPA geplant?
___________
Hinweis: Das Enddatum für die Altformate (DTAUS/DTAZV) ist der 1.Februar 2014.
O
Wird die Umstellung zu einem festen Termin stattfinden oder im Parallelbetrieb
erfolgen? (Umstellungszeitplan erstellen)
Angaben zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs
Analyse Zahlungsverkehr
Sind Sie …? => Zahlungs- Zahlungs- Zahlungs- Zahlungs- Zahlungs- Zahlungsempfänger
pflichtiger empfänger pflichtiger empfänger pflichtiger
Bitte ankreuzen. im Inland im Inland im SEPA-Raum* im SEPA-Raum* im Ausland im Ausland
Überweisungen
Lastschriften
SEPA-Raum*= EWR-Staaten: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich,
Griechenland, Irland, Italien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal,
Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Ungarn, Vereinigtes Königreich von
Großbritannien, Nordirland, Zypern und Island, Lichtenstein, Norwegen und sonstige Staaten und Gebiete: Mayotte,
Monaco, Schweiz sowie Saint-Pierre-et-Miquelon
O
Welchen Anteil des unternehmensweiten Massenzahlungsverkehrs wickeln Sie
über die Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg ab?
O 100 % O ca. _____ %
O
Wie viele Bankverbindungen nutzt Ihr Unternehmen zusätzlich zum Konto bei
der Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg für den Zahlungsverkehr?
_____ Konten bei ______________________________________________________
O
Hat Ihr Unternehmen Zweigstellen oder Tochterunternehmen im Ausland für die
der Zahlungsverkehr von Deutschland aus gesteuert wird bzw. werden soll?
O nein O nur in Europa O auch außerhalb Europas
Stand 10/2012 Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg Seite 1

EDV-Systeme
O
Welches Buchhaltungssystem nutzen Sie zur Erzeugung von
Zahlungsverkehrsdaten und welche Version ?
Name/ Version _____________________________
O Eigenentwicklung
O Ist die Buchhaltungs-Software bereits SEPA – fähig ?
(XML-Format, ISO 20022 Standard)
O
O
O
O
ja
nein
=> Kontaktaufnahme mit dem externen Softwareanbieter notwendig
Umstellungsplanung erstellen
Vorhandene Geschäftsprozesse den neuen Purpose-Codes (alt Textschlüssel)
zuordnen
O
Wie übermitteln Sie die Zahlungsverkehrsdaten?
O
O
O
Beleghaft (Lastschrifteinreichungen sind ab 01.02.2014 nur beleglos möglich)
Mit einem Datenträger (Diskette)
Wollen Sie auch in Zukunft hieran festhalten? Bieten Ihre Institute diesen
Service für SEPA-Zahlungen noch an?
O ja
O nein
O
Elektronisch
O
Welchen Übertragungsweg nutzen Sie?
O
O
O
O
O
StarMoney __________
(vollständig SEPA-fähig ab Version 9.0 / April 2013)
StarMoney Business __________
(vollständig SEPA-fähig ab Version 6.0 / April 2013)
SFirm (SEPA-fähig nur mit einem Software Nutzungs- und Wartungsvertrag)
Internetfiliale
andere Software ____________________________
O
Ist die Übermittlung der Zahlungsverkehrsdaten SEPA-fähig
(XML-Format, ISO 20022 Standard)?
O
O
ja
nein => SEPA-Fähigkeit herstellen
Stand 10/2012 Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg Seite 2

O
Gibt es weitere Systeme in denen Kontoverbindungen (BLZ und Kontonummer)
gespeichert werden?
O ja Angabe Systeme : _________________________________
O
nein
=> vorbehaltlich der geplanten gesetzlichen Regelung vorerst kein
Handlungsbedarf bei ec-cash-Terminals (Übergangsfrist bei ELV bis 01.02.2016)
O
Konvertierung der vorhandenen Kundenkennung (Kontonummer und Bankleitzahl)
in IBAN und BIC (SEPA Account Converter) in allen Datenbanken, Systeme und
Anwendungen
O
Nichtkonvertierbare Kundenkennungen: IBAN und BIC von Geschäftspartnern
und Kunden erfragen und hinterlegen
O
Verwendungszweck-Angaben
O
O
auf 140 Zeichen eingrenzen (4 Zeilen a 35 Zeichen)
strukturierten Verwendungszweck = System mit Kundennummer und
Rechnungsnummer aufbauen(sog. End - to - End - Identification)
Geschäftskorrespondenz auf SEPA-Anforderungen umstellen
O
O
O
O
Rechnung (IBAN, BIC, Vorabinformation zum Lastschrifteinzug, Vordruck)
Mahnung (IBAN, BIC)
Schriftverkehr mit Kontendatenbezug (IBAN, BIC)
SEPA-Zahlscheine
Umstellung auf SEPA-Überweisung
O
Prüfung der Arbeitsabläufe und Kennzeichnung der Überweisungen
(Purpose-Codes – alt Textschlüssel)
Umstellung auf SEPA-Lastschrift als Zahlungspflichtigen
O
SEPA-Basis-Lastschrift:
Weiternutzung rechtswirksam erteilter Einzugsermächtigungen
(Datum des SEPA-Mandates = Datum der Umstellungsinformation an den Kunden)
O
Benachrichtigung durch den Zahlungsempfänger über Umstellung und
Mitteilung der Gläubiger-Identifikationsnummer und der
Mandatsreferenz
O
SEPA-Firmen-Lastschrift:
O
Vereinbarung neuer Mandate mit dem Zahlungsempfänger
O Bestätigung des Mandats vor Einlösung der ersten SEPA-
Lastschrift bei der Bank den Zahlungspflichtigen
Hinweis: Zahlungspflichtiger darf keine Privatperson / Verbraucher sein.
Stand 10/2012 Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg Seite 3

Umstellung auf SEPA-Lastschrift als Zahlungsempfänger (Gläubiger)
O
O
O
Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen und in den Stammdaten hinterlegen
www.glaeubiger-id.bundesbank.de
Neue Inkassovereinbarungen für die SEPA-Lastschriftverfahren mit dem Institut
schließen
O
Weiterleitung und Vorlage der Daten unter Beachtung der neuen Vorlagefristen
- siehe Inkassovereinbarung und Preis- und Leistungsverzeichnis -
Prüfung der Arbeitsabläufe und Zuordnung zu SEPA-Basis-Lastschrift bzw.
SEPA-Firmen-Lastschrift
O
O
Mandatsverwaltung
O
Festlegung der Logik für die Erteilung neuer Mandate
(z.B. vertrags- oder kundenbezogen) und Vergabe einer
eindeutigen Mandatsreferenznummer
Kundenvertrag
O
O
Nutzung der Mandatsvorgaben/-mustertexte der
SEPA-Lastschriftmandate
Aushändigung der Sparkassenmustervordrucke
- Nr.114901.000 SEPA – Firmenlastschriftmandat
- Nr.114902.000 SEPA - Basislastschriftmandat
Regelung zur Umsetzung der Erstellung und des Versands der
Vorabinformation an Zahlungspflichtige treffen.
Soweit nicht anders vereinbart, ist der Kunde mindestens 14 Tage vor
Einzug der Lastschrift zu informieren (kann z.B. in Form einer Rechnung /
eines Zahlplans /eines Kaufvertrags erfolgen).
Frist kann auch soweit durch Vereinbarung verkürzt werden, dass ein
Zugang der Vorabinformation vor Belastung gewährleistet ist.
O
SEPA-Basis-Lastschrift:
Weiternutzung rechtswirksam erteilter Einzugsermächtigungen (Datum des SEPA-
Mandates = Datum der Umstellungsinformation an den Kunden)
O
O
Benachrichtigung des Zahlungspflichtigen über Umstellung und
Mitteilung der Gläubiger-Identifikationsnummer und der
Mandatsreferenz - Zeitpunkt festlegen
Hinweis: Es besteht hierüber eine Dokumentationspflicht d.h. es ist
eine entsprechende strukturierte Aufbewahrung empfehlenswert!
Bei Nutzung eines Kombimandats: Mitteilung des
Umstellungszeitpunktes - Zeitpunkt festlegen
Stand 10/2012 Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg Seite 4

O
O
SEPA-Firmen-Lastschrift:
O
O
Einholung neuer Mandate
Hinweis:
Erteilung des Mandats muss durch den Zahlungspflichtigen gegenüber seinem
Institut vor Einlösung der ersten Lastschrift bestätigt werden.
Zahlungspflichtiger darf keine Privatperson / Verbraucher sein.
Verzeichnis „SEPA-Directory der teilnehmenden Banken (BIC)“ prüfen
Bezugsquelle: SEPA- Clearer Directory
http://www.bundesbank.de/zahlungsverkehr/zahlungsverkehr_sepa_scl.php
Hinweis zur Klärung mit dem Zahlungspflichtigen:
Teilnehmende Banken immer im „SEPA -Directory der teilnehmenden Banken“ prüfen,
da keine Verpflichtung für Banken besteht, die Firmen-Lastschrift anzubieten.
Verarbeitung von Lastschriftrückgaben (R-Transaktionen)
O
Zuordnung zur Originaltransaktion (End-to-End-Identification)
Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Internetseite:
www.sparkasse-uelzen-luechow-dannenberg.de
Haben Sie noch Fragen?
Oder wünschen Sie unsere Unterstützung?
Dann vereinbaren Sie bitte einfach ein persönliches Beratungsgespräch mit Ihrem
Kundenberater.
Persönliche Notizen
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Stand 10/2012 Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg Seite 5