Möblierungskonzept - Kanton Solothurn

Hochbauamt
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Möblierungskonzept
für den nachhaltigen Büroarbeitsplatz der Verwaltungsbauten des
Kanton Solothurn
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Stand 10.12.13
H:\BDHBA\02_Allgemeine
Grundlagen\03_Raumbewirtschaftung\02_Mobiliar\Möblierungskonzept\Möblierungskonzept_2013_12_10.docxx

Inhaltsverzeichnis:
1. Ausgangslage
1.1 Grundlage / Problematik
2. Möblierungsstrategie
2.1 Ergonomie
2.2 Kombinierbarkeit
2.3 Modulare Ausbaubarkeit
2.4 Kosten
2.5 Flächenoptimierung
2.6 Ökologie / Nachhaltigkeit
2.7 Priorisierung Möbelbeschaffung / Budgetierung
2.8 Verwendung von Globalbudget-Reserven
2.9 Stehpult
3. Arbeitsplatz
3.1 Definition des Norm-Arbeitsplatzes
3.2 Arbeitstisch
3.3 Organisationsmöbel
3.4 Bürodrehstuhl
3.5 Arbeitsplatz Variante 1
3.6 Arbeitsplatz Variante 2
3.7 Arbeitsplatz Variante 3
4. Umfang und Abschreibung der Möbel
4.1 Lebensdauer
4.2 Verdichtung
4.3 Berechnung Anzahl Arbeitsplätze
5. Flächenabgaben
5.1 Grundsatz Definition
5.2 HNF2 / API
5.3 Verdichtung
6. Anhang
6.1 Beispiele Gebäudegrundrisse der Verwaltung
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1. Ausgangslage
Das Hochbauamt hat den Auftrag, für jeden Mitarbeiter der kantonalen Verwaltung einen
geeigneten Büroarbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. Die Anforderungen an die Büromöbel haben
sich jedoch mit der Einführung der Bildschirmarbeit stark verändert. Zudem ist über die Hälfte des
Möbelbestandes veraltet.
2. Möblierungsstrategie
Eine nachhaltige Möblierungsstrategie ist notwendig, um langfristig sinnvolle Investitionen in die
Möblierung zu tätigen. Primär ist die Definition eines Standard-Arbeitsplatzes unter Berücksichtigung
folgender Bereiche notwendig:
2.1 Ergonomie
Ausgangslage
Ein Grossteil der Arbeitsplätze stimmt nicht mehr mit den heutigen ergonomischen
Anforderungen überein. Um Haltungsschäden des Benutzers vorzubeugen, muss das
Mobiliar den heutigen ergonomischen Erkenntnissen und Normen angepasst werden.
Dies hat zur Folge, dass einzelne Elemente oder ganze Arbeitsplätze ausgetauscht
werden müssen. Vorgängig sollen folgende Massnahmen getroffen werden:
Lösung
Analyse des Arbeitsplatzes mit der richtigen Höheneinstellung der Büromöbel.
Die Mitarbeiter sollen instruiert werden, wie der eigene Büroarbeitsplatz richtig
eingestellt werden muss.
Vermehrt soll Informationsmaterial bezüglich Gesundheitsförderung der Suva
abgegeben und auf Kurse der kantonalen Verwaltung, aufmerksam gemacht
werden.
2.2 Kombinierbarkeit
Ausgangslage
Über Jahre wurden unterschiedlichste Möbelprogramme angeschafft. Dies hat zur Folge,
dass Ersatzteile älterer Programme nicht mehr auf dem Markt erhältlich sind und viele
Möbel nicht ergänzt, umgebaut oder andernorts eingesetzt werden können. Die
gängige Praxis, dass beim Umzug der Ämter die Büromöbel mitgenommen werden,
führt jeweils zu grösseren Investitionen, da die bestehende Möblierung selten optimal in
die neue Umgebung integriert werden kann. Bei einem Umzug oder einer
Zusammenlegung von Dienststellen kann oft ein Grossteil der Möbel nicht wieder
verwendet werden (Kombinierbarkeit der Programme untereinander). Eine
Neubeschaffung ist notwendig.
Lösung
Die Verwendung eines einheitlichen Möbelprogramms (über Jahre hinaus)
erleichtert die Umzugsarbeiten.
Es werden nicht Ämter sondern Häuser möbliert. Bei einem Umzug werden die
Möbel am alten Standort belassen.
2.3 Ausbaubarkeit
Ausgangslage
Infolge der unterschiedlichen Funktionen, Bedürfnissen und Arbeitsweisen der Benutzer
müssen die Möbel angepasst werden können.
Dies ist heute bei einem Grossteil der Möbel nicht möglich.
Lösung
Mit der Verwendung eines Möbelprogramms, welches Modular aufgebaut ist, kann
man den Bedürfnissen der Benutzer besser gerecht werden.
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2.4 Kosten
Ausgangslage
Für jede Möbelergänzung und jeden neuen Arbeitsplatz werden heute Einzelverträge
erstellt. Nebst dem grossen administrativen Aufwand können für die vielen Kleinmengen
keine interessanten Konditionen ausgehandelt werden.
Lösung
Mit einem einheitlichen Möbelprogramm und mit Rahmenverträgen können die
betriebsinternen Abläufe vereinfacht werden.
Langfristige Verträge sichern die Verfügbarkeit der Einzelteile.
Grössere Bezugsmengen führen zu besseren Konditionen mit den Lieferanten.
2.5 Flächenoptimierung
Ausgangslage
Alle Gebäude der Kantonalen Verwaltung wurden digital erfasst und in ein CAFM-System
implementiert. Auch die Möblierung wurde aufgenommen. Bezüglich Flächennutzung
pro Arbeitsplatz sind grosse Unterschiede festzustellen. Ein Verdichtungspotential ist
vorhanden, bedingt aber in den meisten Fällen die Anschaffung von neuem
Büromobiliar.
Lösung
Mit der Definition eines einheitlichen flexiblen Möbelprogramms kann auf die
Gebäudestruktur und die benutzerspezifischen Anforderungen reagiert werden.
Verdichtungen sind oft nur möglich, wenn neue Möbel angeschafft werden.
2.6 Ökologie
Ausgangslage
Bis anhin wurden die Möbel nur nach dem Beschaffungswert Beurteilt. Es fehlte eine
Betrachtungsweise über den ganzen Lebenszyklus. Somit wurden teilweise
Billigstprodukte angeschafft, welche eine schlechte Ökobilanz aufweisen.
Lösung
Um dem Nachhaltigkeitsgedanken gerecht zu werden, soll das Mobiliar über die
ganze Lebensdauer betrachtet werden. (Lebenszykluskosten auf 30 Jahre)
Es soll einen minimalen Anteil an Verbundmaterialien aufweisen, am Ende der
Nutzungsdauer sortenrein zerlegt und in den einzelnen Bestandteilen in den
Materialfluss zurückgeführt werden können. Während der Lebensdauer sollen
einzelne Elemente ausgewechselt werden können, ohne das ganze Möbel entsorgen
zu müssen.
Es sollen nur langlebige Materialien mit einer hohen Festigkeit und Stabilität
verwendet werden.
Es sollen vorwiegend Firmen gewählt werden, welche der Ökologie grossen Wert
beimessen.
Zulieferfirmen sollen nicht weiter als 100 km von Solothurn entfernt produzieren.
2.7 Priorisierung Anschaffung Möbel
Ausgangslage
Oft liegen die Anträge für die Möbelbeschaffung über dem Budget, welches das HBA zur
Verfügung hat.
Folgende Fragen helfen, die Dringlichkeit zu klären, um die Priorisierung zu
rechtfertigen:
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Lösung
Hat das Amt einen Budgetantrag gestellt?
Wurden zusätzliche Arbeitsplätze bewilligt (RRB)?
Wurden Verdichtungsmöglichkeiten geprüft?
Ist das bestehende Mobiliar nach ergonomischen und funktionalen Gesichtspunkten
noch zumutbar?
Wie wird sich die Amtsstelle verändern? (Entwicklungspotential der Amtsstelle)
Können die internen Betriebsabläufe (Aktenflut) optimiert werden?
Sind Reparaturen oder Instandstellungsarbeiten der Möbel unverhältnismässig?
Wurden neue Arbeitsmittel (EDV Flachbildschirme) eingeführt?
Umzug in ein kleineres Büro (veränderte Geometrie)?
Abgang durch Pensionierung oder neues Personal mit verändertem Pflichtenheft
Ist eine Zusammenlegung von Abteilungen (Verdichtung) geplant?
Werden die Räume saniert?
2.8 Verwendung von Globalbudget der Ämter für Anschaffung Mobiliar
Ausgangslage
Grundsätzlich ist das HBA für die Beschaffung von Büromobiliar zuständig. Es ist möglich,
unter bestimmten Voraussetzungen (RRB vom 22. Mai 2001 Nr.1078).
Globalbudgetreserven der Ämter, in Zusammenarbeit mit dem HBA, für die Anschaffung
von Büromobiliar zu verwenden. Folgende Punkte sind zu beachten:
Lösung
Der Möbelkredit vom HBA ist ausgeschöpft.
Es handelt sich um eine dringende nicht voraussehbare Massnahme.
Die Planung und Ausführung erfolgt über das HBA (Rechnung an Amtsstelle).
Die Möblierung bezieht sich aufs Gebäude.
Das Amt kann keine Besitzansprüche für Möbel geltend machen.
Einmalige Kosten kleiner Fr. 50‘000.--.
2.9 Stehpult
Ausgangslage
Vermehrt werden Anträge für Hebepulte eingereicht. Die Erfahrung zeigt aber, dass
diese Hebepulte oft nicht sinnvoll eingesetzt werden. Nebst Stromverbrauch fallen weiter
Unterhaltsarbeiten an. Das Pult macht nur in Kombination mit einer Steh-, Sitzhilfe Sinn.
Für die Anschaffung muss folgende Voraussetzung gegeben sein:
Lösung
Es muss ein gültiges Arztzeugnis vorliegen, welches den Gebrauch eines Hebepultes
empfiehlt.
3. Arbeitsplatz
3.1 Definition eines Norm Arbeitsplatzes
Als Norm-Arbeitsplatz verstehen wir jene Möbel, welche nötig sind, um die effiziente
Ausführung der Büroarbeit unter ergonomischen Grundsätzen sicherzustellen. Diese
Grundausstattung deckt die Bedürfnisse von ca. 75% der Arbeitsplätze der Verwaltung
ab.
Ein Arbeitsplatz besteht aus 4 Komponenten: Arbeitstisch, Organisationsmöbel,
Bürodrehstuhl, Beleuchtung.
(Weiter Möbel wie Stehpulte, Sitzungstische usw. werden separat beschrieben.)
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3.2 Arbeitstisch
Die flächendeckende Einführung des Flachbildschirms hat unter anderem Einfluss
auf die Grösse des Arbeitstisches. Der Wunsch nach zusätzlicher Ablagefläche
besteht immer, unabhängig wie gross der Arbeitstisch auch ist.
Folgende Punkte müssen jedoch erfüllt sein:
Tiefe: min. 75 bis 80 cm
Länge: 175 bis 200 cm
Höhe: 70 bis 75 cm
Unterkonstruktion Stahl verchromt
Tischblatt kunstharzbelegt (lichtgrau)
Tischblatt mit Umleimer Kante gebrochen
Materialschwenkarm (Bleistifte, Bostitch usw.)
Tisch Höhenverstellbar (min. 3 cm)
Stummelbein bei Eckverbindung zweier Tische möglich
Tisch in Einzelteile zerlegbar und Elemente austauschbar. (Tischbein zum
auswechseln).
3.3 Organisationsmöbel
Das Möbel muss modular ausbaubar sein und mit verschiedenen Einbauelementen
bestückt werden können, z.B. Auszug für Hängemappen, Klappen usw. (Ein Element
muss aber auch in seine Einzelteile zerlegt werden können).
Breite 75 bis 80 cm (pro Element)
Höhe 35 cm (pro Element)
Tiefe 35 cm (pro Element)
Ein Organisationsmöbel besteht aus 6 Elementen:
4 Elemente bilden den Stauraum für Akten (ca. 40 Bundesordner)
1 Element besteht aus:
- Auszugsschublade mit Schrägfächer (Couverts, Briefpapier usw.)
- Auszugsschublade für Büromaterial (Locher, Büroklammern usw.)
1 Element mit Deckel (Pers. Material)
Materialisierung: Grundkonstruktion in Stahl / Blech
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3.4 Bürodrehstuhl
Aus ergonomischer Sicht ist der Bürostuhl das wichtigste Element vom Arbeitsplatz.
Es empfiehlt sich qualitativ hochwertige Produkte zu wählen (Brutto Fr. 700.-- bis
1‘000.--). Die Bürodrehstühle der führenden Hersteller sind ab einer Preiskategorie
von Fr. 700.-- sehr ähnlich. Grundlegende Funktionalitäten muss jedoch ein Stuhl
beinhalten:
Sitz mit Synchronmechanik
Sitzneigeverstellung von 0 bis –4°
Sitztiefenverstellung min. 40 mm
Sitzhöhenverstellung min. 80 mm
Rücken Höhenverstellbar min. 70 mm (oder Lumbalstütze höhenverstellbar)
Fuss Fünfstern Alu poliert
Rollen für Parket oder Teppich
Der Stoffbezug soll die Anforderungen der Mittleren Preisklasse erfüllen:
Scheuertouren 50'000
Reib-, Schweiss- und Lichtechtheit 4
Brennklasse der D / E / GB Norm entsprechend
Farbe schwarz
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3.5 Arbeitsplatz mit Besprechungstisch Variante 1 (max imal) Kosten
- 1 Sitzungstisch 175 x 75 900.00
- 4 Stühle zu Sitzungstisch 1‘500.00
- 2 Arbeitstische 150 x 75 (mit Stummelbein) 1'700.00
- 1 Bürostuhl inkl. Armlehnen 1‘000.00
- 1 Organisationsmöbel 3 x 2 Elemente 2‘200.00
- 1 Stehleuchte 1‘000.00
Total Einrichtung Variante 1 Richtpreis ca. 8‘300.00
3.6 Arbeitsplatz ohne Besprechungstisch Variante 2 Kosten
- 1 Arbeitstisch 175 x 75 900.00
- 1 Arbeitstische 150 x 75 (mit Stummelbein) 800.00
- 1 Bürostuhl inkl. Armlehnen 1‘000.00
- 1 Organisationsmöbel 3 x 2 Elemente 2‘200.00
- 1 Stehleuchte 1‘000.00
Total Einrichtung Variante 2 Richtpreis ca. 5‘900.00
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3.7 Z - Arbeitsplatz Variante 3 Kosten
- 1 Tisch 175 x 75 900.00
- 1 Bürostuhl 1‘000.00
- 1 Organisationsmöbel 3 x 2 Elemente (leer) 1‘500.00
- 1 Organisationsmöbel 2 x 2 Elemente inkl. 2 Ausszügen 1‘900.00
- 1 Stehleuchte 1‘000.00
Total Einrichtung Variante 3 Richtpreis (Bild 2 x 6‘300.-- = 12‘600.--) ca. 6‘300.00
Variante 2
4. Umfang und Abschreibung der Möbel
4.1 Lebensdauer
Die Lebensdauer der bestehenden Möbel ist sehr unterschiedlich. Aus ergonomischen
Gründen, und die veränderten Anforderungen an die Arbeitsplätze haben zur
Konsequenz, dass ein Grossteil der Arbeitsplätze ersetzt werden muss.
Ein USM Möbel kann nach 30 Jahren zu 75% vom Anschaffungswert verkauft werden.
Anderes Mobiliar muss nach 15 Jahren kostenpflichtig entsorgt werden.
4.2 Verdichtung
Infolge Sparmassnahmen wird die Bürofläche pro Arbeitsplatz verkleinert. Dies hat zur
Folge, dass bestehendes altes Mobiliar keinen Platz mehr hat und neue modulare Möbel
angeschafft werden müssen.
4.3 Anzahl Arbeitsplätze, welche mit dem Möblierungskredit vom HBA unterhalten werden müssen:
ca. 2560 Personen (exkl. Schulen / Spitäler / Suva / SGV).
Dies entspricht in etwa 2500 Arbeitsplätzen.
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5. Flächenangaben
5.1 Grundsatz
Vergleichbare Flächenangaben zu liefern ist schwierig, da die Flächenindikatoren
unterschiedlich erfasst und interpretiert werden. Es wird unterschieden zwischen:
- Mietfläche = MF
- Grundfläche = GF
- Bruttogeschossfläche = BGF
- Hauptnutzfläche (nach SIA 416) = HNF
- Arbeitsplatzfläche (inkl. interner Erschliessung)
- Bürofläche (inkl. Erschliessung, Anteil Gang und Sitzungszimmer)
Hauptnutzfläche 2 (nach DIN 277) = HNF 2
5.2 HNF 2 / API (Hauptnutzfläche 2 pro Arbeitsplatz)
- Die Hauptnutzfläche 2 ist der Anteil der Hauptnutzfläche, welche der Büroarbeit dient.
- Im Schnitt ist dies heute 19.0 m 2 HNF2 pro AP (Entspricht dem CH Schnitt)
Ziel ist es einen Schnitt von max. 15.0 m 2 zu erreichen.
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5.3 Ausgeführte Verdichtungen:
Beispiel 1: Amthaus Olten
Beispiel 2: Amthaus Olten
47.6 m 2 / 6AP = 7.9 m 2 54.90 m 2 / 6 AP = 9.15 m 2
Beispiel 3: Konkursamt Oensingen
24.0 m 2 / 2AP = 12 m 2
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