Arbeitsmethodik Zeitmanagement Breitschaft
Arbeitsmethodik Zeitmanagement Breitschaft
Arbeitsmethodik Zeitmanagement Breitschaft
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pädagogische hochschule zürich<br />
Wirksames <strong>Zeitmanagement</strong> und Arbeitstechnik<br />
für Schulleiterinnen und Schulleiter<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong>, lic.oec.HSG
pädagogische hochschule zürich<br />
WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
… die heutige Zeit….<br />
Seit 1989 (Fall der Mauer) ist eine enorme Beschleunigung erfolgt:<br />
durch technische und soziale Vernetzung, freien Kapitalfluss und gestiegene<br />
Wahlmöglichkeiten sind individuelle Anforderungen an den Menschen enorm<br />
gestiegen. Lübbe (1998) spricht in diesem Zusammenhang von „Gegenwartsschrumpfung“.<br />
Auch in der Schule ist eine Verkürzung der Zyklen zu beobachten als Beispiel<br />
der Lehrplan:<br />
der erste Lehrplan der Schulgeschichte, der ägyptische Kemnat hatte eine<br />
Gültigkeitsdauer von ca. 1000 Jahren, im 19. Jhr hielten die Lehrpläne noch<br />
über eine Generation, in den 60-er Jahren waren es ca. 15 Jahre, inzwischen<br />
sind wir schon unter 10 Jahren angelangt (Scheunpflug 2008)<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 2
pädagogische hochschule zürich<br />
WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
… erfordert einen persönlicher Orientierungsraster<br />
Kontext<br />
Orientierung<br />
Zeitkompetenz<br />
wissen<br />
können<br />
Ich<br />
wollen<br />
dürfen<br />
Rollen<br />
Methoden / Tools<br />
In Anlehnung an Jäger, 2000<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 3
pädagogische hochschule zürich<br />
WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
ICH – Personale Aspekte<br />
Beziehungstyp – gesunde Entwicklungsschwerpunkte:<br />
stärkere sachliche Vertiefung, bei etwas dranbleiben<br />
(ohne jem. gefallen zu wollen), bei starker emotionaler<br />
Belastung auf Meta-Ebene wechseln, dem Druck bei<br />
neuartigen Aufgaben standhalten, Beobachtungsgabe<br />
schärfen und objektiv kritischer sein, bei Problemen<br />
spezifizieren und lösungsorientierte Ansätze wählen.<br />
Handlungstyp – gesunde Entwicklungsschwerpunkte:<br />
Zeit nehmen, Geniessen, Gefühle zeigen, Spontan für<br />
andere sein, Vertrauensvorschuss für Arbeit anderer,<br />
ehrliches Interesse für den anderen zeigen, offener<br />
gegenüber eigener Schwächen werden, es gut sein<br />
lassen (mehr Anstrengung bringt nicht mehr Erfolg)<br />
Winkler, 2008<br />
Sachtyp – gesunde Entwicklungsschwerpunkte:<br />
Sich in Details und Grundlagen nicht verlieren, mehr<br />
Tatkraft und proaktives Vorgehen, mehr<br />
Entscheidungsfreude, sich mit anderen vernetzen, sich<br />
von…. zu trennen, schafft Raum für Neues<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 4
pädagogische hochschule zürich<br />
WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Orientierung – Werte und Überzeugungen<br />
Was treibt uns an … und was bremst uns?<br />
• „innere Antreiber“<br />
-„Sei immer liebenswürdig!“, „Mach es allen<br />
recht!“, „Gefalle den andern!“<br />
-„Sei immer perfekt!“, „Mach keine Fehler!“<br />
-„Sei immer stark!“, „Beiss die Zähne<br />
zusammen!“, „Zeig keine Gefühle!“<br />
-„Mach immer schnell!“, „Beeil dich!“, „Schau<br />
immer vorwärts!“<br />
-„Streng dich immer an!“, „Müh dich bis zum<br />
letzten ab!“<br />
• die verinnerlichten Erwartungen anderer<br />
• die eigenen Wünsche und Sehnsüchte<br />
• die Gewohnheiten<br />
• die vermeintliche Notwendigkeiten<br />
• die vermeintlichen Wichtigkeiten<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 5
pädagogische hochschule zürich<br />
WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Orientierung<br />
Lebenssinn (Mission)<br />
Lebensbild (Vision)<br />
Werte und Überzeugungen<br />
Ziele<br />
Planung<br />
Konkrete Aktivitäten<br />
Erfolg In Anlehnung an Jäger, 2000<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 6
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WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Orientierung – Lebensphasen / Mission<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 7
pädagogische hochschule zürich<br />
WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Rollen – äussere und innere<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 8
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WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Zeitkompetenz<br />
A complete breakfast –<br />
in 5 seconds!<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 9
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WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Regelkreis als Orientierungshilfe (Standortbestimmung)<br />
Deister, 2005<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 10
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WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Zielorientierung: Zeitnutzung -<br />
Wichtigkeit der Aufgaben und 80/20% als Leitprinzip<br />
Viele Manager sind, wie W. J. Reddin es ausdrückt, zu stark tätigkeitsorientiert (Effizienz) und<br />
zu wenig zielorientiert (Effektivität):<br />
Tätigkeitsorientierung im Vergleich zu Zielorientierung<br />
(Effizienz)<br />
(Effektivität)<br />
-Dinge richtig zu tun anstatt die richtigen Dinge zu tun<br />
-Probleme zu lösen anstatt kreative Alternativen zu schaffen<br />
-Mittel zu bewahren anstatt die Mittelnutzung zu optimieren<br />
-Pflichten zu befolgen anstatt Ergebnisse zu erzielen<br />
-Kosten/Input zu reduzieren anstatt den Gewinn/Output zu erhöhen<br />
www.wjreddin.co.uk<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 11
pädagogische hochschule zürich<br />
WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Zielorientierung: was jede FK wissen sollte<br />
Voraussetzungen langfristig produktiver<br />
Zeitnutzung<br />
Indikatoren<br />
zur Wirksamkeit<br />
und<br />
Zufriedenheit<br />
von Arbeitnehmenden<br />
(Gallup-<br />
Resarch)<br />
1. Weiss ich, was von mir in der Arbeit erwartet wird?<br />
2. Habe ich das richtige Material und Tools, die ich brauche, um meinen Job<br />
gut zu machen?<br />
3. Kann ich an meinem Arbeitsplatz das machen, was ich wirklich gut mache?<br />
4. Habe ich in der letzten Woche Anerkennung oder Lob für meine gute Arbeit<br />
bekommen?<br />
5. Gibt es jemand, wie zum Beispiel mein Vorgesetzter oder jemand anderer,<br />
der sich persönlich um mich kümmert?<br />
6. Gibt es jemand am Arbeitsplatz, der mich in meiner Weiterentwicklung<br />
ermutigt?<br />
7. Kann ich meine Meinung am Arbeitsplatz einbringen?<br />
8. Ist mir das Ziel des Unternehmens bekannt und habe ich das Gefühl, dass<br />
meine Arbeit wichtig ist?<br />
9. Sind meine Kollegen auch für ständige Verbesserung bemüht?<br />
10. Habe ich einen guten Kollegen / Kollegin am Arbeitsplatz?<br />
11. Hat in den letzten 6 Monaten jemand mit mir über meine Fortschritte<br />
gesprochen?<br />
12. Habe ich am Arbeitsplatz die Möglichkeit zu lernen und zu wachsen?<br />
Buckingham/Coffman, 2001<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 12
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WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Planung: Wochenplanungs-Schema nach Covey<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 13
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WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Planung: Tagesarbeitsplanung<br />
ALPEN-Methode<br />
L: Länge des Zeitbedarfes schätzen<br />
A: Aufgaben und Ideen sofort notieren<br />
Machen Sie Ihr Gehirn frei vom Ballast der Routineaufgaben. Immer wenn Ihnen eine<br />
Idee, eine Aufgabe oder ein Verbesserungsvorschlag kommt - schreiben Sie ihn/sie<br />
auf (=Anti-Grübel-Methode). Trennen Sie gleich zu Beginn Wünsche und Machbares.<br />
Jede Aufgabe nimmt sich soviel Zeit, wie Sie ihr lassen! Legen Sie bewusst konkrete Vorgabezeiten für Ihre<br />
Aufgaben fest. Damit gewinnen Sie Übersicht und können sich besser auf die momentane Aufgabe<br />
konzentrieren. Sie lassen sich automatisch weniger ablenken und setzen sich keine unrealistischen Ziele für<br />
den Tag.<br />
P: Pufferzeiten einplanen<br />
Nicht alles lässt sich einplanen - meist kommt es doch anders, als man denkt. Unvorhersehbares, Störungen,<br />
plötzliche Probleme lassen sich pauschal über Pufferzeiten einplanen. Ihre Pufferzeiten sind<br />
positionsabhängig. Ermitteln Sie Ihre Pufferzeiten an Hand der Störquellenanalyse, sie sollte am Anfang<br />
jedoch nicht unter 30% betragen. Nutzen Sie für ungenutzte Pufferzeiten Ihre Aktivitätenliste aus Ihrem<br />
Zeitplanbuch.<br />
E: Entscheidungen über Prioritäten treffen<br />
Der grösste Zeittyrann ist die „Dringlichkeit“. Beginnen Sie, Ihre Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit<br />
einzuschätzen. Die Aufgaben, die sowohl für die Organisation, als auch für Sie persönlich am wichtigsten<br />
sind, sollten absoluten Vorrang geniessen.<br />
N: Nachbereiten des Tages<br />
Nehmen Sie sich jeden Abend 10-15 Minuten Zeit und bereiten den vergangenen Tag nach und den folgenden<br />
Tag vor.<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 14
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WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Planung: <strong>Arbeitsmethodik</strong><br />
Auseinanderhalten der Task-Kategorien<br />
Halten Sie optimalerweise die folgenden Kategorien auseinander:<br />
• Termin: Hat zwingend ein Datum und eine genaue Uhrzeit (z.B. Montag,<br />
20.2.2005, 16.30 Uhr)<br />
• Aufgabe (Pendenz): Ist immer mit einem Erledigungsdatum versehen, ohne<br />
Uhrzeitangabe (z.B. Huber Max anrufen 16.2.2005) / Kategorien: A-<br />
Aufgaben werden in sich priorisiert; d.h. A1, A2, A3 usw; die B-Aufgaben<br />
werden neu terminiert; die C-Aufgaben in jedem Fall zu gleichartigen<br />
Blöcken zusammengefasst, delegiert oder – noch besser – wandern in den<br />
Papierkorb.<br />
• To do: Hier ist nur eine Tätigkeit bzw. Aufgabe beschrieben, welche<br />
innerhalb der nächsten Zeit erledigt werden muss (ohne Verfalldatumsangabe).<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 15
pädagogische hochschule zürich<br />
WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Entscheidungen: Prioritäten beim Arbeitseingang<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 16
pädagogische hochschule zürich<br />
WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Entscheidungsbaum bei Tätigkeiten (verfeinert)<br />
zur Zeitersparnis<br />
Notwendig? Nein Eliminieren<br />
Ja<br />
Selbst? Nein Delegieren<br />
Ja<br />
Wiederkehrend? Ja Standardisieren<br />
Nein<br />
Einfacher? Ja Rationalisieren<br />
Nein<br />
Jetzt? Nein Terminieren<br />
Ja<br />
Arbeit ist von mir jetzt zu erledigen!<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 17
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WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Realisation und Organisation:<br />
Zeitfresser<br />
Ansatzpunkte:<br />
- Zeitplanung und<br />
<strong>Arbeitsmethodik</strong><br />
- Persönlicher<br />
Arbeitsstil<br />
- Störungen durch<br />
andere<br />
- Persönliche<br />
Schwachstellen<br />
- Innerbetriebliche<br />
Zusammenarbeit<br />
Zeitmangel ist häufig ein Symptom für ....<br />
unklare Ziele<br />
• keine Prioritäten<br />
• keine ausreichende Planung<br />
• keine konsequente Selbstdisziplin<br />
• Unentschlossenheit<br />
• Versuch, zu vieles auf einmal zu erledigen<br />
• Nicht nein sagen können<br />
• keine genügende Abstimmung mit anderen im Team<br />
• keine Delegation<br />
• endlose Besprechungen<br />
• Unangemeldete Besucher<br />
• „ständiges Krisenmanagement“<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 18
pädagogische hochschule zürich<br />
WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Realisation und Organisation:<br />
Zeitfresser eliminieren - Zusammenfassung<br />
a) Nur wenn Sie Ihre persönlichen „Zeitfallen“ genau kennen, können Sie<br />
Ihr <strong>Zeitmanagement</strong> verbessern.<br />
b) Nutzen Sie Rituale als Stabilisatoren im Tagesablauf.<br />
c) Arbeiten Sie ab sofort mit der Eisenhower-Matrix. Nur so gelingt es<br />
Ihnen, alle Aufgaben in der richtigen Prioritäten-Reihenfolge zu<br />
bearbeiten. Arbeiten Sie in Zeitblöcken.<br />
c) Investieren Sie Zeit und Ruhe, um Ihre geschäftlichen und privaten<br />
Ziele festzulegen. Es lohnt sich! Beachten Sie: Ein Mensch ohne Ziel ist<br />
wie ein Schiff ohne Kurs.<br />
d) Arbeiten Sie konsequent mit Jahres-, Wochen- und/oder Tagesplänen.<br />
Prüfen Sie dabei in regelmässigen Abständen, ob Sie noch auf<br />
„Erfolgskurs“ sind. Machen Sie auch einen Termin mit sich selbst.<br />
e) Verabschieden Sie sich frühzeitig von dem Gedanken, alles selbst<br />
machen zu wollen. Lernen Sie zu delegieren.<br />
f) Schaffen Sie Ordnung und behalten Sie die Übersicht!<br />
g) Arbeiten Sie an Ihren Schwächen, die sich als Zeitfresser auswirken.<br />
h) Oft ist weniger mehr. Vermeiden Sie Perfektionismus!<br />
i) Machen Sie den Papierkorb zu Ihrem besten Freund.<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 19
pädagogische hochschule zürich<br />
WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Realisation und Organisation:<br />
Zeitfresser eliminieren – Morgenritual<br />
Rituale vereinfachen das Leben.<br />
Beginnen Sie am Morgen immer gleich:<br />
- Innere Haltung überprüfen – sich positiv polen<br />
- vor der Arbeit mit neutralem Ritual beginnen<br />
- Termine: Agenda / Organizer überprüfen<br />
- Aufgaben: Welche Aufgaben (mit Datumsangabe) sind für heute notiert<br />
und zu erledigen?<br />
- Termin-Wiedervorlage (Pendenzen): Welche Projektvorlagen befinden<br />
sich in der Wiedervorlage? Diese nach A1, A2, A3 priorisieren, B-<br />
Aufgaben terminieren, C-Aufgaben zu gleichartigen Blöcken<br />
zusammenfassen.<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 20
pädagogische hochschule zürich<br />
WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Realisation und Organisation:<br />
Zeitfresser eliminieren – Sägeblatt-Effekt verringern<br />
Bei dauernden Störungen oder bei eigener Unterbrechung der Arbeit tritt<br />
der so genannte Sägeblatt-Effekt auf. Addiert man diese Leistungsverluste,<br />
so können bis zu 28% der zur Verfügung stehenden Zeit verloren gehen.<br />
Aber nicht nur das. Weitere Folgen des Sägeblatt-Effekts sind<br />
Leistungsverlust, Fehler, Doppelarbeit, Stress und Nervosität.<br />
Fassen Sie Blöcke gleichartiger Arbeit zusammen.<br />
Es erspart Ihnen Zeitverlust und<br />
trennt reaktive/aktive von kreativer Zeitnutzung.<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 21
pädagogische hochschule zürich<br />
WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Realisation und Organisation:<br />
Zeitfresser eliminieren – Nein-Sagen lernen<br />
Wie Sie Ihre Ablehnung höflich formulieren - Checkliste zum Nein-Sagen<br />
• Bitten Sie um Bedenkzeit, wenn Sie unsicher sind, ob Sie ja oder nein<br />
sagen möchten<br />
• Sprechen Sie bestimmt, aber freundlich<br />
• Zeigen Sie Verständnis für das Anliegen des anderen, aber lehnen Sie deutlich ab, wenn Sie<br />
etwas nicht machen möchten<br />
• Sagen Sie klar, was Sie wollen<br />
• Bitten Sie Ihren Gesprächspartner um Verständnis für Ihre Lage<br />
• Erklären Sie, wenn möglich, warum Sie etwas nicht machen können oder wollen<br />
• Bieten Sie Alternativen an, wenn Sie es möchten<br />
• Gebrauchen Sie keine Ausreden oder Notlügen<br />
• Machen Sie anderen klar, dass Ihr „Nein“ sich nur auf die Sache<br />
bezieht und nichts mit der Person zu tun hat. Damit sorgen Sie vor,<br />
dass die emotionale und die rationale Gesprächsebene nicht<br />
verwechselt oder vertauscht wird.<br />
• NEIN sagen: Ihr Kalender ist Ihr bester Verbündeter!<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 22
pädagogische hochschule zürich<br />
WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Strategien gegen Aufschieberitis<br />
Realisation und Organisation:<br />
Zeitfresser eliminieren – Aufschieberitis bekämpfen<br />
Unerledigtes belastet:<br />
- schlechtes Gewissen<br />
- Aufregung über Termindruck<br />
- Schuldgefühle und Ängste<br />
- Gleich heute mit der persönlichen Kampagne gegen<br />
Aufschieberitis beginnen<br />
- Bestandesaufnahme machen: Welche Aufgaben sind<br />
„Schiebeaufgaben“?<br />
- Prioritäten setzen (nicht entlang der<br />
Lieblingsaufgaben)<br />
- Unangenehme „Schiebeaufgaben“ in der gleichen<br />
Prioritätenkategorie immer zuerst erledigen<br />
- Eine neue Aktivität erst dann beginnen, wenn<br />
„Schiebeaufgabe“ komplett erfüllt wurde<br />
- Beantworten der Frage: Was mich an dieser Aufgabe<br />
doch reizen könnte<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 23
pädagogische hochschule zürich<br />
WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Realisation und Organisation:<br />
Zeitfresser eliminieren – Delegieren<br />
Wer<br />
Macht was<br />
Wie<br />
Wozu<br />
Bis wann<br />
Personen<br />
Aktivität / Massnahme<br />
Umfang / Methode / Detail<br />
Begründung / Motivation / Sinn<br />
Termine zur Kontrolle<br />
1. Betrachten Sie Delegation als wichtige Investition zur Steigerung der Organisationsintelligenz und zur<br />
Entlastung Ihrer Zeitfresser.<br />
2. Geben Sie der Delegation den nötigen Rahmen: Nicht „zwischen Tür und Angel“.<br />
3. Erklären Sie zunächst kurz, worum es geht, und fragen Sie Ihren Mitarbeiter nach dessen Kenntnisstand in<br />
der Sache. Geben Sie Anweisungen vollständig und Schritt für Schritt – unter Berücksichtigung des<br />
Kenntnisstandes Ihres Mitarbeiters; d.h. die Ausführungsart kann individuell stark vorgegeben sein.<br />
4. Motivieren Sie: Erläutern Sie Sinn und Zweck der Tätigkeit und warum das Arbeitsergebnis für die<br />
Organisation oder für den Prozess wichtig ist.<br />
5. Lassen Sie sich rückversichern ob alle Informationen in Ihrem Sinne verstanden wurden.<br />
6. Machen Sie zu gegebener Zeit eine Stichprobe, damit noch vorhandene Mängel nicht erst nach<br />
Beendigung der Aufgabe sichtbar werden.<br />
7. Lassen Sie sich die Beendigung der Arbeit melden. Prüfen und besprechen Sie sachlich das<br />
Arbeitsergebnis.<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 24
pädagogische hochschule zürich<br />
WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Realisation und Organisation:<br />
<strong>Arbeitsmethodik</strong><br />
• Exakte Bestimmung der Informationsbedarfes<br />
• Selektion der Information<br />
• Ordnungssystem und Ablage<br />
• Techniken im Umgang mit der Informationsflut,<br />
die zu bearbeiten ist<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 25
pädagogische hochschule zürich<br />
WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Realisation und Organisation: <strong>Arbeitsmethodik</strong><br />
Umgang mit Information und Ablage<br />
Vom Volltischler zum Leertischler:<br />
Ausschliesslich Unterlagen auf dem Tisch,<br />
an denen gerade gearbeitet wird.<br />
Konsequentes Unterscheiden zwischen<br />
Hol- und Greiffläche!<br />
Ordnen hat Vorrang vor Bearbeiten!<br />
Zum Leertischler werden:<br />
Konsequentes Reorganisation: Frage bei<br />
jedem Schriftstück: „Wann werde ich<br />
diesen Vorgang abschliessend erledigen?<br />
a) Sofort tun (weniger als 5 Min.; für<br />
alles andere -> Termin<br />
b) Eintrag im Tagesplan / Termin für<br />
die nächsten Tage<br />
c) Aktivitätenliste / To-do‘s<br />
nahe Holfläche mit :<br />
- Eingangs- / Ausgangskorb<br />
- Aktuelle Projektsteuerung<br />
- Sofort handeln<br />
- Wiedervorlage/Pendenzen<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 26
pädagogische hochschule zürich<br />
WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Realisation und Organisation: <strong>Arbeitsmethodik</strong><br />
Umgang mit Information und Ablage<br />
Grundsätzliche Ablagekriterien beim<br />
Arbeiten:<br />
1. Projekte (Kunden/Lieferanten A-Z)<br />
2. Dokumentation(A-Z)<br />
3. Wiedervorlage/Pendenzen<br />
Was?<br />
Wozu?<br />
Wie lange?<br />
Wie?<br />
Wo?<br />
3 Möglichkeiten:<br />
- stapeln (Stapelablage)<br />
- stellen (Ordner / Stehsammler)<br />
- hängen (Hängemappen, -sammler, -hefter)<br />
Wichtigste Regel heute:<br />
Papier muss stehen!<br />
Intelligentes Ablagesystem je nach Art der<br />
Ablage: Aber durchgängig und konsequent!<br />
Stehmappenregistratur hat grosse Vorteile:<br />
An jeder Station lässt sich Mappe verwenden,<br />
im Schreibtisch-Unterbau, im Hängezug<br />
Ihres Büroschranks, selbst im Archivregal (in der<br />
Spezialbox)<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 27
pädagogische hochschule zürich<br />
WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Realisation und Organisation: <strong>Arbeitsmethodik</strong><br />
Umgang mit elektronischen Dokumenten<br />
Tipps:<br />
- Gleiche elektronische Ablage wie in Papierform<br />
- Dokumentvorlagen erstellen (als Dokumentvorlage oder in<br />
Favoritenordner)<br />
- Dokumente schnell suchen (Windows-Taste + f)<br />
- Unterbrechungen im Arbeitsfluss führen zu Ineffizienz: keine Störung<br />
durch eingehende Mails über Extras>Optionen>Einstellungen>E-Mail-<br />
Optionen>Erweiterte E-Mail-Optionen<br />
- Signatur im E-Mail anhängen inkl. Hinweismöglichkeit (auch bei Antwort)<br />
- Kennzeichnen der Betreffzeile: I: ... = Information; A: ...= Aktion verlangt<br />
- Angabe „keine Beantwortung notwendig“, um unnötigen Mailverkehr mit<br />
„danke“/“bitte gern geschehen“ zu vermeiden<br />
- Klar auf einzuhaltende Termine hinweisen: „ich erwarte bitte Antwort<br />
bis…., aufgrund….“<br />
Folgende Stufen stehen zur Verfügung:<br />
1. Kontrolltermin in der Agenda eintragen<br />
2. Wichtigkeit auf hoch stellen<br />
3. Dringend im Betreff vermerken<br />
4. Empfangsbestätigung anfordern<br />
5. Telefonisch nachfassen<br />
- Vor dem Versand das E-Mail auf ZEIT-Eselsbrücke überprüfen: Z=Ziel,<br />
E=zu erledigende Aufgabe klar, I=alle Infos erhalten, T=treffender Betreff /<br />
Termin<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 28
pädagogische hochschule zürich<br />
WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Realisation und Organisation: <strong>Arbeitsmethodik</strong><br />
Umgang mit elektronischen Dokumenten<br />
Tipps:<br />
• Kein E-Mail-Verkehr bei:<br />
• unangenehmen Nachrichten<br />
• heiklen oder komplexen Themen<br />
• vertraulichen Mitteilungen<br />
• Konflikten<br />
• dringenden Angelegenheiten (nur in Verbindung mit Telefonaten<br />
u.ä.)<br />
• Bei Abwesenheit von mehr als 1 Tag: Abwesenheitsmelder installieren<br />
• Mails innert 48 Stunden beantworten oder Meldung, wann Antwort erwartet<br />
werden darf<br />
• Regeln von andern im E-Mail-Verkehr einfordern („ich bitte Sie, ….., da es<br />
unsere Zusammenarbeit vereinfacht“)<br />
• Arbeit mit Funktionalität von Outlook: z.B. Fähnlein (Art der Nachricht, wie<br />
z.B. to do, ich erwarte Antwort, Info, Achtung!)), zur Nachverfolgung (im<br />
Suchordner alle Mails, bei denen noch etwas zu tun ist), Ablage in<br />
Themenordner, mit Erinnerung versehen<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 29
pädagogische hochschule zürich<br />
WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Gespräche<br />
vorbereiten und<br />
steuern<br />
Realisation und Organisation:<br />
Umgang mit Gesprächspartnern<br />
Systematische eigene Gesprächsvorbereitung:<br />
Thema/Teilnehmende/Termin/Ort<br />
1. Was muss ich bis zum Termin erledigt haben und mitbringen<br />
2. Was ist mein Hauptziel der Besprechung<br />
3. Welche Punkte müssen/könnten zur Sprache kommen<br />
4. Welche Entscheidungen müssen/können getroffen werden?<br />
5. Was MUSS ich erreichen? (Mussziel)<br />
6. Was MÖCHTE ich erreichen? (Wunschziel)<br />
7. Was muss ich vermeiden?<br />
8. Was muss ich über meine Gesprächspartner wissen?<br />
9. Was werden meine Gesprächspartner zu erreichen suchen?<br />
10. Welche Ziele decken sich?<br />
11. Wo liegen mögliche Zielkonflikte?<br />
12. Wie kann ich auf erwartete Einwände reagieren?<br />
13. Wie kann ich Gemeinsamkeiten schaffen?<br />
Check<br />
Beziehungsmanagement<br />
Beziehung<br />
zu<br />
Mein pers.<br />
Investment an<br />
Zeit, Kraft,<br />
Energie<br />
Einschätzung wie<br />
mein pers.<br />
Investment beim<br />
Anderen<br />
ankommt<br />
Was ich zurück<br />
erhalte von<br />
meinem<br />
persönlichen<br />
Investment<br />
Aktivitäten zur<br />
Veränderung<br />
+ oder – oder 0<br />
oder ?<br />
+ oder – oder 0<br />
oder ?<br />
+ oder – oder 0<br />
oder ?<br />
Love it, change it,<br />
compensate it or<br />
leave it<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 30
pädagogische hochschule zürich<br />
WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Kontrolle<br />
Persönliche Tagesschau am Ende des Tages:<br />
Womit bin ich zufrieden?<br />
Was habe ich geleistet und erreicht?<br />
Wo habe ich positiv auf andere gewirkt und meiner Umwelt etwas gegeben?<br />
Wie effektiv und effizient war ich heute?<br />
Wer oder was hat mir heute Freude bereitet?<br />
Wo hat mich der heutige Tag meinen Zielen näher gebracht?<br />
Was hätte ich anders oder besser machen können?<br />
Wo habe ich mich unwohl gefühlt?<br />
Wo wäre ich als Chef, Kollege, Mitarbeiter nicht zufrieden mit mir?<br />
Wo hätte ich angemessener reagieren können?<br />
Wo hätte ich effektiver und effizienter sein können?<br />
Was nehme ich mir für morgen vor?<br />
Welche unerledigten Aufgaben von heute übertrage ich auf morgen?<br />
Was nehme ich mir speziell für morgen vor?<br />
Was tue ich mir morgen Gutes?<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 31
pädagogische hochschule zürich<br />
WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Tetraeder Wissen – Können – Wollen - Dürfen<br />
Voraussetzungen zur langfristigen Umsetzung<br />
Druck oder Zug als<br />
Initialanstoss<br />
Erste Schritte werden eingeleitet, wenn:<br />
- innere Motivation vorhanden (somatische Marker)<br />
- Handeln möglich und erwünscht -> Selbstregulation<br />
- Zielklarheit besteht und Ressourcen aktiviert<br />
- Ergebnis wichtig und Folgen attraktiv<br />
Vergleich von<br />
Ressourcen und<br />
Anforderung<br />
Veränderung<br />
Langfristige Änderung (stabilisierend), wenn:<br />
- Handlungsrichtung / Strategien passend<br />
- Intensität und Ausdauer vorhanden<br />
- Feedbackschlaufen integriert<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 32
pädagogische hochschule zürich<br />
WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
„Die eigentlichen Geheimnisse zum Glück<br />
sind Entschlossenheit, Anstrengung und Zeit.“<br />
Dalai Lama<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 33
pädagogische hochschule zürich<br />
WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />
Nimm dir Zeit, um zu arbeiten,<br />
es ist der Preis des Erfolges.<br />
Nimm dir Zeit nachzudenken,<br />
es ist die Quelle der Kraft.<br />
Nimm dir Zeit, um zu spielen,<br />
es ist das Geheimnis der Jugend.<br />
Nimm dir Zeit, um zu lesen,<br />
Es die Grundlage des Wissens.<br />
Nimm dir Zeit, um freundlich zu sein,<br />
Es ist das Tor zum Glücklichsein.<br />
Nimm dir Zeit, um zu träumen,<br />
Es ist der Weg zu den Sternen.<br />
Nimm dir Zeit, um zu lieben,<br />
Es ist die wahre Lebensfreude.<br />
Nimm dir Zeit, um froh zu sein,<br />
Es ist die Musik der Seele.<br />
Nimm dir Zeit, um zu geniessen,<br />
Es ist die Belohnung des Tuns.<br />
Nimm dir Zeit, um zu planen,<br />
Dann hast du Zeit für die übrigen neun Dinge.<br />
(Irisches Gedicht)<br />
Johannes <strong>Breitschaft</strong> 34
pädagogische hochschule zürich<br />
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Johannes <strong>Breitschaft</strong> 35