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Arbeitsmethodik Zeitmanagement Breitschaft

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pädagogische hochschule zürich<br />

Wirksames <strong>Zeitmanagement</strong> und Arbeitstechnik<br />

für Schulleiterinnen und Schulleiter<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong>, lic.oec.HSG


pädagogische hochschule zürich<br />

WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

… die heutige Zeit….<br />

Seit 1989 (Fall der Mauer) ist eine enorme Beschleunigung erfolgt:<br />

durch technische und soziale Vernetzung, freien Kapitalfluss und gestiegene<br />

Wahlmöglichkeiten sind individuelle Anforderungen an den Menschen enorm<br />

gestiegen. Lübbe (1998) spricht in diesem Zusammenhang von „Gegenwartsschrumpfung“.<br />

Auch in der Schule ist eine Verkürzung der Zyklen zu beobachten als Beispiel<br />

der Lehrplan:<br />

der erste Lehrplan der Schulgeschichte, der ägyptische Kemnat hatte eine<br />

Gültigkeitsdauer von ca. 1000 Jahren, im 19. Jhr hielten die Lehrpläne noch<br />

über eine Generation, in den 60-er Jahren waren es ca. 15 Jahre, inzwischen<br />

sind wir schon unter 10 Jahren angelangt (Scheunpflug 2008)<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 2


pädagogische hochschule zürich<br />

WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

… erfordert einen persönlicher Orientierungsraster<br />

Kontext<br />

Orientierung<br />

Zeitkompetenz<br />

wissen<br />

können<br />

Ich<br />

wollen<br />

dürfen<br />

Rollen<br />

Methoden / Tools<br />

In Anlehnung an Jäger, 2000<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 3


pädagogische hochschule zürich<br />

WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

ICH – Personale Aspekte<br />

Beziehungstyp – gesunde Entwicklungsschwerpunkte:<br />

stärkere sachliche Vertiefung, bei etwas dranbleiben<br />

(ohne jem. gefallen zu wollen), bei starker emotionaler<br />

Belastung auf Meta-Ebene wechseln, dem Druck bei<br />

neuartigen Aufgaben standhalten, Beobachtungsgabe<br />

schärfen und objektiv kritischer sein, bei Problemen<br />

spezifizieren und lösungsorientierte Ansätze wählen.<br />

Handlungstyp – gesunde Entwicklungsschwerpunkte:<br />

Zeit nehmen, Geniessen, Gefühle zeigen, Spontan für<br />

andere sein, Vertrauensvorschuss für Arbeit anderer,<br />

ehrliches Interesse für den anderen zeigen, offener<br />

gegenüber eigener Schwächen werden, es gut sein<br />

lassen (mehr Anstrengung bringt nicht mehr Erfolg)<br />

Winkler, 2008<br />

Sachtyp – gesunde Entwicklungsschwerpunkte:<br />

Sich in Details und Grundlagen nicht verlieren, mehr<br />

Tatkraft und proaktives Vorgehen, mehr<br />

Entscheidungsfreude, sich mit anderen vernetzen, sich<br />

von…. zu trennen, schafft Raum für Neues<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 4


pädagogische hochschule zürich<br />

WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Orientierung – Werte und Überzeugungen<br />

Was treibt uns an … und was bremst uns?<br />

• „innere Antreiber“<br />

-„Sei immer liebenswürdig!“, „Mach es allen<br />

recht!“, „Gefalle den andern!“<br />

-„Sei immer perfekt!“, „Mach keine Fehler!“<br />

-„Sei immer stark!“, „Beiss die Zähne<br />

zusammen!“, „Zeig keine Gefühle!“<br />

-„Mach immer schnell!“, „Beeil dich!“, „Schau<br />

immer vorwärts!“<br />

-„Streng dich immer an!“, „Müh dich bis zum<br />

letzten ab!“<br />

• die verinnerlichten Erwartungen anderer<br />

• die eigenen Wünsche und Sehnsüchte<br />

• die Gewohnheiten<br />

• die vermeintliche Notwendigkeiten<br />

• die vermeintlichen Wichtigkeiten<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 5


pädagogische hochschule zürich<br />

WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Orientierung<br />

Lebenssinn (Mission)<br />

Lebensbild (Vision)<br />

Werte und Überzeugungen<br />

Ziele<br />

Planung<br />

Konkrete Aktivitäten<br />

Erfolg In Anlehnung an Jäger, 2000<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 6


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WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Orientierung – Lebensphasen / Mission<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 7


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WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Rollen – äussere und innere<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 8


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WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Zeitkompetenz<br />

A complete breakfast –<br />

in 5 seconds!<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 9


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WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Regelkreis als Orientierungshilfe (Standortbestimmung)<br />

Deister, 2005<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 10


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WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Zielorientierung: Zeitnutzung -<br />

Wichtigkeit der Aufgaben und 80/20% als Leitprinzip<br />

Viele Manager sind, wie W. J. Reddin es ausdrückt, zu stark tätigkeitsorientiert (Effizienz) und<br />

zu wenig zielorientiert (Effektivität):<br />

Tätigkeitsorientierung im Vergleich zu Zielorientierung<br />

(Effizienz)<br />

(Effektivität)<br />

-Dinge richtig zu tun anstatt die richtigen Dinge zu tun<br />

-Probleme zu lösen anstatt kreative Alternativen zu schaffen<br />

-Mittel zu bewahren anstatt die Mittelnutzung zu optimieren<br />

-Pflichten zu befolgen anstatt Ergebnisse zu erzielen<br />

-Kosten/Input zu reduzieren anstatt den Gewinn/Output zu erhöhen<br />

www.wjreddin.co.uk<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 11


pädagogische hochschule zürich<br />

WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Zielorientierung: was jede FK wissen sollte<br />

Voraussetzungen langfristig produktiver<br />

Zeitnutzung<br />

Indikatoren<br />

zur Wirksamkeit<br />

und<br />

Zufriedenheit<br />

von Arbeitnehmenden<br />

(Gallup-<br />

Resarch)<br />

1. Weiss ich, was von mir in der Arbeit erwartet wird?<br />

2. Habe ich das richtige Material und Tools, die ich brauche, um meinen Job<br />

gut zu machen?<br />

3. Kann ich an meinem Arbeitsplatz das machen, was ich wirklich gut mache?<br />

4. Habe ich in der letzten Woche Anerkennung oder Lob für meine gute Arbeit<br />

bekommen?<br />

5. Gibt es jemand, wie zum Beispiel mein Vorgesetzter oder jemand anderer,<br />

der sich persönlich um mich kümmert?<br />

6. Gibt es jemand am Arbeitsplatz, der mich in meiner Weiterentwicklung<br />

ermutigt?<br />

7. Kann ich meine Meinung am Arbeitsplatz einbringen?<br />

8. Ist mir das Ziel des Unternehmens bekannt und habe ich das Gefühl, dass<br />

meine Arbeit wichtig ist?<br />

9. Sind meine Kollegen auch für ständige Verbesserung bemüht?<br />

10. Habe ich einen guten Kollegen / Kollegin am Arbeitsplatz?<br />

11. Hat in den letzten 6 Monaten jemand mit mir über meine Fortschritte<br />

gesprochen?<br />

12. Habe ich am Arbeitsplatz die Möglichkeit zu lernen und zu wachsen?<br />

Buckingham/Coffman, 2001<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 12


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WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Planung: Wochenplanungs-Schema nach Covey<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 13


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WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Planung: Tagesarbeitsplanung<br />

ALPEN-Methode<br />

L: Länge des Zeitbedarfes schätzen<br />

A: Aufgaben und Ideen sofort notieren<br />

Machen Sie Ihr Gehirn frei vom Ballast der Routineaufgaben. Immer wenn Ihnen eine<br />

Idee, eine Aufgabe oder ein Verbesserungsvorschlag kommt - schreiben Sie ihn/sie<br />

auf (=Anti-Grübel-Methode). Trennen Sie gleich zu Beginn Wünsche und Machbares.<br />

Jede Aufgabe nimmt sich soviel Zeit, wie Sie ihr lassen! Legen Sie bewusst konkrete Vorgabezeiten für Ihre<br />

Aufgaben fest. Damit gewinnen Sie Übersicht und können sich besser auf die momentane Aufgabe<br />

konzentrieren. Sie lassen sich automatisch weniger ablenken und setzen sich keine unrealistischen Ziele für<br />

den Tag.<br />

P: Pufferzeiten einplanen<br />

Nicht alles lässt sich einplanen - meist kommt es doch anders, als man denkt. Unvorhersehbares, Störungen,<br />

plötzliche Probleme lassen sich pauschal über Pufferzeiten einplanen. Ihre Pufferzeiten sind<br />

positionsabhängig. Ermitteln Sie Ihre Pufferzeiten an Hand der Störquellenanalyse, sie sollte am Anfang<br />

jedoch nicht unter 30% betragen. Nutzen Sie für ungenutzte Pufferzeiten Ihre Aktivitätenliste aus Ihrem<br />

Zeitplanbuch.<br />

E: Entscheidungen über Prioritäten treffen<br />

Der grösste Zeittyrann ist die „Dringlichkeit“. Beginnen Sie, Ihre Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit<br />

einzuschätzen. Die Aufgaben, die sowohl für die Organisation, als auch für Sie persönlich am wichtigsten<br />

sind, sollten absoluten Vorrang geniessen.<br />

N: Nachbereiten des Tages<br />

Nehmen Sie sich jeden Abend 10-15 Minuten Zeit und bereiten den vergangenen Tag nach und den folgenden<br />

Tag vor.<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 14


pädagogische hochschule zürich<br />

WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Planung: <strong>Arbeitsmethodik</strong><br />

Auseinanderhalten der Task-Kategorien<br />

Halten Sie optimalerweise die folgenden Kategorien auseinander:<br />

• Termin: Hat zwingend ein Datum und eine genaue Uhrzeit (z.B. Montag,<br />

20.2.2005, 16.30 Uhr)<br />

• Aufgabe (Pendenz): Ist immer mit einem Erledigungsdatum versehen, ohne<br />

Uhrzeitangabe (z.B. Huber Max anrufen 16.2.2005) / Kategorien: A-<br />

Aufgaben werden in sich priorisiert; d.h. A1, A2, A3 usw; die B-Aufgaben<br />

werden neu terminiert; die C-Aufgaben in jedem Fall zu gleichartigen<br />

Blöcken zusammengefasst, delegiert oder – noch besser – wandern in den<br />

Papierkorb.<br />

• To do: Hier ist nur eine Tätigkeit bzw. Aufgabe beschrieben, welche<br />

innerhalb der nächsten Zeit erledigt werden muss (ohne Verfalldatumsangabe).<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 15


pädagogische hochschule zürich<br />

WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Entscheidungen: Prioritäten beim Arbeitseingang<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 16


pädagogische hochschule zürich<br />

WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Entscheidungsbaum bei Tätigkeiten (verfeinert)<br />

zur Zeitersparnis<br />

Notwendig? Nein Eliminieren<br />

Ja<br />

Selbst? Nein Delegieren<br />

Ja<br />

Wiederkehrend? Ja Standardisieren<br />

Nein<br />

Einfacher? Ja Rationalisieren<br />

Nein<br />

Jetzt? Nein Terminieren<br />

Ja<br />

Arbeit ist von mir jetzt zu erledigen!<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 17


pädagogische hochschule zürich<br />

WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Realisation und Organisation:<br />

Zeitfresser<br />

Ansatzpunkte:<br />

- Zeitplanung und<br />

<strong>Arbeitsmethodik</strong><br />

- Persönlicher<br />

Arbeitsstil<br />

- Störungen durch<br />

andere<br />

- Persönliche<br />

Schwachstellen<br />

- Innerbetriebliche<br />

Zusammenarbeit<br />

Zeitmangel ist häufig ein Symptom für ....<br />

unklare Ziele<br />

• keine Prioritäten<br />

• keine ausreichende Planung<br />

• keine konsequente Selbstdisziplin<br />

• Unentschlossenheit<br />

• Versuch, zu vieles auf einmal zu erledigen<br />

• Nicht nein sagen können<br />

• keine genügende Abstimmung mit anderen im Team<br />

• keine Delegation<br />

• endlose Besprechungen<br />

• Unangemeldete Besucher<br />

• „ständiges Krisenmanagement“<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 18


pädagogische hochschule zürich<br />

WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Realisation und Organisation:<br />

Zeitfresser eliminieren - Zusammenfassung<br />

a) Nur wenn Sie Ihre persönlichen „Zeitfallen“ genau kennen, können Sie<br />

Ihr <strong>Zeitmanagement</strong> verbessern.<br />

b) Nutzen Sie Rituale als Stabilisatoren im Tagesablauf.<br />

c) Arbeiten Sie ab sofort mit der Eisenhower-Matrix. Nur so gelingt es<br />

Ihnen, alle Aufgaben in der richtigen Prioritäten-Reihenfolge zu<br />

bearbeiten. Arbeiten Sie in Zeitblöcken.<br />

c) Investieren Sie Zeit und Ruhe, um Ihre geschäftlichen und privaten<br />

Ziele festzulegen. Es lohnt sich! Beachten Sie: Ein Mensch ohne Ziel ist<br />

wie ein Schiff ohne Kurs.<br />

d) Arbeiten Sie konsequent mit Jahres-, Wochen- und/oder Tagesplänen.<br />

Prüfen Sie dabei in regelmässigen Abständen, ob Sie noch auf<br />

„Erfolgskurs“ sind. Machen Sie auch einen Termin mit sich selbst.<br />

e) Verabschieden Sie sich frühzeitig von dem Gedanken, alles selbst<br />

machen zu wollen. Lernen Sie zu delegieren.<br />

f) Schaffen Sie Ordnung und behalten Sie die Übersicht!<br />

g) Arbeiten Sie an Ihren Schwächen, die sich als Zeitfresser auswirken.<br />

h) Oft ist weniger mehr. Vermeiden Sie Perfektionismus!<br />

i) Machen Sie den Papierkorb zu Ihrem besten Freund.<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 19


pädagogische hochschule zürich<br />

WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Realisation und Organisation:<br />

Zeitfresser eliminieren – Morgenritual<br />

Rituale vereinfachen das Leben.<br />

Beginnen Sie am Morgen immer gleich:<br />

- Innere Haltung überprüfen – sich positiv polen<br />

- vor der Arbeit mit neutralem Ritual beginnen<br />

- Termine: Agenda / Organizer überprüfen<br />

- Aufgaben: Welche Aufgaben (mit Datumsangabe) sind für heute notiert<br />

und zu erledigen?<br />

- Termin-Wiedervorlage (Pendenzen): Welche Projektvorlagen befinden<br />

sich in der Wiedervorlage? Diese nach A1, A2, A3 priorisieren, B-<br />

Aufgaben terminieren, C-Aufgaben zu gleichartigen Blöcken<br />

zusammenfassen.<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 20


pädagogische hochschule zürich<br />

WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Realisation und Organisation:<br />

Zeitfresser eliminieren – Sägeblatt-Effekt verringern<br />

Bei dauernden Störungen oder bei eigener Unterbrechung der Arbeit tritt<br />

der so genannte Sägeblatt-Effekt auf. Addiert man diese Leistungsverluste,<br />

so können bis zu 28% der zur Verfügung stehenden Zeit verloren gehen.<br />

Aber nicht nur das. Weitere Folgen des Sägeblatt-Effekts sind<br />

Leistungsverlust, Fehler, Doppelarbeit, Stress und Nervosität.<br />

Fassen Sie Blöcke gleichartiger Arbeit zusammen.<br />

Es erspart Ihnen Zeitverlust und<br />

trennt reaktive/aktive von kreativer Zeitnutzung.<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 21


pädagogische hochschule zürich<br />

WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Realisation und Organisation:<br />

Zeitfresser eliminieren – Nein-Sagen lernen<br />

Wie Sie Ihre Ablehnung höflich formulieren - Checkliste zum Nein-Sagen<br />

• Bitten Sie um Bedenkzeit, wenn Sie unsicher sind, ob Sie ja oder nein<br />

sagen möchten<br />

• Sprechen Sie bestimmt, aber freundlich<br />

• Zeigen Sie Verständnis für das Anliegen des anderen, aber lehnen Sie deutlich ab, wenn Sie<br />

etwas nicht machen möchten<br />

• Sagen Sie klar, was Sie wollen<br />

• Bitten Sie Ihren Gesprächspartner um Verständnis für Ihre Lage<br />

• Erklären Sie, wenn möglich, warum Sie etwas nicht machen können oder wollen<br />

• Bieten Sie Alternativen an, wenn Sie es möchten<br />

• Gebrauchen Sie keine Ausreden oder Notlügen<br />

• Machen Sie anderen klar, dass Ihr „Nein“ sich nur auf die Sache<br />

bezieht und nichts mit der Person zu tun hat. Damit sorgen Sie vor,<br />

dass die emotionale und die rationale Gesprächsebene nicht<br />

verwechselt oder vertauscht wird.<br />

• NEIN sagen: Ihr Kalender ist Ihr bester Verbündeter!<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 22


pädagogische hochschule zürich<br />

WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Strategien gegen Aufschieberitis<br />

Realisation und Organisation:<br />

Zeitfresser eliminieren – Aufschieberitis bekämpfen<br />

Unerledigtes belastet:<br />

- schlechtes Gewissen<br />

- Aufregung über Termindruck<br />

- Schuldgefühle und Ängste<br />

- Gleich heute mit der persönlichen Kampagne gegen<br />

Aufschieberitis beginnen<br />

- Bestandesaufnahme machen: Welche Aufgaben sind<br />

„Schiebeaufgaben“?<br />

- Prioritäten setzen (nicht entlang der<br />

Lieblingsaufgaben)<br />

- Unangenehme „Schiebeaufgaben“ in der gleichen<br />

Prioritätenkategorie immer zuerst erledigen<br />

- Eine neue Aktivität erst dann beginnen, wenn<br />

„Schiebeaufgabe“ komplett erfüllt wurde<br />

- Beantworten der Frage: Was mich an dieser Aufgabe<br />

doch reizen könnte<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 23


pädagogische hochschule zürich<br />

WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Realisation und Organisation:<br />

Zeitfresser eliminieren – Delegieren<br />

Wer<br />

Macht was<br />

Wie<br />

Wozu<br />

Bis wann<br />

Personen<br />

Aktivität / Massnahme<br />

Umfang / Methode / Detail<br />

Begründung / Motivation / Sinn<br />

Termine zur Kontrolle<br />

1. Betrachten Sie Delegation als wichtige Investition zur Steigerung der Organisationsintelligenz und zur<br />

Entlastung Ihrer Zeitfresser.<br />

2. Geben Sie der Delegation den nötigen Rahmen: Nicht „zwischen Tür und Angel“.<br />

3. Erklären Sie zunächst kurz, worum es geht, und fragen Sie Ihren Mitarbeiter nach dessen Kenntnisstand in<br />

der Sache. Geben Sie Anweisungen vollständig und Schritt für Schritt – unter Berücksichtigung des<br />

Kenntnisstandes Ihres Mitarbeiters; d.h. die Ausführungsart kann individuell stark vorgegeben sein.<br />

4. Motivieren Sie: Erläutern Sie Sinn und Zweck der Tätigkeit und warum das Arbeitsergebnis für die<br />

Organisation oder für den Prozess wichtig ist.<br />

5. Lassen Sie sich rückversichern ob alle Informationen in Ihrem Sinne verstanden wurden.<br />

6. Machen Sie zu gegebener Zeit eine Stichprobe, damit noch vorhandene Mängel nicht erst nach<br />

Beendigung der Aufgabe sichtbar werden.<br />

7. Lassen Sie sich die Beendigung der Arbeit melden. Prüfen und besprechen Sie sachlich das<br />

Arbeitsergebnis.<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 24


pädagogische hochschule zürich<br />

WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Realisation und Organisation:<br />

<strong>Arbeitsmethodik</strong><br />

• Exakte Bestimmung der Informationsbedarfes<br />

• Selektion der Information<br />

• Ordnungssystem und Ablage<br />

• Techniken im Umgang mit der Informationsflut,<br />

die zu bearbeiten ist<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 25


pädagogische hochschule zürich<br />

WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Realisation und Organisation: <strong>Arbeitsmethodik</strong><br />

Umgang mit Information und Ablage<br />

Vom Volltischler zum Leertischler:<br />

Ausschliesslich Unterlagen auf dem Tisch,<br />

an denen gerade gearbeitet wird.<br />

Konsequentes Unterscheiden zwischen<br />

Hol- und Greiffläche!<br />

Ordnen hat Vorrang vor Bearbeiten!<br />

Zum Leertischler werden:<br />

Konsequentes Reorganisation: Frage bei<br />

jedem Schriftstück: „Wann werde ich<br />

diesen Vorgang abschliessend erledigen?<br />

a) Sofort tun (weniger als 5 Min.; für<br />

alles andere -> Termin<br />

b) Eintrag im Tagesplan / Termin für<br />

die nächsten Tage<br />

c) Aktivitätenliste / To-do‘s<br />

nahe Holfläche mit :<br />

- Eingangs- / Ausgangskorb<br />

- Aktuelle Projektsteuerung<br />

- Sofort handeln<br />

- Wiedervorlage/Pendenzen<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 26


pädagogische hochschule zürich<br />

WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Realisation und Organisation: <strong>Arbeitsmethodik</strong><br />

Umgang mit Information und Ablage<br />

Grundsätzliche Ablagekriterien beim<br />

Arbeiten:<br />

1. Projekte (Kunden/Lieferanten A-Z)<br />

2. Dokumentation(A-Z)<br />

3. Wiedervorlage/Pendenzen<br />

Was?<br />

Wozu?<br />

Wie lange?<br />

Wie?<br />

Wo?<br />

3 Möglichkeiten:<br />

- stapeln (Stapelablage)<br />

- stellen (Ordner / Stehsammler)<br />

- hängen (Hängemappen, -sammler, -hefter)<br />

Wichtigste Regel heute:<br />

Papier muss stehen!<br />

Intelligentes Ablagesystem je nach Art der<br />

Ablage: Aber durchgängig und konsequent!<br />

Stehmappenregistratur hat grosse Vorteile:<br />

An jeder Station lässt sich Mappe verwenden,<br />

im Schreibtisch-Unterbau, im Hängezug<br />

Ihres Büroschranks, selbst im Archivregal (in der<br />

Spezialbox)<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 27


pädagogische hochschule zürich<br />

WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Realisation und Organisation: <strong>Arbeitsmethodik</strong><br />

Umgang mit elektronischen Dokumenten<br />

Tipps:<br />

- Gleiche elektronische Ablage wie in Papierform<br />

- Dokumentvorlagen erstellen (als Dokumentvorlage oder in<br />

Favoritenordner)<br />

- Dokumente schnell suchen (Windows-Taste + f)<br />

- Unterbrechungen im Arbeitsfluss führen zu Ineffizienz: keine Störung<br />

durch eingehende Mails über Extras>Optionen>Einstellungen>E-Mail-<br />

Optionen>Erweiterte E-Mail-Optionen<br />

- Signatur im E-Mail anhängen inkl. Hinweismöglichkeit (auch bei Antwort)<br />

- Kennzeichnen der Betreffzeile: I: ... = Information; A: ...= Aktion verlangt<br />

- Angabe „keine Beantwortung notwendig“, um unnötigen Mailverkehr mit<br />

„danke“/“bitte gern geschehen“ zu vermeiden<br />

- Klar auf einzuhaltende Termine hinweisen: „ich erwarte bitte Antwort<br />

bis…., aufgrund….“<br />

Folgende Stufen stehen zur Verfügung:<br />

1. Kontrolltermin in der Agenda eintragen<br />

2. Wichtigkeit auf hoch stellen<br />

3. Dringend im Betreff vermerken<br />

4. Empfangsbestätigung anfordern<br />

5. Telefonisch nachfassen<br />

- Vor dem Versand das E-Mail auf ZEIT-Eselsbrücke überprüfen: Z=Ziel,<br />

E=zu erledigende Aufgabe klar, I=alle Infos erhalten, T=treffender Betreff /<br />

Termin<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 28


pädagogische hochschule zürich<br />

WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Realisation und Organisation: <strong>Arbeitsmethodik</strong><br />

Umgang mit elektronischen Dokumenten<br />

Tipps:<br />

• Kein E-Mail-Verkehr bei:<br />

• unangenehmen Nachrichten<br />

• heiklen oder komplexen Themen<br />

• vertraulichen Mitteilungen<br />

• Konflikten<br />

• dringenden Angelegenheiten (nur in Verbindung mit Telefonaten<br />

u.ä.)<br />

• Bei Abwesenheit von mehr als 1 Tag: Abwesenheitsmelder installieren<br />

• Mails innert 48 Stunden beantworten oder Meldung, wann Antwort erwartet<br />

werden darf<br />

• Regeln von andern im E-Mail-Verkehr einfordern („ich bitte Sie, ….., da es<br />

unsere Zusammenarbeit vereinfacht“)<br />

• Arbeit mit Funktionalität von Outlook: z.B. Fähnlein (Art der Nachricht, wie<br />

z.B. to do, ich erwarte Antwort, Info, Achtung!)), zur Nachverfolgung (im<br />

Suchordner alle Mails, bei denen noch etwas zu tun ist), Ablage in<br />

Themenordner, mit Erinnerung versehen<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 29


pädagogische hochschule zürich<br />

WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Gespräche<br />

vorbereiten und<br />

steuern<br />

Realisation und Organisation:<br />

Umgang mit Gesprächspartnern<br />

Systematische eigene Gesprächsvorbereitung:<br />

Thema/Teilnehmende/Termin/Ort<br />

1. Was muss ich bis zum Termin erledigt haben und mitbringen<br />

2. Was ist mein Hauptziel der Besprechung<br />

3. Welche Punkte müssen/könnten zur Sprache kommen<br />

4. Welche Entscheidungen müssen/können getroffen werden?<br />

5. Was MUSS ich erreichen? (Mussziel)<br />

6. Was MÖCHTE ich erreichen? (Wunschziel)<br />

7. Was muss ich vermeiden?<br />

8. Was muss ich über meine Gesprächspartner wissen?<br />

9. Was werden meine Gesprächspartner zu erreichen suchen?<br />

10. Welche Ziele decken sich?<br />

11. Wo liegen mögliche Zielkonflikte?<br />

12. Wie kann ich auf erwartete Einwände reagieren?<br />

13. Wie kann ich Gemeinsamkeiten schaffen?<br />

Check<br />

Beziehungsmanagement<br />

Beziehung<br />

zu<br />

Mein pers.<br />

Investment an<br />

Zeit, Kraft,<br />

Energie<br />

Einschätzung wie<br />

mein pers.<br />

Investment beim<br />

Anderen<br />

ankommt<br />

Was ich zurück<br />

erhalte von<br />

meinem<br />

persönlichen<br />

Investment<br />

Aktivitäten zur<br />

Veränderung<br />

+ oder – oder 0<br />

oder ?<br />

+ oder – oder 0<br />

oder ?<br />

+ oder – oder 0<br />

oder ?<br />

Love it, change it,<br />

compensate it or<br />

leave it<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 30


pädagogische hochschule zürich<br />

WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Kontrolle<br />

Persönliche Tagesschau am Ende des Tages:<br />

Womit bin ich zufrieden?<br />

Was habe ich geleistet und erreicht?<br />

Wo habe ich positiv auf andere gewirkt und meiner Umwelt etwas gegeben?<br />

Wie effektiv und effizient war ich heute?<br />

Wer oder was hat mir heute Freude bereitet?<br />

Wo hat mich der heutige Tag meinen Zielen näher gebracht?<br />

Was hätte ich anders oder besser machen können?<br />

Wo habe ich mich unwohl gefühlt?<br />

Wo wäre ich als Chef, Kollege, Mitarbeiter nicht zufrieden mit mir?<br />

Wo hätte ich angemessener reagieren können?<br />

Wo hätte ich effektiver und effizienter sein können?<br />

Was nehme ich mir für morgen vor?<br />

Welche unerledigten Aufgaben von heute übertrage ich auf morgen?<br />

Was nehme ich mir speziell für morgen vor?<br />

Was tue ich mir morgen Gutes?<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 31


pädagogische hochschule zürich<br />

WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Tetraeder Wissen – Können – Wollen - Dürfen<br />

Voraussetzungen zur langfristigen Umsetzung<br />

Druck oder Zug als<br />

Initialanstoss<br />

Erste Schritte werden eingeleitet, wenn:<br />

- innere Motivation vorhanden (somatische Marker)<br />

- Handeln möglich und erwünscht -> Selbstregulation<br />

- Zielklarheit besteht und Ressourcen aktiviert<br />

- Ergebnis wichtig und Folgen attraktiv<br />

Vergleich von<br />

Ressourcen und<br />

Anforderung<br />

Veränderung<br />

Langfristige Änderung (stabilisierend), wenn:<br />

- Handlungsrichtung / Strategien passend<br />

- Intensität und Ausdauer vorhanden<br />

- Feedbackschlaufen integriert<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 32


pädagogische hochschule zürich<br />

WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

„Die eigentlichen Geheimnisse zum Glück<br />

sind Entschlossenheit, Anstrengung und Zeit.“<br />

Dalai Lama<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 33


pädagogische hochschule zürich<br />

WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG<br />

Nimm dir Zeit, um zu arbeiten,<br />

es ist der Preis des Erfolges.<br />

Nimm dir Zeit nachzudenken,<br />

es ist die Quelle der Kraft.<br />

Nimm dir Zeit, um zu spielen,<br />

es ist das Geheimnis der Jugend.<br />

Nimm dir Zeit, um zu lesen,<br />

Es die Grundlage des Wissens.<br />

Nimm dir Zeit, um freundlich zu sein,<br />

Es ist das Tor zum Glücklichsein.<br />

Nimm dir Zeit, um zu träumen,<br />

Es ist der Weg zu den Sternen.<br />

Nimm dir Zeit, um zu lieben,<br />

Es ist die wahre Lebensfreude.<br />

Nimm dir Zeit, um froh zu sein,<br />

Es ist die Musik der Seele.<br />

Nimm dir Zeit, um zu geniessen,<br />

Es ist die Belohnung des Tuns.<br />

Nimm dir Zeit, um zu planen,<br />

Dann hast du Zeit für die übrigen neun Dinge.<br />

(Irisches Gedicht)<br />

Johannes <strong>Breitschaft</strong> 34


pädagogische hochschule zürich<br />

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Johannes <strong>Breitschaft</strong><br />

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Johannes <strong>Breitschaft</strong> 35

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