und Drittmittelprojekten zu - Universität Salzburg
und Drittmittelprojekten zu - Universität Salzburg
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<strong>zu</strong><br />
<strong>Drittmittelprojekten</strong><br />
April 2012
Impressum<br />
Medieninhaberin<br />
Paris Lodron Universität <strong>Salzburg</strong><br />
Büro des Rektorats<br />
Abteilung für Forschungsförderung<br />
Kapitelgasse 4-6<br />
5020 <strong>Salzburg</strong><br />
Internet<br />
http://www.uni-salzburg.at/aff/<br />
Druck<br />
Printcenter, Universität <strong>Salzburg</strong><br />
Alle Rechte vorbehalten
Inhalt<br />
Inhalt<br />
Vorwort 7<br />
1. Allgemeine Fragen 9<br />
2. Beantragung von <strong>Drittmittelprojekten</strong> 11<br />
3. Budgetplanung 13<br />
4. Meldung <strong>und</strong> Genehmigung von <strong>Drittmittelprojekten</strong> 15<br />
5. Abschluss von Verträgen über Drittmittelprojekte 19<br />
6. Abrechnungen in <strong>Drittmittelprojekten</strong> 21<br />
7. Was geschieht mit den Ergebnissen von <strong>Drittmittelprojekten</strong>? 23<br />
8. Kostenersätze in <strong>Drittmittelprojekten</strong> 25<br />
9. Sonstige Fragen <strong>und</strong> Antworten 29<br />
Anhänge 30<br />
1. Liste Kontaktpersonen 30<br />
2. Aus<strong>zu</strong>g Universitätsgesetz 32<br />
3. Aus<strong>zu</strong>g Sat<strong>zu</strong>ng der Universität <strong>Salzburg</strong> 33<br />
4. Informationen <strong>zu</strong>m Drittmittelführerschein 37
6<br />
Vorwort
Vorwort<br />
Sehr geehrte Damen <strong>und</strong> Herren, liebe Kolleginnen <strong>und</strong> Kollegen,<br />
Forschung ist eine Kernaufgabe der Universität <strong>Salzburg</strong>. Zur Forschung gehört auch die drittmittelfinanzierte Forschung, die<br />
in den vergangenen Jahren eine gerade<strong>zu</strong> stürmische Entwicklung genommen hat: Seit 2005 hat sich die Summe der jährlich<br />
eingeworbenen Drittmittel mehr als verdoppelt. Mit dieser gestiegenen Bedeutung von drittmittelfinanzierten Projekten an<br />
der Universität <strong>Salzburg</strong> ist aber gleichzeitig auch die Einwerbung, Abwicklung <strong>und</strong> Abrechnung von <strong>Drittmittelprojekten</strong> immer<br />
schwieriger geworden.<br />
Professionelles Drittmittelmanagement <strong>und</strong> die bestmögliche Unterstüt<strong>zu</strong>ng von Forscherinnen <strong>und</strong> Forschern sind daher wichtige<br />
Schlüsselsteine für die weitere Entwicklung der Universität. Diese Unterstüt<strong>zu</strong>ng, die nach Maßgabe des universitären<br />
Entwicklungsplans in den kommenden Jahren weiter ausgebaut werden soll, beruht nicht <strong>zu</strong>letzt auf einem reichen Erfahrungsschatz,<br />
den die Universität bei der Durchführung von <strong>Drittmittelprojekten</strong> erworben hat.<br />
Die im Folgenden abgedruckten Antworten auf häufig gestellte Fragen <strong>zu</strong>r Abwicklung von <strong>Drittmittelprojekten</strong> an der Universität<br />
<strong>Salzburg</strong> bieten einen Aus<strong>zu</strong>g dieser Erfahrungen <strong>und</strong> sollen Ihnen eine erste Orientierung bei regelmäßig auftretenden Anliegen<br />
<strong>und</strong> Fragen bieten. Sie werden je nach Bedarf aktualisiert <strong>und</strong> ergänzt. Die Online-Fassung der Fragen <strong>und</strong> Antworten auf<br />
der Website des Büro des Rektorats - Abteilung für Forschungsförderung ist im Zweifel aktueller als diese gedruckte Broschüre.<br />
Die Lektüre dieser Broschüre ersetzt nicht die individuelle Rücksprache im Einzelfall, auch erhebt die Broschüre keinen Anspruch<br />
auf Vollständigkeit oder Verbindlichkeit. Bitte wenden Sie sich im Zweifel stets an eine der für die Abwicklung von <strong>Drittmittelprojekten</strong><br />
an der Universität <strong>Salzburg</strong> verantwortlichen Personen, deren Kontaktdaten Sie auf der Website des Büro des<br />
Rektorats - Abteilung für Forschungsförderung <strong>und</strong> im Anhang dieser Broschüre finden können.<br />
Für die möglichst zahlreiche Einwerbung <strong>und</strong> die möglichst erfolgreiche Durchführung Ihrer Drittmittelprojekte an der Universität<br />
<strong>Salzburg</strong> wünsche ich Ihnen viel Erfolg <strong>und</strong> grüße Sie herzlich!<br />
Ihre<br />
Univ.-Prof. Dr. Fatima Ferreira-Briza<br />
Vizerektorin für Forschung<br />
7
1. Allgemeine Fragen
1. Allgemeine Fragen<br />
1.1 Welche Rechtsgr<strong>und</strong>lagen regeln die Durchführung von<br />
<strong>Drittmittelprojekten</strong>?<br />
Rechtliche Regelungen über die Durchführung von drittmittelfinanzierten<br />
Projekten an der Universität <strong>Salzburg</strong> sind<br />
<strong>zu</strong>m einen das Universitätsgesetz 2002 (§§ 26 <strong>und</strong> 27) <strong>und</strong><br />
der siebte Teil der Sat<strong>zu</strong>ng der Universität <strong>Salzburg</strong>. Beide<br />
Regelungen sind auf der Website des Büro des Rektorats –<br />
Abteilung für Forschungsförderung verfügbar. Einige Teilaspekte<br />
(z.B. <strong>zu</strong> den Rechten an Projektergebnissen) werden<br />
außerdem von einigen Richtlinien des Rektorats geregelt.<br />
Der siebte Teil der Sat<strong>zu</strong>ng wurde in den vergangenen Jahren<br />
regelmäßig geändert; <strong>zu</strong>r Frage, für welche Projekte<br />
welche Fassungen dieses Sat<strong>zu</strong>ngsteils gelten, siehe Frage<br />
8.10.<br />
1.2 Was ist der Unterschied zwischen § 26 <strong>und</strong> § 27 Universitätsgesetz?<br />
Der wesentliche Unterschied zwischen Projekten nach § 26<br />
UG <strong>und</strong> nach § 27 UG ist, dass bei Projekten nach § 26<br />
UG eine Vereinbarung (z.B. Vertrag) über die Durchführung<br />
des Projekts zwischen Drittmittelgeber <strong>und</strong> Projektleiterin<br />
bzw. Projektleiter persönlich <strong>zu</strong>standekommt, während bei<br />
Projekten nach § 27 UG die Vereinbarung zwischen Drittmittelgeber<br />
<strong>und</strong> Universität geschlossen wird, woraufhin die<br />
Universität die Projektleiterin bzw. den Projektleiter lediglich<br />
damit beauftragt, das Projekt für die Universität durch<strong>zu</strong>führen.<br />
In der Durchführung sind sich beide Arten von <strong>Drittmittelprojekten</strong><br />
sehr ähnlich. Bezüglich des Kostenersatzes gibt<br />
es keine Unterschiede zwischen Projekten nach § 26 UG<br />
<strong>und</strong> § 27 UG. Projekte, die vom Wissenschaftsfonds (FWF)<br />
gefördert werden, sind immer Projekte nach § 26 UG. Projekte,<br />
die von der Forschungsförderungsgesellschaft (FFG)<br />
oder von der Europäischen Union gefördert werden, sind immer<br />
Projekte nach § 27 UG.<br />
1.3 Was ist ein Ad-Personam-Projekt?<br />
Als Ad-Personam-Projekte werden Drittmittelprojekte nach<br />
§ 26 UG bezeichnet. Bei diesen Projekten besteht eine vertragliche<br />
Beziehung zwischen dem Drittmittelgeber <strong>und</strong> der<br />
Projektleiterin bzw. dem Projektleiter persönlich („ad personam“).<br />
Die Universität ist damit aus juristischer Sicht nicht<br />
am Projekt beteiligt, sondern stellt lediglich ihre Ressourcen,<br />
ihr Bankkonto <strong>und</strong> ihre Infrastruktur <strong>zu</strong>r Verfügung.<br />
1.4 Was ist der Unterschied zwischen Auftragsforschung<br />
<strong>und</strong> geförderter Forschung?<br />
Beide Begriffe bezeichnen bestimmte Arten von <strong>Drittmittelprojekten</strong>.<br />
Der Unterschied zwischen Auftragsforschung<br />
<strong>und</strong> geförderter Forschung (letztere auch als Forschungsförderung<br />
bezeichnet) wird häufig daran festgemacht, wer<br />
die Inhalte des Drittmittelprojekts festgelegt hat: Erteilt der<br />
Drittmittelgeber konkrete Arbeitsaufträge <strong>und</strong> gibt damit die<br />
Inhalte vor, handelt es sich um Auftragsforschung, sonst um<br />
geförderte Forschung. Nach einer anderen Unterscheidung,<br />
die meist <strong>zu</strong> gleichen Ergebnissen führt, kommt es darauf<br />
an, wem die Rechte an den im Projekt erzielten Forschungsergebnissen<br />
gehören sollen: Sollen diese Rechte dem Drittmittelgeber<br />
<strong>zu</strong>stehen, handelt es sich um Auftragsforschung.<br />
Verbleiben die Rechte bei der Universität, ggf. gemeinsam<br />
mit anderen am Projekt mitwirkenden Forschungseinrichtungen,<br />
handelt es sich um geförderte Forschung.<br />
1.5 Wer darf an der Universität Drittmittelprojekte durchführen?<br />
Drittmittelprojekte gemäß § 26 Universitätsgesetz („Ad-<br />
Personam-Projekte“) dürfen von allen Angehörigen des wissenschaftlichen<br />
<strong>und</strong> künstlerischen Universitätspersonals<br />
durchgeführt. Drittmittelprojekte gemäß § 27 Universitätsgesetz<br />
dürfen mit dem Einverständnis der Universität von allen<br />
Angehörigen der Universität durchgeführt werden.<br />
9
2. Beantragung von<br />
<strong>Drittmittelprojekten</strong>
2. Beantragung von <strong>Drittmittelprojekten</strong><br />
2.1 Muss die Beantragung von <strong>Drittmittelprojekten</strong> gemeldet<br />
werden?<br />
Die Sat<strong>zu</strong>ng der Universität sieht vor, dass Sie die Beantragung<br />
von <strong>Drittmittelprojekten</strong> stets mit der Leiterin bzw.<br />
mit dem Leiter Ihrer Organisationseinheit (Fachbereich,<br />
Schwerpunkt, Zentrum) abstimmen sollen, weil Drittmittelprojekte<br />
in aller Regel Ressourcen der Organisationseinheit<br />
benötigen (z.B. Räume). Sofern es sich um einen Antrag für<br />
ein Forschungsprojekt oder um einen Antrag handelt, der bei<br />
Genehmigung besondere Kosten oder Ähnliches für die Universität<br />
nach sich ziehen würde, <strong>zu</strong>m Beispiel in Form von<br />
<strong>zu</strong> erbringenden Eigenleistungen, sollten Sie sich deswegen<br />
rechtzeitig vor der Antragstellung mit der Abteilung für Forschungsförderung<br />
in Verbindung setzen. Gleiches gilt, wenn<br />
Sie bereits für die Antragstellung Unterschriften eines Mitglieds<br />
des Rektorats benötigen.<br />
2.2 Wer kann mir bei der Antragstellung <strong>und</strong> bei der Budgetplanung<br />
helfen?<br />
Wenn Sie bei der Vorbereitung von Anträgen für Drittmittelforschungsprojekte<br />
Hilfe oder Unterstüt<strong>zu</strong>ng benötigen,<br />
wenden Sie sich bitte im Büro des Rektorats an die Abteilung<br />
für Forschungsförderung. Für spezielle Unterstüt<strong>zu</strong>ng<br />
bei der Budgetplanung <strong>und</strong> bei der Kostenkalkulation wenden<br />
Sie sich bitte an das Büro des Rektorats - Controlling.<br />
2.3 Wer darf Anträge für Drittmittelprojekte unterschreiben?<br />
Hierfür gelten die Ausführungen bei Frage 5.1 entsprechend.<br />
2.4 Was ist ein „PIC“ <strong>und</strong> wie lautet der PIC der Universität?<br />
Die Abkür<strong>zu</strong>ng „PIC“ bedeutet „Participant Identification<br />
Code“ <strong>und</strong> ist eine Zahl <strong>zu</strong>r Identifizierung von Institutionen,<br />
die sich an Projekten des 7. EU-Forschungsrahmenprogramms<br />
(FP7) beteiligen. Bei der Beantragung von<br />
FP7-Projekten ist der PIC in den online aus<strong>zu</strong>füllenden Antragsformularen<br />
ein<strong>zu</strong>geben. Der PIC dient da<strong>zu</strong>, bestimmte<br />
Gr<strong>und</strong>daten über die antragstellenden Institutionen automatisch<br />
aus einer EU-Datenbank in die Antragsformulare eintragen<br />
<strong>zu</strong> lassen. Der PIC der Universität <strong>Salzburg</strong> lautet<br />
999868047, weitere Informationen <strong>zu</strong>m Ausfüllen der FP7-<br />
Antragsformulare finden Sie auf unserer Website .<br />
2.5 Hat die Universität eine Registrierungsnummer?<br />
Abgesehen von der PIC (siehe Frage 2.4), die für Anträge<br />
im 7. EU-Forschungsrahmenprogramm wichtig ist, hat die<br />
Universität im Allgemeinen keine Registrierungsnummer,<br />
die für Projektanträge relevant wäre (eine Ausnahme gibt<br />
es für Europe-Aid-Anträge sowie für Anträge bei bestimmten<br />
ausländischen Förderstellen, hier bitte Rücksprache mit<br />
dem Büro des Rektorats - Forschungsförderung nehmen).<br />
Die Universität ist in keinem öffentlichen Register (z.B. dem<br />
Firmenbuch) eingetragen <strong>und</strong> hat auch von daher keine generelle<br />
Register- bzw. Registrierungsnummer. Je nach Kontext<br />
kann mit einer „Registrierungsnummer“ aber auch die<br />
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) der Universität<br />
oder die Nummer der Universität im Datenverarbeitungsregister<br />
(DVR) gemeint sein. Beide Nummern finden Sie auf<br />
dem Briefpapier der Universität.<br />
11
3. Budgetplanung
3. Budgetplanung<br />
3.1 Wie sollen Personalkosten in <strong>Drittmittelprojekten</strong> kalkuliert<br />
werden?<br />
Es gibt nur bei einigen großen Fördergebern genaue Vorgaben<br />
für die Kalkulation von Personalkosten in <strong>Drittmittelprojekten</strong>.<br />
Der Wissenschaftsfonds (FWF) gibt genaue<br />
Beträge für die Kalkulation vor die im Internet verfügbar<br />
sind), die Europäische Union verlangt, auch sonst übliche<br />
Personalkostensätze <strong>zu</strong> verwenden (<strong>zu</strong>r Kostenkalkulation<br />
in EU-Projekten finden Sie auf unserer Website weitere Informationen).<br />
Bitte achten Sie aber immer darauf, dass bei<br />
Personalkosten nicht nur das Dienstnehmerbrutto (d.h. Nettogehalt<br />
sowie vom Dienstnehmer <strong>zu</strong> tragende Steuern <strong>und</strong><br />
Sozialversicherungsbeiträge), sondern auch die Dienstgeberbeiträge<br />
<strong>zu</strong> kalkulieren sind. Genaue Auskünfte <strong>zu</strong>r Höhe<br />
dieser Beiträge erteilt die Serviceeinrichtung Personal. Zu<br />
den Personalkosten siehe auch Frage 9.2.<br />
3.2 Was passiert, wenn ein Drittmittelgeber nur einen Teil der<br />
Projektkosten zahlt?<br />
Einige große Fördergeber zahlen je nach Förderprogramm<br />
nicht alle der an der Universität bei der Durchführung eines<br />
Drittmittelprojekts entstehenden Kosten, sondern verlangen,<br />
dass die Universität einen mehr oder weniger großen Anteil<br />
der Projektkosten selbst finanziert. Dieser Eigenanteil der<br />
Universität kann (<strong>und</strong> muss) in der Regel durch Sachleistungen<br />
(d.h. „In-Kind-Leistungen“) erbracht werden. Dies<br />
geschieht etwa durch die Einrechnung (<strong>und</strong> Abrechnung)<br />
der Arbeitszeit von Universitätsangehörigen, die im Projekt<br />
mitarbeiten, aber nicht durch das Projekt finanziert werden.<br />
In einzelnen Förderprogrammen muss der Eigenanteil der<br />
Universität durch Geldleistungen erbracht werden. Bitte<br />
wenden Sie sich bei solchen Kostenkalkulationen im Zweifel<br />
bitte an das Büro des Rektorats - Controlling.<br />
3.3 Was sind „Overheads“ <strong>und</strong> „indirekte Kosten“?<br />
Fast alle Drittmittelgeber verlangen von der Universität eine<br />
mehr oder weniger genaue Kalkulation der bei der Durchführung<br />
eines Drittmittelprojekts anfallenden Kosten. Dabei<br />
werden häufig nur die sogenannten direkten Kosten kalkuliert,<br />
womit Ausgaben gemeint sind, die dem Projekt klar <strong>zu</strong>rechenbar<br />
sind. Das umfasst etwa Personalkosten, Kosten<br />
für die Anschaffung von Gegenständen, Geräten <strong>und</strong> Verbrauchsmaterial<br />
sowie Reisekosten. Daneben entstehen<br />
aber bei der Durchführung von <strong>Drittmittelprojekten</strong> an der<br />
Universität auch weitere, sogenannte indirekte Kosten, die<br />
häufig auch als Gemeinkosten bezeichnet werden. Solche<br />
indirekten Kosten betreffen Leistungen der Universität, die<br />
nicht unmittelbar in Hinblick auf das Projekt entstehen, aber<br />
dem Projekt dennoch, <strong>zu</strong>mindest anteilig, <strong>zu</strong>gerechnet werden<br />
können. Dies betrifft etwa Kosten für die räumliche Infrastruktur,<br />
für Verwaltungsdienstleistungen, für IKT-Infrastruktur<br />
etc. Diese Kosten werden in <strong>Drittmittelprojekten</strong> durch<br />
den universitären Kostenersatz abgedeckt, der im Gr<strong>und</strong>satz<br />
bei jedem Drittmittelprojekt einkalkuliert werden muss.<br />
Einige Drittmittelgeber zahlen <strong>zu</strong>sätzlich <strong>zu</strong> den kalkulierten<br />
direkten Kosten einen pauschalen Betrag („Overhead“), der<br />
die der Universität entstehenden indirekten Kosten abdecken<br />
soll. Zum Kostenersatz der Universität siehe im Detail<br />
Abschnitt 8.<br />
13
4. Meldung <strong>und</strong><br />
Genehmigung von<br />
<strong>Drittmittelprojekten</strong>
4. Meldung <strong>und</strong> Genehmigung von <strong>Drittmittelprojekten</strong><br />
4.1 Wann müssen Drittmittelprojekte gemeldet werden?<br />
Drittmittelprojekte müssen innerhalb der Universität gemeldet<br />
werden, sobald der Drittmittelgeber <strong>zu</strong>gesagt hat, das<br />
Projekt <strong>zu</strong> finanzieren. Hier<strong>zu</strong> werden oft Bewilligungs- oder<br />
Zusageschreiben verschickt. Die Meldung muss in jedem<br />
Fall geschehen, bevor mit der Durchführung des Projekts an<br />
der Universität begonnen wird.<br />
4.2 Wie müssen Drittmittelprojekte gemeldet werden?<br />
Die Meldung eines Drittmittelforschungsprojekts erfolgt dadurch,<br />
dass die Leiterin oder der Leiter des Projekts einen<br />
Eintrag für das Projekt in der Fodok-Datenbank der Universität<br />
anlegt (oder anlegen lässt) <strong>und</strong> auf elektronischem Wege<br />
weiterleitet. Für Auskünfte oder Hilfestellungen <strong>zu</strong>r Formularnut<strong>zu</strong>ng<br />
wenden Sie sich bitte an das Fodok-Helpteam<br />
(E-Mail: fodok.help@sbg.ac.at, Tel. 0662-8044-2453/2455).<br />
Zusätzlich müssen einige schriftliche Unterlagen an das<br />
Büro des Rektorats - Abteilung für Forschungsförderung<br />
(Kapitelgasse 6) <strong>und</strong> an das Büro des Rektorats - Controlling<br />
(Residenzplatz 9) gesandt werden: Bei <strong>Drittmittelprojekten</strong><br />
nach § 27 UG senden Sie bitte einen unterschriebenen<br />
Ausdruck des Fodok-Eintrags sowie Kopien der Entwürfe für<br />
den Projektvertrag an das Büro des Rektorats - Abteilung<br />
für Forschungsförderung sowie, falls erforderlich, ein ausgefülltes<br />
<strong>und</strong> unterschriebenes Kostenersatzblatt an das Büro<br />
des Rektorats - Controlling. Bei <strong>Drittmittelprojekten</strong> nach<br />
§ 26 UG senden Sie bitte einen unterschriebenen Ausdruck<br />
des Fodok-Eintrags, Kopien des unterzeichneten Projektvertrags<br />
sowie, falls erforderlich, ein ausgefülltes <strong>und</strong> unterschriebenes<br />
Kostenersatzblatt an das Büro des Rektorats<br />
- Controlling.<br />
Die Meldung von <strong>Drittmittelprojekten</strong>, die keine Forschungsprojekte<br />
darstellen, kann ebenfalls über die Fodok-Datenbank<br />
der Universität erfolgen. Solche Projekte sind aber<br />
jedenfalls formlos dem Büro des Rektorats - Controlling <strong>zu</strong><br />
melden.<br />
4.3 Wo finde ich Vorlagen für Formulare?<br />
Vorlagen für Formulare, die Sie für die Meldung oder Abwicklung<br />
von <strong>Drittmittelprojekten</strong> benötigen, finden Sie auf<br />
der Website des Büro des Rektorats - Abteilung für Forschungsförderung.<br />
4.4 Wie funktioniert die Meldung über die Fodok-Datenbank?<br />
Gr<strong>und</strong>vorausset<strong>zu</strong>ng für den Meldeprozess ist die Anmeldung<br />
in der Fodok-Datenbank. Projekteinträge in der Fodok-<br />
Datenbank werden von der Leiterin bzw. vom Leiter des Projekts<br />
durch Klick auf den entsprechenden Link abgeschickt,<br />
woraufhin die Leiterin bzw. der Leiter der Organisationseinheit<br />
der Universität (Fachbereich, Schwerpunkt, Zentrum),<br />
an der das Projekt durchgeführt werden soll, automatisch<br />
per E-Mail eine Nachricht über diese Projektmeldung erhält,<br />
welche auch den direkten Link <strong>zu</strong>m Projekteintrag innerhalb<br />
der Fodok-Datenbank enthält, wo die Leiterin bzw. der Leiter<br />
der Organisationseinheit die Projektmeldung genehmigen<br />
oder ablehnen kann.<br />
In aller Regel genehmigt die Leiterin bzw. der Leiter der<br />
Organisationseinheit mittels Klick auf den entsprechenden<br />
Button innerhalb der Fodok Datenbank das Projekt, daraufhin<br />
wird das Büro des Rektorats ebenfalls automatisch per<br />
E-Mail über die Projektmeldung benachrichtigt. Für den Fall,<br />
dass die Leiterin bzw. der Leiter der Organisationseinheit das<br />
Projekt nicht akzeptiert, wird die Leiterin bzw. der Leiter des<br />
Projektes automatisch per mail darüber informiert <strong>und</strong> kann<br />
die Projektmeldung nach erfolgter Korrektur erneut durch<br />
Klick auf den entsprechenden Link an die Leiterin bzw. den<br />
Leiter der Organisationseinheit weiterschicken. Sobald auch<br />
das Büro des Rektorats die Projektdurchführung genehmigt,<br />
erhalten Leiterin bzw. Leiter des Projekts sowie Leiterin bzw.<br />
Leiter der Organisationseinheit automatisch per E-Mail eine<br />
Benachrichtigung über diese Genehmigung.<br />
4.5 Wie sehe ich in der Fodok-Datenbank, welchen Status<br />
meine Projektmeldung hat?<br />
Sie sehen den Status Ihrer Projektmeldung durch Auswahl<br />
des jeweiligen Projektes in der Fodok-Datenbank. Da<strong>zu</strong><br />
starten Sie auf der Seite der Leiterin bzw. des Leiters des<br />
Projektes (z.B. das § 27-Projekt „Exempel“ von Prof. Mustermann:<br />
rufen Sie die Seite von Prof. Mustermann auf <strong>und</strong><br />
wählen Sie aus der Kategorie „Projekte laut § 27“ das Projekt<br />
„Exempel“) <strong>und</strong> rufen dann durch Klick auf den Projekttitel<br />
die Detailansicht auf: hier wird der Projektstatus angezeigt.<br />
Vorausset<strong>zu</strong>ng dafür ist aber, dass Sie sich in der Fodok-<br />
Datenbank angemeldet haben <strong>und</strong> über die nötige Berechtigung<br />
<strong>zu</strong>r Einsicht in solche Projektdaten verfügen (z.B. als<br />
Leiterin bzw. Leiter des Projektes oder der Organisationseinheit,<br />
an der das Projekt durchgeführt wird).<br />
4.6 Wie kann ich die in der Fodok-Datenbank eingetragenen<br />
Projektdaten ändern?<br />
In der Fodok-Datenbank eingetragene Daten <strong>zu</strong> <strong>Drittmittelprojekten</strong><br />
können nur eingeschränkt geändert werden, da<br />
die Erfassung von <strong>Drittmittelprojekten</strong> in der Fodok-Datenbank<br />
gleichzeitig als inneruniversitäre Projektmeldung gilt.<br />
Änderungen an solchen Einträgen in der Fodok-Datenbank<br />
können nur vorgenommen werden, solange die Einträge<br />
noch nicht an die Leiterin bzw. den Leiter der betreffenden<br />
Organisationseinheit weitergeleitet wurden. Nach diesem<br />
Zeitpunkt können Änderungen oder Korrekturen an den<br />
Daten nur vom Fodok-Helpteam (E-Mail: fodok.help@sbg.<br />
ac.at, Tel. 0662-8044-2453/2455) vorgenommen werden.<br />
4.7 An wen kann ich mich bei Problemen mit Projektmeldungen<br />
wenden?<br />
Bei inhaltlichen Fragen <strong>zu</strong>r Meldung von <strong>Drittmittelprojekten</strong><br />
(z.B. in Hinblick auf die Vertragsabwicklung, Ausfüllen<br />
der Fodok-Formulare) wenden Sie sich bitte an das Büro<br />
des Rektorats - Abteilung für Forschungsförderung. Bei<br />
technischen Fragen <strong>zu</strong>r Bedienung der Fodok-Datenbank<br />
(z.B. Probleme beim Anlegen, Weiterleiten oder Aufrufen<br />
einer Projektmeldung) wenden Sie sich bitte an das Fodok-<br />
Helpteam (E-Mail: fodok.help@sbg.ac.at, Tel. 0662-8044-<br />
2453/2455).<br />
15
4. Meldung <strong>und</strong> Genehmigung von <strong>Drittmittelprojekten</strong><br />
4.8 Was wird vor der Genehmigung von <strong>Drittmittelprojekten</strong><br />
geprüft?<br />
Vor der Genehmigung von <strong>Drittmittelprojekten</strong> wird vor allem<br />
geprüft, ob die im Universitätsgesetz 2002 festgelegten<br />
Rahmenbedingungen für die Durchführung des Projekts an<br />
der Universität erfüllt sind. Da<strong>zu</strong> gehören etwa der Kostenersatz,<br />
das Vorhandensein ausreichender Ressourcen für<br />
die Projektdurchführung <strong>und</strong> ggf. die Prüfung von Projektverträgen<br />
auf rechtliche oder finanzielle Konsequenzen für<br />
die Universität.<br />
4.9 Wer genehmigt Drittmittelprojekte?<br />
Drittmittelprojekte werden durch die Leiterin bzw. den Leiter<br />
des Fachbereichs, Zentrums oder Schwerpunkts genehmigt,<br />
an dem das Projekt durchgeführt wird. Bei Projekten nach §<br />
27 UG ist außerdem eine Genehmigung durch das Büro des<br />
Rektorats erforderlich. Sofern die Leiterin bzw. der Leiter eines<br />
Fachbereichs, Zentrums oder Schwerpunkts selbst ein<br />
Drittmittelprojekt leiten will, darf sie bzw. er sich dieses Projekt<br />
nicht genehmigen. Stattdessen muss die Genehmigung<br />
durch die Vizerektorin bzw. den Vizerektor für Forschung<br />
erfolgen. Hier<strong>zu</strong> ist das Büro des Rektorats - Abteilung für<br />
Forschungsförderung <strong>zu</strong> kontaktieren.<br />
4.10 Wie erhalte ich ein Konto für ein Drittmittelprojekt?<br />
Ein Konto für die Durchführung eines Drittmittelprojekts an<br />
der Universität, das auch als Innenauftrag bezeichnet wird,<br />
erhalten Sie, indem Sie das Projekt auf dem dafür vorgesehenen<br />
Weg (siehe Frage 4.2) melden.<br />
4.11 Wo finde ich in der Fodok-Datenbank die Innenauftragsnummer<br />
für mein Projekt?<br />
Sie finden die Innenauftragsnummer durch Auswahl des jeweiligen<br />
Projektes in der Fodok-Datenbank. Da<strong>zu</strong> starten<br />
Sie auf der Seite der Leiterin bzw. des Leiters des Projektes<br />
(z.B. das §27-Projekt „Exempel“ von Prof. Mustermann: rufen<br />
Sie die Seite von Prof. Mustermann auf <strong>und</strong> wählen Sie<br />
aus der Kategorie „Projekte laut §27“ das Projekt „Exempel“)<br />
<strong>und</strong> rufen dann durch Klick auf den Projekttitel die Detailansicht<br />
auf: hier wird die Innenauftragsnummer angezeigt.<br />
Vorausset<strong>zu</strong>ng dafür ist aber, dass Sie sich in der Fodok-<br />
Datenbank angemeldet haben <strong>und</strong> über die nötige Berechtigung<br />
<strong>zu</strong>r Einsicht in solche Projektdaten verfügen (z.B. als<br />
Leiterin bzw. Leiter des Projektes oder der Organisationseinheit,<br />
an der das Projekt durchgeführt wird).<br />
4.12 Was ist bei der Verlängerung von laufenden <strong>Drittmittelprojekten</strong><br />
<strong>zu</strong> beachten?<br />
Für die Verlängerung von <strong>Drittmittelprojekten</strong> gelten die<br />
oben geschilderten Melde- <strong>und</strong> Genehmigungsverfahren<br />
entsprechend.<br />
16
5. Abschluss von<br />
Verträgen über<br />
Drittmittelprojekte
5. Abschluss von Verträgen über Drittmittelprojekte<br />
5.1 Wer darf Verträge über Drittmittelprojekte unterschreiben?<br />
Hier ist zwischen Projekten nach § 26 UG <strong>und</strong> Projekten<br />
nach § 27 UG <strong>zu</strong> unterscheiden. Die Projekte nach § 26 UG<br />
(Ad-Personam-Projekte) sind aus juristischer Sicht persönliche<br />
Drittmittelprojekte eines einzelnen Universitätsangehörigen.<br />
Daher kann jede bzw. jeder Universitätsangehörige<br />
Verträge über die Durchführung von <strong>Drittmittelprojekten</strong><br />
nach § 26 UG selbst unterschreiben, sie binden nur sie bzw.<br />
ihn persönlich. Bei Projekten nach § 27 UG wird aus juristischer<br />
Sicht die Universität Vertragspartei. Sie kann nur entweder<br />
durch ein Mitglied des Rektorats oder durch die Leiterin<br />
bzw. den Leiter einer Organisationseinheit der Universität<br />
vertreten werden. Organisationseinheiten sind in diesem<br />
Zusammenhang Fachbereiche, Zentren <strong>und</strong> Schwerpunkte.<br />
Fachbereiche, Zentren <strong>und</strong> Schwerpunkte als solche können<br />
unter keinen Umständen Partei eines Vertrags über die<br />
Durchführung eines Drittmittelprojekts sein, ein solche Vertrag<br />
wäre unwirksam. Bei der Unterzeichnung von Verträgen<br />
über EU-finanzierte Drittmittelprojekte gilt abweichend, dass<br />
solche Verträge nur von einem Mitglied des Rektorats unterschrieben<br />
werden sollen, nicht von den Leiterinnen bzw.<br />
Leitern von Organisationseinheiten.<br />
5.2 Was ist ein Konsortialvertrag?<br />
Bei vielen <strong>Drittmittelprojekten</strong> ist nicht nur die Universität<br />
<strong>Salzburg</strong> als durchführende Stelle involviert, sondern nehmen<br />
außerdem noch andere Forschungseinrichtungen (z.B.<br />
andere Universitäten) an dem Projekt teil. In solchen Fällen<br />
schließen häufig die verschiedenen Fördernehmer oder Auftragnehmer<br />
untereinander einen Vertrag über die gemeinsame<br />
Durchführung des Drittmittelprojekts, der als Konsortialvertrag<br />
bezeichnet wird. Er steht neben dem Vertrag mit<br />
dem Fördergeber oder Auftraggeber <strong>und</strong> regelt etwa, wer<br />
welche Forschungsarbeiten erbringen muss <strong>und</strong> wie die<br />
Drittmittel sowie die Rechte an den Forschungsergebnissen<br />
verteilt werden.<br />
5.3 Wo kann ich Muster für Projektverträge erhalten?<br />
Derzeit wenden Sie sich bitte an das Büro des Rektorats -<br />
Abteilung für Forschungsförderung, die Ihnen Musterverträge<br />
für Drittmittelprojekte gerne <strong>zu</strong>r Verfügung stellt.<br />
5.4 Warum prüft die Universität Entwürfe von Projektverträgen?<br />
Verträge für Drittmittelprojekte nach § 27 UG müssen vor<br />
ihrer Unterzeichnung auf ihre juristischen <strong>und</strong> finanziellen<br />
Auswirkungen für die Universität geprüft werden, da diese<br />
Verträge die Universität binden. Häufig wird es bei der Vertragsprüfung<br />
darum gehen, ungewöhnliche Klauseln <strong>und</strong><br />
Formulierungen fest<strong>zu</strong>stellen <strong>und</strong> in Kooperation mit der<br />
Leiterin bzw. dem Leiter des Projekts <strong>zu</strong> klären, ob sie ihre<br />
Richtigkeit haben. Ein weiterer typischer Schwerpunkt der<br />
Prüfung ist die Klärung der Rechte an den Forschungsergebnissen.<br />
Die Vertragsprüfung wird vom Büro des Rektorats<br />
- Abteilung für Forschungsförderung durchgeführt.<br />
19
6. Abrechnungen in<br />
<strong>Drittmittelprojekten</strong>
6. Abrechnungen in <strong>Drittmittelprojekten</strong><br />
6.1 Wer ist für Projektabrechnungen verantwortlich?<br />
Die Abrechnung von <strong>Drittmittelprojekten</strong> <strong>und</strong> die Erstellung<br />
von Verwendungsnachweisen ist Aufgabe der Leiterin bzw.<br />
des Leiters des Projekts. Sie bzw. er ist inhaltlich für die<br />
Durchführung des Projekts verantwortlich, damit korrespondiert<br />
die Verantwortung für die finanziell ordnungsgemäße<br />
Abwicklung des Projekts, die nicht delegiert werden kann.<br />
Die Inanspruchnahme von Hilfe bei der Erstellung von Projektabrechnungen<br />
(siehe Frage 6.2) bleibt natürlich unbenommen.<br />
6.2 Wer kann mir bei Projektabrechnungen helfen?<br />
Die Abrechnung von <strong>Drittmittelprojekten</strong> kann eine komplizierte<br />
<strong>und</strong> mitunter nervenaufreibende Angelegenheit sein.<br />
Verschiedene große Fördergeber haben sehr unterschiedliche<br />
Vorstellungen darüber, wie Abrechnungen aus<strong>zu</strong>sehen<br />
haben, welche Ausgaben abgerechnet werden dürfen <strong>und</strong><br />
welche nicht. Außerdem muss die Mittelverwendung mitunter<br />
relativ rasch abgerechnet werden, was Zeitdruck verursacht.<br />
Wenn Sie Hilfe oder Unterstüt<strong>zu</strong>ng bei Projektabrechnungen<br />
(z.B. SAP-Ausdrucke) benötigen, können Sie sich<br />
an das Büro des Rektorats - Controlling wenden. Für Fragen<br />
<strong>zu</strong>r Projektbuchhaltung können Sie sich auch an das Büro<br />
des Rektorats - Rechnungswesen wenden.<br />
6.3 Wer unterschreibt in EU-Projekten die Abrechnungen<br />
(„Form C“)?<br />
Bei den derzeit von der EU verwendeten Abrechnungsformularen,<br />
die als „Form C“ bezeichnet werden, müssen zwei<br />
Personen unterschreiben. Zum einen diejenige Person, die<br />
inhaltlich für die Arbeit der Universität <strong>Salzburg</strong> im Projekt<br />
verantwortlich ist. Dies ist stets die Leiterin bzw. der Leiter<br />
des Projekts an der Universität. Zum anderen muss auch<br />
eine Person unterschreiben, die für die finanzielle Gebarung<br />
der Universität verantwortlich ist <strong>und</strong> die Universität nach<br />
außen rechtsgültig vertreten darf. Dies ist der Rektor, dessen<br />
Unterschrift Sie über das Büro des Rektorats - Rechnungswesen<br />
erhalten.<br />
6.4 Darf in EU-Projekten Mehrwertsteuer abgerechnet<br />
werden?<br />
In so gut wie allen von der Europäischen Union geförderten<br />
<strong>Drittmittelprojekten</strong> darf Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer)<br />
nie als Projektausgabe abgerechnet werden. Das bedeutet,<br />
dass Mehrwertsteuer, die bei der Anschaffung von Anlagegütern<br />
(z.B. Geräte), Sachmitteln (z.B. Verbrauchsmaterial)<br />
oder bei Inanspruchnahme von Dienstleistungen (z.B. Reisekosten)<br />
angefallen ist, im Prinzip nicht aus den Projektmitteln<br />
finanziert werden darf. Zur Finanzierung dieser Kosten<br />
kann in manchen Projekten der Overhead herangezogen<br />
werden, in Projekten des 7. EU-Forschungsrahmenprogramms<br />
kann hierfür beim B<strong>und</strong>esministerium für Wissenschaft<br />
<strong>und</strong> Forschung eine nationale Zusatzfinanzierung beantragt<br />
werden. Werden in <strong>Drittmittelprojekten</strong> Waren oder<br />
Leistungen aus dem EU-Ausland bezogen, ist bei der Bestellung<br />
die UID-Nummer der Universität (ATU 57532824)<br />
an<strong>zu</strong>geben <strong>und</strong> erhält die Universität eine Nettorechnung, in<br />
der keine Mehrwertsteuer ausgewiesen ist. In solchen Fällen<br />
hat die Universität <strong>zu</strong>sätzlich Erwerbssteuer nach den<br />
in Österreich geltenden Mehrwertsteuersätzen ab<strong>zu</strong>führen.<br />
6.5 Wie erstelle ich Rechnungen in <strong>Drittmittelprojekten</strong>?<br />
Häufig verlangen Auftrag- oder Fördergeber, dass die Universität<br />
in <strong>Drittmittelprojekten</strong> Rechnungen an sie stellt, um<br />
die Überweisung der Drittmittel <strong>zu</strong> veranlassen. Aufgr<strong>und</strong><br />
steuerrechtlicher Vorgaben dürfen solche Rechnungen sowohl<br />
bei Projekten nach § 27 UG als auch bei Ad-Personam-<br />
Projekten (d.h. Projekten nach § 26 UG) nicht von den Projektleiterinnen<br />
oder Projektleitern erstellt werden, sondern<br />
müssen vielmehr zentral vom Büro des Rektorats - Rechnungswesen<br />
gestellt werden. Bitte wenden Sie sich hier<strong>zu</strong><br />
an das Büro des Rektorats - Rechnungswesen, das aufgr<strong>und</strong><br />
Ihrer Daten solche Rechnungen gerne erstellen wird.<br />
6.6 Was ist ein „Audit“?<br />
Bestimmte Fördergeber schreiben vor, dass die Empfänger<br />
ihrer Fördermittel unter bestimmten Umständen durch einen<br />
unabhängigen Wirtschaftsprüfer nachweisen müssen, dass<br />
sie die Richtlinien des Fördergebers für die Verwendung der<br />
Drittmittel eingehalten haben. Die Prüfung der Mittelverwendung<br />
durch externe Wirtschaftsprüfer wird als „(Financial)<br />
Audit“ bezeichnet. Zu den Fördergebern, die Audits verlangen,<br />
gehört vor allem die Europäische Union, daneben wird<br />
auch in bestimmten österreichischen Förderprogramm (z.B.<br />
GEN-AU-Programm) die Durchführung von Audits verlangt.<br />
Nach Durchführung eines Audits erstellt der Wirtschaftsprüfer<br />
ein Zertifikat über das Audit („Audit Certificate“), das dem<br />
Fördergeber vor<strong>zu</strong>legen ist.<br />
6.7 Was geschieht mit nicht verbrauchten Drittmitteln?<br />
Für den Umgang mit nicht verbrauchten Drittmitteln gelten<br />
die vom jeweiligen Auftrag- oder Fördergeber aufgestellten<br />
Regeln. Bei <strong>Drittmittelprojekten</strong>, die vom Wissenschaftsfonds<br />
FWF, vom Jubiläumsfonds der Österreichischen Nationalbank<br />
<strong>und</strong> von der Deutschen Forschungsgemeinschaft<br />
(DFG) gefördert werden, kann im Falle nicht verbrauchter<br />
Drittmittel um eine kostenneutrale Projektverlängerung angesucht<br />
werden. Bei anderen Förder- oder Auftraggebern<br />
kann es <strong>zu</strong> einer Rückförderung nicht verbrauchter Drittmittel<br />
kommen. In einigen Fällen schließlich kann es möglich<br />
sein, nicht verbrauchte Drittmittel frei für Zwecke von Wissenschaft<br />
<strong>und</strong> Forschung <strong>zu</strong> verwenden.<br />
21
7. Was geschieht mit<br />
den Ergebnissen von<br />
<strong>Drittmittelprojekten</strong>?
7. Was geschieht mit den Ergebnissen von <strong>Drittmittelprojekten</strong><br />
7.1 Wem gehören Ergebnisse von <strong>Drittmittelprojekten</strong>?<br />
Ein Drittmittelprojekt kann diverse wissenschaftliche Erkenntnisse<br />
<strong>und</strong> Ergebnisse hervorbringen. Diese Ergebnisse<br />
sind in der Regel Gegenstand rechtlicher Bestimmungen<br />
<strong>und</strong> zählen <strong>zu</strong>m „Geistigen Eigentum“. Die Rechte an den<br />
Ergebnissen können denjenigen Personen <strong>zu</strong>stehen, die<br />
die Arbeiten durchgeführt haben, bei denen die Ergebnisse<br />
entwickelt wurden. Sie können aber auch der Universität<br />
oder externen Parteien <strong>zu</strong>stehen, die an der Durchführung<br />
des Projekts beteiligt sind (z.B. Unternehmen, andere Forschungseinrichtungen).<br />
Wie es konkret um die Verteilung<br />
der Rechte steht, kann nur im Einzelfall ermittelt <strong>und</strong> entschieden<br />
werden.<br />
7.2 Was ist bei <strong>Drittmittelprojekten</strong> mit Unternehmen <strong>zu</strong><br />
beachten?<br />
Wenn Drittmittelprojekte gemeinsam mit Unternehmen<br />
durchgeführt werden, wollen die Unternehmen sehr häufig<br />
von der Universität Rechte an den Ergebnissen des Projekts<br />
erhalten. Dies ist gr<strong>und</strong>sätzlich möglich, allerdings darf die<br />
Universität solche Rechte nicht kostenlos oder <strong>zu</strong>m Selbstkostenpreis<br />
abgeben. Vielmehr muss die Universität marktkonforme<br />
Entgelte für die Übertragung der Rechte an Projektergebnissen<br />
verlangen, in denen ein Gewinnaufschlag<br />
inkludiert ist. Einzelheiten <strong>zu</strong> den Bedingungen der Übertragung<br />
von Rechten an Projektergebnissen an Dritte <strong>und</strong> <strong>zu</strong>r<br />
Ermittlung solcher Entgelte werden bei der nächsten Überarbeitung<br />
der Richtlinien des Rektorats über die Verwertung<br />
von geistigem Eigentum an der Universität <strong>Salzburg</strong> in<br />
diese Richtlinien aufgenommen werden. Bis dahin wenden<br />
Sie sich für Fragen <strong>zu</strong> diesem Thema bitte an das Büro des<br />
Rektorats - Abteilung für Forschungsförderung.<br />
23
8. Kostenersätze in<br />
<strong>Drittmittelprojekten</strong>
8. Kostenersätze in <strong>Drittmittelprojekten</strong><br />
8.1 Was ist eigentlich die Kostenersatzpflicht?<br />
Die auf dem Universitätsgesetz 2002 <strong>und</strong> der Sat<strong>zu</strong>ng der<br />
Universität beruhende Kostenersatzpflicht für Drittmittelprojekte<br />
verfolgt das Ziel, die durch die Durchführung eines<br />
Drittmittelprojekts an der Universität entstehenden Kosten<br />
ab<strong>zu</strong>decken. Dies betrifft in erster Linie die sogenannten<br />
„indirekten Kosten“, die auch als Gemeinkosten bezeichnet<br />
werden: Die Inanspruchnahme universitärer Ressourcen,<br />
etwa von Räumen, IKT-Infrastruktur <strong>und</strong> Dienstleistungen<br />
der Verwaltung verursacht Kosten, die den Projekten verrechnet<br />
werden sollen (siehe auch Frage 3.3).<br />
8.2 Welche Drittmittelprojekte sind an der Universität <strong>Salzburg</strong><br />
kostenersatzpflichtig?<br />
Nach dem siebten Teil der Sat<strong>zu</strong>ng der Universität sind<br />
gr<strong>und</strong>sätzlich alle Drittmittelprojekte kostenersatzpflichtig.<br />
Für Drittmittelprojekte, mit deren Durchführung vor dem 7.<br />
Dezember 2011 begonnen wurde, gilt abweichend, dass<br />
Drittmittelprojekte im Bildungsbereich (z.B. Sokrates-Programm)<br />
oder im Bereich der Entwicklungs<strong>zu</strong>sammenarbeit,<br />
die keine Forschungskomponente aufweisen, nicht kostenersatzpflichtig<br />
sind. Das gleiche gilt für sonstige eingeworbene<br />
Drittmittel (z.B. Druckkosten<strong>zu</strong>schüsse, freie Zuschüsse<br />
ohne bestimmten vorgegebenen Verwendungszweck). Generell<br />
von der Kostenersatzpflicht ausgenommen sind Entgelte<br />
für Publikationen <strong>und</strong> Vortragstätigkeiten sowie selbständige<br />
finanzielle Unterstüt<strong>zu</strong>ngen für die Durchführung<br />
von wissenschaftlichen Veranstaltungen <strong>und</strong> für die Drucklegung<br />
wissenschaftlicher Publikationen.<br />
8.3 Wie hoch ist der Kostenersatz, den ich zahlen muss?<br />
Es gilt für jedes Drittmittelprojekt der Kostenersatzbetrag, der<br />
im Kostenersatzblatt für dieses Projekt eingetragen ist. Leere<br />
Kostenersatzblätter können von der Website des Büro des<br />
Rektorats - Abteilung für Forschungsförderung heruntergeladen<br />
werden. Sofern noch kein Kostenersatzblatt ausgefüllt<br />
wurde, ist dies nach<strong>zu</strong>holen. Jedenfalls ist mindestens der<br />
in der anwendbaren Sat<strong>zu</strong>ngsregelung (siehe Frage 8.11)<br />
genannte Mindestkostenersatz <strong>zu</strong> zahlen. Für Projekte, mit<br />
deren Durchführung vor dem 7. Dezember 2011 begonnen<br />
wurde, sind dies mindestens 5 % der eingeworbenen Drittmittel.<br />
Für Projekte, mit deren Durchführung nach dem 6.<br />
Dezember 2011 begonnen wurde, sind mindestens 20 % der<br />
eingeworbenen Drittmittel als Kostenersatz <strong>zu</strong> zahlen. Für<br />
die Erstellung von Gutachten gilt abweichend ein Mindestkostenersatz<br />
in Höhe von 5 % der eingeworbenen Drittmittel.<br />
In Hinblick auf das Inkrafttreten der Neufassung des siebten<br />
Sat<strong>zu</strong>ngsteils im Dezember 2011 gelten einige Sonderregeln:<br />
Für Drittmittelprojekte, die im Dezember 2011 bereits geplant<br />
waren, kann das Rektorat auf Antrag die Anwendung der alten<br />
Regelungen über den Kostenersatz genehmigen, auch<br />
wenn mit der Durchführung des Projekts erst nach Inkrafttreten<br />
der Neuregelung begonnen wurde. Ein solcher Antrag ist<br />
an die Vizerektorin bzw. an den Vizerektor für Forschung <strong>zu</strong><br />
richten. Für Projekte, mit deren Durchführung nicht nach Juni<br />
2012 begonnen wird, hat das Rektorat generell entschieden,<br />
dass die alten Regelungen über den Kostenersatz angewendet<br />
werden dürfen (<strong>und</strong> somit nur 5 % Kostenersatz <strong>zu</strong><br />
zahlen ist), wenn das Projekt noch während der Geltung der<br />
alten Regelungen kalkuliert worden ist.<br />
8.4 Wie funktioniert die Zahlung des Kostenersatzes?<br />
Bei <strong>Drittmittelprojekten</strong>, die sich nicht über mehrere Kalenderjahre<br />
erstrecken, wird der Kostenersatz in der Regel<br />
nach Abschluss des Projekts vom Projektinnenauftrag abgebucht,<br />
kann aber auf Wunsch auch schon früher abgebucht<br />
werden. Bei Projekten, die sich über mehrere Kalenderjahre<br />
erstrecken, wird der Kostenersatz jährlich anteilig im Nachhinein<br />
vom Projektinnenauftrag abgebucht. Für Drittmittelprojekte<br />
mit einem Volumen von nicht mehr als 5.000,- Euro<br />
können die Kostenersätze jährlich gesammelt abgebucht<br />
werden. Für alle Fragen <strong>zu</strong>r Abbuchung der Kostenersätze<br />
ist das Büro des Rektorats - Controlling <strong>zu</strong> kontaktieren.<br />
8.5 Kann mein Projekt von der Kostenersatzpflicht befreit<br />
werden?<br />
Es gibt zwei Konstellationen, in denen die Sat<strong>zu</strong>ng der<br />
Universität die Befreiung eines Drittmittelprojekts von der<br />
Kostenersatzpflicht ermöglicht. Zum einen ist dies möglich,<br />
wenn nach den <strong>zu</strong>m Zeitpunkt der Vorbereitung eines Drittmittelprojekts<br />
bekannten <strong>und</strong> veröffentlichten Richtlinien einer<br />
Fördereinrichtung zwingend abweichende Regelungen<br />
über die Finanzierung <strong>und</strong> Abrechnung von Kostenersätzen<br />
vorgesehen sind. Eine Liste von Fördereinrichtungen <strong>und</strong><br />
Förderprogrammen, auf die dies <strong>zu</strong>trifft, ist auf der Website<br />
des Büro des Rektorats - Abteilung für Forschungsförderung<br />
verfügbar. Zum anderen kann die Kostenersatzpflicht<br />
in Zweifelsfällen fallspezifisch vom Rektorat geklärt werden.<br />
Um dies <strong>zu</strong> erreichen, ist ein formloser Antrag auf Befreiung<br />
von der Kostenersatzpflicht an die Vizerektorin bzw. an den<br />
Vizerektor für Forschung <strong>zu</strong> stellen.<br />
8.6 Was passiert, wenn Kostenersätze beim Drittmittelgeber<br />
nicht abrechenbar sind?<br />
Bestimmte Auftrag- oder Fördergeber lassen es nach ihren<br />
Richtlinien nicht <strong>zu</strong>, den an sich vom Projekt an die Universität<br />
ab<strong>zu</strong>führenden Kostenersatz als Projektausgabe ab<strong>zu</strong>rechnen.<br />
In solchen Fällen kann die Vizerektorin bzw. der<br />
Vizerektor für Forschung auf Antrag eine Ausnahme von<br />
der Kostenersatzpflicht genehmigen (siehe Frage 8.3). Für<br />
bestimmte Förderinstitutionen <strong>und</strong> Förderprogramme bestehen<br />
außerdem generelle Ausnahmen von der Kostenersatzpflicht<br />
oder besondere Modalitäten der Berechnung des<br />
Kostenersatzes, die in einer Liste <strong>zu</strong>sammengefasst sind,<br />
die auf der Website des Büro des Rektorats - Abteilung für<br />
Forschungsförderung abrufbar ist.<br />
8.7 Was ist die Rückerstattung von Teilen des gezahlten<br />
Kostenersatzes?<br />
Sofern ein Drittmittelprojekt den seit der Sat<strong>zu</strong>ngsänderung<br />
2011 (siehe Frage 8.12) geltenden höheren Kostenersatz<br />
(20 % der eingeworbenen Drittmittel) gezahlt hat, erhält die<br />
Leiterin bzw. der Leiter dieses Projekts 25 % des an das<br />
Rektorat gezahlten Kostenersatzes <strong>zu</strong>r freien Verwendung<br />
innerhalb der Universität erstattet. Für Projekte, die im Interfakultären<br />
Fachbereich Gerichtsmedizin <strong>und</strong> Forensische<br />
Neuropsychiatrie durchgeführt werden, gibt es keine solche<br />
Rückerstattung.<br />
25
8. Kostenersätze in <strong>Drittmittelprojekten</strong><br />
8.8 Wie funktioniert die Rückerstattung?<br />
Die Rückerstattung an die Leiterinnen <strong>und</strong> Leiter von Projekten<br />
erfolgt jährlich im Nachhinein, sie wird vom Büro des<br />
Rektorats - Controlling ausgehend von den tatsächlich gezahlten<br />
Kostenersätzen berechnet. Die Erstattung erfolgt<br />
auf einen Innenauftrag der Universität, den die Leiterin bzw.<br />
der Leiter des Projekts dem Büro des Rektorats - Controlling<br />
benennt. Bei Bedarf kann ein solcher Innenauftrag eingerichtet<br />
werden, auf dem die Erstattungen gesammelt werden<br />
können. Die Verwendung der erstatteten Beträge steht im<br />
freien Ermessen der Leiterin bzw. des Leiters des Projekts,<br />
allerdings darf sie bzw. er sich erstattete Beträge mit der<br />
Ausnahme der Erstattung von Reisekosten nicht persönlich<br />
auszahlen lassen.<br />
8.9 Gibt es eine Rückerstattung für bereits vor dem 7. Dezember<br />
2011 laufende Projekte?<br />
Im Gr<strong>und</strong>satz gibt es die Rückerstattung in Höhe von 25 %<br />
gezahlter Kostenersätze an die Leiterinnen <strong>und</strong> Leiter von<br />
<strong>Drittmittelprojekten</strong> nur für Projekte, mit deren Durchführung<br />
nach dem 6. Dezember 2011 begonnen wurde. In begründeten<br />
Ausnahmefällen kann das Rektorat jedoch auch für<br />
Projekte, mit deren Durchführung bereits vor dem 7. Dezember<br />
2011 begonnen wurde, die Anwendung der neuen<br />
Sat<strong>zu</strong>ngsbestimmungen genehmigen. Nach einer solchen<br />
Genehmigung kommt eine Rückerstattung gezahlter Kostenersätze<br />
in Frage. Falls Sie sich um eine solche Genehmigung<br />
bemühen wollen, wenden Sie sich bitte an das Büro<br />
des Rektorats - Abteilung für Forschungsförderung.<br />
8.10 Welche Kostenersatzregelung gilt für mein Projekt?<br />
Nachdem es im Laufe der vergangenen Jahre verschiedene<br />
Fassungen der Sat<strong>zu</strong>ng der Universität gegeben hat, die unterschiedliche<br />
Vorgaben über die Kostenersatzpflicht enthielten,<br />
kann es sein, dass für verschiedene Drittmittelprojekte<br />
an der Universität unterschiedliche Regelungen über den<br />
Kostenersatz gelten. Für die Bestimmung, welche zeitliche<br />
Fassung der Sat<strong>zu</strong>ng für Ihr Projekt gilt, ist das Datum maßgebend,<br />
an dem mit der Durchführung Ihres Projekts begonnen<br />
wurde: Es gilt für die gesamte Dauer der Projektlaufzeit<br />
diejenige Sat<strong>zu</strong>ngsfassung, die an diesem Tag galt. Für Projekte,<br />
mit deren Durchführung zwischen dem 19. Dezember<br />
2006 <strong>und</strong> dem 6. Dezember 2011 begonnen wurde, gilt die<br />
Fassung der Sat<strong>zu</strong>ng vom 16. April 2008. Für Projekte, mit<br />
deren Durchführung nach dem 6. Dezember 2011 begonnen<br />
wurde, gilt die Fassung der Sat<strong>zu</strong>ng vom 7. Dezember 2011.<br />
In Einzelfällen können jedoch Übergangsbestimmungen anwendbar<br />
sein, die <strong>zu</strong> unterschiedlichen Ergebnissen führen<br />
(siehe etwa Frage 8.3).<br />
8.11 Was hat die Sat<strong>zu</strong>ngsänderung Ende 2011 bei der Kostenersatzpflicht<br />
verändert?<br />
Die am 7. Dezember 2011 verkündete Neufassung des siebten<br />
Sat<strong>zu</strong>ngsteils hat die Kostenersatzpflicht ausgeweitet:<br />
Es sind nunmehr alle Drittmittelprojekte kostenersatzpflichtig,<br />
nicht mehr nur Drittmittelforschungsprojekte. Außerdem<br />
wurde der mindestens <strong>zu</strong> zahlende Kostenersatz von 5 %<br />
der eingeworbenen Drittmittel auf 20 % der eingeworbenen<br />
Drittmittel erhöht. Daneben wurden die Bestimmungen über<br />
Ausnahmen von der Kostenersatzpflicht neu gefasst <strong>und</strong><br />
die Regelungen über den vom Interfakultären Fachbereich<br />
Gerichtsmedizin <strong>und</strong> Forensische Neuropsychiatrie <strong>zu</strong> zahlenden<br />
besonderen Kostenersatz geändert. Ferner gilt nun,<br />
dass die Leiterinnen <strong>und</strong> Leiter 25 % des von ihnen an die<br />
Universität gezahlten Kostenersatzes <strong>zu</strong>r Verwendung innerhalb<br />
der Universität erstattet erhalten. Das Büro des<br />
Rektorats - Controlling ist da<strong>zu</strong> ermächtigt worden, die Höhe<br />
des <strong>zu</strong> zahlenden Kostenersatzes in der Zukunft neu <strong>zu</strong> berechnen<br />
<strong>und</strong> Vorgaben für die Zeitaufzeichnung in <strong>Drittmittelprojekten</strong><br />
<strong>zu</strong> machen.<br />
8.12 Wofür werden Kostenersätze verwendet?<br />
An den Rektor gezahlte Kostenersätze werden ausschließlich<br />
für Zwecke der Forschung verwendet.<br />
26
9. Sonstige Fragen<br />
<strong>und</strong> Antworten
9. Sonstige Fragen <strong>und</strong> Antworten<br />
9.1 Dürfen Dienstnehmerinnen <strong>und</strong> Dienstnehmer in <strong>Drittmittelprojekten</strong><br />
Rechnungen legen?<br />
Dienstnehmerinnen <strong>und</strong> Dienstnehmer der Universität können<br />
unter bestimmten Vorausset<strong>zu</strong>ngen sowohl als Privatpersonen<br />
als auch als als Inhaberinnen bzw. Inhaber von<br />
Unternehmen Rechnungen oder Honorarnoten an die Universität<br />
stellen, <strong>und</strong> zwar für Leistungen, die die Durchführung<br />
eines Drittmittelprojekts an der Universität betreffen.<br />
Vorausset<strong>zu</strong>ng dafür ist jedenfalls, dass die in Rechnung gestellten<br />
Leistungen sich von den dienstlichen Aufgaben der<br />
betroffenen Personen abgrenzen lassen. Für nähere Informationen<br />
verwenden Sie bitte die auf der Website des Büro<br />
des Rektorats – Rechnungswesen verfügbare Checkliste.<br />
9.2 Dürfen Dienstnehmerinnen <strong>und</strong> Dienstnehmer Gehälter<br />
aus <strong>Drittmittelprojekten</strong> beziehen?<br />
Dienstnehmerinnen <strong>und</strong> Dienstnehmer der Universität, die<br />
für ein bestimmtes Drittmittelprojekt angestellt werden (sogenannte<br />
Projektmitarbeiterinnen <strong>und</strong> Projektmitarbeiter),<br />
beziehen ihr Gehalt stets aus den für dieses Projekt vorhandenen<br />
Drittmitteln. Angehörige der Universität ohne Dienstverhältnis<br />
<strong>zu</strong> ihr, z.B. Studierende, können für ihre Mitarbeit<br />
in einem Drittmittelprojekt unter bestimmten Vorausset<strong>zu</strong>ngen<br />
ein Gehalt beziehen, werden damit aber <strong>zu</strong> Dienstnehmerinnen<br />
oder Dienstnehmern der Universität.<br />
Personen, die bereits Dienstnehmerinnen oder Dienstnehmer<br />
der Universität sind, können <strong>zu</strong>sätzlich <strong>zu</strong> ihrem normalen<br />
Gehalt Gehaltszahlungen aus <strong>Drittmittelprojekten</strong><br />
erhalten. Vorausset<strong>zu</strong>ng dafür ist, dass <strong>zu</strong>sätzliche Arbeitsleistungen<br />
für das Projekt erbracht werden, <strong>und</strong> zwar in<br />
Ergän<strong>zu</strong>ng der ohnehin für die Universität <strong>zu</strong> erbringenden<br />
Arbeitsleistungen.<br />
Bei teilbeschäftigten Universitätsmitarbeiterinnen <strong>und</strong> -mitarbeitern,<br />
die für einen längeren Zeitraum <strong>zu</strong>sätzlich in einem<br />
Projekt mitarbeiten, sollten diese Gehaltsauszahlungen<br />
gr<strong>und</strong>sätzlich auf Basis der Erhöhung des Beschäftigungsaumaßes<br />
im Arbeitsvertrag erfolgen. Bei kurzfristigeren<br />
<strong>zu</strong>sätzlichen Tätigkeiten können „Einmalzahlungen“ („Nebentätigkeiten“)<br />
erfolgen. Die Auszahlung durch die Serviceeinrichtung<br />
Personal erfolgt auf Gr<strong>und</strong>lage einer Nebentätigkeitsmeldung<br />
(Tätigkeit, St<strong>und</strong>enanzahl, Betrag) der<br />
jeweiligen Projektleitung.<br />
Bei vollbeschäftigten Mitarbeiterinnen <strong>und</strong> Mitarbeitern sind<br />
<strong>zu</strong>sätzliche Tätigkeiten für ein Projekt arbeitsrechtlich vor<br />
allem in Be<strong>zu</strong>g auf die Arbeitszeit gr<strong>und</strong>sätzlich problematisch.<br />
Die Vollzeitbeschäftigung (40 Wochenst<strong>und</strong>en) soll<br />
daher nicht wesentlich oder auf Dauer überschritten werden.<br />
Somit wäre eine Reduzierung des Beschäftigungsausmaßes<br />
des bereits bestehenden Dienstverhältnisses an<strong>zu</strong>streben.<br />
Sollte dies nicht möglich sein, können Einmalzahlungen<br />
für punktuelle, also für keine „permanenten“ Tätigkeiten, wie<br />
oben bei den teilbeschäftigten MitarbeiterInnen beschrieben,<br />
ausbezahlt werden.<br />
Für die Höhe der Gehaltszahlungen aus <strong>Drittmittelprojekten</strong><br />
gilt gr<strong>und</strong>sätzlich, dass sie pro Arbeitsst<strong>und</strong>e <strong>und</strong> auf dem<br />
gleichen Niveau wie das Gr<strong>und</strong>gehalt der betroffenen Person<br />
berechnet werden. Ausnahmsweise ist es möglich, Gehaltszahlungen<br />
aus <strong>Drittmittelprojekten</strong> <strong>zu</strong> erhalten, die auf<br />
die Arbeitsst<strong>und</strong>e umgerechnet höher sind als das von der<br />
Universität gezahlte Gr<strong>und</strong>gehalt. Dies kommt etwa in Frage,<br />
wenn die betreffende Person in einem Drittmittelprojekt<br />
eine höherwertige Tätigkeit (z.B. Projektleitung, Übernahme<br />
besonderer Verantwortung) ausübt, als sie es in ihrem regulären<br />
Dienstverhältnis tut.<br />
Auskünfte <strong>zu</strong> Gehaltszahlungen aus <strong>Drittmittelprojekten</strong> erteilt<br />
die Serviceeinrichtung Personal.<br />
9.3 Wie erlangen Projektmitarbeiterinnen <strong>und</strong> Projektmitarbeiter<br />
eine Studien<strong>zu</strong>lassung?<br />
Für die Zulassung von Projektmitarbeiterinnen <strong>und</strong> Projektmitarbeitern<br />
<strong>zu</strong> Master- bzw. Doktoratsstudien gelten die allgemeinen<br />
Regeln über die Zulassung: Sie setzt stets den<br />
Abschluss eines fachlich in Frage kommenden Bachelor-,<br />
Diplom-, bzw. Masterstudiums voraus. Zudem muss das Studium<br />
an einer anerkannten inländischen oder ausländischen<br />
postsek<strong>und</strong>ären Bildungseinrichtung absolviert worden sein.<br />
Ob das absolvierte Studium fachlich in Frage kommt, wird<br />
durch ein Gutachten geklärt, das die Universität auf Basis<br />
der eingebrachten Unterlagen in Auftrag gibt. Sämtliche für<br />
die Begutachtung relevanten Dokumente (Abschlussurk<strong>und</strong>e,<br />
Sammelzeugnis sämtlicher absolvierter Prüfungen, ggf.<br />
Curriculum des absolvierten Studiums) müssen für die Zulassung<br />
<strong>zu</strong>m Sommersemester bis spätestens 1. Februar,<br />
für die Zulassung <strong>zu</strong>m Wintersemester bis spätestens 1.<br />
September bei der Universität eingelangt sein, <strong>und</strong> zwar im<br />
Original bzw. in Form von beglaubigten Kopien. Auskünfte<br />
<strong>zu</strong> den benötigten Unterlagen <strong>und</strong> <strong>zu</strong>m Zulassungsverfahren<br />
erteilt die Serviceeinrichtung Studium.<br />
29
Anhang 1<br />
Anhang<br />
Kontaktpersonen für Fragen <strong>zu</strong> <strong>Drittmittelprojekten</strong><br />
Büro des Rektorats - Abteilung für Forschungsförderung:<br />
Ass. iur. Tim Schröder<br />
Tel.: +43 (0) 662/8044 - 2451<br />
E-Mail: tim.schroeder@sbg.ac.at<br />
Karin Raab-Oertel MA<br />
Tel.: +43 (0) 662/8044 - 2450<br />
E-Mail: karin.raab@sbg.ac.at<br />
Vertragsprüfung von Forschungsvorhaben gemäß § 27 UG in<br />
Kommunikation mit den Leiterinnen bzw. Leitern der Forschungsvorhaben.<br />
Rechtliche Betreuung von Drittmittelforschungsvorhaben<br />
gemäß § 27 UG. Beratung <strong>zu</strong> europäischen Förderungen<br />
<strong>und</strong> <strong>zu</strong> Industriekooperationen<br />
Beratung <strong>zu</strong> nationalen Förderungen. Service r<strong>und</strong> um Forschungskommunikation<br />
<strong>und</strong> Forschungsmarketing<br />
Mag. Elisabeth Egger<br />
Tel.: +43 (0) 662/8044 - 2453<br />
E-Mail: e.egger@sbg.ac.at<br />
Mag. Andrea Spannring<br />
Tel.: +43 (0) 662/8044 - 2454<br />
E-Mail: andrea.spannring@sbg.ac.at<br />
(Forschungs)-Datenmanagement, Hilfestellung bei Problemen<br />
im Zusammenhang mit der Dateneingabe in der Fodok-Datenbank<br />
<strong>und</strong> bei der Meldung sowie Weiterleitung von Drittmittelforschungsvorhaben<br />
Entgegennahme von Erfindungsmeldungen im Rahmen von<br />
drittmittelfinanzierten Forschungsvorhaben, Beratung <strong>zu</strong> Geistigem<br />
Eigentum in drittmittelfinanzierten Forschungsvorhaben,<br />
Beratung betreffend die Regelung über Aufgriffsrechte an Diensterfindungen<br />
Büro des Rektorats - Controlling:<br />
Mag. Stefan Bohuny<br />
Tel.: +43 (0) 662/8044 - 2320<br />
E-Mail: stefan.bohuny@sbg.ac.at<br />
Mag. Christine Wimmer-Gaibinger<br />
Tel.: +43 (0) 662/8044 - 2311<br />
E-Mail: christine.wimmer-gaibinger@sbg.ac.at<br />
Harald Preisch MIB<br />
Tel.: +43 (0) 662/8044 - 2313<br />
E-Mail: harald.preisch@sbg.ac.at<br />
Projektcontrolling<br />
Meldung von Forschungsvorhaben gemäß § 26 UG, Zuteilung<br />
der Innenauftragsnummern bei Forschungsvorhaben gemäß §<br />
26 UG <strong>und</strong> Freigabe der Projektinnenaufträge für SAP-Berichtsuser<br />
Projektcontrolling, Ermittlung <strong>und</strong> Abrechnung des Kostenersatzes<br />
in Drittmittelforschungsvorhaben, Zuteilung der Innenauftragsnummern<br />
bei Forschungsvorhaben gemäß § 27 UG, Entgegennahme<br />
von Bevollmächtigungsformularen für Leiterinnen<br />
bzw. Leiter von Drittmittelforschungsvorhaben nach § 27 UG,<br />
Unterstüt<strong>zu</strong>ng bei Projektabrechnungen, Genehmigung von Zwischenfinanzierungen<br />
bei Forschungsvorhaben gemäß § 27 UG<br />
Büro des Rektorats - Rechnungswesen:<br />
Ulrike Schumi<br />
Tel.: +43 (0) 662/8044 - 2300<br />
E-Mail: ulrike.schumi@sbg.ac.at<br />
Bei Problemen mit der Buchung von Zahlungseingängen oder<br />
-ausgängen <strong>und</strong> mit SAP, Beratung in Steuerfragen<br />
Alexandra Koch<br />
Tel.: +43 (0) 662/8044 – 2308<br />
E-Mail: alexandra.koch@sbg.ac.at<br />
Erstellung von Ausgangsrechnungen in <strong>Drittmittelprojekten</strong><br />
30
Anhang 1<br />
Serviceeinrichtung Personal:<br />
Maria Luise Radauer<br />
Tel.: +43 (0) 662/8044 - 2106<br />
E.Mail: luise.radauer@sbg.ac.at<br />
Josef Birn<br />
Tel.: +43 (0) 662/8044 - 2109<br />
E.Mail: josef.birn@sbg.ac.at<br />
Gerhard Thalhammer<br />
Tel.: +43 (0) 662/8044 - 2111<br />
E-Mail: gerhard.thalhammer@sbg.ac.at<br />
Neuanstellung von Mitarbeiterinnen <strong>und</strong> Mitarbeitern im Rahmen<br />
von <strong>Drittmittelprojekten</strong> (Zentrum Embedded Software, Zentrum<br />
für Geoinformatik, Zentrum für ICT & S, IFFB Sport- <strong>und</strong> Bewegungswissenschaften)<br />
Neuanstellung von Mitarbeiterinnen <strong>und</strong> Mitarbeitern im Rahmen<br />
von <strong>Drittmittelprojekten</strong> (übrige Interfakultäre Fachbereiche, Zentren<br />
<strong>und</strong> Schwerpunkte)<br />
Neuanstellung von Mitarbeiterinnen <strong>und</strong> Mitarbeitern im Rahmen<br />
von <strong>Drittmittelprojekten</strong> (alle übrigen Fachbereiche bzw. bei<br />
FWF-Projekten alle Fachbereiche)<br />
Büro des Rektorats - Internationale Beziehungen:<br />
Mag. Markus Bayer<br />
Tel.: +43 (0) 662/8044 – 2040<br />
E-Mail: markus.bayer@sbg.ac.at<br />
Beratung <strong>zu</strong> Förderprogrammen im Bereich der Lehre <strong>und</strong> der<br />
Entwicklungs<strong>zu</strong>sammenarbeit<br />
31
Anhang 2<br />
Universitätsgesetz 2002<br />
§ 26.<br />
(1) Die Angehörigen des wissenschaftlichen <strong>und</strong> künstlerischen<br />
Universitätspersonals sind berechtigt, in ihrem Fach auch Forschungsvorhaben<br />
oder künstlerische Arbeiten an der Universität<br />
durch<strong>zu</strong>führen, die nicht aus dem Budget der Universität, sondern<br />
aus Forschungsaufträgen Dritter, aus Mitteln der Forschungsförderung<br />
oder aus anderen Zuwendungen Dritter finanziert werden.<br />
Die Durchführung solcher Vorhaben zählt <strong>zu</strong>r Universitätsforschung.<br />
(2) Vorausset<strong>zu</strong>ng für die Durchführung eines Vorhabens gemäß<br />
Abs. 1 an der Universität ist, dass<br />
1. die Erfüllung der Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis,<br />
2. die Erfüllung der Aufgaben der betreffenden Organisationseinheit<br />
der Universität in der Forschung oder in der Entwicklung <strong>und</strong><br />
Erschließung der Künste sowie im Lehrbetrieb <strong>und</strong><br />
3. die Rechte <strong>und</strong> Pflichten anderer Universitätsangehöriger<br />
nicht beeinträchtigt werden.<br />
(3) Für die Inanspruchnahme von Personal <strong>und</strong> Sachmitteln der<br />
Universität <strong>zu</strong>r Durchführung von Forschungsaufträgen oder<br />
künstlerischen Arbeiten im Auftrag Dritter ist voller Kostenersatz<br />
an die Universität <strong>zu</strong> leisten. Über die Verwendung dieses Kostenersatzes<br />
entscheidet das Rektorat.<br />
(4) Ein Vorhaben gemäß Abs. 1 ist dem Rektorat von der Projektleiterin<br />
oder vom Projektleiter vor der beabsichtigten Übernahme<br />
<strong>und</strong> Durchführung <strong>zu</strong> melden. Es ist nur <strong>zu</strong> untersagen, wenn die<br />
Vorausset<strong>zu</strong>ngen des Abs. 2 nicht erfüllt sind oder keine Vereinbarung<br />
über den vollen Kostenersatz vorliegt.<br />
(5) Über die Verwendung der Projektmittel entscheidet die Projektleiterin<br />
oder der Projektleiter. Die Mittel für Vorhaben gemäß Abs.<br />
1 sind von der Universität <strong>zu</strong> verwalten <strong>und</strong> ausschließlich auf Anweisung<br />
der Projektleiterin oder des Projektleiters <strong>zu</strong> verwenden.<br />
(6) Mitarbeiterinnen <strong>und</strong> Mitarbeiter an einem Vorhaben gemäß<br />
Abs. 1 sind auf Vorschlag der oder des Universitätsangehörigen,<br />
die oder der dieses Vorhaben durchführt, gegen Ersatz der Personalkosten<br />
in ein zeitlich befristetes Arbeitsverhältnis <strong>zu</strong>r Universität<br />
auf<strong>zu</strong>nehmen.<br />
§ 27.<br />
(1) Jede Leiterin <strong>und</strong> jeder Leiter einer Organisationseinheit ist<br />
berechtigt, im Namen der Universität <strong>und</strong> im Zusammenhang mit<br />
deren Aufgaben<br />
1. durch unentgeltliche Rechtsgeschäfte Vermögen <strong>und</strong> Rechte<br />
<strong>zu</strong> erwerben;<br />
2. Förderungen anderer Rechtsträger entgegen<strong>zu</strong>nehmen;<br />
3. Verträge über die Durchführung wissenschaftlicher oder künstlerischer<br />
Arbeiten sowie über Untersuchungen <strong>und</strong> Bef<strong>und</strong>ungen<br />
im Auftrag Dritter ab<strong>zu</strong>schließen, soweit sie der wissenschaftlichen<br />
Forschung (Entwicklung <strong>und</strong> Erschließung der Künste) dienen;<br />
4. staatlich autorisierte technische Prüf- <strong>und</strong> Gutachtertätigkeiten<br />
durch<strong>zu</strong>führen, sofern die betreffende Universitätseinrichtung als<br />
staatlich autorisierte Prüfanstalt anerkannt ist;<br />
5. von Vermögen <strong>und</strong> Rechten, die aus Rechtsgeschäften gemäß<br />
Z 1 bis 4 erworben werden, <strong>zu</strong>r Erfüllung der Zwecke der Organisationseinheit<br />
Gebrauch <strong>zu</strong> machen.<br />
Bei Missbrauch kann diese Berechtigung vom Rektorat entzogen<br />
werden.<br />
(2) Jede oder jeder mit der Erfüllung von Verträgen gemäß Abs. 1<br />
Z 3 verantwortlich betraute Universitätsangehörige (Projektleiterin<br />
oder Projektleiter) ist <strong>zu</strong>m Abschluss der für die Vertragserfüllung<br />
erforderlichen Rechtsgeschäfte <strong>und</strong> <strong>zu</strong>r Verfügung über die Geldmittel<br />
im Rahmen der Einnahmen aus diesem Vertrag <strong>zu</strong> ermächtigen.<br />
Diese Bevollmächtigungen sind im Mitteilungsblatt der Universität<br />
<strong>zu</strong> verlautbaren.<br />
(3) Für die Inanspruchnahme von Personal <strong>und</strong> Sachmitteln der<br />
Universität <strong>zu</strong>r Durchführung von Aufträgen Dritter (Abs. 1 Z 3 <strong>und</strong><br />
4) ist voller Kostenersatz an die Universität <strong>zu</strong> leisten. Über die<br />
Verwendung dieses Kostenersatzes entscheidet das Rektorat.<br />
(4) Die der Universität auf Gr<strong>und</strong> von Tätigkeiten gemäß Abs. 1<br />
<strong>zu</strong>fließenden Drittmittel sind, sofern keine Zweckwidmung vorliegt,<br />
für Zwecke jener Organisationseinheit <strong>zu</strong> verwenden, der die<br />
zeichnungsbefugte Arbeitnehmerin oder der zeichnungsbefugte<br />
Arbeitnehmer der Universität <strong>zu</strong>geordnet ist. Zur Erfüllung von<br />
Verpflichtungen der Universität auf Gr<strong>und</strong> von Rechtsgeschäften<br />
gemäß Abs. 1 sind <strong>zu</strong>nächst die Mittel heran<strong>zu</strong>ziehen, die für die<br />
betreffende Organisationseinheit zweckgewidmet sind.<br />
(5) Die gemäß Abs. 1 berechtigten oder gemäß Abs. 2 bevollmächtigten<br />
Universitätsangehörigen haben dem Rektorat über die<br />
Durchführung der von ihnen abgeschlossenen Rechtsgeschäfte<br />
<strong>zu</strong> berichten.<br />
32
Anhang 3<br />
Sat<strong>zu</strong>ng der Universität <strong>Salzburg</strong>, VII. Teil – Richtlinien für die Durchführung drittmittelfinanzierter Projekte (in der Fassung<br />
der Bekanntmachung vom 7. Dezember 2011)<br />
Gr<strong>und</strong>sätze<br />
§ 90.<br />
(1) Die Durchführung von Forschungsprojekten gehört <strong>zu</strong> den<br />
Aufgaben des wissenschaftlichen Universitätspersonals. Die<br />
Beschäftigung von wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen <strong>und</strong> Mitarbeitern<br />
in solchen Forschungsprojekten leistet darüber hinaus<br />
einen wesentlichen Beitrag <strong>zu</strong>r Förderung des wissenschaftlichen<br />
Nachwuchses. Die Universität <strong>Salzburg</strong> begrüßt <strong>und</strong> fördert<br />
die Durchführung von drittmittelfinanzierten Forschungsprojekten<br />
<strong>und</strong> unterstützt sie mit ihren Einrichtungen <strong>und</strong> Ressourcen.<br />
Darüber hinaus begrüßt die Universität auch die Durchführung<br />
sonstiger drittmittelfinanzierter Projekte (etwa Projekte im Bereich<br />
der Lehre oder in der Entwicklungs<strong>zu</strong>sammenarbeit) durch<br />
Angehörige der Universität.<br />
(2) Bei der Durchführung von drittmittelfinanzierten Projekten ist<br />
für die Inanspruchnahme universitärer Dienste <strong>und</strong> Leistungen<br />
der Universität <strong>Salzburg</strong> voller Kostenersatz <strong>zu</strong> leisten. Dies gilt<br />
gleichermaßen für alle Arten drittmittelfinanzierter Projekte, <strong>zu</strong>m<br />
Beispiel für Auftragsforschung, geförderte Forschung, für Projekte<br />
im Bereich der Lehre oder der Entwicklungs<strong>zu</strong>sammenarbeit,<br />
für Begutachtungen, Untersuchungen <strong>und</strong> Bef<strong>und</strong>ungen sowie<br />
für sonstige Prüf- <strong>und</strong> Gutachtertätigkeiten im Auftrag Dritter. Der<br />
Kostenersatz hat gr<strong>und</strong>sätzlich den Ersatz jener Aufwendungen<br />
<strong>zu</strong>m Ziel, die der Universität aus der Übernahme derartiger Projekte<br />
erwachsen.<br />
(3) Falls die im Zeitpunkt der Vorbereitung eines drittmittelfinanzierten<br />
Projekts bekannten <strong>und</strong> veröffentlichten Vorgaben einer<br />
Förderungsinstitution abweichende Regelungen über den Kostenersatz<br />
vorsehen, kann von diesen Richtlinien abgewichen<br />
werden, wobei die Verpflichtung <strong>zu</strong>r Leistung von Kostenersatz<br />
auch ganz oder teilweise entfallen kann. Die Vizerektorin bzw.<br />
der Vizerektor für Forschung erstellt <strong>und</strong> ändert eine Liste derjenigen<br />
Förderungsinstitutionen, auf die Satz 1 <strong>zu</strong>trifft; dabei stellt<br />
sie bzw. er erforderlichenfalls das Einvernehmen mit anderen<br />
Rektoratsmitgliedern her. Die jeweils geltende Fassung der Liste<br />
ist im Büro des Rektorats - Forschungsförderung ein<strong>zu</strong>sehen. Die<br />
Liste enthält für die in ihr aufgeführten Förderungsinstitutionen<br />
die von diesen Richtlinien abweichenden Regelungen.<br />
(4) In Zweifelsfällen sind die Kostenersatzpflicht <strong>und</strong> ihr Ausmaß<br />
durch das Rektorat fallspezifisch <strong>zu</strong> klären.<br />
(5) Entgelte für Publikationen <strong>und</strong> Vortragstätigkeiten sowie<br />
selbständige finanzielle Unterstüt<strong>zu</strong>ngen für die Durchführung<br />
von wissenschaftlichen Veranstaltungen <strong>und</strong> für die Drucklegung<br />
wissenschaftlicher Publikationen sind vom Anwendungsbereich<br />
dieser Richtlinien ausgenommen.<br />
(6) Von Seiten der Universität <strong>Salzburg</strong> geleistete Zwischenfinanzierungen<br />
<strong>zu</strong>r Durchführung von Projekten nach den §§ 26<br />
<strong>und</strong> 27 UG sowie die in diesem Zusammenhang anfallenden<br />
Sollzinsen gehen <strong>zu</strong> Lasten des jeweiligen Projekts. Im Falle der<br />
mangelnden finanziellen Deckung eines Projekts gemäß § 27<br />
UG durch seine Einnahmen gehen die anfallenden Kosten <strong>zu</strong><br />
Lasten des Budgets jener Organisationseinheit, die das Projekt<br />
durchführt. Das Rektorat nimmt hierbei auf die berechtigten Interessen<br />
der Organisationseinheiten Rücksicht. Bei höheren Summen<br />
wird das Rektorat eine Rückzahlung über einen längeren<br />
Zeitraum hinweg festlegen. Die Rückzahlungsbedingungen sind<br />
so <strong>zu</strong> vereinbaren, dass die Handlungsfähigkeit der Organisationseinheiten<br />
in Forschung <strong>und</strong> Lehre gewahrt bleibt.<br />
(7) Eine Kostenersatzpflicht besteht in allen Fällen, in denen die<br />
Universität <strong>Salzburg</strong> mit einem Projekt gemäß Abs. 2 direkt oder<br />
indirekt in Verbindung gebracht wird. Die Kostenersatzpflicht orientiert<br />
sich daher an den folgenden Kriterien:<br />
a) Verwaltungsmäßige Abrechnung des Projekts durch die<br />
Universität.<br />
b) Durchführung des Projekts in den Räumlichkeiten der<br />
Universität.<br />
c) Verwendung von universitären Ressourcen, wie z.B. der Bibliothek,<br />
der Geräte oder der universitären Infrastruktur.<br />
d) Verwendung des Namens <strong>und</strong>/oder des Logos der Universität<br />
oder einer ihrer Organisationseinheiten - in welcher Form<br />
auch immer - im Zusammenhang mit der Anbahnung <strong>und</strong>/oder<br />
Durchführung eines drittmittelfinanzierten Projekts. Die Verwendung<br />
des Berufs- oder Amtstitels alleine (z.B. Univ.-Prof., Univ.-<br />
Ass.) begründet keine Kostenersatzpflicht.<br />
Liegt bei einem drittmittelfinanzierten Projekt keines dieser Kriterien<br />
vor, ist eine Kostenersatzpflicht nicht gegeben.<br />
(8) Unter „Organisationseinheiten“ im Sinne dieses Sat<strong>zu</strong>ngsteils<br />
sind die Fachbereiche, Zentren <strong>und</strong> Schwerpunkte der<br />
Universität <strong>Salzburg</strong> <strong>zu</strong> verstehen.<br />
(9) Kostenersätze werden ausschließlich für Zwecke der Forschung<br />
verwendet.<br />
Prüfung <strong>und</strong> Genehmigung von drittmittelfinanzierten<br />
Projekten<br />
§ 91.<br />
(1) Angehörige des wissenschaftlichen Universitätspersonals<br />
sind gemäß § 26 UG da<strong>zu</strong> berechtigt, von Dritten finanzierte Forschungsprojekte<br />
durch<strong>zu</strong>führen.<br />
(2) Leiterinnen <strong>und</strong> Leiter von Organisationseinheiten der<br />
Universität sind gemäß § 27 UG unter anderem da<strong>zu</strong> berechtigt,<br />
im Namen der Universität durch unentgeltliche Rechtsgeschäfte<br />
Vermögen <strong>und</strong> Rechte <strong>zu</strong> erwerben, Förderungen anderer<br />
Rechtsträger entgegen<strong>zu</strong>nehmen sowie Verträge über die<br />
Durchführung wissenschaftlicher Arbeiten, Untersuchungen <strong>und</strong><br />
Bef<strong>und</strong>ungen im Auftrag Dritter ab<strong>zu</strong>schließen, soweit sie der<br />
wissenschaftlichen Forschung dienen.<br />
(3) Angehörige der Universität sind gr<strong>und</strong>sätzlich da<strong>zu</strong> berechtigt,<br />
Projekte gemäß § 27 UG <strong>zu</strong> leiten.<br />
(4) Personen ohne Dienstverhältnis, insbesondere emeritierte<br />
oder pensionierte Professorinnen <strong>und</strong> Professoren sowie Privatdozentinnen<br />
<strong>und</strong> Privatdozenten, können mit dem Einverständnis<br />
des Rektorats drittmittelfinanzierte Projekte nach §§ 26 <strong>und</strong> 27<br />
UG an der Universität durchführen bzw. leiten.<br />
§ 92.<br />
(1) Personen, die ein Projekt nach § 26 UG planen, sollen die<br />
Leiterin bzw. den Leiter der Organisationseinheit, der sie dienstrechtlich<br />
<strong>zu</strong>geordnet sind, über das beabsichtigte Projekt vor Antragstellung<br />
informieren.<br />
(2) Personen, die ein Projekt nach § 27 UG planen, sollen die<br />
33
Anhang 3<br />
Leiterin bzw. den Leiter der Organisationseinheit, der sie dienstrechtlich<br />
<strong>zu</strong>geordnet sind, über das beabsichtigte Projekt vor<br />
Antragstellung bzw. bei seiner Vorbereitung informieren, sowie,<br />
sofern es sich um ein Forschungsprojekt handelt, das Büro des<br />
Rektorats - Forschungsförderung.<br />
(3) Für die Kalkulation des an das Rektorat <strong>zu</strong> leistenden Kostenersatzes<br />
gilt § 95.<br />
§ 93.<br />
(1) Alle mit den Auftraggebern bzw. Förderinstitutionen vertraglich<br />
fixierten Projekte gemäß § 26 UG sind dem Büro des Rektorats<br />
- Controlling durch die Eingabe des Projekts in die Forschungsdokumentations-Datenbank<br />
(Fodok) <strong>zu</strong> melden. Abgeschlossene<br />
Verträge bzw. Bewilligungsunterlagen sind dem Büro des Rektorats<br />
- Controlling vor<strong>zu</strong>legen. Die Leiterin bzw. der Leiter der Organisationseinheit<br />
entscheidet über Zulässigkeit <strong>und</strong> infrastrukturelle<br />
Durchführbarkeit des Projekts unter Anwendung der gesetzlichen<br />
Bestimmungen des § 26 Abs. 2 UG. Erfolgt innerhalb von vier Wochen<br />
ab Mitteilung an die Leiterin bzw. an den Leiter der Organisationseinheit<br />
keine Entscheidung, so gilt das Projekt als genehmigt.<br />
Im Falle der Untersagung des Projekts kann die Antragstellerin<br />
bzw. der Antragsteller die Entscheidung durch die Vizerektorin<br />
bzw. den Vizerektor für Forschung überprüfen lassen. Sofern eine<br />
Leiterin oder ein Leiter einer Organisationseinheit ein Projekt nach<br />
§ 26 UG durchführen will, ist die in Satz 3 genannte Entscheidung<br />
von der Vizerektorin bzw. vom Vizerektor für Forschung <strong>zu</strong> treffen.<br />
(2) Vor dem beabsichtigten Abschluss von Rechtsgeschäften nach<br />
§ 27 UG hat die Projektleiterin bzw. der Projektleiter das jeweilige<br />
drittmittelfinanzierte Projekt rechtzeitig an das Rektorat <strong>zu</strong> melden.<br />
Im Falle eines drittmittelfinanzierten Forschungsprojekts hat die<br />
Meldung durch die Eingabe des Projekts in die Forschungsdokumentations-Datenbank<br />
(Fodok) <strong>zu</strong> erfolgen <strong>und</strong> sind dem Büro des<br />
Rektorats - Forschungsförderung alle <strong>zu</strong>r Prüfung des Projekts erforderlichen<br />
Unterlagen, insbesondere die Vertragsentwürfe, vor<strong>zu</strong>legen.<br />
Nach Überprüfung der für die Universität <strong>zu</strong> erwartenden<br />
Risiken <strong>und</strong> der infrastrukturellen Durchführungsvorausset<strong>zu</strong>ngen<br />
teilt das Büro des Rektorats - Forschungsförderung mit, ob das<br />
Rechtsgeschäft <strong>und</strong> damit die Durchführung des Projekts genehmigt<br />
wird oder nicht. Bei sonstigen Projekten sind die Projekte<br />
dem Büro des Rektorats - Controlling formlos unter Vorlage aller<br />
erforderlicher Unterlagen <strong>zu</strong> melden, das nach Überprüfung mitteilt,<br />
ob das Projekt genehmigt wird oder nicht. Sofern eine Leiterin<br />
oder ein Leiter einer Organisationseinheit ein Projekt nach § 27<br />
UG durchführen will, ist die Entscheidung über den Abschluss der<br />
in § 91 Abs. 2 Satz 1 genannten Rechtsgeschäfte von der Vizerektorin<br />
bzw. vom Vizerektor für Forschung <strong>zu</strong> treffen, die bzw. der<br />
erforderlichenfalls das Einvernehmen mit anderen Rektoratsmitgliedern<br />
herstellt.<br />
(3) Für jedes drittmittelfinanzierte Projekt wird auf einem Bankkonto<br />
der Universität ein universitätsinternes Unterkonto eingerichtet,<br />
das über eine Innenauftragsnummer (IAN) identifiziert wird, die für<br />
die finanzielle Abwicklung des Projekts <strong>zu</strong> verwenden ist. Nach<br />
Absprache mit dem Büro des Rektorats - Controlling können auch<br />
mehrere kleinere Projekte über eine gemeinsame Innenauftragsnummer<br />
abgewickelt werden.<br />
(4) Für die Kalkulation des an das Rektorat <strong>zu</strong> leistenden Kostenersatzes<br />
gilt § 95.<br />
(5) Für die nachträgliche Verlängerung von bereits laufenden drittmittelfinanzierten<br />
Projekten gelten die § 92 <strong>und</strong> § 93 Abs. 1 bis 4<br />
entsprechend.<br />
§ 94.<br />
Aus der Erteilung der Genehmigung <strong>zu</strong>r Durchführung eines<br />
drittmittelfinanzierten Projekts nach den vorstehenden Bestimmungen<br />
lässt sich kein Anspruch gegen die Universität oder das<br />
Rektorat auf Durchführung von Investitionsmaßnahmen herleiten.<br />
Kalkulation <strong>und</strong> Verrechnung des Kostenersatzes<br />
§ 95.<br />
(1) In den Fällen kostenersatzpflichtiger drittmittelfinanzierter<br />
Projekte hat die Projektleiterin bzw. der Projektleiter gemäß § 93<br />
eine Kostenkalkulation nach Maßgabe der vom Büro des Rektorats<br />
- Controlling <strong>zu</strong>r Verfügung gestellten Formulare <strong>und</strong> Anleitungen<br />
<strong>zu</strong> erstellen <strong>und</strong> mit dem Büro des Rektorats - Controlling<br />
ab<strong>zu</strong>stimmen. Darüber hinaus ist bereits bei der Planung von<br />
kostenersatzpflichtigen drittmittelfinanzierten Projekten (siehe §<br />
92) eine überschlagsweise Kostenkalkulation vor<strong>zu</strong>nehmen, um<br />
die Kosten bei der Finanzplanung des Projekts berücksichtigen<br />
<strong>zu</strong> können.<br />
(2) Gr<strong>und</strong>lagen der Kostenkalkulation sind die Gr<strong>und</strong>sätze der<br />
Kostenwahrheit. Danach soll die Kostenkalkulation alle dem<br />
Projekt <strong>zu</strong><strong>zu</strong>rechnenden direkten <strong>und</strong> indirekten Kosten <strong>und</strong><br />
insbesondere alle von der Universität für das Projekt erbrachten<br />
Leistungen (etwa Bereitstellung von Räumlichkeiten, Computern<br />
<strong>und</strong> Geräten sowie Einsatz von Universitätspersonal)<br />
erfassen. Das Büro des Rektorats - Controlling stellt die dafür<br />
notwendigen Formulare <strong>und</strong> Anleitungen <strong>zu</strong>r Verfügung. Sofern<br />
die Kosten eines drittmittelfinanzierten Projekts während seiner<br />
Durchführung von den <strong>zu</strong>vor kalkulierten Kosten abweichen,<br />
sollen die tatsächlich angefallenen Kosten die Gr<strong>und</strong>lage für die<br />
Verrechnung des Kostenersatzes bilden. Hier<strong>zu</strong> kann das Büro<br />
des Rektorats - Controlling auch Vorgaben für die Zeitaufzeichnung<br />
von allen in drittmittelfinanzierten Projekten beschäftigten<br />
Universitätsangehörigen erarbeiten <strong>und</strong> einführen.<br />
(3) Es ist in der Regel ein Kostenersatz in Höhe von 20 % des<br />
Drittmittelvolumens <strong>zu</strong> zahlen. Für die Erstellung von Gutachten<br />
gilt abweichend ein Mindestkostenersatz in Höhe von 5 % des<br />
Drittmittelvolumens.<br />
(4) Falls ein drittmittelfinanziertes Projekt ein Drittmittelvolumen<br />
von nicht mehr als € 5.000,- hat, ist aus Vereinfachungsgründen<br />
abweichend von den vorstehenden Regelungen ein pauschaler<br />
Kostenersatz in der in Abs. 3 geregelten Höhe <strong>zu</strong> leisten. Es ist<br />
<strong>zu</strong>lässig, die Kostenersätze aus mehreren solchen Projekten<br />
nach Rücksprache mit dem Büro des Rektorats - Controlling einmal<br />
jährlich pauschal ab<strong>zu</strong>rechnen.<br />
(5) Erstreckt sich die Durchführung eines kostenersatzpflichtigen<br />
Projekts über mehrere Kalenderjahre, wird der Kostenersatz<br />
jährlich anteilig fällig. Erstreckt sich die Durchführung eines kostenersatzpflichtigen<br />
Projekts nicht über mehrere Kalenderjahre,<br />
wird der Kostenersatz nach Abschluss der Durchführung des<br />
Projekts fällig. Der fällige Kostenersatz wird dem Projekt durch<br />
das Büro des Rektorats - Controlling berechnet. Hierüber stellt<br />
das Büro des Rektorats - Controlling auf Anforderung einen separaten<br />
Beleg aus. Soll von den vorstehenden Regelungen im<br />
Einzelfall abgewichen werden, bedarf dies der Absprache mit<br />
dem Büro des Rektorats - Controlling.<br />
(6) Die Projektleiterinnen <strong>und</strong> Projektleiter erhalten 25 % der<br />
von ihnen tatsächlich gemäß Abs. 3 Satz 1 an das Rektorat<br />
abgeführten Kostenersätze jährlich im Nachhinein <strong>zu</strong> ihrer freien<br />
Verwendung für universitäre Zwecke erstattet, wobei jedoch mit<br />
34
Anhang 3<br />
Ausnahme der Erstattung von Reisekosten keine Auszahlung an<br />
die Projektleiterinnen <strong>und</strong> Projektleiter persönlich erfolgen darf.<br />
Abwicklung von drittmittelfinanzierten Projekten<br />
§ 96.<br />
(1) Nach Genehmigung eines Projekts gemäß § 27 UG durch das<br />
Rektorat ist die bzw. der für das Projekt Verantwortliche mit der Projektleitung<br />
<strong>zu</strong> betrauen <strong>und</strong>, sofern erforderlich, <strong>zu</strong> ermächtigen,<br />
die mit der Durchführung des Projekts im unmittelbaren Zusammenhang<br />
stehenden <strong>und</strong> erforderlichen Rechtsgeschäfte ab<strong>zu</strong>schließen.<br />
Die entsprechende Vollmacht wird im Mitteilungsblatt<br />
der Universität verlautbart. Der Abschluss von Rechtsgeschäften<br />
darf erst nach erfolgter Veröffentlichung im Mitteilungsblatt der<br />
Universität erfolgen.<br />
(2) Scheidet die Leiterin bzw. der Leiter eines Projekts gemäß §<br />
27 UG vor Abschluss des Projekts aus dem Dienst der Universität<br />
aus oder ist sonst nicht mehr in der Lage, das Projekt weiter<br />
durch<strong>zu</strong>führen, so hat sich die Leiterin bzw. der Leiter der Organisationseinheit,<br />
an der das Projekt durchgeführt wird, darum<br />
<strong>zu</strong> bemühen, dass eine geordnete Übergabe an eine geeignete<br />
Nachfolge erfolgt. Gelingt dies nicht innerhalb eines angemessenen<br />
Zeitraums, leitet die Leiterin bzw. der Leiter der Organisationseinheit<br />
die für den Abbruch der Projektdurchführung notwendigen<br />
Schritte ein.<br />
(3) Die Überprüfung <strong>und</strong> Genehmigung eines drittmittelfinanzierten<br />
Projekts durch die dafür <strong>zu</strong>ständigen Stellen der Universität<br />
entbindet die Projektleiterin bzw. den Projektleiter nicht von<br />
der Verantwortung <strong>zu</strong>r ordentlichen <strong>und</strong> von den Prinzipien der<br />
Rechtmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit<br />
<strong>und</strong> Transparenz geprägten Abwicklung <strong>und</strong> Abrechnung des<br />
Projekts. Das Büro des Rektorats - Rechnungswesen kann entsprechende<br />
Vorgaben für die Projektabwicklung machen.<br />
(4) Für alle Verpflichtungen aus einem drittmittelfinanzierten Projekt<br />
gemäß § 26 UG, die bei oder aufgr<strong>und</strong> der Durchführung des<br />
Projekts entstehen, haftet allein die Projektleiterin bzw. der Projektleiter.<br />
(5) Die Projektleiterin bzw. der Projektleiter ist verpflichtet, dem<br />
Rektorat auf Anforderung jederzeit über die Durchführung des<br />
Projekts sowie über die im Rahmen des Projekts geschlossenen<br />
Rechtsgeschäfte <strong>zu</strong> berichten.<br />
§ 97.<br />
(1) Über die Verwendung der Drittmittel eines Projekts entscheidet<br />
im Rahmen der gesetzlichen <strong>und</strong> universitären Vorgaben<br />
einschließlich des B<strong>und</strong>esvergabegesetzes die Projektleiterin<br />
bzw. der Projektleiter. Unter Verwendung der für das Projekt vergebenen<br />
Innenauftragsnummer (§ 93 Abs. 3) kann sie bzw. er<br />
die für die Durchführung des Projekts notwendigen Bestellungen<br />
von Sachgütern im Rahmen der dafür vorhandenen Mittel veranlassen<br />
<strong>und</strong> sonstige Ausgaben tätigen, wobei als Rechnungsadresse<br />
das Büro des Rektorats - Rechnungswesen genannt werden<br />
soll, als Lieferadresse jene Adresse, an die eine Lieferung<br />
tatsächlich erfolgen soll.<br />
(2) Die Projektleiterin bzw. der Projektleiter hat sich kontinuierlich<br />
darum <strong>zu</strong> bemühen, die für die Durchführung des Projekts erforderlichen<br />
Drittmittel beim Drittmittelgeber an<strong>zu</strong>fordern, um die von<br />
der Universität bereit<strong>zu</strong>stellenden Vorfinanzierungen möglichst<br />
gering halten <strong>zu</strong> können. Ausgangsrechnungen sind stets über<br />
das Büro des Rektorats - Rechnungswesen erstellen <strong>zu</strong> lassen.<br />
(3) Bei drittmittelfinanzierten Projekten gemäß § 27 UG werden<br />
die der Universität <strong>zu</strong>fließenden Drittmittel vom Rektorat zweckgeb<strong>und</strong>en<br />
für die Organisationseinheit verwaltet, an der das<br />
Projekt durchgeführt wird. Diese Mittel dienen auch <strong>zu</strong>r Deckung<br />
einer allfälligen Haftung, die der Universität im Zusammenhang<br />
mit der Durchführung des Projekts erwächst. Das für das Projekt<br />
eingerichtete Unterkonto (§ 93 Abs. 3) ist nach Abschluss des<br />
Projekts so bald wie möglich aus<strong>zu</strong>gleichen <strong>und</strong> <strong>zu</strong> schließen.<br />
§ 98.<br />
(1) Sollen in einem drittmittelfinanzierten Projekt Dienstnehmerinnen<br />
bzw. Dienstnehmer oder Werkvertragsnehmerinnen bzw.<br />
Werkvertragsnehmer (Drittmittelpersonal) beschäftigt werden,<br />
so hat die Projektleiterin bzw. der Projektleiter die Serviceeinrichtung<br />
Personal spätestens zwei Wochen vor dem geplanten<br />
Beschäftigungsbeginn unter Verwendung des dafür vorgesehenen<br />
Formulars <strong>zu</strong> informieren. Der Serviceabteilung Personal<br />
obliegt die Prüfung, ob die Drittmittel <strong>zu</strong>r Abdeckung der <strong>zu</strong> erwartenden<br />
Personalkosten ausreichen.<br />
(2) Die Dauer der Beschäftigung von Drittmittelpersonal darf die<br />
gesetzlich festgelegte Höchstdauer nicht überschreiten.<br />
(3) Dienstverträge mit Drittmittelpersonal werden mit der<br />
Universität als Dienstgeberin durch die Rektorin bzw. den Rektor<br />
abgeschlossen.<br />
(4) Die Projektleiterin bzw. der Projektleiter ist da<strong>zu</strong> verpflichtet,<br />
die Serviceeinrichtung Personal über jede Veränderung auf<br />
Seiten des Drittmittelpersonals unverzüglich <strong>zu</strong> informieren,<br />
die Auswirkungen auf Dienstverhältnisse haben können, seien<br />
es Unterbrechungen, Karenzierungen, vorzeitige Beendigung<br />
oder sonstige Veränderungen. Sie bzw. er trägt die Verantwortung<br />
für die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Bestimmungen, für<br />
die tatsächliche Konsumation des Urlaubs <strong>und</strong> für die Erfüllung<br />
dienstvertraglicher Pflichten durch das Projektpersonal, unter<br />
anderem betreffend die Führung einer Gesamtst<strong>und</strong>enaufzeichnung.<br />
Sonderbestimmungen<br />
§ 99.<br />
(1) Abweichend von den vorstehenden Regelungen ist für die<br />
Erstellung von Sachverständigengutachten auf dem Gebiete<br />
der Gerichtsmedizin wegen der Besonderheit des Leistungsinhaltes,<br />
der dafür erforderlichen besonderen apparativen Ausstattung<br />
<strong>und</strong> wegen der quantitativen Beanspruchung derselben<br />
ein Mindestkostenersatz von 35 % des Auftragsvolumens <strong>zu</strong><br />
leisten. Die Berechnung des Kostenersatzes erfolgt auf Basis<br />
der vereinnahmten Entgelte aus Sachverständigentätigkeit über<br />
die Gerichtsmedizin GmbH Linz bzw. <strong>Salzburg</strong>, wobei Fahrtkosten<br />
<strong>und</strong> nachgewiesene Kosten für Fremdleistungen (ärztliche<br />
Fremdleistungen, fremde Laborleistungen) abgezogen werden.<br />
Sonstige Ab<strong>zu</strong>̈ge finden nicht statt.<br />
(2) Von dem nach Abs. 1 ermittelten Betrag, der der Universität<br />
als Kostenersatz für die am Standort <strong>Salzburg</strong> erstellten<br />
Sachverständigengutachten <strong>zu</strong>steht, können auf diese Gutachten<br />
entfallende Kosten für Reagenzien, Chemie, DNA sowie für<br />
Wartung <strong>und</strong> Service von Geräten der Universität angerechnet<br />
werden. Sonstige Kosten, insbesondere Personalkosten,<br />
können nicht angerechnet werden; die Anrechnung von Kosten<br />
für Investitionen bedarf einer vorherigen schriftlichen Vereinbarung<br />
mit der Universität. Die Anrechnungen dürfen im jeweiligen<br />
35
Anhang 3<br />
Abrechnungszeitraum höchstens einen Betrag in Höhe von 15 %<br />
des nach Abs. 1 ermittelten Auftragsvolumens ausmachen.<br />
(3) § 95 Abs. 6 findet mit der Maßgabe Anwendung, dass Berechnungsgr<strong>und</strong>lage<br />
nur der tatsächlich an das Rektorat gezahlte<br />
Kostenersatz ohne Berücksichtigung der gemäß Abs. 2 angerechneten<br />
Kosten ist.<br />
(4) Für die Kostenersätze, die aufgr<strong>und</strong> der Durchführung von<br />
Obduktionen <strong>zu</strong> entrichten sind, gilt abweichend, dass die vereinnahmten<br />
Gebühren mit Ausnahme der Gebühr für Mühewaltung<br />
(§ 24 Nr. 4 Gebührenanspruchsgesetz) als Kostenersatz der<br />
Universität <strong>zu</strong>stehen; § 95 Abs. 6 findet keine Anwendung.<br />
Schlussbestimmungen<br />
§ 100.<br />
(1) Die vorstehenden Bestimmungen gelten ausschließlich für<br />
drittmittelfinanzierte Projekte, mit deren Durchführung nach Inkrafttreten<br />
der vorliegenden Sat<strong>zu</strong>ngsbestimmungen begonnen<br />
wird, wobei als Zeitpunkt des Beginns der Durchführung im<br />
Zweifel derjenige Zeitpunkt gilt, der mit der Drittmittelgeberin<br />
bzw. dem Drittmittelgeber für den Beginn der Durchführung vereinbart<br />
wurde. Laufende Projekte sind wie bisher ab<strong>zu</strong>wickeln. In<br />
begründeten Ausnahmefällen kann das Rektorat die Anwendung<br />
aller oder einzelner Bestimmungen auch für laufende Projekte<br />
genehmigen.<br />
(2) Die neuen Bestimmungen über die Kalkulation des Kostenersatzes<br />
(§ 95) sind ab dem Inkrafttreten der vorliegenden<br />
Sat<strong>zu</strong>ngsbestimmungen bei der Kostenplanung von neuen drittmittelfinanzierten<br />
Projekten <strong>zu</strong> berücksichtigen. Für drittmittelfinanzierte<br />
Projekte, die <strong>zu</strong> diesem Zeitpunkt bereits geplant sind,<br />
kann das Rektorat auf Antrag übergangsweise die Geltung der<br />
bisherigen Bestimmungen über die Kalkulation des Kostenersatzes<br />
genehmigen.<br />
(3) § 95 Abs. 6 gilt nur in solchen Fällen, in denen die<br />
Kostenersätze bereits nach Maßgabe der neuen Bestimmungen<br />
über die Kalkulation des Kostenersatzes kalkuliert wurden.<br />
(4) § 99 gilt für Sachverständigengutachten, die ab dem 1. Jänner<br />
2011 in Auftrag gegeben wurden.<br />
36
Anhang 4<br />
Zertifikatsprogramm Drittmittelführerschein<br />
Seit dem Wintersemester 2007/08 können Bedienstete<br />
der Universität <strong>Salzburg</strong> im Rahmen des Personalentwicklungsprogramms<br />
der Universität den<br />
Drittmittelführerschein erwerben. Mit diesem innovativen Kompetenznachweis<br />
demonstrieren seine Inhaberinnen <strong>und</strong> Inhaber<br />
Kennntnisse <strong>und</strong> Fähigkeiten in allen wichtigen Themenbereichen<br />
des Drittmittelmanagements.<br />
Dieses neue Weiterbildungsangebot trägt dem Umstand Rechnung,<br />
dass das Einwerben von Drittmitteln für die österreichischen<br />
Universitäten in den vergangenen Jahren immer wichtiger<br />
geworden ist, gleichzeitig aber auch die Abwicklung <strong>und</strong> Abrechnung<br />
von <strong>Drittmittelprojekten</strong> immer schwieriger geworden ist.<br />
Professionelles Drittmittelmanagement <strong>und</strong> eine dementsprechende<br />
Ausbildung sind daher wichtige Schlüsselsteine für die<br />
weitere Entwicklung der österreichischen Universitäten <strong>und</strong> nicht<br />
<strong>zu</strong>letzt auch der Universität <strong>Salzburg</strong>.<br />
Die Einführung des Drittmittelführerscheins stellt einen ersten<br />
Schritt auf diesem Weg dar. Die Seminarangebote im Rahmen<br />
des Drittmittelführerscheins umfassen regelmäßig, d.h. wiederkehrend<br />
folgende Themen, die in aller Regel in fünfstündigen<br />
Blockveranstaltungen behandelt werden:<br />
• Gr<strong>und</strong>züge der Abwicklung von <strong>Drittmittelprojekten</strong> an der<br />
Universität <strong>Salzburg</strong><br />
• Akquisition <strong>und</strong> Abwicklung europäischer Drittmittelprojekte<br />
• Akquisition <strong>und</strong> Abwicklung nationaler Drittmittelprojekte<br />
• F<strong>und</strong>raising/Sponsoring<br />
• Verwertung von Forschungsergebnissen<br />
• FODOK - Dokumentation von Forschungsleistungen<br />
• Eventmarketing<br />
• Wechselnde Gastveranstaltungen<br />
Der Drittmittelführerschein wird in Form eines Zertifikats ausgestellt,<br />
wenn an mindestens vier der im Zertifikatsprogramm<br />
angebotenen Seminaren erfolgreich teilgenommen wurde. Die<br />
für den Drittmittelführerschein in Frage kommenden Seminare<br />
sind in der in jedem Semester erscheinenden Broschüre<br />
der Personalentwicklung als solche gekennzeichnet. Ergänzend<br />
werden von der Abteilung für Forschungsförderung auch einzelne<br />
Fortbildungsveranstaltungen außerhalb des Programms der<br />
Personalentwicklung angeboten, deren Besuch für den Erwerb<br />
des Drittmittelführerscheins angerechnet werden kann.<br />
Außerdem können facheinschlägige externe Seminare, Trainings<br />
<strong>und</strong> Fortbildungsveranstaltungen angerechnet werden, etwa:<br />
• Trainings aus der Trainingsreihe „RP7 leicht gemacht“, der<br />
von Universität <strong>Salzburg</strong> <strong>und</strong> ITG <strong>Salzburg</strong> in Kooperation<br />
mit der FFG jährlich organisierten Trainingsreihe <strong>zu</strong>m 7.<br />
EU-Forschungsrahmenprogramm.<br />
• FWF-Coachingworkshops, die jährlich auch mindestens<br />
einmal in <strong>Salzburg</strong> stattfinden.<br />
• Trainings der FFG für Forscherinnen <strong>und</strong> Forscher.<br />
Für weitere Informationen <strong>zu</strong>m Inhalt des Zertifikatsprogramm<br />
wenden Sie sich bitte in der Abteilung für Forschungsförderung<br />
an Herrn Ass.iur. Tim Schröder<br />
(DW 2451, E-Mail: tim.schroeder@sbg.ac.at).<br />
Für Informationen <strong>zu</strong>r Anmeldung <strong>zu</strong> den Seminaren sowie<br />
<strong>zu</strong>r Ausstellung des Drittmittelführerscheins wenden<br />
Sie sich bitte im Büro des Rektorats - Personalentwicklung<br />
an Frau Dr. Daniela Werndl (DW 2471,<br />
E-Mail: daniela.werndl@sbg.ac.at).<br />
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Büro des Rektorats, Abteilung für Forschungsförderung, April 2012