Import aus Excel - RRZN

Microsoft Access 2010 – Daten importieren

Daten nach Access importieren
Klick auf den Reiter des Menübandes Externe Daten.
In der Gruppe Importieren und Verknüpfen werden mit Hilfe von
Befehlen die verschiedenen möglichen Datenformate
angezeigt.
Daten in diesen Formaten können in Access mit Hilfe eines
Assistenten importiert werden.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 2

Mögliche Formate
Excel.
Textdatei. Die Informationen in einer Zeile werden durch ein
Zeichen wie Semikolon oder mit Hilfe einer festen Breite
getrennt.
Access.
Weitere – HTML-Dokument.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 3

Quelle der zu importierenden Daten auswählen
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 4

Microsoft Excel ...
ist ein Tabellenkalkulationsprogramm.
verarbeitet Zahlen.
bietet ein großes leeres Rechenblatt zur Speicherung von
Daten an.
bietet einen Formelkasten zur Berechnung von Daten an.
visualisiert mit Hilfe von Diagrammen Daten.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 5

Quelle der zu importierenden Daten
Klick auf den Reiter des Menübandes Externe Daten.
In der Gruppe Importieren und Verknüpfen wird auf das zu
importierende Dateiformat geklickt.
Im ersten Schritt wird die Datenquelle mit Hilfe der Schaltfläche
Durchsuchen ausgewählt.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 6

Ziel der zu importierenden Daten
Die Daten aus der Quelle können in eine neue Tabelle
importiert werden.
Falls eine Tabelle mit ähnlichen Inhalt vorhanden ist, können
die zu importierenden Daten in die Tabelle eingefügt werden.
Die Quelle kann mit der Datenbank verknüpft werden.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 7

Importieren oder verknüpfen?
Ein Import integriert die Daten in die Datenbank. Der
Speicherbedarf der Datenbank wird größer. Die importierten
Daten in der Datenbank haben keine Verbindung zur
Quelldatei. Beide Daten können unabhängig voneinander
bearbeitet werden.
Bei einer Verknüpfung wird ein Verweis auf die Datenquelle
erstellt. Der Speicherbedarf der Datenbank wird nicht erhöht.
Änderungen an der Quelldatei sind in der Datenbank sichtbar.
Die Daten der Quelle werden mit Hilfe verschiedener
Anwendungen bearbeitet.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 8

Microsoft Excel ...
ist ein Tabellenkalkulationsprogramm.
verarbeitet Zahlen.
bietet ein großes leeres Rechenblatt zur Speicherung von
Daten an.
bietet einen Formelkasten zur Berechnung von Daten an.
visualisiert mit Hilfe von Diagrammen Daten.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 9

Zu importierende Excel-Datei bearbeiten
Verbundene Zellen sollten aufgelöst werden.
Jede Spalte in Excel hat eine Überschrift. Die Überschrift
beschreibt den Inhalt der Spalte. Die Überschrift wird als
Feldname in Access genutzt.
In jeder Spalte in Excel wird eine bestimmte Eigenschaft
gespeichert.
Die Daten in einer Spalte haben alle das gleiche Zellformat.
Das Zellformat für die Spalte wurde in Abhängigkeit der Daten
in der Spalte gewählt.
Entfernung von leeren Zeilen. Leere Zeilen werden automatisch
importiert.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 10

Beispiel
In einer Excel-Tabelle werden Mitglieder eines Vereins und
deren persönlichen gespeichert.
Die Spalte „Nachname” enthält die Nachname der Mitglieder
und hat das Zellformat „Text”.
Die Spalte „Geburtsdatum” enthält nur die Geburtsdaten der
Mitglieder und hat das Zellformat „Datum, kurz”.
Und so weiter.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 11

Daten aus Excel importieren
Klick auf die Registerkarte Externe Daten.
Klick auf den Befehl Excel in der Gruppe Importieren und
Verknüpfen.
Im ersten Schritt wird die Datenquelle mit Hilfe der Schaltfläche
Durchsuchen ausgewählt. Mit Hilfe der Optionsfelder wird der
Import gestartet.
Standardmäßig werden die Daten in einer neuen Tabelle
gespeichert.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 12

1. Schritt: Arbeitsblatt auswählen
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 13

2. Schritt: Spaltenüberschriften
Vor diesen Schritt wird eine Warnmeldung eingeblendet, falls
keine Spaltenüberschriften vorhanden sind.
Die Felder werden automatisch mit der Bezeichnung Feld und
einer fortlaufenden Nummer versehen.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 14

3. Schritt: Namen und Datentypen der Felder
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 15

Felder importieren?
Mit einem Mausklick auf den Spaltennamen in der Vorschau
wird eine Spalte markiert.
Zu der markierten Spalte werden oberhalb des
Vorschaufensters die passenden Informationen angezeigt.
Mit einem Klick in das Kontrollkästchen Feld nicht importieren
(Überspringen) werden Spalten aus Excel nicht in Access
importiert.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 16

Feldnamen
Mit einem Mausklick auf den Spaltennamen in der Vorschau
wird eine Spalte markiert.
In dem Textfeld Feldname wird der Name der Spalte angezeigt.
Mit Hilfe der Tastatur kann der Name angepasst werden. Die
Bezeichnung sollte nur aus den Groß- und Kleinbuchstaben
A…Z, den Zahlen 0...9 und dem Unterstrich bestehen. Die
Bezeichnung beginnt immer mit einem Buchstaben und ist
maximal 64 Zeichen lang.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 17

Kombinationsfeld „Indiziert”
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 18

Indizies
ist zum Beispiele eine Liste mit Wörtern am Ende des Buches.
ist eine Liste aller Werte und deren Position in einer Access-
Tabelle.
ermöglichen eine schnelle Suche bei vielen unterschiedlichen
Werten.
vergrößern aber auch den Speicherbedarf der Datenbank.
werden automatisch bei Änderungen angepasst.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 19

Einstellungsmöglichkeiten
Nein. Für die Spalte wird kein Index erstellt. Für Spalten, die
nicht sortiert werden oder nach denen selten gesucht wird, wird
kein Index erstellt.
Ja (Duplikate möglich). Ein Index wird für die Spalte erstellt. Der
Wert kann mehrfach in der Tabelle vorkommen.
Ja (Ohne Duplikate). Ein Index wird für die Spalte erstellt. Der
Wert kommt exakt einmal in der Tabelle vor. Mit Hilfe des
Wertes kann eine Zeile identifiziert werden.
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Kombinationsfeld „Datentypen”
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 21

Datentypen ...
bestimmten die Art der Daten.
legen Regeln für die Verwendung der Daten fest. Zum Beispiel
kann mit Zahlen gerechnet werden, mit Text aber nicht.
formatieren die Daten in einer bestimmten Form.
legen den Speicherbedarf der Daten fest.
ergeben sich häufig aus der Nutzung des Inhaltes.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 22

… für Texte
Text speichert bis zu 255 Zeichen. Die Daten können in Access
sortiert und indiziert werden.
Memo speichert bis zu 65535 Zeichen. Daten mit diesen
Datentyp können nicht sortiert oder indiziert werden.
Hyperlink bietet eine automatische Formatierung für Verweise
auf Dateien, Webseiten oder E-Mail-Adressen an.
Hinweise:
Postleitzahlen, Telefonnummern, Bankleitzahlen etc. sollten
in einen dieser Formate gespeichert werden.
Texte können nicht in Berechnungen genutzt werden.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 23

… für Ganzzahlen
Byte kann positive Zahlen von 0 bis 255 darstellen.
Integer kann Zahlen von -32.768 bis 32.767 darstellen.
Long Integer kann Zahlen von -2.147.483.648 bis 2.147.483.647
darstellen.
Hinweis: Nachkommastellen werden beim Import abgeschnitten
und nicht gerundet.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 24

… für Dezimalzahlen
Single sind Zahlen im Wertebereiche von -3,4 x 10 38 bis
3,4 x 10 38 . Die Zahlen sind bis auf 7 Dezimalstellen genau.
Double sind Zahlen im Wertebereiche von -1,797,4 x 10 308 bis
1,797 x 10 308 . Die Zahlen sind bis auf 15 Dezimalstellen genau.
Währung ist 15 Stellen vor dem Komma und bis auf 4 Stellen
nach dem Komma genau.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 25

Hinweise
Das Dezimaltrennzeichen sowie das Währungszeichen wird
standardmäßig in Abhängigkeit der Regions- und
Spracheinstellungen des Betriebssystems gewählt.
Single und Double sind Näherungswerte an Zahlen.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 26

… für Ja / Nein - Werte
Einstellung Ja / Nein.
Hinweise:
Es können nur die Excel-Werte WAHR, FALSCH, -1 und 0
konvertiert werden.
Zu importierende Ja-/Nein-Felder haben eine
Standardformatierung.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 27

… für Datums- / Zeitwerte
Einstellung Datum / Uhrzeit.
Hinweise:
In Excel haben diese Zellen eine Datums- und / oder
Uhrzeitformatierung.
Falls eine Standardformatierung genutzt wird, werden die
Daten nicht korrekt importiert.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 28

4. Schritt: Primärschlüssel festlegen
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 29

Primärschlüssel ...
repräsentiert immer eine Zeile in einer Access-Tabelle.
identifiziert immer exakt eine Zeile in einer Tabelle. In dieser
Zeile wird ein bestimmtes Objekt beschrieben.
kommt exakt einmal in einer Tabelle vor.
entspricht zum Beispiel einer Personalausweisnummer. Die
Personalausweisnummer identifiziert eindeutig eine Person.
wird häufig durch eine automatisch erzeugte Ganzzahl
definiert. Es kann aber auch der Datentyp Text genutzt werden.
werden für die Verknüpfung von Tabellen in Access benötigt.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 30

Primärschlüssel automatisch erstellen (1. Option)
Der Import-Assistent fügt eine Spalte ID automatisch in die
neue Tabelle ein.
In dieser Spalte stehen Werte von 1 bis n. Bei der
Neuerstellung des Primärschlüssels werden die vorhandenen
Zeilen fortlaufend nummeriert.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 31

Primärschlüssel aus der Quelle (2. Option)
Eine Spalte mit eindeutigen Werten wird aus der Quelle
genutzt.
Zum Beispiel die Spalte „Kundennummer“ ist in der Quelle
eindeutig. Diese Spalte wird zur Identifizierung des Kunden
genutzt.
Hinweis: Falls in der Spalte Werte mehrfach vorkommen, wird
erst nach Beendigung des Imports ein Fehler angezeigt.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 32

5. Schritt: Namen der neuen Tabelle festlegen
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 33

Fehler beim Import ...
werden in einer Tabelle mit der Endung $_Importfehler
gespeichert.
werden in einem Dialogfeld am Ende des Imports angezeigt.
sind manchmal keine. Durch ein falsches Anzeigeformat
werden Daten nicht korrekt in der Tabelle angezeigt.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 34

Fehler „Null-Wert“
Die Schlüsselspalte aus der Quelle besitzt leere Felder.
Ein leeres Feld kann genauso wie ein mehrfach vorkommender
Wert nicht zur Identifizierung genutzt werden.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 35

Beispiel: Leere Zeilen aus Excel-Tabellen entfernen
Das zu importierende Arbeitsblatt ist in der Excel-Anwendung
aktiv.
Der Mauszeiger schwebt über den Zeilenmarkierer der ersten
leeren Zeile am linken Rand der Anwendung.
Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird ein
zusammenhängender Bereich von leeren Zeilen markiert. Nach
dem Loslassen der Maus werden diese farbig gekennzeichnet.
Mit Hilfe der rechten Maustaste wird das dazugehörige
Kontextmenü geöffnet.
Mit einem Klick auf den Befehl Zellen löschen werden die
formatierten Zeilen entfernt.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 36

Leere Zeilen aus Access-Tabellen entfernen
Doppelklick auf den Tabellennamen im Navigationsbereich.
Die Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet. Die
gespeicherten Daten werden angezeigt.
Der Mauszeiger liegt über den Datensatzmarkierer am linken
rechten Rand der ersten leeren Zeile.
Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird ein
zusammenhängender Bereich von leeren Zeilen markiert. Nach
dem Loslassen der Maus werden diese farbig gekennzeichnet.
Mit Hilfe der Taste werden die markierten Zeilen nach
gelöscht. Nach Bestätigung der Warnmeldung kann die
Löschung nicht rückgängig gemacht werden.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 37

Fehler „Fehlende Spaltenüberschrift“
In dem zu importierenden Excel-Arbeitsblatt
befinden sich in der ersten Zeile jeder Spalte keine
Überschriften.
verbundene Spalten, die für den Import getrennt werden
müssen.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 38

Fehler „Duplikate von Schlüsselwerten“
Die Schlüsselspalte aus der Datenquelle hat mehrdeutige
Werte.
Die Werte werden in die neue Tabelle importiert, können aber
nicht als Schlüsselspalte genutzt werden.
Nach Beendigung des Imports hat die neu erstellte Tabelle kein
Schlüsselfeld.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 39

Lösung
Der Primärschlüssel wird automatisiert vom Import-Assistenten
eingefügt.
Die importierenden Daten werden entsprechend angepasst.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 40

Aufzeichnung in einer Fehlertabelle
In der ersten Spalte wird die Fehlerart angezeigt. In diesem
Beispiel können die Daten eines Feldes nicht in den
entsprechenden Datentyp konvertiert werden.
In der zweiten Spalte wird die Spalte angegeben, die den
Fehler verursacht.
In der dritten Spalte wird die Zeile, in der der Fehler auftritt,
angegeben.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 41

Formatierung und Speicherung von Daten
Anzeige
Speicherung
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 42

Formatierungen in Excel
Die Registerkarte Start ist aktiv.
Mit Hilfe der Gruppe Zahl kann der Zellinhalt für die Anzeige
formatiert werden.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 43

Formatierungen in Access
Doppelklick auf den Tabellennamen im Navigationsbereich.
Die Tabellentools – Felder sind aktiv.
Mit Hilfe der Gruppe Formatierung kann ein vordefiniertes
Anzeigeformat für eine Spalte eingestellt werden.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 44

Regionale Einstellungen ...
werden in der
Systemsteuerung des
Betriebssystem eingestellt.
haben Einfluss auf die
Anzeige von Datums- und
Zeitwerten sowie numerische
Daten.
legen die Standardformate
fest. Die Schaltfläche
Weitere Einstellungen öffnet
ein Dialog für die Auswahl
der Formate.
Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 45