TOPSIM – Project Management Teilnehmerhandbuch

3.3 Die bisherige Abwicklung von Kundenaufträgen
Problemanalyse und Lösungsansatz
3.3.1 Aufzeichnung des Ist-Zustandes
Die bisherige Abwicklung von Aufträgen verlief wie folgt:
- Der Vertrieb wurde vom Kunden aufgefordert, ein Angebot für eine Sonderanlage
einzureichen oder der Vertrieb wollte ein Angebot im Rahmen einer
Ausschreibung abgeben.
- Das Angebotswesen (TVW) erstellt in Zusammenarbeit mit den Abteilungen
Projektierung (TEP), Arbeitsvorbereitung (TFA), Planung (KFP) und
Recht/Verträge (KFR) ein Angebot.
- Ein erteilter Auftrag wird in die Baugruppen "Struktur", "Mechanik/Hydraulik"
und "Elektrik/Elektronik" unterteilt und von den Unternehmensbereichen
Entwicklung (TE), Fertigung (TF) und Montage/Service
(TM) über die Zeit bearbeitet.
- Die Arbeitsvorbereitung (TFA) plant den zeitlichen Ablauf, Material- und
Kapazitätsbedarf des Auftrages.
- Die Montage der Sonderanlage erfolgt vor Ort mit Monteuren aus dem
Stammhaus (Abt. TMM) und mit Service-Personal (TMS) des Unternehmens
aus dem jeweiligen Land.
3.3.2 Schwachstellen und Konfliktbereiche
In letzten Jahren häufen sich Probleme. Interne Umfragen im Rahmen einer Ist-
Analyse ergaben folgende Problembereiche:
- Zunehmend werden die Projekte mit Verlust abgeschlossen.
- Kunden sind häufig unzufrieden mit dem Projektergebnis und mit dem Projektverlauf.
- Zugesagte Liefertermine werden nicht eingehalten.
- Kostenvorgaben werden deutlich überschritten.
- Kunden werden technische Zusagen gemacht, die nicht realisierbar sind.
- Keine Abteilung ist oder fühlt sich für das Endergebnis zuständig.
- Fehlender Informationsaustausch zwischen den Abteilungen.
- Interne Besprechungen bringen keine Ergebnisse.
- Die Fachabteilungen mauern bezüglich Aufwandsangaben.
- Der aktuelle Stand der Arbeiten ist schwer feststellbar.
- Dauernde technische Änderungen von Fachabteilungen.
- Der Einkauf reagiert und liefert zu spät.
- Abnahmebedingungen und Testverfahren sind nicht eindeutig.
- Verträge mit den Kunden sind in vielen Punkten unklar.
- Die Fachabteilungen sind unzufrieden, weil sie nicht ohne weiteres reizvolle
Technologien im Rahmen der Projekte entwickeln dürfen.
TOPSIM - Project Management Teilnehmerhandbuch Seite 7