Anlage 1 zur Sitzungsvorlage Nr. 08-14 / V 13298 Aufstellung ... - RIS

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Anlage 1 zur Sitzungsvorlage Nr. 08-14 / V 13298
Aufstellung der Übernahmeplanung für als archivwürdig bewertete elektronische
Fachanwendungen in das digitale Langzeitarchivierungssystem.
Die Planung erfolgt in Jahresscheiben. Sie ist mit den beteiligten Stellen initial
abgestimmt, gilt aber nur vorbehaltlich der IT-Vorhabensplanung.
Jahr Bezeichnung der Daten /
Datenquelle / Fachanwendung
abgebende Behörde
bzw. Referat
Art der Daten/Unterlagen
2014 Bürgerberatung Direktorium Dokumentenmanagementsystem
IDA Ausländeramt KVR Akten der Ausländerbehörde
Geodatenpool Kommunalreferat Geodaten
WIM Sozialreferat Akten aus dem Fachverfahren
„Wohnen in München“
Dateisystem Wahlunterlagen
KVR
Livestream StR-Sitzungen Direktorium Videomitschnitte der Stadtratsvollversammlung
digitale Luftbilder
Kommunalreferat
2015 GEWAN KVR Gewerbeanmeldungen
Reisegewerbe-Datenbank KVR Reisegewerbeanmeldungen
RIS Direktorium Ratsinformationssystem
Bebauungspläne
Kommunalreferat
EWO KVR Einwohnermeldedaten
eAkte Waffe KVR Dokumentenmanagementsystem
für die Verwaltung
von Waffen-, Jagd-, Fischerei-
und Sprengstoffscheinen
2016 Tombejo RGU Fachverfahren zur Gräberverwaltung
LHM Inter-/Intranet
Grünflächen-Datenbank Baureferat Datenbank zur Verwaltung
von Grün- und Freiflächen
durch den Fachbereich Gartenbau
Umweltinformationssystem RGU Fachverfahren zum Immissionsschutz
ArcGis Kommunalreferat Geodaten der Forstverwaltung
2017 ZIMAS Direktorium Fachverfahren zur Aufbereitung
und Darstellung statistischer
Daten
OPAS Kulturreferat Orchesterverwaltungspro-

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gramm der Münchner Philarmoniker
Tombisto RGU Dokumentenmanagementsystem
des Bestattungsdienstes
2018 POM Baureferat Datenbank zum Verwalten
von Projekten und Objekten
im Hochbau
Tizian KVR Fachverfahren zur Lebensmittelkontrolle
Zoph Kommunalreferat Fotodatenbank
Elektronisches Personenstandsregister
ZBA
KVR
Referat für Stadtplanung
und Bauordnung
Standesämter
Bilddatenbank
Aufstellung archivwürdiger Fachverfahren, deren Anbindung an das digitale
Langzeitarchiv nach 2018 geplant ist
Bezeichnung der Daten /
Datenquelle / Fachanwendung
Octoware – AVD – Amtsärztliche
Gutachten
Octoware – Sachgebiet Tuberkulose
Octoware – Sachgebiet Infektionsschutz
Dateiablage des Referats für
Gesundheit und Umwelt
abgebende Behörde
bzw. Referat
RGU
RGU
RGU
RGU
Art der Daten/Unterlagen
Fachverfahren zur Ausstellung
von amtsärztlichen Gutachten
Fachverfahren zur Registrierung
von Tuberkulosefällen
Fachverfahren zur Registrierung
von Infektionsfällen
Museumsmanagementsystem Kulturreferat Fachverfahren zum Erfassen
und Verwalten von Kunstund
Sammlungsobjekten
Filmdatenbank Kulturreferat Datenbank des Filmmuseums
FileSystem Sozialreferat Fotosammlung der Stiftungsverwaltung
Nachlasskartei Sozialreferat Nachlasskartei der Stiftungsverwaltung
Spenderkartei Sozialreferat Spenderkartei der Stiftungsverwaltung

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Anlage 2 zur Sitzungsvorlage Nr. 08-14 / V 13298
Berechnung des Personalbedarfs im Stadtarchiv
Aufgaben 4. Qualifizierungsebene (A 13/14)
(Leitung dLZA im Stadtarchiv)
Vorgabe der archivfachlichen Rahmenbedingungen für
das Vorhaben.
Archivfachliche Expertise, Bewertung und Abnahme von
Lösungskonzepten, etwa zum Ausbau des Systems
Prüfung, Bewertung und Abnahme der von IT@M und
dem dIKA Direktorium erarbeiteten Konzepte und
Planungen.
Steuerung der Übernahme des Systems und Einarbeitung
in das System
Festlegung von Grundsätzen für die archivische
Bewertung von Fachverfahren in Zusammenarbeit mit den
jeweiligen Fachabteilungen;
Auseinandersetzung mit unterschiedlichsten IT-Systemen.
Identifizierung der archivwürdigen Daten in
Fachanwendungen mit Unterstützung der fachlichen
Experten aus den jeweiligen Referaten. Bewertung durch
die Einsichtnahme in die Daten des Systems.
Aufgaben 3. Qualifizierungsebene (A9/10)
Übernahme des Systems und Einarbeitung in das
System
Unterstützung bei der Ausarbeitung archivfachlicher
Lösungskonzepte für den Ausbau des Systems
Archivische Bewertung von Fachverfahren in
Zusammenarbeit mit den jeweiligen
Fachabteilungen;
Auseinandersetzung mit unterschiedlichsten IT-
Systemen. Identifizierung der archivwürdigen Daten
in Fachanwendungen mit Unterstützung der
fachlichen Experten aus den jeweiligen Referaten.
Bewertung durch die Einsichtnahme in die Daten des
Systems.
Zeitaufwand in Arbeitstagen
pro Jahr
90
10 20
20
25 40

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Unterstützung der Ausarbeitung und Abstimmung der
Schnittstellendefinition für Übernahme von Daten aus
Fachanwendungen in das digitale
Langzeitarchivierungssystem.
20
Steuerung einer intensiveren Behördenberatung. Intensivierung der Behördenberatung. 10 20
Planung, Steuerung und Verantwortung der Bestandsbzw.
Überlieferungsbildung, z.B. Festlegungen hinsichtlich
der jeweils unbedingt zu erhaltenden signifikanten
Eigenschaften.
Planerische Tätigkeiten im Rahmen der Bestandserhaltung
(z.B. Festlegungen bezüglich geeigneter Archivformate).
Anstoßen von Weiterentwicklungen.
Übernahme von Daten aus Fachanwendungen in das
digitale Langzeitarchivierungssystem.
Betrieb des Ingest-Prozesses.
Umgang mit entsprechenden Softwaretools, auch
softwaregestützte Prüfungen der Authentizität und
Validität zu übernehmender Unterlagen und Daten.
Umsetzung der Festlegungen für die Bestands- bzw.
Überlieferungsbildung, z.B. Überprüfungen
hinsichtlich der jeweils unbedingt zu erhaltenden
signifikanten Eigenschaften.
Bestandsbildung
Ordnung und Erschließung der übernommenen
Unterlagen, um sie für eine Benutzung durch die
Öffentlichkeit zugänglich zu machen
Überwachung und Weiterentwicklung des Betriebs
des digitalen Langzeitarchivs in Hinblick auf die
Bestandserhaltung.
Durchführung von Migrationen.
100
10 20
40
20
20

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Kontinuierliche Teilnahme an der archivwissenschaftlichen
Fachdiskussion. Fortbildung.
Beratungsgespräche mit wissenschaftlichen
Benutzerinnen und Benutzern bzw. Benutzergruppen
Kontinuierliche Teilnahme an der allgemeinen
archivischen Fachdiskussion. Fortbildung.
Beratungsgespräche mit Benutzerinnen und
Benutzern bzw. Benutzergruppen
Erstellen und Bereitstellen von Nutzungspaketen
(DIPs) für die Benutzung der Unterlagen durch die
Öffentlichkeit
20 10
20 100
205 410

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Anlage 3 zur Sitzungsvorlage Nr. 08-14 / V 13298
Berechnung des Personalbedarfs im dIKA des Direktorium
Berechnungsgrundlage: 1 VZÄ leistet 200 PT pro Jahr
Bedarf
0,8 VZÄ
Rolle:
Fachanalyst
0,1 VZÄ
Rolle:
Fachanalyst
0,3 VZÄ
Rolle:
Fachanalyst
Berechnung / Begründung / Aufgaben
Unterstützung der Anbindung von weiteren Fachanwendungen
Annahme: Durchschnittlich 8 Fachanwendungen pro Jahr werden an das
dLZA-System angebunden.
Bedarf ergibt sich aus 20 PT (bisherige Schätzung 15 PT) pro
Fachanwendung bei 8 Fachanwendung pro Jahr, also 160 PT pro Jahr
Der Aufwand für die Anbindung der als Pilot angebundenen Fachverfahren
IDA und Bürgerberatung liegt bislang mit in Summe ca. 65 PT deutlich höher
als 20 PT. Es ist aber davon auszugehen, dass dies dem Pilotcharakter
geschuldet ist und sich der notwendige Aufwand für die Anbindung eines
Fachverfahrens später im Schnitt auf die geschätzten 20 PT reduziert.
Nicht berücksichtigt ist hierbei die Anbindung anderer Datenquellen
verwaltungsintern (z.B. Emails, Dateiablagen oder das Internetangebot) oder
auch extern (z.B. persönliche Nachlässe).
Aufgaben im Einzelnen:
• Vorbereitung und Mitarbeit in Workshops sowie Ergebnissicherung
zur Erstellung des Datenmodells spezifisch für die Daten der
Fachanwendung im dLZA-System
• Mitarbeit beim Schreiben des Aussonderungskonzepts für diese
Fachanwendung
• Dokumentation der Schnittstelle des dLZA-Systems
• Einbringen des fachlichen Know-Hows über das dLZA-System
Schnittstellenanpassungen aufgrund von Änderungen in Fachanwendungen
Annahme: Durchschnittlich 2 Fachanwendungen pro Jahr sind betroffen, d.h.
ihre Schnittstelle ändert sich (z.B. werden zusätzliche Daten erfasst, die
archivwürdig sind).
Bedarf ergibt sich aus 10 PT (bisherige Schätzung 5 PT) pro
Fachanwendung bei 2 Fachanwendungen pro Jahr, also 20 PT pro Jahr
Preservation Planning
Bedarf ergibt sich aus den folgenden Aufgabenbereichen:
• Migrationen (100 PT Aufwand pro Migration, 5 verschiedene AIP-
Formate, Migration eines AIP-Formats alle 10 Jahre →
durchschnittlich alle 2 Jahre fällt der Aufwand von 100 PT für eine
Migration an → 50 PT/Jahr)

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• Migrationsplanung (10 PT/Jahr)
• Strategie- und Standardentwicklung (10 PT/Jahr)
• Anlaufstelle für die Fachbereiche mit Fachanwendungen, die
archivieren wollen
• Technologiebeobachtung (5 PT/Jahr)
→ in Summe 75 PT pro Jahr
0,4 VZÄ
Rolle:
Fachanalyst
1,0 VZÄ
Rolle:
Projektleiter
Steuerung (Governance) / Administration
Bedarf ergibt sich aus den folgenden Aufgabenbereichen:
• Konventionen und Archivierungspolicy abstimmen, festlegen und
dokumentieren und überwachen
→ 20 PT/Jahr (bisherige Schätzung 40 PT)
• Daten-Übergabe zwischen Fachbereich und Archiv abstimmen
→ 20PT/Jahr (bisherige Schätzung 24 PT)
• Konsolidierung von Archivschnittstellen
→ 20 PT/Jahr
• Grobkonzeption von Systemerweiterungen und Anstoßen von
Erweiterungsprojekten
→ durchschnittlich 20 PT/Jahr (bisherige Schätzung 10 PT)
(nicht enthalten sind hierbei die Anbindung von weiteren
Fachanwendungen)
→ in Summe 80 PT pro Jahr (bisher 94 PT)
Projektleitung
Bedarf ergibt sich aus dem Richtwert von MIT-KonkreT für Projektleitungen:
Für 3 Projektmitarbeiter ist 0,5 VZÄ Projektleitung zu bemessen.
Anzahl der im Rahmen der digitalen Langzeitarchivierung beteiligen
Mitarbeiter:
• 1,5 MA im dIKA Direktorium
• 3 MA im Stadtarchiv
• 2 MA bei IT@M
• zusätzliche Mitarbeiter bei andere Referaten (Anzahl derzeit
unbekannt
→ in Summe 5,5 Mitarbeiter im Projekt (plus Mitarbeiter anderer Referate)
→ 1 Projektleiter
fachlich-technische Dienstleistungen
Im Bereich fachlich-technische Dienstleistungen entsteht für die Betreuung
der digitalen Langzeitarchivierung Personalbedarf entsprechend den dLZA-
Ausbaustufen:

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• Bereits vor der Produktivsetzung werden die Aufgaben des dezentralen
Service-Verantwortlichen wahrgenommen und die Inbetriebnahme
unterstützt.
• Zusätzlich müssen ab der Produktivsetzung der ersten Ausbaustufe
(dLZA Basis-Systems, R1) die Anwender im Stadtarchiv sowie potentiell
Anwender aus den Fachbereichen (aller Referate), die digitale Abgaben
auf den Speicher des dLZA-Systems hochladen, betreut werden.
• Zusätzlich fallen ab der Produktivsetzung der Ausbaustufe dLZA R2
(wenn das digitale Archiv der Stadt München online von überall aus
der Welt erreichbar ist) Supportaufgaben an, die durch Bürger und
Benutzer aus der Öffentlichkeit (auch international, da Benutzer der
digitalen Langzeitarchivierung aus der ganzen Welt kommen können)
begründet sind.
Zum jetzigen Zeitpunkt können die für die Erfüllung der genannten Aufgaben
anfallenden Aufwände noch nicht konkret beziffert werden. Es ist allerdings
davon auszugehen, dass durch die Vielschichtigkeit der Benutzergruppen
(Stadtarchiv, Benutzer stadtweit/referatsübergreifend, Öffentlichkeit auch international)
eine besondere Komplexität entsteht, die nicht mit den für normale
Fachanwendungen kalkulierten Kapazitäten zu bewältigen ist.
Gesamtbedarf dIKA Direktorium:
• 1,6 Stellen Fachanalyst
• 1 Stelle Projektleiter