Ordnung ohne Stress - PS:PR

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Organisation
Ordnung
ohne Stress
Zeit und Platz sparen
mit der MAPPEI-Methode
Früher hieß sie Sekretärin und war für Korrespondenz
und Koordination zuständig, heute
heißt sie Office-Managerin und verbringt 80 %
ihrer Zeit mit Orga- und Managementaufgaben
und nur 20 % mit Schreibarbeiten. Da stapelt
sich schnell Papier auf dem Tisch. Damit das
Papierchaos ein Ende hat, empfiehlt Frank-
Michael Rommert die MAPPEI-Methode.
Wer kennt es nicht, das nervenaufreibende Suchen
nach einem Dokument, während die eigentliche Arbeit
liegen bleibt? Gefordert sind praktikable Lösungen,
wie sie die MAPPEI-Methode bietet. Mit
MAPPEI lassen sich bis zu 40 % des Platzbedarfs im
Vergleich zu Aktenordnern und Hängemappen einsparen.
Kern der MAPPEI-Methode ist es, Akten zu vereinzeln,
um gezielt auf kleine organisatorische Einheiten
zugreifen zu können. Unterlagen werden
nicht in sperrigen Ordnern abgeheftet, sondern ungelocht
in Mappen eingelegt, die wie Karteikarten
in Boxen abgestellt werden. Das ist besonders effizient,
da keine Zeit durch mühsames Ein- und Ausheften
verschwendet wird. Die Beschriftung ver-
Durch die farbliche Zuordnung der Hauptkategorien
(z. B. Kunden oder Lieferanten) und
die alphabetische Positionierung der Reiter
findet man sofort alle Unterlagen.
läuft nach einem intelligenten System. Durch die
Farbe und alphabetgenaue Positionierung der Reiter
ist der Zugriff auf Unterlagen praktisch ohne
Suchzeiten möglich.
Näheres unter: www.mappei.com
Frank-Michael Rommert organisiert sein Büro bereits
seit Jahren mit MAPPEI. In seinem Buch »Ordnung ohne
Stress – Der Effizienzvorsprung im Büro mit der MAPPEI-
Methode« (Gabal 2010, 223 S., 29,90 €) stellt er die Methode
ausführlich aus Sicht eines Anwenders vor.
Alex 01/12
www.alex-magazin.de

Organisation 19
Best Practice: Nedschroef Plettenberg GmbH
Das Chefsekretariat des Plettenberger Unternehmens
wird seit 2007 mit der MAPPEI-Methode organisiert.
Täglich fallen Papiere an, die Kerstin-Joan
König, Assistentin der Geschäftsleitung, zunächst
sammelt und in verschiedene Kategorien einordnet.
Oft handelt es sich hierbei um ein einziges
Blatt, das der Geschäftsführer an das Sekretariat
weitergibt. Die Ablage erfolgt dann in den entsprechenden
Aktionsmappen, die durch farbige Reiter
gekennzeichnet sind.
Termingerechte Wiedervorlage
Für die Wiedervorlage wird eine Ordnungsbox mit
31 Mappen für die 31 Tage eines Monats sowie mit 12
Mappen für die 12 Monate eines Jahres eingesetzt.
Jeder termingebundene Vorgang wird in die Wiedervorlage
eingeordnet – hinter den Reiter des entsprechenden
Tages.
Aufgaben für den Tag
Auf dem Schreibtisch der Chefsekretärin steht ein
Organizer mit Memory Board. Dieses fungiert als
To-do-Speicher. Alle Anfragen werden auf einem
Memoblatt notiert und anschließend in ein freies
Fach des Memory-Boards gesteckt. Ist es an einem
Tag einmal nicht möglich, sämtliche Memoblätter
zu bearbeiten, bleiben die nicht erledigten Blätter
im Memory-Board stecken. In den Organizer mit
der Mappe »Tagesbesprechung« kommen alle Unterlagen,
die für die tägliche Besprechung zwischen
Geschäftsleitung und Sekretariat von Bedeutung
sind.
Aufgaben für eine Woche
Rechts neben dem Organizer steht eine normale
Ordnungsbox. Sie enthält Mappen, die im Laufe der
aktuellen Woche erledigt werden müssen, ohne einen
festen Termin zu haben. Hätten sie einen Termin,
würden sie nicht dort stehen, sondern in der
Wiedervorlage.
Überblick mit dem Aktensystemplan
Am Aktensystemplan mit seiner individuellen Farbskala
orientiert sich die gesamte Organisation der
Der Schreibtisch von Kerstin-Joan König mit Memory-
Boards und Organizer mit der Mappe »Tagesbesprechung«.
anzulegenden Mappen. Die Farben schaffen einen
Überblick über alle Themen, die im Chefsekre tariat
anfallen und koordiniert werden müssen. Sie hilft
bei der Entscheidung, welche Reiterfarbe zu wählen
ist, wenn eine neue Ordnungsmappe angelegt
wird.
Lohnende Mühe
Auch wenn der Einsatz von Ordnungsmappen neue
Abläufe mit sich bringt und mit einem entsprechenden
Umstellungsaufwand verbunden war, überwiegen
nach Aussage von Nedschroef die Erleichterungen.
»Man fühlt sich in keiner Phase des Projektes
allein gelassen. Die MAPPEI-Berater helfen individuell
bei der Erstellung des Aktensystemplans und
unterstützen auch bei der Umstellung«, so Kerstin-
Joan König.
Fazit: Suchzeiten wurden minimiert, Prozesse optimiert
und durch die einheitliche Organisation der
Akten funktionieren die Vertretungsregelungen
nun wesentlich besser.
Alex 01/12