Human Resources - ETH Zürich
Human Resources - ETH Zürich
Human Resources - ETH Zürich
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TurAktuell Juni 2012<br />
Veranstaltung der HR-Administration<br />
Referentinnen/Referent<br />
Catherine Arnold<br />
Barbara Häberli<br />
Susanne Hofstetter<br />
Ursula Eggenberger<br />
Kurt Zurbuchen<br />
Gastreferent<br />
Alfredo Picariello<br />
Doktoratsadministration<br />
Organisation<br />
Helena Kordic<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Agenda<br />
• Begrüssung<br />
• Refresh Familienzulagen<br />
• Merkblatt Grenzüberschreitende Sozialversicherungen<br />
• Austrittsmeldungen an HR – warum so wichtig<br />
• Versicherungsfragen<br />
• Ausländische Mitarbeitende<br />
• HR Workflow<br />
• Aktuelles aus der HR-Administration<br />
• Gastreferat zum Thema «Tipps rund ums Doktorat»<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Refresh Familienzulagen - Geschichte<br />
• Per 1. Januar 2009 tritt das neue Bundesgesetz über<br />
die Familienzulagen in Kraft<br />
• Neue Regelung der Anspruchsberechtigung<br />
-> Anspruchsreihenfolge definiert - keine Wahlmöglichkeit mehr<br />
• Abwicklung Variante „Home Made“ durch HR<br />
-> als Delegierte der Eidg. Ausgleichskasse<br />
• Jährliche Prüfung durch die Eidg. Ausgleichskasse<br />
• Familienzulagenregisters (FamZReg)<br />
• Laufender Einbezug von Änderungen & Anpassungen<br />
• Mehrkosten für die <strong>ETH</strong> Zürich<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Refresh Familienzulagen - Rückrechnungen<br />
Warum gibt‘s so viele nachträgliche Buchungen in die<br />
Vergangenheit?<br />
• Rücksenden der Anmeldeformulare an HR dauert<br />
• Spätes Einreichen der Anmeldeformulare bei Geburt<br />
eines Kindes<br />
• Abklärungen durch HR-Sachbearbeitung bei<br />
Unklarheiten oder fehlenden Beilagen<br />
• Abklärung von Differenzzulagen<br />
• Auch Anspruchsberechtigung für Kinder wohnhaft<br />
im Ausland<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Refresh Familienzulagen - Differenzzahlungen<br />
Handhabung von Differenzzahlungen resp. überobligatorischen<br />
Leistungen:<br />
• Differenz zwischen <strong>ETH</strong>- und kantonalen Ansätzen<br />
• Anspruch gemäss Personalverordnung <strong>ETH</strong>-Bereich<br />
− Beschäftigungsgrad ≥ 50% -> volle <strong>ETH</strong>-Ansätze<br />
− Beschäftigungsgrad < 50% -> Ansätze gemäss Arbeitskanton<br />
• Schriftlichen Familienzulagen-Entscheid des Arbeitgebers<br />
oder Ausgleichskasse der Partnerin resp. des<br />
Partners<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Refresh Familienzulagen – Kind im Ausland<br />
Anspruch für Kinder wohnhaft im Ausland:<br />
• Kind wohnt im EU/EFTA-Raum<br />
− Bestätigung mit dem Formular E411 / F<br />
− Offizielles Schreiben der ausländischen Familienkasse<br />
• Kind wohnt ausserhalb EU/EFTA-Raum<br />
− Offizielle Bestätigung, dass im Wohnland des Kindes keine<br />
Familienzulagen ausbezahlt werden<br />
• Kind ist für eine Ausbildung im Ausland<br />
− Bestätigung der Ausbildungsstätte<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Refresh Familienzulagen - Formulare<br />
Wann ist welches Formular zu verwenden?<br />
• Anmeldeformular<br />
− Beginn Arbeitsverhältnis<br />
− Geburt/Adoption eines Kindes<br />
− Aufnahme eines Pflegeverhältnisses<br />
− Wechsel auf Erstanspruch, falls noch keine Unterlagen<br />
vorhanden<br />
• Mutationsformular<br />
− Mitteilungspflicht des Mitarbeitenden an HR über relevante<br />
Änderungen der persönlichen, finanziellen und beruflichen<br />
Verhältnisse<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Refresh Familienzulagen - FamZReg<br />
Was ist der Zweck des Familienzulagenregisters (FamZReg)?<br />
• Das Familienzulagenregister bildet die zentrale<br />
Informationsplattform für die nach schweizerischem<br />
Recht ausgerichteten Familienzulagen für Kinder mit<br />
Wohnsitz in der Schweiz oder im Ausland<br />
• Zuweisung Versichertennummer für jedes Kind<br />
• Monatliche Meldung der ausbezahlten kantonalen<br />
Familienzulagen von der <strong>ETH</strong> an die zentrale<br />
Ausgleichsstelle (ZAS)<br />
• Abgleich aller ausbezahlten Familienzulagen<br />
-> Verhinderung Doppelbezug von Familienzulagen<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Refresh Familienzulagen - Neuerungen<br />
Wie halten wir uns à jour?<br />
• Information von FAK-EAK über Neuerungen<br />
• Homepage FAK-EAK unter<br />
www.zas.admin.ch/Familienausgleichskasse<br />
• Austausch in unseren Teamsitzungen<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Refresh Familienzulagen – Finanzierung<br />
Überobligatorische<br />
&.<br />
Kantonale<br />
Familienzulagen<br />
Finanzierung<br />
auf Fonds der<br />
Anstellung<br />
<strong>ETH</strong> Zürich<br />
Belastung /<br />
Gutschrift auf<br />
zentraler KST<br />
& Fonds<br />
FAK-Beiträge von CHF 9,4 Mio.<br />
Basis AHV-Lohnsumme<br />
RV Familienzulagen von CHF 6,4 Mio.<br />
Basis nur die kantonalen Zulagen<br />
Eidgenössische<br />
Ausgleichskasse<br />
in Bern<br />
Jährliche Zusatzkosten für die <strong>ETH</strong> Zürich im 2011 von CHF 3 Mio.<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Grenzüberschreitende Sozialversicherungen<br />
Merkblattes grenzüberschreitende Sozialversicherungen<br />
• Zurück kommen auf vielseitigen Wunsch<br />
• Merkblatt enthält 8 Punkte<br />
• Im Moment nur in deutscher Sprache<br />
• Falls benötigt – Meldeformular zur Verfügung stellen<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Grenzüberschreitende Sozialversicherungen<br />
Welche 8 Punkte beinhaltet das Merkblatt?<br />
1. Warum ein wichtiges Thema?<br />
- Firmensitz AG Wohnsitz und/oder Arbeitsstaat AN<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Grenzüberschreitende Sozialversicherungen<br />
Welche 8 Punkte beinhaltet das Merkblatt?<br />
2. Welche Sozialversicherungen sind betroffen?<br />
- AHV / ALV / IV / EO, Familienzulagen<br />
- Unfall- und Krankenversicherung<br />
- Pensionskasse<br />
3. Was geschieht, wenn jemand im Ausland wohnt<br />
und/oder arbeitet, ohne dass die Frage der Sozialversicherungen<br />
geklärt ist?<br />
- Trotz regelmässigem Abzug & Abliefern der Sozialbeiträge -> nicht<br />
mehr automatisch im CH-Sozialversicherungssystem versichert<br />
4. Bei welchen Fällen ist die Überprüfung der Sozialversicherungen<br />
ein Muss?<br />
- Wohnort und/oder Arbeitsort AN nicht gleich Schweiz und > 1 Monat<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Grenzüberschreitende Sozialversicherungen<br />
Welche 8 Punkte beinhaltet das Merkblatt?<br />
5. Welche Auslandaufenthalte sind nicht betroffen?<br />
- kurze Aufenthalte < 1 Monat<br />
- Ferien im Ausland<br />
6. Warum ist der frühzeitige Einbezug von <strong>Human</strong><br />
<strong>Resources</strong> für das Vorgehen so wichtig?<br />
- Abklärungen sind Zeit intensiv<br />
- Mitarbeitende z.T. Formulare mitunterzeichnen (neu ab 01.04.2012)<br />
- Mitarbeitende ihren Versicherungsschutz vorgängig checken können<br />
- Einreichen Antrag vor Entsendung bei der Eidg. Ausgleichskasse<br />
7. Welche Angaben benötigt <strong>Human</strong> <strong>Resources</strong>?<br />
8. Wissenswertes!<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Austritt aus der <strong>ETH</strong> Zürich<br />
Wichtig<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong> muss über Austritte informiert<br />
werden, damit der Austrittsbrief verschickt werden kann!<br />
Meldung bitte frühzeitig an HR<br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Austrittsmeldungen an HR<br />
Warum ist Austrittsbrief an Mitarbeitende so wichtig?<br />
Hinweis auf Unfallversicherung<br />
Bezug von allfälligen Ferienansprüchen<br />
Retournieren von Gegenständen wie:<br />
• Schlüssel, <strong>ETH</strong>-Ausweis, Laptop etc.<br />
Rückgabe SBB-Railcard, Kreditkarte an<br />
Finanzabteilung<br />
Informationen und Formular für Publica-Austritt<br />
Ausländische Mitarbeitende<br />
• Information über AHV Beiträge (Rente/Rückerstattung)<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Checkliste Austritt<br />
http://www.hr.ethz.ch/rechtliches/merkblaetter/checkliste<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong> 18
TurAktuell Juni 2012<br />
Versicherungsfragen<br />
Was muss bei der Abredeversicherung bei der SUVA<br />
beachtet werden?<br />
• Gilt nur für Nicht-Berufsunfall<br />
• Abschluss innerhalb eines Monats nach Austritt<br />
• Abschluss bis zu 6 aufeinanderfolgende Monate<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong> 19
TurAktuell Juni 2012<br />
Versicherungsfragen<br />
Einschluss des Unfallrisikos beim privaten Krankenversicherer<br />
ist zwingend bei:<br />
• «Arbeitsplatz» (keine Lohnzahlung)<br />
• bei selbständiger Erwerbstätigkeit<br />
Kein Versicherungsschutz für die Folgen von Berufsund<br />
Nicht-Berufsunfall<br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Versicherungsfragen<br />
Unfallschutz bei Abrechnungen im Auftrag der <strong>ETH</strong><br />
geleisteten Dienste (Drittrechnungen)<br />
Zahlung über HR mit AHV- & SUVA-Pflicht<br />
• Versicherungsschutz für die Folgen von Berufsunfall<br />
• Für Arbeitnehmende mit wöchentlicher Arbeitszeit unter<br />
8 Std./Woche gelten Unfälle auf dem Arbeitsweg als<br />
Berufsunfall<br />
• Bei mehreren Arbeitgebern ist bei einem Berufsunfall jener<br />
leistungspflichtig, in dessen Dienst der Versicherte verunfallte<br />
Kein Versicherungsschutz bei Nicht-Berufsunfall<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Versicherungsfragen<br />
Spezielle Regelung für akad. Gäste und Stipendiaten<br />
Unfalldeckung bei der Zürich Versicherung<br />
• Kann nur erfolgen, wenn diese Personengruppe nicht<br />
dem Schweizer Krankenkassenobligatorium untersteht<br />
Bestätigungen betreffend Ausschluss der<br />
Unfallversicherung erfolgt ausschliesslich<br />
über <strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Ausländische Mitarbeitende<br />
Ventilklausel ab 1. Mai 2012 (bis 2014)<br />
• Gilt für neu Einreisende aus den EU 8-Staaten<br />
Polen, Ungarn, Tschechien, Slowenien,<br />
Slowakei, Estland, Litauen, Lettland<br />
• Keine rückwirkende Änderung für bereits ausgestellte<br />
Ausländerausweise<br />
• Auswirkung «nur» auf die Art der Bewilligung<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Ausländische Mitarbeitende<br />
• Per 1. Mai 2012 während 30 Monaten Ausweis L ,<br />
unabhängig von Vertragsdauer<br />
• Kontingentierung: limitierte Anzahl B-Ausweise<br />
• Doktorand/in, Postdoktorand/in aus EU-8 Staaten:<br />
Bestätigungsschreiben von HR für die Anmeldung<br />
im Kreisbüro<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong> 24
TurAktuell Juni 2012<br />
Ausländische Mitarbeitende<br />
• Kurzaufenthalt bis zu 90 Tagen über Meldeverfahren<br />
bleibt unverändert<br />
• Erwerbstätigkeit bei Familiennachzug für<br />
Angehörige aus EU-8 Staaten analog EU/EFTA<br />
keine Einschränkung, jedoch Ausweis L<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong> 25
TurAktuell Juni 2012<br />
Ausländische Mitarbeitende<br />
Business Visa (bis 8 Arbeitstage pro Kalenderjahr)<br />
über Schweizer Botschaft im jeweiligen Land<br />
Angehörige aus Drittstaaten ohne Visumspflicht<br />
• Einreise in die Schweiz benötigen kein Business Visa<br />
(z.Bsp. USA, Canada, Japan)<br />
(Vorlesungen, Sitzungen, Forschungszusammenarbeit für Universitäten)<br />
• Aufenthalt an <strong>ETH</strong> mit oder ohne Entschädigung<br />
• Formular für Gastreferentinnen/-referenten<br />
• Ab 9 Arbeitstagen benötigen alle Drittstaatsangehörige<br />
ein Visum für Erwerbstätigkeit (Einreisegesuch)<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong> 26
TurAktuell Juni 2012<br />
Ausländische Mitarbeitende<br />
Business Visa (bis zu 8 Arbeitstage pro Kalenderjahr)<br />
über Schweizer Botschaft im jeweiligen Land<br />
Für Angehörige aus Drittstaaten mit Visumspflicht für<br />
• Einreise in die Schweiz ist ein Business Visa zu<br />
beantragen(z.Bsp. Indien, China)<br />
• Aufenthalt an <strong>ETH</strong> mit oder ohne Entschädigung<br />
• Formular für Gastreferentinnen/-referenten<br />
• Ab 9 Arbeitstagen benötigen alle Drittstaatsangehörige<br />
ein Visum für Erwerbstätigkeit (Einreisegesuch)<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong> 27
TurAktuell Juni 2012<br />
Ausländische Mitarbeitende<br />
• Einreisegesuch bei Familiennachzug von volljährigen<br />
Familienmitgliedern<br />
Hinweis:<br />
• Familienmitglieder über 18 Jahren werden vom<br />
Migrationsamt grundsätzlich nicht im Familiennachzug<br />
geregelt<br />
• Liegt ein solcher Fall vor, bitte vorgängig <strong>Human</strong><br />
<strong>Resources</strong> kontaktieren.<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong> 28
TurAktuell Juni 2012<br />
HR Workflow<br />
• Eintrittsprozesse<br />
− Angebot seit 20. April 2012 auf <strong>ETH</strong>IS<br />
− Bereits 340 Prozesse bis 30. Mai 2012<br />
− Ihr Feedback ist willkommen<br />
Eintritte Total 340<br />
Neueintritte 220<br />
Wiedereintritte 40<br />
Arbeitsplätze 80<br />
• Häufige Fragen zu den Eintrittsprozessen<br />
− Einsatz Prozessart Arbeitsplatz<br />
• Bei erstmaliger Zuteilung eines Arbeitsplatzes<br />
• Bei Wechsel von einer Anstellung zu einem Arbeitsplatz<br />
• Verlängerung eines bestehenden Arbeitsplatzes über Prozessart<br />
«Verlängern» → Anstellung ändern<br />
• Arbeitsplatz erfolgt ohne Einbezug des<br />
Mitarbeitenden (Personalbogen)<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong> 29
TurAktuell Juni 2012<br />
HR Workflow<br />
• Häufige Fragen zu den Eintrittsprozessen<br />
− Workflow für Akademische Gäste<br />
• Leider nein…. ist noch nicht im Angebot<br />
− Archivierung und Ablage<br />
• eDossier Personal = Personaldossier = Verantwortung bei HR<br />
• Dokumente Bereich = Bereichsablage = Verantwortung bei Linie<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong> 30
TurAktuell Juni 2012<br />
HR Workflow<br />
• Stundenlohn<br />
− Prozess ohne Genehmigung<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong> 31
TurAktuell Juni 2012<br />
HR Workflow<br />
• Stundenlohn<br />
− Prozess ohne Genehmigung<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong> 32
TurAktuell Juni 2012<br />
HR Workflow<br />
• Stundenlohn<br />
− Prozess ohne Genehmigung<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong> 33
TurAktuell Juni 2012<br />
HR Workflow<br />
• Stundenlohn<br />
− Prozess ohne Genehmigung<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong> 34
TurAktuell Juni 2012<br />
HR Workflow<br />
• Stundenlohn - Was ist neu<br />
− Achtung bei bereits erfassten Stunden →<br />
→ Tooltip zeigt an, wie diese finanziert sind<br />
− Hinweis bei Mehrfachfinanzierung →<br />
→ via Button ersichtlich<br />
Stunden auf weiteren Fonds<br />
43.09<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong> 35
TurAktuell Juni 2012<br />
HR Workflow<br />
• Schulungen HR Workflow<br />
− Für neu eingetretene administrative Assistenz<br />
− Durchführung ist computerunterstützt<br />
− Wird einmal monatlich angeboten, Dauer: 9.00 – 11.30 Uhr<br />
− Angebot unter <strong>ETH</strong>IS-Kurse, Link https://www1.ethz.ch/sap/services/portal<br />
• Mutationsschluss<br />
− Jeweils der 15. des Monats<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong> 36
TurAktuell Juni 2012<br />
Mehrfachanstellungen (Mfa) - Statistik<br />
• Im Jahr 2000<br />
Bei Einführung SAP ca. 700 Mitarbeitende mit Mfa<br />
• Im Jahr 2011<br />
240 Mitarbeitende mit einer Mfa<br />
• Im Jahr 2012<br />
35 Mitarbeitende mit einer Mfa<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
37
TurAktuell Juni 2012<br />
Mehrfachanstellungen<br />
Warum Mehrfachanstellungen eingeführt?<br />
• Differenzierte und punktuelle Abrechnung von<br />
einzelnen Mitarbeitenden<br />
• Verschiedene Lohnzahlungsarten (Std.-Lohn, Pauschal)<br />
• Verschiedene Lohnansätze<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Mehrfachanstellungen<br />
Gründe zum Aufheben der Mehrfachanstellungen?<br />
• Keine Verzettelung von Mitarbeitenden<br />
• Pensionskasse<br />
• Übersicht für die Mitarbeitenden<br />
• Auswertungsmöglichkeiten<br />
• Verkürzung der Abrechnungszeit<br />
• Zukünftige Veränderungen und Vereinfachung im<br />
Finanzbereich<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Mehrfachanstellungen<br />
Keine Mehrfachanstellungen mehr - Lösungsansätze?<br />
• Möglichkeit Mitarbeitenden auf 2 Kostenstellen im<br />
gleichen Departement<br />
• Pensionskassen versicherte oder nicht versicherte<br />
Zulage<br />
• Einmalige Zahlung<br />
• Erhöhung Beschäftigungsgrad<br />
• Aktuelle Anstellung auf Hauptpersonalnummer und<br />
Zuteilung Arbeitsplatz als Mfa möglich<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Mutation von Adressen und Personalien<br />
• Link zur Adressänderung www.adressen.ethz.ch<br />
• Anmelden mit persönlichem nethz-Login<br />
• Änderungen von Wohn- und Büroadressen<br />
• Automatischer Update in den <strong>ETH</strong>-Systemen (PDB)<br />
• Zukünftige Mutationen über das Portal durch AA-HR für den<br />
zuständigen Bereich möglich<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Personalisierte Zustellung von <strong>ETH</strong> Life Print<br />
• Link zu Versendungen www.adressen.ethz.ch<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Fragen an die Teilnehmenden<br />
• Telefon – Email - Adressen<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Aktuelles – Veränderungen HR-Backoffice-Team<br />
• Pensionierung Heinz Anliker per 1. Mai 2012<br />
• Unterstützung im HR-Backoffice-Team<br />
Helena Kordic Sarah Mägerle Carmen Pott<br />
Drittrechnungen G – Z Scanning Bewerbertool Refline<br />
Anstellungen Hilfsassistierende Qualitätssicherung E-Dossier PK-Austrittsformulare<br />
Aus- & Weiterbildungskonto Quellensteuer-Tarife Quellensteuer-Tarife<br />
Unterstützung Sachbearbeitung<br />
AHV-Ausweise, Zahladressen<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Aktuelles – neues Teammitglied<br />
• Nicole Gisler<br />
• Im Team HR-Administration<br />
per 1. Juni 2012<br />
• Personalsachbearbeiterin<br />
• Spätere Zuteilung Departemente<br />
• Montag bis Donnerstag<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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TurAktuell Juni 2012<br />
Aktuelles<br />
• Infoschreiben mit der Lohnabrechnung Mai<br />
- > Erhalt der Lohnabrechnung per E-Mail<br />
ab August 2012<br />
• Nach Möglichkeit Ihre Themenwünsche in den<br />
Veranstaltungen einbringen<br />
<strong>Human</strong> <strong>Resources</strong><br />
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