HR Workflow ersetzt kein Gespräch
HR Workflow ersetzt kein Gespräch
HR Workflow ersetzt kein Gespräch
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TurAktuell November 2011<br />
Veranstaltung der <strong>HR</strong>-Administration<br />
Referentinnen/Referent<br />
Susanne Hofstetter<br />
Catherine Arnold<br />
Kurt Zurbuchen<br />
Ursula Eggenberger<br />
Donatella Poncini<br />
Heike Reinheimer<br />
Organisation<br />
Aline Flepp-Nosiadek<br />
Human Resources<br />
2
TurAktuell November 2011<br />
Agenda<br />
• Begrüssung<br />
• Allerlei aus der <strong>HR</strong>-Administration<br />
− Aktuelles<br />
− Marie Curie<br />
• Neues <strong>HR</strong> Angebot auf dem ETHIS-Portal<br />
− History Report<br />
− Liste Mitarbeitende Realtime<br />
• <strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong><br />
− Ergebnisse aus der Umfrage<br />
− Stundenlohn-<strong>Workflow</strong><br />
− Fragerunde<br />
Human Resources<br />
3
TurAktuell November 2011<br />
Aktuelles – neues Teammitglied<br />
• Annick von Reding<br />
• Im Team <strong>HR</strong>-Administration<br />
seit 1. September 2011<br />
• Personalsachbearbeiterin<br />
• Betreut ab 1. November 2011<br />
das Departement Biologie<br />
• Dienstag, Donnerstag & Freitag<br />
Human Resources<br />
4
TurAktuell November 2011<br />
Aktuelles - Jahreswechsel<br />
Freitag, 9. Dezember 2011 letzter Eingabeschluss für<br />
• Mutationen<br />
• Stundenlohn<br />
• Umbuchungen von Lohndaten ins Vorquartal, bitte Meldung mit<br />
Formular direkt an Sandra Arbenz (gilt auch für <strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong>)<br />
(siehe www.hr.ethz.ch und www.fc.ethz.ch Finanzreglement Artikel 48)<br />
Mutationsschluss <strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> – 12. Dezember 2011<br />
• Durch Budgetverantwortliche Person genehmigt<br />
Nach Lohnlauf Dezember<br />
• Keine Änderungen mehr möglich für 2011<br />
Human Resources<br />
5
TurAktuell November 2011<br />
Das Leben der Marie Curie<br />
Maria Sklodowska geb. 7. November 1867 in Warschau<br />
Human Resources<br />
6
TurAktuell November 2011<br />
Marie Curie<br />
• Jüngste von 5 Kindern, wächst in Warschau auf<br />
• Erhält mit 15 die Maturität<br />
• Arbeitet als Gouvernante, finanziert der älteren<br />
Schwester das Medizinstudium in Paris<br />
• In ihrer Freizeit vertieft sie sich in Mathematik und Physik<br />
• Lebt ab 1881 in Paris, schreibt sich an der Universität<br />
Sorbonne ein<br />
• Sie erwirbt ein Lizenziat in Physik und Mathematik und<br />
besteht auch die Lehramtsprüfung<br />
Human Resources<br />
7
TurAktuell November 2011<br />
Marie Curie<br />
• Marie lernt den Physiker Pierre Curie kennen<br />
• Heirat 1895<br />
• Auf der Suche nach einem Thema<br />
für die Doktorarbeit entscheidet<br />
sich Marie Curie an den von<br />
Henri Becquerel entdeckten Strahlen<br />
weiter zu forschen (Becquerelstrahlen)<br />
Human Resources<br />
8
TurAktuell November 2011<br />
Marie Curie<br />
• Das Ehepaar Curie und Henri Becquerel finden ein<br />
Element, das sie Polonium nennen (Heimat Polen von<br />
Marie Curie) und das radioaktive Element Radium<br />
• 1903 Nobelpreis für Physik<br />
Pierre Curie besteht darauf, dass der Preis auch seiner<br />
Frau und nicht nur den beiden Männern zugesprochen<br />
wird<br />
• Marie Curie wird weltweit Vorbild für alle Frauen, die in<br />
den von Männern dominierten Disziplinen um<br />
Anerkennung kämpfen<br />
Human Resources<br />
9
TurAktuell November 2011<br />
Marie Curie<br />
Pierre und Marie im<br />
Laboratorium<br />
Marie, Pierre Curie mit Tochter<br />
Irène (geb. 1897)<br />
Human Resources<br />
10
TurAktuell November 2011<br />
Marie Curie<br />
• 1906: Ehemann Pierre stirbt bei einem Unfall mit einem<br />
Lastfuhrwerk<br />
• Marie Curie erhält als erste Frau einen Lehrstuhl an der<br />
Sorbonne<br />
• Gesundheitlich schwierige Jahre, Marie Curie leidet auch<br />
an Depressionen. Beschimpfungen, Kritik an Verhältnis<br />
zu einem jüngeren, verheirateten Physiker, Vorwürfe,<br />
sich mit den wissenschaftlichen Federn ihres Gatten zu<br />
schmücken<br />
• Die Académie des Sciences verweigert ihr die Aufnahme<br />
Human Resources 11
TurAktuell November 2011<br />
Marie Curie<br />
• 1911 Nobelpreis für Chemie für ihre Verdienste um den<br />
Fortschritt der Chemie durch die Entdeckung der<br />
Elemente Radium und Polonium<br />
• Erste Mehrfachnobelpreisträgerin<br />
• Im ersten Weltkrieg arbeitet sie als Radiologin<br />
Marie Curie im<br />
Röntgenwagen<br />
Human Resources 12
TurAktuell November 2011<br />
Marie Curie<br />
• 1921 Besuch in den USA<br />
• Ehrendoktorate von verschiedenen Universitäten<br />
• Die Harvard University<br />
verweigerte ihr diese Ehrenbezeugung<br />
jedoch mit der<br />
Begründung, „sie habe seit<br />
1906 nichts Wichtiges<br />
geleistet“<br />
Human Resources 13
TurAktuell November 2011<br />
Marie Curie<br />
• 4. Juli 1934 stirbt Marie Curie an einer<br />
Form von Blutarmut<br />
• Zu Ehren von Marie & Pierre Curie gibt<br />
es die Bezeichnungen Curium und die<br />
Einheit Curie (Maßeinheit für die<br />
Aktivität eines radioaktiven Stoffes)<br />
• Universitäten und Schulen in verschiedenen<br />
Ländern tragen Marie Curies Namen<br />
• Die Europäische Union fördert unter der<br />
Bezeichnung „Marie-Curie-Programme“<br />
Nachwuchswissenschaftler<br />
Marie Curie<br />
Statue in<br />
Warschau<br />
Human Resources 14
TurAktuell November 2011<br />
Allerlei aus der <strong>HR</strong> Administration<br />
Human Resources<br />
15
TurAktuell November 2011<br />
Allerlei aus der <strong>HR</strong> Administration<br />
Human Resources<br />
16
TurAktuell November 2011<br />
History im Portal<br />
• History Daten Mitarbeitende verfügbar<br />
• Aufrufbar über ETHIS Portal wie folgt:<br />
Personal -> Berichte Mitarbeitende -><br />
History Daten<br />
Human Resources<br />
17
TurAktuell November 2011<br />
History im Portal<br />
• Der Bericht zeigt die History eines Mitarbeitenden<br />
zurück bis 01.01.2000<br />
• Die Variante «Light» zeigt nur Veränderungen in der<br />
Finanzierung<br />
• Der Bericht ist für eine einzige Person oder über<br />
mehrere Mitarbeitende möglich<br />
• Daten grösser dem Tagesdatum werden nicht<br />
angezeigt<br />
Human Resources<br />
18
TurAktuell November 2011<br />
History im Portal<br />
Organisationseinheit auswählen<br />
Startdatum auswählen<br />
mit ausgetretenen MA<br />
Liste generieren<br />
Human Resources 19
TurAktuell November 2011<br />
History im Portal<br />
Mitarbeiter auswählen<br />
Alle auswählen<br />
Daten anzeigen<br />
Human Resources 20
TurAktuell November 2011<br />
History im Portal<br />
Version «Light» auswählen<br />
Human Resources<br />
21
TurAktuell November 2011<br />
History im Portal<br />
Human Resources<br />
22
TurAktuell November 2011<br />
History im Portal<br />
Human Resources<br />
23
TurAktuell November 2011<br />
Neues <strong>HR</strong> Angebot auf dem ETHIS-Portal<br />
• Aktuelle Liste Mitarbeitende / Realtime<br />
Human Resources<br />
24
TurAktuell November 2011<br />
<strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong><br />
• Anzahl <strong>Workflow</strong> seit Einführung bis 31. Oktober 2011<br />
Prozessart<br />
Anzahl<br />
Verlängerung / Befristung 8‘083<br />
Umfinanzierung 3‘544<br />
Anstellungsänderung 2‘312<br />
Sonderprämie (2010) 703<br />
Stundenlohnmeldung 3‘042<br />
Total 17‘684<br />
• Bereiche<br />
− Alle Departemente<br />
− Infrastrukturbereiche und einzelne Bereiche aus Schulleitung<br />
Human Resources<br />
25
TurAktuell November 2011<br />
<strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> - Umfrage<br />
• Ziel der Evaluation<br />
− Feedback zum <strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> Angebot → Akzeptanz<br />
− Optimierungspotential<br />
• Art der Evaluation<br />
− Online Umfrage mit 19 Fragen an die Administrative Assistenz<br />
− Interviews mit Professor/in<br />
• Online Umfrage Administrative Assistenz<br />
− Personen angeschrieben 253<br />
− Antworten erhalten 167<br />
− Hohe Rücklaufquote 66 %<br />
→<br />
-lichen Dank für Ihr Feedback!<br />
Human Resources<br />
26
TurAktuell November 2011<br />
<strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> - Umfrage<br />
• Zufriedenheit insgesamt<br />
Wie zufrieden sind Sie insgesamt mit <strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong>?<br />
sehr unzufrieden<br />
unzufrieden<br />
weiss nicht<br />
zufrieden<br />
sehr zufrieden<br />
1%<br />
1%<br />
1%<br />
32%<br />
65%<br />
‣ 97% der befragten administrativen Assistenz sind zufrieden<br />
bis sehr zufrieden<br />
‣ Hoher Zufriedenheitsgrad<br />
Human Resources<br />
27
TurAktuell November 2011<br />
<strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> - Umfrage<br />
• Zufriedenheit insgesamt<br />
Wie zufrieden ist Ihrer Meinung nach Ihr/e Professor/in insgesamt mit <strong>HR</strong><br />
<strong>Workflow</strong>?<br />
sehr unzufrieden<br />
1%<br />
unzufrieden<br />
7%<br />
weiss nicht<br />
34%<br />
zufrieden<br />
49%<br />
sehr zufrieden<br />
9%<br />
‣ 58% der Professorenschaft sind gemäss Assistenz zufrieden<br />
‣ 34% haben sich nicht dazu geäussert<br />
‣ Das Stimmungsbild bei der Professorenschaft ist wie<br />
erwartet etwas weniger positiv<br />
‣ Die elektronische Prozessabwicklung wird unterstützt<br />
Human Resources<br />
28
TurAktuell November 2011<br />
<strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> - Umfrage<br />
• Prozessdurchführung<br />
Welche Prozessdurchführung erachten Sie als...<br />
… einfacher<br />
… in der Datenqualität besser<br />
… transparenter<br />
… moderner<br />
… effizienter<br />
… weniger aufwändig<br />
… schneller<br />
1%<br />
8%<br />
10%<br />
19%<br />
8%<br />
3%<br />
19%<br />
15%<br />
2%<br />
1%<br />
0%<br />
0%<br />
10%<br />
4%<br />
0%<br />
15%<br />
5%<br />
1%<br />
8%<br />
2%<br />
26%<br />
65%<br />
63%<br />
63%<br />
80%<br />
86%<br />
89%<br />
97%<br />
weiss nicht beide gleich früherer Papierprozess <strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong><br />
Human Resources<br />
29
TurAktuell November 2011<br />
<strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> - Umfrage<br />
• Prozessdurchführung<br />
Welcher Prozess gefällt Ihnen besser?<br />
17%<br />
9%<br />
<strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong><br />
papierbasierter Prozess<br />
beide gleich<br />
74%<br />
‣ <strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> wird favorisiert<br />
‣ 80% und mehr erachten <strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> als moderner,<br />
effizienter, weniger aufwändig und schneller<br />
‣ 1/4 der Befragten finden beide Prozesse gleich einfach<br />
fast 1/10 findet den bisherigen Prozess einfacher<br />
‣ <strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> wird als gleichwertig oder besser beurteilt<br />
Human Resources<br />
30
TurAktuell November 2011<br />
<strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> - Umfrage<br />
• Arbeitsweise<br />
Wie stark hat <strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> Ihre Arbeitsweise verändert?<br />
gar nicht<br />
leicht<br />
mittel<br />
stark<br />
sehr stark<br />
4%<br />
6%<br />
16%<br />
28%<br />
46%<br />
‣ Eine Veränderung der Arbeitsweise hat spürbar<br />
stattgefunden<br />
Human Resources<br />
31
TurAktuell November 2011<br />
<strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> - Umfrage<br />
• Arbeitsweise<br />
<strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong>...<br />
… empfinde ich als Unterstützung<br />
… vereinfacht meine Arbeit<br />
5%<br />
9%<br />
5%<br />
8%<br />
86%<br />
87%<br />
stimme nicht zu <strong>kein</strong>e Meinung stimme zu<br />
‣ <strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> wird als Unterstützung und Vereinfachung<br />
betrachtet<br />
‣ Negativer Aspekt: Die Kontrolltätigkeit und die damit<br />
verbundene Erinnerungsarbeit<br />
Human Resources<br />
32
TurAktuell November 2011<br />
<strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> - Umfrage<br />
• Zusammenarbeit<br />
Wie hat sich die Zusammenarbeit mit Ihrem/r Professor/in verändert?<br />
negativ<br />
eher negativ<br />
1%<br />
2%<br />
hat sich nicht verändert<br />
84%<br />
eher positiv<br />
10%<br />
positiv<br />
3%<br />
‣ Wenig Veränderung in der Zusammenarbeit feststellbar<br />
‣ Keine Veränderung in der Zusammenarbeit<br />
‣ <strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> <strong>ersetzt</strong> <strong>kein</strong> Gespräch<br />
Human Resources<br />
33
TurAktuell November 2011<br />
<strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> - Umfrage<br />
• Zusammenarbeit<br />
Wie hat sich der persönliche Austausch mit Ihrem/r Professor/in<br />
verändert?<br />
negativ<br />
eher negativ<br />
hat sich nicht verändert<br />
eher positiv<br />
positiv<br />
1%<br />
4%<br />
2%<br />
9%<br />
84%<br />
‣ 10% der Befragten spüren eine negative Veränderung im<br />
Austausch:<br />
• Ermahnende Kontaktarbeit<br />
• Fehlende Beteiligung des Professors / der Professorin<br />
‣ Die ortsunabhängige Genehmigung wird positiv gewertet<br />
Human Resources<br />
34
TurAktuell November 2011<br />
<strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> - Umfrage<br />
• Verbesserungspotential<br />
Gibt es etwas in den Prozessschritten von <strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong>, das Sie eher als<br />
hinderlich oder umständlich empfinden?<br />
39%<br />
ja<br />
61%<br />
nein<br />
‣ Abhängigkeit von Internet und IT<br />
‣ Fehlende Transparenz über die Prozesse<br />
‣ Unklarheit bei der Prozesswahl und beim Umgang mit<br />
Stichtag und Zeitraum<br />
‣ Fehlende Information über abgeschlossene Prozesse<br />
‣ Nicht alle Prozesse sind im Angebot<br />
Human Resources<br />
35
TurAktuell November 2011<br />
<strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> - Umfrage<br />
• Erweiterung Prozessangebot<br />
Soll das Prozessangebot von <strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> erweitert werden?<br />
29%<br />
ja<br />
nein<br />
71%<br />
‣ Neueintritt und Wiedereintritt<br />
‣ Meldung der monatlichen Stundenmeldung<br />
‣ Vergabe eines Arbeitsplatzes<br />
‣ Zugriff auf das elektronische Personaldossier<br />
‣ Erweiterte elektronische Prozessabwicklung (weg vom Papier)<br />
wird begrüsst<br />
Human Resources<br />
36
TurAktuell November 2011<br />
<strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> - Umfrage - Reaktion <strong>HR</strong><br />
• Fehlende Transparenz über die Prozesse<br />
− Überarbeitung Prozessübersicht<br />
Personal→ Anstellung ändern → Prozessübersicht<br />
Human Resources<br />
37
TurAktuell November 2011<br />
<strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> - Umfrage - Reaktion <strong>HR</strong><br />
• Unklarheit bei der Prozesswahl und beim Umgang mit<br />
Stichtag und Zeitraum<br />
Human Resources<br />
38
TurAktuell November 2011<br />
<strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> - Umfrage - Reaktion <strong>HR</strong><br />
• Budgetverantwortung und E-Mail-Generierung<br />
Layout aktuell<br />
Human Resources<br />
39
TurAktuell November 2011<br />
<strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> - Umfrage - Reaktion <strong>HR</strong><br />
• Budgetverantwortung und E-Mail-Generierung<br />
Layout neu<br />
Human Resources<br />
40
TurAktuell November 2011<br />
<strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> - Umfrage - Reaktion <strong>HR</strong><br />
• Budgetverantwortung und E-Mail-Generierung<br />
− Fehlende Information über abgeschlossene Prozesse<br />
Layout neu<br />
Human Resources<br />
41
TurAktuell November 2011<br />
<strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> - Umfrage - Reaktion <strong>HR</strong><br />
• „Erinnerungsarbeit“<br />
− Verantwortung <strong>HR</strong> und Linie<br />
<strong>HR</strong> überwacht regelmässig und mit besonderem<br />
Augenmerk vor Lohnlauf<br />
Zusätzliches E-Mail an Administrative Assistenz<br />
− Überarbeitung der E-Mails<br />
Textliche und inhaltliche Änderungen<br />
Auch in Englisch<br />
Human Resources<br />
42
TurAktuell November 2011<br />
<strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> - Umfrage - Reaktion <strong>HR</strong><br />
• Nicht alle Prozesse im Angebot<br />
− Geplante Erweiterungen<br />
Neueintritt und Wiedereintritt<br />
Vergabe eines Arbeitsplatzes<br />
Zugriff auf das elektronische Personaldossier<br />
Monatliche Stundenmeldung<br />
Human Resources<br />
43
TurAktuell November 2011<br />
<strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> - Stundenlohn-<strong>Workflow</strong><br />
• Motivation<br />
• Wunsch seitens der Benutzenden<br />
• Erweiterung Prozessangebot <strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong><br />
• Schwachpunkte der alten elektronischen Stundenerfassung<br />
wurden erkannt<br />
• Pilot<br />
• Bewährte Vorgehensweise bei <strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong><br />
• Kritische Betrachtung & Aufnahme von Feedback<br />
• Performance<br />
• Prozessablauf<br />
• Funktionalität<br />
Human Resources<br />
44
TurAktuell November 2011<br />
<strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> - Stundenlohn-<strong>Workflow</strong><br />
• Rollout Sukzessive Vorgehensweise<br />
Stand per Nov 2011<br />
Human Resources<br />
45
TurAktuell November 2011<br />
<strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> - Stundenlohn-<strong>Workflow</strong><br />
• Bekanntes Prozessschema von <strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong><br />
• Wesentliche Merkmale<br />
Keine starre Eingabefrist; <strong>kein</strong>e Einschränkung auf aktuellen<br />
Monat<br />
Zugriff auf Echtzeitdaten<br />
Stundenabrechnung über 1 – 3 Fonds möglich<br />
Transparenz über Stundenmeldungen aus der Vergangenheit<br />
Keine Null - Meldungen<br />
• E-Mail Reminder zu Monatsbeginn<br />
Human Resources<br />
46
TurAktuell November 2011<br />
<strong>HR</strong> <strong>Workflow</strong> - Stundenlohn-<strong>Workflow</strong><br />
Human Resources<br />
47
TurAktuell November 2011<br />
Fragerunde<br />
Human Resources<br />
48
TurAktuell November 2011<br />
Bild wird angepasst!!!<br />
Herzlichen Dank<br />
für Ihre<br />
Aufmerksamkeit<br />
Human Resources<br />
49
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