Projektbericht - Österreichische Nationalbibliothek

1 Projektvorgaben
Aufbau einer Bibliothek aus
dem Medienbestand des
wohnfonds wien
Neuordnung, Aufstellung und
Katalogisierung des Medienbestandes des
wohnfonds wien
Projektrichtlinien
Im Rahmen des Interuniversitären Universitätslehrgangs Library and
Information Studies MSc ist als Bestandteil des fachspezifischen
Praktikums eine Projektarbeit im Umfang von 20 Tagen durchzuführen.
Die positive Beurteilung der Projektarbeit gilt gemäß §10
der Statuten zusammen mit den positiv abgeschlossenen Lehrveranstaltungen
und absolvierten Praktika gemäß Curriculum als Voraussetzung
für den Abschluss des Grundlehrganges.
Das Projekt ist im Sinne der Projektrichtlinien als komplexe, beziehungsweise
fachübergreifende Aufgabe definiert. Es unterscheidet
sich von der Berechenbarkeit von angelernten Routinen durch seine
Neuartigkeit und Besonderheit und ist im Allgemeinen zeitlich begrenzt.
Die Projektarbeit ist in Teamarbeit durchzuführen. Ein Projektteam
soll aus zwei bis vier Studierenden bestehen. Die Themen
für ein entsprechendes Projekt können in Absprache mit der organisatorischen
Lehrgangsleitung aus den fünf im Curriculum genannten
Fachbereichen gewählt werden, wobei die praktische Anwendung der
in den Lehrveranstaltungen erworbenen Kenntnisse und Fähigkeiten
berücksichtigt werden sollten:
• BID-Managementgrundlagen
• Medientheoretische Grundlagen
Das Gebäude des wohnfonds wien in der
Lenaugasse 10, A-1080 Wien.
• Medienerschließung
• Information Retrieval
• Rechtsgrundlagen

ULG 2006 MSc Library and Information Studies
Ausgangssituation
Projektthema
Mit dem Aufbau einer Bibliothek aus dem Medienbestand des wohnfonds
wien wurde ein Thema gewählt, dass in erster Linie dem Fachbereich
Medienerschließung zuzuordnen ist. Durch die Vielzahl der
organisatorischen Tätigkeiten die für den Aufbau einer Bibliothek
erforderlich sind, ist aber gleichfalls auch eine Zuordnung zum Fachbereich
BID-Managementgrundlagen gegeben.
Projektteam
Das Projektteam setzt sich aus drei Teilnehmern des Universitätslehrgangs
2006 Library and Information Studies an der Österreichischen
Nationalbibliothek zusammen:
Dipl.-Ing. Brigitta Gregori
Mag. Hans-Jürgen Hager
Mag. Frank Suppan
Als Projektbetreuer fungiert Herr Dipl.-Ing. Robert Würzl von der
Universitätsbibliothek der Technischen Universität Wien.
2 Ausgangssituation
Auftraggeber
Der wohnfonds wien – Fonds für Wohnbau und Stadterneuerung
(ehemals Wiener Bodenbereitstellungs- und Stadterneuerungsfonds)–
wurde 1984, basierend auf einem Beschluss des Wiener Gemeinderates
gegründet. Seine Aufgaben umfassen Liegenschaftsmanagement,
Projektentwicklung und Qualitätssicherung für den sozialen Wohnbau,
sowie Vorbereitung und Durchführung von Stadterneuerungsmaßnahmen,
und hier insbesondere Beratung, Koordination und
Kontrolle der geförderten Wohnhaussanierung und Entwicklung von
Blocksanierungen.
Der wohnfonds wien beschäftigt rund 70 Mitarbeiter, die die Bereiche
Liegenschaftsmanagement und Projektentwicklung und Wohnhaussanierung
betreuen. Geleitet wird der wohnfonds wien von der
Geschäftsführerin DI Michaela Trojan und ihrem Stellvertreter Dieter
Groschopf. Die Räumlichkeiten des wohnfonds wien befinden sich
in einem erst kürzlich renovierten Altbau in der Lenaugasse in 1080
Wien und nehmen sämtliche vier Geschosse des Gebäudes ein.
Voraussetzungen
Der Medienbestand des wohnfonds wien umfasst derzeit rund 1.000
Medienwerke, davon überwiegend Druckwerke (Monographien, Reihen
und mehrbändig begrenzte Werke), rund 30 Periodika und einige
wenige audiovisuelle Datenträger. Die Erfahrungen der letzten Jahre
lassen auf einen jährlichen Zuwachs von geschätzten zehn bis zwanzig
Medienstücken schließen. Bisher war der Medienbestand weder
sortiert noch erfasst: er war – zusammen mit archivierten Projektunterlagen
– in einem als Abstellraum genutzten Büro unterbracht.
Weitere Teile des Bestandes befanden sich in den Büros der Gruppenleiter
und der Geschäftsführung.
Projektanlaß
Der wohnfonds wien hatte schon lange die Intention diesen Medienbestand
zu erfassen, für die Mitarbeiter nutzbar zu machen und ein
internes Entlehnsystem zu installieren. Durch den Abschluss der Renovierungsarbeiten
konnte ein Raum für die zukünftige ”
Bibliothek“
zur Verfügung gestellt werden und durch private Kontakte eines Mit-
Projektbericht Gregori – Hager – Suppan 2

ULG 2006 MSc Library and Information Studies
Projektverlauf
glieds des Projektteams zu einem Gruppenleiter des wohnfonds wien,
entstand die Idee, die Bearbeitung des Medienbestandes zum Thema
und Inhalt der vorliegenden Projektarbeit zu machen.
3 Projektverlauf
Vorprojektphase
Zunächst wurde mit der Geschäftsführung des wohnfonds wien ein
Termin vereinbart, um die Vorstellungen des Auftraggebers und die
Projektrichtlinien für die Projektarbeit zu erörtern. Diese fand am
16. 03. 2007 im Gebäude des wohnfonds wien statt. Teilnehmer waren
Geschäftsführerin DI Michaela Trojan, Gruppenleiter Dipl.-Ing.
Werner Auer, sowie das Projektteam.
Seitens des Projektteams wurde der Vorschlag gemacht, den Aufbau
einer Bibliothek aus dem Medienbestand des Wohnfonds Wien im
Rahmen des Lehrganges als Projektarbeit durchzuführen.
Erste Vorgaben des wohnfonds wien für die Bibliothek:
• Erfassen des Medienbestandes – ”
was haben wir überhaupt?,“
• Gesamtbestand etwa 1000 bis 1500 Medienstücke
• Zentrale Bibliothek, ausgewählte Werke an dezentralen Standorten
in den Büros
• Insellösung, kein Interesse an einer Verbundteilnahme
• Bibliothek nur für Mitarbeiter des Wohnfonds
• kein Online-Auftritt der Bibliothek über die Homepage nach außen
• Eventuell Installation eines Entlehnsystems
Erste Vorschläge und Vorgaben des Projektteams:
• Zeitrahmen: April bis September 2007
• Personelle Ressourcen: drei Lehrgangsteilnehmer á 20 Arbeitstage
(inklusive Einarbeitung in die Software, Verfassen eines Projektberichtes)
• Punktuelle, personelle Unterstützung seitens des wohnfonds wien
im Bereich IT und zur Koordination der Vorgaben des Auftraggebers
• Erster Vorschlag für Software: Literaturverwaltungsprogramm
Citavi, Bookcat, Exlibris, etc.
Nachdem eine grundsätzliche Einigung über die Zusammenarbeit bestand,
wurden gemeinsam Ziele und Nicht-Ziele der Projektarbeit
definiert.
Ziele:
• Auswahl einer Bibliothekssoftware
• Ordnen und Klassieren des Bestandes
• Formale Erfassung
• Signaturenvergabe, Etikettierung
• Aufbau Entlehnsystem
• Einweisung eines Mitarbeiters des wohnfonds wien zur Fortsetzung
der Medienverwaltung
Projektbericht Gregori – Hager – Suppan 3

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Projektverlauf
• Auswahl einer Bibliothekssoftware −→ Mai 2007
Nicht-Ziele:
• Erfassung des gesamten Medienbestandes als Vorgabe
• Erfassung von archivierten Projektunterlagen
• Erfassung von Firmen-Prospektmaterial
Da auch in Bezug auf den finanziellen und zeitlichen Rahmen eine
generelle Übereinstimmung bestand, wurde vereinbart, dass seitens
des Projektteams ein entsprechender Projektantrag 1 ausgearbeitet
und dem wohnfonds wien zur Unterfertigung übermittelt wird.
Als Projektbetreuer konnte Herr Dipl.-Ing. Robert Würzl von der
Universitätsbibliothek der Technischen Universität Wien gewonnen
werden, der durch seine langjährige bibliothekarische Erfahrung und
durch seinen Einsatz für das Projekt wertvolle Unterstützung geleistet
hat.
Die Projektzielsetzung wurde abschließend wie folgt definiert:
Projektgesamtziel
Das Projektgesamtziel beinhaltet die Klassifizierung des Medienbestand
des wohnfonds wien entsprechend den Sammelgebieten, die formale
und inhaltliche Erfassung eines repräsentativen Teiles des Medienbestandes
mit einem geeigneten Softwareprogramm und die Bereitstellung
des Bestandes für die Mitarbeiter durch ein benutzerfreundliches
und rasches Retrieval und Entlehnsystem.
Projektteilziele:
1 siehe Anhang
• Ordnen und Klassieren des Bestandes −→ Juni 2007
• Formale und inhaltliche Erfassung des ausgewählten Medienbestandes
−→ Juli 2007
• Vergabe Signaturen, Etikettierung −→ Juli 2007
• Aufbau Entlehnsystem −→ September 2007
• Einarbeitung eines Mitarbeiters des wohnfonds wien zur Fortsetzung
der Medienverwaltung −→ September 2007
Planungsphase
Zu Beginn der Planungsphase wurden die Bereiche
• Auswahl einer Software
• Rechererche zu Systematiken vergleichbarerer Bibliotheken
• Etikettierung
• Terminplanung und Projektstruktur
definiert und für eine weitere Bearbeitung unter den Projektmitarbeitern
aufgeteilt.
Bibliothekssoftware
Die Wahl einer geeigneten Bibliothekssoftware fiel schließlich auf ein
Produkt der österreichischen Firma Exlibris, die ein benutzerfreundliches
und transparentes online - Bibliothekssystem namens BIBLIO-
WEB anbietet. Diese online-Lösung wurde seitens des Auftraggebers
Projektbericht Gregori – Hager – Suppan 4

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Projektverlauf
aufgrund der einfachen Installation und der zeit- und personalextensiven
zentralen Wartung und Speicherung durch den Anbieter bevorzugt.
Die Lizenzgebühr samt Wartungsentgelt wird monatlich fällig
und beträgt rund e 30,–
Recherchen zur Systematik
Ziel einer fachspeziefischen Recherche war es, die Systematiken von
Bibliotheken mit Sammelschwerpunkt Architektur und jene von kleinen
Firmenbibliotheken zu analysieren. Für den Bereich Architektur
wurden die Universitätsbibliothek der TU Wien und die Bibliothek
des Architekturzentrums Wien, und als Beispiel für eine Firmenbibliothek
die Bibliothek einer Rechtsanwaltskanzlei ausgewählt.
Universitätsibibliothek der Technischen Universität Wien
Die Universitätsbibliothek (Hauptbibliothek und Abteilungen) stellt
etwa eine Million Bücher und circa 2.500 Fachzeitschriften zur Verfügung.
Ein Großteil der Literatur ist in den Freihandbereichen direkt
und ohne Bestellvorgang zugänglich. Die Signatur der Medienstükke
entspricht der Systematikaufstellung. Erst bei Ausscheiden eines
Medienstückes vom Freihandbereich ins Magazin wird eine Signatur
nach numerus currens vergeben. Der Sammelschwerpunkt ist gemäß
den Anforderungen einer technischen Universität auf naturwissenschaftlich-technische
Bereiche fokusiert.
Die Aufstellung der Literatur an der Hauptbibliothek erfolgt nach 50
Fachgruppen, deren Abkürzungen auch den ersten Teil der jeweiligen
Signatur bilden:
Kürzel
ALL
AIN
ANT
ARC
BAU
BER
BIO
CHE
Fachgebiet
Allgemeine und fachliche
Nachschlagewerke
Allgemeines und Interdiziplinäres
Allgemeines zur Naturwissenschaft
und Technik
Architektur, Städtebau,
Raumplanung
Bauingenieurswesen
Bergbau
Biowissenschaften
Chemie
Da der Bestand des wohnfonds wien fast ausschließlich den Fachgruppen
Architektur und Bauingenieurwesen zuzuordnen ist, wurde
die Unterteilung dieser beiden Fachgruppen genauer untersucht: Jede
Fachgruppe ist in mehre Untergruppen unterteilt, die wiederum
durch eine chronologische dreistellige Ziffernfolge definiert sind.
ARC:001
ARC:100
ARC:200
Allgemeines
Bauphysik
Betriebslehre und Architekturunternehmen
Die Nummern zwischen den einzelnen Untergruppen sind fortlaufend
und definieren jeweils ein Fachgebiet, das der Untergruppe zuzuordnen
ist.
ARC:100
ARC:105
ARC:110
Bauphysik
Schallschutz
Wärmeschutz
Um eine besseren Überblick über die Systematik zu bekommen und
auch im Hinblick auf eine Übernahme einzelner Fachgruppen und
Projektbericht Gregori – Hager – Suppan 5

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Projektverlauf
Fachterminologien für die Bibliothek des wohnfonds wien wurde eine
Übersicht angefertigt.
Bibliothek des Architekturzentrum Wien
Die frei zugängliche Fach-Präsenzbibliothek, beheimatet im historischen
Oktogon der ehemaligen kaiserlichen Hofstallungen – dem heutigen
Museumsquartier – bildet ein wichtiges Serviceangebot des Architekturzentrum
Wien. Eine repräsentative Sammlung von Publikationen
zur Architektur des 20. und 21. Jahrhunderts in Österreich, sowie
internationaler Standardwerke, bildet den thematischen Schwerpunkt
des Bestandes. Der kontinuierlich anwachsende Bestand der
Bibliothek des Architekturzentrum Wien umfasst derzeit rund 24.500
Titel mit Architekturbiografien, Ausstellungskatalogen und Publikationen
zum Thema Architektur, davon 10.400 Bücher und 14.100
Zeitschriften. Mehr als 100 abonnierte und für Besucher aufliegende
internationale Architekturzeitschriften laden zum Lesen vor Ort ein.
Die Bestände sind über zwei PCs nur vor Ort recherchierbar. Die Aufstellung
der Literatur erfolgt nach 14 Fachgruppen, deren Abkürzung
auch den ersten Teil der Signatur darstellt:
NA/. . . /. . .
TH/. . . /. . .
L/. . . /. . .
Nachschlagewerke
Theorie
Länder
Auch hier wird jede Kategorie in Untergruppen geteilt und innerhalb
der Untergruppe ein numerus currens vergeben.
NA/ALLG/09
TH/ARKU/12
L/ÖSTE/24
Nachschlagewerke Allgemein/NC
Theorie/Architektur, Kunsttheorie/NC
Länder/Österreich/NC
Um einen besseren Überblick über die Systematik zu bekommen, und
im Hinblick auf eine Übernahme einzelner Fachgruppen und Fachterminologien
für die Bibliothek des wohnfonds wien, wurde auch für
diese Systematik eine Übersicht angefertigt. Ein Vergleich der beiden
Bibliotheken mit dem Sammlungsgebiet Architektur zeigt, dass
durch die jeweiligen Sammlungsschwerpunkte ganz unterschiedliche
Fachgruppen gebildet wurden.
Firmenbibliothek einer Rechtsanwaltkanzlei
Die Bibliothek einer Rechtsanwaltskanzlei wurde vor allem im Hinblick
auf das Aufstellungssystem und die Nutzung durch die Mitarbeiter
untersucht. Der Bestand umfasst rund 20.000 Medienstücke in
Freihandaufstellung und wird von einer Bibliothekarin betreut. Die
Abkürzungen der einzelnen Fachgruppen bilden den ersten Teil der
Signatur und geben eine Aufstellung nach Fachgruppen vor. Die Benutzer
recherchieren die Medien über einen OPAC von ihrem Arbeitsplatz
aus, oder suchen direkt vor Ort. Die Verbuchung der entlehnten
Bücher erfolgt durch die Mitarbeiter selbst, was aber laut Bibliothekarin
oftmals dazu führt, dass einzelne Titel nicht auffindbar sind.
HA–1–A–23 3
Handelsrecht–Sparte–Ländercode–NC Auflage
Durch die hochgestellte Auflagezahl stehen die einzelnen Auflagen
einer Ausgabe auch thematisch neben einander.
Etiketten
Zu den Etiketten gab es die Empfehlung mehrerer Bibliotheken ein
Produkt der Firma Pleuser zu wählen. Die obig beschriebene Bibliothek
der Rechtsanwaltskanzlei verwendet das Produkt P-Touch der
Firma Brother. Die Signatur wird händisch im Gerät eingegeben, der
Ausdruck erfolgt auf laminiertem (Endlos-) Etikettenband, das in vielen
verschiedenen Farben erhältlich ist. Die Haltbarkeit soll erheblich
länger als bei herkömmlichen Bibliotheksetiketten sein, preislich liegt
Projektbericht Gregori – Hager – Suppan 6

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Projektverlauf
das System über den Kosten für Bibliotheksetiketten. Es wurde daher
ein Angebot 2 der Firma Pleuser eingeholt, welches im Budgetrahmen
des wohnfonds wien lag. Über Format und Anbringung der Etiketten
auf den Medienstücken sowie über die zu bestellende Stückzahl sollte
erst zu Beginn der Realisierungsphase entschieden werden.
Terminplan und Projektstruktur
Terminplan
Durch das vorgegebene Zeitbudget und den definierten Abschlusstermin
für die Projektarbeit, wie auch der zeitlichen Vorgaben des Auftraggebers
und der persönliche Zeitplanung der Projektmitglieder,
war die Erstellung eines Terminplanes unerlässlich.
Die während des Frühjahrs und noch bis Ende Juni laufendes Bauarbeiten
beim wohnfonds wien machten nur eine erste grobe Sichtung
des Medienbestandes vor Ort möglich. Bis zu diesem Zeitpunkt konnten
daher nur vorbereitende Tätigkeiten wie Auswahl und Installation
der Software durchgeführt und Informationen über Systematiken und
Aufstellungen eingeholt werden. Für diese Aufgaben wurden insgesamt
fünf Manntage kalkuliert, die von den Projektanten stundenweise
erarbeitet wurden.
Der Projektstart vor Ort, mit Einarbeitung in die Software, Erstellen
Systematik, Aufstellung und Erfassung der Medienstücke,
konnte erst mit Anfang Juli terminisiert werden. Insgesamt wurden
dafür 25 Manntage kalkuliert und als Meilenstein für den Abschluss
dieser Tätigkeiten Mitte August festgelegt. Dieser Zeitrahmen lies
einen Spielraum für eine allfällige Verzögerung bei der Benutzung der
Räumlichkeiten – bedingt durch die Bauarbeiten vor Ort – und auch
eine flexible Zeiteinteilung der Projektmitglieder bei der Erfassung
2 Siehe Anhang.
der Medienstücke zu. Die Installation des Benutzerentlehnsystems
wurde für Ende August vorgesehen. Für die Aufgaben der Installation
des Entlehnsystems, Entwicklung eines Leitfadens und dem
Verfassen der Projektarbeit wurden 30 Manntage kalkuliert. Ebenfalls
wurde diese Zeit für eine Revision der einzelnen Register, für die
Etikettierung und die Aufstellung der Medienstücke kalkuliert.
Projektstruktur
Betreffend die Projektstruktur war es den Projektteilnehmern prinzipiell
wichtig, die Projektarbeit als Teamarbeit abzuhandeln. Tätigkeiten,
die durch ein einzelnes Teammitglied schwerpunktmäßig bearbeitet
sollten, waren wie folgt:
• Vergleiche von Softwareprogrammen
• Vergleich und Analyse verschiedener Systematiken
• Erstellen eines Leitfadens
• Erstellen einer web-basierten Präsentation
Nachfolgende Tätigkeiten wurden als besonders nur im Team zu erledigen
definiert:
• Sichten und Ordnen Medienstücke
• Festlegen Systematik
• Festlegen der Regeln für die Aufnahme
• Festlegen Benutzerentlehnsystem
• Festlegen Struktur und Endkorrektur Projektbericht
Projektbericht Gregori – Hager – Suppan 7

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Projektverlauf
Als unabhängig und zeitlich frei einteilbar wurden folgende Tätigkeiten
definiert:
• Erfassen der Medienstücke
• Etikettierung und Aufstellung
• Verfassen Projektbericht
Realisierungsphase
Ordnen der Medienstücke und Definition von Fachgruppen
Ein Großteil des Medienbestandes des wohnfonds wien wurde bis
dato in einem Büroraum gelagert, der als Zwischenlager und Ausweichbüro
während der Umbauarbeiten genutzt wurde. Die Medienstücke
waren unsortiert in einer Schrankwand untergebracht.
Periodika und Publikationen des wohnfonds wien waren teilweise in
Schüttordnern gesammelt, oder auch zwischen archivierten Projektunterlagen
gestapelt. Weitere Medienstücke waren in den Büros der
Gruppenleiter und der Geschäftsführung untergebracht. Ein Teil davon
sollte zukünftig in der Bibliothek stehen, ein kleinerer Teil, wiederum,
nach erfolgter Katalogisierung, in den Büros verbleiben. Der
im Erdgeschoß befindliche Büroraum soll in Zukunft in erster Linie als
Bibliothek und Archiv genutzt werden. Das bestehende Schranksystem
bleibt bestehen und dient weiterhin der Aufstellung der Bücher
und Zeitschriften.
Bedingt durch die Urlaubszeit und die beengte Raumsituation war es
zunächst nicht möglich, den gesamten Bestand des wohnfonds wien
zu sichten. Durch den vorab gelieferten Bestand eines der Gruppenleiter
wurde auf Umfang und Inhalt der restlichen im Haus verteilten
Medienstücke geschlossen.
Der erste Teil der Arbeit bestand zunächst darin, aufzunehmende
Bücher und Zeitschriften von archivierten Projektunterlagen zu trennen
und für das Archivmaterial einen Platz zu finden. Ein erster
Überblick über die vorhandenen Medienstücke gab bereits klar drei
Sammlungsschwerpunkte vor, die sich auch mit den Hauptaufgaben
des wohnfonds wien decken.
• Sanierung und Stadterneuerung
• Politische und soziologische Aspekte des Wohnens
• Gesetzestexte mit Schwerpunkt Miet- und Wohnungsrecht
Dementsprechend wurden zunächst diese drei Fachgruppen geschaffen
und gleichzeitig alle Reihentitel und Zeitschriften separat sortiert.
Im nächsten Schritt wurden Bücher die sich mit Gebäudearchitektur
und Architekten befassen sowie Architekturführer gesammelt.
Die Bereiche Bautechnik, Haustechnik, wirtschaftliche Aspekte des
Bauens, Verkehr, Ökologie und Umwelt waren durch verschiedensten
Medienstücke sehr inhomogen vertreten. Letztendlich wurden dem
Bestand und den Sammelschwerpunkten entsprechend folgende zehn
Fachgruppen definiert:
ALL
ARC
BIW
JUR
SAN
STE
TVU
WPS
PER
NBM
Allgemeines
Architektur
Bau- und Immobilienwirtschaft
Gesetze, Verordnungen, Behörden
Sanierung
Stadterneuerung & Stadtentwicklung
Technik, Verkehr, Umwelt
Wohnpolitik und Soziologie
Zeitschriften
Non-Book Materials
Projektbericht Gregori – Hager – Suppan 8

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Projektverlauf
Die vorhandenen Reihen wurden vorsortiert und separat für eine
spätere Zuteilung zu den einzelnen Fachgruppen und für die Erfassung
aufgestellt. Ebenso wurden die vorhandenen Zeitschriften vorab
nach Titeln und Jahrgängen sortiert. Der geringe Bestand an CDs,
DVDs und Videos wurde ebenfalls herausgefiltert.
Die Bibliothek soll zukünftig ausschließlich von einem Mitarbeiter
des wohnfonds wien betreut und verwaltet werden. Mitarbeiter sollen
den Bestand online recherchieren und von ihrem Arbeitsplatz
über das installierte Entlehnsystem Bestellungen aufgeben können.
Dementsprechend könnte man eine Aufstellung nach numerus currens
wählen und die Bibliothek als reine Magazinbibliothek führen.
Trotzdem sollte der Bibliothek auch der Charakter einer Freihandbibliothek,
mit der Möglichkeit eines Auswählens vor dem Regal, erhalten
bleiben. Entsprechend diesen Vorgaben wurde angestrebt eine
fortlaufende Nummerierung innerhalb jeder Fachgruppe einzuführen,
mit der Möglichkeit Reihentitel und einzelne Auflagen eines Titels,
sowie auch allfällige Dubletten gesammelt aufzustellen.
Monographien Reihen Doubletten
SAN 001 SAN 003.1 SAN 004
Notation
Abbildung 1: Biblioweb – Systematikregister.
SAN 002 SAN 003.2 SAN 004 2.Ex
Dieses Ziel sollte auch entgegen der eingeschränkten Möglichkeiten,
welche die Bibliothekssoftware Biblioweb bietet, erreicht werden. Das
Programm Biblioweb vergibt für jeden Datensatz automatisch eine
Mediennummer, für die gleichzeitig ein Barcode für Entlehnung,
Revision, usw., generiert wird. Angelehnt an den Usus öffentlicher
Büchereien und vieler Schulbibliotheken bietet das System nur die
Möglichkeit einer Aufstellung nach Systematiken und innerhalb dieser
alphabetisch nach Verfasser, bzw. Sachtitel. Innerhalb dieser engen
Rahmenbedingungen musste eine gangbare Lösung gefunden werden.
Im Systematikregister können die einzelnen Fachgruppen eingegeben
und verwaltet werden. Auch eine Suchabfrage nach Systematikgruppe
ist möglich. Ein weiteres Feld ”
Systematik“ wird aus dem gleichen
Register gespeist, ist jedoch nicht suchbar. Als Lösung für das Problem
wurde nun beschlossen, für den Titeldatensatz anstatt einer
zweiten Systematik, dieses Feld für den Eintrag der fortlaufenden
Nummer innerhalb der Fachgruppe zu verwenden. Zur Dokumentation
der bereits vergebenen Nummern wurde für jede Fachgruppe
zwecks Verhinderung einer doppelten Vergabe (die das System zulassen
würde) eine Excel-Tabelle zum händischen Eintrag der bereits
vergebenen Nummern samt zugehöriger Mediennummer angefertigt.
Projektbericht Gregori – Hager – Suppan 9

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Projektverlauf
• Erfassen des Medienbestandes
• Nachweis des Standortes der einzelnen Medienstücke
• Erschließung des Medienbestandes durch benutzerfreundliches
Retrieval und einfache Entlehnung
• Überblick über die von Mitarbeitern entliehenen Medien
Entsprechend dieser Vorgaben wurden folgende Funktionen vorrangig
bearbeitet und für die zukünftige Nutzung durch den wohnfonds wien
eingerichtet.
• Mediendatenpflege
Abbildung 2: Biblioweb – Mediendatenpflege.
• Registerfunktionen, Systematikgruppen . . .
• Recherche nach Medien
Bei der Recherche erscheint sowohl in der Gesamt- als auch in der Detailansicht
das Feld der zweiten Systematik und gibt so dem Benutzer
die benötigte Information über den Standort des Buches.
Bibliothekssoftware Biblioweb
Zunächst ein Überblick über den Aufbau und die wichtigsten Funktionen
und Möglichkeiten des Softwareprogramms Biblioweb. Das Programm
ist weitgehend selbsterklärend, was eine Anwendung durch bibliothekarisch
nicht ausgebildetes Personal des wohnfonds wien und
eine zukünftige Bearbeitung erleichtert.
In dem Zusammenhang nochmals die wichtigsten Vorgaben des wohnfonds
wien an die Bibliothek:
• Etikettendruck, Barcodes
• Benutzerdatenpflege
• Benutzerinformationen und OPAC
• Medienverleih und Rückgabe
Die Funktionen ”
Reservieren von Medien“, ”
Mitteilungen, Diensteinteilung“,
”
Recherche nach Benutzern“, ”
Leihgebühren, Einnahmen“
sowie ”
Entlehnlisten, Mahnungen“ wurden nicht berücksichtigt, was
eine zukünftige Nutzung aber nicht ausschließt.
Die Funktion ”
Statistische Auswertungen“ ermöglicht eine vergleichende
graphische Darstellung der Medienbestände der einzelnen Systematikgruppen.
Über die Funktion ”
Tools und Optionen“ können
Projektbericht Gregori – Hager – Suppan 10

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einige wenige Einstellungen am System verändert werden. In dem Zusammenhang
soll noch angeführt werden, dass Biblioweb zwar durch
seine einfache Anwendung und Kostengünstigkeit besticht, aber sehr
wenig Spielraum für benutzer-spezifische Adaptierungen zulässt.
Biblioweb ist in erster Linie für Büchereien und Schulbibliotheken
konzipiert und erfüllt deren Anforderungen wie eine alphabetische
Aufstellung innerhalb der Fachgruppen, Entlehnsystem, usw.
Den Anforderungen und Ansprüchen einer wissenschaftlichen Bibliothek
und einer Erfassung nach RAK-WB und RSWK kann es demnach
nur mit Einschränkungen nachkommen.
Mediendatenpflege – formale und inhaltliche Erfassung
Die formale Erfassung erfolgte soweit als möglich über die von Biblioweb
angebotene Suchfunktion der ISBN-Verknüpfung oder, falls
keine ISBN-Nummer vorhanden war, durch manuelle Eingabe der Titeldaten.
Als Problem erwies sich in dieser Arbeitsphase die fehlende
Möglichkeit übergeordnete Datensätze für Reihen oder mehrbändig
begrenzte Werke anzulegen, bzw. überhaupt hierarchische Verknüpfungen
zwischen Datensätzen zu definieren. Für die Aufnahme von
Schriftenreihen oder mehrbändiger Werke mußten daher für jeden
Stücktitel unabhängige Datensätze angelegt und im Feld ”
Reihe (Gesamtwerk)“
durch die Eingabe des übergeordneten Reihentitels oder
des Gesamttitels zueinander in Verbindung gesetzt werden. Dies hat
zur Folge, daß Reihentitel automatisch mit einer Mediennummer versehen
wurden und somit, obgleich physisch nicht als entlehnbares
Medium vorhanden, gleichrangig mit den Stücktiteln, bzw. Bänden
in den Trefferlisten und den Registern aufscheinen. Um hier Unterscheidungsmöglichkeiten
zwischen Stücktiteln und ” übergeordneten“
Datensätzen zu schaffen, wurden die Reihentitel im Feld Medienart
mit dem Vermerk ”
Schriftenreihe“ und mit der ersten Systematik
REIHE,“ ohne Vergabe einer weiteren Notation, versehen. In der
”
Trefferliste erscheint nunmehr ein Reihentitel ohne Signatur innerhalb
der bestehenden Aufstellung und ohne die verschiedenen Medienarten
anzeigenden Icons. Mehrbändig begrenzte Werke erhielten
keinen eigenen Datensatz für das Gesamtwerk, sondern wurden mit
einer Aufnahme des Gesamttitels in Feld Sachtitel und der etwaigen
Bandbenennung in Feld Titelzusatz katalogisiert.
Die Zeitschriftenerfassung wurde mangels geeigneter Datenfelder gegensätzlich
zu den Schriftenreihen katalogisiert: die Zeitschriftentitel
wurden im Feld Medienart mit ”
Zeitschriften“ und in der ersten Systematik
mit ”
PER“ bezeichnet, erhielten eine vollständige Notation
und wurden nur unter Anmerkungen mit einer Bestandangabe über
die vorhandenen Hefte versehen. Die Periodika werden in Schüttordner
mit eigens angefertigten Signatur-Etiketten aufbewahrt.
Die inhaltliche Erschließung erfolgte ohne hierarchisch aufgebauten
Thesaurus und ohne die Möglichkeit mehrere Schlagwortketten zu
bilden. Die Beschlagwortung wurde daher vereinfacht und nur in
Anlehnung an die Grundregeln der RSWK ausgeführt. So wurden
zentrale (Sach-)Schlagworte vergeben oder aus der Verbundtitelaufnahme
übernommmen und gegebenenfalls mit häufig verwendeten
Homo- oder Synonymen ergänzt, um den Suchkomfort zu erhöhen.
Geographika wurden in der Regel nur für bundeslandbezogene oder
ausländische Literatur vergeben.
Etikettierung
Die Etikettierung der katalogisierten Medien erfolgte in zwei Phasen:
die Rückensignatur, bestehend aus der Systematikgruppe und der numerischen
Zählung wurde auf Etiketten der Firma Pleuser gedruckt.
Der Druck selbst wurde über ein hierfür formatiertes Excel-Formular
getätigt, da die von Biblioweb vorgegebene Druckformatierung die
Projektbericht Gregori – Hager – Suppan 11

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Projektverlauf
Anfangsbuchstaben des Autors oder Sachtitels als Ordnungskriterium
verlangte und die als Teil der Signatur verwendete zweite Systematik
nicht drucken konnte. Für den Ausdruck der Barcode-Etiketten
wurde auf das systeminterne Modul zurückgegriffen und die mit Barcode,
Mediennummer und Anfangsbuchstaben des Autor/Sachtitels
bedruckten Etiketten wurden auf dem Titelblatt plaziert.
Benutzerverwaltung und Entlehnsystem
Das von Biblioweb angebotene Modul ”
Benutzerdatenpflege“ bietet
eine bedienungsfreundliche Möglichkeit der Benutzerverwaltung und
dem Aufbau eines einfachen Entlehnsystems. Nach Anlage von Benutzerdatensätzen
mit Festlegung von Paßwörtern und Zugriffsrechten
für jeden Mitarbeiter des wohnfonds wien ist nunmehr jeder Berechtigte
in der Lage online zu recherchieren, ein Buch zu bestellen
und wird via e-mail bezüglich Verfügbarkeit und Rückgabe der Medien
benachrichtigt. Erweiterte Zugriffsrechte, bzw. Administratorenrechte
wurden für IT-Mitarbeiter und den zukünftigen Betreuer der
Bibliothek eingerichtet.
Abbildung 3: Biblioweb – Medienrecherche.
Abbildung 4: Fertig ettiketierte und eingeordnete Bücher.
Projektbericht Gregori – Hager – Suppan 12

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Anhang
Abschlußphase
Nach Beendigung der Systeminstallierung und der Katalogisierung
wurden sämtliche Register überarbeitet und auf Doppeleintragungen,
Schreibfehler und Katalogisierungsfehler überprüft und bereinigt. Die
Ausarbeitung eines Richtlinien-Kataloges für die weitere Bearbeitung
und Erweiterung der Bibliothek, sowie ein Probebetrieb des Systems
gemeinsam mit dem zukünftigen Verantwortlichen für die Bibliothek
des wohnfonds wien bilden den Abschluß der Hauptphase dieses Projektes.
Nachprojektphase
Für die mittelfristige Benutzung und Bearbeitung der Bibliothek wird
ein Mitarbeiter der auftraggebenden Institution eingeschult und mit
den Richtlinien der Katalogisierung und der Systembetreuung vertraut
gemacht.
A
Anhang
• Projektantrag
• Terminplan
• Angebot für Etiketten von Pleuser
• Screenshots
Projektbericht Gregori – Hager – Suppan 13

Projektarbeit
Aufbau einer Bibliothek aus dem Medienbestand des Wohnfonds Wien
ULG 2006 "MSc Library and Information Studies"
Grobterminplanung Mai - Okt 2007
Mai Juni Juli August
September
Oktober
KW 18 KW 19 KW 20 KW 21 KW 22 KW 23 KW 24 KW 25 KW 26 KW 27 KW 28 KW 29 KW 30 KW 31 KW 32 KW 33 KW 34 KW 35 KW 36 KW 37 KW 38 KW 39 KW 40 KW 41
30.04.- 07.05.- 14.05.- 21.05.- 28.05.- 04.06.- 11.06.- 18.06.- 25.06.- 02.07.- 09.07.- 16.07.- 23.07.- 30.07.- 06.08.- 13.08.- 20.08.- 27.08.- 03.09.- 10.09.- 17.09.- 24.09.- 01.10.- 08.10.-
Aufgaben
06.05. 13.05. 20.05. 27.05. 03.06. 10.06. 17.06. 24.06. 01.07. 08.07. 15.07. 22.07. 29.07. 05.08. 12.08. 19.08. 26.08. 02.09. 09.09. 16.09. 23.09. 30.09. 07.10. 14.10.
Sichten Medienwerke
Ordnen Medienwerke
Erstellen Klassifikation
Systematik Aufstellung
System Signaturen
Kauf Etiketten 06.07.
Auswahl Software
Entscheidung Software
Bestellung Software
Installation Software 29.06.
Einarbeitung in Software
Formale Erfassung 24.08.
Signierung
Aufstellung
Installation Entlehnsystem
Entwicklung Leitfaden
Schulung Benutzer 24.08.
Erstellen Projektpräsentation 07.09.
Erstellen HTML-Eintrag
Benotung Projektarbeit
Abgabe Projektarbeit 14.09.
Präsentation Projektarbeit 05.10.
Mai Juni Juli August
September
Oktober
Personelle Ressourcen
Projektteam - MA 1
Projektteam - MA 2
Projektteam - MA 3
Wohnfond - MA f. IT
Wohnfond - MA f. Bibliothek
KW 18 KW 19 KW 20 KW 21 KW 22 KW 23 KW 24 KW 25 KW 26 KW 27 KW 28 KW 29 KW 30 KW 31 KW 32 KW 33 KW 34 KW 35 KW 36 KW 37 KW 38 KW 39 KW 40 KW 41
30.04.- 07.05.- 14.05.- 21.05.- 28.05.- 04.06.- 11.06.- 18.06.- 25.06.- 02.07.- 09.07.- 16.07.- 23.07.- 30.07.- 06.08.- 13.08.- 20.08.- 27.08.- 03.09.- 10.09.- 17.09.- 24.09.- 01.10.- 08.10.-
06.05. 13.05. 20.05. 27.05. 03.06. 10.06. 17.06. 24.06. 01.07. 08.07. 15.07. 22.07. 29.07. 05.08. 12.08. 19.08. 26.08. 02.09. 09.09. 16.09. 23.09. 30.09. 07.10. 14.10.
3 Tage
7 Tage
10 Tage
1 Tag
9 Tage
10 Tage
1 Tag
9 Tage
10 Tage
MODUL VI
Projektbetreuer extern
Stand 30.05.2007