Handbuch für den Gemeindekirchenrat

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1.6 Protokoll
1.6 Protokoll
Über die Beschlüsse des GKR ist eine Niederschrift anzufertigen,
die vom GKR zu genehmigen und durch die oder
den Vorsitzenden und mindestens ein weiteres Mitglied zu
unterzeichnen ist (Artikel 23 Abs. 9 GO). Dies kann am Ende
der jeweiligen Sitzung nach Verlesen geschehen. Soll ein
Protokoll, das mit dem Computer während der Sitzung
erstellt wird, am Ende der Sitzung genehmigt werden, so
ist ein Ausdruck herzustellen und dieser zu verlesen. Ebenso
ist es möglich, an alle Mitglieder (z.B. mit der Einladung
und der Tagesordnung) einen Protokollentwurf zu versenden,
der zu Beginn der nächsten Sitzung als Beschluss
unmittelbar nach Festsetzung der Tagesordnung – falls
erforderlich mit Änderungen – genehmigt wird. Im Fall der
Versendung von Protokollen bzw. Entwürfen müssen die
GKR-Mitglieder darauf hingewiesen werden, dass die Protokolle
vertraulich sind. Die Genehmigung in der folgenden
Sitzung hat einen wichtigen Nachteil: Will die oder Vorsitzende
oder ein Beauftragter des GKR bei der Ausführung
der Beschlüsse Sicherheit über den genauen Wortlaut
haben, muss sie oder er die Genehmigung des Protokolls
erst abwarten.
Es kann ein gebundenes Protokollbuch oder ein Lose-Blatt-
Protokoll geführt werden. Letzteres muss jedoch gegen
Ver änderung geschützt werden, darf also nicht für Fremde
zugänglich sein und muss ordnungsgemäß mit nummerierten
und miteinander fest verbundenen Seiten abgelegt
werden. Bei größeren Gemeinden ist es sinnvoll, ein Lose-
Blatt-Protokoll nach jeweils ein oder zwei Jahren binden zu
lassen Die Niederschrift muss den wörtlichen Beschluss
und das Abstimmungsergebnis enthalten. Beschlüsse, mit
Ausnahme von Personalangelegenheiten oder anderen
vertraulichen Angelegenheiten, müssen der Gemeinde in
Protokollbuch
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