ERFOLGREICH VORTRAGEN UND PRÄSENTIEREN
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<strong>ERFOLGREICH</strong> <strong>VORTRAGEN</strong><br />
<strong>UND</strong> <strong>PRÄSENTIEREN</strong><br />
Die Vorbereitung<br />
Wie präsentieren?<br />
Wie gestalten?<br />
Präsentation mit<br />
Overhead-Folien<br />
Power-Point<br />
Präsentation<br />
Quellen<br />
Zusammenstellung: KINZ-Kommunikation, Tuchlauben 18/15,<br />
A-1010 Wien, T. 01-533 38 55, ukinz@vienna.at, www.kinz-pr.at.<br />
Text: Ulrike Willam-Kinz, Copyright: KINZ-Kommunikation, 2002.<br />
Nur für den persönlichen Gebrauch.
1 So bereiten Sie sich auf eine erfolgreiche Präsentation vor<br />
Inhaltliche Vorbereitung<br />
‣ Welches Ziel verfolgen Sie mit Ihrem Vortrag, was wollen Sie erreichen, was sollen Ihre<br />
Zuhörer mitnehmen?<br />
‣ Welche Zielgruppe sprechen Sie an? Fachpublikum oder „normales“ Publikum? Danach richtet<br />
sich zum Beispiel die Wahl der Wörter.<br />
‣ Anregungen für die Gliederung Ihres Vortrags finden Sie weiter unten.<br />
Technische / Organisatorische Vorbereitung<br />
‣ Wie groß ist das Auditorium?<br />
‣ Wie groß ist der Raum?<br />
‣ Welche technische Ausstattung hat der Raum, welche müssen Sie organisieren?<br />
‣ Prüfen Sie Geräte und Arbeitsplatz immer vor Ihrem Auftritt - nicht „blind“ starten!<br />
Persönliche Vorbereitung<br />
Es ist völlig normal, vor einem Vortrag aufgeregt zu sein. Selbst Profis verspüren eine gewisse<br />
Aufregung. Mittel gegen die Aufregung sind:<br />
‣ Üben Sie den Vortrag oder Teile davon zu Hause vor dem Spiegel. Wie wirken Sie? Wie schaut<br />
Ihre Gestik, Mimik aus?<br />
‣ Stimmen Sie sich positiv auf das Publikum und die Situation ein. Freuen Sie sich auf Ihren<br />
Vortrag!<br />
‣ Atmen Sie vor dem Vortrag ein paar Mal tief durch. Das beruhigt den Puls.<br />
Gliederung<br />
‣ Einleitung:<br />
‣ Hauptteil:<br />
‣ Schluss:<br />
Vorstellung (Wer Sie sind, was Sie machen), Worum geht es allgemein?<br />
Worum geht es im Speziellen, worum geht es Ihnen?<br />
Kann z.B. ein Motto oder ein Appell an das Publikum sein.<br />
Einleitung<br />
Mögliche Einleitungen sind:<br />
‣ ein aktueller Anlass als Aufhänger<br />
‣ ein zum Thema passendes Zitat<br />
‣ eine Gemeinsamkeit zwischen dem Publikum und Ihnen (Wir sind alle in der Situation ...., wir<br />
kennen alle ........, wir wissen alle .......)<br />
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Hauptteil<br />
Wichtig ist der logische Aufbau. Achten Sie darauf, dass Sie Antworten auf die W-Fragen geben:<br />
Was, wann, wie, warum, womit, wozu<br />
Bei längeren Präsentationen macht es Sinn, dem Publikum die Gliederung am Beginn und<br />
zwischendurch zu zeigen, quasi als Landkarte, damit das Publikum die Orientierung behält.<br />
1. Situation in Österreich<br />
2. Situation in Europa<br />
3. Schlussfolgerungen<br />
Schluss<br />
Bereiten Sie den Schluss gut vor. Sie haben folgende Möglichkeiten:<br />
‣ Sie weisen nochmals auf eine wesentliche Aussage Ihres Vortrages hin.<br />
‣ Sie verweisen auf weiterführende Studien oder Literatur.<br />
‣ Sie unterstreichen Ihre persönliche Meinung zum Thema.<br />
‣ Sie verwenden ein passendes Zitat.<br />
‣ Sie richten einen Appell an Ihr Publikum (Deshalb ist es notwenig, dass....)<br />
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2 So präsentieren Sie erfolgreich<br />
‣ Zeigen Sie festen Standpunkt (stehen Sie fest auf beiden Beinen, Arme frei seitlich hängend<br />
oder locker oberhalb der Gürtelschnalle ineinander gelegt) - <strong>UND</strong> nützen Sie Ihre<br />
Energieventile (= laute Stimme, kontrollierte Ortsveränderung, Gestik + Blickführung).<br />
‣ Bevor Sie zu sprechen beginnen, nehmen Sie Blickkontakt zu ihren Zuhörern auf. Dadurch<br />
fühlen sich die Zuhörer bereits angesprochen. Halten Sie Blickkontakt mit Ihrem Publikum.<br />
‣ Schränken Sie ihre Gestik nicht bewusst ein.<br />
‣ Führen Sie die Zuschauer mit Touch - Turn - Talk (auf das Objekt zeigen, umdrehen, wieder<br />
zum Publikum sprechen) durch Ihre Hilfsmittel. Am besten stehen Sie links vom Bild.<br />
‣ Benutzen Sie Filzstifte, Zeigestäbe etc. nicht zum Spielen.<br />
‣ Zeitkontrolle: Im Interesse Ihrer Zuhörer und der Programmgestalter halten Sie vorgegebene<br />
Zeiten ein. ABER: Schauen Sie deswegen nicht ständig auf die Uhr – besser: die Uhr an einen<br />
für Sie gut sichtbaren Platz legen (z.B. auf den Tisch oder das Rednerpult).<br />
‣ Setzen Sie nichts als bekannt voraus - erklären Sie jedes neue Element - mit Blickrichtung zum<br />
Zuschauer.<br />
‣ Zeigen Sie, dass Ihnen Ihr Publikum und deren Verständnis wichtiger sind als jede technische<br />
Spielerei.<br />
‣ Gliedern Sie Ihren Vortrag durch Fragen, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu aktivieren.<br />
‣ Bei Pannen und Störungen: reparieren, weitermachen. Nehmen Sie nicht alles persönlich.<br />
Entschuldigungen wirken unprofessionell.<br />
‣ Ein schlecht sichtbares Hilfsmittel ist schlimmer als gar keines (schlecht sind z.B. visuelle<br />
Präsentationen in einem nicht-verdunkelbaren Raum).<br />
2.1 Stimmt die Sprache? - Tipps für verbale Optimierung<br />
‣ Sprechen Sie frei, mit Unterstützung des Konzepts. Vorgelesene Vorträge wirken<br />
unprofessionell und ermüden das Publikum.<br />
• Sprechen Sie langsam, laut und deutlich. Bedenken Sie, dass es eine gewisse Zeit braucht,<br />
bis Ihre Worte bei den Zuhörern „ankommen“.<br />
‣ Setzen Sie Ihre Stimme gezielt ein. Variieren Sie in Lautstärke, Sprechtempo und Stimmlage,<br />
um zum Beispiel<br />
- wesentliche Punkte hervorzuheben;<br />
- Sinnzusammenhänge zu verdeutlichen;<br />
- die Aufmerksamkeit zu konzentrieren:<br />
‣ Bilden Sie kurze, verständliche Sätze mit gezielten Pausen.<br />
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‣ Formulieren Sie aktive, positive Sätze - diese werden vom Gehirn leichter erkannt und<br />
aufgenommen als Passiv- und Negativ-Formulierungen.<br />
‣ Verwenden Sie geläufige Wörter; wenn Sie nicht vor Fachleuten sprechen, gehen Sie<br />
vorsichtig mit Fachjargon um.<br />
‣ Stehen Sie zu ihrem Dialekt, besonders unter Landsleuten. Der Maßstab ist Verständlichkeit.<br />
‣ Verwenden Sie „ICH“ gezielt – „man“-Formulierungen wirken unpersönlich (man würde<br />
sagen, man würde meinen ...). Ihr Publikum interessiert sich für Ihre Erfahrungen, für Ihre<br />
Meinung!<br />
‣ Wo immer möglich, erklären Sie theoretische Inhalte anhand von praktischen Beispielen.<br />
‣ Wiederholen Sie wichtige Punkte - Wiederholung sichert Einprägung<br />
ACHTUNG: FEHLERQUELLEN!<br />
Lernen Sie aus Beobachtungen. Wie machen es gute Präsentatoren? Was fällt Ihnen<br />
bei schlechten, langweiligen Vorträgen auf? Was stört Sie? Vielleicht folgendes:<br />
• Der Redner tritt nicht in Erscheinung, „versteckt“ sich hinter seinem Computer<br />
oder dem Overhead-Projektor, dreht seinem Publikum oft den Rücken zu, redet<br />
zur Wand.<br />
• Die visuellen Hilfsmittel sind gerade mal für die erste Reihe lesbar. Sie sind zu<br />
bunt, zu unruhig, enthalten zu viel Information.<br />
• Die Rednerin rattert ihren Vortrag monoton herunter, spricht so schnell, dass Sie<br />
mit Ihren Gedanken nicht folgen können.<br />
• Der Redner schaut überall hin nur nichts ins Publikum.<br />
• Die Rednerin verzettelt und entschuldigt sich ständig, wirkt unorganisiert, hektisch.<br />
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3 Empfehlungen für die Gestaltung<br />
Grundregeln für die Gestaltung<br />
Eine Zeitlang war es modern, Präsentationen mit vielen bunten Folien und animierten Power-Point-<br />
Bildern zu untermalen. Der Trend geht aber wieder klar in Richtung Reduktion. Was zählt, sind<br />
Inhalt, Klarheit und Verständlichkeit.<br />
Denken Sie daran, dass sich Ihr Publikum mehr für Sie als Person, für Ihr Arbeitsgebiet, für Ihren<br />
Standpunkt interessiert als für Ihre gestalterischen Fähigkeiten.<br />
‣ Klarheit hat Vorrang vor Schönheit und Originalität.<br />
‣ Dicker Strich - einfache Grafik - wenig Details.<br />
‣ Nie mehr als fünf Informationen pro Bild!<br />
‣ Ein Bild (Symbol, Grafik, Zeichnung,...) sagt mehr als tausend Worte.<br />
‣ Halten Sie ein einheitliches Qualitätsniveau.<br />
‣ Ziehen Sie Stilelemente wie z.B. Rahmen, Striche konsequent durch.<br />
‣ Planen Sie in der Vorbereitung die Präsentationssituation ein: berücksichtigen Sie Zeit für<br />
Erklärungen und Ergänzungen.<br />
3.1 Wie bauen Sie ein Bild auf?<br />
‣ Die übliche Blickfolge geht von links nach rechts, von oben nach unten: Brennpunkte sind die<br />
beiden oberen Ecken, das Zentrum und die rechte untere Ecke.<br />
‣ Natürliche Aufmerksamkeits-Schwerpunkte sind: Mensch (Kinder!) vor Tier vor Ding vor<br />
Farbe vor (geometrischer) Form vor Text.<br />
‣ Reihenfolge signalisiert Wichtigkeit.<br />
‣ Größe, Strichstärke, (Signal-)Farbe signalisieren Wichtigkeit.<br />
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ACHTUNG: FEHLERQUELLEN!<br />
• von einem „Aufbau“ sprechen und dabei von oben nach unten vorgehen (das Wort<br />
„Aufbau“ signalisiert, dass es nach oben geht),<br />
• mäßig interessante Textstellen vor interessanten besprechen<br />
3.2 Farbe<br />
Der richtige Einsatz von Farbe<br />
‣ Benützen und respektieren Sie gelernte Farbcodes: wie „rote“ und „schwarze“ Zahlen,<br />
Parteifarben, Firmenfarben etc.<br />
‣ Verwenden Sie einheitliche Farbcodes: Ziehen Sie Farbe der Titelzeile, des Fließtextes, der<br />
Hervorhebungspunkte konsequent durch.<br />
‣ Beschränkung zeigt den Meister: Nicht zu viel Farbe einsetzen! Mit Schwarz, Rot, Blau, Grün<br />
kommen Sie gut durch.<br />
‣ Starke Farben dosieren: Auf Folien genügt es oft, Ränder eines Kreisausschnittes, eines<br />
Landes, eines Kastens in einer kräftigen Farbe darzustellen.<br />
‣ Unterlegen Sie z.B. Schriftblöcke mit (sichtbaren!) Pastellfarben.<br />
Die Wirkung von Farben<br />
‣ Rot: aggressiv, emotional, gefährlich, aktiv, dynamisch, dunkles Rot wirkt seriös, wichtig und<br />
teuer,<br />
‣ Grün: korrekt, erfahren, beständig, Natur, Ökologie, Hoffnung<br />
‣ Blau: wichtig, edel, beruhigend, ausgewogen, seriös, glaubwürdig, kühl<br />
‣ Gelb: warm, harmonisch, ausgleichend, freundlich, frisch + sauber, aber auch schrill,<br />
ACHTUNG: auf Folien und Power-Point-Präsentationen oft schlecht sichtbar!<br />
Welche Farb-Kontraste wirken?<br />
Am besten wirken Kontraste von Komplementärfarben (Rot/Grün, Blau/Rot, Gelb/Blau-Violett)<br />
oder Kalt-Warm-Kontraste (warme Farben sind: Gelb, alle Rottöne bis Violett, kalte Farben sind<br />
alle Blau- und Grüntöne).<br />
‣ Starke Kontraste unterstützen die Lesbarkeit.<br />
‣ ABER: zu dominanter oder unruhiger Hintergrund „frisst“ den Text. (Dies gilt besonders für<br />
Power-Point-Präsentationen!)<br />
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‣ Wählen Sie bei dunkler Schrift einen hellen Hintergrund (das Dunkle wirkt „näher dran“, das<br />
Helle „weiter weg“), z. B. schwarze Schrift / Hintergrund in Pastellfarben.<br />
‣ Negativ-Schriften (z. B. weiße/gelbe Schrift in farbigem Hintergrund) sind meist schlecht<br />
lesbar - besonders, wenn der Hintergrund auch hell ist.<br />
‣ Prinzipiell ist dunkle Schrift auf hellem Hintergrund besser lesbar als helle Schrift auf<br />
dunklem Hintergrund.<br />
‣ Maßvoll kontrastieren.<br />
‣ Je dünner der Strich, je kleiner die Schrift, desto stärker der benötigte Kontrast.<br />
ACHTUNG FEHLERQUELLEN!<br />
• Weiße, gelbe Schriften auf hellem Hintergrund (wird praktisch „unsichtbar“).<br />
• Bei hellen Schriften starke Kontrastfarbe (schwarz, blau, rot, grün) und große<br />
Buchstabengröße wählen - kleine Buchstaben verschwimmen mit dem<br />
Hintergrund<br />
• Vermeiden Sie gelbe Hervorhebungen - Gelb erscheint zwar am Bildschirm<br />
schön, wird aber von den meisten Projektoren „verschluckt“.<br />
• Vorsicht bei Kombinationen aus derselben Farb-Familie (z.B. verschiedene<br />
Rottöne in einer Grafik, kräftige Blau- + Grün-Töne): Unterschiede verschwinden<br />
in der Projektion.<br />
3.3 Text und Schrift: Einfach und leserlich<br />
‣ GROSSBUCHSTABEN sind schlechter lesbar als Druckschrift - ganz einfach deshalb, weil wir<br />
viel mehr Übung im Entziffern von Druckschrift haben. Großbuchstaben können Sie für<br />
Überschriften verwenden oder um einzelne Wörter hervorzuheben.<br />
‣ Riesenschlangenbandwurmwortgebilde aufteilen! Es ist besser, längere Wörter mit<br />
Bindestrich abzuteilen.<br />
‣ Serifenlose Schriften (klar geschnittene Schriften wie z.B. Arial, Tahoma) sind für<br />
Präsentationen besser geeignet, als Schriften mit Serifen (Schriften mit kleinen<br />
„Verzierungen“ wie z.B. Times New Roman). Letztere sind z.B. im Zeitungs- und Buchdruck<br />
üblich.<br />
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4 Präsentation mit Overhead-Folien<br />
Vorteile<br />
+ Folien sind schnell, einfach, billig herzustellen<br />
+ Geräte sind technisch ausgereift, einfach, sicher und transportabel<br />
Nachteile<br />
- Quantität der Folien geht oft vor Qualität<br />
- Schlechte Präsentatoren sprechen in den Projektor hinein, zur Wand, blockieren die Sicht<br />
auf das projezierte Bild<br />
4.1 Empfehlungen für die Gestaltung von Folien<br />
‣ Querformat wählen<br />
Vorteil: bessere Ausnützung der Projektionsfläche , leichtere Blickführung an der Wand,<br />
augenfreundliches Format.<br />
‣ Rand freilassen<br />
Volle Folien wirken unsauber und deprimierend, links und rechts je 2 cm frei lassen, oben und<br />
unten mind. je 1,5 cm.<br />
‣ Auf die richtige Schriftgröße und Schriftstärke kommt es an<br />
Die Schriftgröße auf die Größe des Raumes abstimmen, in dem die Präsentation stattfindet.<br />
Sitzen Ihre Zuschauer bis zu 10 m von der Projektionsfläche entfernt, sollte die Schrift<br />
mindestens 24 Punkt groß und fett-gedruckt sein.<br />
TIPP: Legen Sie die Folie zum Lesetest vor sich auf den Boden. Wenn Sie den Text aus<br />
stehender Position lesen können, ist die Buchstabengröße für die meisten Vortragssäle groß<br />
genug gewählt.<br />
‣ Belebungstechniken einplanen<br />
Folie während der Präsentation verändern, z.B. Dinge anstreichen, wegstreichen.<br />
‣ Bild elementweise aufbauen<br />
Ergänzung der Grundfolie durch eine oder mehrere Folien, die Sie auflegen oder darüber<br />
klappen. Diese Technik wirkt besser als „Striptease-Technik“, bei der die Informationen auf<br />
einer Folie Stück für Stück aufgedeckt werden.<br />
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4.2 Empfehlungen für die Folien-Präsentation<br />
‣ Gerät erst einschalten, wenn Sie es brauchen und aus, wenn Sie es nicht mehr brauchen.<br />
‣ Stehen Sie nicht im Bild.<br />
‣ „Verstecken“ Sie sich nicht hinter dem Projektor.<br />
‣ Reden im Stehen wirkt besser als im Sitzen. Es erleichtert außerdem die Atmung.<br />
‣ Zeigen Sie auf der Folie, nicht an der Wand (problematisch wegen Wegdrehen vom Publikum<br />
und damit meist schlechter akustischer Verständlichkeit).<br />
ACHTUNG FEHLERQUELLEN!<br />
• Zu viel Information (zu viel Text, zu viele Zahlen, zu viele Details).<br />
• Zu dünne Linien.<br />
• Nur Kopien ohne weitere Aufbereitung verwenden (z. B. farbige<br />
Unterstreichungen). Besonders schlimm ist es, einfach nur eng beschriebene A-4-<br />
Seiten in Folien zu verwandeln!<br />
• Keine Bilder verwenden: Ziffern und Text sind abstrakt, unanschaulich, nicht<br />
merkbar und langweilig.<br />
• Keine Farbe verwenden (ABER: auch nicht zu viel verwenden!)<br />
• Zu viele Folien einsetzen: Faustregel: max. 1 Folie pro Minute<br />
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5 Präsentation mit Power-Point<br />
Beachten Sie dazu bitte auch die Gestaltungs-Tipps aus den vorigen Kapitel – speziell im Hinblick<br />
auf Farbe und Schrift!<br />
Vorteile<br />
+ kostengünstig<br />
+ Änderungen und Aktualisierungen sind in letzter Minute möglich<br />
+ wirkt modern, technisch perfekt<br />
Nachteile<br />
- Sie sind der Technik völlig ausgeliefert (Tipp: Foliensatz für Notfälle bereithalten)<br />
- Präsentation erfordert halbverdunkelte Räume, bei längeren Präsentationen besteht die<br />
Gefahr, dass das Publikum „wegdämmert“.<br />
5.1 Empfehlungen für die Gestaltung von Power-Point-Präsentationen<br />
‣ Auf eine, maximal zwei Schriftarten pro Präsentation beschränken.<br />
‣ Im Zweifel „fett“ wählen: die meisten Schriften sind in ihrer Normal-Version zu dünn.<br />
‣ Für Hervorhebungen: kursiv, Blockschrift, Farbe: aber nur für eine dieser Methoden<br />
entscheiden.<br />
‣ Belebungstechniken lassen sich hier noch besser einbauen als bei Folienpräsentationen (z.B.<br />
Unterstreichen während des Vortrages, Hinzu- und Weg-Fügen von Texten, Einbau von<br />
akustischen Elementen).<br />
ABER: diese Mittel maßvoll einsetzen, damit die Präsentation nicht in „Spielerei“ ausartet.<br />
‣ Den Hintergrund „einfach“ halten: er soll eine unauffällige hinten liegende Basis für die<br />
Aussage sein.<br />
Quellen<br />
• Sicher präsentieren, wirksamer vortragen. Emil Hierhold, Ueberreuter-Verlag, 1998<br />
• Die Schule des Sprechens. Tatjana Lackner, öbv, 2000<br />
• Visualisieren, Präsentieren, Moderieren. Josef Seifert; Gabal-Verlag. 1996<br />
• Zeitschrift „Der Journalist“, Verlag Johann Oberauer<br />
• Persönliche Erfahrungen<br />
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