Lernsituationen Büromanagement - Merkur Verlag Rinteln

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82 Lernfeld 2: Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren Material 1: „Der klassische Büroarbeitsplatz stirbt aus“ Arbeiten in der Datenwolke Der klassische Büroarbeitsplatz stirbt aus Von Thomas Müller Immer mehr Unternehmen setzten auf Cloud Computing und lagern ihre Daten und Software ins Internet aus. Diese Entwicklung wird sich noch verstärken – und die Arbeitswelt radikal verändern. Der Begriff „Cloud Computing“ ist für viele genauso wenig zu greifen wie eine Wolke an sich. Doch birgt diese Technologie das Potenzial für enorme Umbrüche in unserem Alltag und Berufsleben. Viele kennen den Begriff Cloud aus dem privaten Bereich, wenn zum Beispiel Bilder oder Musik mit dem Smartphone und PC zu Hause bequem über das Internet synchronisiert werden oder Dateien in einem Online-Speicher abgelegt und überall auf der Welt unabhängig vom Endgerät genutzt werden können. Doch auch im Berufsleben setzt sich das Arbeiten in der Cloud mehr und mehr durch, mit teilweise großen Auswirkungen. Vielen ist es dabei gar nicht bewusst, dass die Daten oder Programme, mit denen sie täglich operieren, teilweise auf der ganzen Welt verteilt sind. Denn das ist das Kernelement von Cloud Computing: Daten oder Anwendungen liegen nicht mehr auf dem jeweiligen Rechner, sondern auf Servern im Unternehmen oder externen Rechenzentren. Das genutzte Endgerät – egal ob klassischer PC, Tablet, etc. – dient nur noch als Arbeitsoberfläche. Wachsende Bedeutung Eine wachsende Anzahl an Unternehmen in Deutschland nutzen bereits Cloud-Lösungen oder gar ganze IT-Ökosysteme über das Internet. Das bestätigen auch der Hightech-Branchenverband Bitkom und die Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft KPMG. Laut deren Studie „Cloud-Monitor 2013“ hat im Jahr 2012 gut ein Drittel (37 Prozent) aller Unternehmen in Deutschland Cloud Computing eingesetzt. Und dieses Wachstum wird sich fortsetzen: So rechnet der IT Anbieter Cisco Systems in seinem jährlichen „Global Cloud Index“ mit einer Steigerung beim Cloud-basierten Datenverkehr in Westeuropa von 2012 bis 2017 um das 3,4-fache. Welche Bedeutung dieser Markt mittlerweile erlangt hat, erkennt man auch daran, dass alle großen Kommunikations- und Softwareunternehmen mittlerweile Cloud-Dienstleistungen anbieten. Die Angebote decken dabei das komplette Spektrum der Informationstechnik ab – von einzelnen Softwareprogrammen, die über den Browser bedient werden, bis hin zu Plattformen oder der kompletten Infrastruktur. Zugriff von jedem Ort möglich Der Grund für die wachsende Beliebtheit der Cloud sind die zahlreichen Möglichkeiten und Vorteile, die sich für Unternehmen und ihre Mitarbeiter daraus ergeben. Auf Unternehmensdaten kann damit jederzeit und zudem von verschiedenen Orten zugegriffen werden. Als Mitarbeiter kann man orts-, zeit- und geräteunabhängig arbeiten. Der klassische Büroarbeitsplatz verliert dadurch immer mehr seine Bedeutung. Gleichzeitig werden räumlich und zeitlich flexible Arbeitsmodelle wie Home-Office begünstigt, die den Mitarbeitern mehr Freiheiten und eine bessere Work- Life-Balance bieten können. Durch die Cloud-Architektur entfallen für das Unternehmen dabei die Investitionen in Hardware wie zum Beispiel Server, deren laufende Betriebskosten sowie die Lizenzkosten für lokal installierte Software. Gleichzeitig sind die Daten durch die Lagerung auf geschützten Servern sicherer als auf den Festplatten der Endgeräte der Mitarbeiter. Die Effizienz steigt Die Zusammenarbeit untereinander wird ebenfalls verbessert. Mit einem cloud-basierten Arbeitsplatz können räumlich verteilte Kollegen zusammenarbeiten, kommunizieren und Informationen austauschen. Das erhöht die Effizienz, weil zeitfressende Aufgaben wegfallen. Denn wo früher Dokumente oft mehrfach oder auf verschiedenen Rechnern vorhanden waren, liegt im Netzwerk immer die aktuellste Version vor, auf die alle zugreifen können – wenn dies vom Administrator gewünscht ist. Datensicherheit ist entscheidend Doch bei allen Vorteilen dürfen auch die vorhandenen Gefahren nicht unterschätzt werden. Nicht erst durch die aktuellen Ereignisse rund um Abhörpraktiken fremder Geheimdienste ist die Gefahr durch Datendiebstahl oder Industriespionage wieder in den Fokus gerückt. Daten werden über das Internet versendet und sind dadurch leicht abgreifbar, wenn die Kommunikation nicht verschlüsselt erfolgt. Gleichzeitig fehlen bei manchen Anbietern zuverlässige Informationen, wie die Daten auf den externen Servern aufbewahrt werden, welche genauen Maßnahmen zum Datenschutz bestehen, mit welchem Personal dort gearbeitet und wie letztendlich die Sicherheit garantiert wird. Liegen die Daten auf internationalen Servern, ist zu beachten, dass diese dann auch den dortigen Gesetzen und Richtlinien unterliegen. Auch ergibt sich eine hohe Abhängigkeit der Netz-Infrastruktur: sowohl Unternehmensstandort als auch der flexible Arbeitsplatz sind auf schnelle Datenleitungen angewiesen. Ein Netzausfall kann zudem das komplette Unternehmen lahmlegen. Dennoch wird Cloud-Computing im Alltag und Berufsleben bald allgegenwärtig sein. Trotz aller Umbrüche und Gefahren die dies mitbringt: Die Zukunft liegt in der Wolke. Vorabdruck Quelle: http://www.focus.de/; vom 11. 11. 2013 © MERKUR VERLAG RINTELN
7 Daten sichern und pflegen 83 Material 2: „In der Wolke“ Special Cloud Computing Von Dr. Nina Hartmann und Dr. Esther Holzinger. Unternehmen können im Wege des Cloud Computing ihre IT-Landschaft auf externe Anbieter auslagern. Die ausgelagerte Hard- und/oder Software befindet sich dann nicht mehr auf dem unternehmenseigenen Rechner oder im Firmenrechenzentrum, sondern im Internet, metaphorisch „in der Wolke“. Flexibilität und Kostenersparnis sind ein großer Vorteil dieser Technik, denn Unternehmen nutzen und bezahlen die IT- Anwendungen nur nach Bedarf. Anschaffungskosten sowie eigene Support-Mitarbeiter entfallen. Doch laut dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zeigen verschiedene Umfragen und Studien, dass potenzielle Kunden Bedenken mit Blick auf die Informationssicherheit und den Datenschutz beim Cloud Computing haben. Datenschutz ist ohne Zweifel ein zentrales Thema beim Cloud Computing. [...] Zunächst [. . .] ein Blick auf einige Möglichkeiten, die Cloud Computing für Unternehmen bietet: Anwesenheitskontrolle und Zeiterfassung Das Cloud Computing macht die Installation von lokalen Zeiterfassungssystemen überflüssig. Mit der entsprechenden Cloud-Anwendung kann die Zeiterfassung über das Internet erfolgen. Sobald der Mitarbeiter seinen Computer an- oder ausschaltet, wird dies automatisch über das Internet erfasst. […] Der Arbeitgeber kann somit die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter unabhängig von deren Aufenthaltsort überwachen. Verwaltung von Personalakten In vielen Unternehmen hat die elektronische Personalakte die klassische Papierakte längst abgelöst. Die Personalabteilungen haben die Schriftstücke eingescannt und elektronisch gespeichert. Diese Daten [. ..] können [...] in der Cloud abgelegt werden. Gehaltsabrechnung Unternehmen, die ihre Gehaltsabrechnung von externen Abrechnungsstellen ausführen lassen, können für eine effektive Zusammenarbeit gemeinsame internetbasierte Plattformen, sogenannte Share Points, nutzen. Das Unternehmen kann dort die relevanten Mitarbeiterdaten eingeben, und die Abrechnungsstelle kann auf diese zur Abrechnung zugreifen. Bring and use your own PC Das Büro der Zukunft ist nach der Vision von Cloud Computing-Anbietern lediglich noch mit einem Remote-Internetzugang ausgestattet. Computer werden nicht mehr von Arbeitgebern bereitgestellt, vielmehr bringen Mitarbeiter ihre eigenen Computer mit. Diese verbinden die Mitarbeiter mit dem Internet, denn dort haben sie Zugriff auf alle Unternehmensdaten und Share Points, die sie für ihre Tätigkeit benötigen. Auch das Arbeiten aus dem Home Office wird dadurch erheblich erleichtert. In der Wolke Mit diesen vielfältigen Nutzungsmöglichkeiten des Cloud Computing geht das Erfordernis von Kenntnissen im Datenschutz- und Arbeitsrecht [. . .] einher: Datenschutzrecht Werden Cloud-Anwendungen im Personalbereich in einem Unternehmen implementiert, kommt es zur Nutzung und Verarbeitung von personenbezogenen Arbeitnehmerdaten im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes. Für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften bleibt der Arbeitgeber verantwortlich, auch wenn das Unternehmen die Cloud-Anwendungen von einem externen Dritten bezieht. Der Arbeitgeber darf nur dann Arbeitnehmerdaten an Cloud-Anbieter übermitteln, wenn er mit dem Cloud- Anbieter einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag abschließt. Wichtig ist, dass ein solcher Vertrag die Nutzung und Verarbeitung der Arbeitnehmerdaten nur in Deutschland und innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) gestattet. Beim Cloud Computing werden Daten jedoch weltweit bearbeitet und abgelegt. Bei einem Datentransfer in Länder außerhalb des EWR muss gewährleistet sein, dass in diesen Ländern ein angemessenes Datenschutzniveau besteht. […] Cloud-Anbieter, die Daten in den USA verarbeiten, können ein angemessenes Datenschutzniveau sicherstellen, indem sie sich zur Einhaltung der zwischen der Europäischen Union und den USA vereinbarten „Safe Harbor“-Bestimmungen verpflichten. [...]. Arbeitsrecht Zusätzlich ist Wissen im Bereich des kollektiven Arbeitsrechts sowie Verhandlungsgeschick gefragt, sofern es in dem jeweiligen Unternehmen einen Betriebsrat gibt. Der Betriebsrat darf nicht nur bei der Einführung cloudbasierter Zeiterfassungs- und Anwesenheitskontrollen mitbestimmen, sondern bei jeder Cloud-Anwendung, die Arbeitnehmerdaten erfasst und Auskunft über das Verhalten und/oder die Leistung von Mitarbeitern gibt. Dies dürfte bei zahlreichen, wenn nicht gar allen Cloud-Anwendungen der Fall sein, da die Nutzung protokolliert wird. In der Regel mündet dieses Mitbestimmungsrecht in den Abschluss einer Betriebsvereinbarung über die Einführung und Nutzung der betreffenden Cloud-Anwendung. [.. .] Schließlich sollten verantwortungsvolle Unternehmensführungen nicht nur die Verfügbarkeit und Kontrolle der gespeicherten Daten im Fokus haben, sondern durch vertragliche Regelungen auch dafür Sorge tragen, dass in Cloud-Anwendungen digitalisierte Arbeitnehmerdaten absolut vertraulich behandelt und Zugriffsrechte beschränkt werden. […] Vorabdruck Quelle: karriereführer recht; Ausgabe 2.2013; S. 36 - 39 © MERKUR VERLAG RINTELN
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Benen Huesmann Ruwe Lernsituationen
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Vorwort Das Arbeitsheft „Lernsitu
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5 Lernfeld 3: Aufträge bearbeiten
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8 Informationen zur Heinrich KG 2 A
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10 Informationen zur Heinrich KG 5
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16 Da Sonja plant, eine Ausbildung
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18 Lernfeld 1: Die eigene Rolle im
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Seite 32 und 33: 32 Lernfeld 1: Die eigene Rolle im
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