Lernsituationen Büromanagement - Merkur Verlag Rinteln

5 Eine Konferenz vorbereiten und durchführen
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5 Eine Konferenz vorbereiten und durchführen
Situation:
Die Heinrich KG stellt im zweijährigen Turnus neue Lösungen und
Produkte – rund um den Arbeits- und Lebensraum Büro – auf der
ORGATEC, einer Messe in Köln, aus. Denn auch im Zeitalter von Web
2.0 und Cloud-Computing ist der persönliche Kontakt zum Kunden auf
einer Messe durch nichts zu ersetzen. Vor dieser Messe findet grundsätzlich
eine Konferenz statt, auf der die wesentlichen Neuheiten allen
in- und ausländischen Handelsvertretungen vorgestellt werden.
Der Auszubildende Finn Fröhlich ist in die inhaltliche und praktische Vorbereitung dieser Konferenz,
zu der insgesamt 58 Personen erwartet werden, eingebunden.
Arbeitsaufträge:
1. Zur Vorbereitung dieser Konferenz sind bestimmte Tätigkeiten zu erledigen. Stellen Sie diese Tätigkeiten
in dem unten stehenden Ablaufschema dar, indem Sie die folgenden Arbeitsschritte in sachlogischer
Reihenfolge den Textfeldern zuordnen:
(1) Für auswärtige Teilnehmer ggf. Hotelunterkunft buchen, .. .
(2) Vorab: Terminabstimmung mit den anvisierten Teilnehmern (persönlich, per Telefon, per E-Mail, . ..)
(3) konkretes Datum und einen detaillierten Verlauf (Zeitplan) festlegen
(4) Personenzahl ermitteln, die eingeladen werden soll
(5) Veranstaltungsort und Veranstaltungsdauer festlegen
(6) Für die Antwort auf die Einladung einen verbindlichen Stichtag festlegen
(7) Veranstaltungsziel definieren
(8) Einladungsschreiben formulieren und an die Teilnehmer verschicken (mit der Bitte, sich verbindlich bezüglich
der Teilnahme zu äußern und noch offene Fragen zu klären, etwa über eine benötigte Unterkunft ...)
(9) Zielgruppe auswählen
( )
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intern: Mitarbeiter
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extern: selbstständige Handelsvertreter
( )
Phasen der Konferenzvorbereitung
Heinrich KG
Büromöbel und Zubehör
Vorabdruck
(2)
( )
( )
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Innovationen vorstellen
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kontextbezogene Wünsche/Probleme
erörtern
(5)
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( )
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