Lernsituationen Büromanagement - Merkur Verlag Rinteln

50 Lernfeld 2: Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren
2 Ein Gruppenbüro reorganisieren
Situation:
Während der Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement wird der Auszubildende Leon Laus
in der Heinrich KG im Kundendienst eingesetzt. Der Abteilungsleiterin, Frau Manuela Sommerland,
sind die Sachbearbeiterinnen Frau Anja Alm und Frau Svenja Schröder direkt unterstellt. Stellenbeschreibungen
dieser drei Büroarbeitsplätze ergänzen den Organisations-
und Führungsplan und bilden die Basis für alle routinemäßig
ablaufenden Arbeitsprozesse in der Abteilung.
Das Gruppenbüro wurde Ende 2003 neu gestaltet und auf die
damaligen Bedingungen abgestimmt (Material 1). Der Schreibtisch
der Abteilungsleiterin steht zwischen den beiden Fenstern an
der linken Außenwand. Frau Alm sitzt bei der Erledigung ihrer Aufgaben direkt am Fenster. Der
Arbeitsplatz von Frau Schröder befindet sich an der rechten Innenwand. Eine Stehlampe sorgt in
der „Besuchersitzecke“ für ausreichende Lichtverhältnisse. Den Beschäftigten steht nur ein Telefon
zur Verfügung, das auf Frau Sommerlands Schreibtisch steht. Dies ermöglicht allen Beschäftigten
einen schnellen Zugriff. Die Bürostühle sind nicht verstellbar, haben ein Fußkreuz und sind mit
fünf Rollen ausgestattet. Direkt neben der Eingangstür wurde ein PC Arbeitsplatz eingerichtet, den
sowohl Frau Alm als auch Frau Schröder nutzen.
Der Computer ist u. a. mit einem 3-GHz-P4-Prozessor, einer Radeon-9800-SE-Grafikkarte, einer
160-GByte-Festplatte und einem DVD-Brenner ausgestattet. Unter Windows XP sind als Softwareanwendungen
u. a. MS Excel 2003 und MS Word 2003 installiert. Der Drucker arbeitet im Korrespondenzdruck
(schwarzweiß) mit bis zu 22 Seiten und im Farb-Druck mit bis zu 15 Seiten pro
Minute. Durch Arbeitsgeräusche des Tintendruckers werden Telefonate und Besprechungen vielfach
gestört. Der Kopierer und das Faxgerät erhöhen den Lärmpegel zusätzlich.
Für den Auszubildenden Leon Laus ist kein Schreibtisch vorhanden. Er muss seine Arbeiten am
Computer oder in der „Besuchersitzecke“ erledigen. Mit der Geschäftsführerin Gerda Heinrich
wurde vereinbart, Vorschläge für eine Neugestaltung des Büros durch die davon betroffenen
Beschäftigten und den Betriebsrat erarbeiten zu lassen und diese auf der nächsten „Abteilungsbesprechung“
vorzustellen (Material 2).
Arbeitsaufträge:
1. Bilden Sie auf freiwilliger Basis vier thementeilige Arbeitsgruppen, um die Handlungs- und Gestaltungsmöglichkeiten
für die Reorganisation des Gruppenbüros in der Abteilung Kundendienst unter
folgenden Gesichtspunkten zu vertiefen:
³ ³ Arbeits- und Gesundheitsschutz
³ ³ Gestaltung der Arbeitsumgebung
³ ³ Technische Ausstattung / Hardware-Ergonomie
³ ³ Software-Ergonomie
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2. Planen Sie in den einzelnen Arbeitsgruppen selbstständig die Herangehensweise an die jeweiligen
Arbeitsaufträge, deren Durchführung und Präsentation! Nutzen Sie speziell das Internet als Kommunikationsmittel
und versuchen Sie dabei möglichst zielorientiert zu Ergebnissen zu kommen!
3. Erstellen Sie (gemeinsam) einen Beurteilungsbogen, um damit das Ergebnis und die Präsentation
der einzelnen Arbeitsgruppen zu bewerten!
³ ³ Raumskizze des Gruppenbüros der Abteilung Kundendienst siehe Material 1.
³ ³ Siehe hierzu die Gesprächsnotiz und Einladung zur „Abteilungsbesprechung“ in der Material 2.
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