AGO i.d.F. d. V. NT vom 01.08.2013 - Stadt Meerbusch

Stadt Meerbusch AGO
Allgemeine Geschäftsordnung für
die Stadtverwaltung Meerbusch
vom 31. Mai 2007
(in der Fassung des V. Nachtrags vom 03. Juli 2013)
Inhalt
1 ALLGEMEINES
1.1 ZWECK UND GELTUNGSBEREICH
1.2 BESONDERE DIENSTVORSCHRIFTEN
1.3 GRUNDSÄTZE
2 AUFBAUORGANISATION DER STADTVERWALTUNG
3 FUNKTIONALE GLIEDERUNG DER VERWALTUNG
3.1 FUNKTIONEN
3.2 BÜRGERMEISTERIN ODER BÜRGERMEISTER
3.3 BEIGEORDNETE
3.4 BEREICHSLEITERINNEN ODER BEREICHSLEITER
3.5 STELLVERTRETENDE BEREICHSLEITERINNEN ODER BEREICHSLEITER
3.6 ABTEILUNGSLEITERINNEN ODER ABTEILUNGSLEITER
3.7 STABSSTELLEN
3.8 PROJEKTVERANTWORTLICHE (SONDERPROJEKTE, BAU- UND SONSTIGE PROJEKTE)
3.9 MITARBEITERINNEN UND MITARBEITER
4 ZUSAMMENARBEIT UND INFORMATION
4.1 GRUNDSATZ
4.2 GEGENSEITIGE INFORMATION
4.3 GEGENSEITIGE ABSTIMMUNG UND MITZEICHNUNG
5 BESPRECHUNGEN
5.1 VERWALTUNGSVORSTAND
5.2 VERWALTUNGSKONFERENZ
5.3 NIEDERSCHRIFTEN UND VERTEILER
5.4 BESPRECHUNG MIT ABTEILUNGSLEITUNGEN
5.5 BESPRECHUNGEN MIT AUßENSTEHENDEN
6 GESCHÄFTSABLAUF
6.1 BEARBEITUNGSGRUNDSÄTZE
6.2 PERSÖNLICHE UND MÜNDLICHE AUSKÜNFTE, UNTERREDUNGEN
6.3 RÜCKSPRACHEN
6.4 VERKEHR MIT BEHÖRDEN
7 VERTRETUNG DER VERWALTUNG NACH AUßEN
7.1 AUßENVERTRETUNG
7.2 REPRÄSENTATION
7.3 INFORMATION DER MEDIEN
7.4 INFORMATION DER TELEFONZENTRALE
8 NACHWUCHSAUSBILDUNG
9 PERSONELLE GRUNDSÄTZE
9.1 RECHTE DER MITARBEITERINNEN UND MITARBEITER
9.2 ANTRAGS- UND BESCHWERDERECHT
9.3 EINSICHT IN DIE PERSONALAKTEN
9.4 DIENSTZEUGNISSE
9.5 DIENSTAUFSICHTSBESCHWERDEN
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AGO
Stadt Meerbusch
10 ALLGEMEINE RECHTE UND PFLICHTEN DER MITARBEITERINNEN UND MITARBEITER
10.1 ERREICHBARKEIT
10.2 ERHOLUNGSURLAUB, SONDERURLAUB
10.3 ERKRANKUNG UND ARBEITS- ODER DIENSTUNFALL
10.4 INTERESSENKOLLISION
10.5 VERSCHWIEGENHEIT, AUSSAGEGENEHMIGUNG
10.6 BELOHNUNGEN UND GESCHENKE, KORRUPTIONSPRÄVENTION
10.7 MEHRARBEITSSTUNDEN
10.8 DIENSTREISEN, DIENSTGÄNGE
10.9 NEBENTÄTIGKEITEN
11 NICHTRAUCHERSCHUTZ
12 SPONSORING
12.1 BEGRIFFSBESTIMMUNGEN
12.2 ALLGEMEINES
12.3 SPONSORINGVEREINBARUNG
12.4 ZUSTÄNDIGKEIT UND VERFAHREN
12.5 VERÖFFENTLICHUNG UND TRANSPARENZ
13 SONSTIGE VORSCHRIFTEN
13.1 DIENSTAUSWEISE
13.2 DIENSTSIEGEL
13.3 ELEKTRONISCHE SIGNATUR
14 IN-KRAFT-TRETEN
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1 Allgemeines
1.1 Zweck und Geltungsbereich
Die AGO regelt den allgemeinen Ablauf der Verwaltungsgeschäfte. Sie gilt für alle Beschäftigten der
Stadtverwaltung Meerbusch.
1.2 Besondere Dienstvorschriften
Besondere Geschäftsordnungen (BGO) zur Ergänzung der allgemeinen Geschäftsordnung können für
die gesamte Verwaltung, einzelne Geschäftskreise (Dezernate) der Beigeordneten bzw. Dezernenten
oder einzelne Bereiche sowie für die übrigen Organisationseinheiten erlassen werden.
Geschäftsordnungen für die gesamte Verwaltung erlässt die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister;
für die Geschäftskreise der Dezernenten diese im Benehmen mit den Leitungen der Bereiche. Die
Bereichsleitungen können für ihre Bereiche im Benehmen mit den zuständigen Beigeordneten
Dienstanweisungen (DA) erlassen.
Bei der Erstellung oder Änderung von Geschäftsordnungen und Dienstanweisungen ist zur Wahrung
der Einheitlichkeit der Verwaltung der Bereich Zentrale Dienste zu beteiligen. Der Bereich Zentrale
Dienste nimmt alle Dienstvorschriften in eine Sammlung auf und aktualisiert diese regelmäßig im
Intranet.
1.3 Grundsätze
Die Verwaltung dient dem Allgemeinwohl. Sie versteht sich als moderner, bürgerfreundlicher
Dienstleistungsbetrieb. Alle Beschäftigten haben die ihnen übertragenen Aufgaben ohne Ansehen der
Person nach sachlichen Gesichtspunkten im Rahmen des geltenden Rechts zügig, sorgfältig,
wirtschaftlich, gerecht und unbestechlich zu erfüllen.
Personen, die sich an die Stadtverwaltung wenden, sind höflich und zuvorkommend zu bedienen. Ihre
Anliegen sind schnell und wirtschaftlich zu erledigen. Auskünfte sind klar und erschöpfend zu erteilen.
Spricht eine Person bei einer nicht zuständigen Stelle vor, so ist die angesprochene Stelle verpflichtet,
die Zuständigkeit eindeutig zu klären und Personen an die zuständige Stelle weiterzuleiten.
2 Aufbauorganisation der Stadtverwaltung
Die Stadtverwaltung Meerbusch gliedert sich in drei Dezernate.
Die Dezernate gliedern sich in Fach- und Servicebereiche, diese unterteilen sich in Abteilungen. Die
jeweilige Zuordnung der Organisationseinheiten ergibt sich aus dem Organisationsplan (Anlage 1),
Aufgabengliederung und Geschäftsverteilung sind Inhalt des Produktplanes (Anlage 2).
Der Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister sind folgende Stabsstellen zugeordnet:
Referat der Bürgermeisterin oder des Bürgermeisters
Pressereferat
Wirtschaftsförderungsreferat
Beauftragte Stelle für den Datenschutz
Beauftragte Stelle für Gleichstellung
3 Funktionale Gliederung der Verwaltung
3.1 Funktionen
Neben der Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister und den vom Rat gewählten Beigeordneten
werden Bereichsleiterinnen oder Bereichsleiter, Abteilungsleiterinnen oder Abteilungsleiter und
Referentinnen oder Referenten sowie die in gesetzlichen Vorschriften genannten
Funktionsträgerinnen bzw -träger bestellt. Die vorgenannten Führungsverantwortlichen setzen in
gegenseitiger Absprache Ziele und Schwerpunkte für die Arbeit in ihrem Zuständigkeitsbereich fest.
Sie koordinieren die Tätigkeiten innerhalb ihres Bereiches und sorgen dafür, daß bei allen
Maßnahmen die Einheitlichkeit der Verwaltung gewahrt wird. Sie überwachen die ordnungsgemäße
Erledigung der Geschäfte in ihrem Zuständigkeitsbereich und bestimmen, in welcher Zeit die
Verwaltungsleistung erbracht werden soll. Ferner beraten sie direkte Vorgesetzte in Angelegenheiten
aus ihrem Aufgabenkreis. Sie sind Vorgesetzte für die ihnen zugewiesenen Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter.
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3.2 Bürgermeisterin oder Bürgermeister
Die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister leitet die Geschäfte der Verwaltung. Sie oder er ist
Dienstvorgesetzte oder Dienstvorgesetzter der Beamtenschaft und Tarifbeschäftigten. Soweit die
Verwaltungsleitung zugleich die Dezernentenfunktion inne hat, obliegen ihr die unter Ziff. 3.3
genannten Aufgaben.
3.3 Beigeordnete
Die Beigeordneten haben Linienverantwortung und tragen die politische Verantwortung für alle
Maßnahmen aus ihrem Geschäftskreis. Bei Aufgaben, die mehrere Bereiche betreffen, obliegt ihnen
die Sicherstellung der Koordination und die Wahrung von gesamtstädtischen Interessen.
Die Beigeordneten tragen Personalverantwortung für die ihnen unterstellten Bereichsleiterinnen oder
Bereichsleiter. Hierzu gehören insbesondere Maßnahmen zur Verbesserung der Kommunikation und
Zusammenarbeit sowie zur Förderung der beruflichen Entwicklung und Qualifizierung, die
Genehmigung von Mehrarbeitsstunden sowie Aus- und Fortbildungsmaßnahmen. Des Weiteren
umfasst die Personalverantwortung die Formulierung von Anforderungsprofilen für die Besetzung von
Bereichsleitungsstellen ihres Geschäftsbereiches und die Personalauswahl. Beim
Stellenbesetzungsverfahren für Stellen von Abteilungsleiterinnen oder Abteilungsleitern wirken sie mit
den Bereichsleitungen zusammen.
Den Beigeordneten obliegt die dienstliche Beurteilung der Bereichsleitungen sowie die Führung von
Mitarbeiterinnen- oder Mitarbeitergespächen mit ihnen.
Soweit Personalangelegenheiten vorstandsrelevant sind, stellen die linienverantwortlichen
Beigeordneten eine Beteiligung der betroffenen Bereichsleitungen sicher.
3.4 Bereichsleiterinnen oder Bereichsleiter
Die Bereichsleiterinnen oder Bereichsleiter tragen gegenüber der Bürgermeisterin oder dem
Bürgermeister und den zuständigen Beigeordneten die operative Verantwortung für die Erledigung der
Aufgaben für ihren Bereich. Sie vertreten ihren Bereich gegenüber der Verwaltungsführung,
insbesondere in der Besprechung von Leistungs- und Finanzzielen. Den Bereichsleitungen obliegt die
Lenkung und Kontrolle ihres Bereiches. Hierzu gehören insbesondere die Festlegung und
Fortentwicklung der Leistungs- und Finanzziele, der Aufbau und die Auswertung eines Controllings,
die Koordination und Regelung des zweckmäßigen und wirtschaftlichen Einsatzes der zugewiesenen
finanziellen, personellen und sächlichen Ressourcen.
Die Finanzverantwortung umfasst insbesondere die Planung, Verhandlung und Verantwortung des
Bereichsbudgets, die Entscheidung über den Einsatz von Haushaltsmitteln im Rahmen der
Zuständigkeitsordnung und Unterschriftsordnung, die Prüfung von Kostenberechnungen sowie die
Beobachtung von Kostenentwicklungen und die Veranlassung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen
und Folgekostenberechnungen.
Die Organisationsverantwortung umfasst insbesondere die effektive und effiziente Gestaltung der
Aufbau- und Ablauforganisation des Bereiches, die Koordination und Qualitätssicherung der
Aufgabenerfüllung innerhalb des Bereiches, die Sicherung einer permanenten
Organisationsentwicklung sowie die Vorbereitung von Entscheidungen von Maßnahmen zur
Wirtschaftlichkeit der Leistungserbringung.
Die Personalverantwortung umfasst die entsprechenden Maßnahmen nach dem
Personalentwicklungskonzept, insbesondere die Erhaltung der Motivation der zugewiesenen
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Maßnahmen zur Verbesserung der Kommunikation und
Zusammenarbeit sowie zur Förderung der beruflichen Entwicklung und Qualifizierung der
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Genehmigung von Mehrarbeitsstunden sowie Aus- und
Fortbildungsmaßnahmen und die Arbeitszeitgestaltung unter Berücksichtigung der tariflichen
Regelungen. Des Weiteren umfasst die Personalverantwortung die Formulierung von
Anforderungsprofilen für Stellenbesetzungen und die Personalauswahl bei Stellenbesetzungen unter
Berücksichtigung gesamtstädtischer Interessen.
Den Bereichsleiterinnen oder Bereichsleitern obliegen die dienstliche Beurteilung der
Abteilungsleiterinnen oder Abteilungsleiter, der ihnen direkt unterstellten Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter sowie die Führung von Mitarbeiterinnen- oder Mitarbeitergesprächen mit ihnen. Im übrigen
stellen sie sicher, dass bei dienstlichen Beurteilungen ein einheitlicher Maßstab angewendet wird. Die
Beurteilungen der übrigen Beschäftigten werden von der Bereichsleitung mitgezeichnet. Die
Ausstellung von Arbeits- und Dienstzeugnissen obliegt den Bereichsleiterinnen oder Bereichsleitern in
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Zusammenwirken mit dem Service Zentrale Dienste. Des Weiteren obliegt den Bereichsleitungen die
Beurteilung städtischer Auszubildender, es sei denn, diese Aufgabe wurde auf die stellvertretende
Bereichsleitung delegiert.
In wichtigen Fachangelegenheiten des Bereiches bzw. bei Angelegenheiten von gesamtstädt.
Interesse führen sie Gespräche mit Dritten, es sei denn, aufgrund der Auswirkungen ist die
Zuständigkeit der oder des Beigeordneten bzw. der Bürgermeisterin oder des Bürgermeisters
gegeben bzw. diese haben sich die Führung selbst vorbehalten.
3.5 Stellvertretende Bereichsleiterinnen oder Bereichsleiter
Die Stellvertretung vertritt die Bereichsleitung bei Abwesenheit. Sie muss eine Abteilungsleiterin oder
ein Abteilungsleiter des Bereiches sein.
3.6 Abteilungsleiterinnen oder Abteilungsleiter
Die Abteilungsleitungsleiterinnen oder Abteilungsleiter tragen die fachliche Verantwortung für die
ihnen zur Erledigung übertragenen Produkte oder Aufgaben und sorgen für die ordnungsgemäße,
zeitnahe Erledigung.
Sie wirken in der Wahrnehmung der Finanz-, Organisations- und Personalverantwortung für
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bzw. Angelegenheiten ihrer Abteilung mit. Den Abteilungsleiterinnen
oder Abteilungsleitern obliegen die dienstliche Beurteilung der nachgeordneten Beschäftigten unter
Beachtung einheitlicher Maßstäbe sowie die Führung von Mitarbeiterinnen- oder
Mitarbeitergesprächen.
In wichtigen Fachangelegenheiten der Abteilung führen sie Gespräche mit Dritten, es sei denn,
aufgrund der Auswirkungen ist die Zuständigkeit der Bereichsleitung, einer der Beigeordneten oder
der Bürgermeisterin oder des Bürgermeisters gegeben bzw. diese haben sich die Führung selbst
vorbehalten .
3.7 Stabsstellen
Den Aufgabenkreis für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stabsstellen bestimmt die
Bürgermeisterin oder der Bürgermeister, soweit dieses nicht gesetzlich vorgeschrieben ist.
3.8 Projektverantwortliche (Sonderprojekte, Bau- und sonstige Projekte)
Für bestimmte Aufgaben, die nicht zu den Regelaufgaben gehören und einen zeitlich zu definierenden
Anfang und ein zeitlich festzulegendes Ende haben, werden Sonderprojekte eingerichtet, die
unmittelbar einem Mitglied des Verwaltungsvorstands unterstehen. Für die Durchführung dieser
Projekte benennt die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister eine Projektverantwortliche oder einen
Projektverantwortlichen (Projektleiter/in). Die Projektleitung stellt im Einvernehmen mit dem
zuständigen Mitglied des Verwaltungsvorstands das für die Zielerreichung des Projektes erforderliche
Projektteam zusammen; sie ist für die Einhaltung der vorgegebenen Projektziele innerhalb des
festgelegten Projekt-Zeitrahmens verantwortlich. Ihre Aufgaben bestehen im Wesentlichen in
Planungs-, Koordinations-, Kontroll- und Dokumentationsaufgaben.
3.9 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tragen die fachliche Verantwortung für die ihnen übertragenen
Leistungen und sorgen für deren ordnungsgemäße Erledigung.
4 Zusammenarbeit und Information
4.1 Grundsatz
Die Stadtverwaltung Meerbusch bildet eine Einheit. Die Erledigung der Dienstgeschäfte hat stets den
Erfordernissen und Zielen der gesamten Verwaltung Rechnung zu tragen. Um einheitliche und
abgewogene Entscheidungen der Verwaltung zu sichern und insbesondere widersprüchliche
Entscheidungen verschiedener Bereiche zu verhindern, ist innerhalb der Geschäftskreise, Bereiche
und Organisationseinheiten und zwischen ihnen eine ausreichende Information und Abstimmung
sicherzustellen.
4.2 Gegenseitige Information
Jede Leitungsperson hat ihre nachgeordneten Beschäftigten so umfassend zu informieren, wie es für
die sachgerechte Erledigung der Geschäfte erforderlich ist.
Alle Beschäftigten haben ihre unmittelbare Vorgesetzte oder ihren unmittelbaren Vorgesetzten,
erforderlichenfalls auch weitere Vorgesetzte, über alle Angelegenheiten zu informieren, die für die
Wahrnehmung ihrer Führungsaufgaben von Bedeutung sind. Sie sind verpflichtet, Eingänge, deren
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Kenntnisnahme oder Hintergründe für direkte Vorgesetzte von Bedeutung sind, unverzüglich an diese
weiterzuleiten.
Soweit Informationen in einem Geschäftskreis, Bereich oder einer Organisationseinheit anfallen, die
für die Arbeit eines anderen Geschäftskreises, Bereiches oder einer anderen Organisationseinheit
notwendig sind, so sind sie dorthin weiterzugeben.
4.3 Gegenseitige Abstimmung und Mitzeichnung
Ist für die sachgerechte, den Belangen der Gesamtverwaltung dienende Entscheidung einer
Angelegenheit das Fachwissen eines anderen Geschäftskreises, Bereiches oder einer anderen
Organisationseinheit erforderlich oder berührt die Entscheidung die Bearbeitung von Aufgaben in
diesen anderen Bereichen, so hat möglichst mündlich bzw. fernmündlich, in Ausnahmefällen auch
schriftlich eine Abstimmung mit dem anderen Bereich zu erfolgen.
Ist für die Bearbeitung einer Aufgabe die Mitverantwortung eines anderen Geschäftskreises,
Bereiches oder einer anderen Organisationseinheit erforderlich, so hat dieser oder diese die
Entscheidung mitzuzeichnen. Durch die Mitzeichnung übernimmt die oder der Beteiligte die
Verantwortung für die sachgemäße Bearbeitung, soweit das eigene Aufgabengebiet berührt ist. Dies
gilt auch für Beratungsvorlagen.
5 Besprechungen
5.1 Verwaltungsvorstand
An den Sitzungen des Verwaltungsvorstandes nehmen die Leitung des Zentralen Dienstes sowie die
Referentin oder der Referent der Verwaltungsleitung teil, in Abhängigkeit zur Tagesordnung auch die
Pressereferentin oder der Pressereferent, die oder der Gleichstellungsbeauftragte und zu einzelnen
Tagesordnungspunkten die betroffenen Bereichsleitungen. Alle für die Gesamtentwicklung der Stadt
wichtigen Angelegenheiten, bedeutsame Einzelangelegenheiten oder Themen, die aufgrund ihrer
Wichtigkeit für die Verwaltungskonferenz vorbesprochen werden müssen, werden in der
Vorstandssitzung behandelt. Alle Führungsverantwortlichen haben das Recht und nach Ziff. 4.1 und
4.2 die Pflicht, Tagesordnungspunkte vorzuschlagen. Der Verwaltungsvorstand bestimmt die
gesamtstädtischen Ziele und sichert deren Durchsetzung. Er sorgt für die Einheitlichkeit der
Verwaltung. Dem Verwaltungsvorstand obliegt die Zuständigkeit für den gesamtstädtischen
Stellenplan.
5.2 Verwaltungskonferenz
An der Verwaltungskonferenz nehmen unter dem Vorsitz der Bürgermeisterin oder des
Bürgermeisters die Beigeordneten, die Leitungspersonen der Bereiche und des
Rechnungsprüfungsamtes, die beauftragte Person für die Gleichstellung, die Referentin oder der
Referent der Verwaltungsleitung, die Pressereferentin oder der Pressereferent sowie die oder der
Vorsitzende des Personalrates regelmäßig teil, in Abhängigkeit zur Tagesordnung auch die
Wirtschaftsförderungsreferentin oder der Wirtschaftförderungsreferent. Alle Führungsverantwortlichen
haben das Recht und nach Ziff. 4.1 und 4.2 die Pflicht, Tagesordnungspunkte vorzuschlagen. In der
Verwaltungskonferenz werden Angelegenheiten der inneren Organisation der Verwaltung und Fragen
des allg. Dienstbetriebes sowie fachliche Angelegenheiten von gesamtstädt. Bedeutung behandelt.
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Verwaltungskonferenz sorgen für die Einheitlichkeit der
Verwaltung. Die Tagesordnung wird durch die Verwaltungsleitung festgesetzt.
5.3 Niederschriften und Verteiler
Die Ergebnisse der Besprechungen zu Ziff. 5.1 bis 5.2. sind in einer Niederschrift festzuhalten;
Niederschriften über die Sitzungen des Verwaltungsvorstandes erhalten neben den Teilnehmern die
Leitungspersonen der Bereiche und des Rechnungsprüfungsamtes, über Sitzungen der
Verwaltungskonferenz darüber hinaus auch die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter.
5.4 Besprechung mit Abteilungsleitungen
Regelmäßig, mindestens aber einmal vierteljährlich, führen die Bereichsleitungen
Dienstbesprechungen mit ihren Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleitern durch. In den
Dienstbesprechungen sind sie über wesentliche Ergebnisse der Vorstandssitzungen, Beschlüsse der
politischen Gremien und über Angelegenheiten des Bereiches von Bedeutung zu unterrichten. Die
Einladung zur Dienstbesprechung erfolgt durch die Bereichsleitungen. Alle Abteilungsleitungen haben
das Recht und nach Ziff. 4.1 und 4.2 die Pflicht, Tagesordnungspunkte vorzuschlagen. Die
Tagesordnung wird durch die Bereichsleitung festgesetzt.
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Über das Ergebnis der Dienstbesprechung ist eine Niederschrift aufzunehmen und allen
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Bereiches zur Kenntnis zu bringen.
5.5 Besprechungen mit Außenstehenden
Bei Dienstbesprechungen mit Außenstehenden hat vorab eine Abstimmung mit allen beteiligten
Beschäftigten stattzufinden, damit seitens der Stadtverwaltung Meerbusch eine einheitliche Meinung
vertreten wird.
6 Geschäftsablauf
6.1 Bearbeitungsgrundsätze
Alle Vorgänge sind schnell, einfach und in wirtschaftlicher Weise zu bearbeiten. Soweit nicht innerhalb
von 14 Tagen ein abschließender Bescheid erteilt werden kann, ist ein Zwischenbescheid
auszustellen. Unklarheiten sollen möglichst auf mündlichem oder telefonischem Wege geklärt werden.
Bei Vorlagen an den Verwaltungsvorstand stellt die absendende Stelle sicher, dass alle Mitglieder des
Vorstandes jeweils eine Kopie der Vorlage erhalten.
6.2 Persönliche und mündliche Auskünfte, Unterredungen
Die mündliche, insbesondere die telefonische Unterredung ist der schriftlichen Erledigung einer
Angelegenheit vorzuziehen, es sei denn, dass die Schriftform vorgeschrieben ist, die Angelegenheit
einer vollständigen Dokumentation bedarf oder der schriftliche Verkehr wirtschaftlicher ist.
Auskünfte, auf die nur bestimmte Beteiligte Anspruch haben, dürfen erst gegeben werden, wenn über
die Identität der oder des Auskunftssuchenden keine Zweifel bestehen. Im telefonischen Verkehr ist
ggf. ein Rückruf zu tätigen.
6.3 Rücksprachen
Rücksprachen sind umgehend zu erledigen.
6.4 Verkehr mit Behörden
Der Verkehr mit vorgesetzten Behörden ist grundsätzlich unter Einhaltung des Dienstweges
abzuwickeln. Soll wegen der besonderen Eilbedürftigkeit einer Angelegenheit von der Einhaltung des
Dienstweges abgewichen werden, so ist der übergangenen Behörde eine Kopie mit der Erklärung
zuzuleiten, warum der Dienstweg nicht eingehalten wurde.
7 Vertretung der Verwaltung nach außen
7.1 Außenvertretung
Die Außenvertretung obliegt der Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister sowie im Rahmen des
jeweiligen Geschäftskreises der oder dem zuständigen Beigeordneten.
7.2 Repräsentation
Repräsentationsverpflichtungen der Stadt werden durch die Bürgermeisterin oder den Bürgermeister
wahrgenommen. Gleiches gilt für die Stellvertretung und die Beigeordneten. Die Delegation von
Repräsentationsverpflichtungen im Einzelfall ist möglich..
7.3 Information der Medien
Erklärungen und Auskünfte an Presse, Rundfunk, Fernsehen und sonstige Medien dürfen nur von den
Mitgliedern des Verwaltungsvorstands und des Pressereferates sowie den Leitungen der Bereiche
abgegeben werden. Die Bereichsleitungen informieren ihre Vorgesetzten unverzüglich hierüber. Alle
übrigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind hierzu im Einzelfall nur befugt, wenn sich ein Mitglied
des Verwaltungsvorstands oder des Pressereferates hiermit vorher einverstanden erklärt oder die
betreffenden Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter um entsprechende Informationen an die Medien
gebeten hat.
Die Bereiche haben über ihre Beigeordneten, die Leiter anderer Organisationseinheiten direkt das
Pressereferat über wichtige Vorhaben laufend zu unterrichten, damit dieses zur Unterrichtung der
Medien in der Lage ist.
7.4 Information der Telefonzentrale
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Telefonzentrale, als zumeist erste Anlaufstelle für
Ratsuchende und Bürgerschaft, sind durch entsprechende Information durch die Bereiche und
Organisationseinheiten in die Lage zu versetzen, ordnungsgemäße Auskünfte zu erteilen.
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Stadt Meerbusch
Jede Mitarbeiterin oder jeder Mitarbeiter hat die Telefonzentrale unverzüglich über alle Geschehnisse,
zu informieren, die Ratsuchenden und Bürgerschaft weiterhelfen können. Hierzu gehören
insbesondere:
Änderungen von Rufnummern bei internen Umzügen
Umsetzungen von Beschäftigten zu anderen Organisationseinheiten
Namensänderungen
Dauer der Schließung von Dienststellen oder anderen Organisationseinheiten z.B. wegen Krankheit
etc.
Information über den Grund von Sonder-Beflaggungen außerhalb der festgesetzten Beflaggungstage
frühzeitige Bekanntgabe (vor Presseveröffentlichung) über die Herausgabe und den Bezugsort von
neuen Broschüren, Flyern, Kinoprogrammen und sonstigen Veranstaltungen (Wasserturm), VHS-
Heften, Stadtkalender etc. und Übersendung von je zwei Exemplaren.
unverzügliche Informationen über Sonderrufnummern anderer Stellen zum aktuellen Tages- und
Zeitgeschehen (z.B. Vogelgrippe, Gülle, etc.)
8 Nachwuchsausbildung
Die Bereichsleitungen tragen die Verantwortung für die ordnungsgemäße Ausbildung städtischer
Auszubildender in ihrem Bereich. Die Ausbildung erfolgt auf der Grundlage eines bereichsbezogenen
Ausbildungsleitfadens, der dem Ziel Rechnung trägt, die theoretische Ausbildung durch praktische
Aufgabenerledigung zu vertiefen. Zum Ende der Ausbildungszeit ist eine dienstliche Beurteilung zu
fertigen und von der Bereichsleitung mit der oder dem Auszubildenden zu besprechen. Die
Ausbildungsleitung für die eigenen Auszubildenden im Bereich der allgemeinen Verwaltung obliegt der
Leitung des Zentralen Dienstes. Für Auszubildende in Spezialbereichen obliegt die Ausbildungsleitung
dem ausbildenden Bereich.
9 Personelle Grundsätze
9.1 Rechte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Alle Beschäftigten haben Anspruch auf eine gerechte Behandlung in ihren persönlichen
Angelegenheiten und auf Schutz bei ihren dienstlichen Tätigkeiten, insbesondere gegen falsche
Anschuldigungen, Verleumdungen oder Bedrohungen. Falls Beschäftigten Dienstverletzungen oder
strafbare Handlungen vorgeworfen werden oder sie im Zusammenhang mit solchen vernommen
werden sollen, gewährt ihnen die oder der Dienstvorgesetzte nach pflichtgemäßem Ermessen den
notwendigen rechtlichen Schutz oder Beratung.
9.2 Antrags- und Beschwerderecht
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind berechtigt, Anträge und Beschwerden vorzubringen.
Beschwerden über Bereichsleitungen können unmittelbar bei der zuständigen Dezernentin bzw. dem
zuständigen Dezernenten, Beschwerden über Abteilungsleitungen unmittelbar gegenüber der
Bereichsleitung erhoben werden. Anträge und Beschwerden, die das Dienst- bzw.
Beschäftigungsverhältnis betreffen, sind der Bereichsleitung vorzulegen, soweit diese zuständig ist.
Unabhängig davon steht es jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter frei, sich direkt an die
Bürgermeisterin oder den Bürgermeister zu wenden.
9.3 Einsicht in die Personalakten
Alle Beschäftigten sind berechtigt, die über sie geführten Personalakten einzusehen. Die
Personalakten werden in der Personalabteilung geführt.
9.4 Dienstzeugnisse
Beim Ausscheiden und bei sonstigem berechtigten Interesse haben alle Beschäftigten einen Anspruch
auf die Ausstellung eines Zeugnisses. Das Zeugnis wird von der Bereichsleitung, bei
Bereichsleitungen von der oder dem zuständigen Beigeordneten in Zusammenarbeit mit der
Personalabteilung erstellt. Die Verantwortung für die inhaltliche Leistungsbewertung und
Aufgabenbeschreibung trägt die jeweilige Bereichsleitung.
Bei Zeugnissen für Leitungspersonen der Bereiche bzw. andere Führungskräfte außerhalb der
Bereiche trägt die Verantwortung für den Inhalt die oder der zuständige Beigeordnete. Die
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Dienstzeugnisse werden von der Personalabteilung und der jeweils zuständigen Bereichsleitung
unterzeichnet, bei Bereichsleitungen von der oder dem zuständigen Beigeordneten mit der
Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister.
9.5 Dienstaufsichtsbeschwerden
Dienstaufsichtsbeschwerden werden zentral durch das Referat der Bürgermeisterin oder des
Bürgermeisters bearbeitet. Die Beschwerdeführerin oder der Beschwerdeführer erhält umgehend eine
Eingangsbestätigung. Die betroffenen Beschäftigten sowie die jeweilige Bereichsleitung geben zu den
Beschwerden Stellungnahmen ab. Dienstaufsichtsbeschwerden sind mit besonderer Sorgfalt und
beschleunigt zu bearbeiten.
10 Allgemeine Rechte und Pflichten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
10.1 Erreichbarkeit
Alle Beschäftigten mit Büroarbeitsplätzen müssen innerhalb der Kernarbeitszeit erreichbar sein; bei
dienstlicher Abwesenheit ist die oder der direkte Vorgesetzte unter Angabe der voraussichtlichen
Dauer vorab zu informieren.
Bei Abwesenheit vom Arbeitsplatz von mehr als 10 Minuten ist das Telefon auf eine Vertretung
umzustellen. Weiterhin ist die Rückrufliste (eingangene Telefonate während der Abwesenheit bei nicht
umgestelltem Telefon) auf dem Display des Telefons zu beachten und abzuarbeiten.
Die Bereichsleitungen stellen in Absprache mit den Abteilungsleitungen sicher, dass jede Abteilung
von 08.00 Uhr bis 16.00 Uhr bzw. freitags bis 13.00 Uhr erreichbar ist (ggf. durch
Telefonumleitungen).
Soweit im Einzelfall im Bereich die Erreichbarkeit nicht sichergestellt werden kann, ist die
Telefonzentrale über dienstliche Abwesenheit zu informieren. Bei mehr als eintägiger Abwesenheit ist
die Weiterleitung der E-Mails an die Vertretung sicherzustellen.
10.2 Erholungsurlaub, Sonderurlaub
Die Gleitzeitbeauftragten stellen für alle Beschäftigten zu Beginn eines jeden Jahres den
Erholungsurlaub incl. evtlm. Resturlaub auf dem Urlaubsblatt fest. Der Urlaub soll grundsätzlich
zusammenhängend gewährt werden; dabei muss ein Urlaubsteil zwei Wochen Dauer umfassen.
Urlaubsjahr ist das Kalenderjahr. Im Falle der Übertragung von Erholungsurlaub haben die
Tarifbeschäftigten ihren Urlaub bis zum 31.3. des Folgejahres anzutreten. Kann ein Erholungsurlaub
bei Tarifbeschäftigten bis zum vorgenannten Zeitpunkt wegen Arbeitsunfähigkeit oder aus dienstlichen
Gründen nicht bis zum 31.3. angetreten werden, so ist er bis zum 31.5. anzutreten. Beamte und
Beamtinnen müssen ihren Erholungsurlaub bis zum 31.12. des Folgejahres genommen haben. Kann
ein Erholungsurlaub wegen durchgängiger Arbeits- bzw. Dienstunfähigkeit nicht bis zum 31.05. des
Folgejahres angetreten bzw. bis zum 31.12. des Folgejahres genommen sein, gibt die
Personalabteilung über mögliche Ausnahmeregeln im Einzelfall weitere Auskünfte.
In den Bereichen erstellen die Bereichsleitungen mit den Abteilungsleitungen und den Beschäftigten
eine Urlaubsplanung. Die Urlaubsplanung muss gewährleisten, dass der Dienstbetrieb
ordnungsgemäß aufrecht gehalten werden kann. Beschäftigten mit schulpflichtigen Kindern soll vor
anderen Beschäftigten der Urlaub während der Schulferien gewährt werden.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Schulen und Einrichtungen, die während der Schulferien ihren
Betrieb ganz oder vorübergehend einstellen sowie Auszubildenden wird Urlaub grundsätzlich nur
während der Schulferien bzw. studien- und vorlesungsfreien Zeiten gewährt.
Urlaub genehmigen die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister für die Beigeordneten, die
Beigeordneten für die Bereichsleitungen, die Bereichsleitungen für die ihnen unterstellten
Abteilungsleitungen, die Abteilungsleitungen für die übrigen Beschäftigten.
Der konkrete Urlaubsanspruch für einen bestimmten Zeitraum entsteht erst mit der Genehmigung auf
dem Urlaubsblatt.
Sonderurlaub für die Beigeordneten bewilligt die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister, für die
übrigen Beschäftigten die Personalabteilung.
Erkrankt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter während des Urlaubs und zeigt sie oder er dies
unverzüglich an, so werden die durch ärztliches – auf Verlangen durch amts- oder
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Stadt Meerbusch
vertrauensärztliches – Zeugnis nachgewiesenen Tage der Arbeits- bzw. Dienstunfähigkeit auf den
Jahresurlaub nicht angerechnet.
Bereits genehmigter Urlaub kann in Ausnahmefällen widerrufen werden, wenn bei Abwesenheit der
Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters die ordnungsgemäße Erledigung der Dienstgeschäfte nicht
gewährleistet werden kann. Evtle. finanzielle Nachteile für die Beschäftigten durch Widerruf von
genehmigten Urlaub sind zu erstatten.
10.3 Erkrankung und Arbeits- oder Dienstunfall
Wer dem Dienst wegen Erkrankung fernbleibt, hat die Arbeits- oder Dienstunfähigkeit und ihre
voraussichtliche Dauer bis 9.00 Uhr des ersten Fehltages mitzuteilen; im Falle ihrer Erkrankung
informieren die Beigeordneten und Referentinnen oder Referenten die Bürgermeisterin oder den
Bürgermeister, die Bereichsleitungen die zuständigen Beigeordneten, die Abteilungsleitungen die
Bereichsleitungen, die übrigen Beschäftigten die Abteilungsleitungen. Mitarbeiterinnen oder
Mitarbeiter in den Kindertagesstätten informieren die Leitung der Einrichtung, Beschäftigte des
Baubetriebshofes informieren ihren direkten Vorgesetzen bzw. ihre direkte Vorgesetzte.
Bei tariflich Beschäftigten ist eine ärztliche Bescheinigung über eine Arbeitsunfähigkeit unverzüglich
und unaufgefordert vorzulegen, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als 3 Kalendertage dauert. Im
Einzelfall kann eine frühere Vorlage angeordnet werden.
Die vorgenannten Regelungen gelten für Beamtinnen und Beamte entsprechend, wobei eine ärztliche
Dienstunfähigkeitsbescheinigung erst vorzulegen ist, wenn die Dienstunfähigkeit länger als 3
Arbeitstage dauert. Als Arbeitstage gelten hierfür die Tage Montag bis Freitag, unabhängig von der
individuellen Dienstzeit an Wochenenden oder Feiertagen.
Arbeits- und Dienstunfälle sind, auch wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter dem Dienst nicht
fernbleibt, binnen 24 Stunden über die jeweilige Bereichsleitung der Personalabteilung schriftlich
anzuzeigen.
10.4 Interessenkollision
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen sich der Unterzeichnung enthalten, wenn sie an der
betreffenden Angelegenheit persönlich beteiligt sind oder wenn sie dadurch sich selbst, ihrem
Ehegatten oder Lebenspartner, ihren Verwandten bis zum dritten oder Verschwägerten bis zum
zweiten Grade oder einer von ihnen kraft gesetzlicher oder rechtsgeschäftlicher Vollmacht vertretenen
Person einen unmittelbaren Vorteil verschaffen. Sind die genannten Personen lediglich als
Angehörige eines Berufsstandes oder einer Bevölkerungsgruppe an der Angelegenheit beteiligt, deren
gemeinsame Interessen durch die Angelegenheit berührt wird, gilt dies nicht.
Bei einer Interessenkollision prüft und entscheidet die oder der direkte Vorgesetzte.
10.5 Verschwiegenheit, Aussagegenehmigung
Alle Beschäftigten sind verpflichtet, in allen ihnen dienstlich bekannt werdenden Angelegenheiten, die
im öffentlichen Interesse, aufgrund gesetzlicher Vorschriften, nach besonderer Weisung, im
schutzwürdigen Interesse Dritter oder aus der Natur der Sache heraus geheim zu halten sind,
Verschwiegenheit zu bewahren.
Diese Verpflichtung gilt auch nach dem Ausscheiden aus dem Dienst fort.
Die Pflicht zur dienstlichen Verschwiegenheit besteht grundsätzlich auch gegenüber Gerichten, der
Staatsanwaltschaft oder der Polizei. Nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung
(Aussagegenehmigung) der Bürgermeisterin oder des Bürgermeisters und auch nur im Rahmen
dieser Genehmigung können vor Gericht oder außergerichtlich Erklärungen abgegeben oder
Aussagen gemacht werden.
Der Antrag auf Aussagegenehmigung ist bei der Personalabteilung zu stellen.
10.6 Belohnungen und Geschenke, Korruptionsprävention
Alle Bediensteten haben bei der Erfüllung ihrer Obliegenheiten alles zu vermeiden, was geeignet ist,
das Vertrauen in die Redlichkeit und Objektivität der Stadtverwaltung Meerbusch zu beeinträchtigen.
Sie sind verpflichtet, jeden Versuch, sie durch das Angebot von Geschenken oder Belohnungen zu
beeinflussen, sofort der Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister zu melden.
Eine Zuwendung erfolgt immer dann „in bezug auf das Amt“, wenn sich die Geberin oder der Geber
davon leiten lässt, dass die oder der Beschäftigte ein bestimmtes Amt bekleidet. Dabei ist es nicht
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Stadt Meerbusch AGO
erforderlich, dass die Vorteilsgewährung im Zusammenhang mit einer bestimmten Amtshandlung
erfolgt
Verwaltungsintern betriebene Korruptionsprävention und –bekämpfung ist eine vordringliche Aufgabe
aller Führungskräfte der Stadtverwaltung Meerbusch. Sie sollen in Vorbildfunktion die Beschäftigten
belehren und aufklären, aber auch Kontrolle ausüben.
Das öffentliche Auftragswesen im Zusammenhang mit der Vergabe von Leistungen und
Bauleistungen ist wegen seiner Finanzwirksamkeit in besonderem Maße den Angriffen korrupter und
anderer unlauterer Maßnahmen ausgesetzt. Auf die Korrektheit des Vergabeverfahrens, der
Unterlagen und der Dokumentation muss besonderer Augenmerk gerichtet werden.
Die Annahme von Belohnungen, Vorteilen und/oder Geschenken, auch außerhalb der Arbeits- und
Dienstzeiten, ist grundsätzlich verboten.
Unter Belohnungen und Geschenken sind alle Vorteile wirtschaftlicher oder immaterieller Art
anzusehen, die jemand einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter mittelbar oder unmittelbar
zuwendet. Hierzu gehören z.B.:
Geldzahlungen,
Überlassen von Eintrittskarten (auch für dienstliche Zwecke) oder sonstiger Sachmittel,
Einräumen von Nachlässen bei privaten Geschäften über das Geschäftsübliche hinaus, insbesondere
beim Kauf von PKW,
Gewährung von Rabatten einer städtischen Lieferfirma, die nur deshalb gewährt werden, weil es sich
um städtische Beschäftigte handelt,
Bewirtungen,
die Mitnahme auf Urlaubsreisen,
die verbilligte Überlassung von Unterkunft
sowie
Leistungen jeder Art, mögen sie direkt oder im Auftrag von jemandem durch andere
ausgeführt werden.
Personen
Zuwendungen dürfen nur angenommen werden, wenn die Verwaltungsleitung oder deren allgemeine
Stellvertretung zugestimmt hat.
Generell genehmigt ist die Annahme eines Geschenkes dann,
wenn es sich um einen Reklameartikel von geringem Wert (max. 10 €) handelt,
wenn es sich um Erfrischungen und angemessene Mahlzeiten im Zusammenhang mit dienstlichen
Tätigkeiten handelt,
wenn es sich um geringfügige Geschenke handelt, die Erzieherinnen oder Erziehern,
Schulsekretärinnen oder Schulsekretären oder Hausmeisterinnen oder Hausmeistern von einer
größeren Gruppe gemeinsam, z.B. anlässlich des Ausscheidens einer Gruppe aus dem Kindergarten
oder der Schule, überreicht werden.
Die generelle Genehmigung gilt nicht, wenn mit der Zuwendung eine rechtswidrige Handlung
beabsichtigt ist.
Die Annahme von Geld ist untersagt und auch nicht genehmigungsfähig.
Die vorgenannten Regelungen gelten auch, wenn die Geberin oder der Geber Vertreterin oder
Vertreter einer anderen Behörde ist. Umgekehrt ist es untersagt, Zuwendungen, die über die
vorgenannten generell genehmigten Sachen hinausgehen, an eine Vertreterin oder einen Vertreter
einer anderen Behörde zu geben.
Die Annahme von Belohnungen oder Geschenken ohne besondere oder generelle Zustimmung der
Verwaltungsleitung oder deren allgemeine Stellvertretung ist bei Beamtinnen und Beamten ein
Dienstvergehen, das nach dem Landesdisziplinargesetz. NRW geahndet wird. Bei tariflich und
sonstigen Beschäftigten kann die Annahme ein Grund zur fristlosen Kündigung sein.
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AGO
Stadt Meerbusch
10.7 Mehrarbeitsstunden
Mehrarbeitsstunden dürfen nur angeordnet werden, wenn zwingende dienstliche Gründe dies
erfordern. Dabei ist ein strenger Maßstab anzulegen. Die Anordnung von Mehrarbeitsstunden wird
danach nur in Betracht kommen, wenn eine Aufgabe ansonsten nicht oder nicht ordnungsgemäß,
insbesondere termingerecht erledigt werden kann. Für Beschäftigte, die an der Gleitzeit teilnehmen,
entstehen Mehrarbeitsstunden erst dann, wenn der Gleitzeitrahmen ausgeschöpft ist.
Die Bereichsleitungen genehmigen Mehrarbeitsstunden für die ihnen unterstellten Beschäftigten,
soweit diese zu einem späteren Zeitpunkt durch Arbeitsbefreiung abgegolten werden. Die Bezahlung
von Mehrarbeitsstunden ist auf Ausnahmefälle beschränkt. Soweit im Einzelfall ausnahmsweise eine
Bezahlung erfolgen soll, entscheidet die Personalabteilung.
10.8 Dienstreisen, Dienstgänge
Dienstreisen, die absehbar länger als 6 Stunden dauern oder deren einfache Entfernung 100 km
überschreiten, sind vor Antritt durch die Bereichsleitung, bei Bereichsleitungen durch die
Beigeordneten, bei Beigeordneten oder Leitungspersonen anderer Organisationseinheiten durch die
Bürgermeisterin oder den Bürgermeister zu genehmigen. Dienstreisen, die die vorgenannte Zeitdauer
bzw. Entfernung unterschreiten, gelten als genehmigt.
Maßnahmen der Aus- und Fortbildung bedürfen generell der Genehmigung. Die Genehmigung erfolgt
im Rahmen der zugewiesenen Haushaltsmittel analog Satz 1. Dienstreisen ins Ausland genehmigt die
Bürgermeisterin oder der Bürgermeister.
Genehmigte Dienstreiseanträge sind der Personalabteilung zur Anmeldung und Bindung der
Haushaltsmittel vorzulegen.
Grundsätzlich soll das wirtschaftlichste Verkehrsmittel für Dienstreisen und Dienstgänge genutzt
werden. Dies sind im Regelfall öffentliche Verkehrsmittel. Ist dies im Einzelfall nicht gegeben oder
möglich, können Dienst-PKW oder private PKW genutzt werden. Auf die Reservierung von Dienst-
PKW besteht kein Anspruch. Eine Nutzung von Dienst-PKW für mehrtägige Abwesenheit kommt
grundsätzlich nicht in Betracht. Über die Vergabe eines Dienst-PKW entscheidet der Bereich, der für
die dessen Bewirtschaftung verantwortlich ist.
10.9 Nebentätigkeiten
Vor der Übernahme einer Nebentätigkeit ist diese über die Bereichsleitung bzw. die vorgesetzte
Leitungsperson der Personalabteilung anzuzeigen bzw. zu beantragen. Der oder die zuständige
Beigeordnete hat auf der betreffenden Anzeige bzw. dem entsprechendem Antrag hierzu Stellung zu
nehmen. Das Verfahren der Anmeldepflicht, der Angabe der Höhe der Vergütung sowie der
Genehmigung richtet sich nach den beamtenrechtlichen und tariflichen Vorschriften.
11 Nichtraucherschutz
Auf der Grundlage des Gesetzes zur Verbesserung des Nichtraucherschutzes in Nordrhein-Westfalen
werden für die Verwaltungsgebäude und sonstige Einrichtungen der Stadt Meerbusch (Schulen,
Kindergärten, Sport- und Turnhallen, Kultureinrichtungen etc.) folgenden Regelungen zum Schutze
der Nichtraucher erlassen:
In Gebäuden und Einrichtungen der Stadt Meerbusch sowie in den Dienstfahrzeugen ist das Rauchen
untersagt. Darüber hinaus gilt für städtische Kindergärten und Schulen, dass das Rauchen auf dem
kompletten Kindergarten- bzw. Schulgrundstück untersagt ist.
Dieses Rauchverbot gilt nicht für Räumlichkeiten, die ausschließlich der privaten Nutzung vorbehalten
sind (Dienstwohnungen, Schlichtwohnungen, Übergangswohnheime bei Einzelzimmerbelegung etc.).
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die Rauchen möchten, wird erlaubt auch während der
Kernarbeitszeiten das Dienstgebäude für jeweils maximal 10 Minuten dauernde Rauchpausen zu
verlassen.
Von der Festlegung einer Obergrenze derartiger Rauchpausen wird zunächst abgesehen, jedoch darf
der Dienstbetrieb in keinster Weise durch zu häufige Abwesenheit vom Arbeitsplatz beeinträchtigt
werden.
Rauchpausen gelten nicht als Arbeitszeit. Aus diesem Grunde sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
die das Dienstgebäude zum Rauchen verlassen, verpflichtet sich mittels „Gehen-“ und „Kommen“-
Buchung (Ziffer 7.3. der Dienstvereinbarung) ab- bzw. anzumelden.
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Stadt Meerbusch AGO
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die nicht an der gleitenden Arbeitszeit teilnehmen, haben die Zeiten
der Abwesenheit nachvollziehbar zu notieren und nachzuarbeiten.
Rauchpausen bis zu einer 10-minütigen Dauer werden nicht auf die nach Ziffer 9.1 der
Dienstvereinbarungen möglichen Zeiten des Arbeitsausgleichs (in der Regel 4 Kernarbeitszeiten)
angerechnet.
12 Sponsoring
12.1 Begriffsbestimmungen
Sponsoring ist die Zuwendung von Geld-, Sach-, Dienstleistungen oder geldwerten Vorteilen durch
Private (Sponsor) an die Stadt Meerbusch (Gesponserte). Der Sponsor fördert eine Tätigkeit der
Verwaltung mit dem Ziel, dadurch einen werbe- oder öffentlichkeitswirksamen Vorteil zu erhalten.
Tätigkeiten der Verwaltung sind solche, die die Stadt Meerbusch im Rahmen ihres öffentlichen
Auftrags sowie im Rahmen ihrer Eigendarstellung erbringt.
Sponsoring liegt nicht vor, wenn Private und die Stadt Meerbusch aufgrund gleichgerichteter
Zielsetzungen eine angemessene Kostenaufteilung vereinbaren.
Spenden in diesem Sinne sind ebenfalls Zuwendungen von Geld-, Sach-, Dienstleistungen oder
geldwerten Vorteilen durch Private, jedoch ohne (werbewirksame) Gegenleistungen.
12.2 Allgemeines
Sponsoring trägt in geeigneten Fällen unterstützend dazu bei, öffentliche Aufgaben zu erfüllen bzw.
Verwaltungsziele zu erreichen. Es ist jedoch schon jeder Anschein fremder Einflussnahme zu
vermeiden, um die Integrität und Neutralität der Stadtverwaltung zu wahren. Grundsätzlich werden
öffentliche Aufgaben der Stadt Meerbusch durch Haushaltsmittel finanziert. Sponsoring kommt
deshalb nur ergänzend in Betracht. Bei der Annahme von Sponsoring ist besonders auf etwaige
Folgekosten zu achten, für die dann wieder Haushaltsmittel bereitgestellt sein müssen (z.B. Wartungsund
Betriebskosten bei Kfz etc.).
Grundsätze
Bei der Entscheidung über die Annahme von Sponsoring in der Stadt Meerbusch sind folgende
Grundsätze zu beachten:
o
o
o
o
o
Das Ansehen der Stadt Meerbusch darf keinesfalls Schaden nehmen. Zwischen den
finanziellen Vorteilen für die Stadtverwaltung und der Außenwirkung durch das Sponsoring ist
in jedem Einzelfall eine genaue Abwägung vorzunehmen. Es ist darauf zu achten, dass
zwischen Leistung und Gegenleistung ein vertretbares Verhältnis besteht.
Sponsoring ist bei der Durchführung hoheitlicher Aufgaben nicht gestattet
Die Gewährung von Sponsoringleistungen darf keinen Einfluss auf die Entscheidungen der
Verwaltung haben. Die Verfolgung rechtswidriger Ziele oder die Umgehung zwingender
Vorschriften ist nicht zulässig (Beeinflussung von Vergabeentscheidungen, Vergaberecht);
durch die Sponsoringbeziehung dürfen keine Abhängigkeiten für die Verwaltung geschaffen
werden.
Jegliche Werbung, die gegen die guten Sitten verstößt oder die Belange des Jugendschutzes
missachtet, ist nicht zulässig.
Bei Sponsoring im Schul- ,Kita - Bereich oder im Bereich der Jugendförderung müssen die
Interessen des Sponsors mit den pädagogischen Zielen sowie dem Bildungs- und
Erziehungsauftrag der jeweiligen Einrichtung vereinbar sein (s. auch Schulgesetz NRW;
derzeit § 99).
o Bei der Auswahl eines oder mehrerer Sponsoringpartner ist aus Gründen des
Wettbewerbsrechts Chancengleichheit und Objektivität zu gewährleisten. Die Auswahl ist
sachlich ausreichend zu begründen und aktenkundig zu machen.
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AGO
Stadt Meerbusch
o
Sponsorenleistungen dürfen sich grundsätzlich nicht an einen oder mehrere bestimmte
Bedienstete richten, es sei denn, es handelt sich um Weiterqualifizierungsmaßnahmen. Sie
sind nur zur Erfüllung von öffentlichen Sachaufgaben zulässig. Die Regelungen unter Ziffer
10.6 „Belohnungen und Geschenke, Korruptionsprävention“ sind zu beachten.
12.3 Sponsoringvereinbarung
Aus Gründen der Kontrolle und Transparenz ist für jede Sponsoringmaßnahme mit einem Wert über
1.000 € netto eine schriftliche Sponsoringvereinbarung zu schließen. Als vertragliche Pflichten werden
die Leistungen des Sponsors und der Gesponserten genau beschrieben. Je nach
Verwendungszweck, Tätigkeitsfeld oder Aufgabe ist die Vereinbarung entsprechend zu gestalten.
12.4 Zuständigkeit und Verfahren
Kontaktaufnahme und Verhandlungen mit Sponsoren führen die Dezernate selbst durch und fertigen
eine Vereinbarung. Diese Vereinbarung ist vor Abschluss dem Bürgermeister oder der
Bürgermeisterin zur Kenntnis zu geben. Die Dezernenten bzw. Dezernentinnen sind zum Abschluss
der Vereinbarung bis zur Höhe von 20.000 € netto ermächtigt.
Sponsoringverträge, bei denen die Leistung des Sponsors 20.000 € netto übersteigt, bedürfen der
vorherigen Zustimmung des Haupt-, Finanz- und Wirtschaftsförderungsausschusses. Die
entsprechende Vorlage fertigt der jeweils betroffene Bereich. In der Sachverhaltsbegründung sind die
Interessenlagen beider Vertragspartner sowie die Auswirkungen für die Stadt Meerbusch (finanziell,
Haftungsrisiken, Folgekosten, evtle. Bindung etc.) zu erläutern.
12.5 Veröffentlichung und Transparenz
Alle Sponsoringmaßnahmen über 1.000 € netto (auch die Maßnahmen über 20.000 €) sind der
Bürgermeisterreferentin bzw. dem Bürgermeisterreferenten mitzuteilen und von dieser bzw. diesem
dem Rat der Stadt Meerbusch jährlich nachträglich in Listenform öffentlich zur Kenntnis zu geben. Es
sind dabei der Name des Sponsors, die Höhe des gesponserten Geldbetrags oder die Bezeichnung
der gesponserten Sach- oder Dienstleistung mit Angabe des Wertes sowie die Verwendung der
Sponsoringleistung anzugeben.
13 Sonstige Vorschriften
13.1 Dienstausweise
Beschäftigte, die sich bei der Ausübung ihres Dienstes außerhalb der Dienststelle ausweisen müssen,
erhalten auf Antrag der jeweiligen Bereichsleitung vom Zentralen Dienst einen Dienstausweis. Der
Zentrale Dienst führt ein Verzeichnis über ausgestellte Dienstausweise. Der Dienstausweis ist dem
Zentralen Dienst unverzüglich unaufgefordert zurückzugeben, wenn die Mitarbeiterin oder der
Mitarbeiter zu einer anderen Dienststelle wechselt oder aus dem Dienst der Stadt Meerbusch
ausscheidet. Der Dienstausweis kann eingezogen werden, wenn die Grundlage der Ermächtigung
entfallen ist.
13.2 Dienstsiegel
Das Dienstsiegel ist ein Rundsiegel mit einem aus Wappen und Umschrift bestehenden Siegelbild.
Die Stadtverwaltung Meerbusch unterhält sowohl Prägesiegel als auch Siegelstempel.
Das Siegeln von Schriftstücken soll die Echtheit und den amtlichen Charakter hervorheben (amtl.
Beglaubigungen, Urkunden, Zeugnisse) oder Gegenstände als städt. Eigentum kennzeichnen
(Literatur).
Das Dienstsiegel der Stadtverwaltung Meerbusch enthält in der Mitte das Meerbuscher Stadtwappen.
Die Umschrift lautet „Stadt Meerbusch, Rhein-Kreis Neuss".
Die Dienstsiegel der städtischen Schulen enthalten in der Mitte das Meerbuscher Stadtwappen. In der
Umschrift wird der Name der Schule genannt sowie die entsprechende Schulform.
Ist aufgrund besonderer Vorschriften für eine Organisationseinheit ein anderes Siegel vorgeschrieben,
so richtet sich die Gestaltung nach diesen Vorschriften.
Die Dienstsiegel werden in drei Größen mit einem Durchmesser von 1,7 cm, 2,0 cm und 3,5 cm
verwendet.
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Stadt Meerbusch AGO
Das Siegelbild soll aufrecht stehen. Der Druck des Siegelbildes in Formularen oder anderen
Dokumenten ist grundsätzlich nicht zulässig; über Ausnahmen entscheidet die Bürgermeisterin oder
der Bürgermeister.
Grundsätzlich ist das Dienstsiegel mit dem Durchmesser von 2,0 cm zu verwenden. Das Dienstsiegel
mit 1,7 cm Durchmesser wird ausschließlich in den Bürgerbüros verwendet. Das große Dienstsiegel
findet Anwendung bei Beurkundungen, Zeugnissen etc. und bei sonstigen vorgeschriebenen
Verfahren.
Zur Führung eines Dienstsiegels sind generell ermächtigt:
der Verwaltungsvorstand
die Leitungspersonen der Bereiche
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Standesamtes
die Leiterinnen und Leiter der städt. Schulen.
Dienstsiegel werden auf Antrag der Bereichsleitung vom Zentralen Dienst gegen Quittung der
Siegelführerin oder des Siegelführers ausgegeben. Die Bereichsleitungen können weitere
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Führung eines Dienstsiegels ermächtigen, wenn es das jeweilige
Aufgabengebiet verlangt. Eine Durchschrift der Ermächtigung mit Siegelabdruck des ausgegebenen
Siegels ist dem Zentralen Dienst zu übersenden. Dieser führt ein Verzeichnis über die ausgegebenen
Dienstsiegel.
Die Ermächtigung zur Siegelführung erlischt automatisch mit einer Umsetzung oder Versetzung zu
einer anderen Dienststelle, dem Ausscheiden aus dem Dienst der Stadtverwaltung Meerbusch oder
dem Widerruf der Ermächtigung. Wird das Dienstsiegel nicht für eine evtle. Nachfolgerin oder einen
evtln. Nachfolger benötigt, ist es unaufgefordert gegen Quittung an den Zentralen Dienst
zurückzugeben. Wird das Siegel an eine Nachfolgerin oder einen Nachfolger weitergegeben, hat
diese oder dieser mittels Quittung den Erhalt dem Zentralen Dienst mitzuteilen.
Die zur Siegelführung ermächtigten Beschäftigten haben das Dienstsiegel unter Verschluss zu halten,
wenn es nicht gebraucht wird, ansonsten darf es nicht unbeaufsichtigt bleiben. Der Verlust oder
Missbrauch eines Dienstsiegels ist dem Zentralen Dienst und dem Rechnungsprüfungsamt
unverzüglich anzuzeigen. Der Zentrale Dienst veranlasst daraufhin unverzüglich eine Untersuchung
des Falles. Das Ergebnis ist aktenkundig zu machen und dem Rechnungsprüfungsamt mitzuteilen.
13.3 Elektronische Signatur
Mit einer Signaturkarte kann mit Hilfe eines qualifizierten Zertifikats eines zugelassenen
Diensteanbieters eine qualifizierte elektronische Signatur erzeugt werden. Das bedeutet: wenn mit
einer Signaturkarte ein elektronisches Dokument „qualifiziert elektronisch signiert“ wird, hat dies im
Rechtsverkehr dieselbe Wirkung, als wäre das Dokument mit einer handschriftlichen Unterschrift
versehen worden. Jede erzeugte Signatur wird der Person des Karteninhabers bzw. der
Karteninhaberin zugeordnet. Gesetzliche Grundlage ist das Gesetz über Rahmenbedingungen für
elektronische Signaturen vom 16. Mai 2001 in der aktuellen Fassung (Signaturgesetz –SigG-).
Die Einführung bzw. Umstellung auf die Unterzeichnung mittels Signaturkarten erfolgt im Benehmen
zwischen dem jeweiligen Fachbereich und der IT-Abteilung der Zentralen Dienste.
Die betreffenden Bediensteten müssen Ihre Signaturkarten persönlich bei einem Diensteanbieter
(zurzeit S-Trust -Sparkasse-) im Auftrag der Stadtverwaltung beantragen. Die Kosten übernimmt die
IT-Abteilung in voller Höhe.
Die Signaturkarte darf lediglich die persönlichen Daten des Karteninhabers bzw. der Karteninhaberin
sowie die Zugehörigkeit zur Stadtverwaltung, z. B. Standesamt, enthalten. Weitere
Zusatzinformationen dürfen nicht gegeben werden, es darf kein Pseudonym verwendet werden und
die monetären Möglichkeiten müssen auf 0,-€ beschränkt werden.
Je nach Arbeitsbereich finden Standardsignaturkarten (jeweils nur eine Signatur je Dokument)
und/oder Mehrfachsignaturkarten (mehrere Signaturen in einem Vorgang) Anwendung.
Die Signaturkarte darf nur zu dienstlichen Zwecken im Rahmen der übertragenen Aufgaben
verwendet werden, eine Überlassung an Dritte ist untersagt. Die PIN ist geheim zu halten. Sollte der
Verdacht bestehen, dass jemand Kenntnis erlangt haben könnte, ist die PIN sofort zu ändern,
ansonsten sollte die PIN in unregelmäßigen Abständen vorsichtshalber geändert werden. Die
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AGO
Stadt Meerbusch
Signaturkarten sollen die Diensträume nicht verlassen. Sie sind außerhalb der Dienstzeiten in einem
sicheren Behältnis in den Diensträumen aufzubewahren (Tresor, Möbeltresor, Stahlschrank, etc.).
Während der Arbeitszeiten ist darauf zu achten, dass die Signaturkarte nicht entwendet werden kann
(Verschließen in Schublade, persönlicher Gewahrsam, etc.).
Die Gültigkeitsdauer eines mit der Signaturkarte erworbenen Zertifikats beträgt 48 Monate; danach
muss das Zertifikat neu erworben werden. Signaturkarten können vor Ablauf der Gültigkeitsdauer
gesperrt werden. Sie sind unverzüglich zu sperren, wenn eine Karte abhanden gekommen ist oder der
Verdacht besteht, dass die Signaturerstellungseinheit manipuliert wurde oder der Verdacht auf einen
sonstigen Mißbrauch vorliegt. Weitere Sperrtatbestände sind das Ausscheiden aus dem Dienst oder
ein Arbeitsplatzwechsel des Karteninhabers bzw. der Karteninhaberin.
Auskunft über die Sperrmöglichkeiten bzw. Sperrberechtigten gibt die IT-Abteilung der Zentralen
Dienste. Eine nicht mehr benötigte (gesperrte) Karte ist durch physische Zerstörung unbrauchbar zu
machen. Hierüber ist eine Aktennotiz zu fertigen und diese zum Beschaffungsvorgang zu nehmen.
14 In-Kraft-Treten
Die Allgemeine Geschäftsordnung (AGO) der Stadtverwaltung Meerbusch tritt am 01.06.2007 in Kraft.
Gleichzeitig tritt die AGO der Stadtverwaltung Meerbusch vom 25.02.1999 außer Kraft.
Folgende Dienstvorschriften werden mit Ablauf des 31.05.2007 aufgehoben:
• BGO 10-07 Dienstsiegelordnung
• BGO 11-01 Urlaubsordnung
• BGO 11-02 Dienstanweisung über die Genehmigung und Abgeltung von Mehrarbeits-
/Überstunden
• BGO 11-06 Dienstanweisung für die Genehmigung von Dienstreisen
• BGO 19-10 Dienstanweisung über die Vermeidung von Verpackungsabfällen bei
Veranstaltungen in der Stadt Meerbusch
• DA 11-03 Dienstanweisung zur Korruptionsprävention
Meerbusch, den 31. Mai 2007
gez.
Dieter Spindler
Bürgermeister
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