MIRO Rechnungen verbuchen - Lernender.ch
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<strong>MIRO</strong> <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong> <strong>verbu<strong>ch</strong>en</strong><br />
Vanessa Hirt<br />
S<strong>ch</strong>neider Electric AG<br />
S<strong>ch</strong>ermenwaldstrasse11<br />
3063 Ittigen<br />
2. Lehrjahr<br />
Prozesseinheit 2
Vanessa Hirt<br />
PE2<br />
Inhaltsverzei<strong>ch</strong>nis<br />
<strong>MIRO</strong> <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong> <strong>verbu<strong>ch</strong>en</strong> .............................................................................................. 1<br />
Inhaltsverzei<strong>ch</strong>nis.................................................................................................................. 2<br />
Pendenzenliste...................................................................................................................... 3<br />
Einleitung .............................................................................................................................. 4<br />
Hauptteil................................................................................................................................ 4<br />
S<strong>ch</strong>lusswort........................................................................................................................... 4<br />
Flussdiagramm...................................................................................................................... 5<br />
Erfahrungsberi<strong>ch</strong>t.................................................................................................................. 7<br />
Auswertungsbogen der Lernjournale ..................................................................................... 8<br />
Anhang.................................................................................................................................. 9<br />
<strong>MIRO</strong> Re<strong>ch</strong>nung............................................................................................................. 9<br />
Transaktion „<strong>MIRO</strong> Belegerfassung“..............................................................................10<br />
Preisabwei<strong>ch</strong>nung .........................................................................................................11<br />
<strong>MIRO</strong> <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong> <strong>verbu<strong>ch</strong>en</strong> 2
Vanessa Hirt<br />
PE2<br />
Pendenzenliste<br />
Reihenfolge Tätigkeit Datum Zeitaufwand<br />
erledigt 1<br />
Pendenzenliste<br />
erstellen<br />
30.10.10 30 min<br />
2<br />
Flussdiagramm<br />
erstellen<br />
30.11.10 60 min<br />
3 Kurzberi<strong>ch</strong>t erfassen 5.11.10 75 min<br />
4<br />
Erfahrungsberi<strong>ch</strong>t<br />
s<strong>ch</strong>reiben<br />
8.11.10 50 min<br />
5 Titelseite gestalten 12.11.10 10 min<br />
5<br />
Auswertung der<br />
Lernjournale<br />
12.11.10 15 min<br />
6 Anhang einfügen 10.12.10 20 min<br />
7<br />
Inhaltsverzei<strong>ch</strong>nis<br />
erstellen<br />
11.12.10 5 min<br />
8<br />
Formatierung<br />
dur<strong>ch</strong>führen<br />
13.12.10 70 min<br />
<strong>MIRO</strong> <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong> <strong>verbu<strong>ch</strong>en</strong> 3
Vanessa Hirt<br />
PE2<br />
Einleitung<br />
Seit Anfang August bin i<strong>ch</strong> in der Kreditoren-Bu<strong>ch</strong>haltung tätig. Hauptaufgaben in dieser<br />
Abteilung sind: Die Post sortieren, die <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong> ins Programm einlesen, die <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong><br />
<strong>verbu<strong>ch</strong>en</strong> und natürli<strong>ch</strong> die <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong> bezahlen.<br />
Um 09.00 Uhr am Morgen trifft die Post in unserem Büro ein und somit beginnt der erste<br />
S<strong>ch</strong>ritt meines Prozesses.<br />
Hauptteil<br />
I<strong>ch</strong> nehme die Post aus dem Eingangsfä<strong>ch</strong>li heraus und sortiere sie. Bei <strong>MIRO</strong> <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong> 1<br />
s<strong>ch</strong>reibe i<strong>ch</strong> ins Feld der zuständigen Person: DIS (Disposition = Logistik) und sende sie mit<br />
der internen Post in die Logistik zum Visieren (Unters<strong>ch</strong>reiben).<br />
Glei<strong>ch</strong>zeitig erhalte i<strong>ch</strong> interne Postcouverts mit visierten <strong>MIRO</strong> <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong>. I<strong>ch</strong> kontrolliere<br />
ob jede Re<strong>ch</strong>nung visiert ist, sonst gebe i<strong>ch</strong> sie no<strong>ch</strong> einmal in die Logistik zurück.<br />
Die visierten <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong> kann i<strong>ch</strong> <strong>verbu<strong>ch</strong>en</strong>.<br />
I<strong>ch</strong> starte das SAP Programm, SAP ist das Programm, indem wir unsere tägli<strong>ch</strong>en Ges<strong>ch</strong>äfte<br />
abwickeln, und öffne die Transaktion: „<strong>MIRO</strong> Belegerfassung“ (Von dieser Transaktion<br />
haben 4500 <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong> den Namen <strong>MIRO</strong>). I<strong>ch</strong> verbu<strong>ch</strong>e die Re<strong>ch</strong>nung und fülle den<br />
Re<strong>ch</strong>nungsstempel mit der Kreditorennummer (Lieferantennummer), dem<br />
Steuerkennzei<strong>ch</strong>en, der Belegnummer und meiner Unters<strong>ch</strong>rift aus. 2<br />
Wenn es beim Preis der Re<strong>ch</strong>nung eine Abwei<strong>ch</strong>ung von den eingetragenen Daten gibt,<br />
trage i<strong>ch</strong> dies in einer Excel Tabelle ein und gebe die betroffene Re<strong>ch</strong>nung in die<br />
Marketingabteilung zur Kontrolle des Preises. 3<br />
Na<strong>ch</strong> dem Verbu<strong>ch</strong>en lege i<strong>ch</strong> die Re<strong>ch</strong>nung im Fä<strong>ch</strong>li: „Verbu<strong>ch</strong>te Rg“ ab. Wenn Dieses voll<br />
ist, lege i<strong>ch</strong> die <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong> in einem Ordner unter der Kreditoren Nummer ab. Na<strong>ch</strong> der<br />
Bezahlung der Verbindli<strong>ch</strong>keit, nehme i<strong>ch</strong> sie aus dem Ordner heraus, stemple sie mit dem<br />
Bezahldatum und lege sie in einem Ordner unter dem Firmennamen endgültig ab.<br />
S<strong>ch</strong>lusswort<br />
In der Kreditoren-Bu<strong>ch</strong>haltung haben wir in der ersten Wo<strong>ch</strong>e, in jedem neuen Monat,<br />
Abs<strong>ch</strong>luss. In dieser Wo<strong>ch</strong>e muss i<strong>ch</strong> beim Verbu<strong>ch</strong>en der <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong> besonders<br />
aufpassen. Wir wollen die <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong> no<strong>ch</strong> in den abzus<strong>ch</strong>liessenden Monat bu<strong>ch</strong>en, somit<br />
muss i<strong>ch</strong> das Bu<strong>ch</strong>ungsdatum auf den letzten Tag im vergangenen Monat anpassen.<br />
Zum Beispiel: Wir haben den 1. November und i<strong>ch</strong> muss eine Re<strong>ch</strong>nung vom 10. Oktober<br />
<strong>verbu<strong>ch</strong>en</strong>, i<strong>ch</strong> stelle beim Bu<strong>ch</strong>ungsdatum den 31. Oktober ein.<br />
Ein anderer Punkt auf den i<strong>ch</strong> gut a<strong>ch</strong>ten muss ist die Währung! Die Währung muss immer<br />
ri<strong>ch</strong>tig angepasst werden. Wenn i<strong>ch</strong> eine Re<strong>ch</strong>nung in S<strong>ch</strong>weizer Franken anstatt in Euro<br />
verbu<strong>ch</strong>e stimmt der Betrag ni<strong>ch</strong>t überein und es gibt s<strong>ch</strong>lussendli<strong>ch</strong> mehr Aufwand, als<br />
wenn i<strong>ch</strong> von Anfang an alles gut kontrolliert hätte.<br />
1 Beispiel einer <strong>MIRO</strong> Re<strong>ch</strong>nung Seite 9<br />
2 Print Screen SAP Fenster Seite 10<br />
3 Print Screen von Preisabwei<strong>ch</strong>ung Seite 11<br />
<strong>MIRO</strong> <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong> <strong>verbu<strong>ch</strong>en</strong> 4
Vanessa Hirt<br />
PE2<br />
Flussdiagramm<br />
Start<br />
<strong>MIRO</strong> <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong> aus<br />
der Post herausnehmen<br />
Re<strong>ch</strong>nung mit dem<br />
Re<strong>ch</strong>nungsstempel<br />
stempeln<br />
Ist die Re<strong>ch</strong>nung<br />
für die Logistik?<br />
Nein<br />
Ja<br />
Im Feld der zuständigen<br />
Person „DIS“<br />
hineins<strong>ch</strong>reiben.<br />
(Disposition)<br />
Verantwortli<strong>ch</strong>e Person<br />
der betreffenden<br />
Abteilung reins<strong>ch</strong>reiben<br />
<strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong> mit der<br />
internen Post in die<br />
betroffene Abteilung<br />
senden<br />
Nein<br />
Ist die<br />
Re<strong>ch</strong>nung<br />
visiert?<br />
Ja<br />
Die Re<strong>ch</strong>nung<br />
<strong>verbu<strong>ch</strong>en</strong><br />
A<br />
<strong>MIRO</strong> <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong> <strong>verbu<strong>ch</strong>en</strong> 5
Vanessa Hirt<br />
PE2<br />
A<br />
Re<strong>ch</strong>nungsstempel<br />
ausfüllen<br />
Preisabwei<strong>ch</strong>ung<br />
?<br />
Ja<br />
In Tabelle „<strong>MIRO</strong><br />
unkorrekt Preis“<br />
vermerken<br />
Nein<br />
Re<strong>ch</strong>nung im Fä<strong>ch</strong>li<br />
„Verbu<strong>ch</strong>te Rg“ ablegen<br />
In Marketing zur<br />
Anpassung geben<br />
Re<strong>ch</strong>nung unter<br />
Kreditorennummer<br />
einordnen<br />
Re<strong>ch</strong>nung bezahlen<br />
<strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong> unter<br />
Kreditorennummer<br />
heraussu<strong>ch</strong>en<br />
Re<strong>ch</strong>nung mit<br />
Bezahldatum stempeln<br />
Re<strong>ch</strong>nung unter<br />
Firmennamen endgültig<br />
ablegen<br />
Ende<br />
<strong>MIRO</strong> <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong> <strong>verbu<strong>ch</strong>en</strong> 6
Vanessa Hirt<br />
PE2<br />
Erfahrungsberi<strong>ch</strong>t<br />
1. Beispiel: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!<br />
Das SAP Programm ist sehr forts<strong>ch</strong>rittli<strong>ch</strong>. Wenn i<strong>ch</strong> eine <strong>MIRO</strong> Re<strong>ch</strong>nung verbu<strong>ch</strong>e, zeigt<br />
mir das Programm an, ob alles stimmt oder ob ein Fehler vorhanden ist. Wenn i<strong>ch</strong> beim<br />
Verbu<strong>ch</strong>en einer deuts<strong>ch</strong>en Re<strong>ch</strong>nung mit der Währung: Euro jedo<strong>ch</strong> S<strong>ch</strong>weizer Franken<br />
reins<strong>ch</strong>reibe, merkt das Programm ni<strong>ch</strong>t, dass etwas fals<strong>ch</strong> ist, da es nur kontrolliert, ob der<br />
eingegebene Betrag übereinstimmt. Es ist also immer gut, wenn man alles kontrolliert,<br />
obs<strong>ch</strong>on man es s<strong>ch</strong>on unzählige Male gema<strong>ch</strong>t hat.<br />
S<strong>ch</strong>lussfolgerung:<br />
Wenn i<strong>ch</strong> konzentriert arbeite und au<strong>ch</strong> alles kontrolliere, lassen si<strong>ch</strong> viele kleine und<br />
unnötige Fehler vermeiden.<br />
2. Beispiel: Frankrei<strong>ch</strong> <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong><br />
S<strong>ch</strong>neider Electric Frankrei<strong>ch</strong> s<strong>ch</strong>ickt uns jeden Tag ungefähr 20 <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong>. Der<br />
Unters<strong>ch</strong>ied zu anderen <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong> ist, diese Firma gehört zu uns und deshalb werden ihre<br />
<strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong> anders begli<strong>ch</strong>en. I<strong>ch</strong> muss kontrollieren, ob die <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong> bereits im SAP<br />
System vorhanden sind, sonst muss i<strong>ch</strong> sie wie ein normal <strong>verbu<strong>ch</strong>en</strong>.<br />
Man<strong>ch</strong>mal ist auf einer Frankrei<strong>ch</strong> Re<strong>ch</strong>nung keine Bestellnummer drauf, dann muss i<strong>ch</strong><br />
herausfinden, wer für den Auftrag zuständig ist und wel<strong>ch</strong>e Bestellnummer die Re<strong>ch</strong>nung<br />
hat.<br />
S<strong>ch</strong>lussfolgerung:<br />
Beim Überprüfen ob die Frankrei<strong>ch</strong> Re<strong>ch</strong>nung s<strong>ch</strong>on im System ist, muss i<strong>ch</strong> gut aufpassen,<br />
denn es ist s<strong>ch</strong>on passiert, dass i<strong>ch</strong> eine Re<strong>ch</strong>nung zusätzli<strong>ch</strong> verbu<strong>ch</strong>t habe, Sie war also<br />
zwei Mal im System und musste wieder storniert (ausgegli<strong>ch</strong>en) werden. Somit habe i<strong>ch</strong> zu<br />
viel Aufwand für eine Arbeit, die in einem S<strong>ch</strong>ritt hätte erledigen können.<br />
3. Beispiel: Kurz und Verständli<strong>ch</strong><br />
I<strong>ch</strong> musste sehr darauf a<strong>ch</strong>ten, dass i<strong>ch</strong> einfa<strong>ch</strong>e und kurze Sätze s<strong>ch</strong>reibe. Leider war dies<br />
für mi<strong>ch</strong> ni<strong>ch</strong>t immer ganz einfa<strong>ch</strong>. I<strong>ch</strong> s<strong>ch</strong>rieb sehr lange Sätze, wel<strong>ch</strong>e am S<strong>ch</strong>luss zum<br />
Teil gar ni<strong>ch</strong>t mehr so verständli<strong>ch</strong> waren. Beim dur<strong>ch</strong>lesen entdeckte i<strong>ch</strong> dann, dass si<strong>ch</strong><br />
dieser Text etwas holprig liest. I<strong>ch</strong> überlegte au<strong>ch</strong> immer lange, wie viele Wörter i<strong>ch</strong> erklären<br />
muss, damit ein Laie den Prozess versteht. Man<strong>ch</strong>mal gab i<strong>ch</strong> au<strong>ch</strong> zu viele Informationen,<br />
wel<strong>ch</strong>e gar ni<strong>ch</strong>t relevant waren. Also habe i<strong>ch</strong> den ganzen Kurzberi<strong>ch</strong>t no<strong>ch</strong> einmal auf den<br />
Kopf gestellt und versu<strong>ch</strong>t kurze und verständli<strong>ch</strong>e Sätze zu bilden.<br />
S<strong>ch</strong>lussfolgerung:<br />
Für weitere Dokumentationen sollte i<strong>ch</strong> gut darauf a<strong>ch</strong>ten, dass i<strong>ch</strong> einfa<strong>ch</strong>e Sätze s<strong>ch</strong>reibe<br />
und dass si<strong>ch</strong> der Text fliessend liest. Es ist au<strong>ch</strong> immer gut, wenn die Arbeit von jemand<br />
anderem dur<strong>ch</strong>gelesen wird. Somit weiss man, ob das Ges<strong>ch</strong>riebene verständli<strong>ch</strong> ist.<br />
<strong>MIRO</strong> <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong> <strong>verbu<strong>ch</strong>en</strong> 7
Vanessa Hirt<br />
PE2<br />
Auswertungsbogen der Lernjournale<br />
Zusammenfassung der Lernjournale zur Prozesseinheit<br />
Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt<br />
tief X ho<strong>ch</strong><br />
weil i<strong>ch</strong> es sehr interessant fand, den Verbu<strong>ch</strong>ungsprozess kennen zu lernen. Ausserdem<br />
mag i<strong>ch</strong> es sehr, wenn i<strong>ch</strong> anspru<strong>ch</strong>svolle Arbeiten erledigen kann.<br />
Das Erlernen des Prozesses war für mi<strong>ch</strong><br />
s<strong>ch</strong>wierig X einfa<strong>ch</strong><br />
weil i<strong>ch</strong> in der vorherigen Abteilung, der Logistik, tägli<strong>ch</strong> 4500 Bestellungen erfasste,<br />
übermittelte und bearbeitete.<br />
Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin i<strong>ch</strong><br />
unzufrieden X sehr zufrieden<br />
weil i<strong>ch</strong> die Arbeit in meinen Augen re<strong>ch</strong>t gut erledigt habe und au<strong>ch</strong> immer sehr motiviert<br />
war, Neues zu lernen. I<strong>ch</strong> habe natürli<strong>ch</strong> au<strong>ch</strong> Fehler gema<strong>ch</strong>t, aber wie man so s<strong>ch</strong>ön sagt:<br />
„Es ist no<strong>ch</strong> kein Meister vom Himmel gefallen“.<br />
Bei der nä<strong>ch</strong>sten Bearbeitung eines Prozesses berücksi<strong>ch</strong>tige i<strong>ch</strong> von meinen<br />
Erfahrungen<br />
ni<strong>ch</strong>ts X alles<br />
weil i<strong>ch</strong> au<strong>ch</strong> bei dieser Prozesseinheit wieder neue Vorgehensweisen und Ähnli<strong>ch</strong>es gelernt<br />
habe, wel<strong>ch</strong>es i<strong>ch</strong> bei meiner letzten Prozesseinheit anwenden werde.<br />
<strong>MIRO</strong> <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong> <strong>verbu<strong>ch</strong>en</strong> 8
Vanessa Hirt<br />
PE2<br />
Anhang<br />
<strong>MIRO</strong> Re<strong>ch</strong>nung<br />
1<br />
So sieht eine <strong>MIRO</strong> Re<strong>ch</strong>nung von S<strong>ch</strong>neider Electric Deuts<strong>ch</strong>land aus.<br />
1. Bestellnummer<br />
<strong>MIRO</strong> <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong> <strong>verbu<strong>ch</strong>en</strong> 9
Vanessa Hirt<br />
PE2<br />
Transaktion „<strong>MIRO</strong> Belegerfassung“<br />
8<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
7<br />
1. Re<strong>ch</strong>nungsdatum<br />
2. Re<strong>ch</strong>nungsnummer<br />
3. Re<strong>ch</strong>nungsbetrag<br />
4. Re<strong>ch</strong>nungswährung<br />
5. Steurkennzei<strong>ch</strong>en<br />
6. Bestellnummer<br />
7. Menge,Betrag,Steuer<br />
8. Saldo Symbol (grün= ri<strong>ch</strong>tig, gelb=Preisabwei<strong>ch</strong>ung, rot=Fehlermeldung)<br />
<strong>MIRO</strong> <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong> <strong>verbu<strong>ch</strong>en</strong> 10
Vanessa Hirt<br />
PE2<br />
Preisabwei<strong>ch</strong>nung<br />
Wenn na<strong>ch</strong> dem Verbu<strong>ch</strong>en das Saldo Symbol gelb ist, stimmt der Preis ni<strong>ch</strong>t mit den Stammdaten<br />
überein. I<strong>ch</strong> trage den Lieferant, die Re<strong>ch</strong>nungsnummer, die Bestellnummer, das Re<strong>ch</strong>nungsdatum,<br />
den Preis und das Datum der Verbu<strong>ch</strong>ung in der Excel Tabelle: „<strong>MIRO</strong> unkorrekt“ ein und gebe die<br />
Re<strong>ch</strong>nung in die Marketing Abteilung zur Anpassung des Preises. Es kann sein, dass der Preis ri<strong>ch</strong>tig<br />
ist und dies in den Stammdaten angepasst werden muss.<br />
<strong>MIRO</strong> <strong>Re<strong>ch</strong>nungen</strong> <strong>verbu<strong>ch</strong>en</strong> 11
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