Anforderungen an die Aktenführung in konventionellen und ...
Anforderungen an die Aktenführung in konventionellen und ...
Anforderungen an die Aktenführung in konventionellen und ...
Sie wollen auch ein ePaper? Erhöhen Sie die Reichweite Ihrer Titel.
YUMPU macht aus Druck-PDFs automatisch weboptimierte ePaper, die Google liebt.
<strong>Anforderungen</strong> <strong>an</strong> <strong>die</strong> Aktenführung <strong>in</strong><br />
<strong>konventionellen</strong> <strong>und</strong> digitalen Informations- <strong>und</strong><br />
Kommunikationssystemen<br />
Von NI KLAUS BÜTIKOFER<br />
1m Sommer 1997 hat <strong>die</strong> schweizerische Regierung den Auftrag erteilt, erstmals<br />
<strong>in</strong> der Geschichte der schweizerischen B<strong>und</strong>esverwaltung Vorschriften für das<br />
Bilden von Akten auszuarbeiten. Was bisher mehr oder weniger selbstverständlich<br />
<strong>und</strong> traditionsgegeben war, ist mit dem Aufkommen der neuen Infonnations<strong>und</strong><br />
Kommunikationstechnologien zu e<strong>in</strong>em grossen Problem geworden, das nach<br />
klarer, e<strong>in</strong>heitlicher Regelung ruft. Die Maßnahme der Regierung ist <strong>die</strong> unmittelbare<br />
Folge e<strong>in</strong>es Berichtes der VerwaltungskontrollsteIle über den E<strong>in</strong>satz digitaler<br />
Technologien. Dar<strong>in</strong> erk<strong>an</strong>nte <strong>die</strong> KontrollsteIle grosse Mängel <strong>und</strong> Risiken <strong>in</strong><br />
bezug auf <strong>die</strong> Vollständigkeit, Rechtsgültigkeit <strong>und</strong> l<strong>an</strong>gfristige Archivierbarkeit<br />
von digitalen Unterlagen.<br />
Diese Probleme s<strong>in</strong>d allerd<strong>in</strong>gs schon längere Zeit bek<strong>an</strong>nt. In der schweizeri·<br />
sehen B<strong>und</strong>esverwaltung s<strong>in</strong>d bereits Ende der 1980er Jahre auf Initiative des<br />
Schweizerischen B<strong>und</strong>esarchivs elektronische Geschäftsverwaltungssysteme kon·<br />
zipiert <strong>und</strong> realisiert worden. Diese Systeme unterstützen <strong>die</strong> Verwaltung von Ak·<br />
ten, Geschäften <strong>und</strong> Tenn<strong>in</strong>en. Die Akten selber werden dabei aber immer noch<br />
<strong>in</strong> Papierfonn geführt. Diese Geschäftsverwaltungssysteme konnten sich <strong>in</strong> Registraturen<br />
<strong>und</strong> Stabs<strong>die</strong>nsten <strong>in</strong> größerer Zahl durchsetzen, aber <strong>die</strong> grössten Herausforderungen<br />
der DigitaJisierung blieben noch verdeckt. Erst mit der vollständigen<br />
Vemetzung der meisten Arbeitsplätze, mit dem E<strong>in</strong>satz von lmag<strong>in</strong>g- <strong>und</strong> Dokumentenverwaltungssystemen<br />
wurde den meisten Beteiligten klar, dass <strong>die</strong> papiergeb<strong>und</strong>ene<br />
Aktenführung nicht e<strong>in</strong>fach <strong>in</strong> elektronische Informationssysteme<br />
überführt werden k<strong>an</strong>n, <strong>in</strong>dem e<strong>in</strong>zelne marktübliche Anwendungen nebene<strong>in</strong><strong>an</strong>·<br />
der geschaltet werden.<br />
Dies ist <strong>die</strong> e<strong>in</strong>e Seite der aktuellen Problemlage; <strong>die</strong> <strong>an</strong>dere s<strong>in</strong>d <strong>die</strong> aktuellen<br />
Fragen um <strong>die</strong> Rolle der Schweiz während des Zweiten Weltkrieges, welche g<strong>an</strong>z<br />
exemplarisch <strong>die</strong> Bedeutung <strong>und</strong> l<strong>an</strong>gfristige Notwendigkeit der aktengestützten<br />
Rechenschaftsfahigkeit zeigen. Hier ist nicht nur der Staat gefordert, mehr als<br />
fünfzig Jahre nach den Ereignissen aufzuzeigen, was get<strong>an</strong> <strong>und</strong> was unterlassen<br />
worden ist, <strong>und</strong> zwar vielfach im konkreten E<strong>in</strong>zelfall. Der Staat <strong>und</strong> natürlich<br />
auch private Unternehmen müssen aber auch ihren jeweiligen Informationsst<strong>an</strong>d<br />
nachweisen, wenn gefragt wird, was <strong>die</strong> ver<strong>an</strong>twortlichen Akteure beispielsweise<br />
zu e<strong>in</strong>em bestimmten Zeitpunkt über den Holocaust gewußt haben, als sie e<strong>in</strong>·<br />
zeIne Flüchtl<strong>in</strong>ge wegwiesen, oder was sie über <strong>die</strong> Herkunft des Goldes, das sie<br />
h<strong>an</strong>delten, wissen konnten. Diese Art Fragen dürften auch <strong>in</strong> Zukunft über unsere<br />
heutige Gegenwart gestellt werden, <strong>und</strong> sie können nur auf der Gr<strong>und</strong>lage von<br />
verläßlichen <strong>und</strong> vollständigen Akten be<strong>an</strong>twortet werden.
80 Niklaus Bütikofer<br />
Der Auftrag der Regierung, Vorschriften für <strong>die</strong> Aktenführung zu entwerfen,<br />
wurde e<strong>in</strong>er Arbeitsgruppe unter Federführung des Schweizerischen B<strong>und</strong>esarchivs<br />
übertragen. Der konkrete Auftrag enthielt verschiedene Elemente, welche<br />
<strong>in</strong> ihrer Zusammenstellung das Problemfeld, <strong>in</strong> dem sich <strong>die</strong> Aktenführung <strong>in</strong> der<br />
öffentlichen Verwaltung heute bef<strong>in</strong>det, gut umreißt:<br />
• Die H<strong>an</strong>dlungen <strong>und</strong> Entscheide der Verwaltung müssen zuverlässig <strong>und</strong> vollständig<br />
nachvollziehbar se<strong>in</strong>.<br />
• Die Authentizität <strong>und</strong> <strong>die</strong> l<strong>an</strong>gfristige Archivierbarkeit der Unterlagen muss gesichert<br />
se<strong>in</strong>.<br />
• Die Vorschriften müssen <strong>in</strong> <strong>konventionellen</strong> <strong>und</strong> digitalen Systemen gleichermaßen<br />
<strong>an</strong>wendbar se<strong>in</strong>.<br />
• Die Vorschriften müssen auf pragmatische Weise <strong>und</strong> ohne zusätzliche Ressourcen<br />
umsetzbar se<strong>in</strong>. Dabei soll das Problem der Akzept<strong>an</strong>z genügend beachtet<br />
werden.<br />
Die Ausarbeitung <strong>und</strong> Festsetzung von Normen ist, zum<strong>in</strong>dest <strong>in</strong> der Schweiz, e<strong>in</strong><br />
längerer Prozeß mit verschiedenen Konsultationsverfahren, <strong>die</strong> sicherstellen sollen,<br />
dass <strong>die</strong> Normen <strong>in</strong> das bestehende Nonngefüge passen <strong>und</strong> von den Betroffenen<br />
auch getragen werden. Der vorliegende Beitrag ist deshalb erst e<strong>in</strong>e Art<br />
Zwischenbericht über Vorarbeiten.<br />
Bisher existierte <strong>in</strong> der Schweizerischen B<strong>und</strong>esverwaltung ke<strong>in</strong>e aUgeme<strong>in</strong><br />
verb<strong>in</strong>dliche Regelung über <strong>die</strong> Aktenführung. Verschiedene Gesetze setzen zwar<br />
implizit e<strong>in</strong>e <strong>an</strong>gemessene schriftliche Aktenführung voraus, aber der Gr<strong>und</strong>satz<br />
selber <strong>und</strong> daraus abgeleitete Vorschriften s<strong>in</strong>d bisher nirgendwo verb<strong>in</strong>dlich festgehalten.<br />
Die e<strong>in</strong>zelnen Verwaltungse<strong>in</strong>heiten waren deshalb frei, ihre eigenen<br />
Org<strong>an</strong>isations- <strong>und</strong> Verfahrens vorschriften zu schaffen oder aber <strong>die</strong> gesamte<br />
Schriftgutverwaltung ohne ausdrückliche Regeln sich selber zu überlassen.<br />
Wenn m<strong>an</strong> <strong>in</strong> e<strong>in</strong>em bisher kaum geregelten Bereich verb<strong>in</strong>dliche Normen erlassen<br />
will, stellen sich e<strong>in</strong>e g<strong>an</strong>ze Reihe von Fragen: Welche Ziele sollen mit der<br />
Normierung erreicht werden? S<strong>in</strong>d Normen überhaupt der geeignete Weg. um <strong>die</strong><br />
Probleme zu lösen, oder s<strong>in</strong>d <strong>an</strong>dere Instrumente besser? Was genau muss normiert<br />
werden <strong>und</strong> wie detailliert müssen <strong>die</strong> Normen se<strong>in</strong>?<br />
Die Ziele der Normierung s<strong>in</strong>d im oben erwähnten Auftrag <strong>in</strong> groben Zügen<br />
vorgegeben. Wenn m<strong>an</strong> <strong>die</strong> Aktenführung <strong>in</strong> stark vere<strong>in</strong>fachender Form auf zwei<br />
Hauptfunktionen reduziert, nämlich auf <strong>die</strong> Steuerungs- <strong>und</strong> <strong>die</strong> Nachweisfunktion,<br />
d<strong>an</strong>n beschränken sich <strong>die</strong> Normierungsziele auf <strong>die</strong> Nachweisfunktion. Die<br />
Aktenführung soll das Verwaltungsh<strong>an</strong>deln <strong>in</strong> se<strong>in</strong>em Kontext nachvollziehbar<br />
<strong>und</strong> zuverlässig überprüfbar machen.<br />
Wie <strong>die</strong> Steuerungsfunktion l von Akten <strong>in</strong> e<strong>in</strong>em konkreten Umfeld umgesetzt<br />
<strong>und</strong> genutzt wird, soll Sache der Verwaltungse<strong>in</strong>heit bleiben. Sie soll entscheiden<br />
können, wie sie <strong>die</strong> Aktenführung e<strong>in</strong>setzen will, um <strong>die</strong> Bearbeitung von Geschäften<br />
zu Unlerslützen <strong>und</strong> zu steuern. Anleitungen <strong>und</strong> St<strong>an</strong>dards s<strong>in</strong>d hier das<br />
I Der Begriff Steuerungsfunktion schliesst hier auch <strong>die</strong> <strong>in</strong>strumentelle Funktion der Unterlagen<br />
für <strong>die</strong> Geschäftsbearbeitung mit e<strong>in</strong>. Unterlagen <strong>die</strong>nen ja nicht nur zur<br />
Steuerung, sondern vorwiegend als Instrumente für <strong>die</strong> Bearbeitung <strong>und</strong> Ausführung<br />
von Aktivitäten.
<strong>Anforderungen</strong> <strong>an</strong> <strong>die</strong> Aktenführung<br />
81<br />
St<strong>an</strong>dards<br />
Anleitung<br />
Steuerungsfunktion<br />
Unterlagen <strong>in</strong> der<br />
Verwaltungsstelle<br />
Nachweisfunktion<br />
Unterlagen<br />
im Archiv<br />
geeignete Instrument, um Verbesserungen zu bewirken. Allerd<strong>in</strong>gs s<strong>in</strong>d <strong>die</strong><br />
Steuerungs- <strong>und</strong> <strong>die</strong> Nachweisfunktion zu e<strong>in</strong>em hohen Grad vone<strong>in</strong><strong>an</strong>der abhängig,<br />
<strong>und</strong> <strong>die</strong> Normierung der Nachweisfunktion wird den Spielraum für <strong>die</strong> Gestaltung<br />
der Steuerungs funktion e<strong>in</strong>engen. Dabei ist aber darauf acht zu geben,<br />
dass <strong>die</strong>se Steuerungsfunktion nicht wesentlich beh<strong>in</strong>dert wird; sie ist es nämlich,<br />
<strong>die</strong> <strong>in</strong> der täglichen Arbeit im Vordergr<strong>und</strong> steht. Versuche, Nonnen zur Nachweisfunktion<br />
isoliert von der Steuerungsfunktion <strong>in</strong> konkrete Systeme umzusetzen,<br />
schlugen fehl .<br />
H<strong>in</strong>zu kommt noch e<strong>in</strong> weiterer Nonnierungsbedarf, der im Auftrag auch <strong>an</strong>gesprochen<br />
ist, nämlich <strong>die</strong> Archivierungsschnittstelle. Geht m<strong>an</strong> davon aus, dass<br />
<strong>die</strong> als archivwürdig ermittelten Unterlagen <strong>in</strong> e<strong>in</strong> zentrales Archiv überführt werden,<br />
d<strong>an</strong>n muss <strong>die</strong>ses zentrale Archiv <strong>die</strong> Übemahmeschnittstelle klar <strong>und</strong> <strong>in</strong> allen<br />
E<strong>in</strong>zelheiten normieren, damit es <strong>die</strong> Unterlagen <strong>in</strong> e<strong>in</strong>er Fonn erhält, <strong>die</strong> e<strong>in</strong>heitlich<br />
<strong>und</strong> für <strong>die</strong> L<strong>an</strong>gzeitarchivierung geeignet ist. Diese Schnittstellen-Nonn<br />
ist besonders bei digitalen Unterlagen unerläßlich. Allerd<strong>in</strong>gs ist es s<strong>in</strong>nvoll, <strong>die</strong>se<br />
Schnittstellen-Spezifikation von der Aktenführungsnonn zu trennen, weil es sich<br />
um e<strong>in</strong>en <strong>an</strong>deren Typus von Nonnen h<strong>an</strong>delt.<br />
Zu klären ist weiter, was mit dem Begriff Aktenführung alles <strong>in</strong> <strong>die</strong> Nonnierung<br />
e<strong>in</strong>geschlossen werden soll. Umfasst er jeglichen Umg<strong>an</strong>g mit Unterlagen,<br />
<strong>an</strong>gef<strong>an</strong>gen bei ihrer Erstellung, über ihre Kommunikation bis zu ihrer Archivierung<br />
oder Kassation? Oder ist es s<strong>in</strong>nvoller, nur <strong>die</strong> eigentlichen Kommunikationsvorgänge<br />
bzw. deren Aufzeichnung zu normieren, weil nur sie über das e<strong>in</strong>zelne<br />
Subjekt h<strong>in</strong>aus wirksam s<strong>in</strong>d?<br />
Im folgenden verstehe ich unter Aktenführung <strong>die</strong> Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen<br />
<strong>und</strong> <strong>die</strong> Aufbewahrung <strong>und</strong> Nutzung <strong>die</strong>ser Aufzeichnungen bis<br />
zum Zeitpunkt der Anbietung <strong>an</strong> das zuständige Archiv. Unter e<strong>in</strong>em e<strong>in</strong>zelnen<br />
Geschäftsvorg<strong>an</strong>g verstehe ich e<strong>in</strong>en Bearbeitungsschritt im Rahmen e<strong>in</strong>es Geschäfts,<br />
der aus e<strong>in</strong>em Infonnationsaustausch zwischen zwei oder mehr Personen,<br />
zwischen e<strong>in</strong>er Person <strong>und</strong> e<strong>in</strong>em Informationsspeicher oder zwischen zwei In-
82 NikJaus Bütikofer<br />
formationsspeichern besteht. 2 Dabei beschränkt sich <strong>die</strong> Aktenführung auf <strong>die</strong><br />
Vorgänge <strong>in</strong>nerhalb des jeweiligen lnformationssystems. Sobald e<strong>in</strong>e Information<br />
<strong>die</strong>ses System über <strong>in</strong> der Regel genau def<strong>in</strong>ierte ,;Tore" verläßt, ist sie nicht mehr<br />
Gegenst<strong>an</strong>d der Aktenführung. Damit s<strong>in</strong>d auch <strong>die</strong> Probleme der Sicherheit <strong>und</strong><br />
des Schutzes bei der Übertragung <strong>und</strong> damit auch <strong>die</strong> Frage nach Verschlüsselungssystemen<br />
aus der Aktenführung ausgeklammert. Diese werden s<strong>in</strong>nvollerweise<br />
als Probleme der Kommunikation mit deren eigenen org<strong>an</strong>isatorischen <strong>und</strong><br />
technischen Besonderheiten beh<strong>an</strong>delt. Dies bedeutet nicht, dass Sicherheit <strong>und</strong><br />
Schutz der jeweiligen Informationssysteme, <strong>in</strong> denen Akten geftihrt werden, nicht<br />
auch wesentlich s<strong>in</strong>d. Diese können aber mit <strong>an</strong>deren Mitteln erwirkt werden als<br />
<strong>in</strong> offenen Kommunikationssystemen.<br />
Die Nonnierung soll sich ausserdem auf <strong>Anforderungen</strong> beschränken, <strong>die</strong> generalisierbar<br />
s<strong>in</strong>d. Der Vorschriftentext muss aber darauf h<strong>in</strong>weisen, dass besondere<br />
gesetzliche Bestimmungen für bestimmte Aufgabenbereiche weitergehende<br />
<strong>Anforderungen</strong> <strong>an</strong> <strong>die</strong> Aktenführung stellen können.<br />
Weiter sollten Vorschriftentexte auch e<strong>in</strong>en Zweckartikel enthalten, der e<strong>in</strong>erseits<br />
begründet, wozu <strong>die</strong> Vorschriften <strong>die</strong>nen, <strong>und</strong> <strong>an</strong>dererseits bei Auslegungsschwierigkeiten<br />
e<strong>in</strong>e Interpretationshilfe liefert. E<strong>in</strong> solcher Artikel könnte unter<br />
Berücksichtigung der Schweizerischen Rechtssprache etwa lauten: Die Aktenfiihrung<br />
<strong>die</strong>nt der kont<strong>in</strong>uierlichen <strong>und</strong> rationellen Verwaltungsfuhrung sowie der<br />
Rechtssicherung. Sie befähigt ferner <strong>die</strong> Venvaltungse<strong>in</strong>heiten über ihre Geschäftsführung<br />
Rechenschaft abzuLegen.<br />
Die Vorschriften bestehen im Kern aus zwei Gr<strong>und</strong>sätzen, welche <strong>die</strong> Basis Itir<br />
alle weiteren Artikel abgeben:<br />
l. Die Geschäftsführung stützt sich auf <strong>die</strong> ordnungsgemäße Aktenführung ab.<br />
Diese besteht aus der systematischen Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen<br />
sowie der Verwaltung <strong>und</strong> Archivierung der dabei entst<strong>an</strong>denen Unterlagen.<br />
2. Die aufgezeichneten Unterlagen müssen vollständig <strong>und</strong> verläßlich se<strong>in</strong> <strong>und</strong><br />
<strong>die</strong> e<strong>in</strong>zelnen Geschäfte <strong>in</strong> ihrem Aufgabenzusammenh<strong>an</strong>g e<strong>in</strong>deutig nachweisen<br />
<strong>und</strong> rückverfolgbar machen.<br />
Der letzte Gr<strong>und</strong>satz enthält <strong>die</strong> zentralen Elemente der Vollständigkeit <strong>und</strong> Verläßlichkeit,<br />
<strong>die</strong> weiter ausgeführt werden müssen.<br />
Die Vollständigkeit hat zwei Dimensionen:<br />
I. Alle Geschäfte <strong>und</strong> Aktivitäten müssen aufgezeichnet <strong>und</strong> Ausnahmen e<strong>in</strong>deutig<br />
bestimmt werden.<br />
2. Jede Aufzeichnung als solche muss vollständig se<strong>in</strong>. Sie gilt als vollständig,<br />
wenn sie folgende Elemente enthält:<br />
E<strong>in</strong>deutiges Kennzeichen, zum Beispiel <strong>in</strong> Fonn e<strong>in</strong>er Identifikations-Nummer,<br />
- Autor, Absender <strong>und</strong> Empf<strong>an</strong>ger,<br />
2 Diese Def<strong>in</strong>ition lehnt sich <strong>an</strong> <strong>die</strong>jenige <strong>an</strong>, welche David Be<strong>an</strong>n<strong>an</strong> zum Begriff der<br />
tr<strong>an</strong>saction entwickelt hat. Vgl. David Bearm<strong>an</strong>: Tbe physical archives <strong>an</strong>d the virtual<br />
archives. In: Proceed<strong>in</strong>gs of the 13th International Congress on Archives. Beij<strong>in</strong>g, 2-7<br />
September 1996. Archivum 43 (1997) 5.150-167.
<strong>Anforderungen</strong> <strong>an</strong> <strong>die</strong> Aktenführung 83<br />
Zeit <strong>und</strong> Ort der Entstehung <strong>und</strong> der Übertragung vom Absender zu den<br />
Empf<strong>an</strong>gem,<br />
- Weg <strong>und</strong> St<strong>an</strong>d der Übertragung, das heisst das gewählte Kommunikationsnetz<br />
<strong>und</strong> <strong>die</strong> Rückmeldungen vom entsprechenden Kommunikations<strong>die</strong>nst<br />
wie beispielsweise "abgeschickt", "fehlgeschlagen" etc.,<br />
- Betreff bzw. Gegenst<strong>an</strong>d <strong>und</strong> Art des Geschäfts oder der Aktivität,<br />
- Inhalt <strong>und</strong> dessen Form,<br />
- Kontext als Verknüpfung der Aktivität mit dem zugehörigen Geschäft,<br />
- Kontext als Verknüpfung von Aktivität <strong>und</strong> Geschäft mit e<strong>in</strong>em Ordnungsschema,<br />
welches <strong>die</strong> Aufgaben der Verwaltungse<strong>in</strong>heit widerspiegelt,<br />
- Schutzstufe.<br />
Nur bei digitalen Aufzeichnungen:<br />
Daten, welche <strong>die</strong> Unverfalschtheit der Unterlagen erkennen lassen,<br />
Daten, welche <strong>die</strong> Reproduzierbarkeit der Aufzeichnung gewährleisten.<br />
Diese Elemente müssen noch näher geprüft werden, um sicherzustellen, dass sie<br />
sowohl im papiergestützten wie auch im digitalen Umfeld für <strong>die</strong> Nachweisbarkeil<br />
<strong>und</strong> Rückverfolgbarkeit notwendig bzw. ausreichend <strong>und</strong> klar bestimmbar<br />
s<strong>in</strong>d.<br />
Die Verläßlichkeit der Aufzeichnungen gilt d<strong>an</strong>n als ausreichend, wenn <strong>die</strong><br />
Aufzeichnungen<br />
<strong>in</strong> e<strong>in</strong>em geregelten <strong>und</strong> dokumentierten Verfahren entst<strong>an</strong>den s<strong>in</strong>d,<br />
Inhalt <strong>und</strong> Struktur von Aktivität <strong>und</strong> Geschäft korrekt <strong>in</strong> der Form, <strong>in</strong> der sie<br />
dem Absender zugänglich war, wiedergeben,<br />
<strong>in</strong> e<strong>in</strong>em Informationssystem entst<strong>an</strong>den s<strong>in</strong>d, das zuverlässig <strong>und</strong> sicher funktioniert,<br />
das heißt dessen Arbeitsweisen dokumentiert <strong>und</strong> protokolliert s<strong>in</strong>d,<br />
<strong>und</strong> dessen Systemkomponenten regelmäßig unterhalten <strong>und</strong> geprüft werden,<br />
von identifizierten <strong>und</strong> berechtigten Autoren <strong>und</strong> Absendern stammen,<br />
vor unbefugtem Zugriff (E<strong>in</strong>sicht, Kopierung Veränderung, Löschung) <strong>an</strong>gemessen<br />
geschützt s<strong>in</strong>d.<br />
Die Nachvollziehbarkeit ist aber alle<strong>in</strong> durch <strong>die</strong> Erfüllung <strong>die</strong>ser <strong>Anforderungen</strong><br />
<strong>an</strong> <strong>die</strong> Vollständigkeit <strong>und</strong> Verläßlichkeit noch nicht gar<strong>an</strong>tiert. Dazu gehören<br />
noch e<strong>in</strong>e Reihe weiterer im Folgenden erläuterte Elemente.<br />
In e<strong>in</strong>zelnen Geschäftsbereichen, <strong>in</strong> denen Aufzeichnungen besonders wichtige<br />
oder besonders heikle Informationen enthalten, k<strong>an</strong>n es s<strong>in</strong>nvol1 <strong>und</strong> nötig se<strong>in</strong>,<br />
dass jede weitere Verwendung e<strong>in</strong>er Aufzeichnung protokolliert wird. Bei allen<br />
Aufzeichnungen muss aber m<strong>in</strong>destens deren Migration <strong>in</strong> neue Systeme sowie<br />
deren Archivierung bzw. Kassation dokumentiert werden.<br />
Der Kontext e<strong>in</strong>er Aktivität oder e<strong>in</strong>es Geschäfts ist durch <strong>die</strong> Verknüpfung mit<br />
e<strong>in</strong>em Ordnungsschema alle<strong>in</strong> noch nicht ausreichend gesichert. Das gesamte<br />
Korpus der aufgezeichneten Unterlagen e<strong>in</strong>er Verwaltungsstelle bildet den Kontext,<br />
denn e<strong>in</strong>zelne Aufzeichnungen lassen sich nur auf dem H<strong>in</strong>tergr<strong>und</strong> e<strong>in</strong>er<br />
Vielzahl <strong>an</strong>derer Aktivitäten <strong>und</strong> Geschäfte <strong>an</strong>gemessen verstehen.<br />
Aufzeichnungen müssen vor allem auch benutzbar <strong>und</strong> verstehbar se<strong>in</strong> <strong>und</strong><br />
zwar auf Dauer. Daraus leiten sich <strong>Anforderungen</strong> ab wie:<br />
Alle Elemente e<strong>in</strong>er Aufzeichnung werden als logische E<strong>in</strong>heit verwaltet <strong>und</strong><br />
können als solche e<strong>in</strong>gesehen werden.
84 NikJaus Bütikofer<br />
- Die Unterlagen können während der g<strong>an</strong>zen Aufbewahrungsdauer <strong>in</strong>nen nützlicher<br />
Frist aufgef<strong>und</strong>en <strong>und</strong> mit ihren Kontextverknüpfungen e<strong>in</strong>gesehen werden.<br />
Kopien der Unterlagen können bei Bedarf erstellt werden, ohne dass <strong>die</strong> ursprüngliche<br />
Aufzeichnung dadurch verändert wird. Kopien müssen als solche<br />
erkennbar se<strong>in</strong>.<br />
Vorschriften enthalten ja <strong>in</strong> aller Regel nicht nur auf den Gegenst<strong>an</strong>d bezogene<br />
<strong>Anforderungen</strong>, sondern bestimmen auch den jeweiligen Geltungsbereich <strong>und</strong> <strong>die</strong><br />
Ver<strong>an</strong>twortlichkeiten für <strong>die</strong> Umsetzung <strong>und</strong> Kontrolle.<br />
Die Ver<strong>an</strong>twortung für <strong>die</strong> ordnungsgemäße Aktenführung sollte unbed<strong>in</strong>gt der<br />
Leitung e<strong>in</strong>er Verwaltungse<strong>in</strong>heit übertragen werden. Nur so erhält <strong>die</strong> Aktenführung<br />
e<strong>in</strong>en <strong>an</strong>gemessenen Stellenwert. Die e<strong>in</strong>zelnen Aufgaben <strong>und</strong> Abläufe <strong>in</strong><br />
der Verwaltungse<strong>in</strong>heit sowie <strong>die</strong> spezifischen Ver<strong>an</strong>twortlichkeiten der Beteiligten<br />
sollten <strong>in</strong> <strong>in</strong>ternen Org<strong>an</strong>isationsvorschriften festgehalten werden. Diese müssen<br />
laufend überprüft <strong>und</strong> <strong>an</strong>gepaßt werden. Ausserdem müssen alle Beteiligten<br />
so ausgebildet se<strong>in</strong>, dass sie ihre Aufgaben <strong>in</strong> der Aktenftihrung ver<strong>an</strong>twortlich<br />
wahrnehmen können.<br />
Damit sollte <strong>die</strong> Aktenführung mit Nonnen genügend abgedeckt se<strong>in</strong>. Ob der<br />
DetailIierungsgrad für Vorschriften <strong>an</strong>gemessen ist, hängt davon ab, auf welcher<br />
Ebene der Gesetzeshierarchie <strong>die</strong> Vorschriften erlassen werden können. Dabei<br />
k<strong>an</strong>n <strong>die</strong> Faustregel befolgt werden, dass je höher <strong>in</strong> der Hierarchie e<strong>in</strong>e Nonn<br />
<strong>an</strong>gesiedelt ist, umso allgeme<strong>in</strong>er, aber dennoch präzise, muss sie formuliert se<strong>in</strong>,<br />
weil sie nur mit erheblichem Aufw<strong>an</strong>d <strong>an</strong> neue <strong>Anforderungen</strong> beispielsweise im<br />
technischen Bereich <strong>an</strong>gepaßt werden können. Allzuviele technische Details würden<br />
zusätzlich Umsetzungsversuche nötig machen, um sicherzustellen, dass sie<br />
wirklich <strong>an</strong>wendbar s<strong>in</strong>d.