Thomas Kreutzer, Die NeuerschlieÃung der Baurechtsakten im
Thomas Kreutzer, Die NeuerschlieÃung der Baurechtsakten im
Thomas Kreutzer, Die NeuerschlieÃung der Baurechtsakten im
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Tag und 216 Arbeitstagen pro Jahr) etwa zweidreiviertel Jahren, zu veranschlagen. 72 <strong>Die</strong><br />
,Meilensteine’ für eine zwischenzeitliche Verlaufskontrolle ergeben sich aus den<br />
verschiedenen Signaturgruppen (siehe Tabelle). (3) <strong>Die</strong> ausführlichere Erschließung mit<br />
<strong>der</strong> Erfassung näherer inhaltlicher Informationen (siehe Punkt d.2.) setzt eine eingehende<br />
Beschäftigung mit den Akten voraus, so dass die reine Verzeichnungszeit etwa<br />
verdreifacht wird und mit insgesamt 7600 Arbeitsstunden, also fast viereinhalb Jahren, zu<br />
rechnen ist. (4) Bei einer noch tiefer gehenden Verzeichnung (siehe d.3.) wird man auf<br />
9000 Arbeitsstunden, entsprechend etwas mehr als fünf Jahre, kommen. (5) Gegenüber<br />
dem enormen Gesamtzeitaufwand fällt die Planungszeit von etwa 15 Arbeitstagen kaum<br />
ins Gewicht, da mit erheblichen Zeiteinsparungen bei <strong>der</strong> Verzeichnung zu rechnen ist.<br />
f) Weitere Ressourcenplanung. (1) Abgesehen vom Einsatz von Personal sollten die<br />
finanziellen Mittel für materielle Ressourcen eingeplant werden, wovon zunächst die<br />
Anzahl <strong>der</strong> Archivkartons in unterschiedlicher Breite und Länge betroffen ist. Da <strong>der</strong><br />
größte Teil des Bestands bereits verpackt ist, besteht lediglich noch für etwa 120 lfm. (dies<br />
betrifft die Akten <strong>der</strong> D-Signatur ab ca. Nr. D 10100 sowie die komplette F-Signatur)<br />
Bedarf an neuen Kartons, allerdings sollte ein gewisser Überschuss berücksichtigt werden,<br />
da ja ein Teil <strong>der</strong> bereits <strong>im</strong> Regal stehenden Kartons überfüllt ist. (2) Da die Vorgänge <strong>der</strong><br />
<strong>Baurechtsakten</strong> einzeln verpackt werden sollen, sollte eine größere Menge<br />
Archivumschläge, darunter auch Übergrößen für ältere Akten, sowie genügend breite<br />
Schnüre zum Zusammenbinden einer Grundstückseinheit zur Verfügung stehen. (3) Als<br />
Arbeitsplatz bietet sich <strong>der</strong> bereits für die frühere Verzeichnung genutzte Tisch direkt bei<br />
den Akten <strong>im</strong> 5. OG des Magazingebäudes an.<br />
g) Sonstige Organisation. (1) Zum Übergang bis zur Vollendung <strong>der</strong> Neuverzeichnung<br />
muss die Magazin-Kartei den Benutzern zur Verfügung gestellt werden. Dazu sollten die<br />
vorhandenen Karten einmal durchkopiert werden (<strong>im</strong>mer zwei Karten auf einem Blatt) und<br />
alphabetisch als Loseblattkartei in einem Ordner für den Lesesaal abgeheftet werden.<br />
Neuzugänge müssten dann einzeln möglichst gemäß des Alphabets eingeordnet werden.<br />
Das wird zwar nicht stringent einzuhalten sein, doch da es sich nur um eine<br />
Übergangslösung handelt, kann man es wohl in Kauf nehmen und den Benutzern durch<br />
erklärende Hinweise verständlich machen. Man könnte aber auch umgekehrt den Magazin-<br />
Karteikasten <strong>im</strong> Lesesaal aufstellen und den Kopienordner <strong>im</strong> Magazingebäude<br />
aufbewahren, dann wird das Risiko einer alphabetischen Unordnung nur den Mitarbeitern<br />
72 Ich orientiere mich hierbei an Schätzungen, die aus MÜLLER, S. 157f., und den Lehrmaterialien <strong>der</strong><br />
Archivschule Marburg (insbeson<strong>der</strong>e Zahlen aus NRW, Hessen und von Herrn Hartmut Weber)<br />
Transferarbeit <strong>Kreutzer</strong>.doc 02.04.2004 12:14