Thomas Kreutzer, Die NeuerschlieÃung der Baurechtsakten im
Thomas Kreutzer, Die NeuerschlieÃung der Baurechtsakten im
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Duplikate von Bauplänen würde zwar zur Platzgewinnung beitragen, doch müsste dazu<br />
zweifelsfrei geklärt sein, dass es sich um absolut identische Pläne handelt. Zur Sicherheit<br />
sollte daher bei einer oberflächlichen Verzeichnung auf die Kassierung verzichtet werden.<br />
(4) Für die Behandlung <strong>der</strong> Photos ist die Einführung eines neuen Verfahrens zu bedenken,<br />
das den bisher von zwei Mitarbeitern betriebenen Aufwand (siehe oben) reduziert.<br />
Naheliegend wäre, dass <strong>der</strong>/die Verzeichner/in die nötigen Arbeitsschritte selbst ausführt:<br />
(I) Entnahme <strong>der</strong> Photos, (II) Markierung <strong>der</strong> Stelle mit Legschein, (III) Herstellung einer<br />
Kopie, (IV) Ausfüllen eines Kennzeichnungsblatts (inklusive Kurzverzeichnung des<br />
Photos) in zweifacher Ausfertigung, (V) Ablage <strong>der</strong> Kopie und eines<br />
Kennzeichnungsblatts in die Akte, (VI) Abgabe des Originals und des zweiten<br />
Kennzeichnunsgblatts an die Photoabteilung (Bestand FM 92). Der Vordruck des<br />
Kennzeichnungsblatts muss neu konzipiert werden und sollte Fel<strong>der</strong> für die laufende<br />
Nummer, Kurzbeschreibung (z. B. „Wohnhaus“, „Kaugummiautomat“, „Baustelle“),<br />
Straßenname, Hausnummer, Jahr und Signatur enthalten. Bei an<strong>der</strong>en Son<strong>der</strong>formen<br />
(Mikrofiches usw.) sollte ähnlich vorgegangen werden. Mikrofiches von baustatischen<br />
Berechnungen können jedoch kassiert werden, da sie bisher grundsätzlich nicht<br />
aufgehoben wurden. (5) Zur Schadenserfassung sollte nebenher eine Word-Datei geführt<br />
werden, in <strong>der</strong> beson<strong>der</strong>s beschädigte Unterlagen, insbeson<strong>der</strong>e Pläne, aufgenommen und<br />
zur Restaurierung vorgemerkt werden.<br />
d) Findbuch. (1) Auf jeden Fall aufzunehmen: (I) Straßenname und Hausnummer bzw.<br />
Gemarkung und Flurstück o<strong>der</strong> sonstige Ortsangabe (<strong>im</strong> Titelfeld). Im Findbuch werden<br />
die Straßen-/Gemarkungsnamen in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt (in AUGIAS:<br />
Sortierung nach „Titel“). Verän<strong>der</strong>ungen in <strong>der</strong> Adresse und sonstige Hinweise auf an<strong>der</strong>e<br />
Straßen sollten berücksichtigt werden, indem an entsprechen<strong>der</strong> Stelle Querverweise auf<br />
diejenigen Straßen und Grundstücke angegeben werden, unter denen die Akten verzeichnet<br />
sind. 68 Umgekehrt sind solche Querverweise bei den betreffenden Grundstücken in<br />
AUGIAS in einem Feld für Bemerkungen aufzunehmen. <strong>Die</strong> nötigen Informationen sind<br />
auf den meisten Unterlagen in irgendeiner Weise vermerkt. Bei gleichlautenden<br />
Straßennamen in <strong>der</strong> Stadt und ihren Vororten sollten die betreffenden Orte in einer<br />
Klammer hinter <strong>der</strong> Straße (am besten mit Abkürzung) angegeben werden. (II) Laufzeit.<br />
Für eine Bestellnummer ist die Gesamtlaufzeit anzugeben. Bei <strong>der</strong> Feststellung <strong>der</strong><br />
Laufzeiten ist es hilfreich, dass die einzelnen Vorgänge <strong>im</strong> allgemeinen chronologisch (mit<br />
Transferarbeit <strong>Kreutzer</strong>.doc 02.04.2004 12:14