Thomas Kreutzer, Die Neuerschließung der Baurechtsakten im

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Duplikate von Bauplänen würde zwar zur Platzgewinnung beitragen, doch müsste dazu
zweifelsfrei geklärt sein, dass es sich um absolut identische Pläne handelt. Zur Sicherheit
sollte daher bei einer oberflächlichen Verzeichnung auf die Kassierung verzichtet werden.
(4) Für die Behandlung der Photos ist die Einführung eines neuen Verfahrens zu bedenken,
das den bisher von zwei Mitarbeitern betriebenen Aufwand (siehe oben) reduziert.
Naheliegend wäre, dass der/die Verzeichner/in die nötigen Arbeitsschritte selbst ausführt:
(I) Entnahme der Photos, (II) Markierung der Stelle mit Legschein, (III) Herstellung einer
Kopie, (IV) Ausfüllen eines Kennzeichnungsblatts (inklusive Kurzverzeichnung des
Photos) in zweifacher Ausfertigung, (V) Ablage der Kopie und eines
Kennzeichnungsblatts in die Akte, (VI) Abgabe des Originals und des zweiten
Kennzeichnunsgblatts an die Photoabteilung (Bestand FM 92). Der Vordruck des
Kennzeichnungsblatts muss neu konzipiert werden und sollte Felder für die laufende
Nummer, Kurzbeschreibung (z. B. „Wohnhaus“, „Kaugummiautomat“, „Baustelle“),
Straßenname, Hausnummer, Jahr und Signatur enthalten. Bei anderen Sonderformen
(Mikrofiches usw.) sollte ähnlich vorgegangen werden. Mikrofiches von baustatischen
Berechnungen können jedoch kassiert werden, da sie bisher grundsätzlich nicht
aufgehoben wurden. (5) Zur Schadenserfassung sollte nebenher eine Word-Datei geführt
werden, in der besonders beschädigte Unterlagen, insbesondere Pläne, aufgenommen und
zur Restaurierung vorgemerkt werden.
d) Findbuch. (1) Auf jeden Fall aufzunehmen: (I) Straßenname und Hausnummer bzw.
Gemarkung und Flurstück oder sonstige Ortsangabe (im Titelfeld). Im Findbuch werden
die Straßen-/Gemarkungsnamen in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt (in AUGIAS:
Sortierung nach „Titel“). Veränderungen in der Adresse und sonstige Hinweise auf andere
Straßen sollten berücksichtigt werden, indem an entsprechender Stelle Querverweise auf
diejenigen Straßen und Grundstücke angegeben werden, unter denen die Akten verzeichnet
sind. 68 Umgekehrt sind solche Querverweise bei den betreffenden Grundstücken in
AUGIAS in einem Feld für Bemerkungen aufzunehmen. Die nötigen Informationen sind
auf den meisten Unterlagen in irgendeiner Weise vermerkt. Bei gleichlautenden
Straßennamen in der Stadt und ihren Vororten sollten die betreffenden Orte in einer
Klammer hinter der Straße (am besten mit Abkürzung) angegeben werden. (II) Laufzeit.
Für eine Bestellnummer ist die Gesamtlaufzeit anzugeben. Bei der Feststellung der
Laufzeiten ist es hilfreich, dass die einzelnen Vorgänge im allgemeinen chronologisch (mit
Transferarbeit Kreutzer.doc 02.04.2004 12:14